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Zentraler Einkauf SAP Best Practices Baseline Package SAP Best Practices.

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Präsentation zum Thema: "Zentraler Einkauf SAP Best Practices Baseline Package SAP Best Practices."—  Präsentation transkript:

1 Zentraler Einkauf SAP Best Practices Baseline Package SAP Best Practices

2 ©2011 SAP AG. All rights reserved.2 Zentraler Einkauf Teil 1: Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Teil 2: Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung

3 ©2011 SAP AG. All rights reserved.3 Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im Szenario Einsatzmöglichkeiten Dieses Szenario veranschaulicht die Verwendung von Zentralkontrakten bei konzerninternen Beschaffungsaktivitäten. Hauptsitz und Tochtergesellschaft gehören unterschiedlichen Unternehmen an und befinden sich in unterschiedlichen Ländern.

4 ©2011 SAP AG. All rights reserved.4 Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen Erforderliche SAP-Anwendungen SAP Enhancement Package 5 for SAP ERP 6.0 Benutzerrollen Einkaufsleiter/Purchasing Manager (Hauptsitz) Anforderer/Einkäufer (Tochtergesellschaft) Genehmigender/Procurement Manager (Tochtergesellschaft) Lagerist (Tochtergesellschaft)

5 ©2011 SAP AG. All rights reserved.5 Prozessbeschreibung im Detail Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Dieses Szenario veranschaulicht die Verwendung von Kontrakten bei konzerninternen grenzüberschreitenden Beschaffungsaktivitäten. Hauptsitz und Tochtergesellschaft gehören unterschiedlichen Unternehmen an und befinden sich in unterschiedlichen Ländern. In der Bezugsquellenfindung werden die Einkaufsinfosätze durch Kontrakte (Mengenkontrakte oder Wertkontrakte) ersetzt und können im Orderbuch als feste oder optionale Quelle für die Materialbedarfsplanung zugeordnet werden. Kontrakte werden vom Hauptsitz verhandelt. Tochtergesellschaften beziehen über diese Kontrakte ihren Nachschub. Bestellanforderungen und Bestellungen werden bei Bedarf von Tochtergesellschaften mit Bezug auf Kontrakte für die Bestellung von Materialien von Lieferanten angelegt. Der Lieferant beliefert das Lager der Tochtergesellschaft. Die Tochtergesellschaft zahlt die Rechnung. Kontrakte werden vom Hauptsitz überwacht. Wenn die verhandelte Menge oder der Wert erreicht wurden, finden neue Verhandlungen statt. Hinweis 1: Buchungskreisübergreifende grenzüberschreitende Kontrakte können auch vom Hauptsitz und von Tochtergesellschaften im Land des Hauptsitzes verwendet werden. Hinweis 2: Die Verzollung ist nicht Bestandteil dieses Szenarios.

6 ©2011 SAP AG. All rights reserved.6 Geschäftsprozess: Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt 1.Nach den Verhandlungen mit dem Lieferanten wird in der Einkaufsorganisation des Hauptsitzes ein Rahmenvertrag (Mengenkontrakt) angelegt. 2.Der Kontrakt wird im Orderbuch der Tochtergesellschaft als Bezugsquelle vom Hauptsitz angegeben. 3.Die Tochtergesellschaft benötigt Nachschub (Materialbedarfsplanung, manuell) und bestellt das Material vom Lieferanten mit Bezug auf den Kontrakt und unter Verwendung der Einkaufsorganisation der Tochtergesellschaften. 4.Der Lieferant liefert direkt an die Tochtergesellschaft und stellt auch die Rechnung direkt an die Tochtergesellschaft. 5.Beim Eintreffen der Waren in der Tochergesellschaft wird ein Wareneingang angelegt. Die Tochtergesellschaft zahlt die Rechnung direkt an den Lieferanten. 6.Die Erfüllung des Kontrakts wird vom Hauptsitz überwacht. Wenn die verhandelte Menge erreicht wurde, finden neue Verhandlungen statt. Hauptsitz Land A Bestellung mit Bezug auf Kontrakt Kontraktabschluss & Neuverhandlung Tochtergesellschaft Land B Lieferung Lieferant Orderbuch anlegen Rechnung 5 Zahlung 6

7 ©2011 SAP AG. All rights reserved.7 Detaillierte Prozessbeschreibung: Kundenkontrakt Bestellung empfangen Waren mit Lieferschein senden Rechnung senden Eingangszahlung erhalten Kontrakt verfügbar für manuelle Bezugsfindung Kontrakt verfügbar als feste oder optionale Quelle für Materialbedarfsplanung Dispositionslauf oder manuelles Anlegen der Bestellanforderung Bestellanforderung zuordnen und Bestellung anlegen Bestellungen genehmigen Bestellung drucken und senden Wareneingang Rechnung erhalten Rechnung begleichen Lieferant Hauptsitz Land A Tochtergesellsch. Land B Mit Lieferant verhandeln und Kontrakt anlegen Orderbuch anlegen Kontraktabrufhistorie aktualisieren Kontraktmonitoring, Kontrakterfüllung prüfen Kontrakte neu verhandeln, bevor Kontraktmenge erreicht wird Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Geschäftsprozess im Detail

8 ©2011 SAP AG. All rights reserved.8 Ablaufdiagramm Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Hauptsitz EA/EL Ereignis Beschaffungs- kontrakt anlegen MRP-generierter Beschaffungs- bedarf Wert- oder Mengenkontrakt- bericht Materialbedarf wird festgestellt Kontrakte überwachen Bestellanforderung zuordnen und Bestellung anlegen MRP = Materialbedarfsplanung, EA = Einkaufsadministrator, EL = Einkaufsleiter Bestellanforderung Vertragsbedarf Beschaffungs- kontrakt Nettogesamt- bestellwert > Schwellwert (z. B. 500 EUR) Tochtergesellsch. Genehmigender Bestellung genehmigen Materialeingang am Werkstor Freigegeben e Bestellung Wareneingang mit Bezug zur Bestellung Tochtergesellsch. Anforderer/ Einkäufer Lagerist Ja Orderbuch anlegen Nein

9 ©2011 SAP AG. All rights reserved.9 Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung Teil 1: Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Teil 2: Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung

10 ©2011 SAP AG. All rights reserved.10 Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im Szenario Einsatzmöglichkeiten Dieses Szenario veranschaulicht die Verwendung des zentralen Einkaufs bei konzerninternen grenzüberschreitenden Beschaffungsaktivitäten. Hauptsitz und Tochtergesellschaft gehören unterschiedlichen Unternehmen an und befinden sich in unterschiedlichen Ländern.

11 ©2011 SAP AG. All rights reserved.11 Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen Erforderliche SAP-Anwendungen SAP Enhancement Package 5 for SAP ERP 6.0 Benutzerrollen Einkaufsleiter/Purchasing Manager (Hauptsitz) Anforderer/Einkäufer (Tochtergesellschaft) Lagerist (Tochtergesellschaft) Buchhalter (Tochtergesellschaft)

12 ©2011 SAP AG. All rights reserved.12 Prozessbeschreibung im Detail Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung Dieses Szenario veranschaulicht die Verwendung von Bestellungen in konzerninternen Beschaffungsaktivitäten (Einkauf ohne interne Umlagerung). Hauptsitz und Tochtergesellschaft gehören unterschiedlichen Unternehmen an und befinden sich in unterschiedlichen Ländern. Für strategische, wichtige oder kostspielige Materialien handelt der Hauptsitz mit den Lieferanten die Geschäftsbedingungen aus und legt eine Bestellung an. Der Bedarf an Materialien wird von der Tochtergesellschaft initiiert. Sie informiert den Hauptsitz mithilfe von z. B. Bestellanforderungen über den Bedarf. Die Waren werden direkt an die Tochtergesellschaft geliefert. Die Tochtergesellschaft zahlt auch die Rechnung. Der Hauptsitz ist verantwortlich für die Bestellüberwachung. Hinweis 1:Buchungskreisübergreifende grenzüberschreitende Bestellungen können auch vom Hauptsitz und von Tochtergesellschaften im Land des Hauptsitzes verwendet werden. Hinweis 2:Die Verzollung ist nicht Bestandteil dieses Szenarios.

13 ©2011 SAP AG. All rights reserved.13 Geschäftsprozess: Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung Die Tochtergesellschaft benötigt Material und informiert den Hauptsitz. Der Hauptsitz handelt mit dem Lieferanten die Geschäftsbedingungen aus. Der Hauptsitz bestellt das Material vom Lieferanten unter Verwendung der Einkaufsorganisation des Hauptsitzes. Der Lieferant liefert direkt an die Tochtergesellschaft und stellt auch die Rechnung direkt an die Tochtergesellschaft. Beim Eintreffen der Waren in der Tochergesellschaft wird ein Wareneingang angelegt. Die Tochtergesellschaft zahlt die Rechnung direkt an den Lieferanten. Die Bestellüberwachung erfolgt durch den Hauptsitz. Tochtergesellschaft Land B Hauptsitz Land A Geschäftsbedingungen Verhandlung Lieferung Lieferant Über Bedarf informieren Rechnung 5 Zahlung 6 Bestellung

14 ©2011 SAP AG. All rights reserved.14 Detaillierte Prozessbeschreibung: Geschäftsbedingungen Verhandlung Bestellung empfangen Waren mit Lieferschein senden Rechnung senden Eingangszahlung erhalten Über Bedarf informieren Bestellung verfügbar, z. B. für Materialbedarfs- planung Wareneingang Rechnung erhalten Rechnung begleichen Lieferant Hauptsitz Land A Tochtergesellsch. Land B Bestellanforderung abrufen Geschäftsbedingungen Verhandlung Bestellung anlegen Bestellung drucken und senden Bestellüberwachung Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung Geschäftsprozess im Detail

15 ©2011 SAP AG. All rights reserved.15 Ablaufdiagramm Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung Hauptsitz EA/EL Ereignis Bestellung anlegen MRP-generierter Beschaffungs- bedarf Bestellentwicklung Materialbedarf wird festgestellt Bestellüberwachung MRP = Materialbedarfsplanung, EA = Einkaufsadministrator, EL = Einkaufsleiter Bestellanforderung Bestellung Tochtergesell- schaft Buchhalter Materialeingang am Werkstor der Tochtergesellschaft Rechnung Wareneingang mit Bezug zur Bestellung Tochtergesellsch. Anforderer/ Einkäufer Lagerist Geschäftsbedin- gungen aushandeln Rechnungseingang bei Tochtergesellschaft Rechnung begleichen

16 ©2011 SAP AG. All rights reserved.16 Legende SymbolBeschreibungVerwendungs- hinweise Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung. Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben. Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen. Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario. Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen. Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt. Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet. Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument. Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen. Entspricht i. d. R. keinem Aufga- benschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch-führung eines Schrittes getrof- fen werden muss. SymbolBeschreibungVerwendungs-hinweise Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms. Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt. Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager. Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien. Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar. Entspricht keinem Aufgaben- schritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systement- scheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde. SAP-extern Geschäfts- aktivität/ -ereignis Einheiten- prozess Prozess- referenz Teil- prozess- referenz Prozes s- entsch ei-dung Diagramm- verbindung Papierausdruck/ Dokument Finanzielle Istdaten Budgetplanung Manuell er Prozess Bestehend e Version/ Daten System- entschei -dung: Pass/Fai l

17 ©2011 SAP AG. All rights reserved.17 No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. Microsoft, Windows, Excel, Outlook, and PowerPoint are registered trademarks of Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli and Informix are trademarks or registered trademarks of IBM Corporation. Linux is the registered trademark of Linus Torvalds in the U.S. and other countries. Adobe, the Adobe logo, Acrobat, PostScript, and Reader are either trademarks or registered trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Oracle and Java are registered trademarks of Oracle. UNIX, X/Open, OSF/1, and Motif are registered trademarks of the Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, and MultiWin are trademarks or registered trademarks of Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML and W3C are trademarks or registered trademarks of W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. © 2011 SAP AG. All rights reserved Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects Software Ltd. Business Objects is an SAP company. Sybase and Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, and other Sybase products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Sybase, Inc. Sybase is an SAP company. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. The information in this document is proprietary to SAP. No part of this document may be reproduced, copied, or transmitted in any form or for any purpose without the express prior written permission of SAP AG.


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