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SAP Arbeitskreis Nord 02. März 2006 SAP Business One: Entscheidungskriterien und Praxiserfahrungen Weidmüller Interface GmbH & Co.KG Torsten Hopmeier Chief.

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1 SAP Arbeitskreis Nord 02. März 2006 SAP Business One: Entscheidungskriterien und Praxiserfahrungen Weidmüller Interface GmbH & Co.KG Torsten Hopmeier Chief Information Officer Weidmüller Interface GmbH & Co.KG

2 Seite 2Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier SAP Business One bei Weidmüller Agenda Wer ist Weidmüller? Kurzpräsentation Weidmüller Services Informatik Weidmüller ERP Ziele & Kriterien IT Landschaft Entscheidungsfindung ERP-Landscape: SAP R/3 + B1 Weidmüller B1-Projekt Projektplan / Status Scope SAP B1 / R3 – Reporting BW SAP B1 ROM: Plan / Ist SAP Roll-Out Weidmüller CZ Plan/Ist & Erfahrungen Lessons Learnt

3 Seite 3Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier Weidmüller Das Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt kundenorientierte Lösungen, die das gesamte Weidmüller-Produktportfolio umfassen. Zu dem Weidmüller-Produktportfolio zählen Reihenklemmen, Steck- und Leiterplattenverbinder, geschützte Baugruppen, Industrial Ethernet Komponenten sowie Relaiskoppler bis hin zu Stromversorgungs- und Überspannungsschutz-Modulen in allen Anschlussarten. Material zur Elektroinstallation und Betriebsmittelkennzeichnung, E/A-Basiskomponenten und Werkzeuge runden das Programm ab. Als OEM-Anbieter setzt das Unternehmen dabei weltweit Standards in der elektrischen Anschluss- und Verbindungstechnik. Weidmüller ist der führende Hersteller von Komponenten für die elektrische Verbindungstechnik.

4 Seite 4Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier Internationalisierung Global denken – lokal handeln Vertriebsgesellschaften Vertretungen Argentinien Bolivien Brasilien Chile Costa Rica Kanada Kolumbien Mexiko Paraguay Peru USA Venezuela Amerika Australien China Japan Malaysia Singapur Südkorea Asien / Pazifik / Afrika Bosnien-Herzegowina Bulgarien Dänemark Estland Finnland Griechenland Irland Island Israel Kasachstan Kroatien Lettland Litauen Mazedonien Norwegen Rumänien Russland Serbien Montenegro Slowakei Slowenien Ukraine Weißrussland Europa Benelux Deutschland Frankreich Großbritannien Italien Österreich Polen Portugal Schweden Schweiz Spanien Tschechien Türkei Ungarn Ägypten Bahrain Hongkong Indien Indonesien Iran Kuwait Marokko Mozambique Neuseeland Oman Pakistan Philippinen Saudi-Arabien Südafrika Taiwan Thailand Vereinigte Arabische Emirate Vietnam

5 Seite 5Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier Produktportfolio Weidmüller setzt Standards Nr. 2 am Weltmarkt Industrial Ethernet - Aktive Komponenten Industrial Ethernet - Passive Komponenten Elektronik - Komponenten SAI - Sensor-Aktor- Verteiler Freie Wahl der Anschlusstechnik PCB / Leiterplatten- komponenten Nr. 2 am Weltmarkt Leiterplattenklemmen Leiterplatten- steckverbinder Nr. 1 am Weltmarkt Reihenklemmen Installations-komponenten HDC - Schwere Steckverbinder Gehäuse Markierungssysteme Werkzeuge Advanced Connectivity

6 Seite 6Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier Weidmüller in Zahlen Umsatz UMSATZ Deutschland Europa übrige Europa gesamt Amerika Asien/Pazifik Umsatz gesamt 2003 Mio. EUR Mio. EUR /2003 in % + 8 % + 9 % + 8 % + 19 % + 22 % + 10 %

7 Seite 7Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier Weidmüller in Zahlen Mitarbeiter am MITARBEITER Deutschland Europa übrige Europa gesamt Amerika Asien/Pazifik Mitarbeiter gesamt Demand Supply Services Mitarbeiter gesamt Differenz

8 Seite 8Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier Weidmüller ERP Ziele & Kriterien Maximal 2 ERP-Systeme bei WM GU mit zentralem Betrieb Weidmüller hat sich für SAP als führendes System entschieden SAP R/3 für die größeren Gruppenunternehmen + Produktionsstandorte SAP B1 für die kleineren Gruppenunternehmen Die 2. ERP-Lösung (SAP B1) muss folgende Kriterien (technisch) erfüllen: Integration mit zentralem ERP System SAP R/3 Integration mit SAP BW (zentrales Reporting) Eine online-Sicht auf die wichtigsten Unternehmensdaten aller WM GU für das Management über das SAP Enterprise Portal

9 Seite 9Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier SAP XI Schnittstellen Management / Konvertierungen Weidmüller Services Informatik IT-Landscape Win2003 File Service Cognos Umsatzstatistik Marketing DB Produktinfo Forsys Demand Planning Treasury Finanzen SyCat Q. Doku Format Zollabwicklung Internet WebSite Intranet MA Info FIT Maschinensteuerung Oracle DB div. Anwendungen Crefo Sprint Etiketten, Schweden Sales Maker Vertriebsinfo SE S4Manage Produktdoku MyView Produktkatalog Catia Produktentwicklung Cumulus Bilddatenbank SAP Content Unstructured Data AS/400 WDZ ETL Easy Archive SAP Verträge Personalakten Einkaufsakten Rechnungen SAP SRM / EBP Einkauf WI SAP BW Data Warehouse WI, WD, China SAP Portal ESS, MSS WI, WD SAP R/3 MM PP SD FI / CO QM CS SAP R/3 HR Zeitwirtschaft Veranstaltung Bewerber WI, TWG, China SAP R/3 MM SD FI / CO WD, UK, SW, China, FR WI, TWG, WD SAP Business One Rollout alle GU mit Umsatz kleiner XX) CZ, RU WI, WD, TWG, UK, SE AT, CH, BE, WISC, WITS, FR, NL, CZ, PL, HU WI, WD, TWG, UK, SE AT, CH, BE, WISC, WITS, FR, NL, CZ, PL, HU Exchange 2003 Mail, Fax, SMS

10 Seite 10Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier Weidmüller ERP Landscape: SAP R/3 + B1To Be DB SAP B1 DE (WI+TWG) DE (WD) UK SE CN (Suzhou) CN (Shanghai) IT ES FR RO DB SAP R/3 SAP XI SAP Exchange Infrstructure AU (?) JP SG KP CZ TR PL HU Benelux CH AT RU (customer and lead management + activities) Weidmüller ERP-Landscape R/3  B1 Integration SAP BW SAP Enterprise Portal

11 Seite 11Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier Services InformatikP1 SAP B 1: Aktual Status / Plan

12 Seite 12Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier Weidmüller SAP B1 ProjektTermine / Scope / Aufwand SAP B1 Roll Out Scope per Group Company Harmonisation: Chart of Accounts Processes Pricing Item master data Number ranges for master data and documents Data Migration Sales Purchasing Activity and Opportunity management Integration with R/3 Purchasing and invoicing process Central material master with product lifecycle Accounting Payments Warehouse Reporting: Reports for local usage in B1 Central sales reporting over BW Report for legal corporate consolidation Daily finance status for central treasury Aufwand Roll Out ROM Templateca. 40 MT Datenmigrationca. 25 MT Payment Engine Plug Inca. 10 MT Change Requests ca. 20 MT Intern/Projektteam: Projektleiter + 2 Mitarbeiter (part-time) Change Requests => vom Steuerungskomittee genehmigte Anpassungen jeglicher Art: spezifische legale Anforderungen, Printouts, Reports etc. Training der Key User und Unterstützung der Key User in den Tests durch interne Ressourcen Projektlaufzeit 2,5 bis 3 Monate + After Going Live Support

13 Seite 13Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier Weidmüller ERPDatenfluss zentrales Reporting nach ERP Harmonisierung (realisiert) SAP B1 GU 1 Cognos Gruppenunternehmen 1 SAP B1 GU N Gruppenunternehmen N SAP BW Frango Konzern- konsoli- dierung Orders Deliveries Invoices Stocks Material costs Customers SAP XI automatisch HB1 => HB2 Datenbereitstellung 1 x pro Tag !!! Keine manuelle Datenaufbereitung in den GU‘s (mit Hilfe von Reports) Keine Personen-Abhängige Datenbereitstellung aus den GU‘s Änderungen / Erweiterungen des Reportings leicht umsetzbar Gleiche Behandlung der B1 und R/3 Daten möglich - Datenfluss Sales Reporting - Datenfluss Financial Reporting GU R/3 Daten Weidmüller Zentrale

14 Seite 14Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier SAP Business One„Limitations“ Eigenentwicklungen (Add On’s) sind langsam Bedingt durch API (Application Programming Interface) Design, insbesondere bei großem Datenvolumen Begrenzte Prozessautomatisierung Kein batch processing Kein automatisches Erzeugen von Pick- Lists Kein Neuterminierungslauf für Kundenaufträge - auch mit Programmieraufwand nur 80% Lösung (manuelle Checks erforderlich) Datenqualität Benutzerfelder im B1 können nicht als Pflichtfelder definiert werden Integration mit SAP R/3-Prozessen eingeschränkt Keine Unterstützung der Teillieferungen auf Positionsebene in Bestellungen Administrationsaufwand für Datenaustausch B1  R/3 Prozesse Kein Monitoring des Nachrichtenflusses Troubleshooting (Prozessunterbrechung) Installation von mehr als 1 ITK pro Server nicht zu empfehlen (SAP), mehrere Server für B1- Installation erforderlich Fehlende Funktionen Keine Möglichkeit, Positionen in einer Bestellung zu schließen. Nur eine komplette Bestellung kann geschlossen werden. Dies führt zu falschen Vorschlagswerten durch MRP.

15 Seite 15Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier Weidmüller SAP B1 ROM Plan / Ist SAP B1 Roll Out Master Timing Plan: bis (Core Release) Ist: bis (Core Release) Zusätzlich Release 2 und 3 für erweiterte Anforderungen beschlossen und umgesetzt Budget (inkl. Release 2 und 3) Plan:300 TEUR Ist:330 TEUR Scope Anpassungen Zusätzlich geforderte Features / Business Anforderungen (z.B. Barcode Unterstützung, spezifische Anforderungen an das MRP, Unterstützung für automatische Konzernkonsolidierung) Technisch bedingte Änderungen (z.B. Anbindung BW über XI, BW-Delta-Verfahren etc.)

16 Seite 16Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier Weidmüller SAP B1 Roll-Out CZPlan / Ist SAP B1 Roll Out bei WM in CZ (Ramp Up 2004c) Timing PlanStart , Go Live , Übergabe an „Normalbetrieb“ IstStart , Go Live , Übergabe an „Normalbetrieb“ Budget Plan80 TEUR Ist96 TEUR Budgetüberschreitung Software Qualität (55 OSS Calls) + Implementierung Patches / Hotfixes Verlängerter After Go Live Support Anpassungswünsche aus dem Business nach Go Live Nach Go Live ( bis ) ca. 130 Punkte auf ToDo Liste, davon: 31 -neue Anforderungen aus dem Fachbereich (nicht alle davon wurden umgesetzt) 24 -Punkte wegen Key User Fehlern im B1 Handling 20 -kleinere Anpassungen im Customizing 16 -B1 Bugs 14 -Änderungen an Daten (Stammdaten) 13 -Änderungen an Printouts 6 -Anpassungen Reports 6 -Anpassung Berechtigungen

17 Seite 17Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier Weidmüller SAP B1 Roll Out CZ (Ramp Up 2004 C) Erfahrungen 1. Roll-Out Software Qualität Bugs (59 OSS-Calls), teilweise lange Bearbeitungszeiten, teilweise keine Lösungen Große Datenbank (11 GB) => stößt an die Grenzen von B1 Instabilität von B1 / ITK nach 3 Monaten Betrieb durch Parametrisierung behoben Patch Zyklus sehr hoch (durchschnittlich jede 2 bis 3 Wochen neuer Patch) Komplexität im Zusammenspiel der Komponenten R/3 B1 XI ITK Citrix Fat Client BW Add On’s / Data Interface (DI) Application Program Interface (API) Server / DI API Client Herausforderung für den Fachbereich Der sorgfältige Umgang mit dem System muss gelernt werden Kompetente Key User sind Voraussetzung für funktionierenden Integrationsprozess Hoher Koordinationsaufwand im Projekt Viele Beteiligte / Systeme Beispiel Service-Provider: SAP, Lufthansa Systems, Versionio (CZ) Neue Applikation: mangelhafte Erfahrung bei allen Beteiligten Klare Zuständigkeiten von Anfang an Trennung zwischen Basis und Applikation nicht wie im R/3 möglich

18 Seite 18Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier Weidmüller SAP B1 Roll Out CZ Offene Punkte / Bugs - Status Bearbeitung „Blocking process“ SAP B1 Applikation bleibt regelmäßig wegen einem „blocking process“ in der Datenbank hängen Meldung an SAP am Status: mehrere Lösungsversuche ohne Erfolg – eine Analyse vor Ort ist geplant „Sort & Save“ Wenn eine Bestellung in SAP B1 sortiert wird und gesichert, funktioniert die Integration mit R/3 nicht mehr Meldung an SAP am Status: mehrere Versuche, einen Workaround anzubieten, ohne Erfolg. Lösung im Patch März 06 (?) „Error connecting DI API (Data Interface Application Program Interface) “ Das Rescheduling Run Add On läuft auf einen Fehler, wenn es versucht sich unter bestimmten Umständen mit der Datenbank zu verbinden Meldung an SAP am Status: Workaround ist geschafft worden. Noch keine Lösung des Problems

19 Seite 19Weidmüller Services InformatikTorsten Hopmeier SAP B1 Roll-Out Weidmüller CZLessons learnt Vollständige und zuverlässige Tests durch Key-User (Prozesse, Drucke, Berichte) Tests mit kompletten Datenvolumen (nach 100% Datenmigration) Vollständiger Test der Datenmigration im Testsystem (teilweise sehr hoher Zeitaufwand) SAP B1 Support Leistung nicht vergleichbar mit R/3 (Troubleshooting, Bug Fixing) Roll Out Aufwand höher als erwartet (technische und organisatorische Gründe) Erweiterter After-Going-Live-Support erforderlich


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