Zentraler Einkauf SAP Best Practices Baseline Package

Präsentation zum Thema: "Zentraler Einkauf SAP Best Practices Baseline Package"—  Präsentation transkript:

1 Zentraler Einkauf SAP Best Practices Baseline Package

2 Zentraler Einkauf Teil 1: Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Teil 2: Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung

3 Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im Szenario
Dieses Szenario veranschaulicht die Verwendung von Zentralkontrakten bei konzerninternen Beschaffungsaktivitäten. Hauptsitz und Tochtergesellschaft gehören unterschiedlichen Unternehmen an und befinden sich in unterschiedlichen Ländern.

4 Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen
SAP Enhancement Package 5 for SAP ERP 6.0 Benutzerrollen Einkaufsleiter/Purchasing Manager (Hauptsitz) Anforderer/Einkäufer (Tochtergesellschaft) Genehmigender/Procurement Manager (Tochtergesellschaft) Lagerist (Tochtergesellschaft)

5 Prozessbeschreibung im Detail
Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Dieses Szenario veranschaulicht die Verwendung von Kontrakten bei konzerninternen grenzüberschreitenden Beschaffungsaktivitäten. Hauptsitz und Tochtergesellschaft gehören unterschiedlichen Unternehmen an und befinden sich in unterschiedlichen Ländern. In der Bezugsquellenfindung werden die Einkaufsinfosätze durch Kontrakte (Mengenkontrakte oder Wertkontrakte) ersetzt und können im Orderbuch als feste oder optionale Quelle für die Materialbedarfsplanung zugeordnet werden. Kontrakte werden vom Hauptsitz verhandelt. Tochtergesellschaften beziehen über diese Kontrakte ihren Nachschub. Bestellanforderungen und Bestellungen werden bei Bedarf von Tochtergesellschaften mit Bezug auf Kontrakte für die Bestellung von Materialien von Lieferanten angelegt. Der Lieferant beliefert das Lager der Tochtergesellschaft. Die Tochtergesellschaft zahlt die Rechnung. Kontrakte werden vom Hauptsitz überwacht. Wenn die verhandelte Menge oder der Wert erreicht wurden, finden neue Verhandlungen statt. Hinweis 1: Buchungskreisübergreifende grenzüberschreitende Kontrakte können auch vom Hauptsitz und von Tochtergesellschaften im Land des Hauptsitzes verwendet werden. Hinweis 2: Die Verzollung ist nicht Bestandteil dieses Szenarios.

6 Bestellung mit Bezug auf Kontrakt Tochtergesellschaft Land B
Geschäftsprozess: Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Nach den Verhandlungen mit dem Lieferanten wird in der Einkaufsorganisation des Hauptsitzes ein Rahmenvertrag (Mengenkontrakt) angelegt. Der Kontrakt wird im Orderbuch der Tochtergesellschaft als Bezugsquelle vom Hauptsitz angegeben. Die Tochtergesellschaft benötigt Nachschub (Materialbedarfsplanung, manuell) und bestellt das Material vom Lieferanten mit Bezug auf den Kontrakt und unter Verwendung der Einkaufsorganisation der Tochtergesellschaften. Der Lieferant liefert direkt an die Tochtergesellschaft und stellt auch die Rechnung direkt an die Tochtergesellschaft. Beim Eintreffen der Waren in der Tochergesellschaft wird ein Wareneingang angelegt. Die Tochtergesellschaft zahlt die Rechnung direkt an den Lieferanten. Die Erfüllung des Kontrakts wird vom Hauptsitz überwacht. Wenn die verhandelte Menge erreicht wurde, finden neue Verhandlungen statt. Hauptsitz Land A 1 Kontraktabschluss & Neuverhandlung 2 Orderbuch anlegen 3 Bestellung mit Bezug auf Kontrakt 4 Lieferung 5 Rechnung Lieferant 6 Zahlung Tochtergesellschaft Land B

7 Geschäftsprozess im Detail
Detaillierte Prozessbeschreibung: Lieferant Tochtergesellsch. Land B Hauptsitz Land A Kundenkontrakt Bestellung empfangen Waren mit Lieferschein senden Rechnung senden Eingangszahlung erhalten Kontrakt verfügbar für manuelle Bezugsfindung Kontrakt verfügbar als feste oder optionale Quelle für Materialbedarfsplanung Dispositionslauf oder manuelles Anlegen der Bestellanforderung Bestellanforderung zuordnen und Bestellung anlegen Bestellungen genehmigen Bestellung drucken und senden Wareneingang Rechnung erhalten Rechnung begleichen Mit Lieferant verhandeln und Kontrakt anlegen Orderbuch anlegen Kontraktabrufhistorie aktualisieren Kontraktmonitoring, Kontrakterfüllung prüfen Kontrakte neu verhandeln, bevor Kontraktmenge erreicht wird Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt

8 Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt
Ablaufdiagramm Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Ereignis Vertragsbedarf MRP-generierter Beschaffungs-bedarf Materialbedarf wird festgestellt Materialeingang am Werkstor Lagerist Wareneingang mit Bezug zur Bestellung Tochtergesellsch. Anforderer/ Einkäufer Bestellanforderung Bestellanforderung zuordnen und Bestellung anlegen Tochtergesellsch. Genehmigender Nettogesamt-bestellwert > Schwellwert (z. B. 500 EUR) Bestellung genehmigen Freigegebene Bestellung Ja Nein Hauptsitz EA/EL Beschaffungs-kontrakt anlegen Orderbuch anlegen Kontrakte überwachen Beschaffungs-kontrakt Wert- oder Mengenkontrakt-bericht MRP = Materialbedarfsplanung, EA = Einkaufsadministrator, EL = Einkaufsleiter

9 Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung
Teil 1: Grenzüberschreitende Beschaffung mittels Zentralkontrakt Teil 2: Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung

10 Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im Szenario
Dieses Szenario veranschaulicht die Verwendung des zentralen Einkaufs bei konzerninternen grenzüberschreitenden Beschaffungsaktivitäten. Hauptsitz und Tochtergesellschaft gehören unterschiedlichen Unternehmen an und befinden sich in unterschiedlichen Ländern.

11 Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen
SAP Enhancement Package 5 for SAP ERP 6.0 Benutzerrollen Einkaufsleiter/Purchasing Manager (Hauptsitz) Anforderer/Einkäufer (Tochtergesellschaft) Lagerist (Tochtergesellschaft) Buchhalter (Tochtergesellschaft)

12 Prozessbeschreibung im Detail
Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung Dieses Szenario veranschaulicht die Verwendung von Bestellungen in konzerninternen Beschaffungsaktivitäten (Einkauf ohne interne Umlagerung). Hauptsitz und Tochtergesellschaft gehören unterschiedlichen Unternehmen an und befinden sich in unterschiedlichen Ländern. Für strategische, wichtige oder kostspielige Materialien handelt der Hauptsitz mit den Lieferanten die Geschäftsbedingungen aus und legt eine Bestellung an. Der Bedarf an Materialien wird von der Tochtergesellschaft initiiert. Sie informiert den Hauptsitz mithilfe von z. B. Bestellanforderungen über den Bedarf. Die Waren werden direkt an die Tochtergesellschaft geliefert. Die Tochtergesellschaft zahlt auch die Rechnung. Der Hauptsitz ist verantwortlich für die Bestellüberwachung. Hinweis 1:Buchungskreisübergreifende grenzüberschreitende Bestellungen können auch vom Hauptsitz und von Tochtergesellschaften im Land des Hauptsitzes verwendet werden. Hinweis 2:Die Verzollung ist nicht Bestandteil dieses Szenarios.

13 Geschäftsprozess: Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung
Die Tochtergesellschaft benötigt Material und informiert den Hauptsitz. Der Hauptsitz handelt mit dem Lieferanten die Geschäftsbedingungen aus. Der Hauptsitz bestellt das Material vom Lieferanten unter Verwendung der Einkaufsorganisation des Hauptsitzes. Der Lieferant liefert direkt an die Tochtergesellschaft und stellt auch die Rechnung direkt an die Tochtergesellschaft. Beim Eintreffen der Waren in der Tochergesellschaft wird ein Wareneingang angelegt. Die Tochtergesellschaft zahlt die Rechnung direkt an den Lieferanten. Die Bestellüberwachung erfolgt durch den Hauptsitz. Hauptsitz Land A Geschäftsbedingungen Verhandlung 2 1 Über Bedarf informieren 3 Bestellung 4 Lieferung 5 Rechnung 6 Zahlung Lieferant Tochtergesellschaft Land B

14 Geschäftsprozess im Detail
Detaillierte Prozessbeschreibung: Lieferant Tochtergesellsch. Land B Hauptsitz Land A Geschäftsbedingungen Verhandlung Bestellung empfangen Waren mit Lieferschein senden Rechnung senden Eingangszahlung erhalten Über Bedarf informieren Bestellung verfügbar, z. B. für Materialbedarfs- planung Wareneingang Rechnung erhalten Rechnung begleichen Bestellanforderung abrufen Geschäftsbedingungen Verhandlung Bestellung anlegen Bestellung drucken und senden Bestellüberwachung Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung

15 Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung
Ablaufdiagramm Grenzüberschreitende zentrale Direktbeschaffung Ereignis MRP-generierter Beschaffungs-bedarf Materialbedarf wird festgestellt Materialeingang am Werkstor der Tochtergesellschaft Rechnungseingang bei Tochtergesellschaft Lagerist Wareneingang mit Bezug zur Bestellung Tochtergesellsch. Anforderer/ Einkäufer Bestellanforderung Tochtergesell-schaft Buchhalter Rechnung Rechnung begleichen Hauptsitz EA/EL Bestellüberwachung Geschäftsbedin-gungen aushandeln Bestellung anlegen Bestellung Bestellentwicklung MRP = Materialbedarfsplanung, EA = Einkaufsadministrator, EL = Einkaufsleiter

16 Legende Symbol Beschreibung Verwendungs- hinweise Symbol Beschreibung
Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung. Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben. Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen. Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario. Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen. Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt. Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet. Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument. Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an. Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an. Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen. Entspricht i. d. R. keinem Aufga-benschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch-führung eines Schrittes getrof-fen werden muss. Symbol Beschreibung Verwendungs-hinweise Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms. Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt. Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg. Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg. Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager. Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien. Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar. Entspricht keinem Aufgaben-schritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systement-scheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde. Diagramm-verbindung <Rolle> Papierausdruck/Dokument SAP-extern Finanzielle Istdaten Geschäfts-aktivität/ -ereignis Budgetplanung Einheiten-prozess Manueller Prozess Prozess-referenz Bestehende Version/ Daten Teil-prozess-referenz Prozess-entschei-dung System-entschei-dung: Pass/Fail

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