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1 WERKZEUGE ZUR ERLEDIGUNG VON COMPLIANCE AUFGABEN Thomas Michaelsen CCO TROX GmbH München 24.06.2015.

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1 1 WERKZEUGE ZUR ERLEDIGUNG VON COMPLIANCE AUFGABEN Thomas Michaelsen CCO TROX GmbH München

2 2 These und Zielsetzung Geschäftsführung und Aufsichtsrat in der Verantwortung Gesetzeskonformität mit präventiven Mitteln gewährleisten Angemessener Aufwand, abhängig von der Unternehmensgröße und der Art der Risiken Die Förderung eines verantwortungsbewussten, integren Handelns TROX Lösungen zur Erfüllung der Aufgaben und Nachweis des erbrachten Aufwandes Welcher Aufwand ist für TROX angemessen? Dazu die Eckdaten des Unternehmens:

3 3 Heinz Trox „Der Mensch ist der Maßstab und sein Wohlbefinden das Ziel.“ TROX ist seit über 60 Jahren der Kompetenzführer für hochwertige Komponenten und Systeme der Lüftungs- und Klimatechnik. The art of handling air

4 4 2014: 462 Mio. EUR, Mitarbeiter weltweit 14 Produktionsstätten in 11 Ländern 12 Forschungs- und Entwicklungszentren weltweit mit über 30 Test- und Demolabors (Luftverteilung, Brandschutz, Luftfilterung, Akustik, LABCONTROL) Mehr als 450 Schutzrechte Auf fünf Kontinenten präsent mit: 30 Tochtergesellschaften in 30 Ländern, in über 70 Ländern weltweit vertreten. TROX Heute Entwicklung, Produktion, Vertrieb und Life-Cycle-Management von hochwertigen Komponenten und Systemen für die Lüftungs- und Klimatechnik

5 5 TROX Weltweit TROX GmbH Deutschland* TROX Arabia TROX Argentinien TROX Australien TROX Belgien TROX Brasilien TROX Bulgarien TROX China TROX Dänemark TROX Frankreich TROX Hongkong TROX Indien TROX HESCO Schweiz TROX Serbien TROX Südafrika TROX Spanien TROX TLT TROX Tschechien TROX Türkei TROX Ungarn TROX UK TROX USA Abu Dhabi Ägypten Algerien Bosnien-Herzegowina Chile Vertretungen und Importeure Finnland Griechenland Indonesien Iran Irland Island Israel Korea Lettland Litauen Tunesien Ukraine Uruguay Vietnam Zypern TROX Italien TROX Kroatien TROX Malaysia TROX Mexiko TROX Middle East TROX Auranor Norwegen TROX Niederlande TROX Österreich TROX Polen TROX Rumänien TROX Russland Produktion * 4 Werke Malta Marokko Neuseeland Oman Pakistan Philippinen Portugal Saudi Arabien Schweden Simbabwe Singapur Slowakei Slowenien Taiwan Thailand

6 6 Compliance Management System der TROX GmbH Gründe für die Einführung: stetiges Wachstum des Unternehmens vor allem im Ausland Gestiegener Bedarf für Kontrolle u. klare Vorgaben Bündelung relevanter Themengebiete, Risikomanagement langfristiges Bestehen und Wachstum ist Ziel, integres Verhalten der Mitarbeiter ist dabei förderlich. Start der Einführung Anfang 2012 Aufgabengebiete: Korruption, Betrug / Untreue, Export/Ausfuhr, Kartellrecht Aufwand

7 7 Organisationsstruktur Compliance Management System Internal Audit & Compliance

8 8

9 9 Risikobasiertes Vorgehen Compliance Der TROX-Risikoindex: jährlich für alle Tochtergesellschaften berechnet. dient der Bestimmung einer risikobasierten Audit-Frequenz. Diesem Index liegen folgende Daten zugrunde: Umsatz der TG im Vorjahr ( am geringsten gewichtet) Gesamte Provisionszahlungen im Geschäftsjahr Anteil der 10 größten Projekte am Gesamtumsatz Corruption Perception Index (CPI) Faktor gem. Ampelbewertung aus Feststellungen (bei Audits) Die Sortierung der TG nach Risikoindex ergibt eine Rangfolge.

10 10 Übersicht des künftigen Compliance Regelwerks bei der TROX Gruppe TROX Business Conduct Guideline Anlage A. Compliance Mgmt System Anlage B: Zuwendungs- richtlinie Anlage C: Code of Conduct für Lieferanten Anlage D: Richtlinie zur Integritätsprüfung von Geschäftspartnern Für alle Unternehmens- einheiten verbindlich

11 11 Zuwendungsrichtlinie der TROX GmbH Geschenke Essens- einladungen Unterhal- tungsevents Spenden Passiv: Annahme Aktiv: Gewährung oder

12 12 Entgegennahme von Zuwendungen durch TROX Mitarbeiter GESCHENKE und UNTERHALTUNGSEVENTS Annahme (Passiv) a. Mitarbeiter b. Bereichsleitung Geschäftsführung c. Geschäftsführung < 35 € keine Meldung < 100 € Eintr. Meldeformular Genehmigung durch Bereichsleitung (CM) > 100 € zusätzliche Genehmigung durch Chief Compliance Officer (CCO) < 35 €keine Meldung < 100 €ohne Genehmigung, Eintr. Meldeformular > 100 € Genehmigung durch Chief Compliance Officer (CCO) < 35 € keine Meldung < 200 €ohne Genehmigung, Eintr. Meldeformular > 200 € Genehmigung durch Chief Compliance Officer (CCO) NB: Bei den ausl. Töchtern angepasste Wertgrenzen!

13 13 Vorstellung Meldeformular TROX GmbH CCO User Vorge- setzter CM/CO Event, Geschenk >35€ Event, Geschenk >100€ Aufforderung zu entscheiden

14 14 Meldung und Archivierung von Zuwendungen Angemessen: wenig Aufwand, Kommunikation durch Anwendung Risikobasiert: Entscheidungslevel nach Wert Dokumentiert: Gesamter Vorgang jederzeit aufrufbar Integriert: In den Entscheidungsprozess Zuwendungen Später u.U. Bewirtung u. Spesenabrechnung CCO User Vorge- setzter

15 15 Auswahlverfahren intermediäre Geschäftspartner Vertriebs- vermittler Handels- vertreter Zollagent Einkaufsagent ……… Vertreter zu Behörden/ Lobbyist TROX KundeZulieferer

16 16 TROX Tochter- gesellschaft Handels- vertreter Vertrag Wieder- holung in 1 Jahr in 2 Jahren in 3 Jahren Compliance –Klausel für High Risk Medium Risk Low Risk Negative News Watchlists PEP-Lists Sanctions Compliance- Klausel TROX CCO Turnus der Wiederholung Prozess Vertragsabschluss Drittpartner

17 17 Prozess Vertragsabschluss Drittpartner TROX Tochter- gesellschaft Handels- vertreter Vertrag Compliance- Klausel TROX CCO Turnus der Wiederholung

18 18 Weitere Anwendungen -Warenidentnummern werden bei Exportauftgägen automatisch gegen Exportbeschränkungen abgeglichen, Warnmeldungen -Alle Kundennamen und –Adressen werden gegen Sanktionslisten abgeglichen, Warnmeldungen

19 19 In das Compliance System Einbebundene Personen / Abteilungen Die im Organigramm nicht erwähnten Personen sind: -TROX IT: Erstellung und Pflege der Datenbankanwendungen, Intranet, Kommunikation -Berater (München): in den ersten Monaten hin und wieder vor Ort, danach ca. 1 Jahr Kommunikation per /Telefon mit abnehmender Frequenz -Externe Kanzlei spezialisiert auf Compliance, München -TROX Justiziar -externe Kanzlei Kartellrecht, Düsseldorf -Externe Kanzlei Strafrecht, Moers


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