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Projekt „Antrags- und Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter (AAM)“

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Präsentation zum Thema: "Projekt „Antrags- und Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter (AAM)“"—  Präsentation transkript:

1 Projekt „Antrags- und Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter (AAM)“

2 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 2 Begrüßung Kurzbericht über das Gesamtprojekt Projektorganisation Finanzsituation Bericht über das TP Antragsmanagement Aktueller Status Vorstellung weiteres Vorgehen Bericht über das TP Anliegenmanagement Aktueller Status / Projektziele / Stand des Vergabeverfahrens Abstimmung Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung und Kriterienkatalog) Zeitplanung und kritische Erfolgsfaktoren für das Teilprojekt Diskussion und Beschlüsse Tagesordnung Projekt Antrags- und Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter

3 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 3 Projektorganisation Teilprojekte Antrags- und Anliegenmanagement Finanzielle Rahmenbedingungen Kurzbericht über das Gesamtprojekt Teilprojekt Antragsmanagement für die Berliner Ordnungsämter

4 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 4 6 Kernprozesse (Online-Antragsverfahren) wurden identifiziert WS am Gaststättenerlaubnis (§ 1 GastG) Erlaubnisse/Ausnahmegenehmigungen nach § 29 u. § 46 StVO Verteilung von Werbematerial auf öffentl. Straßenland (§ 8 StrReinG) Personenbezogene Gewerbeerlaubnisse Gewerbeanzeige-Verfahren (§ 14 GewO)) Verkehrsrechtliche Anordnungen im vereinfachten Verfahren (§ 45 Abs. 6 StVO) Untersuchung Ist-Zustand (u. a. Mengengerüst / Fachverfahren) 6. Kernprozess wird vollständig durch das Verfahren ERNA (SenStadtUm) abgebildet Prozesse 1-5 werden durch EU-DLR unterstützt Bericht über das TP Antragsmanagement Teilprojekt Antragsmanagement für die Berliner Ordnungsämter

5 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 5 Abschlussworkshop am Thema EU-DLR ist Werkzeug für Online-Antragsverfahren / Handlungsbedarfe Teilnehmende SenInnSport, SenWiTechForsch und LABO 10 bezirkliche Ordnungsämter Beschlüsse: Gemeinsam erarbeitete Maßnahmeliste zu Anpassungserfordernissen im Rahmen von EU-DLR wird an SerWiTechForsch übergeben; kontinuierliche Weiterentwicklung soll erfolgen Teilprojekt Online-Antragsverfahren ist beendet Umsetzung der Maßnahmen im TP: Modifizierung der Präsentation der Kernprozesse im Online-Auftritt der Ordnungsämter und im Service Portal berlin.de Bericht über das TP Antragsmanagement Teilprojekt Antragsmanagement für die Berliner Ordnungsämter

6 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 6 Abschlussworkshop am Maßnahmenliste Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung Vereinfachung und Verbesserung der Menüführung („helpful links“) Möglichkeit der automatisierten Rückantwort innerhalb des Verfahrens Schnittstelle zu dem Verfahren Migewa Offene Schnittstelle zu Fachverfahren Erfordernis der korrekten autom. Lokalisierung / Zuordnung zu den jeweiligen Bezirken Vertretungsregelung muss bereits im System als Modul hinterlegt sein ePayment (autom. Gebührenbescheid) Klärung zum Verfahren der Schriftformerfordernis Bessere / kundenfreundlichere Auffindbarkeit des Online-Angebotes des Einheitlichen Ansprechpartners, bzw. der Ordnungsämter im Rahmen von berlin.de Berücksichtigung der Verknüpfung mit dem Ziel eAkte im Land Berlin Bericht über das TP Antragsmanagement Teilprojekt Antragsmanagement für die Berliner Ordnungsämter

7 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 7 Weiteres Vorgehen Das Teilprojekt wird gemäß den Ergebnissen des Workshops vom die gemeinsam erarbeitete Maßnahmenliste an SenWTF übermitteln. In Zusammenarbeit mit der Senatskanzlei wird darauf hingewirkt, dass die Startseite „Die Berliner Ordnungsämter“ im Rahmen des Serviceportals von berlin.de als berlinweiter Einstieg zu den Dienstleistungen und Informationen der Ordnungsämter noch einfacher und damit kundenfreundlicher auffindbar sein wird. Die Darstellung der Startseite „Die Berliner Ordnungsämter“ wird dahingehend modifiziert, dass die Online-Antragsverfahren zu den sechs „Kernprozessen“ prominenter dargestellt werden. Insbesondere werden hierzu unterstützende Informationen, Bearbeitungshinweise und eine differenzierte Darstellung der verschiedenen Wege der Antragstellung (z.B. Antragsformular zum Ausdrucken, Online-Antragsformular, zuständige Ansprechpartner in den Bezirken usw.) gestaltet werden. Das Teilprojekt Antragsmanagement wird nach Umsetzung der genannten Maßnahmen einen Abschlussbericht fertigen und ist beendet. Bericht über das TP Antragsmanagement Teilprojekt Antragsmanagement für die Berliner Ordnungsämter

8 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 8 Bericht über das TP Anliegenmanagement Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Wesentliche Projektziele: Einführung eines IT-Fachverfahrens, das die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ordnungsämter bei der internen Weiterleitung und Bearbeitung von Anliegen unterstützt Realisierung einer korrespondierenden Online-Komponente Anbindung an das Bürgertelefon 115 Realisierung einer mobilen App (optional)

9 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 9 Bericht über das TP Anliegenmanagement Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bisherige TP-Aktivitäten Beauftragung des ITDZ und der externen Unterstützung Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb Erarbeitung der Verdingungsunterlagen → Leistungsbeschreibung → Kriterienkatalog (inkl. Bewertungsmatrix) → Entwurf EVB-IT Systemvertrag 1 → Preisblatt 1 wurde nicht mit übersandt.

10 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 10 Bericht über das TP Anliegenmanagement Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Stand des Vergabeverfahrens / weiteres Vorgehen Veröffentlichung des Teilnahmewettbewerbs im europäischen Amtsblatt am 01/07/2013 bis Fristablauf über 80 Abforderungen der Unterlagen eingegangen → 18 Teilnahmeanträge zur Zeit Prüfung der Teilnahmeanträge / Entscheidung über ausgewählte Bewerber bis 35 KW ab IV/2013 → Auswertung der Angebote / Verhandlungsverfahren Zuschlagserteilung bis

11 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 11 Bericht über das TP Anliegenmanagement Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Inhalte der Leistungsbeschreibung Beschreibung der Zugangskanäle Beschreibung der IT-Rollen und „sonstiger“ Beteiligter Beschreibung der Geschäftsobjekte und korrespondierenden Geschäftsprozesse → Meldung → Anliegen → Maßnahmen Beschreibung der erforderlichen Systemfunktionen Beschreibung der IT-Infrastruktur und Systeminfrastruktur Schnittstellen (RBS, Lika, NOWI und MDE) Mitwirkungspflichten der AN

12 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 12 Bericht über das TP Anliegenmanagement Ausgewählte Funktionen automatisierte Rückmeldung an den Melder eines Anliegens bzgl. des Sachstandes möglich → persönlich oder anonymisiert Einbindung des Regionalen Bezugssystem für Berlin (RBS) → automatische Ermittlung der Geo-Koordinaten für die gemeldete Örtlichkeit Möglichkeit von statistischen und raumbezogenen Auswertungen/Analysen → z. B. „Myfest“ automatische Einbindung aller benötigten Dokumente (z. B. Arbeitsaufträge, Berichte, Sammellisten, usw.) → über das Formularmanagementsystem des Landes Berlin (FMS). Einsatzplanung und Veranstaltung (Event) als eigenständige Module im IT-Fachverfahren AMS → die Module lassen sich ohne vorherige Auswahl eines Anliegens eigenständig starten und bearbeiten → Unterstützung bei Planung und Beauskunftung von Veranstaltungen → Unterstützung bei der Koordination von Dienstkräften und der Durchführung von Maßnahmen Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter

13 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 13 Fortschreibung der Leistungsbeschreibung - Präzisierung der Ausführungen zur Mandantenfähigkeit des Systems - zum Testkonzept - zum Sicherheitskonzept Aufnahme der Anforderungen - Schnittstelle MDE-Neu und NOWI Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Anliegenmanagement

14 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 14 Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Anliegenmanagement Systemüberblick

15 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 15 Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Anliegenmanagement Kritische Erfolgsfaktoren sehr enge Zeitplanung bis zur Vergabeentscheidung sehr enge Zeitplanung für Realisierung in 2014 keine abschließende Bestimmung der Zentralen Verfahrensverantwortung bisher keine Mittel für Betrieb, Wartung und Pflege ab 2015 etatisiert

16 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 16 Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Anliegenmanagement Zeitplanung ab Zuschlagserteilung Q1 / 2014Konzepterstellung Softwareentwicklung bzw. der Softwareanpassung. Q2 / 2014Vorstellung Prototyp (nach Absprache) Q3 / 2014Fortsetzung bei der Konzepterstellung für Softwareentwicklung bzw. der Softwareanpassung Q4 / 2014Vorbereitung Pilotbetrieb, Durchführung der Schulungen, Durchführung der Abnahmetests, Vorlage Ergonomiegutachten Bereitstellung des produktivreifen Systems

17 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 17 Beschlussempfehlungen TP Antragsmanagement Die Entscheidungsinstanz nimmt die bisherigen Aktivitäten und Ergebnisse des Teilprojektes Antragsmanagement und das vorgeschlagene weitere Vorgehen nach Beratung zustimmend zur Kenntnis und stimmt diesem zu. Projekt Antrags- und Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter

18 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 Seite 18 TP Anliegenmanagement Die Projektleitung wird gebeten, vom ITDZ ein Angebot hinsichtlich der erforderlichen weiteren Unterstützungsleistungen einzuholen. Hierbei handelt es sich insbesondere um die Arbeitspakete: Projektkoordination und Projektbegleitung, Konzepterstellung, Einführung des IT-Verfahrens und Betrieb während der Testphase. Die Entscheidungsinstanz nimmt die bisherigen Aktivitäten des Teilprojektes Anliegenmanagement zustimmend zur Kenntnis und stimmt der vorgelegten weiteren Projektplanung nach Beratung zu. Die Entscheidungsinstanz stimmt der Freigabe der vorgelegten Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung, Kriterienkatalog inkl. Bewertungsmatrix) zu. Beschlussempfehlungen Projekt Antrags- und Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter


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