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Seite 1 /11 © 2006-12 F + M Ä-Stand: 6 Ä-Datum: 08.02.2012 Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können.

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Präsentation zum Thema: "Seite 1 /11 © 2006-12 F + M Ä-Stand: 6 Ä-Datum: 08.02.2012 Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können."—  Präsentation transkript:

1 Seite 1 /11 © F + M Ä-Stand: 6 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.Prozessbeschreibung “Qualifikation und Weiterbildung” Freigabe QMB: Unterschrift, Datum Autor Prozessmanager: Unterschrift, Datum

2 Seite 2 /11 © F + M Ä-Stand: 6 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Prozessbeschreibung “Qualifikation und Weiterbildung” 1.Inhalt und Geltungsbereich dieser Prozessbeschreibung Diese Prozessbeschreibung stellt dar, wie in der Firma FUCHS + MÖLLER GmbH neue Mitarbeiter eingearbeitet werden, ihre Qualifikation gesichert wird, und sie selbst als Mitarbeiter gefördert und weiter fortgebildet werden. Ziel ist es damit – im Sinne der Unternehmensgrundsätze des Gesundheitshauses FUCHS + MÖLLER - - unabhängig von der Person für alle Mitarbeiter die bestmögliche Qualifizierung zu gewährleisten und - für das Unternehmen insgesamt ein optimales Niveau an Kompetenz zu erreichen. Dabei trägt der Vorgesetzte natürlich die Verantwortung, die geeigneten Mitarbeiter für die jeweilige Aufgabenstellung zu finden. Aber es ist auch seine Verantwortung, für diese Mitarbeiter geeignete Aufgaben zu formulieren und sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben zu führen und zu fördern. Die Verantwortung der Mitarbeiter ist es dagegen, frühzeitig ihren Weiterbildungsbedarf an die Führungskraft zu melden und aktiv bei der weiteren Qualifizierung mitzuwirken. Wie dies zu geschehen hat, ist in dieser Prozessbeschreibung niedergelegt. 2.Prozessmanager Die Verantwortung für diesen Prozess liegt bei Harald Fischer. Der Prozessmanager ist für die Definition, Pflege und Verbesserung des Prozesses verantwortlich. Dies beinhaltet alle Erfordernisse, um diesen Prozess gut zu leben, z.B. die Schulung der in diesem Prozess beteiligten Mitarbeiter, die Anforderung notwendiger Einrichtungen, oder auch die Festlegung der Prozesskennzahlen. Maßnahmen-Vorschläge für Abweichungen wie auch für erkannte Verbesserungspotentiale werden als Prozess-CAPA an die Unternehmensleitung in Besprechungen herangetragen. Die Umsetzung und ihre Überwachung liegt beim Prozessmanager. Prozessverbesserungen können per Mail an den QMB gesendet werden: . 

3 Seite 3 /11 © F + M Ä-Stand: 6 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Prozessbeschreibung “Qualifikation und Weiterbildung” 3.Prozesskennzahlen Die nachfolgenden Kennzahlen dienen dazu, die Qualitätsfähigkeit des Prozesses festzustellen, d.h. ob dieser Prozess gut ausgeführt wird und die eigentliche Leistung erzielt. Dazu werden in den quartalsweisen Q-Besprechungen Zielwerte und Grenzwerte für diese Kennzahl festgelegt. Der Prozessmanager berichtet dort den aktuellen Stand der Prozesskennzahlen. Kennzahl(en)BeschreibungFormelDaten-Quelle Qualifikations- beurteilung Nur mit entsprechender Qualifikation können kompetente Produkte und Leistungen zum Nutzen der Kunden erbracht werden. X = SchulnoteAuswertung aus Kundenbefragung 4.Prozessdokumentation Die Prozessdokumentation, d.h. jede aktuelle Version der Prozessbeschreibung sowie auch das Archiv der veralteten Dokumentationsstände, wird beim Prozessmanager in einem Ordner aufbewahrt. Die veralteten Versionen werden einfach auf dem Deckblatt mit dem Vermerk “veraltet” oder ähnlich mit Datum und Zeichen markiert. Gleiches gilt für die Schulungsaufzeichnungen, d.h. Teilnehmerlisten für interne Weiterbildungen, externe Zertifikate und Schulungs- bestätigungen – diese Aufzeichnungen werden bei der Geschäftsleitung aufbewahrt.

4 Seite 4 /11 © F + M Ä-Stand: 6 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Ablaufdiagramm Ablaufdiagramm “Qualifikation und Weiterbildung” Papier EDV Handlung Prüfung Legende Entscheidung Person, Organisation Mitarbeiter 2 Einarbeitung der neuen Mitarbeiter 2 Einarbeitung der neuen Mitarbeiter 3 Bestätigung 3 Bestätigung 5 Auswahl geeig- neter Maßnahmen 5 Auswahl geeig- neter Maßnahmen 1 Suche neuer Mitarbeiter 1 Suche neuer Mitarbeiter 7 ggf. Prüfung 6 Teilnahme an Qualif.-Maßnahme 6 Teilnahme an Qualif.-Maßnahme 9 Personal- Jahresgespräch Einarbeitungs- Plan Organi- gramm Funktions- Bild Q-Intranet PB 10 neue Aufgaben bzw. Weiterbildung Outlook 8 Bewertung der Qualif.-Maßnahme 8 Bewertung der Qualif.-Maßnahme Kunden- Zufriedenheit 4 Schulungs- planung 4 Schulungs- planung Q-Kennzahl Personal- gespräch Zertifikat Protokoll Mitarbeiter Vorgesetzter Unternehmens- leitung Vorgesetzter Quali- fizierungs- matrix

5 Seite 5 /11 © F + M Ä-Stand: 6 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  V FunktionsbildFunktionsbild  V EinarbeitungsplanEinarbeitungsplan  Prozessbeschreibungen  Q-Intranet  Stellenbeschreibung  Einarbeitungsplan V: Vorgesetzter (bzw. Unternehmensleitung) M: Mitarbeiter I: --- Prozess-SchrittBeschreibung 1 Suche neuer MitarbeiterSuche neuer MitarbeiterEs gibt verschiedene Notwendigkeiten, neue Mitarbeiter zu suchen: Erweiterung des Leistungs- angebotes des Unternehmens, eine beständig hohe Auftragslage, die zur maximalen Auslastung der jetzigen Mitarbeiter führt, oder auch, wenn ein Mitarbeiter eine neue Aufgabe in der Firma übernimmt oder gar die Firma verlässt und somit seine Stelle frei wird. Grundlage ist jedenfalls die Stellenbeschreibung. Für die zentralen Aufgabenstellungen bei FUCHS + MÖLLER gibt es ein ► Funktionsbild.Funktionsbild Bereits bei der Suche neuer Mitarbeiter kann das Aufgabenprofil (siehe Funktionsbild) als Vorlage für Personalanzeigen verwendet werden. Auch für das Bewerber-Gespräch bildet das Funktionsbild den Leitfaden und die Zielsetzung, anhand derer die Eignung des Bewerbers abgeprüft wird. Geeignete Medien und Methoden zur Suche und Findung neuer Mitarbeiter sind z.B. persönliche Empfehlungen, oder Stellenanzeigen in der Fach- und regionalen Tagespresse. 2 Einarbeitung neuer MitarbeiterEinarbeitung neuer MitarbeiterWenn ein neuer Mitarbeiter gefunden ist, und alle personalrechtlichen Angelegenheiten zur beider- seitigen Zufriedenheit geregelt sind, beginnt die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters bereits am ersten Tag: Der neue Kollege wird vom Unternehmensleiter begrüßt und dem Team vorgestellt. Ein Mitarbeiter aus dem Team wird als sein „Mentor“ benannt und betreut ihn insbesondere in allen organisatorischen Angelegenheiten. Der neue Mitarbeiter erhält eine Einweisung in das QM-System und die für ihn wesentlichen Prozesse. Die Führungskraft vereinbart einen ► Einarbeitungsplan, der exakt auf die Aufgabenstellung zuge- schnitten ist. Die Erledigung der einzelnen Inhalte wird jeweils im Einarbeitungsplan aktualisiert.Einarbeitungsplan PB “Qualifikation und Weiterbildung” Zurück zum Ablaufdiagramm

6 Seite 6 /11 © F + M Ä-Stand: 6 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  V EinarbeitungsplanEinarbeitungsplan  V FunktionsbildFunktionsbild  Organigramm  Schulungseinladungen in MS Outlook, SIC SaniVision, Kalender, etc. V: Vorgesetzter (bzw. Unternehmensleitung) M: Mitarbeiter I: --- Prozess-SchrittBeschreibung 3 Bestätigung des neuen MitarbeitersBestätigung des neuen Mitarbeiters Zum Abschluss der Einarbeitung erfolgt eine Bewertung des erreichten Qualifikationsniveaus des neuen Mitarbeiters. Unter Umständen kann es erforderlich sein, noch weitere Maßnahmen zu vereinbaren und die vorher festgelegte Einarbeitungszeit zu verlängern. Wenn die Einarbeitung zufrieden stellend verlaufen ist, wird dies im ► Einarbeitungsplan dokumentiert. Anschließend wird das Organigramm entsprechend aktualisiert und veröffentlicht.Einarbeitungsplan 4 SchulungsplanungSchulungsplanungAus der Funktionsbeschreibung und den Anforderungen für dieses Aufgabenprofil ergeben sich entsprechend erforderliche Qualifizierungsmaßnahmen: das können Schulungen zu gesetzlichen Themen (z.B. Betreiber-Verordnung nach MPG), zu fachlichen Themen (z.B. neuester Kassenvertrag der AOK) oder auch zu verhaltenstechnischen Themen (z.B. Telefonschulung) sein. Daneben können noch weitere Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen – je nach Ausbildungsstand des Mitarbeiters – individuell vereinbart werden. Die einzelnen Schulungsmaßnahmen werden von der Führungskraft als Microsoft Outlook-Einladung im Kalender des Mitarbeiters eingetragen, der dieser Einladung zusagen muss. Über die „Erinnerungsfunktion“ wird der Mitarbeiter frühzeitig an die Schulungsteilnahme gemahnt und kann die organisatorischen Notwendigkeiten (z.B. Anreise-Modalitäten bei externen Schulungen) rechtzeitig planen und umsetzen. Falls Schulungsmaterialien zur Vorbereitung erforderlich sind, z.B. für intern durchzuführende Schulungen, werden diese mit der Einladung (oder als „Aktualisierung“ in MS Outlook) an die Teilnehmer verteilt. Die MS Outlook Suchfunktion ermöglicht die Auflistung aller geplanten Schulungen für einen definierten Zeitraum PB “Qualifikation und Weiterbildung” Zurück zum Ablaufdiagramm

7 Seite 7 /11 © F + M Ä-Stand: 6 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  Schulungsangebote  V ProtokollProtokoll  Schulungsnachweise (ext. Zertifikate, interne Protokolle) V: Vorgesetzter (bzw. Unternehmensleitung) M: Mitarbeiter I: --- Prozess-SchrittBeschreibung 5 Auswahl geeigneter MaßnahmenAuswahl geeigneter Maßnahmen Die Auswahl geeigneter Schulungsmaßnahmen ist Sache der Führungskraft. Aber es ist natürlich gern gesehen, wenn der Mitarbeiter selbst Anregungen zu den Themen und zu möglichen Schulungs- anbietern einbringt. Schulungsmaßnahmen dienen nicht nur der Qualifizierung, sondern sie sind auch als Motivations- und Förder-Maßnahme zu betrachten. Daher darf ein Mitarbeiter es durchaus auch als Honorierung seines Engagements und seiner Leistung betrachten, wenn ihm eine kostenintensive Weiterbildungs- maßnahme bewilligt wird. Bei der Auswahl externer Schulungsanbieter ist deren Kompetenz zu berücksichtigen – etwaige Zertifizierungen, aber auch die Angabe von Referenzkunden kann hier helfen, die Qualität dieser Weiterbildungseinrichtung bereits vorher zu bewerten. Bei der Auswahl interner Trainer aus dem Team ist die nachweisliche Qualifizierung dieses Mitarbeiters zu prüfen. 6 Teilnahme an QualifizierungsmaßnahmenTeilnahme an Qualifizierungsmaßnahmen Die Teilnahme an vereinbarten und geplanten Schulungsmaßnahmen ist für die Mitarbeiter verpflichtend. Sollte aus zwingendem Grund kurzfristig keine Teilnahme möglich sein (z.B. wenn dringende Kundenprojekte erledigt werden müssen), muss dies mit der Führungskraft vorher abgestimmt sein. (Natürlich gilt dies nicht für Krankheit oder ähnliches!) Der Mitarbeiter muss hierzu eine Absage (z.B. über den MS Office-Kalendereintrag) an die Führungskraft geben – so kann dieser die Schulung erneut planen. Interne Schulungen werden vom Trainer auf dem ► Protokoll dokumentiert – die Mitarbeiter zeichnen ihre Teilnahme mit ihrer Unterschrift ab.Protokoll PB “Qualifikation und Weiterbildung” Zurück zum Ablaufdiagramm

8 Seite 8 /11 © F + M Ä-Stand: 6 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  V ProtokollProtokoll  Kundenzufriedenheitsbefragung zur Qualität der erbrachten Leistungen V: Vorgesetzter (bzw. Unternehmensleitung) M: Mitarbeiter I: --- Prozess-SchrittBeschreibung 7 ggf. Prüfungggf. PrüfungJede interne Schulung endet mit einer kurzen Prüfung, um den Schulungserfolg zu bewerten. Diese kann mündlich oder mit einem kurzen schriftlichen Test erfolgen (vor allem bei gesetzlichen Themen wie dem MPG soll es eine schriftliche Prüfung sein). Erst dann wird das Protokoll für diese Schulung vom Trainer abgezeichnet. Bei externen Schulungen kann eine Prüfung erfolgen – dies ist aber von Seminaranbieter zu Seminaranbieter unterschiedlich. Wenn irgend möglich, werden aber solche Seminaranbieter bevorzugt, die eine Abschlussprüfung durchführen. Auf alle Fälle aber müssen die Mitarbeiter ihrem Vorgesetzten über ihre Lernerfahrung aus dem jeweiligen Seminar oder der jeweiligen Weiterbildungsveranstaltung berichten. Dazu gehören durchaus auch Kongresse oder Messen, bei denen wichtige Kontakte hergestellt, neue Produkte kennengelernt und möglicherweise neue Leistungsangebote präsentiert wurden, was direkten Einfluss auf die Qualität der Leistungen des Gesundheitshauses FUCHS + MÖLLER haben kann. Falls es für das gesamte Team interessant ist, sollte der Teilnehmer nicht nur an den Vorgesetzten, sondern auch kurz an alle berichten. 8 Bewertung der QualifizierungsmaßnahmeBewertung der Qualifizierungsmaßnahme Schulungen, die zu theoretischen Themen durchgeführt werden, z.B. zum MPG, zu QM etc., sollen nach Möglichkeit mit einer schriftlichen Prüfung / Test abgeschlossen werden. Unter Umständen muss ein Mitarbeiter nachgeschult oder auch mit anderen Aufgaben versehen werden, oder auch ein Seminaranbieter wird bei ungenügender Leistung zukünftig nicht mehr berücksichtigt werden. PB “Qualifikation und Weiterbildung” Zurück zum Ablaufdiagramm

9 Seite 9 /11 © F + M Ä-Stand: 6 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  Stellenbeschreibung  Schulungsnachweise  V PersonalgesprächPersonalgespräch  Personalgespräch (Vorjahr) bzw. Einarbeitungsplan Einarbeitungsplan  Personal-JahresgesprächV: Vorgesetzter (bzw. Unternehmensleitung) M: Mitarbeiter I: --- Prozess-SchrittBeschreibung 9 Mitarbeiter-JahresgesprächMitarbeiter-JahresgesprächEinmal jährlich führt der Vorgesetzte (bzw. Unternehmensleitung) ein Mitarbeiter-Gespräch mit jedem einzelnen Mitarbeiter. Als Grundlage dienen die Mitarbeitergespräche des Vorjahres, oder – bei neuen Mitarbeitern – der ► Einarbeitungsplan. In diesem Gespräch werden in offener Atmosphäre die Qualifikationssituation des Mitarbeiters, seine bisherigen Aufgaben, die daraus abgeleiteten Ziele und eventuelle Verbes- serungs- oder Veränderungsmöglichkeiten diskutiert. Dabei füllt der Mitarbeiter für sich, und der Vorgesetzte jeweils die Vorlage ► „Personalgespräch“ aus. Im Gespräch selbst vergleichen beide ihre Ergebnisse, wobei sowohl voneinander abweichende, aber auch gleichermaßen negative Bewertungen Anlass zur tieferen Analyse sind.Einarbeitungsplan„Personalgespräch“ Ziel ist es, eine Standortbestimmung für den Mitarbeiter vorzunehmen und dabei festzustellen, ob er mit seinen Fähigkeiten und Neigungen für dieses Aufgabenprofil geeignet ist, ob es andere, adäquatere Aufgaben gibt, ob die Weiterbildungssituation ausreichend war oder weitere Fördermaßnahmen durchgeführt werden sollen, oder ganz einfach, ob sich der Mitarbeiter an diesem Platz und mit diesen Aufgaben und Zielen wohl fühlt. Denn nur wenn dies alles gewährleistet ist, können gute Leistungen erreicht werden. („Wirksamkeit von Schulungen“) Dazu werden die Schulungsnachweise des Vorjahres herangezogen und geprüft. Die ► Funktionsbilder werden im Rahmen der jährlichen Mitarbeitergespräche auf ihre weitere Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit hin kontrolliert und bei Bedarf überarbeitet.Funktionsbilder PB “Qualifikation und Weiterbildung” Zurück zum Ablaufdiagramm

10 Seite 10 /11 © F + M Ä-Stand: 6 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  Mitarbeiter-Jahresgespräch (Vorjahr) bzw. Einarbeitungsplan  Schulungsplanung in MS Outlook, SIC Sanivision, Kalender, etc.  Organigramm V: Vorgesetzter (= Unternehmensleitung) M: Mitarbeiter I: --- Prozess-SchrittBeschreibung 10 Entscheidung über weitere Entwicklung des MitarbeitersEntscheidung über weitere Entwicklung des Mitarbeiters Als Ergebnis des Mitarbeiter-Jahresgesprächs werden ggf. weitere Weiterbildungsmaßnahmen vereinbart oder gar ein neues Aufgabenfeld für den Mitarbeiter gewählt. In diesem Fall sind möglicherweise Einarbeitungsmaßnahmen für die neuen Herausforderungen notwendig, jedenfalls aber das Organigramm zu prüfen, ob es ggf. angepasst werden muss. PB “Qualifikation und Weiterbildung” Zurück zum Ablaufdiagramm

11 Seite 11 /11 © F + M Ä-Stand: 6 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Änderungs-Änderungs-AutorÄnderungen stand datum W.EichhornErste zusammengeführte Ausgabe für das Gesundheitshaus FUCHS+MÖLLER GmbH im Rahmen der QM-Restrukturierung – damit werden die Regelungen des vorherigen QM-Handbuchs zum Thema Qualifikation und Weiterbildung mit allen bisherigen Arbeitsanweisungen (AA) und Formblättern (FB) ungültig W.EichhornKonkretisierungen auf Seite 4 Ablaufplan hinsichtlich der Bewertung der Schulungs- maßnahme und auf Seite 8 Ergänzung, dass gesetzliche Themen wie z.B. MPG mit schriftlicher Prüfung abgeschlossen werden sollen W.SiegmundAnpassung der Vorlagen: - „V Stellenbeschreibung“ wird ersetzt durch „V Funktionsbild“ - „V Mitarbeitergespräch“ wird ersetzt durch „V Personalgespräch“ Außerdem kann die Schulungsplanung nicht nur in Microsoft Outlook, sondern auch in SIC SaniVision oder auf üblichen Kalendern geschehen (Nr. 4 „Schulungsplanung“) W.SiegmundAnpassung und Korrektur aufgrund von Feststellungen im DQS-Zertifizierungsaudit: - Löschen der Qualitätskennzahlen, da diese so nicht mehr erfasst werden (Seite 3) - Schulungen werden in Outlook im Öfffentlichen Ordner „Veranstaltungskalender“ ein- getragen (Nr. 4, Seite 6) - Schriftliche Prüfungen nur für Schulungen zu theoretischen Themen (Nr. 8, Seite 8) W.SiegmundAnpassung des Layouts auf die FUCHS+MÖLLER GmbH & Co.KG W. SiegmundAblaufdiagramm Seite 4: Qualifizierungsmatrix ergänzt. Änderungshistorie für dieses Dokument


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