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Seite 1 / 10 © 2006-14 F + M Ä-Stand: 8 Ä-Datum: 13.02.2014 Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben.

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Präsentation zum Thema: "Seite 1 / 10 © 2006-14 F + M Ä-Stand: 8 Ä-Datum: 13.02.2014 Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben."—  Präsentation transkript:

1 Seite 1 / 10 © F + M Ä-Stand: 8 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.Prozessbeschreibung “KVP Kontinuierlicher Verbesserungsprozess” Freigabe QMB: Unterschrift, Datum Autor Prozessmanager: Unterschrift, Datum

2 Seite 2 / 10 © F + M Ä-Stand: 8 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Prozessbeschreibung “KVP” 1.Inhalt und Geltungsbereich dieser Prozessbeschreibung Diese Prozessbeschreibung beschreibt den Regelkreis zur Kontinuierlichen Verbesserung bei FUCHS + MÖLLER. Der Regelkreis beginnt mit der auf der Strategie basierenden Zielsetzung durch die Unternehmensleitung, und reicht über die Datenerfassung zu den einzelnen Prozessen aus dem Tagesgeschäft, bis hin zur Auswertung der Prozesskennzahlen, Lieferantenbewertung, Kundenrückmeldungen, Kundenzufriedenheitsermittlung und anderer Informationen – was wiederum die Grundlage neuer oder korrigerter Zielsetzungen sein kann. Ziel unseres KVP´s ist es, zur permanenten Verbesserung - unserer Produkte, - Leistungen und - des gesamten Systems beizutragen. Nur wer dem Kunden bessere Leistungen als der Wettbewerber präsentieren kann und seine Prozesse und Leistungen auch immer wieder neu auf die neuen Bedürfnisse des Kunden ausrichten kann, ohne dabei die wirtschaftlichen Aspekte außer Acht zu lassen, wird auf Dauer zufriedene Kunden und einen stabilen und zukunftsträchtigen Unternehmenserfolg erreichen. Daher gilt für uns, dass wir nie beim Erreichten stehen bleiben, sondern stets aus dem Erreichten lernen und noch ein weiteres Stück vorankommen wollen. 2.Prozessmanager Die Verantwortung für diesen Prozess liegt bei der Geschäftsleitung: Harald Fischer. Der Prozessmanager ist für die Definition, Pflege und Verbesserung des Prozesses verantwortlich. Dies beinhaltet alle Erfordernisse, um diesen Prozess gut zu leben, z.B. die Schulung der in diesem Prozess beteiligten Mitarbeiter, die Anforderung notwendiger Einrichtungen, oder auch die Festlegung der Prozesskennzahlen. Maßnahmen-Vorschläge für Abweichungen wie auch für erkannte Verbesserungspotentiale werden als Prozess-CAPA an die Unternehmensleitung in Besprechungen herangetragen. Die Umsetzung und ihre Überwachung liegt beim Prozessmanager. Prozessverbesserungen können per Mail an den QMB gesendet werden: . 

3 Seite 3 / 10 © F + M Ä-Stand: 8 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Prozessbeschreibung “KVP” 3.Prozesskennzahlen Für den KVP-Prozess selbst, also den gesamten Regelkreis von Zielsetzung über die Messung und Analyse bis hin zur Verbesserung haben wir keine eigenen Kennzahlen definiert. Kennzahl(en)BeschreibungFormelDaten-Quelle Nicht anwendbar 4.Prozessdokumentation Die Prozessdokumentation, d.h. jede aktuelle Version der Prozessbeschreibung sowie auch das Archiv der veralteten Dokumentations- stände, wird beim Prozessmanager in einem Ordner aufbewahrt. Die veralteten Versionen werden einfach auf dem Deckblatt mit dem Vermerk “veraltet” oder ähnlich mit Datum und Zeichen markiert. Alle mit den Zielen, den zugrundeliegenden Auswertungen und der Management-Bewertung zusammenhängenden Aufzeichnungen und Dokumente werden bei der Geschäftsleitung verwahrt.

4 Seite 4 / 10 © F + M Ä-Stand: 8 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Ablaufdiagramm “KVP” Papier EDV Handlung Prüfung Legende Entscheidung Person, Organisation 1 Zielsetzung 1 Zielsetzung 2 Datenerhebung im Tagesgeschäftt 2 Datenerhebung im Tagesgeschäftt 7 Bewertung im Management-Review 7 Bewertung im Management-Review 3 Bewertung in der Bereichs- leiterbesprechung MM- Review Unternehmens- leitung QMB Prozess- manager Zielkorrektur 4 Zielkorrektur ? Nein Ja 9 Kontinuierliche Prozess- und Produkt- verbesserung 5 ggf. Ziel- korrektur 5 ggf. Ziel- korrektur Q- Bericht 6 ggf. CAPA 6 ggf. CAPA Führungskräfte Auswertung Prozesskennzahlen PB Rekla- mationen PB Vor- kommnisse PB ZD PB RSB PB OST PB EL PB Interne Audits PB OT Prozesskennzahlen Q- Bericht Q- Bericht PB Reha

5 Seite 5 / 10 © F + M Ä-Stand: 8 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  FUCHS + MÖLLER Qualitätsgrundsätze im Management Manual FUCHS + MÖLLER Qualitätsgrundsätze im Management Manual  Prozesskennzahlen  V ProzessbeschreibungProzessbeschreibung  Qualitätsziele  Unternehmensziele  Prozessziele  Besprechungsprotokolle V: QMB = Prozessmanager KVP M: Prozessmanager (andere Prozesse) I: --- Prozess-SchrittBeschreibung 1 ZielsetzungZielsetzungBasierend auf den Grundsätzen von FUCHS + MÖLLER, wie sie im ► Management Manual niedergelegt sind, werden – z.B. im Rahmen eines Jahreszielmeetings – von der Unternehmensleitung die Ziele für die Firma gesetzt: dies sind allgemeine qualitätsbezogene Unternehmensziele (z.B. Kundenzufriedenheit), aber auch wirtschaftliche Ziele zu beispielsweise Umsatz und Kosten. Wichtig ist, dass diese Ziele miteinander harmonieren und gemeinsam dazu beitragen, die Unternehmensvision Wirklichkeit werden zu lassen. Kundenzufriedenheit und wirtschaftlicher Erfolg für das Unternehmen sind die Kernfaktoren – aber auch geltende gesetzliche oder normative Vorgaben müssen berücksichtigt werden.Management Manual Die Diskussion über den Stand der unternehmensweiten Qualitätsziele und Prozesskennzahlen, wie sie in den Prozessbeschreibungen festgelegt werden, sind Bestandteil der Bereichsleiterbesprechungen im Führungskräfte-Kreis. 2 Datenerhebung im TagesgeschäftDatenerhebung im Tagesgeschäft Fast alle Prozesse bei FUCHS + MÖLLER sind mit Prozesskennzahlen belegt (Ausnahme: der Daten- und Dokumentenmanagement-Prozess – Prozesskennzahlen hierzu haben keinen wesentlichen kundenbezogenen oder wirtschaftlichen Informationsgehalt). Die Kennzahlen sind im Detail aus den einzelnen ► Prozessbeschreibungen (Abschnitt 3 „Prozesskennzahlen“) abzulesen.Prozessbeschreibungen (Abschnitt 3 „Prozesskennzahlen“) Der für den Prozess verantwortliche Prozessmanager ist für die Definition, aber auch für die Erhebung der Daten zuständig. Das bedeutet in der Praxis, dass der Prozessmanager die entsprechenden Unterlagen auswerten muss, um die geforderten Ist-Zahlen zu ermitteln. PB “KVP” Zurück zum Ablaufdiagramm

6 Seite 6 / 10 © F + M Ä-Stand: 8 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  Qualitätsgrundsätze Qualitätsgrundsätze  Management Manual Management Manual  Prozessauswertungen  Qualitätsziele  Unternehmensziele  Prozessziele  Besprechungsprotokoll V: QMB = Prozessmanager KVP M: Prozessmanager (andere Prozesse) I: --- Prozess-SchrittBeschreibung 3 Auswertung in der BereichsleiterbesprechungAuswertung in der Bereichsleiterbesprechung Qualitätsthemen werden in den Bereichsleiterbesprechungen diskutiert. Mit der Einladung zur Besprechung wird auch das Protokoll des letzten Meetings verschickt, damit sich die Teilnehmer gut auf die nächste Sitzung vorbereiten können. Teilnehmer sind alle Prozessmanager, die für ihre Prozesse... - die Prozesskennzahlen, - die Prozess- ►CAPAs (engl.: Corrective Actions, Preventive Actions = Korrektur- und Vorbeugung) - vorhandene Informationen zu Änderungen, Neuerungen, Organisatorisches - und sonstige Daten nach aktueller Unternehmenssituation einbringen müssen.CAPA Die in den Prozessbeschreibungen festgelegten Kennzahlen wurden von der Unternehmensleitung mit Zielwerten versehen. Die heutigen Zielsetzungen stellen echte Ziele dar („dieser Wert soll im Idealfall erreicht werden“) oder Grenzwerte („dieser Wert darf nicht unter- oder überschritten werden“). In der Besprechung werden gemeinsam – QMB und Prozessmanager – die aktuellen Werte mit den Zielvorgaben verglichen und ggf. diskutiert, z.B. falls die Datengrundlage nicht eindeutig ist, oder falls besondere Umstände (Urlaub, Krankheit, etc.) einen besonders spürbaren Einfluss auf die Ergebnisse hatte. Die Zielergebnisse werden mit Ampelfarben dargestellt: - Grün für „Ziel erreicht oder besser“, - Gelb für „Nicht erreicht, aber noch akzeptabel“ und - Rot für „Nicht akzeptabel!“. Die Einstufung in „Gelb“ geschieht durch die Geschäftsleitung in Berücksichtigung der jeweiligen Unternehmenssituation. PB “KVP” Zurück zum Ablaufdiagramm

7 Seite 7 / 10 © F + M Ä-Stand: 8 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  Qualitätsgrundsätze Qualitätsgrundsätze  Management Manual Management Manual  Prozessauswertungen  Auswertungen zu Prozesskennzahlen  Q- und Prozessziele  Qualitätsziele  Unternehmensziele  Prozessziele  Besprechungsprotokoll  CAPA (MS Outlook „Aufgaben“) V: QMB = Prozessmanager KVP M: Prozessmanager (andere Prozesse) I: --- Prozess-SchrittBeschreibung 4 Entscheidung: Ist eine Zielkorrektur erforderlich?Ist eine Zielkorrektur erforderlich? Ein weiteres Ergebnis der Diskussion kann auch die Feststellung sein, dass die bisher festgelegten Ziel- und Grenzwerte nicht mehr weiterhin gültig sind, sondern angepasst werden müssen. Dies kann der Fall sein, wenn sich z.B. die Umgebungsbedingungen geändert haben indem neue Kundenan- forderungen durch geänderte Kostenträgerregelungen hinzukommen. Besonders einfach erreichte Ziele, aber auch dauerhafte Abweichungen zum Negativen, sind Indikatoren dafür, das die Zielsetzungen an die aktuellen Gegebenheiten angepasst werden sollten. 5 ggf. Zielkorrekturggf. ZielkorrekturDa die Ziel- und Grenzwerte selbst direkt im Protokoll verankert sind, genügt es, diese entsprechend zu ändern und eine Begründung für diese Änderung zu ergänzen. Grundsätzlich aber sind die Ziele stets daraufhin zu prüfen, ob sie realistisch, erreichbar, messbar sind und mit den Qualitätsgrundsätzen und der Unternehmensstrategie in Einklang stehen! 6 ggf. CAPAggf. CAPAWenn die gesetzten Ziele nicht erreicht werden, wird in der Führungsrunde geprüft, ob ► CAPA erforderlich sind: - Bei „Gelb“-Werten KANN es sinnvoll sein, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. - Bei „Rot“-Werten MÜSSEN Korrekturmaßnahmen definiert werden.CAPA Die Maßnahmen werden direkt im Protokoll vermerkt und anschließend einem zuständigen Mitarbeiter vom Prozessmanager in MS Outlook Aufgabe zugewiesen. Der Prozessmanager überwacht die CAPA und berichtet den Stand beim nächsten Treffen! PB “KVP” Zurück zum Ablaufdiagramm

8 Seite 8 / 10 © F + M Ä-Stand: 8 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. EingabenErgebnisseBeteiligte V = Verantwortlich, M = Mitwirkung, I = Info  Qualitätsgrundsätze Qualitätsgrundsätze  Management Manual Management Manual  Prozessauswertungen  Auswertungen zu Prozesskennzahlen  Q- und Prozessziele  Auditergebnisse  V Management-ReviewManagement-Review  Management Review  Ggf. CAPA V: QMB = Prozessmanager KVP M: Prozessmanager (andere Prozesse) I: alle Mitarbeiter Prozess-SchrittBeschreibung 4 Bewertung im Management- ReviewBewertung im Management- Review Die Norm ► ISO verlangt mindestens einmal jährlich eine Bewertung des gesamten Management-Systems durch die Unternehmensleitung.ISO In den ca. monatlich stattfindenden Bereichsleiterbesprechungen wird bereits ein Großteil der wesentlichen Fragestellungen zum Management-System beantwortet. Um noch weitere Forderungen abzudecken, wird einmal jährlich ein Management-Review durchgeführt. Die Themen, die unbedingt anzusprechen und zu bewerten sind, sind in der entsprechenden Vorlage ► Management-Review bereits vorgegeben.Management-Review Gemeinsam mit den Führungskräften (z.B im Rahmen des Jahreszielmeetings) werden die Fragen beantwortet und Erläuterungen gegeben. Möglicherweise noch zusätzlich erkannter Handlungsbedarf wird wieder als CAPA betrachtet. Anpassungen, z.B. bei der Zielsetzung, werden dann ins System integriert. So schließt sich der Kreis und trägt und zur kontinuierlichen Verbesserung des gesamten Management-Systems bei. PB “KVP” Zurück zum Ablaufdiagramm

9 Seite 9 / 10 © F + M Ä-Stand: 8 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Änderungs-Änderungs-AutorÄnderungen stand datum W.EichhornErste zusammengeführte Ausgabe für das Gesundheitshaus FUCHS+MÖLLER GmbH im Rahmen der QM-Restrukturierung – damit werden die Regelungen des vorherigen QM-Handbuchs zum Thema Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen und KVP und insbesondere die - VA Fehler und Reklamationen mit den entsprechenden Formblättern - FB Fehlerprotokoll - FB Fehlerprotokoll MPG ungültig W.EichhornAnpassung aufgrund des Ergebnisses des Internen Audits – es wird keine Q-Quartals- besprechungen geben, aber dafür werden mithilfe einer Checkliste Q-Themen in den Bereichsleiterbesprechungen abgefragt und der aktuelle Stand berichtet. Diese Prozessbeschreibung wurde auf fast allen Seiten entsprechend aktualisiert W.SiegmundAnpassungen aufgrund der Ausgliederung des Reha-Standard und Care-Bereichs: - Neuer Prozesseigner (Seite 2) ist Harald Fischer - Entfernen der Prozessbeschreibungen Reha und Care als Input für den KVP-Prozess auf Seite 4 (Flussdiagramm) - Seite 8: Referenz ISO 13485:2003 auf ISO 13485:2007 geändert 4siehe nächste Seite Änderungshistorie für dieses Dokument

10 Seite 10 / 10 © F + M Ä-Stand: 8 Ä-Datum: Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version. Änderungs-Änderungs-AutorÄnderungen stand datum W.SiegmundIm Flussdiagramm (Seite 4) wurde der “Q-Bericht” entfernt, weil er so nicht genutzt wird. Die Kennzahlen der Prozesse “Qualifikation” und “San” werden nicht als Input für das Management-Review verwendet und daher ebenfalls entfernt W.SiegmundAnpassung auf das neue Layout der FUCHS+MÖLLER GmbH & Co.KG sowie Ergänzung der Reha- und Care- sowie der Verbrennungs-PB (“PB VB”) als Eingangs- information für das Kennzahlensystem W.SiegmundNormausgabe für ISO (Jahr 2007) gelöscht auf Seite 2 und Seite W. SiegmundDie Checkliste für Bereichsleiterbesprechungen wurde entfernt (Seite 6, Seite 8) W. SiegmundIm Flußdiagramm auf Seite 4 wurde der Prozess “Care” als input für die Kennzahlen entfernt. Änderungshistorie für dieses Dokument


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