Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung

Präsentation zum Thema: "Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung"—  Präsentation transkript:

1 Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung
Feste Bestellung Subskriptionsbestellung Ansichtsbestellung Fortsetzungsbestellung Abonnement Approval plan, blanket order, Standig Order Eilbestellung Haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen

2 Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung
Kauf bei Buchpreisbindung Kauf ohne Ladenpreisbindung Tausch Pflichtexemplarablieferung Geschenk, Stiftung Mitschnitt Lizenz

3 Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl
Lieferantenprofil Lieferbedingungen und Serviceleistungen Bibliotheksnachlass Kompetenz Preis Ausländische Monografien Kriterien für Zeitschriftenlieferanten Ausschreibung Konsortien

4 1.1 Bestellarten Feste Bestellung Abnahmeverpflichtung, Normalfall
Subskriptionsbestellung Bestellung vor Erscheinen aufgrund Verlagswerbung Preisvorteil (Subskriptionspreis bis Erscheinen), i.d.R. 15 % Ansichtsbestellung Rückgaberecht binnen einer Frist zunächst keine Inventarisierung Rückgabe quittieren lassen

5 1.2 Bestellarten Fortsetzungsbestellung
Kein Bestelldatensatz, Stücktitelaufnahme Abonnenment Bestelldatensatz, keine Stücktitelaufnahme Approval plan, blanket order, Standig Order Approval plan („Standig Order“): Lieferant wählt aus aufgrund Profil (zur Ansicht), z.B. ekz, Casalini Libri, Harrassowitz Blanket order = gesamte Verlagsproduktion mit def. Ausnahmen, fest

6 1.3 Bestellarten Eilbestellung kürzere Lieferzeit. Normal:
inländ. Buchhandel: 1 Tag - 1 Woche dtsprachige Verlage: 1-4 Wochen außerhalb d. Buchhandels: 1-8 Wochen direkt aus EU-Ausland: einige Wochen direkt aus USA: Wochen bis Monate ggf. zusätzliche Lieferkosten

7 1.4 Haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen
Haushalt muss freigegeben sein Bestellende Instanz muss befugt sein Bestellzeitpunkt muss im Haushaltsjahr liegen Lieferzeitpunkt muss im Haushaltsjahr liegen Zahlung der Rechnung muss im Haushaltsjahr erfolgen 3 und 4 praktisch nur mit Einschränkung realisierbar

8 2.1 Erwerbungsarten Kauf bei Buchpreisbindung
Preisbindungsgesetz seit 2002 dtsprachige Bücher, nach D importierte Bücher Musiknoten, kartografische Produkte, Losebl.slgen elektronische Substitute davon (nicht Multimedia) bis zu 10 % Nachlass für jedermann zugängliche kommunale, Landes-, Schüler-, konfessionelle Büchereien bis zu 5 % für wiss. Bibl., die jedem zugänglich sind einheitl. Preise (ex MWSt) in A, CH, D Kauf ohne Buchpreisbindung

9 2.2 Erwerbungsarten Tausch, z.B. Univ.-Bibliotheken: Dissertationen
Bibl. an Museen: Ausstellungskataloge Pflichtexemplarablieferung gesetzl. Verpflichtung der Verleger DNB, die meisten Landesbibliotheken, etliche Universitäts- u. Landesbibliotheken

10 2.3 Erwerbungsarten Geschenk, Stiftung
Organisationen, Privatpersonen, Sekten Man lässt sich nur schenken, was ins Erwerbungsprofil passt. Keine Verpflichtungen! Mitschnitt Rundfunksendungen restriktives Nutzungsrecht

11 2.4.1 Erwerbungsarten Lizenz
Erwerb des Zugriffsrechts (befristetes Nutzungsrecht, mietähnlich) auf Daten Online-Zeitschriften, -Datenbanken, -Nachschlagewerke, E-Books, i.d.R. Pakete mit mehreren 100 oder Titeln; z.T. auch bei CD-ROMs u. DVDs Vertragspartner: Informationseinrichtung/Konsortium – Verlag/Host/Aggregator

12 2.4.2 Erwerbungsarten Dauer 1-5 Jahre Testphase, Nutzungsstatistiken
Empfehlungen für Lizenzverträge: Prinzipien zur Lizenzierung: Richtlinien und Checkliste für Bibliotheken der SuUB Göttingen LIBER Grundsätze für den Abschluss von Bibliothekslizenzen für elektronische Zeitschriften Principles for Licensing Electronic Resources (Association for Research Libraries) Licensing Digital Resources: How to Avoid Legal Pitfalls? (European Copyright User Platform)

13 2.4.3 Erwerbungsarten Essentials der Empfehlungen:
Rechtssystem u. Gerichtsbarkeit des eigenen Landes Dauerhafter Zugang zu den lizenzierten Materialien (i.d.R. missachtet) Keine Unkündbarkeitsklausel (keine Bestandsgarantie, i.d.R.missachtet) Keine Geheimhaltungsklausel (i.d.R. missachtet) Eindeutige Definition der zur Nutzung zugelassenen Site (i.d. Praxis z.T. problematisch)

14 2.4.4 Erwerbungsarten Eindeutige Umschreibung des zugelassenen Benutzerkreises; Gastnutzer; Fernnutzer (i.d. Praxis z.T. problematisch) Festlegung der Preise u. ihre jährliche Weiterentwicklung (i.d. Praxis z.T. problematisch) Einschränkungen bei der Nutzung der Daten (i.d. Praxis z.T. problematisch) Bei Konsortien: Flexibilität bei der Ausweitung bzw. Einschränkung des Teilnehmerkreises (i.d. Praxis z.T. problematisch)

15 3.0 Lieferantenauswahl Empfehlungen für die Zusammenarbeit zwischen öffentlichen Bibliotheken und Buchhandel. In: BuB - 46 (1994), S Geschäftsverkehr zwischen wissenschaftlichen Bibliotheken und Buchhandel. In: Bibliotheksdienst 28 (1994), S – 1274 sind Vereinbarungen zwischen Börsenverein und bibl. Verbänden legen gegenseitige zu akzeptierende Erwartungen dar

16 3.1 Lieferantenauswahl Lieferantenprofil: Fächer, Publikationsarten, Herkunftsländer, Kundenstruktur Lieferbedingungen und Serviceleistungen Bestellungen in gewünschter Form selbstständige Reklamationen an die Verlage bzw. Auslieferungen übliche Lieferfristen, Information über Lieferverzögerungen Überwachung von Fortsetzungen Lieferschein in gewünschter Form

17 3.2 Lieferantenauswahl Lieferbedingungen und Serviceleistungen…
Rechnungsstellung in gewünschter Form angemessene Zahlungsziele Lieferung frei Haus örtliche Lieferanten: Lieferung ins Büro auspacken, ordnen Verpackungen entsorgen ggf. Bestellzettel einlegen

18 3.3 Lieferantenauswahl Lieferbedingungen und Serviceleistungen…
Ansichtslieferungen Rückgaberecht bei Falschlieferungen Bibliotheksnachlass für ÖB 10 %, für WB 5 % Kompetenz Ansprechpartner zusätzliche Leistungen, z.B. Titeldienste bibliografische Kompetenz Mitdenken termingebundene Aufträge

19 3.4 Lieferantenauswahl Preis bei nicht preisgebundener Ware, Lieferkosten ausländische Monografien Kosten je nach Lieferweg, Steuern Risiken bei Wechselkursschwankungen Preisnachlässe je nach Umsatz Bezahlungsmodus (ausl. Währung?) Zahlungswege, -fristen

20 3.5 Lieferantenauswahl Zeitschriften, bes. bei ausländischen
Mindestumsatz Vorauszahlungen Preisnachlässe nach Umsatz Beschaffungs- und Versandkosten, Steuern Versandarten, -dauer Kündigungsfristen subscription renewal erforderlich?

21 4.1 Ausschreibung VOL/A verpflichtet zur Ausschreibung, damit der öffentliche Auftrag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden kann Bei großen Auftragssummen EU-weit Öffentliche / beschränkte Ausschreibung Ausschreibungsverfahren bürokratisch geregelt, u.a.: Fristen, Anonymität Dokumentation des Verfahrens am Verfahren beteiligte Amtspersonen Vertraulichkeit

22 4.2 Ausschreibung Haushaltsgesetze in Verbindung mit VOL/A fordert bei der Wertung der Gebote den Vergleich des Gesamtaufwands aus Bezugspreisen, Dienstleistungskosten Bearbeitungsaufwand in der Bibliothek. (Fast) nie vorgenommen, liefe wegen Arbeits- und Beamtenrecht ins Leere Ausnahmen von Ausschreibungspflicht möglich (freihändige Vergabe), bes. bei Preisbindung

23 4.3 Ausschreibung Ausschreibungen bei Medienbeschaffung selten:
Bei Online-Zss u. –Datenbanken nur 1 Anbieter Zu geringe Losmengen Ausschreibung bei Monografien: Bezieht sich nicht auf Einzeltitel, sondern auf den Erwerbungsetat oder Teile davon für d. Folgejahr Profilbeschreibung, beispielhafte Titelliste (des lfden Jahrs) Gebot nach vorgegebener Struktur (Formular)

24 4.4 Ausschreibung Gebot muss Aussagen treffen über:
Leistungsfähigkeit des Lieferanten, Referenzkunden Bei preisgebundener Ware: höchst zulässiger Nachlass Bei nicht preisgebundener Ware: durchschnittlicher Nachlass gegenüber Referenzpreis (z.B. Preis in British Books in Print) akzeptierte Formen der Bestellung, der Lieferscheine und Rechnungen, ggf. technische Spezifikationen für elektronischen Datenaustausch

25 4.5 Ausschreibung Gebot muss Aussagen treffen über:
Bei preisgebundener Ware: höchst zulässiger Nachlass Bei nicht preisgebundener Ware: durchschnittlicher Nachlass gegenüber Referenzpreis (z.B. Preis in British Books in Print) akzeptierte Formen der Bestellung, der Lieferscheine und Rechnungen, ggf. technische Spezifikationen fur elektronischen Datenaustausch, Lieferfristen, akzeptierte Zahlungsziele, Lieferbedingungen wie frei Haus, Rückgabequote, -fristen, Reklamationsfrist, Entsorgung des Verpackungsmülls…

26 4.6 Ausschreibung Besonderheiten bei Zss:
Abonnementsverlängerung automatisch oder per Renewal-Checkliste? Abonnementbestand veränderbar? Umgang mit Lieferverzögerungen, mit Reklamationen der Bibliothek, mit Nichtlieferbarkeiten Lieferhäufigkeit; alternative Preise nach Periodizität Bestätigung von Bestellungen und Abbestellungen Information über alle den Einzeltitel betreffenden Änderungen (Titel, Erscheinungsweise…) Kündigungsrecht bei Preiserhöhung Fristen für Abbestellungen

27 5.1 Konsortien = Kundenkartell
Konsortialführer (z.B. eine teilnehmende Bibliothek, Ministerium) tritt als Vertragspartner gegenüber Lieferanten auf Im Vertrag die Konsortialteilnehmer aufgelistet Verträge zwischen Konsortialführer und Konsortialteilnehmern Preisvorteil

28 5.2 Konsortien Cross Access: einzelne Konsortialteilnehmer können auf E-Zeitschriften zugreifen, die sie nicht in Print halten; mind. 1 Konsortialteilnehmer muss e. Print-Abo halten Additional Access: Zugriff auf E-Zss des Anbieters, die bei keinem Konsortialteilnehmer in Print gehalten werden Ggf. Problem für einzelne Konsortialteilnehmer, für E-Zss im Paket anteilig zu bezahlen, die nicht benötigt werden

29 6.1 Vorteilsnahme, Bestechung
Vorteilsnahme im Amt: wenn ein Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes einen persönlichen Vorteil als Gegenleistung dafür fordert, sich versprechen lässt oder annimmt, dass er eine Dienstleistung vornimmt Nicht erforderlich: falsche oder zweifelhafte Entscheidung Persönlicher Vorteil z.B. Preisvorteile bei Privatkäufen Vom Lieferanten zum Essen eingeladen Reise bezahlt…

30 6.2 Vorteilsnahme, Bestechung
Bestechlichkeit: wenn nicht nur Dienstleistung vorgenommen, sondern dabei die Dienstpflichten verletzt (z.B. unvorteilhaften Lieferanten ausgewählt) Vorteilsannahme und Bestechlichkeit nach §§ 331, 332 StGB strafbar auch Bestechung strafbar Bereits der Versuch strafbar Annahme von Geschenken u. Belohnungen durch innerbehördliche Verfügungen verboten (Geringfügigkeitsklausel)