Schulung für Microsoft® Office Outlook® 2007

Schulung für Microsoft® Office Outlook® 2007
[Ihr Firmenname] stellt vor: Schulung für Microsoft® Office Outlook® 2007 Voraussetzungen: In diesem Kurs wird das Erstellen und Verwalten der in -Nachrichten von Outlook 2007 verwendeten Signaturen beschrieben. Informationen zu digitalen Signaturen werden hier jedoch nicht bereitgestellt. Durch Senden einer digital signierten Nachricht (durch Anfügen eines digitalen Zertifikats an die Nachricht) versichern Sie dem Empfänger, dass Sie den Inhalt der Nachricht "signiert" haben und die Inhalte bei der Übertragung nicht verändert wurden. [Hinweis für den Kursleiter: Ausführliche Anweisungen zum Anpassen dieser Vorlage finden Sie auf der letzten Folie. In den Notizenfeldern einiger Folien befinden sich zusätzliche Lektionstexte.] Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 1

Erstellen individueller Signaturen für E-Mail-Nachrichten
Kursinhalt Übersicht: Professionelles Erscheinungsbild, persönlicher Stil Lektion 1: Erstellen einer einfachen Signatur Lektion 2: Für Fortgeschrittene: Aufpeppen von Signaturen Lektion 3: Verschiedene Signaturen für verschiedene Gelegenheiten Jede Lektion enthält eine Liste mit Aufgabenvorschlägen sowie Testfragen. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 2

Übersicht: Professionelles Erscheinungsbild, persönlicher Stil
Signaturen bilden einen grundlegenden Bestandteil der Kommunikation, den wir nicht nur erwarten, sondern auch schätzen. Durch eine Signatur erhält eine Nachricht eine persönliche Note und ein gewisses Maß an Seriosität. -Signaturen können beispielsweise dazu dienen, Kontaktinformationen bereitzustellen, die jeweilige Identität oder Zugehörigkeiten sofort zu verdeutlichen und Nachrichten angemessen abzuschließen. In diesem Kurs lernen Sie, wie Sie - Signaturen in Outlook 2007 erstellen und verwalten. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 3

Lernziele für den Kurs Erstellen Sie Ihre eigenen Signaturen mit Text, Hyperlinks, Bildern oder sogar mit einer elektronischen Visitenkarte. Verwenden Sie die Signatur in jeder Nachricht oder einfach bei Bedarf. Erstellen Sie verschiedene Signaturen für verschiedene Rollen oder -Konten, und wechseln Sie entsprechend Ihren Anforderungen zwischen den einzelnen Rollen oder Konten. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 4

Erstellen einer einfachen Signatur
Lektion 1 Erstellen einer einfachen Signatur 5

Erstellen einer einfachen Signatur
Eine -Signatur wird wie die Unterschrift unter einem Brief am Ende der Nachricht angefügt. Die Grußformel am Ende einer Nachricht stellt wohl das vertrauteste Element der Signatur dar. Im Allgemeinen wählen Sie eine Formel zur Verabschiedung aus, die zum Inhalt der Nachricht passt. Es kann auch eine einfache -Signatur automatisch auf Ihre Nachrichten angewendet werden. Das heißt, dass Sie am Ende jeder Nachricht nicht immer denselben Text manuell eingeben müssen. "Hochachtungsvoll", "Mit freundlichen Grüßen" und "Vielen Dank" sind Beispiele für Grußformeln. Eine einfache -Signatur kann das Wort "Danke", Ihren Namen oder auch nur Ihre Initialen enthalten. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 6

Bestandteile einer E-Mail-Signatur
Zusätzlich zur Grußformel kann Ihre Signatur persönliche Informationen enthalten. Viele Geschäftsleute geben z. B. bevorzugt ihre Kontaktdaten an, damit sie für Kunden und Geschäftspartner leicht erreichbar sind. Eine Signatur kann auch einen Marketingslogan oder auch Ihr Lieblingszitat enthalten, mit dem Sie Ihren Humor oder persönliche Werte ausdrücken. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 7

Zusätzlich zur Grußformel kann Ihre Signatur persönliche Informationen enthalten. Eine einfache -Signatur kann Folgendes umfassen: Ihren Namen Ihre Dienstbezeichnung/Ihren Titel Ihre Geschäftsdresse und Telefonnummer Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 8

Zusätzlich zur Grußformel kann Ihre Signatur persönliche Informationen enthalten. Sie können einer Signatur auch ausgefallenere Elemente hinzufügen: Tipp: Durch Grafiken, Fotos und ClipArt-Objekte kann sich die Übermittlung von -Nachrichten verzögern. Wenn Sie ein Bild hinzufügen, sollten Sie daher eine Dateigröße von 100 KB möglichst nicht überschreiten. In der nächsten Lektion wird das Integrieren ausgefallener Elemente in die Signatur eingehender erörtert. Eine als Hyperlink formatierte - oder Webadresse Eine Grafik, wie beispielsweise ein Bild, das Ihrerhandschriftlichen Unterschrift ähnelt, ein Firmenlogo oder ein Foto Eine elektronische Visitenkarte Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 9

Wenn Sie überlegen, welche Elemente in einer Signatur verwendet werden können, denken Sie daran, die Signatur möglichst einfach zu halten. Auf diese Weise sind die wichtigsten Informationen leicht erkennbar. Sie möchten sicher nicht, dass sich die Empfänger über eine weitschweifige oder zu auffällige Signatur ärgern. Überlegen Sie sorgfältig, wer alles zum Empfängerkreis gehört, bevor Sie persönliche Informationen wie Ihre Adresse und Telefonnummer preisgeben. Andernfalls erhalten Sie möglicherweise unerwartete Anrufe von fremden Personen. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 10

Erstellen Ihrer Signatur
Das Erstellen einer Signatur nimmt nicht viel Zeit in Anspruch. Zum Erstellen von und Arbeiten mit Signaturen verwenden Sie das Dialogfeld Visitenkartenund Briefpapier . Ausgehend von jeder neuen Nachricht können Sie schnell darauf zugreifen, indem Sie auf den Pfeil unter der Schaltfläche Signatur und dann auf Signaturenklicken (siehe Abbildung). Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 11

Benennen der Signatur Der erste Schritt beim Erstellen einer Signatur besteht darin, ihr einen Namen zuzuweisen. Hierbei klicken Sie auf Neu und geben dann den Namen in das Dialogfeld Neue Signatur ein. Sie können der Signatur Ihren Namen zuweisen, sie "Meine Signatur für Geschäftliches" nennen oder eine andere Bezeichnung auswählen. Wenn Sie mehrere Signaturen erstellen möchten, sollten Sie sinnvollerweise aussagekräftige Namen, wie "Geschäftlich (einfach)", "Geschäftlich (alle Kontaktinfos)" oder "Privat (Fußballteam)", auswählen, damit Sie immer sofort wissen, welche Signatur wofür verwendet werden kann. Weitere Informationen zum Erstellen mehrerer Signaturen erhalten Sie in der letzten Lektion des Kurses. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 12

Individuelles Gestalten der Signatur
Nachdem Sie der Signatur einen Namen zugewiesen haben, können Sie mit der Erstellung fortfahren. In der Abbildung werden die Schritte zum Erstellen einer einfachen Signatur veranschaulicht. Geben Sie den gewünschten Text im Textfeld ein. Legen Sie einige grundlegende Designelemente der Signatur (wie Schriftart und Schriftgrad) fest. Wählen Sie ggf. eine Farbe aus. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 13

Wenn Sie es etwas aufwändiger mögen, können Sie unterschiedliche Formatierungen für die verschiedenen Zeilen der Signatur verwenden. Hier wird beispielsweise für Pia Grunds Namen eine andere Farbe als für den übrigen Text verwendet. Wenn die Grundsignatur Ihren Vorstellungen entspricht, wählen Sie Speichernaus. Mehr brauchen Sie gar nicht zu tun, um eine vorzeigbare Signatur zu erstellen. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 14

Ändern der Signatur Nachdem Sie eine Signatur erstellt haben, können Sie diese problemlos ändern. Wenn Sie in einer bestimmten Nachricht eine einmalige Änderung vornehmen möchten, können Sie die Signatur direkt in der Nachricht ändern, genauso wie andere Textteile auch. Zum Ändern der gespeicherten Signatur müssen Sie zum Dialogfeld Signaturen und Briefpapier zurückkehren und die Änderungen dort vornehmen. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 15

Automatisches Anwenden der Signatur
Wenn Sie Ihre erste Signatur erstellen, wird sie von Outlook als Standardsignatur festgelegt und automatisch in alle neuen Nachrichten eingefügt. Zum Verwenden der neuen Signatur müssen Sie einfach nur Nachrichten erstellen. Die Signatur wird in jeder neuen von Ihnen erstellten Nachricht angezeigt. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 16

Automatisches Anwenden der Signatur
Wenn Sie mehrere Signaturen erstellt haben, können Sie überprüfen, welche Signatur als Standardsignatur festgelegt ist, indem Sie das Dialogfeld Signaturen und Briefpapier öffnen. Die Standardsignatur wird neben Neue Nachrichten unter Standardsignatur auswählenaufgeführt. Die Abbildung enthält ein Beispiel für eine Signatur mit der Bezeichnung Meine Signatur für Geschäftliches , die automatisch für neue Nachrichten verwendet wird. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 17

Verwenden der Signatur bei Bedarf
Wenn Sie die Signatur lieber pro Nachricht hinzufügen möchten, so dass die Signatur nicht automatisch zu neuen Nachrichten hinzugefügt wird, können Sie die jeweiligen Einstellungen in Outlook anpassen. Klicken Sie im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier in der Liste Neue Nachrichten auf Neue Nachrichten auf (keine). Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 18

Verwenden der Signatur bei Bedarf
Wenn Sie die Signatur lieber pro Nachricht hinzufügen möchten, so dass die Signatur nicht automatisch zu neuen Nachrichten hinzugefügt wird, können Sie die jeweiligen Einstellungen in Outlook anpassen. Zum Hinzufügen einer Signatur zur Nachricht verwenden Sie auf der Multifunktionsleiste die Schaltfläche Signatur(in der Gruppe Einschließen ). Sie können eine Signatur in einer Nachricht jederzeit löschen, indem Sie die Signatur markieren und die ENTF-TASTE drücken. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 19

Anzeige beim Empfänger
Nachdem Sie eine Signatur erstellt und mit deren Nutzung begonnen haben, fragen Sie sich möglicherweise, ob sie bei allen Empfängern genauso angezeigt wird. Dies ist wahrscheinlich nicht der Fall. Die Anzeige Ihrer Signatur auf dem Computer des Empfängers ist von dem zum Lesen von - Nachrichten verwendeten Programm sowie von dessen Konfiguration abhängig. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 20

Nachfolgend sind zwei Beispiele aufgeführt, in denen sich das von Ihnen Gesendete von der Anzeige beim Empfänger unterscheiden kann. Der Empfänger liest -Nachrichten im Nur-Text-Format. Benutzern, die -Nachrichten im Nur-Text-Format lesen, werden möglicherweise keine Farben oder andere aufwändige Effekte angezeigt. Daher sollten Sie beim Entwerfen der Signatur berücksichtigen, wie sie im Nur-Text-Format angezeigt wird. In der Abbildung auf der rechten Seite wird dieses Szenario veranschaulicht. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 21

Nachfolgend sind zwei Beispiele aufgeführt, in denen sich das von Ihnen Gesendete von der Anzeige beim Empfänger unterscheiden kann. Der Empfänger verfügt nicht über die in Ihrer Signatur verwendeten Schriftart. Da Ihnen derartige Informationen in der Regel nicht bekannt sind, empfiehlt es sich, die Hauptschriftarten von Microsoft® Windows®, wie Arial, Verdana®, Times New Roman und Courier, zu verwenden. Auf der Kurzübersichtskarte, auf die am Ende dieses Kurses verwiesen wird, finden Sie einen Verweis auf weitere Informationen zum Auswählen von Schriftarten. Schriftarten sind nicht in die Nachricht eingebettet. Dies bedeutet, dass die von Ihnen verwendete Schriftart auf dem Computer des Empfängers installiert sein muss, um darstellen werden zu können. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 22

Übungsvorschläge Erstellen Sie eine Signatur. Legen Sie die Standardsignatur fest. Bearbeiten Sie eine Signatur. Löschen Sie eine Signatur. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen. Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 23

Test 1, Frage 1 Aus welchen Gründen ist eine -Signatur sinnvoll? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Sie bestätigt den Empfängern, dass die Nachricht von Ihnen stammt und nicht geändert wurde. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihren Nachrichten durch Einbinden vertrauter Elemente wie Standardgrußformeln, Name und Telefonnummer automatisch ein professionelleres Aussehen zu verleihen. Sie verhindert, dass andere Personen Ihre Nachricht weiterleiten. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 24

Test 1, Frage 1: Antwort Sie ermöglicht es Ihnen, Ihren Nachrichten durch Einbinden vertrauter Elemente wie Standardgrußformeln, Name und Telefonnummer automatisch ein professionelleres Aussehen zu verleihen. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 25

Test 1, Frage 2 Wenn Sie Ihre erste -Signatur erstellen, wird diese Signatur automatisch in alle neuen Nachrichten eingefügt. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig. Falsch. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 26

Test 1, Frage 2: Antwort Richtig. Eine neue -Signatur wird standardmäßig in neue Nachrichten eingefügt, sofern Sie nicht die entsprechenden Einstellungen ändern. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 27

Test 1, Frage 3 Ausgefallene Elemente oder aufwändige Formatierungen in Ihrer Signatur, wie größere oder farbige Schriftarten, werden Empfängern, die welches Format zum Anzeigen von -Nachrichten verwenden, nicht angezeigt? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Nur-Text. Rich-Text. HTML Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 28

Test 1, Frage 3: Antwort Nur-Text. Wenn das -Programm des Empfängers nur für das Anzeigen von Nachrichten im Nur-Text-Format konfiguriert ist, wird diesem Benutzer eine sehr einfache Version Ihrer Signatur angezeigt. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 29

Für Fortgeschrittene: Aufpeppen von Signaturen
Lektion 2 Für Fortgeschrittene: Aufpeppen von Signaturen 30

Für Fortgeschrittene: Aufpeppen von Signaturen
In der vorherigen Lektion haben Sie gelernt, wie Sie eine einfache Signatur mit Text und Formatierungen erstellen. Das ist schon mal ein guter Anfang. Jetzt ist es an der Zeit, die Sache etwas aufwändiger zu gestalten. Zuerst möchten wir jedoch betonen, dass "aufwändig" keinesfalls "leichtfertig" bedeutet. Ein gut platziertes ausgefallenes oder aufwändiges Element wie ein Hyperlink oder ein Bild (z. B. ein Firmenlogo oder ein professionelles Foto von Ihnen) kann dazu beitragen, Ihre Signatur deutlich aufzuwerten. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 31

Verwenden von Bildern und Hyperlinks
Bilder und Hyperlinks sind informative Ergänzungen für die -Signatur. Ein Bild in der Signatur ist viel mehr als einfach nur ein ausgefallenes Element. So kann beispielsweise ein in der Signatur enthaltenes Foto von Ihnen oder ein Firmenlogo Kunden als wertvoller visueller Hinweis dienen, um Sie oder das Unternehmen direkt zu identifizieren. Zum Hinzufügen eines Bilds klicken Sie im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier auf die Schaltfläche Bild . Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 32

Bilder und Hyperlinks sind informative Ergänzungen für die -Signatur. Wenn das Bild zu groß oder zu klein ist, müssen Sie dessen Größe ändern, bevor Sie es in die Signatur einfügen. Die Größe von Bildern kann nicht im Feld Signatur bearbeiten geändert werden. Im weiteren Verlauf dieser Lektion wird erläutert, wie Sie die Größe von Bildern anpassen. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 33

Bilder und Hyperlinks sind informative Ergänzungen für die -Signatur. Ein Hyperlink kann ein weiteres ausdruckstarkes Element der Signatur darstellen. Mit einem Hyperlink können Sie beispielsweise die Website Ihres Unternehmens bekannt geben oder Empfänger an eine bestimmte -Adresse weiterleiten. Zum Einfügen eines Hyperlinks klicken Sie im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier auf die Schaltfläche Hyperlink . Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 34

Erweiterte Layout- und Designelemente im Nachrichtentext
Gelingt es Ihnen nicht, die gewünschte Signatur mithilfe der im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier verfügbaren Tools zu gestalten? Hier ein Tipp: Entwerfen Sie die Signatur im Nachrichtentext der , kopieren Sie sie, und fügen Sie sie dann im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier im Bereich Signatur bearbeiten ein. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 35

Da der Outlook-Editor auf Microsoft Office Word basiert, stehen viele der in Word verfügbaren Funktionen in Outlook zur Verfügung. Somit können Sie diese Funktionen für kreatives Gestalten verwenden. Nachfolgend sind ein paar Beispiele für die einzelnen Möglichkeiten aufgeführt: Beispiele für das Verwenden einer Tabelle zu Layoutzwecken: Sie können verschiedene Zellen in der Tabelle für unterschiedliche Textausrichtungen oder auch einen kontrastierenden Hintergrund für einen Teil der oder für die gesamte Tabelle verwenden. Beispiele für das Verwenden von Symbolen: Mit einem Telefon könnten Sie Ihre Festnetznummer und mit einem Drucker die Faxnummer angeben. Verwenden einer Tabelle zu Layoutzwecken: Eine Tabelle bietet Ihnen bessere Steuerungsmöglichkeiten für die Positionierung und Ausrichtung der einzelnen Signaturelemente. Einfügen von Symbolen: Sie können Symbole als Bezeichner für verschiedene Textelemente in der Signatur verwenden. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 36

Da der Outlook-Editor auf Microsoft Office Word basiert, stehen viele der in Word verfügbaren Funktionen in Outlook zur Verfügung. Somit können Sie diese Funktionen für kreatives Gestalten verwenden. Nachfolgend sind ein paar Beispiele für die einzelnen Möglichkeiten aufgeführt: Weitere Informationen zum Anpassen der Größe und Formatieren von Bildern: Sie können Bilder auch zuschneiden, drehen oder Farbbilder in Schwarzweißbilder ändern, um nur ein paar der verfügbaren Optionen zu nennen. Auf der Kurzübersichtskarte, auf die am Ende des Kurses verwiesen wird, finden Sie Verweise auf einige der Schritte, die Sie befolgen können, um die auf dieser und auf der vorherigen Folie genannten Möglichkeiten umzusetzen. Anpassen der Größe und Formatieren von Bildern: Sie haben zwar nicht die Möglichkeit, die Größe von Bildern direkt im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier anzupassen, dafür steht Ihnen jedoch der Outlook-Editor zur Verfügung. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 37

Wie Sie sehen, sind Ihrer Kreativität praktisch keine Grenzen gesetzt. Und die Entscheidung, wie viele Elemente Sie auswählen, liegt natürlich bei Ihnen. Vergessen Sie bei all den im Outlook-Editor verfügbaren Signaturformatierungsoptionen jedoch nicht, dass weniger oft mehr ist. Lassen Sie sich also beim Entwerfen Ihrer Signatur im Outlook-Editor nicht zu sehr mitreißen. Hinweis: Sie können die Signatur auch in jedem anderen HTML-kompatiblen Programm (wie z. B. Microsoft Office Word) entwerfen, das Ergebnis in diesem Programm kopieren und dann im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier in den Bereich Signatur bearbeiten einfügen. Wenn Sie in früheren Versionen von Outlook Signaturen mit dem erweiterten Editor bearbeitet haben, können Sie stattdessen diese Methode des Kopierens und Einfügens verwenden. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 38

Verwenden einer handschriftlichen Signatur
Eine schlaue Methode, die - Signatur wirklich persönlich aussehen zu lassen, stellt das Einfügen einer handschriftlichen Signatur dar. Hierzu können Sie einen Tablet PC verwenden oder ein Bild Ihrer Unterschrift erstellen. Auf den nächsten Folien werden diese Techniken detaillierter beschrieben. Hinweis: Wenn Sie sich für eine handschriftliche Signatur entscheiden, sollten Sie darauf achten, nicht dieselbe Unterschrift wie zum Unterzeichnen juristischer Dokumente zu verwenden. In -Nachrichten reicht der Vorname oder das Verwenden der Initialen aus. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 39

Verwenden eines Tablet PCs Wenn Sie über einen Tablet PC oder ein anderes Stifteingabegerät verfügen, können Sie Ihre Signatur handschriftlich eingeben. Die im Beispiel verwendete Signatur wurde mit einem Tablet PC erstellt. Zur Neuerstellung schreiben Sie die Signatur zuerst in eine Nachricht. Markieren Sie dann die Signatur, kopieren Sie sie, und fügen Sie sie im Dialogfeld Signaturen undBriefpapier im Bereich Signatur bearbeitenein. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 40

Erstellen eines Bilds Ihrer Signatur Wenn Sie über kein Stifteingabegerät verfügen, stehen auch andere einfachere Methoden zur Verfügung, um den Effekt einer handschriftlichen Signatur zu erzeugen. Wenn Sie beispielsweise über einen Scanner verfügen, können Sie Ihre Signatur mit einem normalen Stift auf ein Blatt Papier schreiben, sie einscannen und dieses Bild als Grafik in der - Signatur verwenden. Sofern Sie Faxe auf dem Computer empfangen können, haben Sie auch die Möglichkeit, sich ein Fax mit Ihrer Unterschrift zu senden. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 41

Erstellen eines Bilds Ihrer Signatur Wenn Sie über kein Stifteingabegerät verfügen, stehen auch andere einfachere Methoden zur Verfügung, um den Effekt einer handschriftlichen Signatur zu erzeugen. Nachdem Sie das Bild erstellt haben, können Sie dessen Größe anpassen und dann die Schaltfläche Bild (im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier im Bereich Signatur bearbeiten ) verwenden, um das Bild in die Signatur einzufügen. Erinnerung: Benutzern, die Nachrichten im Nur-Text-Format empfangen, wird das Bild Ihrer handschriftlichen Signatur nicht angezeigt. Wenn Sie mit Personen kommunizieren, die ihre -Nachrichten im Nur-Text-Format lesen, möchten Sie vermutlich sicherstellen, dass zusätzlich zu dem Bild der handschriftlichen Signatur eine über die Tastatur eingegebene Version Ihres Namens zur Verfügung steht. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 42

Verwenden einer elektronischen Visitenkarte
Elektronische Visitenkarten (Electronic Business Cards, EBCs) sind ein neues Feature in Outlook 2007. Elektronische Visitenkarten sind eine Erweiterung der Kontakte und bieten Ihnen die Möglichkeit, Kontaktinformationen mit anderen Benutzern gemeinsam zu nutzen. Das Erstellen einer eigenen elektronischen Visitenkarte ist genauso einfach wie das Wechseln zum Ordner Kontakte und das Erstellen eines Kontakts. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 43

Elektronische Visitenkarten (Electronic Business Cards, EBCs) sind ein neues Feature in Outlook 2007. Elektronische Visitenkarten sind eine Erweiterung der Kontakte und bieten Ihnen die Möglichkeit, Kontaktinformationen mit anderen Benutzern gemeinsam zu nutzen. Nachdem Sie einen Kontakt für sich selbst erstellt haben, steht Ihnen eine elektronische Visitenkarte zur Verfügung, die Sie in die -Signatur einfügen können. Klicken Sie einfach im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier auf die Schaltfläche Visitenkarte (siehe Abbildung). Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 44

Mit einer elektronischen Visitenkarte verleihen Sie der Signatur eine professionelle Note. Darüber hinaus können die Empfänger Ihre Kontaktinformationen problemlos in den eigenen Kontakten speichern, weil eine elektronische Visitenkarte aus zwei Teilen (einem Bild und einer Datei im vCard- Format) besteht. Durch die Verwendung einer vCard-Datei können die der Visitenkarte zugeordneten Kontaktinformationen auch von Empfängern, die nicht Outlook 2007 verwenden, ganz problemlos gespeichert werden. vCard ist der zum Senden und Empfangen von Kontaktinformationen verwendete Internetstandard. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 45

Sie sind kein besonders versierter Entwurfsexperte? Laden Sie eine Vorlage herunter! Eine Möglichkeit, eine wirklich professionell aussehende - Signatur zu erhalten, besteht darin, eine Signatur zu kopieren, die Ihnen gefällt, und dann die entsprechenden Informationen durch Ihre eigenen Angaben zu ersetzen. Hierzu können Sie jede Signatur verwenden, die Ihnen ein anderer Benutzer sendet. Sie können auch eine auf der Microsoft Office Online- Website unter "Vorlagen" zur Verfügung stehende Signaturvorlage herunterladen und verwenden. Damit Sie die Vorlage schnell finden können, steht auf der Kurzübersichtskarte, auf die am Ende des Kurses verwiesen wird, ein direkter Verweis darauf zur Verfügung. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 46

Übungsvorschläge Erstellen Sie ausgefallene Designs und Layouts. Kopieren Sie eine Signatur, und fügen Sie diese ein. Erstellen Sie eine Signatur mit einem Bild und einem Hyperlink. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen. Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 47

Test 2, Frage 1 Welches der folgenden ausgefallenen Elemente in einer Signatur ermöglicht dem Empfänger das direkte Speichern von Kontaktinformationen im Ordner "Kontakte"? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Ein Hyperlink. Ein Firmenlogo. Eine elektronische Visitenkarte. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 48

Test 2, Frage 1: Antwort Eine elektronische Visitenkarte. Eine elektronische Visitenkarte umfasst eine vCard-Datei, die problemlos im Ordner "Kontakte" gespeichert werden kann. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 49

Test 2, Frage 2 Die Größe eines Bilds kann direkt im Dialogfeld "Signaturen und Briefpapier" geändert werden. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig. Falsch. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 50

Test 2, Frage 2: Antwort Falsch. Sie müssen zuerst die Größe des Bilds anpassen, das Bild speichern und dann der Signatur hinzufügen. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 51

Test 2, Frage 3 Sie sind kein Designer. Wie können Sie schnell und günstig eine ausgefallene Signatur erstellen, die professionell aussieht? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Sie beauftragen einen Designer. Sie laden eine auf der Microsoft Office Online-Website unter "Vorlagen" zur Verfügung stehende Vorlage herunter. Sie belegen einen Designkurs. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 52

Test 2, Frage 3: Antwort Sie laden eine auf der Microsoft Office Online-Website unter "Vorlagen" zur Verfügung stehende Vorlage herunter. Auf der Seite "Vorlagen" können Sie mit wenigen Mausklicks auf ein paar schöne -Beispielsignaturen zugreifen. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 53

Verschiedene Signaturen für verschiedene Gelegenheiten
Lektion 3 Verschiedene Signaturen für verschiedene Gelegenheiten 54

Verschiedene Signaturen für verschiedene Gelegenheiten
An einem bestimmten Tag möchten Sie verschiedene Aufgaben per erledigen. Bei der Korrespondenz handelt es sich wahrscheinlich um eine Mischung aus Privatem und Geschäftlichem. Sie können beliebig viele Signaturen für verschiedene Anlässe und Situationen erstellen. Darüber hinaus ist es ganz einfach, zwischen den verschiedenen Signaturen zu wechseln, selbst wenn Sie gerade eine Nachricht verfassen. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 55

Erstellen mehrerer Signaturen
Mehrere Signaturen können auf einfache Weise erstellt werden. Klicken Sie einfach im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier auf die Schaltfläche Neu, weisen Sie der neuen Signatur einen Namen zu, und geben (oder fügen) Sie im Feld Signatur bearbeiten den gewünschten Text ein. Wie aus der Abbildung hervorgeht, wird die Sammlung Ihrer Signaturen in der Liste Signatur zum Bearbeiten auswählen aufgeführt. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 56

Ändern der Signatur in einer Nachricht
In einigen Situationen möchten Sie möglicherweise beim Verfassen einer Nachricht eine andere Signatur verwenden. Beispiel: Wenn Sie über eine formelle Signatur mit Geschäftskontaktdaten verfügen, werden Sie diese für den geschäftlichen -Verkehr mit den meisten Arbeitskollegen verwenden. Wenn Sie jedoch eine -Nachricht an Mitarbeiter senden, die Sie gut kennen, möchten Sie vermutlich eine einfachere Signatur verwenden. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 57

In einigen Situationen möchten Sie möglicherweise beim Verfassen einer Nachricht eine andere Signatur verwenden. Beispiel: Für die Korrespondenz mit einem neuen Kunden möchten Sie möglicherweise etwas Ausgefallenes und Prägnantes verwenden. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 58

Das Wechseln zu einer anderen Signatur beim Verfassen einer Nachricht stellt überhaupt kein Problem dar. Klicken Sie einfach auf den Pfeil der Schaltfläche Signatur , die sich oberhalb Ihrer Nachricht befinden. Oder klicken Sie (wie in der Abbildung dargestellt) mit der rechten Maustaste auf die Signatur, und wählen Sie dann eine andere Signatur aus der Liste aus. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 59

Unterschiedliche Signaturen für Antworten und Weiterleitungen
In einigen Situationen möchten Sie möglicherweise für die Beantwortung oder Weiterleitung einer Nachricht eine andere Signatur als für neue Nachrichten verwenden. So möchten Sie beispielsweise für neue Nachrichten eine ausgefallene Signatur mit einem Bild und mit Hyperlinks verwenden. Bei Antworten und Weiterleitungen hingegen können Sie mit einer etwas einfacheren Signatur, die nur Text enthält, Platz sparen und die Übermittlungszeit verkürzen. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 60

Unterschiedliche Signaturen für Antworten und Weiterleitungen
In einigen Situationen möchten Sie möglicherweise für die Beantwortung oder Weiterleitung einer Nachricht eine andere Signatur als für neue Nachrichten verwenden. Wie Sie hier sehen, können Sie dies problemlos umsetzen, indem Sie in der Liste für Antworten/Weiterleitungen unter Standardsignatur auswähleneine entsprechende Auswahl treffen. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 61

Unterschiedliche Signaturen für verschiedene E-Mail-Konten
Wenn Sie in Outlook mehrere - Konten verwenden, empfiehlt es sich, jedem Konto eine andere Standardsignatur zuzuweisen. Warum? Weil Sie möglicherweise jeweils ein bestimmtes Konto für bestimmte Lebensbereiche verwenden. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 62

In der Abbildung sehen Sie ein Beispiel. Für ihr Microsoft Exchange Server-Konto (das geschäftliche -Konto bei Contoso, Ltd.) verwendet Pia Grund Meine Signatur für Geschäftlichesaus. Außerdem verfügt Pia über eine Signatur namens Einfach mit persönlichem Zitat für ein anderes Konto, das sie hauptsächlich für private -Nachrichten verwendet. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 63

Unabhängig davon, wie viele Signaturen Sie auch erstellt haben, verwendet Outlook immer nur die Signaturen, die Sie auch zuweisen. Wenn Sie eine Signatur für ein Konto nicht mehr verwenden möchten, können Sie die Signaturoptionen jederzeit auf (Keine)festlegen. Informationen zum Konfigurieren von Outlook für die Verwendung mehrerer -Konten bietet der Hinweis auf der Kurzübersichtskarte, auf die am Ende dieses Kurses verwiesen wird. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 64

Übungsvorschläge Ändern Sie die Signatur. Weisen Sie verschiedenen -Konten unterschiedliche Signaturen zu. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen. Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 65

Test 3, Frage 1 Wie viele -Signaturen können Sie in Outlook 2007 erstellen? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Eine. Eine für jedes -Konto. Beliebig viele. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 66

Test 3, Frage 1: Antwort Beliebig viele. Sie können einfache und ausgefallene Signaturen sowie Signaturen für geschäftliche und private Zwecke erstellen. Wie viele Signaturen Sie verwenden, ist ganz allein Ihre Entscheidung. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 67

Test 3, Frage 2 Wie müssen Sie vorgehen, um in einer Nachricht eine andere Signatur zu verwenden? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Sie müssen die Standardsignatur löschen und dann die neue Signatur aus einer anderen Nachricht kopieren und einfügen. Sie wechseln im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier zur der gewünschten Signatur. Sie klicken auf der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Signatur und wählen aus der Liste eine andere Signatur aus. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 68

Test 3, Frage 2: Antwort Sie klicken auf der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Signatur und wählen aus der Liste eine andere Signatur aus. Wenn Sie mehrere Signaturen erstellt haben, können Sie die gewünschte Signatur auswählen, indem Sie auf der Multifunktionsleiste auf den Pfeil unter der Schaltfläche Signatur klicken und aus der Liste eine neue Signatur auswählen. Sie können auch mit der rechten Maustaste direkt auf die Signatur klicken, um dieselbe Liste anzuzeigen. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 69

Test 3, Frage 3 Sie müssen für neue Nachrichten die gleiche Signatur verwenden wie für Antworten und Weiterleitungen. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig. Falsch. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 70

Test 3, Frage 3: Antwort Falsch. Sie können jede beliebige Signatur verwenden. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 71

Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte. Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten 72

Verwenden dieser Vorlage
Diese Microsoft Office PowerPoint®-Vorlage enthält Kursmaterial zum Erstellen und Verwalten von -Signaturen in Outlook 2007. Sie ist für die Präsentation vor einer Gruppe geeignet und kann bei Bedarf angepasst werden. Der Inhalt dieser Vorlage basiert auf dem Microsoft Office Online-Schulungskurs "Erstellen individueller Signaturen für -Nachrichten". Merkmale dieser Vorlage Titelfolie: Die erste Folie enthält Platzhaltertext, der durch den Namen des Unternehmens ersetzt werden kann. Sie können das Textfeld auch vollständig löschen, wenn Sie diesen Text nicht verwenden möchten. Animationen: In die gesamte Präsentation sind benutzerdefinierte Animationseffekte integriert. Diese Effekte umfassen Kurzer Blick, Strecken, Auflösen und Schachbrett. Alle Effekte können auch in früheren Versionen bis zu Microsoft PowerPoint 2000 abgespielt werden. Wenn Sie die Animationseffekte ändern möchten, wechseln Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Animation, und verwenden Sie die angezeigten Optionen. Vorgehensweise für den Fall, dass diese Präsentation eine Macromedia Flash-Animation enthält: Zum Wiedergeben der Flash-Datei müssen Sie das Microsoft ActiveX®-Steuerelement "Shockwave Flash Object" auf dem Computer registrieren. Laden Sie hierzu die aktuelle Macromedia Flash Player-Version von der Macromedia-Website herunter. Folienübergänge: Während der gesamten Präsentation wird der Übergang Wischen nach unten verwendet. Gehen Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Folienübergang, und verwenden Sie die angezeigten Optionen, wenn Sie einen anderen Übergang verwenden möchten. Hyperlinks zum Onlinekurs: Die Vorlage enthält Verknüpfungen zur Onlineversion dieses Schulungskurses. Die Verknüpfungen führen zu praktischen Übungsbeispielen für die einzelnen Lektion und zu einer Kurzübersichtskarte, die für diesen Schulungskurs veröffentlicht wurde. Wichtig: Auf dem Computer muss Outlook 2007 installiert sein, damit Sie die praktischen Übungsbeispiele anzeigen können. Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen. Kopf- und Fußzeilen: Die Vorlage enthält eine Fußzeile mit dem Titel des Schulungskurses. Wenn Sie Fußzeilen ändern oder entfernen möchten, öffnen Sie im Menü Ansicht das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile. HILFE ZUR VORLAGE Eine ausführliche Hilfe zu dieser Vorlage finden Sie im Notizenfeld oder durch Anzeigen der gesamten Notizenseite (Registerkarte Ansicht). 73

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