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Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld.

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Präsentation zum Thema: "Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld."—  Präsentation transkript:

1 Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld

2 Warum wird eine Inventur durchgeführt? Allgemeines zur Inventur Die Verpflichtung zur Inventur ergibt sich aus §§ 70, 71 KommHV-Doppik, aus § 240 Handelsgesetzbuch (HGB) i.V.m. §§ 140 und 141 der Abgabenordnung (AO). Nach diesen Vorschriften sind aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen eine kommunale Eröffnungsbilanz und darauffolgende Abschlüsse zu erstellen. Die ordnungsgemäße Inventur ist eine Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.

3 Wer ist von der Inventur betroffen? Allgemeines zur Inventur LandratsamtSchulen Kreiseigene Galerien, Museum Außenstellen des Landratsamtes Bauhöfe

4 Vorarbeiten Unterlagen Die Anlagenverwaltung muss im Vorfeld einer jeden Inventur folgende Unterlagen erstellen bzw. aktualisieren: Allgemeine Folgeinventurrichtlinie mit Bewertungsleitfaden für alle Verwaltungs- einrichtungen, Schulen und sonstige kommunale Einrichtungen des Landkreises Rhön- Grabfeld Sachplan Zeitplan Personalplan Zähllisten Diese Unterlagen, Zähllisten nur als Blankovordruck, sind jederzeit im Intranet „www.rhoen-grabfeld.int“ unter „Intranet Landkreis und Kommunen“ - „Informationen“ - „Doppik Landkreis“ oder im Internet „www.rhoen-grabfeld.de“ - „Service und Einrichtungen“ - „Einrichtungen“ - „Bildung“ - „Schulen A-Z“ - „Doppik“ abrufbar.

5 Sachplan Unterlagen Im Sachplan werden die Inventurfelder nach örtlichen und/oder sachlichen Gesichts- punkten festgelegt. Inventur- bereich Inventur-Nr. Verantwortlicher des Inventurbereiches (Aufnahmeleiter) Ansprechpartner für die Anlagenverwaltung, dieser bekommt sämtliche Unterlagen genaue Bestimmung des Inventurbereichs Auszug aus dem Sachplan

6 Zeitplan Unterlagen Im Zeitplan wird der zeitliche Ablauf der körperlichen Inventur festgelegt und gemeinsam mit dem Personalplan an die Inventurbereiche verschickt. Legt fest, bis wann der Personalplan zurückgegeben werden muss. Ganz wichtig ist der INVENTURZEITRAUM! Die körperliche Inventur MUSS in diesem Zeitraum durchgeführt werden. Bis zu diesem Datum sind die bearbeiteten Zähllisten an die Anlagenverwaltung zurückzugeben. Nach Absprache ist eine Verlängerung möglich.

7 Personalplan Unterlagen Der Personalplan wurde bereits mit dem Informationsschreiben Mitte November verschickt. Hier werden die Aufnahmeteams eingeteilt. Frau Müller Herr Meier Herr Kirchner Erdgeschoss Frau HuberFrau Schmitt Frau Huber Zimmer 100 - 150 Tipps zum Einteilen der Aufnahmeteams: 1.Teilen Sie nicht zu viele Aufnahmeteams ein! 2.Keine Einteilung nach Fach- schaften! 3.Nur 1 Team pro Raum! Erst nach Abgabe des ausgefüllten Personalplans erhalten Sie rechtzeitig vor Beginn des Inventurzeitraumes die Zähllisten!!!

8 Inventaraufkleber Durchführung Die Anlagenverwaltung unterscheidet folgende Inventaraufkleber: Rote Inventaraufkleber in der alten und neuen Version 12345 Der Gegenstand ist in der AnBu aufgenommen. Der Aufkleber ist mit der Inventarnummer aus der AnBu beschriftet. Blaue Inventaraufkleber Der Gegenstand, der mit diesem Aufkleber versehen ist, wurde geprüft, fällt jedoch unter die Wertgrenze. Er ist in der AnBu nicht aufgenommen und ist für Inventuren nicht mehr relevant. Der blaue Aufkleber dient als Kennzeichnung hierfür. 142014 Ein Gegenstand der Informationstechnik, der zwar im internen Verzeichnis der EDV-Stelle enthalten ist, jedoch nicht inventarisiert wurde. Hinweis: Sind Inventaraufkleber nicht mehr lesbar, melden Sie sich bei der Anlagenverwaltung. Im Jahr 2013 wurde ein Etikettendrucker angeschafft, der gewährleistet, dass Inventaraufkleber nicht mehr verwischen oder verblassen!

9 Auftrag an die Aufnahmeteams Durchführung 1.Prüfen, ob die eingetragenen Vermögensgegenstände auf der Zählliste vorhanden sind. 2.Kontrolle, ob sich Gegenstände ohne Inventaraufkleber im Raum befinden. 3.Erfassen von weiteren Vermögensgegenständen mit roten Inventaraufklebern in die Zählliste. 4.Erfassen von Gegenständen ohne Inventaraufkleber. 5.Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern nicht in die Zähllisten erfassen. Bitte darauf achten, dass auch Gegenstände der IT (Rechner, Wyse C10LE, Drucker, Scanner, Faxe etc.) geprüft und ggf. in die Zähllisten aufgenommen werden müssen!

10 Gegenstände, die nicht in die Zähllisten aufgenommen werden müssen Durchführung Abfall, Schrott Verbrauchsmaterial (Kreide, Papier, Stifte...) Leihgaben & geleaste Gegenstände Schülertische- & stühle Gebäudebestandteile (Aufzug, Klimaanlagen…) selbstentwickelte Software Kleinteile speziell in Physik, Chemie,… Klammern, Spulen, Kabel Rollos, Gardinen...Kleine Sportgeräte Kleinere WerkzeugeSchaufel, Rechen, Besen… Weitere Details finden Sie in der Folgeinventurrichtlinie unter Punkt 2.2.1.3.3, Seite 15 Fremdeigentum

11 Die Zählliste Durchführung 1 Inventur-Nr. bzw. AOD-Nr. Inventurbereich Standort, Raum Vorhandene Vermögensgegenstände in der Anbu Hier können weitere Vermögensgegenstände eingetragen werden. Zähllisten-Nr.

12 Ablauf Durchführung Das Aufnahmeteam erhält vom Aufnahmeleiter die entsprechenden Zähllisten der zugewiesenen Räumen. Das Aufnahmeteam betritt den Raum und verschafft sich einen Überblick. Bevor Sie nun loslegen, denken Sie bitte an folgendes: 1.Die Eintragungen in den Zähllisten sind mit dokumentenechten, blauen Stift durchzuführen! 2.Eine Eintragung mit Bleistift ist unzulässig. 3.Die Eintragungen in den Zähllisten dürfen nicht nachträglich entfernt werden. 4.Sind falsche Eintragungen gemacht worden, so sind diese durchzustreichen und die Korrektur in einer neuen Zeile einzutragen. Dabei ist zu beachten, dass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleiben muss.

13 Ablauf Durchführung 1.Prüfen, ob die werthaltigen Vermögensgegenstände, die bereits auf der Zählliste für den Raum aufgeführt sind, vorhanden sind. 11516 Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH 11517 Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH PC, Wyse C10LE 120432

14 Eintragung in die Zählliste Durchführung a)Wenn ja, ist der Gegenstand auf der Zählliste abzuhacken und gleichzeitig die Funktionsfähigkeit zu prüfen. 1 X X X X X X Die Funktionsfähigkeit muss nur stichprobenartig kontrolliert werden, denn bei Benutzung des Gegenstandes wird die Funktionsfähigkeit vorausgesetzt.

15 Ablauf Durchführung 1.Prüfen, ob die werthaltigen Vermögensgegenstände, die bereits auf der Zählliste für den Raum aufgeführt sind, vorhanden sind. 13865 Handdiktiergerät, Grundig Sh 10 ? Das Handdiktiergerät war defekt und wurde zum 15.05.2014 ausgesondert. Bitte auch in den Schränken prüfen, ob sich dort noch werthaltige Vermögensgegenstände befinden.

16 Eintragung in die Zählliste Durchführung b)Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen. Möglichkeit 1: Aussonderung 1 X X X X X X Defekt, ausgesondert zum 15.05.14

17 Eintragung in die Zählliste Durchführung b)Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen. Möglichkeit 2: Verkauf 1 X X X X X X Verkauf an Fr. Werner, 10 €, 15.05.14

18 Eintragung in die Zählliste Durchführung Melden Sie den Abgang des Handdiktiergerätes bereits mit der nach Punkt 2.2.1.2 der Folgeinventurrichtlinie erforderlichen Halbjahresmeldung, erscheint das Gerät auf den Zähllisten nicht. Die Halbjahresmeldung kann formlos per E-Mail an anlagenbuchhaltung@rhoen-grabfeld.de oder mittels dem nun mit dem PC ausfüll- und speicherbaren Formular „Zu-Abgang u Standortwechsel_NEU “ gemeldet werden. anlagenbuchhaltung@rhoen-grabfeld.de

19 Eintragung in die Zählliste Durchführung b)Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen. Möglichkeit 3: Standortänderung 1 X X X X X X Neuer Standort: Zimmer 208 Bei Angabe des Standortes bitte immer die Raumnummer angeben. Sie erleichtern uns die Arbeit, wenn Sie bereits bei der Kontierung auf der Rechnung die Raumnummer angeben.

20 Ablauf Durchführung 2.Prüfen, ob sich weitere Gegenstände mit rotem Inventaraufkleber im Raum befinden. 140122 Drucker, Kyocera FS-4100DN 16703 Stuhl, Bürodrehstuhl m. Armlehnen, Bezug schwarz

21 Eintragung in die Zählliste Durchführung a)Weitere Gegenstände mit rotem Inventaraufklebern in der Zählliste unter „weitere Vermögensgegenstände“ aufführen! 1 X X X X X X Neuer Standort: Zimmer208 140122 Drucker, Kyocera FS-4100DN S2ELD808 109.03.14 545,02 16703 Bürodrehstuhl m. Armlehnen 1 15.11.14 391,31 X X X X

22 Ablauf Durchführung 3.Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern, die sich im Raum befinden. festeingebauter Wandschrank wurde als Gebäudebestandteil bewertet Besucherstuhl AKH unter 150,00 € netto Beistelltisch AKH unter 150,00 € netto Schreibtisch Anschaffung vor 2009. Bei der Erstbewertung lag die Grenze der AHK bei > 500,00 € netto. Bildschirm AKH unter 150,00 € netto Telefon Anschaffung vor 2009. Bei der Erstbewertung lag die Grenze der AHK bei > 500,00 € netto. Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern werden nicht in die Zähllisten eingetragen. Die Gegenstände wurden bereits durch die Anlagenverwaltung geprüft und fallen entweder unter die Wertgrenze oder die Nutzungsdauer ist überschritten. Der blaue Inventaraufkleber dient als Kennzeichnung dieser Gegenstände. 130456

23 Ablauf Durchführung 4.Prüfen, ob sich Gegenstände ohne Inventaraufkleber im Raum befinden. 2 Stück Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH

24 Eintragung in die Zählliste Durchführung X X a)Gegenstände ohne Inventaraufkleber in der Zählliste unter „weitere Vermögensgegenstände“ aufführen! 1 X X X X X X Neuer Standort: Zimmer208 140122 Drucker, Kyocera FS-4100DN S2ELD808 109.03.14 545,02 16703 Bürodrehstuhl m. Armlehnen 1 15.11.14 391,31 Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH 2 23.07.14 343,95 Hinweis: Bei Gegenständen ohne Inventaraufkleber bitte eine aussagekräftige Beschreibung und soweit möglich Anschaffungsdatum, evtl. –wert, ggf. die Seriennummer angeben. X X X X

25 Ablauf Durchführung 5.Prüfen, ob sich Gegenstände im Raum befinden, die gespendet oder geschenkt wurden. Spenden und Geschenke müssen immer belegt werden! Daher bitte eine Rechnung oder ein sonstiges Dokument beilegen aus dem der Wert des Gegenstandes und das Anschaffungsdatum hervorgehen. Diese Gegenstände sind wie Vermögensgegenstände ohne Inventaraufkleber zu behandeln und in die Zählliste einzutragen.

26 Ablauf Durchführung 6.Prüfen, ob sich Gegenstände im Raum befinden, die nicht Eigentum des Landkreises Rhön-Grabfeld sind. Gegenstände, die Eigentum von Kollegen oder anderen Institutionen sind, sollten vom Eigentümer gekennzeichnet werden.

27 Ablauf Durchführung 7.Wurden alle Gegenstände geprüft?

28 Zählliste abschließen Durchführung X X 1 X X X X X X Neuer Standort: Zimmer208 140122 Drucker, Kyocera FS-4100DN S2ELD808 1 09.03.14 545,02 16703 Bürodrehstuhl m. Armlehnen 115.11.14 391,31 Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH 2 23.07.14 343,95 Herr Straub 07.01.2015 Straub Frau Werner 07.01.2015 Werner Herr Miller 07.01.2015 Miller Freie Zeilen sind zu entwerten. Die Zählliste ist vom Aufnahmeteam sofort zu unterschreiben. Die Aufnahmeleitung unterschreibt nur die Zähllisten, die sie stichprobenartig geprüft hat. X X X X

29 Zählliste abschließen Durchführung I50 Büro 1.0, 2.0, 3.0, 4.0, 2.1 2 NES, Landratsamt, Hauptgebäude, Zimmer 209, 1. OG Herr StraubFrau Werner 07.01.2015 Straub 07.01.2015 Werner Auch leere Zähllisten sind zu entwerten und zu unterschreiben. Es müssen immer zwei Unterschriften pro Zählliste getätigt werden.

30 Sonderfall: Serverraum Durchführung Nach Absprache mit der EDV-Stelle wurde eine „Inventarliste Serverraum“ entwickelt, die von den Kollegen der EDV-Stelle am Serverschrank oder Tür zum Serverraum angebracht wurde. Die EDV-Stelle trägt die Veränderungen während des Jahres in die Liste ein. Die Zählliste bitte mit der Liste abgleichen und unterschreiben und eine Kopie der „Inventarliste Serverraum“ den Inventurunterlagen beilegen.

31 Neuer Raum Durchführung Nachdem der Raum fertig ist und die Zähllisten abgeschlossen wurden, erfolgt der Wechsel in einen neuen Raum.

32 Unklarheiten? Wenden Sie sich an die Anlagenverwaltung! Herr Straub 09771 94-210 Frau Werner 09771 94-205

33 Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Inventur.


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