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TUDo ERP 24.01.2013 Endanwenderschulung SAP Projektsystem Projektsystem: Stammdaten, Bewegungsdaten, Berichtswesen.

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1 TUDo ERP Endanwenderschulung SAP Projektsystem Projektsystem: Stammdaten, Bewegungsdaten, Berichtswesen

2 2 1 Einführung 2 Phase I: Projektbeantragung 3 Phase II: Projektbewilligung 4 Phase III: Projektdurchführung 5 Phase IV: Projektabschluss Agenda Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt 6

3 - folgende SAP Einstellungen erleichtern Ihnen die Arbeit mit den im Projektsystem benötigten Transaktionen (z.B Project Builder, Beplanungsmaske, Berichte) -Einstellungen an der Benutzeroberfläche -Erstellung von Favoriten SAP Einstellungen 3

4 SAP Einstellungen – Techn. Namen v. Transaktionen 4

5 SAP Einstellungen - Favoriteneinrichtung 5

6 Darstellung der IST-Situation Akteure des Projektmanagements SystemeBeispiele ZUVVerschiedene HIS-Systeme ZUV D5Forschungsdatenbank (Access), FIS ZUVWeitere (z.B. Kopernikus) Projektleiter + EPCExcel, Access, Open Office Calc, (individuelle Lösungen) MittelgeberFormulareAlle Mittelgeber MittelgeberAntragssoftwareEasy-AZA (BMBF), elan (DFG), PRANO (SAB) MittelgeberProjektabwicklungssoftware (Bereitstellung von Mittelabruf, Zwischenbericht, Zwischennachweis) Profi-online (BMBF) 6

7 Integration der vorhandenen Systeme in SAP Akteure des Projektmgmt SystemeIntegrations- schritt 1 Integrations- schritt 2 Integrations- schritt 3 Integrations- schritt 4 ZUVVersch. HIS-SystSAP ZUV D5Forschungsdaten- bank SAP Projektleiter + EPC Excel, Access, Open Office Calc (individuelle Lösungen) SAPSAP und ggf. Projektmanage ment-software MittelgeberFormulare aller Mittelgeber Download aus SAP MittelgeberAntragssoftware Easy-AZA (BMBF), elan (DFG), PRANO (SAB) Schnittstelle zu SAP MittelgeberProjektabwicklungss oftware Profi-online (BMBF) Schnittstelle zu SAP 7

8 8 FIBU/ LEDGER/AA HCM Personalsystem MM Materialbeschaffung CO PS FI-TV SRM LSF KRED (SG 1.1,1.2) Stip HV/ WV/ LA SHK/ WHK Prof. MA PERS (D2) Gehalt DIENSTREISE MNP (SG 1.3.) PSP Administration Projektleitung, D5, SG 1.1. Berichte Bericht Institute, zentrale Einrichtungen, ZUV TU MADritte SAP = integriertes System

9 SAP CO/PS - wer arbeitet mit Projekten 9 SAP CO/PS Projekt- leiter (dezentr. Einheiten ) ZUV D5 ( Forschförd./ Transfer) ZUV D1 Finanzen & Beschaffung ZUV D2 Personal ZUV D4 ZUV D6 Innen revision ZUV D8

10 Prozessablauf - aktuelle Istsituation 10 Antrag

11 Nomenklatur der PSP-Elemente 11 0 = ohne Jahresabgrenzung 3 = = 2014 … X = 2020, 2030, 2040…

12 Mittelherkunft: Ausprägungen 12 Anpassen: Ausprägungstabelle Mittelgeber hinzufügen

13 Projektdefinition Oberster Knoten eines Projektstrukturplans. Stellt den Rahmen für alle in diesem enthaltenen Projektstrukturplan-Elemente dar. Projektstrukturplan-Element (PSP- Element) Stammdatenobjekt zur Strukturierung von Projekten. Wird als bebuchbarer Kostenträger verwendet. Oberknoten Teilprojekt / EU-Activity Geldgeber Kostenstelle Stammdaten des Moduls Projektsystem 13 F-XXXXXX

14 Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur 14 Alte HIS Nr. PSP Element – Beispiele ALTNEU HIS Nr.Projektdef. mit PSP ElementBeschreibung 1) Normalfall F Proj. Def.= Oberknoten F PSP Element 2) Teilprojekte z.B. EU mit versch. KST F Proj. Def.=Oberknoten F Teilprojekt 1/ Prof. A F Teilprojekt 1/ Prof. B F Teilprojekt 2/ Prof. C

15 Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur 15 ALTNEU HIS Nr.Projektdef. mit PSP ElementBeschreibung 3) Jahresscheiben – z.B. koordinierte DFG o. DAAD Projekte innerh. einer KST F Proj.Def = Oberknoten F Jahresscheibe F Jahresscheibe F Programmpauschale 4) BgA FDL- Sammelthema (analog Auftragsforschung) F Proj.Def. = Oberknoten F F F F Alle Istbuchungen hier Vertr.Partner 1 nur Planung/ Vertr.Partner 2 Dokumente/ Vertr.Partner 3 Statistik D5

16 Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur 16 ALTNEU HIS Nr.Projektdef. mit PSP ElementBeschreibung 5) Projekt mit Eigenanteil F Proj.Def. = Oberknoten F F Eigenanteil

17 Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur 17 ALTNEU HIS Nr.Projektdef. mit PSP ElementBeschreibung 6) BgA - Service keineD Proj.Def = für alle BgA- Service D D ….. 7) Ehemalige Untertitel – z.B. UT 77 – Öffentlichkeitsarbeit/Repräsentation UT 77D Proj.Def. = für alle UT UT UT 77 D D …..

18 18 1 Einführung 2 Phase I: Projektbeantragung 3 Phase II: Projektbewilligung 4 Phase III: Projektdurchführung 5 Phase IV: Projektabschluss Agenda Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt 6

19 Projektbeantragung 1Projektdefinition anlegen 2PSP-Element anlegen 3Partner-DB pflegen 4Kalkulation für Antrag erstellen 5Bericht für internes Controlling 6DM-Anzeige befüllen 7Antragsformulare / Software befüllen 8Weitere Dokumentenflüsse (Angebote, Verträge) 9Antrag freigeben (Anwenderstatus BEAN) 10Antrag ablegen 11Planung für abgeschlossenen Antrag erstellen SAP 19 SAP

20 Phase I – Projekt-Antragsprozess 20

21 Dokumenten- und Informationsfluß DM-Anzeige (Workflow für Dokument DMS) PL SG5.1Dezernat 4 ZIH Antragsdokument (Workflow für Dokument DMS) PLSG 5.1 (rechtsverb. Unterschrift)Mittelgeber Geldgeber, Gruppierungsschlüssel, Gruppe pflegen (Workflow für Beantragung ) PLVerantwortlicher Statuswert geändert, Kalkulation eingestellt (Workflow für Benachrichtigung SAP, ) SystemSG 1.1, 1.3, D5, Projektleiter Stellen angelegt (Workflow für Benachrichtigung SAP, ) System PL elektronischer Workflow ist in Planung 21

22 Anlage eines Projekts – Transaktion CJ20N Anlegen (1 von 6) Key User können PSP-Elemente anlegen. Die Transaktion zum Anlegen eines PSP-Elements befindet sich unter folgendem Pfad: Controlling Projektsystem Projekt Project Builder Die Transaktion kann auch über den Transaktionscode CJ20N aufgerufen werden. 22

23 Anlage eines Projekts Ist noch keine Projektdefinition ( ) für das neu anzulegende PSP-Element vorhanden, muss diese zuerst angelegt werden. Mit der Schaltfläche kann unter der Kategorie die Projektdefinition ausgewählt werden. Mit Hilfe von Drag & Drop wird die Projektdefinition in das Bearbeitungsfeld des Projektstrukturplans gezogen. Alternativ dazu kann ein neues Projekt über die Schaltfläche durch Eintrag des Menüpunktes Projekt angelegt werden. In beiden Fällen erscheint auf der rechten Bildschirmhälfte ein leeres Stammdatenblatt. Anlegen (2 von 6) 1 23

24 Anlage eines Projekts Für die Anlage einer Projektdefinition sind die beiden Karteireiter Grunddaten und Steuerung zu befüllen. Die Nummer der Projektdefinition ist entsprechend der Nomenklatur zu vergeben. Die Bezeichnung des Projektes muss erfasst werden. Nach Eintrag des Projektprofils im Reiter Steuerung werden weitere Einträge automatisch übernommen. Anlegen (3 von 6) 24 Zur Auswahl des Projektprofils – siehe Tabelle Zuordnung zu Mittelgebern – Folie Nr. 11

25 Anlage eines Projekts Analog zum Anlegen der Projektdefinition werden PSP-Elemente durch Drag & Drop aus den Vorlagen in das Bearbeitungsfeld des Projektstrukturplans gezogen. Die Bezeichnung des PSP-Elements entspricht der Projektdefinition. Eingabe von Muss- / Kannfeldern Alle Mussfelder müssen befüllt werden, sonst kann Projekt nicht gespeichert werden. Aufstellung der Mussfelder – siehe nächste Folie Anlegen (4 von 6) 25

26 Zusatzfelder der Projektdefinition und der PSP-Elemente Übersicht (1 von 2) Feldname ProjektdefinitionFeldstatusFeldlängePrüftabelle SprecherKannfeld250 ZeichenNein Feldname PSP-ElementFeldstatusFeldlängePrüftabelle Alte HIS-NummerKannfeld10 ZeichenNein Trennungsrechnung (wirt./nichtwirt)Mussfeld1 ZeichenWertehilfe (W/N) GeldgeberMussfeld4 ZeichenWertehilfe GruppierungsschlüsselMussfeld3 ZeichenWertehilfe ProjektleiterMussfeld250 ZeichenNein TeamleiterKannfeld20 ZeichenNein BearbeiterKannfeld20 ZeichenNein ProjektlaufzeitbeginnMussfeldDatumWertehilfe ProjektlaufzeitendeMussfeldDatumWertehilfe AntragsdatumKannfeldDatumWertehilfe Erste BewilligungKannfeldDatumWertehilfe FörderkennzeichenKannfeld40 ZeichenNein nächste WV-AufgabeKannfeld30 ZeichenNein Nächster WV-TerminKannfeldDatumNein 26 Die Ausprägungen der Zusatzfelder finden Sie ausführlich im Handbuch

27 Geldgeberspezifische Gruppierungen Der 3stellige Gruppierungsschlüssel wird im PSP-Element eingegeben. Die geldgeberspezifische Gruppierung (6stellig) wird bei jeglichen Buchungen in der Finanzbuchhaltung entweder automatisch aus der Ableitungsstrategie anhand des Gruppierungsschlüssels ermittelt oder manuell eingegeben und in die Hauptbuchtabelle der Finanzbuchhaltung fortgeschrieben. Pflege der geldgeberspezifischen Gruppierung und der Ableitungsstrategie 27 SchlüsselAusgabeartAbleitungSK vonSK bisAA-Bezeichnung Personalausgaben (TVÖD E12-E15) Personalausgaben (TVÖD E12-E15) Stud./Wiss. Hilfskräfte Stud./Wiss. Hilfskräfte Stipendien Gegenstände bis 5.000,00 Euro netto Zentralisierung (BMBF) Einnahmeart nicht förderfähig

28 Umsetzung der Geldgeberanforderungen Öffentliche Mittelgeber benötigen Zahlungssicht (was ist wann gezahlt?) SAP (kaufmännisches System) nutzt Buchungssicht (Was ist wann gebucht?) 28 Modul CO/PS (Projektsystem)Modul FI (Finanzbuchhaltung) Zahlungsinformationnicht integrierbarvorhanden Gruppierung der Sachkonten nach geldgeberspezifischen Kategorien (Ausgabearten) möglich Einrichtung von Berichtskosten- artengruppen z.B. B101_BMBF nicht möglich LösungsansatzFestlegung eines Gruppierungsschlüssels Bei jeder Buchung Mitgabe einer Ausgabeart entsprechend Gruppierungsschlüssel und Sachkonto ErgebnisBuchungssatz mit Ausgabeart und Zahlungsinformation Zusammenführung in speziell programmiertem Bericht und Integration weitere Informationen aus anderen Modulen zur Erzeugung einer Belegliste

29 Gruppierungsschlüssel für Drittmittelprojekte BMBF 102BMBF Gründerstip. 301DFG-Sachbeihilfe 302DFG-PP 303DFG-SFB 304DFG-Großgeräte 305DFG-Beihilfe-Reisekosten 306DFG-Beihilfe-Publikationskosten 307DFG-Mercator Gastprof. 308Pauschale Mittel - Gleichstellung 401EU FP7 410 EU TEMPUS IV 420 EU LLP EU ACP, ALFA, EDULINK 440EU SN/PL + ZIEL3 450EU INTERREG IVC 455EU INTERREG IV B Central Europe 456Erasmus Mundus 460EU-ESF (SMWK) 465EU-ESF (andere RL) 600Auftragsforschung 601VW Stiftung 602Bosch Stiftung 603Thyssen Stiftung 604Dt.-Franz. HS 605Humboldt Stiftung FK-Zuschuss 606Humboldt Stiftung Preisgeld 607Boysen Stiftung 608GIF 609Tschira Stiftung 610Haniel Stiftung 611Willkomm Stiftung 612Dt. Bundesstiftung Umwelt 613Stifterverband f. Dt. Wiss. 614HFSP 620Stiftung allgemein 621Stiftung (Personalförderung) 622Stiftung Honorar 701AIF 710DAAD-PPP 711DAAD-GIP 712DAAD-Doppeldipl. 713DAAD-Aufbaustudiengänge 714DAAD-Alumni 715DAAD-Studienpraktika 716DAAD-Summer Schools 717DAAD-Bachelor Plus 718DAAD-IAESTE-Beihilfen 740DAAD allgemein (inkl. PK) 741DAAD allgemein (ohne. PK) 742DAAD allgemein (ohne Investition) 798wiss. Forschungs-DL 801Land 901Spenden 900Allgemeiner Abrechnungsschlüssel

30 Zusatzfelder der Projektdefinition und der PSP- Elemente Übersicht (2 von 2) 30 Feldname PSP-ElementFeldstatusFeldlängePrüftabelle GeheimKannfeld1 ZeichenCheckbox Forschungsschwerpunkt IMussfeld2 ZeichenWertehilfe Forschungsschwerpunkt IIMussfeld2 ZeichenWertehilfe VerbundprojektKannfeld1 ZeichenCheckbox ForschungszulageKannfeld1 ZeichenCheckbox Beteiligung KMUKannfeld1 ZeichenCheckbox LehreinheitKannfeld4 ZeichenWertehilfe Finanzierungsart BundMussfeld2 ZeichenWertehilfe Kategorie BundMussfeld2 ZeichenÜbernahme aus verantw. KSt. Fachgebiet BundMussfeld4 ZeichenÜbernahme aus verantw. KSt. Lehr- und Forschungsbereich BundMussfeld3 ZeichenÜbernahme aus verantw. KSt. Fächergruppe BundMussfeld2 ZeichenÜbernahme aus verantw. KSt. Interne Organisationseinheit LandMussfeld2 ZeichenÜbernahme aus verantw. KSt. Externer Schlüssel Land (HEB)Mussfeld10 ZeichenWertehilfe

31 Anlage eines Projekts Als Pflichtfelder sind die Stamm- datenfelder, GeschäftsbereichVerantw.KoStl und Profitcenter zu befüllen. Anlegen (5 von 6) 31

32 Fakultäten, zentrale Einrichtungen Lehreinheiten, Dezernate Ebene zur Auswertung, Budgetüberwachung Arbeitsgruppen, Abteilungen, usw. Ebene der Kontierung, Personalrechnung, Anlagenzuordnung und der Auswertung Projekte / Kostenträger durch eine Kostenstelle betreute Ebene der Kontierung, Budgetierung, Auswertung Hierarchieknoten / Gruppen Profit Center EC Stammdatengruppen CO Kostenstellen Projekte PS EC CO PS Berichtsknoten 26 Aufbauorganisation und Stammdatenstruktur 32

33 Profitcenter & Kostenstellen 33 VorherNachher Profitcenter Kostenstellen im Haushalt UT UT UT G B S03 Projekte Drittmittel/Haushalt F F F

34 Anlage eines Projekts Der Projektstrukturplan wird mit einem Klick auf die Schaltfläche gesichert und geschlossen. Mit der Schaltfläche ist ein schneller Zugriff auf die zuletzt bearbeiteten Projekte möglich. Anlegen (6 von 6)

35 Alternative Möglichkeiten zur Anlage eines Projekts/ PSP Elements -Variante 1 35 Anlage Projektdefinition + PSP Element: -Neuanlage eines Projekts + PSP Element mit Vorlage - erzeugt neue Projekt-Nr. - alle anderen Daten werden aus kopiertem Projekt übernommen Überschreiben mit neuen Daten nun möglich

36 PSP Element kopieren – Variante 2 36 PSP Element kopieren und einfügen unter einer vorhandenen Projekt- definition über die Symbolleiste Achtung: -Pflege der neuen PSP Nr. und Bezeichnung nicht vergessen -Neueingabe des Geschäftsbereichs und -Profitcenter ist zwingend -Alle anderen Daten des kopierten Projekts werden übernommen -Überschreiben der alten Daten nun möglich Markieren Sie das zu kopierende PSP Element und kopieren Sie dieses über den Button in der Symbolleiste Markieren Sie immer zurerst die übergeordnete Projektdefinition (Bsp: F ) und fügen dann über den Button Ihr PSP Element ein

37 PSP Element löschen 37 Bitte beachten – neues Projekt muss erst gespeichert werden, bevor man es löschen kann

38 Übung 1: Projekt, PSP anlegen, PSP kopieren & löschen Projekt pflegen 38

39 Stammdatenbericht PSP Elemente - CN43N Aufruf des Berichts CN43N Der Bericht CN43N befindet sich unter folgenden Pfad: Projektsystem Strukturen 39

40 Stammdatenbericht -Transaktion CN43N Übersicht meiner PSP Elemente - Ansichtsversion: /TUD3 Auswahl Projekt Nr./ Intervall Auswahl Layout Version

41 Freie Abgrenzung Funktionalität der freien Abgrenzung Die freie Abgrenzung rufen Sie im Selektionsbild eines Berichtsaufrufes mit der Schaltfläche auf. Innerhalb der freien Abgrenzung haben Sie die Möglichkeit weitere Selektionskriterien anzusteuern und den Berichtsaufruf demnach feiner zu gestalten. Beispielsweise haben Sie die Möglich- keit nur PSP-Elemente im Bericht ange- zeigt zu bekommen, die mit der verantwortlichen Kostenstelle X verknüpft sind. 41

42 Freie Abgrenzung – Variante sichern 42

43 Freie Abgrenzung – Variante holen 43

44 Stammdatenbericht CN43N Layoutversion: z.B. /TUD3

45 Layout auswählen

46 Layout ändern

47 Stammdatenbericht CN41N Strukturübersicht Aufbau des Berichts Der Stammdatenbericht für die PSP- Elemente bietet eine Übersicht über die Projektstruktur Durch einen Klick auf das jeweilige Symbol vor der Bezeichnung des PSP- Elements kann die Hierarchie auf- und zugeklappt werden. 47

48 Beplanung des Projekts und Statusänderung 48 - In der Antragsphase erfolgt die Planung des Projekts durch das Dezernat 5 bzw. die dezentralen Einheiten - Nach Abschluss der Planung wird der Anwenderstatus von D5 auf BEAN gesetzt

49 Definition und Ziele der Planung Die Planung ist eine gedankliche Vorwegnahme der erwarteten Zukunft, die von beeinflussbaren und externen Größen abhängt. Die Planung von Werten und Mengen wird durch die Planung qualitativer Kennzahlen vervollständigt. Die Detailgenauigkeit der Planung reicht von einer großen sachlichen und inhaltlichen Verdichtung (Grob- bzw. /Eckplanung) bis hin zu maximaler Granularität, d.h. einer Detailplanung 1:1 zum Ist); oft wird im zeitlichen Ablauf weiter detailliert. Eine fachliche Grundentscheidung liegt weiterhin darin, ob Planwerte bei neuen Erkenntnissen in der Umsetzung verändert werden (flexible Plankostenrechnung) oder für Abweichungsanalysen eingefroren werden (starre Plankostenrechnung). Weiterhin ist im öffentlichen Umfeld die Abgrenzung bzw. Überlappung von betriebswirtschaftlichen und kameralen Planzahlen zu klären: der Haushalt erfordert eine Obligo- und Zahlungsplanung, während die KLR zusätzlich eine Planung interner Leistungen u.a. Wertströme ermöglicht. Definition Ziele 49

50 Hierarchieplanung Einfachste Form der Kostenplanung Unabhängig von Kostenarten Hierarchische Erfassung und Darstellung von Planwerten Einsatz für Gesamt- und Jahreswerte möglich sollte nicht verwendet wer- den, da gegenüber Kosten- artenplan und Budget kein Zusatznutzen Detailplanung Kostenartengerechte Planung von -Primärkosten -Erlösen -Leistungsaufnahmen -Statistischen Kennzahlen Einsatz für Gesamt- und Jahreswerte möglich Einzelkalkulation Detailliertere Planung unterhalb der Kostenartenebene Informationen über Bezugsquellen, Mengen und Preise liegen vor Kalkulationsmodelle auf Basis von Attributen Einsatz für Gesamt- und Jahreswerte möglich Planungsformen sind kombinierbar Planungsformen der Kosten- und Erlösplanung 50

51 Planungsphase A00Antragsphase aktuell A01Antragsphase 1 A02Antragsphase 2 A03Antragsphase 3 A04Antragsphase 4 Antrag V00Verhandlung aktuell V01Verhandlung 1 V02Verhandlung 2 Bewilligung 0Laufende Plan-/Ist-Version B01Bewilligung 1 B02Bewilligung 2 B03Bewilligung 3 B04Bewilligung 4 Laufende Planung D00Durchführung aktuell D01Durchführung 1 D02Durchführung 2 D03Durchführung 3 D04Durchführung 4 Übersicht der Planversionen Planversionen 51

52 Planung - Transaktion CJR2 Kostenartenplanung auf PSP-Elementen (1 von 3) Key User sind berechtigt, eine Kostenartenplanung auf PSP-Elementen vorzunehmen. Die Transaktion zur Erfassung einer Kostenartenplanung auf PSP-Elementen befindet sich unter folgendem Pfad: Projektsystem Controlling Planung Kosten im PSP Kosten/Leistungsaufnahmen Ändern Die Transaktion kann auch über den Transaktionscode CJR2 aufgerufen werden. 52

53 Planung Kostenartenplanung auf PSP-Elementen (2 von 3) Nach Aufruf der Transaktion erscheint der Einstiegsbildschirm. Version, Periode und Geschäftsjahr für welche die Planung gelten soll, sind anzugeben. Es können einzelne PSP-Elemente, Intervalle oder Gruppen eingegeben werden. Es können einzelne Kostenarten, Intervalle oder Gruppen angegeben werden. Eingabe frei – Nur die Kombinationen aus PSP-Element und Kostenart, für welche bereits ein Planwert hinterlegt ist, werden angezeigt. Eingabe formularbasiert – Alle Kombinationen aus PSP-Element und Kostenart werden angezeigt. Der Aufruf der Planungsmaske erfolgt mit. 53

54 Auswahl einer Kostenartengruppe 54 IBM Confidential

55 Planung Kostenartenplanung auf PSP-Elementen (3 von 3) In der tabellarischen Darstellung werden pro aufgerufenem PSP-Element alle selektierten Kostenarten dargestellt. In der entsprechenden Spalte können Plankosten eingetragen werden. Kosten sind mit positivem Vorzeichen, Erlöse sind mit negativem Vorzeichen zu planen. Mit der Schaltfläche kann eine Perioden- übersicht der Planung aufgerufen werden. Detailplanung : Bearbeiten Mit der Schaltfläche wird die Planung gesichert. Eine Statusmeldung bestätigt das Sichern der Planung. 55

56 Antragsformular 56 Bsp. BMBF

57 Anlage einer Kostenartengruppe Planung 57 Bsp. BMBF Projekt Kostenartengruppe: P101_BMBF Transaktion: KAH1 – zur Info

58 Übung 2: Planung Projekt planen 58

59 Ausprägungen Systemstatus 59

60 Anwender- und Systemstatus 60

61 Anwenderstatus ändern 61

62 Anwenderstatus ändern 62

63 Ausprägungen Anwenderstatus 63

64 Übung 3: Status setzen, anzeigen, Stammdatenbericht Projekt pflegen, Stammdatenbericht 64

65 65 1 Einführung 2 Phase I: Projektbeantragung 4 Phase III: Projektdurchführung 5 Phase IV: Projektabschluss Agenda 3 Phase II: Projektbewilligung Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt 6

66 Phase II - Projektbewilligung 66

67 Phase II - Projektbewilligung 67 1Anpassung der Stammdaten (z.B. Korrektur des Gruppierungsschlüssels) 2Änderung des System- und Anwenderstatus 3Kalkulation für Bewilligung als Planversion 0 erstellen 4Plan in Plan Kopie 5Dokumente weiterleiten an D5 zur Rechtsbehelfsbelehrung

68 Anwender- und Systemstatus 68

69 Systemstatus setzen

70 Anwenderstatus ändern

71 Planungsphase A00Antragsphase aktuell A01Antragsphase 1 A02Antragsphase 2 A03Antragsphase 3 A04Antragsphase 4 Antrag V00Verhandlung aktuell V01Verhandlung 1 V02Verhandlung 2 Bewilligung 0Laufende Plan-/Ist-Version B01Bewilligung 1 B02Bewilligung 2 B03Bewilligung 3 B04Bewilligung 4 Laufende Planung D00Durchführung aktuell D01Durchführung 1 D02Durchführung 2 D03Durchführung 3 D04Durchführung 4 Übersicht der Planversionen Planversionen 71

72 Bewilligung z.B. BMBF

73 Version 0 Planungskopien IstPlan Jan-Dez 2011 Jan-Dez 2012 Version 0 Plan Jan-Dez 2011 Jan-Dez 2012 Version 0 Plan Jan-Dez 2012 Version V00 Plan Jan-Dez 2012 Kopie von Planungsszenarien Ist- und Planwerte können maschinell auf die Planwerte eines anderen Zeitraums kopiert werden Die Kopien sind innerhalb einer Version oder versionsübergreifend möglich Bei der Kopie kann eingeschränkt werden auf Primärkosten, Erlöse, Leistungsverrechnung, sonstige Sekundärkostenarten und Statistische Kennzahlen Eventuell bereits vorhandene Plandaten können unverändert gelassen oder überschrieben werden 73

74 Planungskopien Planungskopie durchführen (1 von 3) Key User sind berechtigt, Planungskopien durchzuführen. Die Transaktionen zur Durchführung von Plankopien befindet sich unter folgendem Pfad: Projektsystem Controlling Planung Kosten und Erlöse kopieren Die Transaktionen können auch über folgende Transaktionscodes aufgerufen werden: CJ9BSPSP Plan in Plan kopieren (Einzel) CJ9CSPSP Ist in Plan kopieren (Einzel) CJ9CPSP Plan in Plan kopieren (Sammel) CJ9BPSP Ist in Plan kopieren (Sammel) 74

75 Planungskopien Planungskopie durchführen (2 von 3) Im Feld Projektdef. ist die Projektdefinition anzugeben, für welche eine Kopie stattfinden soll (bei den Sammeltransaktionen wird an der Stelle mit Selektionsvarianten gearbeitet). In den Feldgruppen Vorlage und Ziel sind Version, Periode und Geschäftsjahr von Vorlage und Ziel der zu kopierenden Planung zu hinterlegen. Es können entweder Alle Plandaten oder nur ausgewählte Plandaten kopiert werden. Eine Auswahl ist zu treffen, ob vorhandene Plandaten in Zielzeitraum und Version unverändert bleiben oder überschrieben werden sollen. Ein Testlauf kann vor dem Echtlauf erfolgen. Die Detailliste enthält genaue Daten zur Kopie. Die Schaltfläche startet die Kopie. 75

76 Planungskopien Planungskopie durchführen (3 von 3) Die Ergebnisliste gibt Auskunft darüber, wie viele und welche Plandaten kopiert wurden. In diesem Beispiel sind noch keine Daten vorhanden. 76

77 Dokument zum Projekt ablegen 77

78 Übung 4: Bewilligung als Planversion 0 einstellen, Statuswechsel Stammdaten anpassen, Status setzen, Planungskopie durchführen 78

79 79 1 Einführung 2 Phase I: Projektbeantragung 5 Phase IV: Projektabschluss Agenda 4 Phase III: Projektdurchführung 3 Phase II: Projektbewilligung Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt 6

80 Phase III - Projektdurchführung 80

81 Phase III - Projektbearbeitungsprozess 81 1Stellenanlage im Dezernat 2 2Laufendes Controlling (Berichte/ Rechnungsprüfung/ Umbuchung) 3Mittelabruf

82 Berichte im Projektsystem 82

83 Stamm- und Bewegungsdaten in der KLR DefinitionAusprägung Informationen, die in gleicher Weise immer wieder benötigt werden und geringfügigen Änderungen unterliegen Kostenarten Kostenstellen PSP-Elemente Profit Center Leistungsarten... Vorgangsbezogene Daten, die kurzlebig sind und bestimmten Stammdaten zugeordnet werden Einzelposten Summensätze (aus FI-, MM-Buchungen und Budgeterfassungen) Bewe- gungs- daten Stamm- daten 83

84 SAP ERP Standardberichtswesen Umfang des SAP ERP Standardberichtswesens Zu allen Anwendungsgebieten werden von SAP Standardberichte ausgeliefert. Diese stehen ohne weitere Anpassungen sofort zur Verfügung und bilden das Rückgrat des Berichtswesens. Beispiele für Standardberichte sind: Stammdatenberichte z.B. Kreditoren-/Debitorenverzeichnis, Kontenplan, Kostenstellen Stammdaten, Materialstammdaten Summenberichte z.B. Budgetübersicht, Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung Einzelpostenberichte z.B. Sachkontenauszüge, Offene Posten Listen, Budgeterfassungsbelege, Projektsystem Ist, Obligo, Plan Rechercheberichte z.B. Jahresbudget, Budgeterhöhende Einnahmen, Verfügbarkeitskontrolle, Projektsystem Plan/Ist/Obligo/Restplan/Verfügt 84

85 Das Berichtswesen unterscheidet zwischen Einzelposten und Summensätzen, beide werden in eigenen Tabellen geführt. Für jede Istbuchung wird ein Einzelposten geführt, auf die mit den entsprechenden Berichten zugegriffen werden kann. Alle aufgrund von Geschäftsvorfällen erfassten Einzelposten werden außerdem automatisch in Summensätzen gespeichert. Diese Summierung erfolgt anhand des jeweiligen Stammdatums (z.B. Kostenstelle, PSP-Element) in Kombination zur Kostenart. Diese Vorgehens- weise ermöglicht eine schnelle Auswertung der Daten. Plandaten werden nur in Summensätzen fortgeschrieben, nicht als Einzelposten. Kostenart A Innenauftrag F01Q : 376,80 Beleg 1: 43,80 Beleg 2: 56,60 Beleg n:... Summensätze Einzelposten Unterscheidung zwischen Einzelposten und Summenberichten 85 Einzelposten- und Summenberichte

86 Anlage Berichtskostenarten im BMBF Projekt 86

87 Summenbericht 87

88 Projektbericht S_ALR_ Ist/Plan/Abweichung - Summenbericht Aufruf des Berichts S_ALR_ Der Bericht S_ALR_ befindet sich unter folgenden Pfad: Projektsystem Infosystem Controlling Kosten Planbezogen Nach Kostenarten Ist/Plan/Abweichung 88

89 S_ALR_ Einstiegsbild Treffen Sie im Einstiegsbild Ihre Selektionen und geben Sie dabei folgende Kriterien an: Kontierungselement/e Kostenrechnungskreis Planversion Geschäftsjahr (von/bis) Periode (von/bis) Kostenartengruppe Starten Sie den Berichtsaufruf mit Klick auf die Schaltfläche 89 Projektbericht S_ALR_ Ist/Plan/Abweichung -Summenbericht

90 Gestaltung der Berichtsausgabe Auswahl Werte Kostenrechnungskreis Geschäftsjahr Startperiode Endperiode Version Auswahl Objekte Kostenstellengruppe oder Wert(e) Kostenartengruppe oder Wert(e) S1000 Selektion Nach der Berichtsauswahl über eine der beschriebenen Alternativen wird das Selektionsbild des betreffenden Reports angezeigt. In dieser Bearbeitungsmaske werden die Selektionskriterien für den Bericht festgelegt. Die Selektionskriterien definieren, welche Daten angezeigt werden. Der Aufbau des Selektionsbildes und die möglichen Selek- tionskriterien hängen jeweils von dem ausgewählten Bericht ab. Für einige Felder des Selektionsbildes wird zusätzlich die Möglichkeit einer Mehrfach- selektion angeboten. Dies wird durch eine entsprechende Symboltaste im Ein- stiegsbild angezeigt. 90

91 Selektion im Berichtswesen Eingabe einer Kostenartengruppe Eingabe einer Kostenart Eingabe eines Kostenartenintervalls Eingabe mehrerer Kostenarten bzw. Intervalle (Mehrfachselektion) Selektionseingaben im Berichtswesen: Selektionsmöglichkeiten Kostenarten werden im Berichtswesen als Zeilen dargestellt. Berichte mit Kostenartenbezug können aufgerufen werden mit: allen gebuchten Kostenarten (Selektion leer lassen, keine Eingrenzung), einer Kostenartengruppe, (einer) spezifischen Kostenart(en) oder einem bzw. mehreren Kostenartenintervall/en. 91

92 Auswahl einer Berichtskostenartengruppe 92

93 Bericht – KOPRA: Transaktion /n/TUD/PSP 93

94 Einzelpostenberichte 94

95 Einzelpostenbericht CJI3 PSP-Elemente Einzelposten Ist Aufruf des Berichts CJI3 Der Bericht CJI3 befindet sich unter folgenden Pfad: Projektsystem Infosystem Controlling Einzelposten 95

96 Aufbau des Berichts Die Übersicht der Einzelposten eines spezifischen Projekts oder einer Projektgruppe ermöglicht äquivalent zum Einzelpostenbericht der Kostenstellen die Auswertung und Verfolgung aller Istbuchungen. Bei Vorliegen der Rolle Info User FI kann durch einen Doppelklick auf eine Zeile auf den Ursprungsbeleg (die Anordnung) verzweigt werden. 96 Einzelpostenbericht CJI3 PSP-Elemente Einzelposten Ist

97 Interaktives Informationssystem – Einzelpostenrecherche Kostenstellen Einzelposten Istkosten anzeigen BezeichnungWertGegenkonto...KoArt Ebene: Einzelpostenbericht Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung Ebene: Summenbericht Ist PlanAbw KoArt Berichtskopf Sendestelle Belegübersicht PosSend.Leist.Art. Menge Ebene: Ursprungsbeleg Empfänger/Auftrag Anwendung der Einzelpostenrecherche

98 Berichte für Kostenstellen 98

99 Stammdatenberichte Erläuterung zu den Stammdatenberichten Die Stammdatenberichte zielen nicht auf die Auswertung des Buchungsstoffes, sondern die tabellarische Auswertung von Stammdaten. Beispiele für Stammdatenberichte: Kostenstellen Kostenarten PSP-Elemente Aufträge (CO, PM, IM …) Berichte über Stammdaten sind insbesondere für die Überprüfung deren Konsistenz und Vollständigkeit seitens der fachlichen Systembetreuung von Bedeutung. 99

100 Aufruf des Berichts KS13 Der Bericht KS13 befindet sich unter folgenden Pfad: Controlling Kostenstellenrechnung Infosystem Berichte zur Kosten- stellenrechnung Stammdatenver- zeichnisse 100 Stammdatenbericht KS13 Kostenstellen: Stammdatenbericht

101 Aufbau des Berichts Der Stammdatenbericht für die Kostenstellen bietet eine Übersicht über alle selektierten Kostenstellen oder über einzelne Kostenstellengruppen. Die Kostenstellen werden dabei mit ihren jeweils eingestellten Attributen dargestellt. Durch einen Doppelklick auf eine spezifische Kostenstelle kann direkt in die Anzeige ihres Stammsatzes verzweigt werden. 101

102 Kostenstellenbericht S_ALR_ Bereich: Kostenstellen-Summenbericht Aufruf des Berichts S_ALR_ Der Bericht S_ALR_ befindet sich unter folgenden Pfad: Controlling Kostenstellenrechnung Infosystem Berichte zur Kosten- stellenrechnung Plan/Ist-Vergleiche 102

103 Aufbau des Berichts Der Bereichsbericht listet alle selektierten Kostenstellen oder -gruppen hierarchisch auf und gibt eine summierte Darstellung aller auf einer Kostenstelle erfassten Buchungen aus. Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Kostenstelle kann direkt in den gewünschten Kostenstellenbericht gesprungen werden: 103 Kostenstellenbericht S_ALR_ Bereich: Kostenstellen - Summenbericht

104 Bericht – KOPRA: Transaktion /n/TUD/KST 104 Bsp G

105 Berichte für Profit Center 105

106 Profit Center Bericht S_ALR_ PrCTr-Gruppe Plan/Ist-Vergleich: Selektieren Aufruf des Berichts S_ALR_ Der Bericht S_ALR_ befindet sich unter folgenden Pfad: Controlling Profit-Center-Rechnung Infosystem Berichte zur Profit-Center Rechnung Interaktives Reporting 106

107 Profit Center Bericht S_ALR_ PrCTr-Gruppe Plan/Ist-Vergleich: Selektieren S_ALR_ Einstiegsbild Treffen Sie im Einstiegsbild Ihre Selektionen und geben Sie dabei folgende Kriterien an: - Kostenrechnungskreis - Geschäftsjahr - Von-Periode - Bis-Periode - Planversion - Profit-Center-Gruppe Starten Sie den Berichtsaufruf mit Klick auf die Schaltfläche 107

108 S_ALR_ Aufbau Der Bericht gliedert die angefallenen Kosten und Erlöse nach Kosten- und Erlösarten in die Spalten Plan, Ist, Abweichung (absolut) und Abwei- chung (prozentual) Innerhalb der Variation kann je nach zuvor getroffener Auswahl der Profit- Center-Gruppe in der beinhalteten Struktur auf Knoten aggregiert oder in das Detail abgesprungen werden. 108 Profit Center Bericht S_ALR_ PrCTr-Gruppe Plan/Ist-Vergleich: Selektieren

109 Bericht – KOPRA: Transaktion /n/TUD/PC 109 Bsp

110 110 1 Einführung 2 Phase I: Projektbeantragung 5 Phase IV: Projektabschluss Agenda 4 Phase III: Projektdurchführung 3 Phase II: Projektbewilligung 6 Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt

111 Phase IV - Projektabschluss 111

112 Anwender- und Systemstatus 112

113 113 1 Einführung 2 Phase I: Projektbeantragung 5 Phase IV: Projektabschluss Agenda 4 Phase III: Projektdurchführung 3 Phase II: Projektbewilligung 6 Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt

114 Phase IV - Projektabschluss 114

115 Anlage Kostenartengruppe Planung 115 Bsp. BMBF Projekt Transaktion: KAH1

116 Anlage Berichtskostenarten im BMBF Projekt 116

117 FRAGEN 117

118 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 118

119 Bereich der Transaktionen - Projektstrukturplan CJ01Projektstrukturplan anlegen CJ02Projektstrukturplan ändern CJ03Projektstrukturplan anzeigen CJ20NProjektstrukturplan anlegen, ändern, anzeigen Bereich der Transaktionen – Projektdefinition CJ06Projektdefinition anlegen CJ07Projektdefinition ändern CJ08Projektdefinition anzeigen CJ20NProjektdefinition anlegen, ändern, anzeigen Bereich der Transaktionen – PSP-Element CJ11PSP-Element anlegen CJ12PSP-Element ändern CJ13PSP-Element anzeigen CJ20NPSP-Element anlegen, ändern, anzeigen Bereich der Transaktionen – Kostenstellengruppen KSH1Kostenstellengruppe anlegen KSH2Kostenstellengruppe ändern KSH3Kostenstellengruppe löschen Bereich der Transaktionen – Kostenarten KA01 Kostenart (primär) anlegen KA06 Kostenart (sekundär) anlegen KA02 Kostenart ändern KA03 Kostenart anzeigen KA04 Kostenart löschen Bereich der Transaktionen – Profit Center KE51 Profit Center anlegen KE52 Profit Center ändern KE53 Profit Center anzeigen KE54 Profit Center löschen Bereich der Transaktionen - Kostenstellen KS01Kostenstelle anlegen KS02Kostenstelle ändern KS03Kostenstelle anzeigen KS04Kostenstelle löschen Referenzkarte (1 von 3) 119

120 Bereich der Transaktionen – Statistische Kennzahlen KK01Statistische Kennzahl anlegen KK02Statistische Kennzahl ändern KK03Statistische Kennzahl anzeigen KK03DELStatistische Kennzahl löschen Bereich der Transaktionen – Leistungsarten KL01Leistungsart anlegen KL02Leistungsart ändern KL03Leistungsart anzeigen KL04Leistungsart löschen Bereich der Transaktionen - Kostenartengruppen KAH1Kostenartengruppe anlegen KAH2Kostenartengruppe ändern KAH3Kostenartengruppe anzeigen Bereich der Transaktionen – Profit-Center-Gruppe KCH1Profit-Center-Gruppe anlegen KCH2Profit-Center-Gruppe ändern KCH3Profit-Center-Gruppe anzeigen Referenzkarte (2 von 3) 120

121 Bereich der Transaktionen – Manuelle Kostenverrechnung KB15NManuelle Kostenverrechnung erfassen KB16NManuelle Kostenverrechnung anzeigen KB17NManuelle Kostenverrechnung erfassen Bereich der Transaktionen –Tariferfassung KP26Planung Leistungen/Tarife ändern Bereich der Transaktionen –Direkte Leistungsverrechnung KB21NDirekte Leistungsverrechnung erfassen ZCO_LVMaschinelle Leistungsverrechnung Bereich der Transaktionen –Statistische Kennzahlen KB31NStatistische Kennzahlen erfassen ZCO_SKMaschinelle Verarbeitung Statistischer Kennzahlen Bereich der Transaktionen –Umbuchungen KB61Umbuchung Einzelposten erfassen KB11NManuelle Umbuchungen von Primärkosten erfassen Referenzkarte (3 von 3) 121

122 Beispiel zur Excel-Integration Der Großteil der SAP ERP Standardberichte bietet die Möglichkeit einer in SAP eingebetteten Excel-Darstellung bzw. eines Exports in MS Excel oder andere Dateiformate (csv, html, rtf). 122 Berichtswesen: Excel-Integration

123 Eingaben für die Office- Integration, z.B. Excel Bericht kann als Exceldatei gesichert werden Aktivierung der Einstellung zur Office Integration über die Schaltfläche Die Summen können verdichtet dargestellt werden Navigation ist weiterhin möglich Aktivierung der Excel-Integration in SAP Berichtswesen: Excel-Integration

124 Zu planende PSP-Elemente und Kostenarten Navigation durch selektierte PSP-Elemente Eingabe der Planwerte pro Kostenart Einrichtung von mehrjährigen Planlayouts mit passenden Spalten: -Verbrauch VJ, -Sicht nach PSP / KoA Einrichtung Planungshilfen, bspw. Excel- Einbettung der Eingabe Detailplanung – Kostenplanung 124

125 Definition Umbuchung von Primären Kosten unter Beibehaltung der Originalkostenart. Zielsetzung Es erfolgt eine Umbuchung primärer Kosten zwischen Kontierungsobjekten unter Beibehaltung der in der Buchungstransaktion angegebenen Kostenart. Das Modul Finanzbuchhaltung (FI) ist von dieser Umbuchung NICHT betroffen. Die Funktion steht vorwiegend zur Korrektur von Fehlbuchungen zur Verfügung, wird an der TU Dresden jedoch zur Abbildung des Budgets genutzt. Grundsätzlich sollten Fehlbuchungen im externen Rechnungswesen korrigiert werden, da es sonst zu Abweichungen zwischen internem (CO) und externem Rechnungswesen (FI) kommt. Keine Fortschreibung in der Finanzbuchhaltung! Manuelle Umbuchung von Kosten 125

126 Manuelle Umbuchung Kosten / Erlöse durchführen (1 von 2) Key User CO/PS sind berechtigt, manuelle Umbuchungen von Kosten durchzuführen. Die Transaktionen zur manuellen Umbuchung von Kosten befinden sich unter folgendem Pfad: Controlling Kostenstellenrechnung Istbuchungen Manuelle Umbuchung Kosten Erfassen Die Transaktion kann auch über den Transaktionscode KB11N aufgerufen werden. 126 Manuelle Umbuchung von Kosten

127 Manuelle Umbuchung Kosten / Erlöse durchführen (2 von 2) Nach Aufruf der Transaktion erscheint die Buchungsmaske. Das Beleg- und das Buchungsdatum sind für die Buchung erforderlich Beim Eingabetyp wird zwischen Einzel- und Listerfassung unterschieden Unter KostSt Alt und PSP-Element Alt werden die zu entlastenden Kontierungsobjekte der Umbuchung angegeben. Unter Betrag wird die Höhe der Umbuchung in Euro angegeben. Unter KostSt Neu und PSP-Element Neu werden die zu belastenden Kontierungen angegeben. Keine Fortschreibung in der Finanzbuchhaltung! Manuelle Umbuchung von Kosten 127

128 Obligo Unter dem Begriff Obligo werden betriebswirtschaftlich gebundene Mittel verstanden die durch eingegangene Zahlungsverpflichtungen entstehen. Obligos werden gebildet und automatisch auf- und abgebaut: Personalwesen (HCM) -Anlage der Stelle (Mittelvorbindung) – TUD: keine Nutzung? -Einstellung der Person (Mittelbindung) – TUD: Nutzung Materialwirtschaft (MM/SRM) - Bestellanforderung (Mittelvorbindung) – TUD: Nutzung - Bestellung (Mittelbindung) – TUD: Nutzung Keine Obligos: Reisekosten (FI-TV) Manuell (CO) 128

129 TUDo ERP Wertetabellen der Zusatzfelder PSP- Stammsatz Anlage

130 Zusatzfelder PSP-Elemente FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle Finanzierungsart BundMussfeld2 ZeichenWertehilfe 130

131 Zusatzfelder PSP-Elemente FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle Externer Schlüssel Land (HEB)Mussfeld10 ZeichenWertehilfe 131 Externer Schlüssel Land (HEB): Landesschlüssel. Dient zur Erfüllung der Berichtspflichten gegenüber dem Land. Im Rahmen der Erstellung des Hochschulerfolgsberichtes verknüpft dieser Schlüssel Finanz- und Ressourcendaten (Personal, Studierende u.ä.) auf Kostenstellen/Lehreinheiten und auf den Kostenträgern (Projekte, Studiengänge).

132 Zusatzfelder PSP-Elemente FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle LehreinheitKannfeld4 ZeichenWertehilfe 132 Eine Lehreinheit ist eine für Zwecke der Kapazitätsermittlung abgegrenzte fachliche Einheit, die ein Lehrangebot bereitstellt.

133 Zusatzfelder PSP-Elemente FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle GeldgeberMussfeld4 ZeichenWertehilfe 133

134 Zusatzfelder PSP-Elemente FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle GruppierungsschlüsselMussfeld3 ZeichenWertehilfe 134 Innerhalb der Anträge und Verwendungsnachweise von öffentlich geförderten Projekten ist die Finanzierung gemäß vom Zuwendungsgeber vorgegebener Ausgabearten bzw. Sachkonten- / Kostenarten-Gruppierungen nachzuweisen. Diese unterscheiden sich i.d.R. pro Zuwendungsgeber und gerade bei EU-Projekten auch pro Fördermaßnahme (Call). Mit dem Gruppierungsschlüssel erfolgt eine Zuordnung des PSP-Elementes zu einer bestimmten Methodik. Die Eingabe erfolgt über eine Wertehilfe dezentral. Die Wertehilfe wird in Abstimmung D1/D5 gepflegt. Siehe auch Seite 36

135 Zusatzfelder der Projektdefinition und der PSP- Elemente Übersicht (2 von 3) FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle ProjektleiterMussfeld250 ZeichenNein TeamleiterKannfeld20 ZeichenNein BearbeiterKannfeld20 ZeichenNein ProjektlaufzeitbeginnMussfeldDatumWertehilfe ProjektlaufzeitendeMussfeldDatumWertehilfe AntragsdatumKannfeldDatumWertehilfe Erste BewilligungKannfeldDatumWertehilfe FörderkennzeichenKannfeld40 ZeichenNein Notizen (Thema)Kannfeld40 ZeichenNein FördermaßnahmeKannfeld40 ZeichenWertehilfe nächste WV-AufgabeKannfeld30 ZeichenNein nächster WV-TerminKannfeldDatumWertehilfe 135

136 Zusatzfelder PSP-Elemente FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle FördermaßnahmeKannfeld40 ZeichenWertehilfe 136 I

137 Zusatzfelder PSP-Elemente FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle FördermaßnahmeKannfeld40 ZeichenWertehilfe 137 II

138 Zusatzfelder PSP-Elemente FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle FördermaßnahmeKannfeld40 ZeichenWertehilfe 138 III

139 Zusatzfelder PSP-Elemente FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle FördermaßnahmeKannfeld40 ZeichenWertehilfe 139 IV

140 Zusatzfelder PSP-Elemente FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle FördermaßnahmeKannfeld40 ZeichenWertehilfe 140 V

141 Zusatzfelder PSP-Elemente FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle nächster WV-TerminKannfeldDatumWertehilfe 141 Eingabeformat: TT.MM.JJJJ

142 Zusatzfelder der Projektdefinition und der PSP- Elemente Übersicht (3 von 3) 142 FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle GeheimKannfeld1 ZeichenCheckbox Forschungsschwerpunkt IMussfeld2 ZeichenWertehilfe Forschungsschwerpunkt IIMussfeld2 ZeichenWertehilfe VerbundprojektKannfeld1 ZeichenCheckbox ForschungszulageKannfeld1 ZeichenCheckbox Beteiligung KMUKannfeld1 ZeichenCheckbox

143 Zusatzfelder PSP-Elemente 143 FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle Forschungsschwerpunkt IMussfeld2 ZeichenWertehilfe Dient dem externen/internen Berichtswesen. Die Eingabe erfolgt über eine Wertehilfe. Zur Zeit gibt es folgende Kategorien: Grundlagenforschung Angewandte Forschung Interdisziplinäre Forschung

144 Zusatzfelder PSP-Elemente 144 FeldnameFeldstatusFeldlängePrüftabelle ForschungsprofillinieMussfeld2 ZeichenWertehilfe Dient dem externen/internen Berichtswesen. Die Eingabe erfolgt über eine Wertehilfe. Zur Zeit gibt es folgende Kategorien: Gesundheitswissenschaften, Biomedizin und Bioengineering Kultur und Wissen Informationstechnologien und Mikroelektronik Energie und Umwelt Intelligente Werkstoffe und Strukturen

145 3 Begrüßung und Vorstellungsrunde 1 PSP-Elemente 2 PSP-Elementgruppen 4 Planung 5 Umbuchung Agenda 6 Berichte 145

146 Hinterlegung von Verrechnungspreisen pro Mengeneinheit für die von Kostenstellen erbrachten Leistungen TariferfassungDirekte Leistungsverrechnung Entlastung eines leistungserbringenden Senders (Kostenstelle) bei Belastung eines oder mehrerer leistungsaufnehmenden Empfänger (Kostenstelle oder Kostenträger) Hinterlegung von in Mengeneinheiten gemessenen Bezugsgrößen auf Kostenstellen oder Kostenträgern Statistische Kennzahlen Berichtigung von Fehlbuchungen im Controlling Umbuchung Durchführung manueller Kostenverrechnungen durch Angabe von Sender- und Empfänger- Kostenstelle Kostenverrechnung 146 Verrechnungen im internen Rechnungswesen

147 Kostenstellenberichte 147

148 Übersicht der Kostenstellenberichte TransaktionBericht S_ALR_ Ist/Plan/Abw. KSt S_ALR_ Ist/Plan/Abw. Vorjahr KSt. S_ALR_ Kostenstellen Quartalsvergl. Verwendung Kostenstellenanalyse – SAP-Standard Kostenstellenanalyse – Vorjahresvergleich Kostenstellenanalyse – Quartalsvergleich KSBTLeistungsartentarifeAnzeige der Tarife pro Kostenstelle S_ALR_ Bereich: KostenstellenKostenstellenanalyse – Kostenstellenvergleich Die Standardberichte repräsentieren die Gruppe häufig eingesetzter Reports, die eine kombinierte Analyse verschiedener Informationen zulassen. Die Berichte erlauben eine zeitraumbezogene Analyse von Kostenstellen nach unterschiedlichen Aggregationsstufen. Beispiele für Standardberichte der Kostenstellenrechnung S_ALR_ Bereich: Statistische KennzahlenKostenstellenanalyse – Kostenstellenvergleich 148

149 Profit Center Berichte 149

150 Übersicht der Profit Center Berichte TransaktionBericht S_ALR_ PrCtr-Gruppe: Ist/Plan/Abw. Verwendung Auswertung Profit Center im Kostenartenbericht Die Standardberichte repräsentieren die Gruppe häufig eingesetzter Reports, die eine kombinierte Analyse verschiedener Informationen zulassen. Die Profit Center Berichte erlauben durch die statistische Mitkontierung eine übergreifende Auswertung der Plan- und Istwerte von Kostenstellen und Kostenträgern. Achtung: Obligo aus dem Einkauf kann im SAP-Standard nicht auf Profit Centern ausgewertet werden. Beispiele für Standardberichte der Profit Center Rechnung S_ALR_ PrCtr-Liste: Plan/IstAuswertung Profit Center im Listenbericht S_ALR_ PrCtr-Vergleich: Ist/Plan/Abw.Profit Center Vergleich ohne Kostenarten S_ALR_ PrCtr-Gruppe: Ist/Plan/Abw.Auswertung Profit Center im nach Herkunft 150

151 Belegliste GruppierungLfd. Nr. BelegZahldatumEmpfängerSachkonto Gruppierung aus FI-Ledger Belegnummer FI ZahldatumName des KreditorsSachkonto-Nr. ZahlungsgrundZahlbetragBemerkungReisenummerName des Reisenden Inventar- nummer Text des Sachkontos Betrag (Zahlbetrag abzgl. Skonto) Text aus Buchungszeile Belegnummer FI-TVName des Reisenden Inventar- nummer aus Anlage Grund der ReiseBemerkung aus Reise Bezeichnung der Anlage

152 Agenda 152 Antragsphase Phase 1 Antrag Anlage PSP ElementProject BuilderTA: CJ20N Zusatzfelder/Wertehilfe Projekt kopieren, löschen Übung 1 StammdatenberichtPSP ElementeTA: CN43N StrukturTA: CN41N PlanungPlanung ändernTA: CJR2 Übung 2 Ausprägung SystemstatusProject BuilderBEAN Übung 3 (Status, Stammdatenbericht)

153 Agenda 153 Antragsphase Phase 2 Bewilligung StatusfelderProject BuilderCJ20N (, FREI, BEWII) Planversionen Planungskopie (PL.-Kosten & Erlöse kopieren) Plan in PlanCJ9BS Dokument ablegenProject BuilderTA: CJ20N Übung 4 (Status, Bewilligung als Pl.vers. 0 Planung ändern/ Kopieren TA: CJR2/ CJ9BS

154 Agenda 154 Phase 3 Durchführung StellenanlageEinstellungsantrag D2PSP Nr. an D2 Laufendes Controlling -Berichte im ProjektsystemStammdatenberichte Bewegungsdatenberichte Einzelposten/ SummenberichtSummenbericht (Ist/Plan Abw.) S_ALR_ KOPRA/n/TUD/PSP EinzelpostenberichtCJI3 AbsprungEinzelbuchung KostenstellenberichtStammdatenKS13 SummenberichtS_ALR_ KOPRA/n/TUD/KST Profit CenterSummenberichtS_ALR_ KOPRA/n/TUD/PC Übung 5

155 Agenda 155 Antragsphase Phase 4 Abschluss Nachweise zur Abrechnung Revision AbschlussbuchungenUmbuchungen (Korrekturen)Transaktionscode KB11N StatusAnw.Status: ABNA Syst.Status: ABGS Project Builder TA: CJ20N Phase 5 laufende Aufgaben Kostenartengruppen für Projekt anlegenKostenartengr. AnlageKAH1 Plankostenartengruppe AntragP101_BMBF Plankostenartengruppe BEWIP101_BMBF_Bewi BerichtskostenartengruppeB101_BMBF Gruppierungsschlüssel/ Ableitungen pflegen Anlage Mittelgeber


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