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Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 1/30 Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl,

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Präsentation zum Thema: "Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 1/30 Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl,"—  Präsentation transkript:

1 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 1/30 Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 1. Bestellarten: 1.Feste Bestellung 2.Subskriptionsbestellung 3.Ansichtsbestellung 4.Fortsetzungsbestellung 5.Abonnement 6.Approval plan, blanket order, Standig Order 7.Eilbestellung Haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen

2 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 2/30 Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 2. Erwerbungsarten: 1.Kauf bei Buchpreisbindung 2.Kauf ohne Ladenpreisbindung 3.Tausch 4.Pflichtexemplarablieferung 5.Geschenk, Stiftung 6.Mitschnitt 7.Lizenz

3 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 3/30 Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl 3. Lieferantenauswahl: 1.Lieferantenprofil 2.Lieferbedingungen und Serviceleistungen 3.Bibliotheksnachlass 4.Kompetenz 5.Preis 6.Ausländische Monografien 7.Kriterien für Zeitschriftenlieferanten 4. Ausschreibung 5. Konsortien

4 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 4/ Bestellarten 1. Feste Bestellung –Abnahmeverpflichtung, Normalfall 2. Subskriptionsbestellung –Bestellung vor Erscheinen aufgrund Verlagswerbung –Preisvorteil (Subskriptionspreis bis Erscheinen), i.d.R. 15 % 3. Ansichtsbestellung –Rückgaberecht binnen einer Frist –zunächst keine Inventarisierung –Rückgabe quittieren lassen

5 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 5/ Bestellarten 4. Fortsetzungsbestellung –Kein Bestelldatensatz, Stücktitelaufnahme 5. Abonnenment –Bestelldatensatz, keine Stücktitelaufnahme 6. Approval plan, blanket order, Standig Order –Approval plan (Standig Order): Lieferant wählt aus aufgrund Profil (zur Ansicht), z.B. ekz, Casalini Libri, HarrassowitzekzCasalini LibriHarrassowitz –Blanket order = gesamte Verlagsproduktion mit def. Ausnahmen, fest

6 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 6/ Bestellarten 7. Eilbestellung –kürzere Lieferzeit. Normal: inländ. Buchhandel: 1 Tag - 1 Woche dtsprachige Verlage: 1-4 Wochen außerhalb d. Buchhandels: 1-8 Wochen direkt aus EU-Ausland: einige Wochen direkt aus USA: Wochen bis Monate –ggf. zusätzliche Lieferkosten

7 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 7/ Haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen 1. Haushalt muss freigegeben sein 2. Bestellende Instanz muss befugt sein 3. Bestellzeitpunkt muss im Haushaltsjahr liegen 4. Lieferzeitpunkt muss im Haushaltsjahr liegen 5. Zahlung der Rechnung muss im Haushaltsjahr erfolgen 3 und 4 praktisch nur mit Einschränkung realisierbar

8 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 8/ Erwerbungsarten 1. Kauf bei Buchpreisbindung –Preisbindungsgesetz seit 2002 –dtsprachige Bücher, nach D importierte Bücher –Musiknoten, kartografische Produkte, Losebl.slgen –elektronische Substitute davon (nicht Multimedia) –bis zu 10 % Nachlass für jedermann zugängliche kommunale, Landes-, Schüler-, konfessionelle Büchereien –bis zu 5 % für wiss. Bibl., die jedem zugänglich sind –einheitl. Preise (ex MWSt) in A, CH, D 2. Kauf ohne Buchpreisbindung

9 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 9/ Erwerbungsarten 3. Tausch, z.B. –Univ.-Bibliotheken: Dissertationen –Bibl. an Museen: Ausstellungskataloge 4. Pflichtexemplarablieferung –gesetzl. Verpflichtung der Verleger –DNB, die meisten Landesbibliotheken, etliche Universitäts- u. Landesbibliotheken

10 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 10/ Erwerbungsarten 5. Geschenk, Stiftung –Organisationen, Privatpersonen, Sekten –Man lässt sich nur schenken, was ins Erwerbungsprofil passt. Keine Verpflichtungen! 6. Mitschnitt –Rundfunksendungen –restriktives Nutzungsrecht

11 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 11/ Erwerbungsarten 7. Lizenz a.Erwerb des Zugriffsrechts (befristetes Nutzungsrecht, mietähnlich) auf Daten b.Online-Zeitschriften, -Datenbanken, -Nachschlagewerke, E-Books, i.d.R. Pakete mit mehreren 100 oder Titeln; z.T. auch bei CD-ROMs u. DVDs c.Vertragspartner: Informationseinrichtung/Konsortium – Verlag/Host/Aggregator

12 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 12/ Erwerbungsarten d.Dauer 1-5 Jahre e.Testphase, Nutzungsstatistiken f.Empfehlungen für Lizenzverträge: Prinzipien zur Lizenzierung: Richtlinien und Checkliste für Bibliotheken der SuUB Göttingen LIBER Grundsätze für den Abschluss von Bibliothekslizenzen für elektronische Zeitschriften Principles for Licensing Electronic Resources (Association for Research Libraries) Licensing Digital Resources: How to Avoid Legal Pitfalls? (European Copyright User Platform)

13 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 13/ Erwerbungsarten g.Essentials der Empfehlungen: 1.Rechtssystem u. Gerichtsbarkeit des eigenen Landes 2.Dauerhafter Zugang zu den lizenzierten Materialien (i.d.R. missachtet) 3.Keine Unkündbarkeitsklausel (keine Bestandsgarantie, i.d.R.missachtet) 4.Keine Geheimhaltungsklausel (i.d.R. missachtet) 5.Eindeutige Definition der zur Nutzung zugelassenen Site (i.d. Praxis z.T. problematisch)

14 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 14/ Erwerbungsarten 6.Eindeutige Umschreibung des zugelassenen Benutzerkreises; Gastnutzer; Fernnutzer (i.d. Praxis z.T. problematisch) 7.Festlegung der Preise u. ihre jährliche Weiterentwicklung (i.d. Praxis z.T. problematisch) 8.Einschränkungen bei der Nutzung der Daten (i.d. Praxis z.T. problematisch) 9.Bei Konsortien: Flexibilität bei der Ausweitung bzw. Einschränkung des Teilnehmerkreises (i.d. Praxis z.T. problematisch)

15 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 15/ Lieferantenauswahl Empfehlungen für die Zusammenarbeit zwischen öffentlichen Bibliotheken und Buchhandel. In: BuB - 46 (1994), S Geschäftsverkehr zwischen wissenschaftlichen Bibliotheken und Buchhandel. In: Bibliotheksdienst 28 (1994), S – 1274 sind Vereinbarungen zwischen Börsenverein und bibl. Verbänden legen gegenseitige zu akzeptierende Erwartungen dar

16 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 16/ Lieferantenauswahl 1. Lieferantenprofil: Fächer, Publikationsarten, Herkunftsländer, Kundenstruktur 2. Lieferbedingungen und Serviceleistungen Bestellungen in gewünschter Form selbstständige Reklamationen an die Verlage bzw. Auslieferungen übliche Lieferfristen, Information über Lieferverzögerungen Überwachung von Fortsetzungen Lieferschein in gewünschter Form

17 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 17/ Lieferantenauswahl 2. Lieferbedingungen und Serviceleistungen… Rechnungsstellung in gewünschter Form angemessene Zahlungsziele Lieferung frei Haus örtliche Lieferanten: Lieferung ins Büro auspacken, ordnen Verpackungen entsorgen ggf. Bestellzettel einlegen

18 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 18/ Lieferantenauswahl 2. Lieferbedingungen und Serviceleistungen… Ansichtslieferungen Rückgaberecht bei Falschlieferungen 3. Bibliotheksnachlass für ÖB 10 %, für WB 5 % 4. Kompetenz –Ansprechpartner –zusätzliche Leistungen, z.B. Titeldienste –bibliografische Kompetenz –Mitdenken –termingebundene Aufträge

19 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 19/ Lieferantenauswahl 5. Preis bei nicht preisgebundener Ware, Lieferkosten 6. ausländische Monografien –Kosten je nach Lieferweg, Steuern –Risiken bei Wechselkursschwankungen –Preisnachlässe je nach Umsatz –Bezahlungsmodus (ausl. Währung?) –Zahlungswege, -fristen

20 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 20/ Lieferantenauswahl 7. Zeitschriften, bes. bei ausländischen –Mindestumsatz –Vorauszahlungen –Preisnachlässe nach Umsatz –Beschaffungs- und Versandkosten, Steuern –Versandarten, -dauer –Kündigungsfristen –subscription renewal erforderlich?

21 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 21/ Ausschreibung VOL/A verpflichtet zur Ausschreibung, damit der öffentliche Auftrag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden kann Bei großen Auftragssummen EU-weit Öffentliche / beschränkte Ausschreibung Ausschreibungsverfahren bürokratisch geregelt, u.a.: –Fristen, Anonymität –Dokumentation des Verfahrens –am Verfahren beteiligte Amtspersonen –Vertraulichkeit

22 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 22/ Ausschreibung Haushaltsgesetze in Verbindung mit VOL/A fordert bei der Wertung der Gebote den Vergleich des Gesamtaufwands aus –Bezugspreisen, –Dienstleistungskosten –Bearbeitungsaufwand in der Bibliothek. –(Fast) nie vorgenommen, liefe wegen Arbeits- und Beamtenrecht ins Leere Ausnahmen von Ausschreibungspflicht möglich (freihändige Vergabe), bes. bei Preisbindung

23 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 23/ Ausschreibung Ausschreibungen bei Medienbeschaffung selten: –Bei Online-Zss u. –Datenbanken nur 1 Anbieter –Zu geringe Losmengen Ausschreibung bei Monografien: –Bezieht sich nicht auf Einzeltitel, sondern auf den Erwerbungsetat oder Teile davon für d. Folgejahr –Profilbeschreibung, beispielhafte Titelliste (des lfden Jahrs) –Gebot nach vorgegebener Struktur (Formular)

24 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 24/ Ausschreibung Gebot muss Aussagen treffen über: –Leistungsfähigkeit des Lieferanten, Referenzkunden –Bei preisgebundener Ware: höchst zulässiger Nachlass –Bei nicht preisgebundener Ware: durchschnittlicher Nachlass gegenüber Referenzpreis (z.B. Preis in British Books in Print) –akzeptierte Formen der Bestellung, der Lieferscheine und Rechnungen, ggf. technische Spezifikationen für elektronischen Datenaustausch

25 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 25/ Ausschreibung Gebot muss Aussagen treffen über: –Bei preisgebundener Ware: höchst zulässiger Nachlass –Bei nicht preisgebundener Ware: durchschnittlicher Nachlass gegenüber Referenzpreis (z.B. Preis in British Books in Print) –akzeptierte Formen der Bestellung, der Lieferscheine und Rechnungen, ggf. technische Spezifikationen fur elektronischen Datenaustausch, –Lieferfristen, akzeptierte Zahlungsziele, Lieferbedingungen wie frei Haus, Rückgabequote, -fristen, Reklamationsfrist, Entsorgung des Verpackungsmülls…

26 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 26/ Ausschreibung Besonderheiten bei Zss: –Abonnementsverlängerung automatisch oder per Renewal-Checkliste? –Abonnementbestand veränderbar? –Umgang mit Lieferverzögerungen, mit Reklamationen der Bibliothek, mit Nichtlieferbarkeiten –Lieferhäufigkeit; alternative Preise nach Periodizität –Bestätigung von Bestellungen und Abbestellungen –Information über alle den Einzeltitel betreffenden Änderungen (Titel, Erscheinungsweise…) –Kündigungsrecht bei Preiserhöhung –Fristen für Abbestellungen

27 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 27/ Konsortien = Kundenkartell Konsortialführer (z.B. eine teilnehmende Bibliothek, Ministerium) tritt als Vertragspartner gegenüber Lieferanten auf Im Vertrag die Konsortialteilnehmer aufgelistet Verträge zwischen Konsortialführer und Konsortialteilnehmern Preisvorteil

28 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 28/ Konsortien Cross Access: einzelne Konsortialteilnehmer können auf E-Zeitschriften zugreifen, die sie nicht in Print halten; mind. 1 Konsortialteilnehmer muss e. Print-Abo halten Additional Access: Zugriff auf E-Zss des Anbieters, die bei keinem Konsortialteilnehmer in Print gehalten werden Ggf. Problem für einzelne Konsortialteilnehmer, für E-Zss im Paket anteilig zu bezahlen, die nicht benötigt werden

29 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 29/ Vorteilsnahme, Bestechung Vorteilsnahme im Amt: wenn ein Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes einen persönlichen Vorteil als Gegenleistung dafür fordert, sich versprechen lässt oder annimmt, dass er eine Dienstleistung vornimmt Nicht erforderlich: falsche oder zweifelhafte Entscheidung Persönlicher Vorteil z.B. –Preisvorteile bei Privatkäufen –Vom Lieferanten zum Essen eingeladen –Reise bezahlt…

30 Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 30/ Vorteilsnahme, Bestechung Bestechlichkeit: wenn nicht nur Dienstleistung vorgenommen, sondern dabei die Dienstpflichten verletzt (z.B. unvorteilhaften Lieferanten ausgewählt) Vorteilsannahme und Bestechlichkeit nach §§ 331, 332 StGB strafbar auch Bestechung strafbar Bereits der Versuch strafbar Annahme von Geschenken u. Belohnungen durch innerbehördliche Verfügungen verboten (Geringfügigkeitsklausel)


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