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© 2010 F + M Ä-Stand: 2 Ä-Datum: 05.02.2010 Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet.

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Präsentation zum Thema: "© 2010 F + M Ä-Stand: 2 Ä-Datum: 05.02.2010 Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet."—  Präsentation transkript:

1 © 2010 F + M Ä-Stand: 2 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 1 /11 Arbeitsanweisung “Verbrennungs- versorgung” Freigabe QMB: Unterschrift, Datum Autor Prozessmanager: Unterschrift,Datum

2 © 2010 F + M Ä-Stand: 2 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 2 /11 Arbeitsanweisung “Verbrennungsversorgung” 1.Inhalt und Geltungsbereich dieser Arbeitsanweisung Diese Arbeitsanweisung gehört zum Prozess Orthopädietechnik. Sie regelt die Details zur Versorgung mit Verbrennungsbandagen, bei der die Qualität der Versorgung sehr wichtig für den Therapieerfolg ist. Daher soll mit dieser Arbeitsanweisung eine qualitativ hochwertige und den Kunden- sowie den Kostenträger-Anforderungen entsprechende, gute Versorgungsleistung sichergestellt werden. 2.Prozessmanager Die Verantwortung für diese Arbeitsanweisung liegt bei Guido Sinram. Der Prozessmanager ist für die Definition, Pflege und Verbesserung des Prozesses mit allen zugehörigen Arbeitsanweisungen verantwortlich. Dies beinhaltet insbesondere auch die Entscheidung, ob und welche Arbeitsanweisungen erforderlich sind, um den Prozess ausreichend klar zu beschreiben und zu regeln. Maßnahmen-Vorschläge für Abweichungen wie auch für erkannte Verbesserungspotentiale werden als Prozess-CAPA an die Unternehmensleitung in Besprechungen herangetragen. Die Umsetzung und ihre Überwachung liegt beim Prozessmanager. Prozessverbesserungen können per Mail an den QMB zur Weiterleitung an den Prozessverantwortlichen gesendet werden: . 

3 © 2010 F + M Ä-Stand: 2 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 3 /11 Ablaufdiagramm “Verbrennungs- versorgung” Kunden Papier EDV Handlung Prüfung Legende Entscheidung Person, Organisation 1 Kundenwunsch / Versorgungsauftrag 1 Kundenwunsch / Versorgungsauftrag Ggf. Rezept, Verordnung 3 Kundendaten 3 Kundendaten MA OT Kunden- mappe 10 Abgabe und Auslieferung 10 Abgabe und Auslieferung Empfangs- bestätigung Abrechnung [PB ZD] Abrechnung [PB ZD] 3 Stamm- kunde?Stamm- kunde nein ja Reklamationen [PB Reklamationen] Reklamationen [PB Reklamationen] 7 KVAKVA 7 KVAKVA 7 Genehmigung d. KostenträgerGenehmigung d. Kostenträger 7 Klärung mit KostenträgerKlärung mit Kostenträger 7 Klärung mit KostenträgerKlärung mit Kostenträger MA ZD EDV KVA nein ja KoTr Bescheid MA OT 2 AuftragsprüfungAuftragsprüfung 8 Anproben Anproben 9 Fertigstellung 9 Fertigstellung 5 Zustands- erhebung 5 Zustands- erhebung Doku- men- tation Kunden- mappe Kunden- mappe Ver- sorgungs- übersicht Kunden- mappe Kunden- mappe Auftrags- blatt Auftrags- blatt Maß- blatt 6 Beschaffung + Logistik 6 Beschaffung + Logistik Maß- blatt Be- stellung 7 Wareneingang 7 Wareneingang 4 Reparatur Kunden- mappe 4 Reparatur?Reparatur ja nein

4 © 2010 F + M Ä-Stand: 2 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 4 /11 EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  PB ReklamationenReklamationen  Verordnung  V AuftragAuftrag  geprüfte Verordnung  Auftragsblatt V: Mitarbeiter OT M: Kunde I: Verordner Prozess-SchrittBeschreibung 1 Kundenwunsch - VersorgungsauftragKundenwunsch - Versorgungsauftrag Das Gesundheitshaus FUCHS + MÖLLER, Bereich der Orthopädietechnik, erhält Aufträge zu Verbrennungsversorgungen in der Mehrzahl als Klinikversorgungen in der Rahmen des stationären Aufenthaltes bzw. ambulanter Sprechstunde. Daneben kommt es hier selten vor, dass Kunden bereits versorgt sind, aber mit dieser Leistung nicht völlig zufrieden sind und daher eine Reklamation vorbringen – in diesem Fall wird nach der ► PB Reklamationen vorgegangen.PB Reklamationen 2 AuftragsprüfungAuftragsprüfungZuerst wird die ärztliche Verordnung eingehend geprüft, um festzustellen, ob alle relevanten Daten vorhanden sind und der Versorgungsauftrag klar und eindeutig ist: - Patientendaten vollständig? Versichertendaten korrekt? - Kostenträger eingetragen? - verordnender Arzt (Stempel, Unterschrift) - Diagnose und Verordnungstext - Ausstellungsdatum (gültig für ein Quartal) Wird das Rezept nachgereicht, so wird dies auf dem ► Auftrag vermerkt und ca. 14 tägig geprüft.Auftrag Bei inhaltlichen Unklarheiten hat der OT-Mitarbeiter mit dem verordnenden Arzt telefonisch Rück- sprache zu halten – ggf. muss auch das Rezept für Anpassungen zum Verordner geschickt werden. AA “Verbrennungsversorgung” Zurück zum Ablaufdiagramm

5 © 2010 F + M Ä-Stand: 2 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 5 /11 EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  Kundenstammdaten (EDV, Kundenmappei)  Rezept, Verordnung  Auftrag  V VersorgungsübersichtVersorgungsübersicht  neue oder ggf. aktualisierte Kundenkartei mit Versorgungsübersicht V: Mitarbeiter OT M: Mitarbeiter Zentrale Dienste (MA ZD) I: --- Prozess-SchrittBeschreibung 3 Stammkunde?Stammkunde? Wenn nein, dann... Kundendaten Für alle OT-Kunden ist eine Kunden-Kartei anzulegen, um ihre Versorgungshistorie aufzeigen zu können. Daher ist zu prüfen, ob die Daten des Kunden bereits aufgenommen wurden, oder ob eine erstmalige Erfassung erforderlich ist. Ggf. müssen die Daten in der Kundenmappei aktualisiert werden, bei der Prothetik ist dann auch die ► Versorgungsübersicht für den Kunden zu aktualisieren.Versorgungsübersicht Dazu reicht der OT-MA die entsprechenden Unterlagen (Arbeitsblatt) an die ZD weiter, die diese Aktualisierung oder auch den ersten Eintrag der Kundendaten in der EDV vornehmen und dann die entsprechenden Arbeitspapiere aus der EDV wieder an die OT-Fachabteilung zurückgeben. AA “Verbrennungsversorgung” Zurück zum Ablaufdiagramm

6 © 2010 F + M Ä-Stand: 2 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 6 /11 EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  V ArbeitsblattArbeitsblatt  V VersorgungsprotokollVersorgungsprotokoll  Herstellerhinweise  Fehlerprotokoll  Lieferantenanschreiben  Versorgungsprotokoll V: Mitarbeiter OT M: Kunde I: Lieferant Prozess-SchrittBeschreibung 4 ReparaturReparaturFür eine Reparatur, nimmt der Mitarbeiter den defekten Artikel entgegen und klärt die aufgetretenen Fehler. Dann wird abgeprüft, ob eine Reparatur möglich ist und sie vom Gesundheitshaus FUCHS + MÖLLER durchgeführt werden kann (z.B. bei kleineren Näharbeiten) oder ob sie vom Hersteller ausgeführt werden muss. Dazu wird ein ► Arbeitsblatt ausgefüllt. Zudem wird der Garantieanspruch geklärt.Arbeitsblatt A) Bei einer Reparatur ist folgendes zu berücksichtigen: 1. Keine Reparatur ohne Dokumentation im Versorgungsprotokoll. Die Dokumentation ist immer am Produkt mitzuführen, bis die Arbeit fertig gestellt ist. 2. Die Reparatur wird nach Erledigung einer Endkontrolle unterzogen, die mit Datum und Namens- kürzel abgezeichnet wird 3. Die Herstellerhinweise müssen stets berücksichtigt werden! B) Im Fall einer Herstellerreparatur erstellt der MA OT ein Anschreiben an den Lieferanten mit - Artikelbezeichnung - Kundenname - Fehlergrund - Hinweise auf Garantie und Garantiekarte Der Artikel wird ordentlich verpackt und mit dem Begleitbrief an den Hersteller geschickt – die Unterlagen werden im Bereichsordner verwahrt. AA “Verbrennungsversorgung” Zurück zum Ablaufdiagramm

7 © 2010 F + M Ä-Stand: 2 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 7 /11 EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  V VersorgungsübersichtVersorgungsübersich  Maßvorlagen Hersteller (z.B. Thuasne)  V Versorgungsverlauf  Kundenmappe mit Versorgungsübersicht, Maß- blättern und Fotodokumentation (beschriftet)  Bestellungen  Lieferunterlagen (Lieferschein, Rechnung, etc.) V: Mitarbeiter OT M: Kunde M: Mitarbeiter ZD Prozess-SchrittBeschreibung 5 ZustandserhebungZustandserhebungEine Zustandserhebung ist der systematische, analytische Ansatz, versorgungsrelevante Informationen zu einem individuellen Fall zu sammeln und zu bewerten. Dadurch werden die spezifischen Anforde- rungen des Patienten ermittelt. Durch die Zustandserhebung wird die Wissensbasis geschaffen, um die optimale individuelle Versorgung ermitteln zu können. Das Krankheitsbild ist immer das gleiche. Aufälligkeiten und Unverträglichkeiten werden bei der Verbrennungs-Versorgung in genauen, herstellerspezifischen Maßblättern, in der Versorgungsübersicht sowie für Patienten aus dem Klinikum Mannheim im Formular „V Versorgungsverlauf Klinikum Mannheim“ dokumentiert. Es erfolgt in der Regel eine Fotodokumentation. Alle Anlagen sind mit Kundennamen und Datum zu versehen. 6 Beschaffung + Logistik, WareneingangBeschaffung + LogistikWareneingang Bei Verbrennungsversorgungen handelt es sich um Maßversorgungen. Hierzu werden die Maß- und sonstigen relevanten Daten bei der Zustandserhebung sehr genau per Hand in die Hersteller- Formulare eingegeben. Teilweise werden die Daten zur Bestellung in die EDV-Maske des Herstellers übertragen, teilweise wird der Auftrag auch gefaxt – über die Kundenkommission ist die Bestellung zuordenbar. Die dann ausgedruckte Bestellung wird im Bestellordner abgelegt. Über den zentralen Wareneingang - üblicherweise vormittags - werden bereits bei der Anlieferung die Artikel auf Unversehrtheit, richtige Lieferadresse und Vollständigkeit geprüft. Nach dem Auspacken werden dann die Waren gegen den Lieferschein und gegen die vorliegenden Bestellungen geprüft. Sofern alles in Ordnung ist, wird der Lieferschein mit Datum und Zeichen abgezeichnet, andernfalls wird beim Lieferanten reklamiert. AA “Verbrennungsversorgung” Zurück zum Ablaufdiagramm

8 © 2010 F + M Ä-Stand: 2 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 8 /11 EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  Hilfsmittelverzeichnis  Kassenverträge  Rezept, Verordnung  V VersorgungsübersichtVersorgungsübersich  V Maßblatt  Bestellung  Auftragsbestätigung vom Hersteller  Kostenvoranschlag (KVA)  Kundenkartei mit Versorgungsübersicht  Bestellung für Kommission V: Mitarbeiter OT M: Kostenträger M: Mitarbeiter ZD I: Kunde Prozess-SchrittBeschreibung 7 KVA erforderlich?KVA erforderlich? Wenn ja, dann... KVAKVA und Klärung mit Kostenträger Für Verbrennungsbandagen ist nach Regelungen des Kostenträgers in den Kassenverträgen eine Genehmigung des KoTr erforderlich. Der Dringlichkeit halber, kann mit der Versorgung bereits begonnen werden, bevor die Übernahme der dabei entstehenden Kosten durch den KoTr gesichert ist. Für alle Artikel, die im Hilfsmittel-Verzeichnis (... wenn sie medizinisch indiziert sind und dem Wirtschaftlichkeitsgebot entsprechen) gelistet sind, besteht eine Leistungspflicht der Gesetzlichen Krankenkassen. Als Vorlage zur Erstellung des Kostenvoranschlags (KVA) muss der OT-MA die einzelnen Positionen auf dem ► Arbeitsblatt listen, die für diese Versorgung erforderlich sind.Arbeitsblatt Der MA ZD erstellt auf Grundlage des Arbeitsblatts, des Maßblattes, der Versorgungsübersicht sowie der Auftragsbestätigung des Bandagenherstellers (die die Preise / Kosten aufzeigt) einen KVA und reicht ihn – bei sehr schwierigen und seltenen Versorgungen nach Prüfung durch den verantwortlichen OT-MA – beim zuständigen Kostenträger ein. Auf der Verordnung trägt er die Positionsnummer ein und bringt sein MA-Zeichen auf der dafür vorgesehenen Stelle an. Die Verordnung wird in den dafür vorgesehenen Ordner abgelegt. In regelmäßigen Abständen prüfen die Mitarbeiter der ZD auf nicht genehmigte KVA und haken ggf. beim KoTr nach. Ebenso, wenn eine Ablehnung oder ein Teilbescheid eingeht. Wenn ein Bescheid eingegangen ist, werden die OT-MA von den ZD informiert. AA “Verbrennungsversorgung” Zurück zum Ablaufdiagramm

9 © 2010 F + M Ä-Stand: 2 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 9 /11 EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  Vorgangsübersicht  „Patientenpass“ (Produktkennzeichnung des Herstellers der Verbrennungs- bandagen)  VorgangsübersichtV: Mitarbeiter OT (Meisterqualifikation) M: Kunde Prozess-SchrittBeschreibung 8 AnprobenAnprobenNach Erhalt der Ware vom Hersteller wird in den Anproben überprüft, ob die Versorgung (bzw. die Reparatur) geeignet ist. Gleichzeitig wird während der Anproben auch kontrolliert, ob alle Maßnahmen umgesetzt wurden, die erforderlich sind, um mögliche Gefährdungen für den Patienten auszuschließen. Die Anproben werden auf Maßblättern und der Vorgangsübersicht dokumentiert. Die in der Anprobe erforderlichen Änderungen auf dem Produkt angezeichnet und ebenfalls sofort umgesetzt. 9 FertigstellungFertigstellungEntsprechend der Ergebnisse aus den Anproben wird die Sonderanfertigung korrigiert und angepasst. Alle wesentlichen Korrekturen und Veränderungen werden nachvollziehbar auf dem Versorgungsprotokoll dokumentiert bzw. das Maßblatt verändert, um eine eventuelle korrekte Nachversorgung zu gewährleisten. Di Vorgangsdokumentation wird mit dem „Patientenpass“ versehen, um eine vollständige und transparente Rückverfolgbarkeit sicherzustellen. AA “Verbrennungsversorgung” Zurück zum Ablaufdiagramm

10 © 2010 F + M Ä-Stand: 2 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 10 /11 EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  Versorgungsprotokoll  Gebrauchsanweisung  V EmpfangsbestätigungEmpfangsbestätigung  Versorgungsprotokoll  Empfangsbestätigung V: Mitarbeiter OT M: Kunde I: Mitarbeiter ZD Prozess-SchrittBeschreibung 10 Abgabe und AuslieferungAbgabe und AuslieferungDie Endanprobe bedeutet eine abschließende Überprüfung der fertigen Versorgung am Kunden. Hier wird schlussendlich geprüft, ob Patient und Mitarbeiter mit der Versorgung zufrieden sind. Sie gliedert sich in die a) abschließende Anprobe am Patienten, b) eine Sicherheitsüberprüfung (inkl. Überprüfung der entsprechenden Versorgungsdokumentation), c) Einweisung in die Funktionsweise, Handhabung und Hygiene und d) Hinweis auf die Gebrauchsanweisung. Der Kunde erhält die Gebrauchsanweisung inklusive Pflege- und Wartungshinweisen, über die der Kunde informiert werden muss. Sind der verantwortliche Mitarbeiter und der Kunde mit der Versorgung zufrieden, wird die Versorgung als beendet betrachtet. Um der Sorgfaltspflicht gegenüber den Kunden nachkommen zu können, wird die Nachsorge mit dem Kunden geplant. Die Abgabe von Artikeln ohne KVA bestätigt der Kunde durch Datum und Unterschrift auf der Rückseite des Rezepts oder auf der ► Empfangsbestätigung – die Unterlagen werden zur Abrechnung an die ZD weitergeleitet.Empfangsbestätigung AA “Verbrennungsversorgung” Zurück zum Ablaufdiagramm

11 © 2010 F + M Ä-Stand: 2 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Seite 11 /11 Änderungs-Änderungs-AutorÄnderungen stand datum M. van de LochtErste Ausgabe um für eine standardisierte Versorgung mit Verbrennungsbandagen in hoher Qualität zu sorgen G.SinramKorrekturen und Konkretisierungen in den Prozessschritten 1, 5, 6, 7 und 9. Änderungshistorie für dieses Dokument


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