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Möglichkeiten der Qualitätssteigerung der Abteilung durch zweckmäßige Prüfungs – und Kommunikationssoftware Referenten Dipl. Kfm. Günter Hofmann (CIA,

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Präsentation zum Thema: "Möglichkeiten der Qualitätssteigerung der Abteilung durch zweckmäßige Prüfungs – und Kommunikationssoftware Referenten Dipl. Kfm. Günter Hofmann (CIA,"—  Präsentation transkript:

1 Möglichkeiten der Qualitätssteigerung der Abteilung durch zweckmäßige Prüfungs – und Kommunikationssoftware Referenten Dipl. Kfm. Günter Hofmann (CIA, CFE) Sayit Özdemir, Michael Fasch (Exsolut) 1CONFIDENTIAL INFORMATION Frankfurt, Di. den

2 Copyright eXsolut GmbH 2 Synergien Managen Komplexität beherrschen "Mit einer Hand lässt sich kein Knoten knüpfen" (Sprichwort aus der Mongolei) Führung und Teamarbeit TeamAudit

3 Copyright eXsolut GmbH 3 Heute: Vorstellung von TeamAudit & TeamBroadcaster 1. TeamAudit-IA realisiert als als dynam. Internal-Auditmanagement Software die Planung sowie unternehmensweite aktive Steuerung, stellt die Dokumentation sicher, gibt Ihnen Revisionssicherheit und erfüllt so alle Anforderungen, die an ein modernes Auditmanagementsystem gestellt werden. 3. TeamOne - als modernes Aufgabenmanagement, Workflow- und Groupware- System für Kooperation, Koordination und Kommunikation des Tagesgeschäftes und Ihrer strategischen Initiativen. Weitere Produkte: Team- Produktpalette von eXsolut 2. TeamBroadcaster – Kommunikationsebene schaffen Information und Kommunikation Dokumentieren Information für die Finanzberichterstattung & Interne Kontrollen Int. / ext. Kommunikation (Realtime)

4 Copyright eXsolut GmbH Optimierter Ablauf ohne Prozessbrüche 1. Aufsichtsrecht 2. Abteilungs- management 3. Prüfen

5 Copyright eXsolut GmbH 1. Aufsichtsrecht Basel Committee on Banking Supervision Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) Nationale Aufsichtsbehörden (BaFin) mit den Mindestanforderungen Standards herausgegeben vom IIA BSI- Grundschutzhandbuch Optimierter Ablauf ohne Prozessbrüche

6 Copyright eXsolut GmbH 2. Abteilungs- management Die Möglichkeiten von TeamAudit-IA im Abteilungsmanagement Optimierter Ablauf ohne Prozessbrüche Definition maßgeschneiderter Risikokriterien Kontrollrisiken Geschäftsrisiken Verwaltung der Prüfungslandkarte Festlegung eines passenden Bewertungsschemas Rating der Prüffelder mittels einer Rennliste Übersichtliche Risikobewertungsgrafik Priorisierung von Prüffeldern

7 Copyright eXsolut GmbH Optimierter Ablauf ohne Prozessbrüche 3. Prüfen Prüfplanung Einzelplanung mit Prüfungsleiterzuordnung Kombination von Normen z.B.: MaRisk, BSI, KWH, HGB, Basel, SOX, Umwelt, ITIL, Cobit Dynamische Fragenkataloge Prüferzuweisung Eskalationsmechanismen Managementsummary Prüfungsreview Maßnahmenverfolgung Medienbruchfrei, Unternehmensweit, Dynamisch, Intuitiv, Nachhaltig, etc Präventiv Fehler vermeiden durch Vorteile wie: Was kann TeamAudit bei der Prüfungsdurchführung?

8 Copyright eXsolut GmbH G. Hofmann (CIA, CFE)Seite 8 Möglichkeiten des Softwareeinsatzes Was kann TeamAudit-IA bei Follow up / Nachschauorganisation Dokumentationserfordernisse nach MaRisk Managementsummary Verfolgung der Korrekturmaßnahmen Archiv Statistiken Prüfer Prüfungslandkarte Audits Maßnahmen

9 Copyright eXsolut GmbH Optimierte Ablauf ohne Prozessbrüche Risiko-bewertung Prüf- planung Ressourcenplanung Prüfung Dokumentation Berichte Statistiken Follow up Archiv Qualitative Beschreibung von Risiken Dynamische Auditplanung für int./ext. Audit´s Dynamischen Prüfung & Kommunikation sowie Dokumentation Auditplanung in Echtzeit Automatische Berichterstellung Umfangreiche Statistik, & Auswertung

10 Copyright eXsolut GmbH G. Hofmann (CIA, CFE)Seite 10 Ein Element des Kreises hängt von den anderen ab. Durchführungsplanung EmpfehlungenNachschau Risiko Analyse Bericht erstattung Prüfen Elemente des Regelkreises Und diese haben dann wieder eine Verbindung zur jährlichen Prüfungsplanung Die Hauptaussage:

11 Copyright eXsolut GmbH Effiziente Kommunikation im Rahmen der Internal-Audit Heute: Steigende Kommunikationsflut und nachlassendes Informationsinteresse der Menschen bewirken eine zunehmende Zersplitterung der Kommunikationswirkungen. Ziel: Ideen wirksam verpacken und `transportieren Effizienz steigern. Informationen empfängerorientiert aufbereiten. "Gebt mir einen Hebel der lang genug ist, und ich werde Euch die Welt bewegen" (Archimedes) TeamBroadcaster verschafft: - Zielgruppengenaue Kommunikation, - Kommunikationsprozesse in Echtzeit. - Konzentration auf wesentliche Ziele und Botschaften Ein Bild sagt mehr als tausend Worte

12 Copyright eXsolut GmbH Oktober 13 eXsolut TeamBroadcaster 12 Neue, innovative Formen der Unternehmenskommunikation Information zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, für die richtige Zielgruppe (News - Pushen von Informationen) Eine funktionierende und qualitative Kommunikation Information und Kommunikation Information für die Finanzberichterstattung Information über Interne Kontrollen Interne & Externe Kommunikation Ein Bild sagt mehr als tausend Worte COSO ERM-Framework 2004 Information und Kommunikation

13 Copyright eXsolut GmbH Oktober 13 eXsolut TeamBroadcaster 13 Visuelle Kommunikation fällt auf, macht aufmerksam, löst Denk-/Veränderungsprozesse aus. Kommunizieren und Dokumentieren mit einem Unternehmensweiten digitales Informationssystem Intern und extern sicher nutzen Jederzeitigen Informationszugang, von jedem PC, von jedem Ort aus, ohne individuelle Softwareinstallation? Innovatives Informationsmedium, ohne die Schwachstellen der Printmedien mit langen Wartezeiten für Layout, Ausdrucken, Auslieferung etc.? Erfolg durch zielgenaue und individuelle Information COSO ERM-Framework 2004 Information und Kommunikation

14 Copyright eXsolut GmbH Oktober 13 eXsolut TeamBroadcaster 14 Internal-Audit (CIA) Produktion Köln Leitung Berlin Information Videos Bilder Links Zähler. Unternehmensweite Interne-Kommunikation. Mitarbeiter (Berichte, Info. Etc.) Mitarbeiter Schulung Corporate Identitiy Ext. Kommunikation New´s Firmenzeitung Werbung u.a. Standort: Peking Standort: Frankfurt Standort: Stuttgart Visuelle Kommunikation Channel-Admin´s Nachrichten Abonnieren Channel: Mitarbeiter Channel: Extern Channel: Abteilung Channel: Vorstand & Zielgenaue und individuelle Information

15 Copyright eXsolut GmbH Alle Audittypen abbildbar (MaRisk, BSI, KWH, HGB, Basel, SOX, Umwelt, ITIL, Cobit etc.) Automatische Steuerung und Verfolgung von der Planung bis zu den Maßnahmen Abbildung von interner Revision möglich (Definition eigener Fragenkataloge) Abbildung von Compliance Anwendungen (SOX, EuroSOX, J-SOX, BASEL II, etc.) Maßnahmenbearbeitung nach 4D und 8D Norm Frei konfigurierbare und automatisierte Eskalation aller Aufgaben und Maßnahmen Frei definierbare Best-Practice Maßnahmen Frei wählbare Delegationsmechanismen (dynamischer Workflow) Statische Delegation (alles wird vordefiniert) Dynamische Delegation (User definiert nur nächste Ebene) Gemischte Delegation (teilweise statisch, teilweise dynamisch) Anwendungsfunktionalitäten 15CONFIDENTIAL INFORMATION

16 Copyright eXsolut GmbH Dynamische Anpassung

17 Copyright eXsolut GmbH Anwendungsfunktionalitäten Grafische Darstellung der Prüfungslandkarte Automatische Übernahme der Prüffelder der geschäftsbereiche und der Zuständigkeiten Grafische Planung von Prüfungen Mobile Prüfungsbearbeitung per Notebook, Tablet PC oder PDA Normenspezifische oder 100 % individuelle Fragenkataloge Checklisten, beliebig kombinierbar Frei definierbare Bewertungsschemata und Punktesysteme konfigurierbare Ereignissen und Aktionen Interne und externe Auditierung und Zertifizierung Voll integrierte grafische Auswertungs- und Reportingwerkzeuge sowie Statistikfunktionen (inkl. Exportfunktion) 17CONFIDENTIAL INFORMATION

18 Copyright eXsolut GmbH Organigramm Visualisieren Sie Ihre vollständige Prüfungslandkarte und Geschäfsbereiche Liegt auch dem gesamten Rechtesystem zugrunde Dient zur visuellen Auswahl von Prüffeldern innerhalb von Prüfungen Transparenz auf oberster Ebene 18CONFIDENTIAL INFORMATION

19 Copyright eXsolut GmbH Intuitive Führung

20 Copyright eXsolut GmbH Orientierung / Führungsassistent

21 Copyright eXsolut GmbH Die Audittypen Sie können im System eigene Audittypen definieren (zum Beispiel Mischaudits) Übersichtlichkeit im System durch Farbwahl für Audittypen 21CONFIDENTIAL INFORMATION

22 Copyright eXsolut GmbH Die Fragenkataloge Definition von beliebigen Fragekatalogen Zuweisung von Fragen zu Normpunkten aus den Normenkatalogen Zuweisung von Fragen zu Prüffeldern über Prüffeldgruppen Zuweisung von Kommentaren und Suchbegriffen (Alias) Durch diese Kriterien wird der Fragenkatalog nach Einbindung in einer Prüfung sofort vorgefiltert und erleichtert dem Auditor die Arbeit Nachträgliches Formulieren von eigenen Fragen sowie Hinzufügen von bestehenden Fragen zu einem späteren Zeitpunkt möglich 22CONFIDENTIAL INFORMATION

23 Copyright eXsolut GmbH Die Prüfplanung Frei definierbarer Zeitraum für Prüfpläne 1-Jahres-Planung, 3-Jahres-Planung Festlegen des gewünschten Quartals für ein Audit, des Schwerpunktsbereichs, der auditiert werden soll und des verantwortlichen Prüfungsleiters bzw. Auditors Festlegen der benötigten Normen für die Durchführung einer Prüfung Planung auch von zusammenhängenden Prüfungen möglich Integrierter Freigabeprozess für den Prüfplan und die Risikobewertung Automatische Benachrichtigung von Verantwortlichen per 23CONFIDENTIAL INFORMATION

24 Copyright eXsolut GmbH Rechteverwaltung Das Rechtesystem ist gruppen- und benutzerorientiert Mitarbeiter können einer oder mehreren Prüffeldern angehören Verantwortlichkeiten werden explizit zu den Einheiten festgelegt Ein Mitarbeiter darf nur in seinem abgesteckten Bereich und nach seinen Berechtigungsvorgaben aktiv sein Detaillierte Rechtevergabe möglich 24CONFIDENTIAL INFORMATION

25 Copyright eXsolut GmbH Die Detailplanung (Auditkopfdaten) Jeder Prüfplaneintrag kann eine Anzahl n von Prüfungen beinhalten, wenn zum Beispiel das geprüfte Prüffeld oder das System zu umfangreich ist Die Einzelplanung kann vom Verantwortlichen selbst durchgeführt werden Hier kann der Verantwortliche folgende Informationen festlegen: Audittyp Exaktes Datum der Durchführung Geschäftsbereichverantwortli che Prüfer Betroffene Prüffelder Normauswahl und Fragenkatalogauswahl 25CONFIDENTIAL INFORMATION

26 Copyright eXsolut GmbH Der Kalender Der Kalender kann in einer persönlichen und einer globalen Ansicht genutzt werden In der persönlichen Ansicht kann jeder Lead-Auditor im Kalender seine genaue Planung auf einem Blick darstellen Die globale Darstellung In der globalen Darstellung kann der Mitarbeiter, der über ausreichende Rechte verfügt, sich ein Bild über anstehende Prüfungen verschaffen, die in seinem Geschäftsbereich durchgeführt werden 26CONFIDENTIAL INFORMATION

27 Copyright eXsolut GmbH Die Bewertungsschemata Sie können eigene Bewertungsschemata erstellen Bewertungsschemata basieren immer auf einem Audittyp Es wird unterschieden zwischen prozentualen und punktebasierten Bewertungen Eigene Definition von Schwellenwerten möglich Über solche Schwellenwerte können Sie Korrekturmaßnahmen auslösen (Std./3-Fach) Vollständige dynamische Definition von eigenen Schemata möglich 27CONFIDENTIAL INFORMATION

28 Copyright eXsolut GmbH Die Auditdurchführung & Fragenbewertung Sortieren Sie Fragen individuell nach Ihren Anforderungen Schneller Überblick über Fragen, Normpunkte, Bewertungen, Massnahmen und Kommentare auf einer Seite Nachträgliches Einfügen und Verändern von Prüfungsfragen während der Durchführung möglich Lassen Sie sich für Ihre Normen die Kennzahlen berechnen 28CONFIDENTIAL INFORMATION

29 Copyright eXsolut GmbH Die Massnahmenverfolgung Es gibt zwei verschiedene Massnahmen-Typen Standardmassnahmen 3-Fachmassnahmen Je nach Schwellenwert im Bewertungsschema kann man selber bestimmen in welchem Audit und bei welcher Bewertung eine Standard- bzw. 3-Fachmaßnahme ausgelöst wird Automatische Zuweisung von Maßnahmen an Geschäftsbereichverantwortlich e möglich ( ) Automatische Verfolgung von Maßnahmen durch das System (Dienst) Überblick über alle Massnahmen innerhalb der Anwendung für Prüfer und Aufgabenverantwortliche 29CONFIDENTIAL INFORMATION

30 Copyright eXsolut GmbH Internal-Audit unternehmensweit Vollständige, intuitive und webbasierte Lösung Visualisierung der Prüfungslandkarte und Geschäftsbereiche Fragenkataloge werden automatisch aus der Prüfungslandkarte und einem vordefinierten Pool zusammengestellt Automatisches Benachrichtigungssystem per Mail Automatische Eskalation bei Überschreitung von Zeitvorgaben Mehrsprachigkeit der Oberfläche sowie Inhalten Automatische Verfolgung der Korrekturmaßnahmen Revisionssicherheit Automatische Protokollierung aller im System getätigter Schritte Jederzeit einsehbarer Änderungsverlauf Selbstlernendes Berechtigungssystem 30CONFIDENTIAL INFORMATION

31 Copyright eXsolut GmbH Anwendungsfunktionalitäten Anbindung von BI-Tools für kundenspezifisches Reporting (SQL, RDBMS) Formulargenerator für beliebige Ausdrucke Integriertes Dokumentenmanagement Automatisierte und manuelle Folge- und Wiederholungsaudits Verschiedene Bewertungsschemata innerhalb eines Kataloges Selbstlernendes Rollen- und Rechtesystem Anwenderspezifische (benutzerrelevante) Darstellung Systemübergreifender Datenaustausch durch gemeinsames Repository Vollständige Integration mit den eXsolut Service-, Excellence-,Task- und Financemodulen 31CONFIDENTIAL INFORMATION

32 Copyright eXsolut GmbH 32 Danke für Ihre Aufmerksamkeit Questions & Answers ?!


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