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Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin

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Präsentation zum Thema: "Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin"—  Präsentation transkript:

1 Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin
Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin Workshop: Forschungsinformationssysteme Karlsruhe, 22. Nov. bis 23. Nov. 2011

2 Themenbereiche des Beitrages
Zur Freien Universität Berlin und zum Management von Forschungsinformationen SAP an der Freien Universität Berlin und die Integration der Forschungsdatenbank in SAP Teilapplikationen der Forschungsdatenbank: Drittmittel- und Nicht- Drittmittelvorhaben – Daten, Berichte, öffentliche Präsentation und Workflow Schnittstellen der Forschungsdatenbank zu weiteren Informationssystemen an der Freien Universität Berlin: Statistiken und Publikationen Ausblick: Geplante Weiterentwicklungen der Forschungsdatenbank Zusammenfassung Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

3 Freie Universität Berlin in Zahlen
Freie Universität Berlin in Zahlen 1948 Gründung Studierende (in 2011) 4.212 Absolventinnen und Absolventen (in 2010), davon 616 Promotionen 392 Professorinnen und Professoren (einschl. Juniorprofessuren) 733 Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 846 Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (aus Drittmitteln) Sonstige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 14 Fachbereiche und Zentralinstitute 2007 Status Exzellenzuniversität (Zukunftskonzept „Internationale Netzwerkuniversität“, 4 Exzellenzcluster, 5 Graduiertenschulen) Weitere Informationen unter: Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

4 Drittmittelstatistiken: Entwicklung von 2007 bis 2010
Zeitraum Einnahmen in € Ausgaben in € 2007 * * 2008 * * 2009 * * 2010 * * ohne Mittel der Exzellenzinitiative * * ohne Mittel der Exzellenzinitiative Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

5 Zweck und Ziele der Forschungsdatenbank
Prozessoptimierung in der internen Verwaltung der Drittmittelprojekte und damit Reduktion von Redundanzen in Datenbeständen und Arbeitsabläufen Vermeidung von Dateninkonsistenz und -unsicherheit Erhöhung der Datenaktualität (tagesaktuelle Datenerhebung möglich) Mehrfachzugriff durch dezentrale spezifische Berechtigungskonzepte Erfassung von quantitativen und qualitativen Daten in einem System Generierung von formalen und inhaltlichen Forschungsdaten für Berichtswesen Recherchen für interne (operative) und externe Einrichtungen und prozessorientiertes Management von Forschungsinformationen durch verbesserte Distributionsmöglichkeiten für das Reporting Systematik und Recherchen nach spezifischen Forschungsthemen Überblick über drittmittel- und nichtdrittmittelgeförderte Forschungsvorhaben, Außendarstellung des universitären Forschungsprofils Abbildung von nationalen und internationalen Forschungsbeziehungen und Darstellung der Verbundforschung inkl. der Kooperationspartner Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

6 Stand vor Nutzung der Forschungsdatenbank
Heterogene IT-Struktur bei Verwaltung von Drittmittelprojekten durch inkompatible Datenbanksysteme (IT-Insellösungen, z. B. Access- Datenbanken, Mittelbewirtschaftungssystem [MBS] im Rechnungswesen) Datenbanken in unterschiedlichen Netzen der Universität Fehlender Mehrfachzugriff Keine Zugriffskontrolle wegen fehlender Berechtigungskonzepte Dateninkonsistenz, Datenredundanz, fehlende Datensicherheit und Qualitätskontrolle Doppelte Arbeitsprozesse bei der Datenpflege Umständliche und erschwerte Datenerhebungen für die verschiedenen Rechercheanforderungen und -inhalte Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

7 SAP und Entwicklung der Forschungsdatenbank
2003 Analyse der Geschäftsprozesse in der Drittmittelverwaltung 2004 Einführung von SAP in der Drittmitteladministration, im Personal- und Rechnungswesen 2005 Einführung von SAP in der Studierendenverwaltung (Campus Management) 2005 Forschungsdatenbank für Drittmittelprojekte in SAP 2007 Forschungsdatenbank für Drittmittelprojekte im Internet 2009 Forschungsdatenbank für Nicht-Drittmittelforschung in SAP (sog. Profildatenbank) 2010 Forschungsdatenbank für Nicht-Drittmittelforschung im Internet (sog. Profildatenbank) 2012 Entwicklung einer Anwendung zur Prognose von Drittmittelausgaben Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

8 Die Forschungsdatenbank im Detail
Teilapplikationen der Forschungsdatenbank 1. Drittmittelprojekte in SAP und im Internet (Drittmittelprojektdatenbank) 2. Forschungsaktivitäten außerhalb von Drittmittelförderungen in SAP und im Internet (sog. Profildatenbank) Schnittstellen zu weiteren SAP-Applikationen der Freien Universität Statistikdatenbank Publikationsdatenbank Referentielle Zugriffe auf SAP-Standardmodule Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

9 Technische Angaben Systemvoraussetzungen: Software und Programmierung:
SAP Windows XP und Nachfolger (XP Voraussetzung für Anwendung der Web-Dynpro- Technologie) Software und Programmierung: Jetzige Version SAP ECC 6.0 (ERP 6.0) Datenbanksprache: ABAP-Programmierung mit MS-Office-Schnittstellen, MySQL Bedienung der Applikation für die herkömmliche SAP-Nutzeroberfläche (SAP GUI) optimiert Programmierung so angelegt, dass eine Erweiterung des Bedienkonzepts, z. B. für funktionsreduzierten Zugriff über Internet, keine Veränderungen an der Applikation erfordert Web-Dynpro-Technologie in SAP für Forschungsdatenbank im Internet Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

10 Entwicklungsaufwand Drittmittelprojektdatenbank: Profildatenbank:
Konzeption, Entwicklung, Implementierung, Datenmigration: 42 Arbeitstage Modul Vertragscontrolling: 34 Arbeitstage Reportentwicklung: 28 Arbeitstage Profildatenbank: Entwicklung der SAP-Applikation, des Reports und Webformulars: 75 Arbeitstage Online-Fassung der Profildatenbank und Report für Drittmittel- und Nicht- Drittmittelforschung: 85 Arbeitstage Erweiterung Drittmittelprognose (in Planung): Ca. 19 Arbeitstage Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

11 SAP-Funktionalitäten
Spezifische SAP-Berechtigungskonzepte: Nutzung für gesicherten Mehrfachzugriff Berechtigungskonzepte in einzelnen Sammelrollen für Nutzergruppen zusammengefasst (derzeit 11 Sammelrollen in der Forschungsdatenbank) Spezifische Lese- und Schreibrechte Auswahl und Anzeige bestimmter Dateninhalte je Nutzergruppe (Datenschutz) Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

12 Integrierte SAP-Module
Verwendung folgender SAP-Module: HCM (Human Capital Management): Personaldaten für Projektleitung und Projektmitarbeiter/-innen Organisationsmanagement (Untermodul von HCM): Einrichtungen der Freien Universität Berlin CO/PSM/FI: Finanzierungsdaten der Drittmittelprojekte Standardfunktionen: Text- und Statusverwaltung: Abstracts, Schlagworte und Projektstatus Geschäftspartnerverwaltung: Erfassung externer Kooperationspartner Nutzung von Objekten und Zugriffstechniken aus dem Business Object Repository, vor allem von SAP-eigenen Funktionsbausteinen und Business Application Programming Interfaces für Integration von SAP-Standardfunktionalitäten Drittmittelprojekt- und Profildatenbank nutzen gemeinsame SAP-Module / Objekte, um Daten nur einmal zu pflegen und somit Redundanzen zu vermeiden Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

13 Drittmittelprojektdaten und SAP-Module
Formaldaten Inhaltsdaten SAP-Module Projektleitung / - mitarbeiter/-innen / Einrichtung HCM / Organisationsmanage- ment Projektstatus Projekttitel, Schlagworte, Abstracts, Projekttyp / Projektprogramme (z. B. EU-Programme) Textverwaltung Statusverwaltung Kooperationsdaten / - partner Geschäftspartnerverwal- tung Finanzdaten (in Fonds, Innenaufträgen) FI/CO/PSM Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

14 Drittmittelprojektdaten: Grunddaten
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15 Drittmittelprojektdaten: Grunddaten
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16 Drittmittelprojektdatenbank: Finanzdaten
Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

17 Drittmittelprojektdatenbank: Finanzdaten
Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

18 Drittmittelprojektdatenbank: Kooperationen
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19 Drittmittelprojektdatenbank: Schlagwortbaum
Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

20 Drittmittelprojektdatenbank: Schlagwortbaum
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21 Drittmittelprojektdatenbank: Schlagworte
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22 Drittmittelprojektdatenbank: Projektabstracts
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23 Bericht: Selektion Grund- / Finanzdaten
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24 Bericht: Selektion Kooperations- / Inhaltsdaten
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25 Bericht: Beispiel einer Ergebnisliste (Ausschnitt)
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26 Export der Recherchedaten in MS-Word
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27 Personelle Ressourcen und Workflow
Drittmittelprojekte: Anlage von Datensätzen, Formulare zur Kontoeinrichtung, Mittelbewirtschaftung, Budgetierung, Verwendungsnachweise, Statistiken: Drittmittelverwaltung in der Abt. Forschung Projektgenehmigung / Finanzdatenüberprüfung, Anlage von Fonds, Innenauftragen, Fondslöschung (Fondsadministration): Abt. Haushalt / Rechnungsstelle Inhaltliche u. qualitative Datenpflege, redaktionelle Datenüberprüfung, Recherchen / Berichterstellung: Abt. Forschung SAP-Systembetreuung, Berechtigungsadministration, IT-Projektmanagement, technischer Support: Abt. Elektronische Administration und Services (eAS) Entwicklung von neuen Applikationen: externe Berater/-innen und z. T. Mitarbeiter/- innen der Abt. eAS Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

28 Forschungsdatenbank online (Drittmittel)
Generierung ausgewählter Datenkategorien aus der SAP-integrierten Forschungsdatenbank, d. h. vor allem qualitativer Daten, die für die Außendarstellung von Forschungsvorhaben der Freien Universität Berlin aus dem Drittmittelbereich relevant sind Selektionsmöglichkeiten mit Suchhilfen nach Formal- und Inhaltsdaten (Einfach- und Mehrfachsuche nach Dauer, Einrichtung, Projektleitung, Projekttyp, Projektstatus, Schlagworte, Mittelgeber nach Geldgebergruppen, Kooperationstyp) Rechercheergebnis als Projektliste mit Export-, Druck- und Sortierfunktion (Dauer, Projekttitel, Projektleitung, Einrichtung) Detailansicht zu jedem Projekt (Projektleitung, Einrichtung, Projekttitel, Abstract, Schlagworte, Projekttyp, Kooperationsdaten wie Sprecher, Partner, Kooperationsart und -titel, Dauer, spezifische Mittelgeber) https://eforschung.ecampus.fu-berlin.de/dmv Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

29 Profildatenbank: Forschung ohne Drittmittel
Ziele: Darstellung wissenschaftlicher Aktivitäten außerhalb von Drittmittelförderungen: u. a. Forschungsvorhaben, Kooperationen, Veröffentlichungen, Auszeichnungen, Mitgliedschaften, Gastdozenturen Abbildung des wissenschaftlichen Profils von Wissenschaftler/-innen Recherchetool (in SAP und im Internet) für verschiedene Anfragen (Berichtswesen) Internetdatenbank: Informationssystem zur zentralen Darstellung der Forschungslandschaft (bisher nur separat auf einzelnen Webseiten u. für Drittmittelprojekte) und dadurch öffentlich zugängliche Präsentation der universitären Forschungsleistungen und Forschungsschwerpunkte Profildatenbank online: https://eforschung.ecampus.fu-berlin.de/ndm Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

30 Personelle Ressourcen und Workflow
Forschungsaktivitäten außerhalb von Drittmittelförderungen: Selbsteintrag der Forschungsaktivitäten durch Wissenschaftler/-innen über ein Webformular (https://eforschung.ecampus.fu-berlin.de/pdb) Qualitative Datenpflege und -durchsicht, Recherchen / Berichterstellung in SAP und Online-Stellung der Daten: Abt. Forschung SAP-Systembetreuung, Berechtigungsadministration, technischer Support: Abt. Elektronische Administration und Services (eAS) Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

31 Anwendungsbereiche der Profildatenbank
Webanwendung: Formular zur Erfassung der Forschungsaktivitäten (per Selbsteintrag, Zugang nur intern) https://eforschung.ecampus.fu-berlin.de/pdb SAP-Erfassungsanwendung: spiegelt die Daten der Webanwendung wider, inhaltliche und qualitative Nachbearbeitung SAP-Pflegedialog: aus SAP-Erfassungsanwendung übertragene Daten. Basis für Profildaten- und Internetdatenbank sowie für die SAP-Berichte SAP-Berichte: 1. Ausführlicher Bericht für Nicht-Drittmittelforschung 2. Gemeinsamer Bericht Drittmittel- und Nicht-Drittmittelforschung Internetdatenbank: Öffentlich zugängliche Darstellung der Nicht- Drittmittelforschung https://eforschung.fu-berlin.de/ndm Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

32 Schnittstellen: Profil-/Drittmitteldatenbank/SAP
Gemeinsame Nutzung mit Drittmittelprojektdatenbank v. inhaltlichen Daten: Projekttyp Kooperationsmitglieder und Kooperationstyp Systematischer Schlagwortbaum SAP-Standardmodule: SAP-Modul HCM (Human Capital Management): Verknüpfung zur wissenschaftlichen Einrichtung und zu Wissenschafter/-innen SAP-Geschäftspartnerverwaltung: Pflege der außeruniversitären Kooperationsmitglieder SAP-Textverwaltung: Schlagworte und Projektbeschreibungen SAP-Publikationsdatenbank / Statistikdatenbank: Import bibliographischer Daten aus Statistikdatenbanktabellen Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

33 Schnittstellen: Profil-/Drittmitteldatenbank/SAP
Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

34 SAP-Profildatenbank: Grunddaten
Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

35 SAP-Profildatenbank: Einrichtung / Leitung
Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

36 SAP-Profildatenbank: Kooperationen
Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

37 SAP-Profildatenbank: Schlagworte
Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

38 SAP-Profildatenbank: Projektbeschreibung
Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

39 SAP-Profildatenbank: Publikationen
Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

40 SAP-Profildatenbank: Bericht
Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

41 SAP-Statistikdatenbank
Ziele: Mitarbeiter/-innen mit Entscheidungs-, Steuerungs- oder Controllingaufgaben statistische Daten zur Verfügung zu stellen Daten zur Vorbereitung und Unterstützung von Entscheidungs- und Managementprozessen Auskunft über gegenwärtige Situation und Entwicklung in der Vergangenheit Bereiche und Schnittstellen: Haushalt (Einnahmen und Ausgaben auf Basis der Haushaltsrechnung) Personal (Beschäftigte und Stellen auf Basis von SAP-HCM, Org.-Management) Studium (Studierende und Absolvent/-innen) Internationaler Austausch (Beteiligung an Austauschprogrammen) Drittmittelstatistiken (Schnittstellen Haushaltsdaten u. Forschungsdatenbank) Forschung und Nachwuchsförderung inkl. Promotionen, Habilitationen (Forschungsprojekte aus Drittmitteln: Schnittstelle Forschungsdatenbank) Publikationen (Schnittstelle Universitätsbibliographie und Profildatenbank) Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

42 Statistikdatenbank Drittmittelprojekte: Schnittstelle zur Forschungsdatenbank Anforderungsinhalte: Geldgeber- / Finanzdaten (Geldgebergruppen, Fonds, Kostenstellen) Einrichtungsdaten (Fächergruppen, Fachbereiche, Institute) Projektleiter/-innen (inkl. Rankingsmöglichkeiten) Art der Projekte (Projekttypen) Kooperationsdaten (Art der Kooperation, Sprecherfunktion und Beteiligung) Drittmittelprojekte nach Forschungsvorhaben und Nachwuchsförderung getrennt Zeitraum für Zeitreihenanalysen Statistikdatenbank im Intranet: Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

43 Statistikdatenbank Drittmittelstatistik: Schnittstellen zur Forschungsdatenbank und SAP- Haushaltsdaten (Drittmittelbuchungen) Anforderungsinhalte: Geldgeber- / Finanzdaten (inkl. Geldgebergruppen, Fonds, Kostenstellen) Drittmitteleinnahmen und -ausgaben sowie Art der Drittmittel (Sach- u. Personalmittel, Investitionen) Einrichtungsdaten (Fächergruppen, Fachbereiche, Institute) Projektleiter/-innen (inkl. Rankingmöglichkeiten, Dienstarten) Art der Projekte (Projekttypen) Kooperationsdaten (Art der Kooperation) Zeitraum Statistikdatenbank im Intranet: Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

44 Publikationen Schnittstelle: Profildatenbank und Publikationsdatenbank
Veröffentlichungen der Wissenschaftler/-innen der Freien Universität Basis: Selbsteintrag über ein Webformular Erfassung der Daten für die Universitätsbibliographie Bibliographische Qualitätskontrolle durch Universitätsbibliothek Statistische Daten in der Statistikdatenbank für bibliometrische Analysen Bibliographische Daten: Referenz von Profildatenbank zur Publikationsdatenbank Erfassung der Veröffentlichungen über diese Schnittstelle in der Profildatenbank und zugleich Zuordnungsmöglichkeit einer Publikation zu einem Drittmittelprojekt über den SAP-Innenauftrag Bsp. Formular für Selbsteintrag: https://sep.ub.fu-berlin.de/SEP Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

45 Forschungsdatenbank: zukünftige Planungen
Drittmittelprognose Erstellung zukünftiger Sach- und Personalmittelausgaben Differenzierbar u. a. nach Einrichtungen, Projektleitungen, Geldgebern, Zeitraum Ziel: Indikator zur Analyse von zukünftigen Forschungsleistungen 2. Vertragscontrolling (Erfassung von Verträgen im Drittmittelbereich) Formaldaten: Vertragsarten, Einrichtung, Musterverträge, Zeitraum Inhaltsdaten: Daten zur Regelung von Vertragsinhalten (Erfindungen, Geräte, Personal), Verknüpfung zum Drittmittelprojekt und zu Kooperationen von Drittmittelprojekten Ziel: Übersicht über Drittmittelverträge Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,

46 Vielen Dank! Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe,


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