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Einführung der elektronischen Zeiterfassung „BayZeit“ zum

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Präsentation zum Thema: "Einführung der elektronischen Zeiterfassung „BayZeit“ zum"—  Präsentation transkript:

1 Einführung der elektronischen Zeiterfassung „BayZeit“ zum 01.11.2013
Personalversammlung 17. Oktober 2013

2 Buchungsmedium für die Zeiterfassung
als zukünftiges Buchungsmedium dient unsere ServiceCard:

3 Buchungsmedium für die Zeiterfassung
Vor Einführung ist es zwingend notwendig die ServiceCard noch einmal zu validieren. Validierungsstationen finden Sie: Kapuzinerstraße 25, Treppenhaus Erdgeschoss Markusstraße 8a, Gebäude 2, Erdgeschoss Eingangsbereich Rechenzentrum An der Weberei 5, vor dem Eingangsbereich Bibliothek

4 Buchungsmedium für die Zeiterfassung
durch die Validierung wird auf dem Chip ein Parameter verändert  Die Ergänzung, um eine sogenannte Zeiterfassungsnummer. Wir überprüfen vor Einführung, ob jeder Zeiterfassungspflichtige mit einer ServiceCard ausgestattet ist! Weitere Infos zur ServiceCard: Bei Fragen:

5 Der Webauftritt für Informationen zu BayZeit
Den Webauftritt für die Einführung von BayZeit finden Sie unter: FAQs, Bedienungsanleitungen, Handlungsanweisungen und Schulungsvideos Für Anregungen, um die Webseite weiter zu vervollständigen sind wir sehr dankbar!! Weiterhin bieten wir gerne an, Ihnen das System BayZeit vor Ort in kleinen Gruppen zu demonstrieren oder in Einzelfällen per Fernwartung weiterzuhelfen.

6 Das Zeiterfassungsterminal
Derzeitige Standorte: Kapuzinerstraße 25 Universitätsbibliothek Kapuzinerstraße 16 Kapuzinerstraße 20 An der Weberei 5 Feldkirchenstraße 21 Markusplatz 3 Rechenzentrum Luitpoldstraße 5 Am Kranen 10-12 An der Universität 5 Am Heumarkt 2 Am Kranen  1-3 An der Universität 2  virtuelle Terminals

7 Für die gewöhnliche Kommen- und Gehenbuchung muss keine Taste am Terminal betätigt werden  Bei Buchung ertönt ein akustisches Signal Falls sich das Terminal im Offline-Betrieb befindet, muss für Kommen u. Gehen die jeweilige Taste gedrückt werden für besondere Kommen- oder Gehenbuchungen (z.B. Dienstgang) muss vor der Buchung eine bestimmte Funktionstaste gedrückt werden

8 Die Selbstauskunft von BayZeit
Die Selbstauskunft finden Sie unter mögliche Browser sind der Mozilla Firefox oder Internet Explorer (32bit) der Internet Explorer (32bit) ist derzeit zu empfehlen beim erstmaligen Starten der Selbstauskunft ist es zwingend notwendig das Browser-Plugin für den gerade verwendeten Browser zu installieren  Wichtig: Danach einmal den Browser neustarten! Anleitung dazu finden Sie auf unseren Webseiten! Der Zugriff funktioniert nur aus dem Netz der Uni Bamberg bzw. mit Hilfe einer VPN-Verbindung

9 nach erfolgreicher Installation können Sie sich nun über und einem Klick auf „Anmeldung an BayZeit“ anmelden.

10 es erscheint die Anmeldemaske:
Zu beachten: die Authentifizierung von BayZeit ist an das Rechenzentrum der Uni Bamberg gebunden  Anmeldedaten sind Benutzername und Passwort der persönlichen Die Anmeldedaten müssen wie folgt eingegeben werden: Benutzername: z.B. bazv1413 Kennwort: Passwort der persönlichen In der Anmeldemaske wird die Domäne und der zuletzt angemeldeten Benutzer abgespeichert! Das Passwort kann nicht gespeichert werden!

11 Das virtuelle Terminal
das virtuelle Terminal sowie auch die Selbstauskunft finden Sie hier: das virtuelle Terminal stellt sechs verschiedene Zeitbuchungen zur Verfügung: Durch ein Klick auf die jeweilige Zeitart, wird die jeweilige Buchung vorgenommen. Die Karenzzeit für das Hochfahren des PCs am Morgen und dem Herunterfahren am Abend beträgt jeweils 5 Minuten.

12 In der Antragsübersicht erkennt man den aktuellen Buchungsstatus.
Hier z.B. Melchior Otto IV ist derzeit anwesend. Die letzte Buchung war eine Kommen-Buchung. Zu sehen auch an der grünen Hinterlegung.

13 Die Antragsübersicht Person die gerade an BayZeit angemeldet ist.
Wie ist der derzeitig Buchungsstatus dieser Person ? Die Antragsübersicht ist das Hauptmenü von BayZeit. Direkt nach Anmeldung am System bekommen Sie diese am Bildschirm angezeigt: Sechs weitere Untermenüs, die jeder Mitarbeiter angezeigt bekommt! Eigene Anträge, die innerhalb der letzten 30 Tage gestellt wurden! Je nach Antragsstatus farblich gekennzeichnet und mit einem Genehmigungsvermerk versehen!

14 Das Monatsjournal Funktion  2 Möglichkeiten: Auswahldialog:
2 für anzeigen und 1 für drucken Zeitraum, der angezeigt/gedruckt werden soll auswählen  mit dem grünen Haken bestätigen Auswahldialog:

15 Das Monatsjournal

16 Die Antragsübersicht

17 Der Urlaubsbogen Auswahldialog: Funktion  2 Möglichkeiten:
2 für anzeigen und 1 für drucken Das gewünschte Jahr auswählen (bis 2 Jahre rückwirkend möglich)  mit dem grünen Haken bestätigen

18

19 Die Antragsübersicht

20 Die Buchungskorrektur
drei Monate werden auf dem Bildschirm angezeigt mit den Pfeiltasten kann man vor und zurück blättern Buchungskorrekturen können 60 Tage rückwirkend durchgeführt werden (dunkelblaue Schrift) für den heutigen Tag und die Zukunft sind keine Buchungskorrekturen möglich (dunkelrote Schrift)

21 Die Buchungskorrektur
Mögliche Buchungsarten: Für den Mitarbeiter relevante Buchungsarten: KO Kommen Folgende Buchungskorrekturen dürfen nur durch die Sachbearbeitung Zeiterfassung durchgeführt werden: DRGE Dienstreise Gehen DRMO Dienstreise Morgen DRKO Dienstreise Kommen DG Dienstgeschäft Verwenden Sie hierfür den Buchungskorrekturbeleg! GE Gehen DGKO Dienstgang Kommen DGGE Dienstgang Gehen

22 Die Antragsübersicht

23 Anträge Tage Unter Anträge Tage können Sie folgende Zeitarten beantragen: Bitte beachten: Die Zeitarten D1 – D8 sowie DB werden nicht über den Workflow von BayZeit beantragt. Sie erfordern gegebenenfalls eine schriftliche Bescheinigung, die der Sachbearbeitung Zeiterfassung mit einem Korrekturbeleg vorgelegt werden müssen!!!

24 Beispiel: Urlaubsantrag über Anträge Tage
Nun den gewünschten Tag bzw. die gewünschten Tage auswählen z.B Zunächst die gewünschte Zeitart z.B. UR Erholungsurlaub auswählen ( rot markiert) Hier evtl. eine Begründung eingeben und danach den Mitzeichner auswählen  mit Klick auf den grünen Haken wird der Antrag verschickt. Der Mitzeichner (Vertretung) wählt danach den Genehmiger (Vorgesetzte/r) aus. Der Mitzeichner kann auch gleichzeitig Genehmiger sein.

25 Die Antragsübersicht

26 Anträge Stunden Unter Anträge Tage können Sie folgende Zeitarten beantragen: Die „Anträge Stunden“ werden genauso gehandhabt wie die „Anträge Tage“: zunächst die Zeitart auswählen danach den/die gewünschten Tage wählen zuletzt den Genehmiger bestimmen und den Antrag mit bestätigen des grünen Hakens verschicken

27 Die Antragsübersicht

28 Mitzeich./Gen. In dieser Spalte sehen Sie sämtliche Anträge von Mitarbeitern bzw. Kollegen, die an Sie als Rolle „Mitzeichner“ bzw. „Genehmiger“ geschickt wurden. In diesem Beispiel hat Frau Körber einen Urlaubsantrag für den an Melchior Otto IV zum Mitzeichnen geschickt. Die Information, dass ein neuer Antrag für Sie zum Mitzeichnen/Genehmigen vorliegt, erhalten Sie per an Ihre persönliche -Adresse!!!!

29 Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf den Antrag erhalten Sie ein Untermenü mit verschiedenen Optionen: Tage links markieren: Im Kalender werden die betroffenen Tage rot gefärbt. Antrag bearbeiten: Der Antrag kann mitgezeichnet oder abgelehnt werden. Antrag Info: Detaillierte Informationen zu diesem Antrag Kommentar einfügen/ändern: Falls gewünscht kann man einen Kommentar zum Antrag hinzufügen.

30 Änderung der Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit
Neuregelung folgender Themen: Rahmenzeit Ampelregelung bei Überschreitungen des Arbeitszeitkontos

31 Rahmenzeit Die bisherige Rahmenzeit von Uhr bis 18.00Uhr wird erweitert auf Uhr bis Uhr.

32 Ampelregelung Zum , bzw wird das Zeitguthaben aller Beschäftigten ermittelt. Es gibt künftig 3 Phasen (sog. Ampelregelung): Grünphase: Überschreitung bis +100 Stunden und Unterschreitung bis –40 Stunden: Eigenverantwortliche Disposition der Arbeitszeit durch die Beschäftigten. GELBPHASE: Überschreitung über +100 Stunden und Unterschreitung über –40 Stunden zum oder : Die Vorgesetzten und die Beschäftigten sprechen individuell geeignete Maßnahmen ab, mit dem Ziel, das Zeitguthaben innerhalb des nächsten Quartals wieder in die Grünphase zurückzuführen.

33 ROTPHASE: Überschreitung ab Stunden und Unterschreitung über – 40 Stunden zum : Gespräch zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten Ziel: Rückführung des Zeitguthabens innerhalb eines Jahres in die Grünphase Erstellung eines schriftlichen Rückführungsplan an die Personalabteilung Verantwortung für die Einhaltung trägt die bzw. der Vorgesetzte. Bei erneuter Überschreitung nach Ablauf eines Jahres erfolgt endgültige Kappung.  Sonderregelung für die zum Einführungszeitpunkt vorhandenen Überschreitungen.

34 Ansprechpartner: Sachbearbeitung Zeiterfassung Marion Leis Nicole Zugelder Bei technischen Problemen Thomas Behr Franziska Körber

35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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