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Heymann & Partner Übersicht EVB-IT Service Dr. Lars Lensdorf Heymann & Partner Rechtsanwälte Taunusanlage 1 60329 Frankfurt.

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1 Heymann & Partner Übersicht EVB-IT Service Dr. Lars Lensdorf Heymann & Partner Rechtsanwälte Taunusanlage Frankfurt

2 Bedeutung und Anwendungsbereich EVB-IT Service EVB-IT  AGB der öffentlichen Hand beim Bezug von IT-Leistungen; i.d.R. ausgewogen.  EVB-IT decken die unterschiedlichsten Beschaffungsgegenstände ab.  März 2014: Veröffentlichung der EVB-IT Service. Anwendungsbereich EVB-IT Service  Detaillierte Regelung von IT-Services; komplexes Vertragswerk.  11 potentielle Tätigkeitsfelder: Wiederherstellung/Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft; Überlassung neuer Programmstände; Hotline; Rufbereitschaft; Vor-Ort-Service; Lizenzmanagement; Abwicklung von Ansprüchen des Auftraggebers gegen Dritte; Datensicherung; Besondere Leistungen in Bezug auf Systemkomponenten; Schulung; Sonstige.  Teilw. Überschneidungen mit EVB-IT System, Systemlieferung, Erstellung; aber: detaillierter sowie separat verwendbar. 2

3 Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff. 1.3 (Gegenstand)  Serviceleistungen sind i.d.R. Werkleistungen. TIPP: Spezifizieren, welche Leistungen als Werkleistungen betrachtet werden (Rechtsklarheit, bspw. bzgl. Abnahme, Gewährleistung). Ziff. 1.7 (Gegenstand)  Regelung zur Verwendung automatisierter Verfahren, z. B. Lizenzmanagement, Monitoring-Tools, Ticketsystem.  Produkt muss im Angebot bezeichnet werden; darf keine den Interessen des AG zuwiderlaufende Funktionalitäten aufweisen (z.B. Ausspähen von Daten).  Auswechseln bzw. Einsatz einer neuen Version bedarf der ausdrücklichen Einwilligung des AG. TIPP: Regelungen zur Einwilligung im Servicevertrag erweitern; ggf. Einwilligung durch Anzeige ersetzen. 3

4 Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff. 2.1 (Bestandsaufnahme)  Übernahme eines fremden Systems; umfassende Überprüfungspflicht des AN.  AG muss Zugang zu Systemen und zu relevanten Verträgen gewähren.  Störungen, die bei Bestandsaufnahme vorhanden aber nicht erkannt rechtfertigen grds. keine Anpassung der Vergütung (siehe Ziff ). TIPP:  Regelung bzgl. Umständen, die erst nach Bestandsaufnahme zu Tage treten.  Für AG: Prüfung, dass Bereitstellung von Informationen zulässig. Ziff (Überlassung neuer Programmstände von Standard/Individual-SW)  Erstellung spezieller Programmstände (bspw. zur Umsetzung rechtlicher Anforderungen), wenn diese nicht verfügbar.  Pflicht zur Bereitstellung einer Übergangslösung. TIPP:  Sicherstellen, dass a) Verpflichtung durch Vertrag mit Dritten abgedeckt ist oder b) AN über die notwendigen Materialien/das Know-how verfügt. 4

5 Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff (Installation, Customizing, Integration neuer Programmstände der Standard-SW)  Hinweispflicht des AN bzgl. Konsequenzen für das IT-System.  Bekannte Inkompatibilitäten, Fehler explizit genannt.  Durchführung eigener Überprüfung unklar TIPP: Regelung zur Überprüfung aufnehmen. Ziff. 2.4 (Hotline)  Personelle und technische Ausstattung der Hotline; Aufkommen an Fragen zur Nutzung/Störungsmeldung ist zu berücksichtigen. TIPP:  Bei Übernahme eines vorhandenen Systems (Bestandsaufnahme) bisheriges Call-Aufkommen analysieren.  Wenn keine Analyse nicht möglich (fehlendes Datenmaterial, Neuerstellung), (vertragsstrafenfreier) Verifikationszeitraum mit Anpassungsmöglichkeit.  Einspielen neuer größerer Programmstände beachten. 5

6 Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff (Nutzung alter Programmstände)  AG ist berechtigt, alte Programmstände zu nutzen; AN muss dann entsprechendes Know-how vorhalten. TIPP: Pflicht zur Übernahme neuer Programmstände, ansonsten Recht zur Anpassung der Vergütung bei Mehraufwand vereinbaren. Ziff. 5 (Nutzungsrechte an Entwicklungen)  AG erwirbt grds. nur nicht-ausschließliche Rechte ( ). TIPP: sofern AG stärkere Position wünscht, ist gesonderte Regelung erforderlich. Ziff. 7 (Reaktions-/Erledigungszeiten)  Wenn keine Reaktionszeiten vereinbart, „unverzüglich“ (7.1) => § 121 I BGB = ohne schuldhaftes Zögern (sofort); Erledigung in angemessener Frist (7.1). TIPP: angemessene Reaktionszeiten vereinbaren; Servicevertrag sieht ausdrücklich Tabelle vor (Ziff ). 6

7 Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff. 8 (Austausch von Geräten/Ersatzgeräte)  Hinweispflicht des AG, wenn ausgetauschter Gegenstand Datenträger enthält (Ziff. 8.5). TIPP:  AG sollte sich nicht (nur) auf Hinweispflicht verlassen; bei personenbezogenen Daten verantwortliche Stelle.  Mögliche Haftung bei Datenverlust/Reputationsschäden berücksichtigen. Ziff. 9 (Testsystem)  Testsystem ist vom AG bereit zu stellen; AN betreut.  Aber: AN ist für Aktualität des Testsystems verantwortlich; insbesondere für Testdaten (Ziff. 9.3).  Personenbezogene Daten aus Produktivsystem müssen anonymisiert werden (Kosten!). TIPP: Verantwortung für Testdaten regeln; bei Kosten beachten. 7

8 Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff. 11 (Mitteilungspflichten des AN)  Umfassende Mitteilungspflichten; u. a. wenn a) IT-System, technische Maßnahmen oder Abläufe des AG nicht (mehr) aktuellem Stand der Technik/ Anforderungen der IT-Sicherheit entsprechen oder b) Änderungen bei Normen (EB, DIN, ISO) eintreten, die Auswirkungen auf Leistungserbringung haben. TIPP: Hinweispflichten konkretisieren. Ziff. 12 (Personal/Subunternehmer)  Austausch von Personen in Schlüsselpositionen (z. B. Projektleiter) nur mit Einwilligung des AG; Einwilligung bei „zwingender Erforderlichkeit“ (12.3).  Einsatz/Austausch von Subunternehmern ebenfalls nur mit Einwilligung; Einwilligung muss nicht erteilt werden, wenn sachlicher Grund. TIPP: Handlungsspielraum des AN erweitern. Ziff. 13 (Vergütung)  Vom AG zu vertretende Wartezeiten des AN werden wie Arbeitszeiten vergütet.  Je Kalendertag grds. nur Tagessatz, d. h. Vergütung von Überstunden - (13.4) TIPP: Bzg. Überstunden ggf. abweichende Regelung treffen. 8

9 Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff. 14 (Verzug/Vertragsstrafen)  Nichteinhaltung von Reaktions-/Erledigungszeiten: je angefangene 25% Überschreitung => Vertragsstrafe i.H.v. 0,1% der jährlichen Vergütung.  Kappungsgrenzen: max. 1% der jährlichen Vergütung/Verzugsfall; max./Vertragsjahr: 5% der jährlichen Vergütung.  Bemessungsgrundlage Vergütung unklar: Gesamtvergütung oder leistungsrelevante Vergütung? TIPP: Reaktions-/Erledigungszeiten („unverzüglich“) spezifizieren; Klarstellung Bemessungsgrundlage. Ziff. 16 (Abnahme)  „nicht nur unwesentliche Eingriffe“ unterliegen der Abnahme (Fall 1), bei unwesentlichen Eingriffen (nur) Erklärung der Betriebsbereitschaft durch den AN (Fall 2; Ziff. 16.1).  AN kann vom AG Erklärung verlangen ob Fall 1 oder Fall 2. TIPP: Klärung ob Fall 1 oder Fall 2 vor Vertragsabschluss und Aufnahme einer entsprechenden Regelungen in den Vertrag. 9

10 Praxisrelevante Regelungsbereiche Ziff. 17 (Mängelhaftung)  Verjährungsfrist grds. 24 Monate; bei Individual-SW 36 Monate (17.1).  Unverzügliche Mängelbeseitigung (17.4), Schwere des Mangels? TIPP: Fristen für Mangelbeseitigung abhängig von Schwere des Mangels definieren. Ziff. 20 (Haftung)  Grobe Fahrlässigkeit: unbeschränkte Haftung.  Leichte Fahrlässigkeit: insgesamt Beschränkung auf Auftragswert (mindestens das Doppelte, max. das Vierfache des ersten Vertragsjahres).  Keine stufenmäßige Haftungsbegrenzung pro Schadensfall/Vertragsjahr. TIPP: Berücksichtigung bei Risikobewertung; ggf. abweichende Regelungen. Ziff. 21 (Laufzeit/Kündigung)  Grds. Möglichkeit Vertrag ganz/teilweise mit 6 Monaten zu kündigen (21.1). TIPP: Teilw. Kündigung => Auswirkungen auf andere Leistungen/Vergütung regeln; ggf. Mindestlaufzeiten. 10

11 Zusammenfassung  Zahlreiche Regelungen für bislang nicht geregelte Bereiche.  Sehr umfassendes Werk.  Grds. ausgeglichenes Regelwerk.  Teilweise recht weitgehende Hinweispflichten für AN.  Verantwortlichkeiten sollten an einigen Stellen überdacht werden.  Teilweise Ungenauigkeiten, die aber behoben werden können. 11

12 Und zu guter letzt... F R A G E N? 12

13 13 Kontakt Dr. Lars Lensdorf Heymann & Partner Taunusanlage 1 D Frankfurt am Main T: +49 (69) F: +49 (69) E:


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