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S. 1Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Einführung der elektronischen Zeiterfassung „BayZeit“

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Präsentation zum Thema: "S. 1Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Einführung der elektronischen Zeiterfassung „BayZeit“"—  Präsentation transkript:

1 S. 1Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Einführung der elektronischen Zeiterfassung „BayZeit“ zum Personalversammlung 17. Oktober 2013

2 S. 2Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Buchungsmedium für die Zeiterfassung als zukünftiges Buchungsmedium dient unsere ServiceCard:

3 S. 3Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Vor Einführung ist es zwingend notwendig die ServiceCard noch einmal zu validieren. Kapuzinerstraße 25, Treppenhaus Erdgeschoss Markusstraße 8a, Gebäude 2, Erdgeschoss Eingangsbereich Rechenzentrum An der Weberei 5, vor dem Eingangsbereich Bibliothek Buchungsmedium für die Zeiterfassung Validierungsstationen finden Sie:

4 S. 4Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit durch die Validierung wird auf dem Chip ein Parameter verändert  Die Ergänzung, um eine sogenannte Zeiterfassungsnummer. Wir überprüfen vor Einführung, ob jeder Zeiterfassungspflichtige mit einer ServiceCard ausgestattet ist! Weitere Infos zur ServiceCard: Bei Fragen: Buchungsmedium für die Zeiterfassung

5 S. 5Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Der Webauftritt für Informationen zu BayZeit Den Webauftritt für die Einführung von BayZeit finden Sie unter:  FAQs, Bedienungsanleitungen, Handlungsanweisungen und Schulungsvideos  Für Anregungen, um die Webseite weiter zu vervollständigen sind wir sehr dankbar!!  Weiterhin bieten wir gerne an, Ihnen das System BayZeit vor Ort in kleinen Gruppen zu demonstrieren oder in Einzelfällen per Fernwartung weiterzuhelfen.

6 S. 6Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Das Zeiterfassungsterminal Derzeitige Standorte: Kapuzinerstraße 25 Universitätsbibliothek Kapuzinerstraße 16 Kapuzinerstraße 20 An der Weberei 5 Feldkirchenstraße 21 Markusplatz 3 Rechenzentrum Luitpoldstraße 5 Am Kranen An der Universität 5 Am Heumarkt 2 Am Kranen 1-3 An der Universität 2  virtuelle Terminals

7 S. 7Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Für die gewöhnliche Kommen- und Gehenbuchung muss keine Taste am Terminal betätigt werden  Bei Buchung ertönt ein akustisches Signal Falls sich das Terminal im Offline- Betrieb befindet, muss für Kommen u. Gehen die jeweilige Taste gedrückt werden für besondere Kommen- oder Gehenbuchungen (z.B. Dienstgang) muss vor der Buchung eine bestimmte Funktionstaste gedrückt werden

8 S. 8Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Die Selbstauskunft von BayZeit Die Selbstauskunft finden Sie unter mögliche Browser sind der Mozilla Firefox oder Internet Explorer (32bit) der Internet Explorer (32bit) ist derzeit zu empfehlen beim erstmaligen Starten der Selbstauskunft ist es zwingend notwendig das Browser-Plugin für den gerade verwendeten Browser zu installieren  Wichtig: Danach einmal den Browser neustarten! Anleitung dazu finden Sie auf unseren Webseiten! Der Zugriff funktioniert nur aus dem Netz der Uni Bamberg bzw. mit Hilfe einer VPN-Verbindung

9 S. 9Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit nach erfolgreicher Installation können Sie sich nun über und einem Klick auf „Anmeldung an BayZeit“ anmelden.

10 S. 10Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit es erscheint die Anmeldemaske: Zu beachten: die Authentifizierung von BayZeit ist an das Rechenzentrum der Uni Bamberg gebunden  Anmeldedaten sind Benutzername und Passwort der persönlichen Die Anmeldedaten müssen wie folgt eingegeben werden: Benutzername: z.B. bazv1413 Kennwort: Passwort der persönlichen In der Anmeldemaske wird die Domäne und der zuletzt angemeldeten Benutzer abgespeichert! Das Passwort kann nicht gespeichert werden!

11 S. 11Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Das virtuelle Terminal das virtuelle Terminal sowie auch die Selbstauskunft finden Sie hier: das virtuelle Terminal stellt sechs verschiedene Zeitbuchungen zur Verfügung: Durch ein Klick auf die jeweilige Zeitart, wird die jeweilige Buchung vorgenommen. Die Karenzzeit für das Hochfahren des PCs am Morgen und dem Herunterfahren am Abend beträgt jeweils 5 Minuten.

12 S. 12Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit In der Antragsübersicht erkennt man den aktuellen Buchungsstatus. Hier z.B. Melchior Otto IV ist derzeit anwesend. Die letzte Buchung war eine Kommen-Buchung. Zu sehen auch an der grünen Hinterlegung.

13 S. 13Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Die Antragsübersicht Die Antragsübersicht ist das Hauptmenü von BayZeit. Direkt nach Anmeldung am System bekommen Sie diese am Bildschirm angezeigt: Person die gerade an BayZeit angemeldet ist. Wie ist der derzeitig Buchungsstatus dieser Person ? Sechs weitere Untermenüs, die jeder Mitarbeiter angezeigt bekommt! Eigene Anträge, die innerhalb der letzten 30 Tage gestellt wurden! Je nach Antragsstatus farblich gekennzeichnet und mit einem Genehmigungsvermerk versehen!

14 S. 14Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Das Monatsjournal Funktion  2 Möglichkeiten: 2 für anzeigen und 1 für drucken Zeitraum, der angezeigt/gedruckt werden soll auswählen  mit dem grünen Haken bestätigen Auswahldialog:

15 S. 15Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Das Monatsjournal

16 S. 16Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Die Antragsübersicht

17 S. 17Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Der Urlaubsbogen Funktion  2 Möglichkeiten: 2 für anzeigen und 1 für drucken Das gewünschte Jahr auswählen (bis 2 Jahre rückwirkend möglich)  mit dem grünen Haken bestätigen Auswahldialog:

18 S. 18Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit

19 S. 19Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Die Antragsübersicht

20 S. 20Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Die Buchungskorrektur drei Monate werden auf dem Bildschirm angezeigt mit den Pfeiltasten kann man vor und zurück blättern Buchungskorrekturen können 60 Tage rückwirkend durchgeführt werden (dunkelblaue Schrift) für den heutigen Tag und die Zukunft sind keine Buchungskorrekturen möglich (dunkelrote Schrift)

21 S. 21Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Die Buchungskorrektur Mögliche Buchungsarten: Für den Mitarbeiter relevante Buchungsarten: KO Kommen GE Gehen DGKO Dienstgang Kommen DGGE Dienstgang Gehen Folgende Buchungskorrekturen dürfen nur durch die Sachbearbeitung Zeiterfassung durchgeführt werden: DRGE Dienstreise Gehen DRMO Dienstreise Morgen DRKO Dienstreise Kommen DG Dienstgeschäft Verwenden Sie hierfür den Buchungskorrekturbeleg!

22 S. 22Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Die Antragsübersicht

23 S. 23Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Anträge Tage Unter Anträge Tage können Sie folgende Zeitarten beantragen: Bitte beachten: Die Zeitarten D1 – D8 sowie DB werden nicht über den Workflow von BayZeit beantragt. Sie erfordern gegebenenfalls eine schriftliche Bescheinigung, die der Sachbearbeitung Zeiterfassung mit einem Korrekturbeleg vorgelegt werden müssen!!!

24 S. 24Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Zunächst die gewünschte Zeitart z.B. UR Erholungsurlaub auswählen (  rot markiert) Nun den gewünschten Tag bzw. die gewünschten Tage auswählen z.B Hier evtl. eine Begründung eingeben und danach den Mitzeichner auswählen  mit Klick auf den grünen Haken wird der Antrag verschickt. Der Mitzeichner (Vertretung) wählt danach den Genehmiger (Vorgesetzte/r) aus. Der Mitzeichner kann auch gleichzeitig Genehmiger sein. Beispiel: Urlaubsantrag über Anträge Tage

25 S. 25Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Die Antragsübersicht

26 S. 26Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Anträge Stunden Unter Anträge Tage können Sie folgende Zeitarten beantragen: Die „Anträge Stunden“ werden genauso gehandhabt wie die „Anträge Tage“: zunächst die Zeitart auswählen danach den/die gewünschten Tage wählen zuletzt den Genehmiger bestimmen und den Antrag mit bestätigen des grünen Hakens verschicken

27 S. 27Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Die Antragsübersicht

28 S. 28Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Mitzeich./Gen. In dieser Spalte sehen Sie sämtliche Anträge von Mitarbeitern bzw. Kollegen, die an Sie als Rolle „Mitzeichner“ bzw. „Genehmiger“ geschickt wurden. In diesem Beispiel hat Frau Körber einen Urlaubsantrag für den an Melchior Otto IV zum Mitzeichnen geschickt. Die Information, dass ein neuer Antrag für Sie zum Mitzeichnen/Genehmigen vorliegt, erhalten Sie per an Ihre persönliche -Adresse!!!!

29 S. 29Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf den Antrag erhalten Sie ein Untermenü mit verschiedenen Optionen: Tage links markieren: Im Kalender werden die betroffenen Tage rot gefärbt. Antrag bearbeiten: Der Antrag kann mitgezeichnet oder abgelehnt werden. Antrag Info: Detaillierte Informationen zu diesem Antrag Kommentar einfügen/ändern: Falls gewünscht kann man einen Kommentar zum Antrag hinzufügen.

30 S. 30Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Änderung der Dienstvereinbarung über die gleitende Arbeitszeit Neuregelung folgender Themen: Rahmenzeit Ampelregelung bei Überschreitungen des Arbeitszeitkontos

31 S. 31Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Rahmenzeit Die bisherige Rahmenzeit von Uhr bis 18.00Uhr wird erweitert auf Uhr bis Uhr.

32 S. 32Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Ampelregelung Zum , bzw wird das Zeitguthaben aller Beschäftigten ermittelt. Es gibt künftig 3 Phasen (sog. Ampelregelung): GRÜNPHASE: Überschreitung bis +100 Stunden und Unterschreitung bis – 40 Stunden: Eigenverantwortliche Disposition der Arbeitszeit durch die Beschäftigten. GELBPHASE: Überschreitung über +100 Stunden und Unterschreitung über –40 Stunden zum oder : Die Vorgesetzten und die Beschäftigten sprechen individuell geeignete Maßnahmen ab, mit dem Ziel, das Zeitguthaben innerhalb des nächsten Quartals wieder in die Grünphase zurückzuführen.

33 S. 33Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit ROTPHASE: Überschreitung ab Stunden und Unterschreitung über – 40 Stunden zum : Gespräch zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten  Ziel: Rückführung des Zeitguthabens innerhalb eines Jahres in die Grünphase Erstellung eines schriftlichen Rückführungsplan an die Personalabteilung Verantwortung für die Einhaltung trägt die bzw. der Vorgesetzte. Bei erneuter Überschreitung nach Ablauf eines Jahres erfolgt endgültige Kappung.  Sonderregelung für die zum Einführungszeitpunkt vorhandenen Überschreitungen.

34 S. 34Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Ansprechpartner: Sachbearbeitung Zeiterfassung Marion Leis Nicole Zugelder Bei technischen Problemen Thomas Behr Franziska Körber

35 S. 35Einführung elektronische Zeiterfassung | Zentrale Universitätsverwaltung | Arbeitsgruppe BayZeit Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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