als Informations- und Führungsinstrument

Präsentation zum Thema: "als Informations- und Führungsinstrument"—  Präsentation transkript:

1 als Informations- und Führungsinstrument
Activity-Statistik als Informations- und Führungsinstrument 1

2 Activities – eine zentrale Aufgabe aller Lions-Clubs
We serve ist Inhalt und zentrale Aufgabe aller Lions-Clubs und Basis für das Wirken in den Clubs Dieses Wirken findet Ausdruck in Activities zur Mittelbeschaffung und Mittelverwendung 2

3 Warum ist eine Erfassung der Activities notwendig?
Es wird Hervorragendes geleistet, jedoch keine Bündelung der Informationen und Ergebnisse Verpflichtung zum jährlichen Reporting gegenüber Zuschussgebern (öffentliche Hand) Orientierung hinsichtlich der satzungsgemäßen Verwendung (für den MD 111 clubeigener Förderverein) Beispiele zur Nachahmung zu geben für Lions-Clubs, aber auch für die Öffentlichkeit Hilfe zur Außendarstellung und zur Veröffentlichung in den Medien Imagebildung für Lions 3

4 Verfahren Systematische jährliche Erfassung der Mittelverwendung in den einzelnen Clubs mittels eines Activity-Meldebogens. Erfasst werden: Geldmittel Sachmittel geleistete Arbeitsstunden für Service-Activities 4

5 Pilotprojekt als Erprobungsphase im MD 111, Distrikt WL
3 Regionen / 12 Zonen / 90 Clubs Start im Jahr 2000 Beteiligung der Clubs in der Starphase = 90 % Bekanntmachung auf Zone-Beratungsaussschussitzungen, Distriktkonferenz, Distriktversammlung, Internet und bei Clubbesuchen KA des Distrikts als zentraler Ansprechpartner Zone-Chairperson als Unterstützer Ergebnisse der ersten Erfassung im Jahre 2000: 1,1 Mio. € Geldmittel; dann kontinuierliche Steigerung in den Folgejahren Erster Ansatz zur Activity-Ideenbörse 5

6 Systematische Erfassung der Activities im MD 111
Basierend auf dem Erfolg im Einzeldistrikt WL Beschluss zur Ausweitung auf den MD 111 im Jahre 2004 16 Distrikte / Clubs / Mitglieder 6

7 Am Verfahren Beteiligte
▪ GRAB = Governorratsbeauftragte für Activity- Berichtererstattung und –Informationsaustausch ▪ Administrator Multidistrikt Distrikt ▪ Kabinettbeauftragte Activity Zone ▪ Zone-Chairperson ▪ Präsident ▪ Schatzmeister ▪ Activity-Beauftragter Club 7

8 Die einzelnen Schritte
Über den Governorratsbeauftragten für das Activity-Meldewesen und –Informationsaustausch (GRAB) und die KA‘s in Verbindung mit dem Zone-Chairperson der Distrikte werden folgende Schritte realisiert: Activity-Erfassungsbogen ist für alle Clubs verbindlich KA sendet im November den Activity-Erfassungsbogen an Zone-Chairperson zur Weitergabe an die Clubs Die Clubs füllen den Erfassungsbogen pro Kalenderjahr (Januar – Dezember) aus und greifen auf die Erhebungen des Club-Hilfswerkes/-Förderverein zurück. Activity-Erfassungsbogen wird erstellt - entweder online oder manuell - bis zum 31. Januar eines jeden Jahres Rücklauf der manuellen Erfassungsbögen aus den Zonen bis zum 10.Februar über ZCH an KA zur Auswertung 8

9 Feedback Für die Distrikte auf der Distriktversammlung und im Internet
Für den Multidistrikt auf der Multidistriktversammlung und im Internet 9

10 Activity-Meldebogen Zwei Verfahren
Manuelle Eintragung in Activity-Meldebogen durch den Club und Rücksendung an den Zone-Chairperson; Übernahme ins System erfolgt über den KA Online-Eingabe durch den Club 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 Funktion und Berechtigung der Clubs
Die Clubs benötigen kein Passwort Einloggen unter „Activity-Meldebogen zur online-Eingabe und den weiteren Schritten folgen. Bogen kann nicht ein zweites Mal eingegeben werden. Änderungen bzw. erneute Freischaltung nur durch den KA KA erhält vom System die Nachricht, dass ein online-Meldebogen eingegangen ist. Nach Prüfung Freischaltung der Daten durch den KA Information an die ZCH und Rückmeldung an die Clubs 16

17 Funktion und Berechtigung KA – Kabinettbeauftragter für Activities
Jeder KA kann sich mit Passwort in seinen Distrikt einloggen. KA kann bereits ausgefüllte Formulare ändern und löschen. KA stehen folgende Auswertungen für seinen Distrikt zur Verfügung: - Fortschritt über die Clubeingabe der Meldebögen seines Distrikts - Tabelle Gesamtactivities eines Jahres - Tabelle Gesamtactivities - Durchschnitt/Club - Diagramm über die Art der Activities - Geographisches Balkendiagramm - Activity-Ideenbörse 17

18 Nutzen und Feedback nach 5 Jahren
Nach zögerlichem Anlauf nunmehr 85 % Beteiligung aller Clubs im MD 111 Jeder Club findet sich in der Gesamtaufstellung wieder und kann sich ohne Ranking am Gesamterfolg einordnen. Zone-Chairperson erfreuen sich in der Funktion als Schnittstelle zwischen Distrikt und Clubs Verlässliche Daten als Basis für eine objektive Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Problemlose jährliche Berichterstattung für das BMZ Ideenbörse hilft zur Ausgestaltung der Activities Image von Lions wird gestärkt 18

19 Ausblick Einführung von jährlichen Activity-Konferenzen in den einzelnen Distrikten Aufbauend auf der Ideenbörse werden interessante und häufig vorkommende Activities mit To do-Listen hinterlegt mit Zugriffsmöglichkeit aller Clubs. Veröffentlichung der Club-Activities auf Zone-Ebene mit Maßnahmen der Clubs und Bekanntgabe der Veranstaltungsorte (Activity-Kalender) 19

20 Gesamtentwicklung aller Activities in 2008
Gesamt MD – monetär u. Sachleistungen ca. € Mio. Durchschnitt/Club ca. € Gesamt NB – monetär u. Sachleistungen ca. € 1,6 Mio. Durchschnitt/Club ca. € ohne die geleisteten Arbeitsstunden für Service-Activities 20

21 Auszug aus der Activitybörse
Club Mittelbeschaffung Mittelverwendung LC Anröchte-Warstein-Rüthen Aktion "Steinfestcafé" Osterfeuer Ballettaufführung Löwenverkauf Film-Vorführung Sight-First, Kindergarten plus Kindergarten Palästina DKMS Jugendarbeit St. Petersburg Seniorenbetreuung LC Bad Driburg Glühweinstand zum Adventsmarkt Benefiz-Golftunier Speisekammer Behinderten-Schule LC Bad Marienberg Verkauf von Garnelen auf dem Weihnachtsmarkt St. Petersburger Kinder- und Jugendballett Adventskalender zusammen mit dem LC Westerwald Unterstützung der Westerwälder Tafel LC Bad Oeynhausen Benefizkonzert mit der Big Band der Bundeswehr LC Bad Salzuflen Stand Weihnachtsmarkt jährliches clubübergreifendes Event als Themen-Veranstaltung Arbeitskreishilfe für Behinderte Jugend forscht am Rud.Brandes-Gym. Parkinson-Gruppe LC Bielefeld-Marswidis Bücher- und Kleiderverkauf - second hand Weihnachtsmarkt: Verkauf von Stollen, Körnerkissen, Vogelhäusern (alles selbst gefertigt) Essensgeld Kindergarten Lesefrühling Bielefeld und Gütersloh Alarmtheater 21

22 Activities 2008 – Distrikt 111 NB Geldmittel (in €)

23 Activities 2008 - Distrikt 111 NB Geldmittel (in €) – Geografische Aufteilung

24 Activities 2008 - Distrikt 111 NB Sachmittel (in €)

25 Activities 2008 - Distrikt 111 NB Sachmittel (in €) – Geografische Aufteilung

26 Activities 2008 - Distrikt 111 NB Leistungen (in Stunden)

27 Activities Distrikt 111 NB Geldmittel (in €) – Vergleich 2004 - 2008

28 Activities im MD 111 Deutschland Geldmittel (in €) – Vergleich 2004 - 2008

29 für Ihre Aufmerksamkeit
DANKE für Ihre Aufmerksamkeit 29