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Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität.

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1 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Thinking the long term: the XML-based publishing Workflow for handling electronic theses and dissertations at Humboldt-University Berlin Susanne Dobratz Head Electronic Publishing Group of Computer and Media Services/University Library, Humboldt-University Berlin, Germany

2 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Contents 1.Introduction: –Edoc-Server of Humboldt-University –long term preservation of ETDs 2.Trustworthy digital repositories 3.Organisational features of the edoc-Server 4.Technological features of the edoc-Server 5.The XML based publishing approch

3 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 The Edoc-Server of Humboldt-University Established in 1997, began with ETDs (optional) 2883 Publications (20. September 2005) from which –1028 dissertations –21 Historical (digitized) dissertations –273 Professorial dissertations –31 master and diploma theses DINI certificate in 2004 Concentrate on Open Access in 2005

4 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Short: DINI certificate issues The requirements and recommendations cover: Server Policy / Guidelines Authors support Legal issues Authenticity and integrity Catalogueing Access statistics Long term availability: self or cooperation

5 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Trustworthy digital repositories OAIS Compliance Administrative Responsibility Organizational Viability Financial Sustainability Technological and Procedural Suitability System security Procedural Accountability "Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities" (RLG; OCLC, Mountain View CA, 2002), attributes

6 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Organisational features of the edoc-Server Policy of the edoc Server Legal Issues Authors Support Maintenance of the service Usage of adequate technology Transparency of service, technology and workflow

7 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Policy The responsibility of the library is formulated as follows: “The collection mandate of Humboldt University Library consists of collecting, cataloguing, and archiving all the scientific documents published by the members of Humboldt University. It refers to digitally born documents as well as digital versions of printed documents. Also included are significant historic documents from the University Library and other institutions that are digitised due to terms of content, conservatory aspects, or the requirements of place- independent use.”

8 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Legal Issues Dissertation: publication as requirement to receive degree ETD: one option to fulfill duty Often parallel publication planned Authors sign a specific author publishing contract with the university library, –the university has reserved the non exclusive copyright –Provide open access to ETD –Deposit copy at German National Library –Provide a copy to a subject gateway Obey rights of others for used materials

9 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Authors Support Goal: XML as archival format for long term preservation purposes In order to receive convertable originals Support a selection of authoring formats: MS Office, LaTeX, Staroffice but with ETD specific document styles Provide online help, monthly tutorials, telephone support

10 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Maintenance of the service University established a joint electronic publishing group of Computer and Media Services (CMS) and University Library in 2002 with permanent staff Technology is integrated into the CMS network Cataluguing is integrated into the library workflow

11 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Usage of adequate technology Transparency of service, technology and workflow Consequent aquisition of new project fundings in order to keep up with technology Staff of Electronic Publishing Group is active within different national, international developments Continous documentation of the system and workflows Web server statistics

12 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Technological features of the edoc-Server Addressability Securing integrity and authenticity of the edoc-Server Securing integrity and authenticity of the documents Cataloguing Workflow Management

13 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Addressability: Persistent Identifiers urn:nbn:de:kobv: National Bibliographic Number Domain: Germany Subdomain: designations of library association Production number Check number official notation of university libraries

14 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Addressability: urn:nbn:de:kobv:

15 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Securing integrity and authenticity of the edoc-Server SUN Workstation with 2 x 300 MHz CPU und 1 GB RAM System maintenanace by CMS specialists Access control to hardware and system Use of secure access methods like SSH Integration into the CMS backup storage with IBM Tivoli Storage Management RAID System Using University Storage Area Network (SAN)

16 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Securing integrity and authenticity of the documents Use of digital signatures to be able to detect misuse

17 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Cataloguing: 1. Documents + metadata from author to library

18 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Cataloguing: 2. Documents + metadata from library to edoc-Server Use an own development: A Sybase/PHP based metadata database Supports a very flexible metadata schema, also journals, articles, etc. Feeds the browsing structure

19 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Cataloguing: 2. Documents + metadata from library to edoc-Server Formal Cataloguing –OPAC Library -> Metadata database Subject Cataloguing: –Regensburg Classification –DDC Subject Headings defined by the GermanNational Library –Abstracts german / english –Author‘s Keywords german / english

20 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Cataloguing: 3. Documents + metadata from edoc-Server to German National Library

21 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 ETD Workflow

22 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 The Ideal ETD Process ETD Submission Author System Checking uploaded ETD System Checked ETD Conversion Revision converted ETD Catalogueing Aquisition Deposit Archiving Metadata converted ETD Distribution

23 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Supporting the workflow

24 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 The XML based publishing approch XML choosen as preservation format: –ISO based standard –Vendor independent –Structure and information based on UNICODE –Widely used format Before Ingest into edoc documents need to undergo a first migration procedure –Service done by EPUB Group

25 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 document in PDF

26 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 PDF: behind the scenes but PDF/A is ISO standard

27 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Document in XML

28 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 to XML: via Word / Staroffice

29 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Presentation in HTML

30 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Summing Up Long term preservation puts various demands on an institutional repository, Organisationally Technologically One important issue is the document format and XML is a good basis to ensure future accesibility and readability of the stored documents But it‘s not a fully automated process

31 Dokumente Suche Autoreninfos Projekte Info/Hilfe © Arbeitsgruppe "Elektronisches Publizieren" des Rechenzentrum und der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Susanne Dobratz: Thinking the long term at ETD evolution through discovery, Syney, Australia, September 2005 Contact und Information Electronic Publishing Working Group Computer- and Media Servies/ University Library Humboldt- University Berlin Unter den Linden Berlin Susanne Dobratz:


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