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Die neuen GoBD 2015 Konsequenzen für Abschlussprüfung und Beratungspraxis Teil I Grundlagen und Entwicklung der neuen GoBD 2015 CISA Dipl.-Kfm. Heiko Jacob.

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1 Die neuen GoBD 2015 Konsequenzen für Abschlussprüfung und Beratungspraxis Teil I Grundlagen und Entwicklung der neuen GoBD 2015 CISA Dipl.-Kfm. Heiko Jacob Dipl.-Finanzw. Bernhard Lindgens

2 2 Einleitung ■GoBD: „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ ■Zusammenfassung der GoBS (Rechtsgrundlage: § 158 AO), GDPdU und des Fragen- und Antwortenkatalogs der Finanzbehörden zum Datenzugriffsrecht (Rechtsgrundlage: § 147 VI AO). ■Keine Änderung der Rechtsgrundlagen in der AO – Änderung der Bedeutung vormaliger GdPdU ■Anpassung an moderne Buchführungssysteme ■Inhalte: Neue Vorgaben, Klarstellungen und Erläuterungen, teilweise Verschärfungen, auch Erleichterungen

3 3 Neuregelung zum Risikomanagement ■Ergänzung § 88 AO (Untersuchungsgrundsatz): „Die Finanzbehörden können bei der Ermittlung und Bewertung des Sachverhalts automationsgestützte Systeme zur Bewertung der Notwendigkeit weiterer Ermittlungen für eine gleichmäßige und gesetzmäßige Steuerfestsetzung und Anrechnung von Steuerabzugsbeträgen einsetzen (Risikomanagementsysteme).“ Ziel: Einsatz von Risikomanagementsystemen in der Veranlagung und Außenprüfung ■Keine Änderung §§ 90 ff., 158, 145-147 AO ■Auswirkung der Ergänzung auf die Auslegung dieser Vorschriften fraglich

4 4 Rechtsfolgen von Verstößen gegen die Rechtsgrundlagen §§ 158, 147 VI AO ■Rechtsfolge eines Verstoßes gegen § 158 AO: ●Ordnungsmäßigkeitsvermutung durchbrochen ●Ggf. Schätzungsbefugnis für Besteuerungsgrundlagen gemäß § 162 AO ■Rechtsfolge eines Verstoßes gegen Datenzugriffsrecht gemäß §147 VI AO: ●Ordnungsmäßigkeitsvermutung nicht durchbrochen, wenn Ordnungsmäßigkeit anderweitig gewahrt ●Löst nicht ohne Weiteres Schätzungsbefugnis aus ●Ggf. Festsetzung eines Verzögerungsgelds möglich

5 5 Hinweis des IDW ■Trotz Zusammenführung der Verwaltungsanweisungen zu den GoBS und den GdPdU hat sich an den gesetzlichen Grundlagen nichts geändert. ■Die Rechtsgrundlagen, auf denen die jeweilige Tz. der GoBD beruht, ist in der Verwaltungsanweisung nicht immer klar ersichtlich. ■Unseres Erachtens können bloße GdPdU-Regelungen nicht durch die Zusammenführung zweier Verwaltungsanweisungen zu handelsrechtlichen GoB erstarken. ■Auch die Auslegung der AO bleibt durch die Zusammenlegung zweier Verwaltungsanweisungen unverändert.

6 6 Sachlicher Anwendungsbereich (Rz. 6, 26) ■Anwendungsbereich der Vorgaben mangels Definition aufbewahrungspflichtiger und steuerlich relevanter Unterlagen (Daten, Datensätze und Dokumente) unbegrenzt ■Anwendung der Vorgaben grds. unabhängig von elektronischer oder papiergebundener Form Verantwortlichkeit ■Steuerpflichtiger muss sich über GoBD informieren! (R. 21) ■Steuerpflichtiger bleibt bei Outsourcing verantwortlich. Neue GoBD – Allgemeine Anforderungen (1)

7 7 Hinweis des IDW ■Rz. 6: „Form, Umfang und Inhalt dieser … nach außersteuerlichen und steuerlichen Rechtnormen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Daten, Datensätze sowie Dokumente in elektronischer oder Papierform) und der zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen werden durch den Steuerpflichtigen bestimmt.“ ■Ausdehnung der Anforderungen auf alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach außersteuerlichen und steuerlichen Rechtsnormen

8 8 Neue GoBD – Allgemeine Anforderungen (2) Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Randziffern 30 ff.) ■Belegprinzip: Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder nachgewiesen werden können. ■Die Geschäftsvorfälle müssen progressiv und retrograd lückenlos überprüfbar sein. ■Erfordernis einer aussagekräftigen und vollständigen Verfahrensdokumentation! ■Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt keine Verletzung der Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit.

9 9 Internes Kontrollsystem, protokollierte Überprüfung, Organisationsverschulden Technische und organisatorische Kontrollen (Rz. 40) ■Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen sollen sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst oder übermittelt werden und danach nicht unbefugt (d.h. nicht ohne Zugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verändert werden können. ■Vorgabe: Plausibilitätskontrollen bei Dateneingabe und Inhalten, Lücken- oder Mehrfachbelegungsanalysen ■Die Durchführung der Kontrollen ist zu protokollieren! (Hinweis auf §§ 30, 130 OWiG)

10 10 Hinweis des IDW ■GoBD, Rz. 40: „Die vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle ist bei DV-Systemen durch ein Zusammenspiel von technischen (einschließlich programmierten) und organisatorischen Kontrollen sicherzustellen (z. B. Erfassungskontrollen, Plausibilitätskontrollen bei Dateneingaben, inhaltliche Plausibilitätskontrollen, auto- matisierte Vergabe von Datensatznummern, Lückenanalyse oder Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern).“

11 11 Neue GoBD – Allgemeine Anforderungen (3) Grunds. d. Richtigkeit, Klarheit u. fortlaufenden Aufzeichnung: Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (Rz. 45 ff.) ■Entwurfsfassung GoBD: „Länger als etwa zehn Tage darf ein unbarer Geschäftsvorfall grundsätzlich grundbuchmäßig nicht unerfasst bleiben.“ ■Endgültige Fassung: Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich. ■Werden Geschäftsvorfälle periodenweise statt laufend gebucht, muss ●die Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern erfolgen und ●durch organisatorische Maßnahmen (bspw. Ablage in gesonderten Ordnern oder elektronischen Grund(buch)- aufzeichnungen) ein Verlust der Unterlagen verhindert werden.

12 12 Exkurs ■Abgrenzung und Verdeutlichung der Begrifflichkeiten: ●Geschäftsvorfall/Erfassung ●Grundbuchaufzeichnung ●Buchung

13 13 Hinweis des IDW ■Zu welchem Zeitpunkt ein Geschäftsvorfall als gebucht gilt, ist auch abhängig von einer in der Unternehmensorganisation festgelegten Entscheidung des Buchführungspflichtigen. Geschäftsvorfälle gelten als gebucht, wenn sie autorisiert und nach einem Ordnungsprinzip vollständig, richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert sind. Hierzu sind die Angaben zum Geschäftsvorfall zu ergänzen um ●die Kontierung (Konto und Gegenkonto), ●das Ordnungskriterium (Belegnummer), ●das Buchungsdatum (Kennzeichnung des Zeitpunkts der Buchung).

14 14 Neue GoBD – Allgemeine Anforderungen (4) Grundsätze der Richtigkeit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung: Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (Randziffern 45 ff.) ■Jeder Geschäftsvorfall ist periodengerecht der Abrechnungsperiode zuzuordnen, in der er angefallen ist. ■Hinweis: BFH-Rechtsprechung zur zeitlich korrekten Umsatzbesteuerung! ■Praktische Probleme: Erst nach Fakturierung findet der Geschäftsvorfall Eingang in die USt-Voranmeldung.

15 15 Neue GoBD – Allgemeine Anforderungen (5) Grundsätze der Richtigkeit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung: Unveränderbarkeit (Rz. 48 ff.) ■Erfüllen die Erfassungen Belegfunktion bzw. dienen sie der Belegsicherung (auch für Vorsysteme wie die Warenwirtschaft) ist jede unprotokollierte Änderung unzulässig. ■Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen protokolliert werden. ■Beispiel: Historisierung von Stammdaten! ■Praktischer Problemfall: Inhaltliche Aufbewahrung von Ausgangsrechnungen und Lesbarmachung im Prüfungsfall aus den Fibu/Materialwirtschaftsdaten

16 16 Belegfunktion und Buchungsangaben (1) Unveränderbarkeit (Rz. 59 i.V.m. Rz. 5, Rz. 107-112) ■Rz. 5 enthält ausdrücklich keine Definition der von den allgemeinen Grundsätzen der GoBD erfassten Daten. ■Umfang der Daten, die vom Grundsatz der Unveränderbarkeit erfasst sind, nicht ausdrücklich abgegrenzt. Ordnung (Rz. 64) ■Bei Papierbelegen werden zur Erfüllung der Belegfunktion sowohl auf empfangenen als auch auf abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefen Angaben ●zur Kontierung ●zum Ordnungskriterium für die Ablage und ●zum Buchungsdatum verlangt.

17 17 Belegfunktion und Buchungsangaben (2) Ordnung (Rz. 64) ■Bei elektronischen Belegen kann dies auch durch Verbindung mit einem Datensatz mit Kontierungsvermerken oder elektronische Verknüpfung (z.B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen. ■Praxisbeispiel: Elektronischer Rechnungseingang Kontierungs- und Bearbeitungshinweise erfolgen auf einem Ausdruck; dieser wird eingescannt und mit der originär digital eingegangenen Rechnung verlinkt (analog dem zulässigen Verfahren bei eingescannten Papierdokumenten).

18 18 Belegfunktion und Buchungsangaben (3) Ordnung (Rz. 64) ■Ohne Angaben auf dem Papierbeleg oder elektronische Verknüpfung hat der Steuerpflichtige die progressive und retrograde Nachprüfbarkeit der Geschäftsvorfälle innerhalb angemessener Zeit durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen!

19 19 Belegfunktion und Buchungsangaben (4) Zuordnung zwischen Beleg und Aufzeichnung (Rz. 71) ■Kein geeignetes Zuordnungskriterium zwischen Beleg und Aufzeichnung sind mangels Eindeutigkeit in der Regel insbesondere ●Beleg- oder Buchungsdatum ●Kontoauszugsnummer sowie ●Name (bei umfangreichem Beleganfall) ■Lösung?: Bei Kontoauszügen zusätzlich Blatt- und Positionsnummer (Rz. 74), bei Belegdatum zusätzlich Erfassungsdatum nachweisen.

20 20 Hinweis des IDW Identifikation eines Zahlungsbelegs ■Im Rahmen der Erfassung eines Zahlungsbelegs sollten die entsprechenden Daten des Geschäftsvorfalls aus dem Buchungstext der jeweiligen Buchung ermittelt werden. Diese dienen zur Identifizierung des jeweiligen Geschäftsvorfalls. ■Die Kontoauszugsnummer kann dann optional im Fremdbelegfeld mit erfasst werden.

21 21 Belegfunktion und Buchungsangaben (5) Journal- und Kontenfunktion: Erforderliche Buchungsangaben (Rz. 94) ■Eindeutige Identifikationsnummer (Schlüsselfeld) des Geschäftsvorfalls bei Aufteilung in Teilbuchungssätze (Buchungs-Halbsätze) oder Vorhandensein zahlreicher Soll- oder Habenkonten (Splitbuchungen). ■Über die einheitliche und je Wirtschaftsjahr eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls muss die Identifizierung und Zuordnung aller Teilbuchungen einschl. Steuer-, Sammel-, Verrechnungs- und Interimskontenbuchungen eines Geschäftsvorfalls gewährleistet sein. ■Definition „Geschäftsvorfall“ in Rz. 16?

22 22 Hinweis des IDW Beispiel Projektbuchhaltung ■Eine Fehlinterpretation eines Geschäftsvorfalls könnte dazu führen, dass alle Vorgänge eines Projekts unter einer Belegnummer erfasst werden würden. Wie kritisch dies zu würdigen wäre, sieht man z.B. beim Kraftwerksbau. ■Eine zusätzliche Projektbuchhaltung zur Analyse der angefallenen Geschäftsvorfälle ist hier zwingend notwendig.

23 23 Internes Kontrollsystem, protokollierte Überprüfung, Organisationsverschulden Internes Kontrollsystem (Rz. 100-102) ■Protokollierung insbesondere der Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen gefordert! ■„Im Rahmen eines funktionsfähigen IKS muss auch anlassbezogen (z.B. Systemwechsel) geprüft werden, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht.“

24 24 Internes Kontrollsystem, protokollierte Überprüfung, Organisationsverschulden Unveränderbarkeit (Rz. 110) ■„Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.“ Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen (Rz. 110) ■Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und Unterlagen kann hardwaremäßig, softwaremäßig (z.B. Sperren, Protokollierung, Historisierung) oder organisatorisch (z.B. Berechtigungskonzepte) sichergestellt werden.

25 25 Aufbewahrung abgesandter Handels- und Geschäfts- briefe (Rz. 120) ■Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt. (Hintergrund: Wiedergaben nach § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO ausreichend) ABER: Werden diese jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt, so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig (Rz. 120). ■Unabhängig davon bleiben die elektronischen Daten z.B. des Fakturierungssystems in jedem Fall aufbewahrungspflichtig Aufbewahrungspflichten: Besonderheiten und Ausnahmen

26 26 Hinweis des IDW ■Beispiel ●Handelsbrief in MS Word erstellt □ausgedruckt □unterzeichnet □abgesandt und □Kopie aufbewahrt □MS Word-Datei ebenfalls aufbewahrt ■Entwurfsfassungen von Handelsbriefen und Verträgen in MS Word? ■Aufbewahrungspflicht betrifft u.E. steuerrelevante Daten. ■Nicht die Entwurfsfassung ist (steuer-)relevant, sondern der letztendlich abgeschlossene Vertrag.

27 27 Maschinelle Auswertbarkeit (1) Grundsatz (Rz. 126) ■Maschinelle Auswertbarkeit bei Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und Unterlagen u.a. gegeben, die ●mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen ●eine Volltextsuche ermöglichen oder ●auch ohne mathematisch-technische Auswertungen ■eine Prüfung im weiteren Sinne ermöglichen (z.B. Bild- schirmabfragen, die Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen oder die Textsuche nach bestimmten Kriterien.

28 28 Maschinelle Auswertbarkeit (2) Umwandlung in andere Formate (Rz. 129) ■Umwandlungen in andere Formate sind zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. ABER: ■Entsprechende Einschränkungen wie z.B. der Verlust von Absenderinformationen im Header bei Speicherung einer E-Mail gehen zu Lasten des Steuerpflichtigen.

29 29 Maschinelle Auswertbarkeit (3) ■Umwandlung in andere Formate (Rz. 129) ■Unzulässig ist eine Reduzierung bereits bestehender maschinellen Auswertbarkeiten ■Beispiele für unzulässige Umwandlungen des Datenformats: ●PDF/A-3 in Bildformate ●Elektronische Grund(buch)aufzeichnungen in PDF ●Journaldaten einer Finanz- oder Lohnbuchhaltung in PDF

30 30 Aufbewahrungspflichten: Besonderheiten und Ausnahmen Aufbewahrung von Zwischenformaten (Rz. 135) ■Bei Konvertierung in unternehmenseigene Formate sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen. ■Nicht aufbewahrungspflichtig sind die während der maschinellen Verarbeitung durch das Buchführungssystem erzeugten Dateien, sofern diese ausschließlich einer temporären Zwischenspeicherung von Verarbeitungsergebnissen dienen und deren Inhalte im Laufe des weiteren Verarbeitungsprozesses vollständig Eingang in die Buchführungsdaten finden.

31 31 Hinweis des IDW zu Rz. 119 ■Besondere Aufbewahrungsanforderungen für elektronische Dokumente und Unterlagen i.S.d. § 147 Abs. 1 AO ●Die Anforderungen bestehen unabhängig davon, ob ein zuverlässiges Konvertierungsverfahren eingesetzt wird bzw. eine Aufbewahrung im Produktiv- oder Archivsystem erfolgt.

32 32 Ersetzendes Scannen von Papierbelegen Grundsätze (Rz. 136 ff.) ■Farbwiedergabe nur erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z.B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlicher Farbe) ■Grundsatz: Nach Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit der elektronischen Version erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen oder Ergänzungen aufgebracht werden. ■Alternative: Erneutes Einscannen der bearbeiteten Papierbelege und Bezug zum ersten Scanobjekt über einen gemeinsamen Index herstellen.

33 33 Hinweis des IDW zu Rz. 139 ■Archivierungsprozess „spätes Archivieren mit oder ohne Barcode“ (gem. IDW RS FAIT 3, Tz. 28) weiter nach den GoBD zulässig, soweit ●im Anschluss an den Scanvorgang keine weitere Bearbeitung des elektronischen Dokuments erfolgt ●die Papierbelege dem weiteren Bearbeitungsgang entzogen werden, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden können ●sofern nach dem Scanvorgang eine weitere Bearbeitung des Papierbelegs erfolgt, muss dieser erneut eingescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden (gemeinsamer Index).

34 34 Besonderheiten bei der Aufbewahrung ■Elektronische Vorsteuervergütung: Bei „begründetem Zweifel“ am Erstattungsanspruch kann vom Vergütungsmitgliedstaat die Vorlage der Originalrechnungen verlangt werden. ■Ausgangsvermerk im „ATLAS-Ausfuhr“-Verfahren: Der von der Ausfuhrzollstelle dem Ausführer/Anmelder übermittelte Ausgangsvermerk im pdf-Format gilt als Nachweis für die Steuerbefreiung der Ausfuhr. ■Elektronische Gelangensbestätigung: Sofern die Gelangensbestätigung per E-Mail übermittelt wird, verlangen die Finanzbehörden für den Nachweis der Herkunft eine sichere Aufbewahrung der kompletten E-Mail samt Anhang im elektronischen Original.

35 35 Originalaufbewahrung trotz ersetzenden Scannens (Rz. 140) - Beispiele ■Beurkundete oder beglaubigte Dokumente, Vollmachten, Papierdokumente mit Unterschrift: Besitzen im Original einen höheren Beweiswert (§§ 415 ff. ZPO). Die gescannte Variante gilt als Objekt des Anscheins (§ 299 a ZPO). ■Schuldversprechen, Schuldanerkenntnisse, Bürgschaftserklärungen: Bei diesen kann durch deren Vernichtung angenommen werden, dass sie damit für ungültig erklärt werden sollen. ■Erbscheine, Schuldscheine, Wechsel: Rückgabeverpflichtung

36 36 Verfahrensdokumentation (1) Gliederung (Rz. 151) ■Für jedes DV-System muss eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. ■Gliederung: ●Allgemeine Beschreibung ●Anwenderdokumentation ●Technische Systemdokumentation ●Betriebsdokumentation

37 37 Verfahrensdokumentation (2) Inhalte und Vorgaben ■Aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation muss den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entsprechen und darüber hinaus die aktuellen und historischen Verfahrensinhalte für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisen (Rz. 34). ■Es muss ersichtlich sein, wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Rz. 66).

38 38 Verfahrensdokumentation (3) Inhalte und Vorgaben ■Zur Erfüllung der Belegfunktion verlangen die GoBD eine Dokumentation der programminternen Vorschriften zur Generierung der Buchungen (Rz. 80). ■Organisationsanweisung zum ersetzenden Scannen von Papierdokumenten (Rz. 136) ■Beschreibung des Internen Kontrollsystems IKS (Rz. 102) ■Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung (Rz. 106)

39 39 Rechtsfolgen bei Verstößen Verwerfen der Buchführung, Schätzung, Verzögerungsgeld ■Kein Verwerfen der Buchführung, sofern eine mangelhafte Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt (Rz. 155) ■Werden Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsgemäß (Rz. 104).

40 40 Hinweis des IDW ■Eine Verfahrensdokumentation ist grundsätzlich vorzuhalten. ■Bei Fehlen einer Verfahrensdokumentation besteht das Risiko, dass ein Verzögerungsgeld festgesetzt werden könnte. ■Hinweis: Verzögerungsgelder können für einzelne Vorlageersuchen und somit mehrfach pro Außenprüfung festgesetzt werden. ■Ob eine vorgelegte Verfahrensdokumentation mit Blick auf die Anforderung an die Ordnungsmäßigkeit ausreichend ist, ● würdigen die zuständigen Finanzbehörden; im Regelfall soll dies nach der Verwaltungsauffassung nicht zum Verwerfen der Buchführung führen ● unterliegt im Streitfall tatrichterlicher Würdigung.

41 Die neuen GoBD 2015 Konsequenzen für Abschlussprüfung und Beratungspraxis Teil I Backup

42 42 Prüfung von Datenträgern an Amtsstelle ■Die Außenprüfung im Rahmen des Z1-, Z2- und Z3-Zugriffs ist in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen durchzuführen (§§ 200 Abs. 2 Satz 1 3. Alt., 147 Abs. 6 Satz 2 AO i.V.m. § 6 Satz 1 BpO). ■GoBD, Tz. 168: ●Datenträgerüberlassung umfasst nach Auffassung der Finanzverwaltung die Mitnahme der Daten aus der Sphäre des Steuerpflichtigen. ●Mitnahme aus der Sphäre des Steuerpflichtigen im Regelfall nur in Abstimmung mit dem Steuerpflichtigen. ■Vgl. hierzu BFH anhängig., VIII R 44/09 ■Ein Recht zur Prüfung erhaltener Daten außerhalb der Örtlichkeiten des Stpfl. ergibt sich bei Nichtvorliegen von Prüfungshemmnissen insb. auch nicht aus § 37 Satz 1 BpO.

43 43 Kumulativer Z1-/Z3-Zugriff? Ausübung des Auswahlermessens durch die BP ■Ermessensausübung der Betriebsprüfung hinsichtlich eines kumulativen Z1- und Z3-Zugriffs dann pflichtgemäß, wenn der Z3-Zugriff geeignet, erforderlich und verhältnismäßig ist, um den von der Betriebsprüfung angestrebten Erfolg zu erzielen. ●Z3-Zugriff in der Regel geeignet. ●Erforderlich, wenn kein gleichermaßen geeignetes und für die Stpfl. weniger belastendes Mittel zur Verfügung steht. ●Verhältnismäßigkeit □Zeit- und Arbeitsaufwand und die Kosten des Stpfl. zu berücksichtigen □bspw. bei Export großer Datenmengen, „Braunschweiger Modell“

44 Die neuen GoBD 2015 Konsequenzen für Abschlussprüfung und Beratungspraxis Teil II Konsequenzen für die Abschlussprüfung CISA Dipl.-Kfm. Heiko Jacob

45 45 Agenda ■Konsequenzen aus Feststellungen zu den GoBD im Rahmen der Abschlussprüfung: ●Die Konsequenzen der GoBD für die Abschlussprüfung ●Berichterstattung im Prüfungsbericht ●Bestätigungsvermerk ●Fallbeispiele

46 46 Die Konsequenzen der GoBD für die Abschlussprüfung ■Als BMF-Schreiben keine Interpretation handelsrechtlicher Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Buchführung ■GoBD sind keine Steuergesetze, sondern BMF- Schreiben, das nur für die Finanzverwaltung verpflichtend anzuwenden ist ■GoBD führen zu einem weiteren Auseinanderlaufen handels- und steuerrechtlicher Anforderungen, insbesondere zur Auswertbarkeit von Daten ■Kein umfassendes Normengerüst, jedoch Ausgangspunkt für die Rechtsfortbildung (z.B. Richterrecht)

47 47 Berichterstattung (1) ■Berichterstattungspflichten im Prüfungsbericht ●Berichterstattungspflichten aus der Prüfung des IT-gestützten Rechnungslegungssystems bestehen insbesondere aufgrund von □Unrichtigkeiten und Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften (§ 321 Abs. 1 Satz 3 HGB) □Feststellungen zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (§ 321 Abs. 2 Satz 1 HGB) □Beanstandungen, die nicht zur Einschränkung oder Versagung des Bestätigungsvermerks geführt haben, soweit sie für die Überwachung der Geschäftsführung von Bedeutung sind (§ 321 Abs. 2 Satz 2 HGB) □Ergebnis der Prüfung des Risikofrüherkennungssystems nach § 317 Abs. 4 HGB bei börsennotierten AG (§ 321 Abs. 4 Satz 1 HGB) und □Erweiterungen des Prüfungsauftrags (§ 53 HGrG)

48 48 Berichterstattung (2) ■Berichterstattungspflichten im Prüfungsbericht: ●Zur Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Buchführung ist aus handelsrechtlicher Sicht stets Stellung zu nehmen. Dabei sollte sich der Abschlussprüfer auf solche Feststellungen beschränken, die zur Überwachung der Geschäftsführung geeignet sind. ●Bestehende Mängel des IT-Kontrollsystems aus handelsrechtlicher Sicht sind darzustellen, unabhängig davon, ob sie zu Fehlern in der Rechnungslegung geführt haben. ●Wesentliche zwischenzeitlich behobene Mängel in der Buchführung sind aus handelsrechtlicher Sicht im Prüfungsbericht darzustellen. ●Soweit diese Mängel einen sonstigen Gesetzesverstoß gegen Steuerrecht (AO) darstellen, ist darauf hinzuweisen, dass sie zwar als Ergebnis der Prüfungshandlungen entdeckt wurden, die Prüfung aber nicht darauf ausgerichtet war.

49 49 Berichterstattung (3) ■Berichterstattungspflichten im Prüfungsbericht: ●Soweit diese Mängel keinen Gesetzesverstoß beinhalten, aber einen Verstoß gegen die GoBD darstellen, empfiehlt es sich, zu unterscheiden, ob es sich um einen Verstoß handelt, der bereits eingetreten ist oder noch zukünftig geheilt werden könnte. ●Soweit ein Verstoß bereits vorliegt, ist abhängig von dessen Konsequenzen entscheidend, ob ein sonstiger Hinweis genügt oder eine Darstellung im Prüfungsbericht erfolgt. ●Unabhängig von der Form der Berichterstattung sollte in beiden Fällen darauf hingewiesen werden, dass die Feststellung zwar als Ergebnis der Prüfungshandlungen entdeckt wurde, die Prüfung aber nicht darauf ausgerichtet war.

50 50 Arbeitshilfe: Konsequenzen der GoBD für die Berichterstattung

51 51 Bestätigungsvermerk ■Der Bestätigungsvermerk ist einzuschränken, ●wenn die wesentlichen Beanstandungen zwischenzeitlich nicht behoben wurden ●wenn die festgestellten Schwächen des IT-Systems bzw. IT-Kontrollsystems zu wesentlichen Fehlern in abgrenzbaren Bereichen der Rechnungslegung führen oder ●wenn wesentliche Teile des IT-Systems nicht beurteilbar sind (Prüfungshemmnis), ●jedoch zu wesentlichen Teilen der Rechnungslegung ein Positivbefund möglich ist

52 52 Fallbeispiele

53 Die neuen GoBD 2015 Konsequenzen für Abschlussprüfung und Beratungspraxis Teil III Am Beispiel eines elektronischen Rechnungs-/ Beschaffungsprozesses CISA Dipl.-Kfm. Heiko Jacob Dipl.-Finanzw. Bernhard Lindgens

54 54 Elektronischer Rechnungs-/ Beschaffungsprozess (1) Papier, Fax, E-Mail, IDOC, EDI(FACT), PDF, XML, … : Erkennungsmerkmale und Abgleiche Klassifizierung des Belegs als Rechnung Lieferantenerkennung (Abgleich mit Stammdaten) Prüfung auf Vollständigkeit (§ 14 UStG) Positionsabgleich / Positionsdatenerkennung Validierung und Übergabe des Belegs

55 55 Elektronischer Rechnungs-/ Beschaffungsprozess (2) Prüfungs- und Freigabeprozess ■Automatische Zuordnung und Aufgabenverteilung ■Regelbasierte Steuerung ■Vertreterregelung und Eskalationsmechanismen ■Nutzung mobiler Endgeräte zur Rechnungsfreigabe ■Kontinuierliche Protokollierung und Archivierung aller Aktivitäten

56 56 Elektronischer Rechnungs-/ Beschaffungsprozess Bsp: Rechnung Papier, PDF, IDOC, EDI(FACT), … automatisch Import/Export ERP System Rechnungsleser Bestellungen Empfänger Lieferanten ERP System (Lieferanten) ohne Bestellnummer ERP / Bestellwesen  online manuell Scannen/ E-Mailkonto Scannen/ E-Mailkonto OCR/ Auslesen (z.B.) XML- Daten OCR/ Auslesen (z.B.) XML- Daten Lieferanten- abgleich Kopf- und Fußdaten Positionsdaten prüfen Prüfungen § 14 UStG Validierung Export mit Bestellnummer

57 57 Rechnungsprüfung (1) Definition „Innerbetriebliches Kontrollverfahren“ (BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012, Az.: IV D 2 – S 7287-a/09/10004:003) ■Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnungen mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob ●die Rechnung in der Substanz (hinsichtlich Qualität und Quantität) korrekt ist, der Rechnungsaussteller also tatsächlich einen Zahlungsanspruch hat, □um zu gewährleisten, dass er nur die Rechnungen begleicht □zu deren Begleichung er auch verpflichtet ist □die angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches.

58 58 Rechnungsprüfung (2) Manuell, Buchungsvorschlag oder Automatisiert? (BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012, Az.: IV D 2 – S 7287-a/09/10004 :003) ■Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, auch nicht zur automatisierten Rechnungsverarbeitung! ■Akzeptiert werden ausdrücklich sowohl EDV-unterstützte als auch manuelle Verfahren. ■Ein manueller Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen wie Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein und Überweisungs- oder Zahlungsbeleg reicht aus.

59 59 Rechnungsprüfung (3) Innerbetriebliches Kontrollverfahren: Zweifelsfragen ■Gefährden stichprobenmäßig nachgewiesene Prozessmängel den Vorsteuerabzug oder entscheidet das Gesamtbild? ■Beispiele: ●nicht bezahlte / doppelt bezahlte Rechnungen ●Fehlmengen ●nicht in Anspruch genommene Preisnachlässe ●etc.

60 60 Rechnungsprüfung (4) Innerbetriebliches Kontrollverfahren bei Gutschriften (BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012, Az.: IV D 2 – S 7287-a/09/10004:003) ■Bei Gutschriften (nicht: kaufmännische Gutschriften) ist der leistende Unternehmer als Gutschriftsempfänger zur Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens verpflichtet.

61 61 Rechtliche Rahmenbedingungen Umsatzsteuerrisiko Mehrfachübermittlung (BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012, Az.: IV D 2 – S 7287-a/09/10004:003) ■Bis zu einer branchenübergreifenden und flächendeckenden Verbreitung des elektronischen Rechnungsversands werden viele Rechnungsempfänger weiterhin die Papierversion verlangen. ■Die Befürchtungen einer doppelten Umsatzsteuerschuld durch Rechnungsversand auf Papier und in elektronischer Form wurden entkräftet: ■Sofern inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden, schuldet der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer selbst dann nicht mehrfach, wenn die Rechnungen nicht als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet sind.

62 62 eRechnung (1) Aktuelle Zweifelsfragen - Allgemein ■Muss ich den Rechnungsempfänger vorher fragen oder kann ich ohne vorherige Abstimmung Rechnungen per E- Mail senden? ■Die zugesandte Rechnung entspricht nicht dem abgestimmten elektronischen Format. Muss ich die Rechnung an den Absender zurücksenden oder darf ich als Rechnungsempfänger das Format wandeln? ■Sollte sich ein Unternehmen vor dem Aufsetzen eines eInvoicing-Projekts mit dem zuständigen Betriebsstätten- finanzamt abstimmen? Reicht die Aussage des Wirtschaftsprüfers?

63 63 eRechnung (2) Aktuelle Zweifelsfragen - Aufbewahrung ■Benötige ich ein (teures) Archiv-System oder reicht eine Festplatte? ■Unterscheiden sich die Aufbewahrungsvorgaben für den Rechnungseingangsbereich vom Rechnungsausgangs- bereich?

64 64 eRechnung (3) Aktuelle Zweifelsfragen – ZUGFeRD ■Im Unternehmen wird bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung der XML-Anhang der ZUGFeRD- Rechnung zugrunde gelegt. Welcher Anhang gilt bei dieser Vorgehensweise als Original? ■Müssen in diesem Fall die XML-Inhalte mit den PDF- Inhalten abgeglichen werden? ■Benötigen die Finanzbehörden in diesem Fall eine Visualisierung des XML-Anhangs? ■Wenn ja, aller XML-Inhalte oder lediglich die Pflichtangaben nach § 14 UStG?

65 65 Aufbewahrungspflichten (1) Erfüllung der Aufbewahrungsanforderungen (BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012, Az.: IV D 2 – S 7287-a/09/10004:003) ■Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt und richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahmen, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigende Fehler vorgekommen sind. ■Die Erfüllung der Aufbewahrungsanforderungen (nach § 14b UStG, § 147 AO einschl. GoBD) ist danach nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug!

66 66 Aufbewahrungspflichten (2) Erfüllen der Aufbewahrungsanforderungen (BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012, Az.: IV D 2 – S 7287-a/09/10004:003) ABER: ■Eine Verletzung der Aufbewahrungsanforderungen stellt eine Ordnungswidrigkeit dar. ■Der Unternehmer trägt die objektive Feststellungslast für seinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. ■Das Finanzamt kann die abziehbare Vorsteuer unter bestimmten Voraussetzungen schätzen oder aus Billigkeitsgründen ganz oder teilweise anerkennen, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen.

67 67 Aufbewahrung und Prüfungsbefugnisse Steuervereinfachungsgesetz vom 1. November 2011: Neufassung § 14 Abs. 1 und 3, § 14b, § 27, § 27b UStG ■Zugleich: Zugriff auf elektronische Rechnungen im Rahmen der (unangekündigten) Umsatzsteuer- Nachschau nach § 27b UStG: „Soweit dies... erforderlich ist, hat der die Umsatzsteuer- Nachschau durchführende Amtsträger das Recht, hierfür die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme zu nutzen.“ ■Folge: Datenzugriff nicht mehr auf förmlich (mit Prüfungs- anordnung) angekündigte Außenprüfungen beschränkt ■Handlungsbedarf: Lückenlose Aufbewahrung elektronischer Abrechnungen und rechtzeitige Einrichtung von Benutzerprofilen!

68 68 Aufbewahrungspflichten: Besonderheiten und Ausnahmen (1) Aufbewahrung von E-Mails und Kontoauszügen (Randziffer 121) ■Grundsatz: Auch E-Mails sind als Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig! ■Jedoch keine Aufbewahrungspflicht für E-Mails in den Fällen, in denen die Rechnungsinhalte oder Kontoauszugsdaten ausschließlich im E-Mail-Anhang enthalten sind und die E-Mail nur als „Transportmittel“ dient. ■Achtung: Gilt nicht für elektronische Gelangens- bestätigungen im innergemeinschaftlichen Warenverkehr!

69 69 Aufbewahrungspflichten: Besonderheiten und Ausnahmen (2) Aufbewahrung von E-Mails und Kontoauszügen (Randziffer 131) ■Elektronisch eingehende Rechnungen und Kontoauszüge müssen grundsätzlich in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. ■Erfolgt eine zusätzliche Verarbeitung (z.B. OCR- Verfahren), sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren.

70 70 Innergemeinschaftliche Lieferung/Erwerb: Nachweispflichten Elektronische Übermittlung der Gelangensbestätigung (BMF-Schreiben vom 16. September 2013, Az.: IV D 3 – S 7141/13/10001) ■Grundsatz: Sofern die ausgefüllte Gelangensbestätigung der E-Mail beispielsweise im PDF-Format angehängt ist, kommen Unternehmen für den Nachweis der Herkunft nicht um eine sichere Aufbewahrung der kompletten E- Mail samt Anhang im elektronischen Original herum. ■Ein Ausdruck reicht lediglich für umsatzsteuerliche Zwecke!

71 71 Aufbewahrungspflichten: Besonderheiten und Ausnahmen (3) Umsatzsteuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen: Teilnahme am „ATLAS-Ausfuhr“-Verfahren ■Für Ausfuhren in Drittstaaten besteht seit dem 1. Juli 2009 EU- einheitlich die Pflicht zur Teilnahme am elektronischen Ausfuhrverfahren „ATLAS-Ausfuhr“. ■Zu den wenigen zugelassenen Ausnahmen vom elektronischen Ausfuhrverfahren zählen Ausfuhren mit geringer wirtschaftlicher Bedeutung oder Ausfuhranmeldungen bis zu einem Warenwert von 1.000 Euro. ■Als Nachweise werden hier weiterhin handelsübliche Belege wie Frachtbrief, Rechnung, Lieferschein anerkannt, sofern die Ausfuhr durch Dienststempelabdruck der Grenzzollstelle mit Datum auf der Rückseite der Belege quittiert ist.

72 72 Aufbewahrungspflichten: Besonderheiten und Ausnahmen (4) Umsatzsteuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen: Ausgangsvermerk im „ATLAS-Ausfuhr“-Verfahren (BMF-Schreiben vom 3. Mai 2010, Az.: IV D 3 ‑ S 7134/07/10003) ■Die bisherige schriftliche Ausfuhranmeldung wurde durch eine elektronische Version ersetzt. ■Nunmehr übermittelt die Ausfuhrzollstelle dem Ausführer/Anmelder einen Ausgangsvermerk als pdf- Dokument, der neben den Daten der ursprünglichen Ausfuhranmeldung zusätzliche Feststellungen und Ergebnisse der Ausfuhrzollstelle enthält. ■Diese pdf-Datei gilt als Nachweis für die Umsatzsteuerbefreiung der Ausfuhr.

73 73 Aufbewahrungspflichten: Besonderheiten und Ausnahmen (5) Umsatzsteuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen: Aufbewahrungspflicht der EDIFACT-Nachrichten (BMF-Schreiben vom 3. Mai 2010, Az.: IV D 3 ‑ S 7134/07/10003) ■„Die Unternehmen haben die mit der Zollverwaltung ausgetauschten EDIFACT-Nachrichten zu archivieren (§ 147 Abs. 6 und § 147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 3 AO).“ ■Weggefallen: Archivierungspflicht des Logbuchs

74 74 Neue Regeln im elektronischen Geschäftsverkehr: Übersicht der betroffenen Leistungen ■„Elektronisch erbrachte sonstige Leistungen“ werden im Wesentlichen automatisiert und ohne nennenswerte menschliche Beteiligung über das Internet oder ein anderes elektronisches Netz ausgeführt. Dazu zählen nach der maßgeblichen EU-Richtlinie 2002/38/EG vom 7. Mai 2003 insbesondere die ●Bereitstellung von Websites, Webhosting, Fernwartung von Programmen und Ausrüstungen sowie das Online-Data- Warehousing ●Bereitstellung von Software und deren Aktualisierung einschließlich der automatisierten Online-Installation von Filtern auf Websites und von Firewalls Exkurs: Umsatzbesteuerung elektronisch erbrachter Dienstleistungen (1)

75 75 Neue Regeln im elektronischen Geschäftsverkehr: Übersicht der betroffenen Leistungen ●Bereitstellung von Bildern, Texten und Informationen. Hierzu gehören neben dem Herunterladen von Fotos, Bildschirmschonern, E-Books und anderen Publikationen auch die Abonnements von Online ‑ Zeitungen und Informationsdiensten wie Verkehrsinformationen und Börsennachrichten sowie die Bereitstellung von Werbeplätzen für Bannerwerbung auf Webseiten ●Bereitstellung von Musik, Filmen und Spielen, einschließlich Glücksspielen und Lotterien sowie von Sendungen und Veranstaltungen aus den Bereichen Politik, Kultur, Kunst, Sport, Wissenschaft und Unterhaltung ●Erbringung von Fernunterrichtsleistungen sowie nicht zuletzt ●Online-Versteigerungen über automatisierte Datenbanken Exkurs: Umsatzbesteuerung elektronisch erbrachter Dienstleistungen (2)

76 76 Neue Regeln im elektronischen Geschäftsverkehr: Registrierungspflichten ■Damit von 2015 an dem jeweiligen Staat die ihm zustehende Steuer nicht verloren geht, müssten sich von der Neuregelung betroffene Unternehmen eigentlich in jedem Land registrieren lassen und Umsatzsteuererklärungen abgeben, in dem auch nur ein einziger privater Kunde ihre Leistungen in Anspruch nimmt. ■Hintergrund: Eine aus Vereinfachungsgründen sinnvolle Schwelle vergleichbar der Umsatzsteuer-Befreiung für Kleinsendungen bis zu 22 Euro ist nicht vorgesehen. Exkurs: Umsatzbesteuerung elektronisch erbrachter Dienstleistungen (3)

77 77 Neue Regeln im elektronischen Geschäftsverkehr: „MOSS“ als einzige Anlaufstelle ■EU-Unternehmen profitieren von einer Sonderregelung für ihre Umsätze in anderen Mitgliedstaaten ■Ein bei den nationalen Finanzbehörden eingerichteter sogenannter „Mini-One-Stop-Shop (MOSS)“ ermöglicht ihnen die steuerliche Registrierung, Abgabe von Erklärungen und Zahlung der Umsatzsteuer in ihrem eigenen EU-Ansässigkeitsstaat. ■Voraussetzung ist allerdings, dass vom Unternehmer alle in anderen Mitgliedstaaten erbrachten elektronischen Dienstleistungen einheitlich über das vereinfachte MOSS-Verfahren abgewickelt werden. Exkurs: Umsatzbesteuerung elektronisch erbrachter Dienstleistungen (4)

78 78 Neue Regeln im elektronischen Geschäftsverkehr: „MOSS“ als einzige Anlaufstelle ■Deutsche Unternehmen können die Teilnahme an der Sonderregelung auf elektronischem Weg beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bereits seit dem 1. Oktober 2014 beantragen, ihre Steuererklärung ab 2015 bis zum 20. Tag nach Ende des Besteuerungszeitraums ebenfalls elektronisch zentral übermitteln und anschließend die fällige Umsatzsteuer insgesamt entrichten. ■Ausgenommen davon sind lediglich Umsätze in anderen EU-Mitgliedstaaten, in denen bereits eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte besteht. Exkurs: Umsatzbesteuerung elektronisch erbrachter Dienstleistungen (5)

79 79 Neue Regeln im elektronischen Geschäftsverkehr: Aufwändige Anpassung der Rechnungsstellung ■Weitaus schwieriger als die Erfüllung der Melde- und Erklärungspflichten dürfte sich angesichts der Bandbreite der europäischen Umsatzsteuersätze von derzeit 15 bis immerhin 25 Prozent in der Praxis dagegen die korrekte Rechnungsstellung gestalten. ■Hintergrund: Sofern der Ort der elektronischen Dienstleistung anders als bislang ab 2015 im EU-Ausland liegt, darf statt der deutschen Umsatzsteuer ausschließlich der im jeweiligen Mitgliedstaat gültige Steuersatz in der Rechnung ausgewiesen sein. Exkurs: Umsatzbesteuerung elektronisch erbrachter Dienstleistungen (6)

80 80 Neue Regeln im elektronischen Geschäftsverkehr: Kontrollpflichten des leistenden Unternehmers?? ■Dazu müssen die Unternehmen den tatsächlichen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt ihrer privaten Kunden aber erst einmal kennen. ■Laut Frage-/ Antwort-Liste der Europäischen Kommission (http://ec.europa.eu/taxation_customs/taxation/vat/traders /e-commerce/article_1610_de.htm) ist eine Erklärung des Kunden mit Angabe einer vom Unternehmer anhand der Kreditkarte oder „anderer Mittel der geografischen Ortung“ überprüfbaren Rechnungsanschrift nicht nur akzeptabel, sondern entspricht „der gängigen Geschäftspraxis“. Exkurs: Umsatzbesteuerung elektronisch erbrachter Dienstleistungen (7)

81 81 Verfahrensdokumentation | Blickrichtung BP ■Nachvollziehbarkeit des Gesamtverfahrens ■Umgang mit Fehlerfällen ■„Besondere“ Geschäftsvorfälle ■Umgang mit Bearbeitungsvermerken ■Zugriffsberechtigungen ■Unveränderbarkeit der Daten ■Auffindbarkeit von Belegen und Daten ■Handhabung von Medien ■Versionierung und Aktualität der Dokumentation ■Abgleich Dokumentation und gelebtes Verfahren in Stichproben Prüfpfad IT-Sicherheit Generell

82 82 Vorsteuern und Rechnungsangaben | Auch elektronisch §§ 14, 14a UStG, §§ 31-34 UStDV, A 14.5 und 14a.1 UStAE Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers 1 Ggf. Angabe USt-IdNr. des Leistungsempfängers bei innergemeinschaftlicher Lieferung oder sonstiger Leistung innerhalb der EU 2 Einmalige fortlaufende Rechnungs-Nr. 3 Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder bei Anzahlungen (sofern bekannt) der Zeitpunkt der Anzahlung 4 Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung 5 Hinweis auf etwaige Steuer- befreiung oder etwaige Steuer-Schuldnerschaft des Leistungsempfängers 6 Sonst. Zusatzangaben § 14a UStG Anzuwendender Steuersatz 7 Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens 8 Angabe der vom Finanzamt erteilten Steuer-Nr. oder Angabe der vom Bundesamt für Finanzen erteilten USt- IdNr. 9 Ausstellungsdatum der Rechnung 10 Aufschlüsselung nach Steuersätzen 11 Ausweis des Nettobetrages 12 Auf Entgelt entfallender Steuerbetrag 13 Hinweis auf jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts 14 Mechanik und Elektronik – Materialkosten1.000,00 EUR Umsatzsteuer 19 % 190,00 EUR Rechnungsbetrag 1.190,00 EUR Rechnungsbetrag Gesamt 1.190,00 EUR 2% Skonto bei Zahlung bis 23.3.2012 Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum…. Kto: XXX BLZ XXX Es bestehen Rabatt- und Bonusvereinbarungen. Lieferant: M+S GmbH Straße XY Stadt XY Steuernummer Finanzamt XXXX USt-IdNr. DE XXXXXXX An Kunde: Motoren GmbH (USt-IdNr.) Straße XY XX Stadt 09.03.2012 Rechnung Nr. XXX Lieferscheinnr- xxx vom 09.03.2012 1 2 3 5 7 8 9 10 12 13 14 4

83 83 Elektronische Rechnungsstellung ab Juli 2011 Richtlinie vom 13.7.2010 (RL 2010/45/EU) – Rechnungsrichtlinie Änderung Art. 233 MwStSystRL Regierungsentwurf des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom 02.02.2011 Änderung § 14 Abs. 1 u. 3 sowie § 14b 1 S. 2 u. § 27b 2 UStG Rechnungen in PapierformElektronisch übermittelte Rechnungen Vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers Gewährleistung der Echtheit der Herkunft (Authentizität) und der Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) von Rechnungen und Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung Qualifizierte elektronische Signatur oder qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz Elektronischer Datenaustausch (EDI) Vollständige Rechnungsangaben des § 14 Abs. 4, 14a UStG Vorsteuerabzug § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 S. 2 UStG = Umzusetzen bis 01.01.2013 Für Umsätze nach dem 30.06.2011 ! Innerbetriebliches Kontroll- verfahren (Herstellung eines Prüfpfads zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung) + ++ bisher neu

84 84 Musterprozess Eingangsrechnungen und Datenquellen ■Der Musterprozess E-Mail PDF- Rech- nung Absender (E-Mail) Eingangs- datum Absender (E-Mail) Eingangs- datum LieferantVorsystemERP-System Trans- formation Buchungs- satz OCR/Man. FIBU RE FIBU RE Freigabe Zahlung Bank Empfangs- protokoll Rechnungs- daten Hauptbuch Beleg Kreditor Leistungs- zeilen Bestellung WE Zahlungs- datei Konto-auszug Referenz# Adresse UStG-§- 14-Felder Beträge Leistungs- positionen Referenz# Adresse UStG-§- 14-Felder Beträge Leistungs- positionen Beleg# Betrag Kontie- rung Beleg# Betrag Kontie- rung Kreditor- stamm Kreditor# Adresse Kreditor- stamm Kreditor# Adresse Artikel# Menge Bezeich- nungen Werte Artikel# Menge Bezeich- nungen Werte Artikel# Menge Werte Artikel# Menge Werte Kreditor# Betrag Freigabe Kreditor# Betrag Freigabe Da- teien/ Tabel- len Daten- felder

85 85 Prüfung | E-Mail-Eingang ■E-Mail-Adresse Absender bekannt ●Domäne Kreditor bekannt ●Definierte Lieferantenadresse ■Eingangsdatum plausibel und archiviert (Datum des Vorsteuerabzugs!) ■Datei im Anhang oder Leistungspositionen im E-Mail-Body (Dateiendung bzw. Format-Tags) E-Mail PDF- Rechnung Dateien/ Tabellen Daten- felder Empfangs- protokoll Absender (E-Mail) Eingangs- datum Absender (E-Mail) Eingangs- datum Lieferant Vorsystem

86 86 Prüfung | Transformation ■Vollständigkeit UStG §14- Datenfelder ■Plausibilität USt-ID-Nummer ■Plausibilität Beträge ■Rechnerische Richtigkeit ■Vorsteuer- Betrag/Steuerschlüssel ■Plausibilität Kreditor/Kreditoradresse Trans- formation Buchungs- satz OCR/Man Rechnungs- daten Referenz# Adresse UStG-§-14- Felder Beträge Leistungs- positionen Referenz# Adresse UStG-§-14- Felder Beträge Leistungs- positionen

87 87 Prüfung | Finanzbuchhaltung ■Dokumenten-ID (Archiv) vs. fortlaufende Belegnummer ■Plausibilität Kontierung (Gegenkontenanalyse) ■Steuerschlüssel ■Umsatzsteuerverprobung ■Existenz Referenznummer (z.B. Bestellnummer) ■Zuordnung Leistungszeilen (z.B. Artikel) ■Plausibilität Mengen ■Plausibilität Wert FIBU RE FIBU RE Kreditor ERP-System Hauptbuch Beleg Beleg# Betrag Kontierung Beleg# Betrag Kontierung Kreditor- stamm Kreditor# Adresse Kreditor- stamm Kreditor# Adresse

88 88 Prüfung | Zahlungsanspruch ■Prüfung Rechnung gegen Wareneingang ■Prüfung Rechnung gegen Bestellung ■Übereinstimmung Preise & Mengen ■Übereinstimmung Konditionen ■„Abstand“ Datumsfelder ■Elektronische Signatur (Freigabe im Workflow, Userkennung für Transaktionen) Freigabe Bestellung Leistungs- zeiten Artikel# Menge Bezeich- nungen Werte Artikel# Menge Bezeich- nungen Werte Artikel# Menge Werte Artikel# Menge Werte WE

89 89 Prüfung | Zahlung ■Prüfung Belege und Referenzen ■Prüfung Rechnungsbetrag gegen Zahlbetrag ■Prüfung Rechnungskreditor gegen Zahlungsempfänger (Bankverbindung) Zahlung Zahlungs- daten Kreditor# Betrag Freigabe Kreditor# Betrag Freigabe

90 90 Prüfung | Große Kontrollklammer und asynchrone Prüfung ■Abgleich E-Mail-Adressen Eingang mit Zahlungen (Anzahl) ■Vollständigkeit Archivdokumente und FiBu-Belege ■„Große Umsatzprobe“ Summe aller Belegzeilen mit Rechnungssummen ■Umsatzsteuerverprobung nach Konten ■Keine Lücken in Rechnungsnummern ■Keine „alten“ Verbindlichkeiten ■ Analyse WE/RE-Konten ■Prüfung Änderungen Kreditorenstammdaten ■Prüfung CPD-Nutzung ■Prüfung Änderung Kontenfindung ■Prüfung Verwendung von Mahnsperren ■Prüfung auf Doppelzahlungen ■Statistische Analysen (Benford & Hill) ■Prüfung Funktionstrennungsmatrix

91 91 IDW PH 9.330.3 | Verwendung des Prüfungshinweises (1) RisikenKontrollen/MaßnahmeKontrollziele des Unternehmens Beschreibung der Datenanalyse Daten-/ Analysegrundlage Betroffene Aussagen in der Rechnungslegung VS R GK ZB VS G VH/E PA B Z A Unvollständige Erfassung und Verarbeitung von Geschäftsvor- fällen/ nicht routinemäßige Verarbeitung von Geschäftsvor- fällen im Einkauf Das ERP-System lehnt Wareneingangsbuchungen bei fehlender Bestellung ab und stellt dadurch sicher, dass ausschließlich Warenannahmen aus verbindlichen Bestellungen erfolgen XXAbstimmung der im System erfassten Bestellungen mit den im System erfassten Wareneingängen anhand von Bestellnummern und Herausfiltern von Wareneingängen ohne Bestellung Journal des GJX Die Buchung der Eingangsrechnung ist systemseitig nur möglich, wenn sowohl die Bestellung als auch der Wareneingang im ERP-system erfasst sind XXAbstimmung der Rechnungseingänge anhand von Bestellnummern mit den Wareneingängen und den Bestellungen, um Preis- und Mengenabweichungen festzustellen Journal des GJXXXX Die Freigabe der Zahlungen ist nur möglich, wenn die Eingangsrechnung im Warenwirtschaftssystem erfasst ist XXAbstimmung der gebuchten Eingangsrechnungen im Warenwirtschaftssystem (z.B. anhand von Mengen und Preisen) mit den geleisteten Zahlungsbeträgen in der Finanzbuchhaltung Journal des GJXXXX Buchungen in der Materialwirtschaft erfolgen anhand der festgelegten Buchungsverfahren XXAnalyse der von den Mitarbeitern verwendeten Belegarten mit den nach den Vorgaben vorgesehenen Belegarten Journal des GJXXXX Stichprobenhafte Kontrolle der Bestellungen durch den Prozessverantwortlichen XXAnalyse auf Buchungen, die nahe den Schwellwerten liegen (Kreditorenlimite, Bestelllimite, etc.) Journal des GJXXXXX

92 92 IDW PH 9.330.3 | Verwendung des Prüfungshinweises (2) RisikenKontrollen/MaßnahmeKontrollziele des Unternehmens Beschreibung der Datenanalyse Daten-/ Analysegrundlage Betroffene Aussagen in der Rechnungslegung VS R GK ZB VS G VH/E PA B Z A Unvollständige Erfassung und Verarbeitung von Geschäftsvor- fällen/ nicht routinemäßige Verarbeitung von Geschäftsvor- fällen im Vertrieb Die Buchung der Ausgangsrechnung ist systemseitig nur möglich, wenn sowohl der Kundenauftrag als auch der Warenausgang im ERP-System erfasst sind XXAbstimmung der im Warenwirtschaftssystem erfassten Kundenaufträge mit den Warenlieferungen Journal des GJXXXXXX Die Buchung von Preisabweichungen ist nur möglich, soweit im ERP- System entsprechende Toleranzen hinterlegt wurden und unterschritten sind. (Richtigkeit des Rechnungsinhalts) XAbstimmung der im Warenwirtschaftssystem erfassten Angebotspreise mit den Rechnungspreisen und Analyse auf Abweichungen zwischen den Preisen Journal des GJ/Log- Datei über Parameteränderungen ERP-System XXX Die Buchung einer Gutschrift kann systemseitig nur zu einer im System erfassten Warenauslieferung führen XXAnalyse der im Warenwirtschaftssystem erfassten Retouren auf den dazugehörigen Wareneingang und die Gutschrift in der Finanzbuchhaltung Journal des GJ Buchungsstoff des GJ /Log-Datei über Parameteränderungen ERP-System XXX Die Buchung der Ausgangsrechnung ist systemseitig nur möglich, wenn die Warenauslieferungen im ERP-System erfasst sind XAbstimmung der im Warenwirtschaftssystem erfassten Warenauslieferungen mit den in der Fibu erfassten Rechnungen und Selektion der Rechnungen ohne Warenlieferungen Journal des GJXXXx

93 93 IDW PH 9.330.3 | Verwendung des Prüfungshinweises (3) RisikenKontrollen/MaßnahmeKontrollziele des Unternehmens Beschreibung der Datenanalyse Daten-/ Analysegrundlage Betroffene Aussagen in der Rechnungslegung VS R GK ZB VS G VH/E PA B Z A Unvollständige Erfassung und Verarbeitung von Geschäftsvor- fällen bei heterogenen IT-Systemen Nachverfolgung von Übertragungsfehlern durch den Prozessverantwortlichen auf Grundlage von Fehlerprotokollen XAbstimmung der Nebenbuchhaltungen (Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung) mit der Finanzbuchhaltung durch Aufsummierung aller Geschäftsvorfälle in den Nebenbuchhaltungen mit den in der Fibu erfassten Gesamtbeträge Buchungsstoff des GJ/ Log-Datei des ERP-Systems XX Nachverfolgung von Übertragungsfehlern durch den Prozessverantwortlichen auf Grundlage von Fehlerprotokollen XAbstimmung der Lohnsummen je Lohnart aus der Lohnbuchhaltung mit den in der Finanzbuchhaltung auf den Lohnkonten gebuchten Beträgen Xx


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