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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement.

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 5 – Teil 2 ( ): Projektdurchführung und Projektcontrolling mit MS Project SS 2006

2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Projektdurchführung mit MS Project  Geplante Werte (Basisplan; baseline)  Ursprünglicher Terminplan  Ursprüngliche Vorgangsinformationen: z.B. Ressourcen, Kosten  Aktuelle Werte (Ist-Daten)  Aktueller Stand des Projektes (z.B. Grad der Abgeschlossen- heit von Vorgängen)  Terminplan wird kontinuierlich mit aktuellen Informationen aktualisiert, z.B. endgültige Anfangs- und Endtermine, Angaben zur Dauer aktueller Vorgänge, aktuelle Kosten- und Arbeitsinformationen  Berechnete Werte  Projektaktualisierungen können zu neu berechneten Termin- plänen führen  Neues Gesamtbild des Projektes, einschließlich neuer Abschlusstermine, Gesamtkosten und Gesamtaufwand

3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Vorgehen 1.Einstellung des aktuellen Datums (Stichtag) Projekt  Projektinfo  Statusdatum: Einblenden der Überwachungsleiste Ansicht  Symbolleisten  Überwachen aktivieren 3.Eingabe der gesammelten IST-Daten: 1.Alles nach Plan 2.Abgeschlossene Vorgänge 3.Vorgänge in Bearbeitung 4.Ggf. neuer, aktualisierter Terminplan 5.Vergleich: Aktueller Terminplan mit Basisplan

4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Alles läuft nach Plan Extras  Überwachung  Projekt aktualisieren

5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 Aktualisierungen: Abgeschlossene Vorgänge  Termingerecht begonnen und abgeschlossen: Symbol „100%“ aus Terminüberwachungsleiste  Zu früh oder zu spät begonnen oder abgeschlossen:  Extras  Überwachung  Vorgänge aktualisieren  Tatsächlichen Anfangstermin eingeben  % Abgeschlossen: 100%  Verbl. Dauer: 0  Dauer hat sich geändert  Extras  Überwachung  Vorgänge aktualisieren  Aktuelle Dauer eingeben  Verbleibende Dauer eingeben

6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Extras  Überwachung  Vorgänge aktualisieren

7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Vorgänge in Bearbeitung  Laufende Vorgänge, die planmäßig begonnen wurden  Markieren der betreffenden Vorgänge  Extras  Überwachung  Projekt aktualisieren  Aktivierung: „Als 0 – 100% abgeschlossen festlegen“  Aktivierung: „Für ausgewählte Vorgänge“  Laufende Vorgänge, die zu früh oder zu spät begonnen wurden  Datum des tatsächlichen Beginns eingeben  Wert für „% abgeschlossen“ eingeben  Laufende Vorgänge, deren Dauer sich geändert hat  Extras  Überwachung  Vorgänge aktualisieren  Änderung der Dauer eingeben  Wert für „% abgeschlossen“ eingeben

8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Fortschrittslinie einblenden Extras  Überwachung  Fortschrittslinien... Fortschrittslinien zeigen grafisch an, welche Vorgänge innerhalb oder außerhalb des Zeitplans liegen. Bezugsdatum: Aktuelles Projektstatusdatum

9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Weitere Möglichkeiten  Ressourcenüberwachung  Eingabe der von einer Ressource erledigten aktuellen Arbeit  Aktualisierung der aktuellen Arbeit einer Ressource nach Zeiträumen  Anzeige der Abweichungen einer Ressource: „geplante Arbeit – aktuelle Arbeit“ Näheres: Mini-Leitfaden Project 2003  Kostenüberwachung  Eingabe der aktuellen Kosten von Vorgängen  Überprüfung der Abweichungen von Vorgangskosten zum Kostenrahmen  Kostenanalyse  Gesamtkosten des Projektes

10 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Aufgabe 5 : Projektdurchführung und Projektcontrolling (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 4 ist eine Projektüberwachung durchzuführen: 1.Führen Sie am nächsten jour fixe-Termin eine Projektüber- wachung mit MS Project durch und speichern Sie das Ergebnis in der Datei PD-Team_x.mpp 2.Erstellen Sie für das Projekt eine Meilenstein-Trend-Analyse, die zukünftig bei allen wöchentlichen jour fixe-Terminen fortzuschreiben ist. Abweichungen sind jeweils zu kommentieren. Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem „jour fixe“ und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten.

11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 Aufgabe 5 : Projektdurchführung und Projektcontrolling (2) Aufgabe der Projektleiter  Erstellung einer Präsentation PD-Team_ x.ppt  PSP und Basisplan  PSP (gemischt-orientierter)  Zeitplan, Ressourcenplan, Kostenplan (MS Project)  Aktueller Umsetzungsstand  Meilensteintrendanalyse (MTA)  Projektüberwachung mit Fortschrittslinie (Hardcopy MS Project)  Aktueller Status  Projekterfahrungen  Projektdurchführung mit MS Project  Projektarbeit  Erstellung der Jour fixe-Protokolle 4 und 5: P3-Team_x.doc, P4-Team_x.doc  Erstellung der MS-Project-Datei: PD-Team _x.mpp Abgabetermin für die Dateien: (an Dozenten und Assistenten schicken)

12 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Aufgabe 5 : Projektdurchführung und Projektcontrolling (3) Besondere Aufgabe für die BWL-er im Team  Erstellung einer aussagekräftigen Projektkurzbeschreibung für Ihr Projekt (nach Muster Projektkurzbeschreibungen.doc)  Abgabe mit den anderen Dateien spätestens zum durch den Projektleiter Hinweis: Die Projektkurzbeschreibungen werden zusammengeführt und gehen u.a. an die Pressestelle der Universität Würzburg


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