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Kann EDMS unsere Arbeit unterstützen? Vorstellung von EDMS.

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Präsentation zum Thema: "Kann EDMS unsere Arbeit unterstützen? Vorstellung von EDMS."—  Präsentation transkript:

1 Kann EDMS unsere Arbeit unterstützen? Vorstellung von EDMS

2 DESY (J.B.)2 Was ist EDMS ? Engineering Daten Management System

3 DESY (J.B.)3 Suchen einer technischen Zeichnung qohne EDMS mZeichnung im Büro vorhanden? mZeichnung suchen uArchiv uTelefon uRechner mAktualität prüfen In welchen Archiv liegt die Zeichnung ? Wer kennt sie? Ist sie vielleicht auf einem Rechner abgelegt? Wie aktuell ist sie ?

4 DESY (J.B.)4

5 DESY (J.B.)5

6 DESY (J.B.)6

7 DESY (J.B.)7

8 DESY (J.B.)8 EDMS ist.. q....die DV-Lösung, um den Produktentwicklungsprozess durch ein intelligentes Informationsmangement zu unterstützen. q EDMS unterstützt.... mdie Verwaltung aller zu diesem Produkt gehörenden Daten. malle zu diesem Prozess gehörigen Arbeitsabläufe.

9 DESY (J.B.)9 EDMS-Referenzarchitektur (*) nach CSC Ploenzke Benutzungsoberfläche Prozess- und Projektdaten- Management Daten- und Dokumenten- Management Engineering-Daten Soft - / Hardwareumgebung SchnittstellenSchnittstellen ToolumgebungToolumgebung Administration

10 DESY (J.B.)10 Kernfunktionalitäten: Benutzungsoberfläche Prozess und Projekt Management Daten und Dokumenten Management Soft - / Hardwareumgebung SchnittstellenSchnittstellen ToolumgebungToolumgebung Administration Produktbeschreibende Daten Administration: DatenmodellierungDatensicherung Benutzer-, Rollen- Datenverteilung und Rechteverwaltung Datenaustausch Zugriffskontrolle (Langzeit-)Archivierung Prozess- und Projekt- datenmanagement: - Freigabe-/ Änderungsmgmt - Workflow-/Mailfunktionalität und Dokumentenverteilung - Input-/ Outputmanagement - Viewing/ Redlining/ - Digital Mockup Daten- und Dokumentenmanagement: - Dokumentenmanagement - Daten-/ Stammdatenmgmgt. - Teilemanagement - Verwaltung von Strukturen und Sichten - Konfigurationsmanagement - Teileverwendungsnachweis - Klassifikation/SML

11 DESY (J.B.)11 Grundfunktion eines EDMS (z.B. CAD Anwender) erzeugen, ändern Lokale Dateien Informationserzeuger Informationsnutzer suchen, lesen, kommentieren Daten EDM-System Verwaltete Dateien Datenbank (Oracle)

12 DESY (J.B.)12 Das EDMS verwaltet alle ihm anvertrauten Informationen als Objekte und speichet sie an einem gesicherten Ort ( Vault ). Zwischen Objekten können Relationen definiert werden Attribute (“Metadaten”) von Objekten und Relationen werden in der Datenbank gespeichert. Der Zugriff auf diese Dateien ist nur über das EDMS möglich Verwaltete Dateien Datenbank Konzept des EDMS

13 DESY (J.B.)13 Dokument Datei Teil Benutzer Tätigkeit.... ist angehängt an beschreibt ist Eigentümer von wird ausgeübt von Objekte Relationen Strukturen Objekte und Relationen

14 DESY (J.B.)14 Teile und Dokumente Relation: Teil-Teil (besteht aus) Teile Baugruppe Einzelteil Struktur

15 DESY (J.B.)15 Teile und Dokumente Relation: Teil-Teil (besteht aus) Teile Dokumente 3D-Modell Spezifkation FEM- Berechnung Dateien Relation: Dokument-Datei (ist angehängt)

16 DESY (J.B.)16 Dokumente Dateien 3D-Modell Spezifkation FEM- Berechnung Teile und Dokumente Relation: Teil-Teil (ist Teil von) Teile Relation: Teil - Dokument (wird beschrieben)

17 DESY (J.B.)17 Dokumentenmanagement qDokumente haben Attribute (Metadaten), die im EDMS verwaltet werden. qUnterschiedliche Dokumenten- “klassen“ haben unterschiedliche Sätze von Attributen. qDateien müssen immer mit genau einem Dokument über die Relation „ist angehängt“ verbunden sein. Dokumente Dateien 3D-Modell Spezifkation FEM- Berechnung

18 DESY (J.B.)18 Dokumente werden durch Attribute beschrieben techn. Zeichnung - Maßstab - Blatt Nr. - erstellt - geprüft/genehmigt - Norm - Toleranzen -... Außerdem werden alle Dokumente durch folgende Attribute beschrieben: - Name, Beschreibung, Ersteller, Bearbeiter, Erstelldatum FEM Berechnung - Parameter Spezifikation - Auftraggeber - Beschreibung Montageanweisung Gültigkeit Zu jeder Dokumentenklasse gibt es unterschiedliche Sätze von Attributen

19 DESY (J.B.)19 Dokumenten- und Datei- Typen (Beispiele) Design-Dokument Spezifikation Fertigungs-Dokument z.B. Messprotokoll Technische Publikation z.B. TDR (allg.) Dokument: Memo, Rundschreiben... weitere Dokumententypen können zusätzlich definiert werden 2D-Zeichnung (.dwg) 3D-I-DEAS Modell (.prt) IGES (.igs) HPGL (.hpg) Grafik (.tif) Adobe Acrobat (.pdf) Postscript (.ps) Word-Datei (.doc) Objektklasse: generisches Dok. (GenDoc) Objektklasse: Data-Item (DataItem)

20 DESY (J.B.)20 Relationen Dokument - Datei ist beigefügt (Attach) ist abhängig (Depndncy) Dokument (GenDoc) Datei (File) nur 1 Dok.1 Dok. mit mehreren anderen 1 Dok mit. Datei nur 1 Datei mehrere Doc. mit einer Datei Date mit Datei erlaubt verboten 1 Dok. mit mehreren Dateien nur in bestimmten Ausnahmen (File) (GenDoc)

21 DESY (J.B.)21 Anwender Bert Bert ist angehängt beschreibt Datei durch Attribute Dokument speichert in Eintrag in Datenbank registriert erzeugt Datei Lokales Verzeichnis auf Betriebssystem-Ebene besitzt Arbeitsbereich von Bert Relationen Dokument (1) Datei (1) (n) ist beígefügt ist angehängt attaches is attached Objekte Dokument Datei Metaphase Bezeichnung IconBezeichnung Document file Grundlagen: Erzeugen von Dateien und Dokumenten im lokalen Arbeitsbereich

22 DESY (J.B.)22 Verwaltete Dateien des Vault Vault Der Besitz des Objekts (hier Dokument und Datei) wird vom Anwender auf den Vault übertragen Check in: Anwender Bert Arbeitsbereich von Bert Ebenso wie ein Anwender kann auch ein Vault Objekte besitzen. Dem Vault gehören alle Objekte, die er enthält

23 DESY (J.B.)23 Archive -vault Release-vaultBert Bert‘s work location Grundlagen Schema: Check -in & -out WIP-vault Rev A Seq 1 Rev A Seq 1 Rev A Seq 2 check in check out Rev A Seq 2 check in Attribute Revision Sequence User/Vault checked out frozen A 1 Bert true false A 2 Bert false A 1 WIP false Is checked out as A 2 WIP false 

24 DESY (J.B.)24 Archive -vault Release-vaultBert Bert‘s work location Schema: check -in & -out WIP-vault Rev A Seq 2 Attribute Revision Sequence User/Vault checked out frozen A 2 WIP false

25 DESY (J.B.)25 Automatisierung von Prozessen (life cycle) SFSF SFSF Arbeitsschritt: “durchführen” Arbeitsschritt: “freigeben” Arbeitsschritt: “benachrichtigen” Arbeitsschritt: “entscheiden” Erfolg Misserfolg Die einzelnen Arbeitsschritte werden vom System protokolliert

26 DESY (J.B.)26 Life Cycle: Dokumentenfreigabe LC- Status (Submit) Benachrichtigung ( , Inbox) Techn. Prüfung Ergebnis ok? Nein (revise) Ja (approve) Benachrichtigung Techn. Prüfung Benachrichtigung Bert (creator) Prüfer (reviewed by) Genehmiger (released by) working Vault Frozen FWIP revisedFWIP releasedT Re- leased revising Ergebnis ok? Nein (revise) Ja (approve)

27 DESY (J.B.)27 Möglichkeiten bei der Dokumentenfreigabe: Bert (creator) Prüfer (reviewed by) Genehmiger (released by) Bert Ernie Attributeinträge in der „Create Dokument“ Maske (kein Eintrag) Lifecycle überspringt Prüfprozess (keine Protokollierung in LH history (Selbtsfreigabe) Lifecycle fordert zur Selbstfreigabe auf (wird in LC-History protokolliert) (Fremdfreigabe) Lifecycle schickt Ernie Dok. in seine INBOX und benachrichtigt per (wird in LC-History protokolliert) In den verschiedenen Dokumentenklassen gibt es unterschiedliche Festlegungen, ob diese Attribute „MUSS“- Felder sind

28 DESY (J.B.)28 Vorteile: Dokumentenmanagement unter EDMS qDokumente sind für alle sichtbar qDokumente sind leicht auffindbar (ggf. Volltextsuche) qStatus ist bekannt qVersionsnr. werden automatisch erzeugt. qFreigabeprozess (einschl. Selbstfreigabe) wird unterstützt qVon jedem Dokument wird automatisch eine Kopie im „neutralem Format“ (z.B. pdf) erzeugt qSichere Verwahrung

29 DESY (J.B.)29 Einführung von EDMS in einer Arbeitsgruppe qAnforderungsanalyse: mWelche Dokumente wollen wir ablegen ? Wieviele ? mNach welchen Begriffen wollen wir suchen (-> Definition von Attributen) ? mWer darf was? (Rechte, Rollen, Gruppen) mWie ist unsere Arbeitsweise ? (Freigabeprozess) qPlanen mAufwandsabschätzung (Was muss zum existierenden System hinzugefügt werden ?) qUmsetzen mNeue Klassen, Rechte, Rollen, Gruppen implementieren mArbeitsabläufe definieren und implementieren mSchulungskonzept und –unterlagen entwickeln qSchulung der neuen Benutzer qSystemfreigabe für neue Gruppe mProduktive Daten können eingegeben werden


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