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Kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles.

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1 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 3 – Teil 1 ( ): Projektplanung 1 SS 2009

2 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Agenda  Organisatorisches  Berichte der PL der Teams 3 und 4 zur Aufgabe 2  Projektplanung I  Phasenplan  Meilensteinplan  Projektstrukturplan (PSP)  Arbeitspakete / Vorgänge  Aufwandschätzung  Ablauf- und Terminplanung  Praxisbeispiele  Vortrag 2: Storytelling als Steuerungsinstrument in Projekten  Projektplanung I mit MS Project 2007

3 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Termine 2009 (Stand: ) x : Präsentation PL V : Vortrag aktuelles PM-Thema AP: Abschluss-Präsentation Projektdokumentation V2 Aufgabe 1 V3 Aufgabe 2 V4 Aufgabe 3 V5 Aufgabe 4 V6 Aufgabe 5 MS 1: Abnahme „Planung und Aufgaben- Verteilung Verteilung“ MS 2: AbnahmePrototypAbschluss-Präsentation V V7 Abgabe P.-Doku Aufgabe

4 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Organisatorisches: Feedback zur Aufgabe 2  Insgesamt gute Ideen für innovative Web-Unternehmen  Präsentationsinhalte  Projektziele Müssen spätestens am Ende des Projektes erreicht sein! SMART formulieren (vgl. Projektberichtsanforderungen) Am Projektende muss das neue Unternehmen starklar sein! Projektkosten: der Zeitaufwand ist in EURO zu quantifizieren Was würde es kosten, wenn jemand diese Arbeiten gegen Bezahlung leisten würde?  Umfeld- und Stakeholderanalyse: prima  Business Plan: ok  Road Map (zusätzliche Folie eines Teams): sehr positiv  1. Fassung war meistens nicht ganz komplett; bitte Aufgabenstellung beachten

5 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 Organisatorisches: Anforderungen an die Vorträge  1. Folie  Vortragstitel, ggf. Untertitel; Vortragende/r, Team  Ort, Datum der Präsentation  2. Folie: Agenda-Folie („Fahrplan“)  Letzte Folie: Quellenangaben  Folienmaster  Fußzeilen mit Titel und Seitenzahlen  Tipps zur Folienerstellung (Vorlesung 2) beachten, insb. Lesbarkeit der Folien  Vortrag  Probevortrag im Team ( dry run )  Freier Vortrag Blickkontakt zu den Zuhörern, Lautstärke, Gestik  Eigenbewertung Fragebogen direkt nach dem Vortrag: Selbst ausfüllen  Teilnehmerbewertung Fragebogen direkt nach dem Vortrag: Füllen einige Vorlesungsteilnehmer aus  Anschließend: Dozentenfeedback : Besprechung der beiden Fragebögen im Rahmen der Videoanalyse

6 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Organisatorisches: Abnahme der Projektplanungen am  MS Office Project 2007  Downloadbar vom RZ der Uni Würzburg: Die offizielle Planabnahme (Meilenstein) erfolgt am Montag, im Windows-Lab (L3) vor der Vorlesung: 12:00 Team 1 12:15 Team 212:30 Team 3 12:45 Team 4 13:00 Team 5 Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die folgenden Planungen zur Freigabe vorzulegen: ¡ Phasenplan ¡ Meilensteinplan ¡ Grafische Darstellung des Phasenplans mit den Meilensteinen ¡ Projektstrukturplan mit der Aufgabenverteilung (APs) der Teammitglieder

7 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Aufgabe 2: Projektantrag (Projektziele, Umfeld, Stakeholder) 1.Führen Sie zu Ihrem Projekt eine Umfeldanalyse und eine Stakeholderanalyse durch unter Vorlagen (Website): Stakeholderanalyse.xls 2.Erstellen Sie einen Business Plan zu Ihrem Projekt  Wie setzt sich die Zielgruppe (Nutzer) zusammen? Evtl. mit Untergliederung q Worin besteht der besondere Kundennutzen? Welche Vorteile haben Ihre Kunden? Welche Chancen eröffnen Sie ihnen? q Wie lautet Ihre Produkt-Mission? Beschreiben Sie den Kundennutzen in einem Slogan (max. 5 Worte) q Welches Alleinstellungsmerkmal (USP) hat Ihr neues Unternehmen? 3.Erstellen Sie einen Projektantrag mit Business Plan in Form einer Präsentation Antrag-Team_x.ppt (Vorgabe: Ihr Internet-Unternehmen soll zum online gehen) 4.Erstellen Sie die Kapitel 1 und 2 des Projektberichtes (Transferprojekt)

8 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 zu Aufgabe 2: Gliederungsvorschlag für die Präsentation 1.Der Projektantrag 1.Projektname (aussagekräftiger Name) 2.Projektinhalte (Kurzbeschreibung des Vorhabens) 3.Projektziele (Meßbarkeit!) 1.Sachziele 2. Terminziele 3. Kostenziele 4.Projektorganisation 1.Projektleiter 2. Projektteam 3. Mögliche Teilprojekte 5.Ressourcen und Kosten 1.Direkte Projektkosten: Personalkosten, Reisekosten, Schulungen/ Qualifizierungsmaßnahmen, Raumkosten, Sonstiges 2.Investitionen: Software, Hardware, Sonstiges 6.Projektumfeldanalyse 7.Stakeholderanalyse mit Maßnahmen 8.Stakeholderportfolio 9.Projektrisiken 2.Business Plan: Zielgruppe, Kundennutzen, Produkt-Mission, USP 3.Erfahrungen in der Projektarbeit

9 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Projektverlauf: Phasenkonzept  Projekt läuft in mehreren Phasen ab  Hauptphasen: Initiali- sierung Planung Durch- führung Abschluß Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes Projekt- Ergebnis P r o j e k t – P r o z e ß

10 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 „Projektphasen in der Realität“ 1. Begeisterung 2. Verwirrung 6. Auszeichnung der Nichtbeteiligten 3. Ernüchterung 4. Suche der Schuldigen 5. Bestrafung der Unschuldigen

11 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 Aufgaben in der Planungsphase? 1.Meilensteine setzen 2.Feinplanung 3.Ressourcenplan 4.Zeitplan erstellen 5.Arbeitsaufteilung 6.Kostenplan 7.(Marktentwicklung) Workshopteil 1. Aufgaben 2. Reihenfolge

12 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Projektplanung: Vorgehensschritte 1.Phasenplan 2.Meilensteinplan 3.Projektstrukturplan 4.Arbeitspakete 5.Aufwandsschätzung 6.Ablauf- und Terminplanung 7.Ressourcenplanung 8.Kostenplanung 9.Optimierung des Gesamtplans Weitere Planungsthemen  Personalplanung und Projektorganisation  Kommunikationsplan (interner/ externer) mit Berichtswegen  Qualitätsplan  Risikomanagement  Tooleinsatzplanung Prozess

13 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 Projektplanung in der Praxis

14 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 Phasenplan  Phasenplan: teilt das Projekt in Phasen (grobe Zeitabschnitte) ein  Projektphase: bestimmter zeitlicher Abschnitt des Projektablaufs, der sich von anderen Projektzeiträumen klar abgrenzen lässt  Phasen haben klar definierte Zielsetzungen: Lieferobjekte  Die Trennung der Phasen erfolgt häufig durch Meilensteine, an denen wichtige Zwischenergebnisse vorliegen müssen  Der Lenkungsausschuss trifft Go/Nogo-Entscheidungen zum Abschluss der wichtigsten Phasen; diese bilden häufig die Grundlage für die nächste Phase  In der Praxis kann es zu Überlappungen von Phasen kommen  Für verschiedene Industrien (Bauwesen, IT, F&E, Logistik usw.) gibt es branchenspezifische Phasenmodelle

15 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 Praxis-Beispiel: Phasenplan des Projektes NIMBUS Es ist eine gute Praxis, eine Phase mit einem Meilenstein (= Ergebnis der Phase) abzuschließen

16 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 Aus dem Projektziel werden wichtige Zwischenziele (Meilensteine) abgeleitet Meilenstein ziel Ergebnis Termin Budget Meilenstein ziel Ergebnis Termin Budget Projekt- start Meilenstein ziel Ergebnis Termin Budget Projektziel Ergebnis Termin Budget Meilensteinplan Zeitplan, Ressourcenplan, Kostenplan

17 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 Meilensteine: Die wichtigsten Kontrollpunkte auf dem Weg zum Projekterfolg  Meilensteine sind  wesentliche Projektzwischenergebnisse oder wichtige Zwischenprodukte des Projektes, die zu einem  bestimmten (Meilenstein-)Termin mit definierten  (Meilenstein-)Kosten vorliegen müssen  Auf der Grundlage der Meilensteinresultate werden (i.a. vom Auftraggeber oder Lenkungsausschuss) die Entscheidungen über die Freigabe der folgenden Phase, Wiederholung von Phasen und Abbruch des Projektes getroffen  Beispiel:  Meilensteinname : Grobkonzept  Meilensteinergebnis : Grobkonzept erstellt, qualitäts-gesichert und abgenommen  Meilensteintermin :  Meilensteinkosten (kumuliert): €  Meilensteine in MS Project: Vorgänge mit Dauer = 0

18 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 Praxis-Beispiel: Meilensteinplan des Projektes NIMBUS *) Kumulierte Kosten, die bis zur Erreichung des Meilensteins aufgelaufen sind

19 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 Quality Gate Ein Quality Gate ist ein spezieller Meilenstein in einem Projekt (Einsatzbereich: Produktentwicklung)  Die Ergebnisse der vorangegangenen Phase werden nach fest- gelegten Kriterien überprüft  Anhand dieser Prüfungsergebnisse wird die nächste Phase frei gegeben oder auch nicht (Go-/Nogo-Entscheidung) Quelle:

20 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 Projektstrukturplan (PSP)  PSP : Vollständige, hierarchisches Darstellung der Projekt- Aufbaustruktur als Baumstruktur und/oder Liste. Jedes darin enthaltene übergeordnete Element wird durch die ihm untergeordneten Elemente vollständig beschrieben.  Reduktion der Komplexität  Gesamtüberblick (Gemeinsames Projektverständnis)  Schaffung von Transparenz für alle Stakeholder  Erkennung von Schwerpunktaufgaben, Zusammenhängen und kritischen Abhängigkeiten  PSP: Grundlage für sämtliche nachgelagerten Planungen (Ablauf/Termine, Ressourcen, Kosten usw.)  PSP: Grundlage für die Steuerung der Projektdurchführung

21 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 Muster eines Projektstrukturplans AP (Arbeitspaket) oder Vorgang (MS Project): nicht mehr zu unter- teilende Aufgabe AP (Arbeitspaket) oder Vorgang (MS Project): nicht mehr zu unter- teilende Aufgabe

22 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 22 PSP: Darstellungsformen  Organigrammform  Listenform 1.0 Planung 1.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Durchführung 2.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Abschluss 3.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket 9

23 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 23 Projektstrukturplan (PSP): Grundsätzliche Erstellungsmöglichkeiten top down  Start mit dem Gesamtprojekt als Stufe 1  Gliederung in Teilprojekte bzw. Hauptaufgaben der Stufe 2  Weitere stufenweise Zerlegung der Teilprojekte und Hauptaufgaben bis Arbeitspaketebene erreicht ist  Motto: „vom Groben zum Feinen“ bottom up  Sammlung von Aufgaben (Brainstorming, Metaplan, Mind Mapping)  Strukturierung der Aufgaben nach einem bestimmten Kriterium (Clustern)  Aufbau der Projektstruktur als Aufgabenhierarchie  Ergänzung um fehlende Aufgaben, Entfernung von Dubletten Vorgehen

24 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 24 Praxisbeispiel: aus PSP-Planung NIMBUS (bottom-up)

25 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 25 Gliederungskriterien  Objektorientierter PSP  Funktions- bzw. tätigkeitsorientierter PSP  Phasenorientierter PSP  Mischformen (in der Praxis üblich)  Neuer Ansatz: Mehrdimensionale PSPs nebeneinander Unterteilung nach Produktkomponenten und Ort der Herstellung bzw. Entwicklung

26 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 26 Objektorientierter PSP  Gliederungskriterium: Alle Objekte, Komponenten, Bauteile des erwarteten Produktes (Ergebnisses) qBeispiele

27 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 27 Funktionsorientierter PSP  Gliederungskriterium: Alle Arbeitsschritte (z.B. Planen, Produzieren, Kontrollieren), die durchzuführen sind, um das Ergebnisziel zu ereichen qBeispiele

28 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 28 Ablauf-/ Phasenorientierter PSP  Gliederungskriterium: Die einzelnen Arbeitsphasen/ Entwicklungsprozesse, um das erwartete Ergebnis zu erzielen (Orientierung am Projektablauf) qBeispiele Beispiel: HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure), 9 Phasen

29 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 29 Gemischtorientierter PSP: Kombination mehrerer Gliederungsprinzipien  Gliederungskriterien: Objekte, Tätigkeiten und Phasen Häufigste PSP-Art; auf jeder horizontalen Strukturierungs- ebene grundsätzlich nur eine Logik verwenden! qBeispiele

30 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 30 Spannungsfeld Planungstiefe*  So detailliert wie nötig, da Projektplanung...  Komplexität reduziert  Transparenz schafft  Chancen und Risiken aufdeckt  Unsicherheiten reduziert  So einfach wie möglich, da Projektplanung...  Zeit kostet  Aufwändig ist  Zunehmend komplizierter wird  Die Planungselemente auch controllt werden müssen (zusätzlicher Aufwand) *) nach: G. Hab / R. Wagner, S. 108 „Der Gebildete treibt die Genauigkeit nicht weiter, als es der Natur der Sache entspricht.“ Aristoteles

31 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 31 Tipps zur PSP-Erstellung  PSP („Mutter aller Projektplanungen“)  hohe Sorgfalt  Mehrere alternative PSPs erstellen  PSP mit dem Team erstellen  Mitarbeiter-Motivation wird gefördert  Gemeinsames Verständnis wird entwickelt  Einheitliche Terminologie ist gesichert  Erhöhte Sicherheit, dass nichts vergessen wird  Alle wissen, welche Aufgaben im Projekt zu erledigen sind  Nur so detailliert planen, bis überschaubare und kontrollierbare Arbeitspakete vorliegen  Komplexe Aufgaben sind stärker zu untergliedern als einfachere

32 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 32 Standard-PSPs  In Unternehmen, in denen häufig ähnliche Projekte durch- geführt werden, empfiehlt es sich Standard-PSPs einzusetzen  Vorteil von Standard-PSPs für bestimmte Projektklassen  Verringerter Planungsaufwand: Es ist nur noch ein Anpassen an den jeweiligen Einzellfall erforderlich (Streichen/Hinzufügen von Teilaufgaben/APs)  Schnellere Planung möglich  Professionalität und Vollständigkeit der Planung: Erfahrung vorausgegangener Projekte wird genutzt  Einheitlichkeit der Projektplanung gesichert; geringe Probleme bei Personalwechsel  Einsatzbereiche: Bau, Anlagenbau, Kraftwerke, IT u.ä.

33 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 33 Standard-PSP für Softwareprojekte* *) Quelle: ProjektManager, S. 171

34 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 34 Projektmanagement im PSP  Auch die erforderlichen Projektmanagement- Aktivitäten sind im PSP einzuplanen, z.B.  Projektorganisation  Projektkommunikation  Projektkontrolle und –steuerung  Projektqualitätssicherung  Projektabschluss  PM-Arbeitspakete sind teilweise phasenübergreifend

35 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 35 Lieferobjekte (Deliverables)  Die Ergebnisse eines Arbeitspaketes (oder einer Phase) bezeichnet man als Lieferobjekte (engl. Deliverables)  Ähnlich wie bei den Projektzielen ist eine klare und vollständige Beschreibung der Lieferobjekte erforderlich  Beispiele von Lieferobjekten  Dokumente (z.B. Grobkonzept, Betriebshandbuch, Beschreibungen)  Module, Hilfsprogramme, Programme, Systeme  Modelle, Prototypen  Abgeschlossene Tests  Schulungen  Produkte

36 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 36 Arbeitspakete: Die Bausteine des Projekts  Kleinste Einheiten des PSP  Umfang kann sehr unterschiedlich sein  Bestimmte Tätigkeiten einer Einzelperson  Sachlich zusammengehörige Arbeiten, die von einer Gruppe/Person durchgeführt werden sollen  Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma  Kriterien für Arbeitspakete  Eindeutige Verantwortlichkeit  Lieferobjekte (messbares Ergebnis)  Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten)  Keine Überschneidung mit anderen Paketen  Klare Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Paketen  Für jedes Arbeitspaket ist eine AP-Beschreibung (standardisierte Beschreibung) zu erstellen

37 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 37 Gute Planung ist die halbe Projektarbeit

38 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 38 Arbeitspaket-Formular AP = Mini-Projekt innerhalb eines Projektes Der AP-Verantwortliche muss sich selbst um die Sicherstellung der festgelegten Voraussetzungen kümmern!

39 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 39 Codierung von Arbeitspaketen  Teilaufgaben und Arbeitspakete des PSP werden häufig nummeriert bzw. mit Zusatzinformationen (Organisationseinheit, zugehörige Phase, Kostenstelle u.ä.) ergänzt  Aus den Nummern ist ersichtlich, zu welcher Ebene das PSP-Element gehört 1. Planung 1.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket 3 2. Durchführung 2.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket 6 3. Abschluss 3.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket 9

40 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 40 Tipps zur AP-Erstellung  Für jedes AP darf es nur einen AP-Verantwortlichen geben  Bei einer phasenorientierten Planung muss ein AP innerhalb einer Phase liegen (Ausnahme: phasen- übergreifende Aufgaben wie Kostencontrolling) Start Phase 1 MS 1 Phase 2 MS 2 AP 1.1 AP 1.2 AP 1.3 AP 2.1 AP 2.2  Umfang der APs so planen, dass sinnvolle Termin- und Kostenüberwachung möglich sind  Wenn Unsicherheiten über den benötigten Zeitrahmen herrschen, sollten „Zeitpuffer“ eingeplant werden

41 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 41 Ablauf- und Terminplanung Ziel: Die Elemente des PSPs werden in eine logische Reihenfolge der Abarbeitung gebracht und terminiert  Projektablaufplan Auflistung aller Vorgänge in der logischen Reihenfolge der Erledigung von Projektstart bis Projektende auf  Terminplanung Parameter Zeit wird der festgelegten Reihenfolge zugeordnet Vorgehen: 1.Schätzen der Dauer der einzelnen Arbeitspakete (Vorgänge) 2.Ermittlung der Anordnungsbeziehungen (logische Abhängigkeiten) und Ablaufplan erstellen 3.Terminberechnung vornehmen und Ablaufplan in Terminplan überführen 4.Ablauf- und Terminplan optimieren

42 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 42 Unterschied: Aufwand / Dauer Dauer: Zeitraum (brutto), den die Erledigung einer bestimmten Aufgabe erfordert Einheiten: Jahr (j), Monat (m), Woche (w), Tag (t) Aufwand: Netto-Arbeitszeit, die zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe erforderlich ist (d.h. Fulltime-Mitarbeiter kann seine gesamt Arbeitszeit einsetzen) Einheiten: Personenjahr (PJ), -monat (PM), -woche (PW), -tag (PT) AufwandDauer = Dauer des APs Aufwand des APs

43 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 43 Komponenten der Schätzung  Aufwände / Dauer ( -> Mitarbeiterkosten)  Hardware  Software, Lizenzen  Schulungen  Reisen und Nebenkosten  Problem: Unterschiedliche Produktivität je Mitarbeiter Zuverlässige Schätzungen sind eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche Projekte  Aufwandschätzung zu gering: Hoher Stress der Mitarbeiter, Qualitätsprobleme  Aufwandsschätzung zu hoch: Zu hohe Projektkosten, kein Auftrag

44 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 44 Einzelschätzung  Vorgehen  Eine Einzelperson, in der Regel der Projektleiter oder der Teilprojektleiter, führt die Schätzung durch.  Vorteile  Schnelle Schätzwerte  Wenig Aufwand  Nachteile  Einsame Entscheidungen  Fehlende Kontrolle der Schätzwerte durch andere Personen  Team steht nicht hinter den Schätzwerten

45 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 45 Teambewertung  Problem  Keine schriftlichen Erfahrungen und Aufwandsdaten  Vorgehen  Eine Gruppe von Experten, z.B. das Kernteam, führt Bewertung durch  Aus den einzelnen Schätzwerten wird jeweils ein Durchschnittswert (arithmetisches Mittel) mit Extremwerten ermittelt  Liegen die einzelnen Schätzwerte sehr weit auseinander, müssen die Teilnehmer mit den Extremwerten diese begründen. Die Abweichungen resultieren i.a. aus unterschiedlichen Vorstellungen vom Umfang der zu lösenden Aufgabe.  Danach gibt es eine zweite Schätzrunde, bei der die Teilnehmer ihre bisherigen Werte verändern können. Daraus wird ein neuer Durchschnittswert ermittelt  Vorteil  Durch die Schätzung im Team stehen die Teammitglieder hinter den gemeinsam festgelegten Schätzwerten

46 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 46 Expertenschätzung: Delphi-Methode  Problem  Keine schriftlichen Erfahrungen und Aufwandsdaten  Aber Erfahrungen im Kopf von Experten  Vorgehen  Jeder Experte gibt zunächst separat eine Schätzung für jedes AP ab  Schätzwert = Mittelwert, wenn alle Schätzwerte in einer bestimmten Bandbreite liegen (z.B. + 20%)  Die Experten diskutieren und modifizieren ggf. ihre Schätzungen mit Begründungen, bis alle Schätzwerte in der Bandbreite liegen  Zuschlag von 10-15% für Projektmanagement-Aufwände  Vorteile  Einbeziehung eines breiten Erfahrungswissen mit vielen Faktoren  Unsicherheiten werden deutlich

47 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 47 Expertenschätzung: 3-Experten-Konzept  Problem  Keine schriftlichen Erfahrungen und Aufwandsdaten  Aber Erfahrungen im Kopf von Experten  Vorgehen  3-Experten schätzen unabhängig voneinander den Aufwand eines APs optimistisches Schätzergebnis: O realistisches Schätzergebnis: R pessimistisches Schätzergebnis: P  In jeder der drei Kategorien werden die Ergebnisse verglichen. Wenn die Ergebnisse jeweils übereinstimmen, kann daraus direkt ein verwendbares Schätzergebnis abgeleitet werden: (O + 4*R + P) / 6  Bei Abweichungen ist eine Klärung erforderlich

48 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 48 Schätzmethoden für Softwareprojekte qVergleichsmethoden (Basis: Erfahrungen von abgeschlossenen Projekten) m Analogiemethoden m Relationsmethoden qKennzahlenmethoden (Basis: Kennzahlen von abgeschlossenen Projekten) m Prozentsatzmethoden m Multiplikatormethoden m Produktivitätsmethoden  Algorithmische Methoden  Parametrische Schätzmethoden  Faktoren- und Gewichtungsmethoden

49 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 49 Tipps zur Aufwandsschätzung  Beteiligung der Projektmitarbeiter am Schätzprozess  Motivation  Annahmen und Abhängigkeiten (z.B. von Auftrag- geberleistungen) dokumentieren  Aufwände für Projektmanagement, Sitzungen, Reporting, Berichtserstellungen, Abstimmungen u.ä. in der Planung berücksichtigen  Aufwände nicht zu optimistisch schätzen; bei Unsicherheiten „stiller Puffer“ für Unvorhersehbares  Niemals „herunterhandeln“ lassen!  Nachbetrachtung am Projektende („lessons learned“): Abweichungen  Ursachenforschung  bessere zukünftige Schätzungen

50 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 50 Anordnungsbeziehungen (1)  Normalfolge: Ende-Anfangs-Beziehung (EA)  Das Ende von Vorgang 1 ist Voraussetzung für den Beginn des Vorgangs 2 (sequentielle Vorgänge) qAnfangsfolge: Anfangs-Anfangs-Beziehung (AA) m Der Anfang von Vorgang 1 ist Voraussetzung für den Beginn von Vorgang 2 (parallele Vorgänge) Vorgang JanFebMarAprMaiJunJul Design Codierung Vorgang JanFebMarAprMaiJunJul Testbetrieb Protokollierung

51 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 51 Anordnungsbeziehungen(2)  Endefolge: Ende-Ende-Beziehung (EE)  Das Ende von Vorgang 1 ist Voraussetzung für das Ende von Vorgang 2 (parallele Vorgänge) qSprungfolge: Anfangs-Ende-Beziehung (AE) m Der Beginn von Vorgang 2 ist Voraussetzung für das Ende von Vorgang 1 (sequentielle Vorgänge) Vorgang JanFebMarAprMaiJunJul Montagearbeiten Aufräumarbeiten Vorgang JanFebMarAprMaiJunJul Neue Anwendung Alte Anwendung

52 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 52 Anordnungsbeziehungen (3) Anordnungsbeziehungen mit Überlappung oder Verzögerung  Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang / Ende des Vorgängers beginnen kann: ... + Zeit oder... + % Vorgang JanFebMarAprMaiJunJul V1 V2 V3 EA+1M Tipp: Keine unnötigen Anordnungsbeziehungen kreieren, da jede AOB Aufwand erzeugt EA-1M

53 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 53 Terminberechnung  Berechnung der Termine  Vorwärtskalkulation Anfangstermin des Projektes ist festgelegt Aus Anfangstermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangs- beziehungen ergibt sich der früheste Termin für das Projektende  Rückwärtskalkulation Endtermin des Projektes ist festgelegt Aus Endtermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangsbezie- hungen ergibt sich der späteste Termin für den Projektbeginn qBekannt m Benötigte Aufwände m Zugeteilte Ressourcen m Vorgangsbeziehungen (EA, AA, EE, Überlappungen) Dauer der Vorgänge

54 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 54 Terminplanungstechniken  Terminliste (Arbeitspaketliste / Vorgangsliste / Aktivitätenliste)  Balkendiagramm (Gantt-Diagramm)  Übersichtliche grafische Darstellung der Terminliste mit Dauer als Rechteck-Elemente  Vernetztes Balkendiagramm  Balkendiagramm mit Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen  Sehr gut geeignet für Präsentationen  Netzplantechnik  Informationen wie vernetzter Balkenplan  Terminplanungsmethode für Großprojekte AP-NameVerantwortlicherEndeStartAP-Nr.StatusDauer

55 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 55 Vernetztes Balkendiagramm Vorteile von vernetzten Balkendiagrammen: + gute Lesbarkeit, sehr übersichtlich + weit verbreitet + zeitliche Parallelen werden aufgezeigt + „kritische Pfade“ werden sichtbar + schnell zu erstellen (mit PM-Tool)

56 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 56 Pufferzeiten und kritischer Pfad  Pufferzeit  Gesamtpuffer : Zeitspanne, um den sich der Vorgang verzögern darf, ohne dass das Projektende verzögert wird  Freier Puffer : Zeitspanne, um die sich der Vorgang verzögern darf, ohne dass andere Vorgänge ebenfalls verzögert werden  Kritischer Vorgang: Vorgang ohne Pufferzeit  Kritischer Pfad: Pfad durch das Netz, der nur kritische Vorgänge enthält Kritischer Pfad

57 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 57 Netzpläne  Alternative (komplexere) Darstellungsform für Ablauf- und Terminpläne für Großprojekte (z.B. Anlagenbau)  Veranschaulichen die Ablaufstrukturen mit logischen und zeitlichen Abhängigkeiten in graphischer Form  Erlauben eine konsistente Planung und Steuerung für Termine, Aufwände, Kosten und sonstige Einsatzmittel  Näheres in Projektplanung II (nächste Vorlesung)

58 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 58

59 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 59 Vortrag 2: Storytelling als Steuerungsinstrument in Projekten Das Erzählen von Geschichten ist nicht nur ein Phänomen menschlicher Praxis. Unter der Bezeichnung „Storytelling“ wird es in Unternehmen zunehmend als innovative Methode zielgerichtet eingesetzt: Verbesserung der Kundenbeziehungen, Begeisterung der Mitarbeiter, Selbstdarstellung des Unternehmens...  Quelle:  Sigrid Hauer: Storytelling als Steuerungsinstrument in Projekten. Projektmagazin 24/2008  Aufgabe  Aufzeigen, wie Storytelling systematisch im Projektmanagement eingesetzt werden kann  Termin:


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