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Lieferantendokumentation (für den Maschinen- und Anlagenbau) Der tekom-Leitfaden „Lieferantendokumentation“ Magali Baumgartner, Coperion GmbH Armin Burry,

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Präsentation zum Thema: "Lieferantendokumentation (für den Maschinen- und Anlagenbau) Der tekom-Leitfaden „Lieferantendokumentation“ Magali Baumgartner, Coperion GmbH Armin Burry,"—  Präsentation transkript:

1 Lieferantendokumentation (für den Maschinen- und Anlagenbau) Der tekom-Leitfaden „Lieferantendokumentation“ Magali Baumgartner, Coperion GmbH Armin Burry, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH tekom Regionalgruppentreffen Berlin-Brandenburg

2 Nur ein Beispiel ….

3 … und im Maschinen- und Anlagenbau?  Dokumentation von Lieferanten  Eigene Dokumentation  Zusammenfügen zur Gesamtdokumentation  Gesamtdokumentation = Alle Dokumente die dem Kunden geliefert werden

4 Das Spannungsfeld Vertrag Wirtschaft- lichkeit Gesetze und Normen Zeit

5 Das Problem  Konflikte zwischen Lieferant und Kunde: Umfang, Inhalt, Sprache, Liefertermin, Anzahl, Formate …  Internationalisierung (es wird nicht einfacher)

6 Die Mitglieder der Arbeitsgruppe Leitung Magali Baumgartner und Armin Burry  Patrick Arigbabu, Zürich, CH  Hannes Fokken, MEYER WERFT GmbH, Papenburg  Jörg Hennig, KBA-Bogenoffset, Radebeul  Rainer Kentrat, VAW-arvato, Neukirchen-Vluyn  Michael Leifeld, Polysius AG, Beckum  Olaf Ruhfus-Hartmann, Steuler Anlagenbau, Höhr-Grenzhausen  Hansruedi Steinhauer, Alstom Power Thermal Products - Gas Turbines, Baden, CH  Holger Weth, Siemens AG, Erlangen

7 Die Aufgabenstellung  Erstellen eines Leitfadens für das Problem „Lieferantendokumentation“  Lösungen aus der Praxis für die Praxis  Best practice

8 Die Zielgruppen des Leitfadens Firmen im Maschinen- und Anlagenbau und deren Lieferanten

9 Die Ziele des Leitfadens  Analyse der Strukturen und Einflussfaktoren  Konkrete und allgemein gültige Hilfestellung bei der Lösung der bestehenden Probleme und Konflikte  Bereitstellen von Formblättern und Checklisten aus der Praxis  Beitrag zum QM-System

10 Analyse - Kunden und Lieferanten

11 Analyse – Spiel mit 2 Unbekannten Vertrieb Einkauf Technische Redaktion

12 Analyse - Von der Stange oder maßgeschneidert Komponentenlieferanten: auftragsneutrale Dokumentation Systemlieferanten: umfangreiche auftragsbezogene Dokumentation

13 Die 8 Schritte zum Ziel Dokumentation bestellen Auftrags- bestätigung kontrollieren Dokumentation kontrollieren Dokumentation integrieren Hausstandard definieren Hausstandard kommunizieren Vertrag analysieren Anforderungen spezifizieren

14 Schritt 1 – Was ist ihr Produkt?  Normalausführung festlegen  Spezifisch für  Unternehmen  Produkt  Kunden   Klar und deutlich beSCHREIBEN Hausstandard definieren

15 Schritt 1 – Was ist ihr Produkt?  Dokumentationsarten  Formate, Sprachen, Dokumentname, Versandweg.... Hausstandard definieren DokumentationsartLieferterminZielgruppe Intern/ Extern Dokument Planungs- dokumentation Mit Auftrags- erteilung AbwicklungIMaschinen- aufstellungspläne Anlagenpläne Verbraucherlisten Schaltunterlagen Montage- dokumentation Vor Beginn der Montage i. d. R. Vertragstermin Baustellen- personal EMontagezeichnungen und –anleitungen Loseteillisten Handbücher Hausstandard kommunizieren

16 Schritt 2 - Bitte weitersagen! Interne Fachabteilungen  Vertrieb, Projektierung  Einkauf  Inbetriebnahme, Montage  Konstruktion, Entwicklung Externe Partner  Kunde, Consultant  Lieferant, Fremdfertiger  Zielgruppengerecht  Know-how Schutz Hausstandard kommunizieren

17 Schritt 3 - Schauen Sie genau hin!  Abweichungen vom Hausstandard  Erfüllbare und nicht erfüllbare Anforderungen  Termine  Nummerierungssysteme  Terminologie  Gliederung der Dokumente  Sprache  Softwareprogramme  Verstöße gegen geltendes Recht

18 Schritt 3 - Schauen Sie genau hin!  Nebenvertragliche Absprachen mit Lieferanten  Prüfung / Freigabe durch Kunde   Abweichungsliste Vertrag  Hausstandard  Nachverhandlung Anforderungen spezifizieren

19 Schritt 4 – Aufbereiten und anrichten  System = Viele Merkmale  Komponente = Wenig Merkmale  Lieferantenstandard  Für „Wiederholungstäter“  Klare Sachverhalte  Wirtschaftlich und effizient  Machbarkeit  Abweichungsliste Hausstandard  Lieferantenstandard Anforderungen spezifizieren Dokumentation bestellen

20 Schritt 5 - Wunschzettel  Dokumentation ist eine Ware, bitte spezifizieren  Eindeutig zuordenbar  Bestellnummer  Bestell-Position  Artikelnummer  Lieferadresse, Lieferort  ALLES muss bestellt werden!  Verzugsstrafen, Pönalen Auftrags- bestätigung kontrollieren Dokumentation bestellen

21 Schritt 6 – Alles klar?  Genau vergleichen  Schweigen heißt Zustimmung  Abweichungen reklamieren  Termine prüfen Dokumentation kontrollieren Auftrags- bestätigung kontrollieren

22 Schritt 7 - Wareneingang  Termine verfolgen Dokumentation kontrollieren

23 Schritt 7 - Wareneingang  Wareneingangskontrolle  Identifizieren der Ware  Formale Prüfung  Inhaltliche Prüfung  Kriterienkatalog  Qualifikation des Prüfers Dokumentation kontrollieren

24 Schritt 7 - Wareneingang  Systematische Reklamationserfassung  Fehlerbeschreibung  Fehlerursache  Sofortmaßnahmen  Korrekturmaßnahmen  Freigabe der Lieferung  Zahlungsfreigabe der Rechnung Dokumentation integrieren Dokumentation kontrollieren z.B. 4D-Report

25 Schritt 8 - Integrationsdebatte  Zugriff auf Informationen  Branche  Wirtschaftlichkeit  Haftung  Technik Dokumentation integrieren

26 Schritt 8 - Integrationsdebatte  Additive Integration  Integration durch Referenzieren  Selektive Integration  Integration mit Änderungen Dokumentation integrieren

27 Schritt 8 - Integrationsdebatte Dokumentation integrieren Die Kür

28 Lieferantenbewertung oder „Qualität ist das Maß der Erfüllung der Anforderungen“ Einkauf Technische Redaktion

29 Die Kür  Qualität kommt nicht von selbst  Lieferantenauswahl  Regelmäßige Bewertung  Lieferantenentwicklung

30 Ziel und Zweck  Der Leitfaden als Hilfestellung für die Organisation eines optimierten Prozesses rund um die Lieferantendokumentation  Standortbestimmung  Der Leitfaden als Argumentationshilfe gegenüber Entscheidungsträgern

31 Es gibt viel zu tun - fangen Sie an. Oder haben Sie noch Fragen?

32 Bezugsquelle: tekom-Geschäftsstelle Preis: für tekom Mitglieder: 35 € zzgl. Porto und Versand für Nicht-Mitglieder: 51 € zzgl. Porto und Versand Ansprechpartner: Magali Baumgartner – Armin Burry –

33 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit


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