1 Schulungsunterlagen Kassen- und Kontenverwaltung im RBS MODUL II-KAV Schulungskonzept (Basiswissen Kasse/Konto) Ansprechpartner: RBS-GL2.13_KAV,

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1 1 Schulungsunterlagen Kassen- und Kontenverwaltung im RBS MODUL II-KAV Schulungskonzept (Basiswissen Kasse/Konto) Ansprechpartner: RBS-GL2.13_KAV, Email: gl2-kav.rbs@muenchen.de Internet:http://www.service.musin.de/service/finanzen/nkrw/http://www.service.musin.de/service/finanzen/nkrw/

2 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 2 2 Grundsätzliches und Wissenswertes Die Stadtkämmerei erlässt im Auftrag des Oberbürgermeisters Regelungen zur Durchführung der Kassengeschäfte und zur Wahrung der Kassensicherheit. Die Dienstanweisung für das Anordnungs- und Kassenwesen der Landeshauptstadt München (KDA) stellt eine Ergänzung zu allen einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und Ausführungsbestimmungen dar, die insbesondere in der Gemeindeordnung (GO) und in der Kommunalen Haushaltsverordnung- Doppik (KommHV-Doppik) mit Vollzugsvorschriften enthalten sind. Ergänzende Informationen und Rundschreiben der Stadtkämmerei finden Sie auf der Homepage der Abt. GL 2 unter folgendem Link: http://www.service.musin.de/service/finanzen/infos_c.html Relevant sind insbesondere nachstehende Inhalte: - Verhalten bei Raubüberfällen - Behandlung von Kassenfehlbeträgen und Kassenüberschüssen Das Referat für Bildung und Sport (GL 2.13 KAV) regelt per Dienstanweisung/Richtlinie die Behandlung der sog. „Fremden Gelder“. Das RBS orientiert sich dabei an den Vorgaben der Schulordnungen sowie weiterer einschlägiger Vorschriften.

3 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 3 3 Hinterlegung von Schlüsseln und sonstigen Unterlagen beim KaStA Gegen Verwahrschein sind beim KaStA-Abt. I im gesiegelten Briefumschlag zu hinterlegen: - der Zweitschlüssel der Kassenbehälter, - ggf. die Zahlenkombination, - die Unterlagen über die Klassifizierung und die Sicherheitsstufe der Stahlschränke und Tresore, - die Unterlagen über die getroffenen Sicherungsmaßnahmen. Die Briefumschläge müssen mit genauen Inhaltsangaben und mit Unterschrift der Kassenkraft und des Kassenvorstandes versehen sein. Vor Hinterlegung sind die Zweitschlüssel und die Zahlenkombinationen zu verproben. Die vom KaStA ausgestellten Verwahrscheine sind bei den Dienststellen unter sicherem Verschluss, nicht aber im Kassenbehälter zu verwahren. Die Aushändigung der Unterlagen erfolgt nur gegen Vorlage des Verwahrscheins. Kann kein Verwahrschein vorgelegt werden, erfolgt die Freigabe nur gegen eine entsprechende unterschriebene Bestätigung des Kassenvorstandes oder des Dienststellenleiters.

4 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 4 4 Aufgaben des Kassenvorstandes Soweit im Einzelfall nichts anderes bestimmt ist, ist der Kassenvorstand insbesondere verantwortlich für ✔ die ordnungsgemäße Abwicklung der Kassengeschäfte, ✔ die ausreichende Sicherung der Kassenräume und der Behältnisse für Bargeld und Wertgegenstände inner- und außerhalb der Kassenräume, ✔ die Einweisung neuer Kassenkräfte in die Dienstgeschäfte (Schulung durch GL 2.13), ✔ die Hinterlegung von Schlüsseln und sonstigen Unterlagen beim KaStA ✔ die Bekanntgabe aller für das Kassenwesen einschlägigen Bestimmungen an die Kassenkräfte, ✔ die Einhaltung von Anordnungen und Gesetzen, die der Kassensicherheit dienen. ✔ die mindestens vierteljährlich einmal durchzuführende unvermutete Kassenprüfung gemäß § 42 Kommunale Haushaltsverordnung (KommHV). ✔ Er bestellt die erforderlichen Kassenkräfte und übt die Dienstaufsicht aus. ✔ Er hat dafür zu sorgen, dass ausreichend Bedienstete in die Kassengeschäfte eingewiesen und zur Entgegennahme und Quittierung von Zahlungen ermächtigt sind. ✔ Die Urlaubs- und Krankheitsvertretung muss gesichert sein. Der Kassenvorstand selbst darf aufgrund der ihm obliegenden Kontrollfunktion keine Kassengeschäfte ausüben.

5 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 5 5 Aufgaben des Kassenvorstandes Bauliche und sicherungstechnische Ausrüstung (Kassenbehälter) Als üblich und dem Versicherungsschutz entsprechend (s. Ziff. 30.8 KDA) gelten folgende Kassenbehälter: ● Handkassetten Aufbewahrung bis 7.500 Euro (je Zimmer), ● mehrwandige Stahlwandschränke, gepanzerte Geldschränke Aufbewahrung bis 100.000 Euro, ● Panzergeldschränke und Tresore Aufbewahrung über 100.000 Euro. Eingemauerte Stahlwandschränke müssen eine mehrwandige Tür besitzen. Der Sicherheitsgrad muss mindestens der Sicherheitsstufe C1F nach VDMA bzw. VdS-Grad I entsprechen. Freistehende Wertbehältnisse (also Panzergeldschränke, gepanzerte Geldschränke oder mehrwandige Stahlschränke) müssen ein Mindestgewicht von 300 kg haben und im Boden verankert sein – ansonsten sind nur maximal 7.500 € versichert. Bitte beachten Sie auch den an Ihrer Einrichtung versicherten Kassenhöchstbetrag! Sollten Sie diesen im Einzelfall überschreiten bitte unbedingt im Vorfeld eine mail an gl2-kav.rbs@muenchen.de schicken!gl2-kav.rbs@muenchen.de Es gilt der Mindestsicherheitsgrad der Sicherheitsstufe C1F nach VDMA bzw. VdS-Grad I. Bei Beträgen über 100.000 Euro ist eine Einzelgenehmigung des Versicherers erforderlich, zudem wird eine Einbruchmeldeanlage verlangt. Stahlwandschränke und Tresore sind so aufzustellen, dass sie weder aus dem Publikumsraum noch durch Außenfenster sichtbar sind.

6 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 6 6 Aufgaben des Kassenvorstandes Umfang der unvermuteten Kassenprüfung Insbesondere ist zu prüfen (s. auch Ziff. 18.5 KDA): - die Übereinstimmung von Kassensollbestand und Kassenistbestand, - die Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit der Buchführung einschließlich Sammlung der Belege, - die ordnungsgemäße Abwicklung des Zahlungsverkehrs, - die ordnungsgemäße Verwaltung der Kassenmittel, - die Wahrung der inneren und äußeren Kassensicherheit, - die Bestandsverwaltung von Wertgegenständen und sonstigen Gegenständen, sowie deren ordnungsgemäße Verwahrung. Tipp: s. hierzu auch das Prüfprotokoll unter http://www.service.musin.de/service/finanzen/form3_c.html

7 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 7 7 Aufgaben der Kassenkraft Die Kassenkräfte haben dafür zu sorgen, dass die Bestände (Bargeld und geldwerte Bestände) stets gegen Verluste gesichert sind. Der Bargeldbestand auf Zahltischen ist möglichst niedrig zu halten und außer Reichweite der Kunden aufzubewahren. Die Kassenräume und die Kassenbehälter sind beim Verlassen abzuschließen. Die Schlüssel sind abzuziehen. Buchungspflichtige Vorgänge sind richtig und unverzüglich aufzuzeichnen, um so die Vollständigkeit der Kassenbestände nachzuweisen. Alle die Kassen- und Kontenführung betreffenden Aufzeichnungen sind in den Kassenräumen aufzubewahren, und nur im Ausnahmefall, anderweitig sicher zu verschließen.

8 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 8 8 Aufgaben der Kassenkraft Anvertraute Kassenbestände dürfen nur für dienstliche Zwecke verwendet werden. Eine Geldentnahme gegen Einlage von Gutscheinen, Wertpapieren oder Schecks in die Kasse ist nicht erlaubt. Es dürfen auch keine fremden Zahlungsmittel und Wertgegenstände oder solche von Dritten in den Kassenbehältern aufbewahrt werden. Kassenkräfte sowie Geldeinheber dürfen städtische Zahlungsmittel und Werte mit ihrem Eigenbesitz oder dem Besitz anderer nicht vermengen. Fremde Gelder sind vom Handvorschuss und den städt. Einnahmen getrennt in einer eigenen Handkasse aufzubewahren. Der Handvorschuss und städt. Einnahmen sind in der Kasse zu trennen (z. B. Handvorschuss in einem Kuvert). Mängel an den Einrichtungen einer Kasse, die die Kassensicherheit beeinträchtigen können, sind unverzüglich dem Kassenvorstand zu melden. Bei unsachgemäßer Behandlung von Kassengeschäften kann keine Entlastung angenommen werden, wenn nachweislich keine geeigneten Schritte zur Beseitigung dieses Mangels unternommen wurden. Einbruchdiebstähle sind sofort dem Kassenvorstand und dem KaStA-Kassenaufsicht sowie GL 2.13 zu melden.

9 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 9 9 Trennung der Bargelder Geldkassette AGeldkassette B Verwahrung von städt. Geldern: - Handvorschuss - „Sonstiges Bargeld“, wie z. B. Barspenden, Verwaltungsgebühren u. ä. Bitte Handvorschuss vom „Sonstigen Bargeld“ trennen, z. B. durch Kuvert Versicherung des Handvorschusses, städt. Einnahmen erfolgt durch die Kassenaufsicht Verwahrung von „fremden“ Geldern: - Verbrauchsstoffgelder - Gelder aus dem Bildungspaket - Gelder für Schulveranstaltungen (z. B. Schülerfahrten) usw. Versicherung: 2.500 Euro bei F 2 – F 4 (erfolgt durch GL 2.13); Versicherung Bereich F 1 individuell i. d. R. 7.500 Euro

10 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 10 Quittungsleistung Jede Bareinzahlung ist mittels Ausreichung einer entsprechenden städtischen Quittung zu belegen – auch die Ablieferung von Kopier- und Verbrauchsstoffgeldern von Lehrpersonal. Quittungsblöcke müssen spätestens am Vortag unter der Telefon-Nummer 088/233-21235 bestellt werden. Die Abholung an der Barkasse ist nur gegen Empfangs- und Lieferschein (Formblatt Empfangs- und Lieferschein Quittungsblöcke) möglich. Das Formular finden Sie hier: http://intranet.muenchen.de/basis/formulare/finanzen/index.html

11 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 11 Nachstehende Unterlagen sind jährlich gegen Unterschrift durch den Kassenvorstand bzw. die Kassenkraft zur Kenntnis zu nehmen! KDA DA/RL für die jeweilige Kasseneinrichtung RdSchr Nr. 17/ 01.10.2008 Aufbewahrungsfristen RdSchr Nr. 7/ 20.10.2011 Behandlung von Kassenfehlbeträgen und Kassenüberschüssen RdSchr Nr. 26 / 20.04.2005 Merkblatt Falschgeld ● RdSchr Nr. 163 / 20.11.2006 Aufgaben eines Kassenvorstandes RdSchr Nr. 163 / 20.11.2006 Aufgaben eines Kassenvorstandes Link zu den Unterlagen: http://www.service.musin.de/service/finanzen/infos_c.html Wir bitten die Kassenvorstände bzw. Kassenkräfte diese Unterlagen einmal auszudrucken und jährlich (bitte auf Wiedervorlage legen) gegen Unterschrift zur Kenntnis zu nehmen!

12 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 12 Verwaltung von sog. „Fremden Geldern“ (Sonstiges Bargeld) Die Verwaltung von „Fremden Geldern“ sind Kassengeschäfte die für Andere getätigt werden. Dies muss durch DA/RL angeordnet werden. Elterngelder (Verbrauchstoffgelder etc.) und Mittel der Sonderkonten gemäß Schulordnung (z. B. Schullandheimfahrten u. ä.) stellen fremde Kassengeschäfte dar. Fremde Kassengeschäfte werden auf städtischen Konten geführt. s. hierzu auch die von GL 2.13 zur Verfügung gestellte Matrix unter: http://www.service.musin.de/service/finanzen/infos_c.html

13 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 13 Verwaltung von sog. „Fremden Geldern“ (Sonstiges Bargeld) - Grundsätzliches Es ist selbstverständlich, dass die eingesammelten Gelder stets in der Verfügungsgewalt der Schule verbleiben und keinesfalls privat (z. B. auf Privatkonto) von einer oder mehreren Lehrkräften in Verwahrung genommen werden dürfen. VerbrauchsstoffgelderVerbrauchsstoffgelder werden für ein Schuljahr (oder Schulhalbjahr) berechnet und sind so zu veranschlagen, dass davon ausgegangen werden kann, dass der veranschlagte Betrag sicher in einem Schuljahr- bzw. halbjahr ausgegeben wird. Die Bemessung der Forderungsbeträge, die von den Schülerinnen und Schülern erhoben werden, muss dem tatsächlichen Aufwand entsprechen. Überschüsse dürfen nicht erzielt werden. Den Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schülern ist ein entsprechendes Informationsschreiben zum Zeitpunkt des Einsammelns der Gelder auszuhändigen. Auf die anteilige Rückzahlungsverpflichtung z.B. bei vorzeitigem Ausscheiden einer Schülerin/eines Schülers wird hingewiesen. Fremde Gelder sind von städt. Geldern (Handvorschuss, Geld der Einhebestelle, z. B. Spenden) stets strikt zu trennen. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit sollen die städt. Rahmenverträge – soweit vorhanden – genutzt werden!

14 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 14 Verwaltung der Handkasse ð Handkassetten - Aufbewahrung bis 7.500 Euro (maximaler Versicherungswert) Der Handvorschuss ist zur Leistung von geringfügigen, laufend anfallenden Barauszahlungen bestimmt. Die Einzelausgabe darf den Rechnungsbetrag von 50 Euro im Kernbereich und 150 Euro ohne Mehrwertsteuer im Bereich der schulischen Einrichtungen nicht überschreiten. Für die Bewilligung, Betragsfestsetzung und Aufhebung von Handvorschüssen ist das KaStA-Kassenaufsicht zuständig. Der Bareinkauf für die Stadt durch Dienstkräfte mit Nutzung von privaten Bonusprogrammen (z.B.Payback-Karte, Digits) ist nicht zulässig. Dienstliche und private Geschäfte dürfen nicht vermischt werden. Die Handkasse ist nach Bedarf – mindestens einmal monatlich (Ausnahme: Unwirtschaftlichkeit, z. B. Abrechnung unter 15 Euro) – abzurechnen. Die Auffüllung der Handkasse erfolgt über das jeweilige Schul- bzw. Kostenstellenbudget.

15 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 15 Kontenverwaltung - Kontoeröffnung Bei Bedarf können für Kasseneinrichtungen eigene Konten bei der Stadtsparkasse München eingerichtet werden. Die Eröffnung und Auflösung dieser Konten genehmigt beim Haushaltskonto das KaStA-Kassenaufsicht. Für die Genehmigung von Sonderkonten für „Fremde Gelder“ ist GL 2.13 zuständig. Sonderkonten werden von RBS-GL 2.13 für folgende Zwecke genehmigt: - Kopiergeld, Materialgeld, Schulveranstaltungen - Schülerfirmen und Projektschulen - Gelder aus dem Bildungspaket - Schülermitverwaltung - Elternbeirat s. hierzu auch die Mitteilung Nr. 118 vom 13.09.2011 von RBS-GL 2 Den Antrag zur Eröffnung eines städt. Kontos finden Sie hier: http://www.service.musin.de/service/finanzen/form3_c.html

16 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 16 Kontenverwaltung - Online-Banking Für das Haushaltskonto ist derzeit von der Kassenaufsicht nur ein Lesezugriff gestattet. Bei den Sonderkonten ist ein Voll-Zugriff erlaubt. Die PIN-Nummern und das für das chipTAN-Verfahren erforderliche Lesegerät verbleiben bei der Kassenkraft im Kassenraum. Die HBCI-Karten die für das Veranlassen von Buchungen notwendig sind, werden grundsätzlich auf die Leitung ausgestellt. Die Leitung kann gegen Unterschrift die HBCI-Karten an die für die Verwaltung des Kontos zuständige Person (nicht Kassenkraft) übergeben. Buchungen eigener und fremder Kassengeschäfte sind nur im Kassenraum von der Kassenkraft + Person die im Besitz der HBCI-Karte ist durchzuführen. Überweisungen mittels Überweisungsträger (Achtung: zwei Unterschriften verfügungsberechtigter Personen erforderlich) – sind nach wie vor möglich.

17 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 17 Kontenverwaltung - Kontoverfügung Verfügungen über Konten bei Kreditinstituten sind von mindestens zwei Bediensteten der Kasseneinrichtung zu unterzeichnen. Ist eine Kasseneinrichtung nicht entsprechend besetzt, muss einem anderen Bediensteten der Dienststelle die entsprechende Zeichnungsbefugnis erteilt werden, z. B. stv. Schulleitung, Lehrer/in u.w.. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Verfügungsberechtigung auf Personen ausgestellt wird, die nicht zugleich für das Konto verantwortlich sind. Änderungen in der Verfügungsberechtigung sind mittels Formular anzuzeigen. Das entsprechende Formular finden Sie hier: http://www.service.musin.de/service/finanzen/form3_c.html

18 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 18 Kontenverwaltung - Kontoauszüge Die Kontenauszüge für alle Konten sind mindestens 1 x monatlich von der Kassenkraft bzw. einer von ihr beauftragten Person abzuholen. Online-Saldenausdrücke durch die Kassenkraft sind jederzeit möglich. Die für die Abholung erforderliche „Botenkarte“ gilt für das auf ihr angegebene Konto. Sie kann nur auf den Namen des Kontoinhabers oder einer Person ausgestellt werden, der der Kontoinhaber die Befugnis zum Erhalt und zur Nutzung einer Sparkassen-Botenkarte erteilt hat. Ohne Anforderung des Kunden kann ein Kontoauszug erstellt und dem Kontoinhaber gegen Auslagenersatz zugesandt werden, wenn ein Kontoauszug innerhalb von 42 Tagen nicht am SB-Gerät abgerufen wurde oder die Speicherkapazität des Geräts erschöpft ist.

19 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 19 Abgleiche (Kasse/Konto) – Tagesabgleich für Städtische Gelder Die Kasseneinrichtungen haben an jedem Tag, an dem Zahlungen bewirkt worden sind, oder vor Beginn des folgenden Buchungstages einen Tagesabgleich zu erstellen. Hier ist zu prüfen, ob der Kassenistbestand mit dem Ergebnis der Eintragungen in ELKABU bzw. mit dem letzten Kontoausdruck des Haushaltskontos übereinstimmt. Der vorhandene Kassenistbestand ist von der Kassenkraft vorzuzählen.

20 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 20 Abgleiche (Kasse/Konto) – Jahresabgleich Städtische Gelder Die Geldeinhebestellen beenden zum Jahresende das Einnahmegeschäft und führen das Geld an den Haushalt ab. Der Abt. GL 2 ist nach Aufforderung zu bestätigen, dass alle städt. Einnahmen dem Haushalt zugeführt werden. Künftig kann dies durch GL 2 über ELKABU erfolgen, da dort der Saldo des Haushaltskontos zum Jahresende hin „0“ aufweisen müsste. Abführung von städtischen Geldern von Bankgirokonten an den städt. Haushalt Das Haushaltskonto ist nach §§ 72 und 91 KommHV-Doppik entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer kommunaler Buchführung richtig und vollständig in der Vermögensrechnung (Bilanz) abzubilden. Durch die jeweilige kontoführende Dienststelle ist sicherzustellen, dass alle städtischen Gelder auf dem Haushaltskonto (mit Ausnahme der Handvorschüsse) bis spätestens Jahresende an den städtischen Haushalt abgeliefert werden. Zum Bilanzstichtag darf sich auf dem Haushaltskonto nur noch ggf. der Handvorschuss befinden. Die erste Buchung im Kassenbuch bzw. in ELKABU beginnt nach Durchführung des Jahresabgleichs wieder mit „1“.

21 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 21 Kassensicherheit Soviel Sicherheit wie möglich und vernünftig! Zumindest sollte eine trennende Theke vorhanden sein. Keine (kassen-)fremden Personen im Kassenraum (also hinter der Theke). Wenn dies nicht zu vermeiden ist, (zum Stundenwechsel, während Pausen etc.) Geldkassette wegschließen, keine Kassengeschäfte. Sind größere Geldbeträge vorhanden, (Kopiergeld etc.) sollen diese in einem separaten, verschlossenen Raum, beispielsweise dem angrenzenden Rektorat verwaltet (gezählt etc.) Werden. Die verwahrten Höchstbeträge dürfen die individuellen Versicherungsgrenzen und die für die Aufbewahrungsart (Handkassette, Stahlschrank etc.) geltenden Grenzen zu keinem Zeitpunkt überschreiten.

22 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 22 Kassendifferenzen - Kassenfehlbetrag Kassendifferenzen Nach § 68 Abs. 3 KommHV-Doppik sind Unstimmigkeiten, die sich beim Tagesabgleich ergeben, unverzüglich aufzuklären. Kann die Kassendifferenz (Kassenfehlbetrag bzw. Kassenüberschuss) nicht aufgeklärt werden, so ist sie von der Kassenkraft gem. Erl. Nr. 3 zu § 68 KommHV-Doppik auszuweisen. Dies trifft auch dann zu, wenn ein Kassenfehlbetrag durch die Kassenkraft sofort ersetzt wird. Zudem ist ein Kassenfehlbetrag ab 50,00 Euro vom Kassenvorstand neben dem Kassen- und Steueramt (KaStA) - Kassenaufsicht auch dem Revisionsamt unverzüglich anzuzeigen (Info ebenfalls an gl2-kav.rbs@muenchen.de). Zum Tagesabgleich ausgewiesene Fehlbeträge sind von der Kassenkraft grundsätzlich sofort zu ersetzen. Ist der Kassenkraft der sofortige Ersatz nicht möglich, so kann sie den Ersatz spätestens zum Beginn des nächsten Arbeitstages nachholen). Vorläufiger Ersatz eines Fehlbetrages durch das Referat bzw. durch das Vorschussbuch des KaStA a) bis 25,00 Euro (Referat) Der Ersatz von Fehlbeträgen bis 25,00 Euro fällt in die Zuständigkeit des jeweiligen Referates b) über 25,00 Euro (KaStA) Kann die Kassenkraft den Fehlbetrag nicht bis spätestens zum Beginn des nächsten Arbeitstages voll ersetzen, oder lehnt sie den Ersatz ab, so ist vom Kassenvorstand spätestens am übernächsten Arbeitstag über RBS – GL 2.13 beim KaStA - Kassenaufsicht unter Darlegung der Gründe die vorläufige Übernahme des Fehlbetrages aus Mitteln des Vorschussbuches zu beantragen. In jedem Fall ist der Fehlbetrag bis zur Auszahlung des Ersatzbetrages in den weiteren Tagesabschlüssen auszuweisen.

23 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 23 Kassendifferenzen - Kassenfehlbetrag Klärt sich ein von der Kassenkraft ersetzter Fehlbetrag nachträglich auf, kann die Kassenkraft mit Genehmigung des Kassenvorstandes den ersetzten Betrag aus der Kasse entnehmen. Nachträgliche Aufklärung eines vom Referat bzw. vom Vorschussbuch des KaStA übernommenen Fehlbetrages Klärt sich ein derart ersetzter Fehlbetrag nachträglich auf, so ist der damit entstandene Überschuss durch die Dienststelle sofort dem KaStA - Kassenaufsicht unter Darlegung des Sachverhaltes schriftlich zu melden. Zudem ist der Betrag je nach erfolgtem Ersatz unverzüglich wie folgt abzuliefern: a) bei Ersatz durch das Referat (bis 25,00 Euro) zu Gunsten des jeweiligen Bestandskontos unter Angabe des jeweiligen Verwendungszweckes. b) bei Ersatz durch das Vorschussbuch des KaStA (über 25,00 Euro) zu Gunsten des Bestandskontos 152400 unter Angabe des Verwendungszweckes 90991524000016. Bitte auf dem Einnahmenformular für die Finanzbuchhaltung bei GL 2 unbedingt angeben. Abwicklung über RBS-GL2-FiBu

24 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 24 Kassendifferenzen - Kassenfehlbetrag Ablehnen der Haftung durch Kassenkraft a) Bestreitet eine Kassenkraft ihre Ersatzpflicht, so hat sie dies bei Fehlbeträgen über 25,00 Euro in jedem Falle unverzüglich über RBS – GL 2.13 dem KaStA - Kassenaufsicht unter Darlegung des Sachverhaltes anzuzeigen (Antrag auf Freistellung). b) Hat die Kassenkraft den Fehlbetrag zunächst bereits aus eigenen Mitteln ersetzt, so erhält sie diesen Betrag nach erfolgter Haftungsprüfung zurück, wenn  sie den Fehlbetrag nur leicht fahrlässig (bei Beamten),  sie trotz festgestellter Schadensersatzpflicht hiervon freigestellt wird,  der Fehlbetrag durch nachträgliche Berichtigung bereinigt werden kann, oder der Ersatz von dritter Seite geleistet wird. Der Ausgleich erfolgt in diesen Fällen stets zu Lasten des jeweiligen Referates beim Aufwandskonto 693120 (bitte Sachkonto bei der Finanzbuchhaltung bei GL 2 immer angeben).

25 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 25 Kassendifferenzen - Kassenüberschuss Unaufklärbare Überschüsse a) unter 10,00 Euro sind zu sammeln und erst bei Erreichen eines Betrages von 10,00 Euro, spätestens aber vor Schluss des Haushaltsjahres, an das jeweilige Referat abzuliefern. b) ab 10,00 Euro sind grundsätzlich spätestens am übernächsten Arbeitstag an das jeweilige Referat abzuliefern. Die Ablieferung erfolgt stets zu Gunsten des Erlöskontos 473150, „Kassenüberschuss“ (im jeweiligen Buchungskreis) unter Angabe des jeweiligen Verwendungszweckes (bitte auf Einnahmenformular für GL2-FiBu angeben).

26 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 26 Kassendifferenzen - Kassenüberschuss Aufklärbare Überschüsse a) Klärt sich ein Überschuss noch vor der Ablieferung auf, so ist bei dem entsprechenden Tagesabgleich der Sachverhalt, der zur Aufklärung führte, anzugeben. Der Vermerk ist von der Kassenkraft und vom Kassenvorstand zu unterschreiben (Ausdruck ELKABU). b) Reklamiert ein Einzahler oder ein Zahlungsempfänger eine Differenz bereits  vor dem Tagesabschluss oder  noch vor der Ablieferung des Überschusses, und  deckt sich der von ihm geltend gemachte Betrag mit dem beim Tagesabgleich festgestellten Überschuss, so kann mit Genehmigung des Kassenvorstandes der Betrag an den Reklamierenden ausbezahlt werden. Die Genehmigung ist durch den Kassenvorstand beim betreffenden Tagesabgleich unterschriftlich zu vermerken. c) Klärt sich ein Überschuss  nach der Ablieferung auf, oder ist  aufgrund einer nachträglichen Reklamation durch einen Zahlungsempfänger bzw. Einzahler ein Zusammenhang mit dem bereits abgelieferten Überschuss anzunehmen, so ist beim jeweiligen Referat unter Darlegung des Sachverhalts schriftlich die Freigabe des zu Gunsten des Erlöskontos 473150, „Kassenüberschuss“ (im jeweiligen Buchungskreis) einbezahlten Betrages zu beantragen.

27 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 27 Verhalten bei Raubüberfällen Vorbeugendes Verhalten  Verwahren Sie die angenommenen Zahlungsmittel in sicheren, dafür vorgesehenen Behältnissen.  Sichern Sie angenommene Zahlungsmittel unverzüglich vor dem Zugriff Unbefugter, z.B. durch Schließen der Kassenschublade bzw. des Kassenbehältnisses.  Nehmen Sie angenommene Zahlungsmittel nicht mit nach Hause.  Führen Sie die Geldbearbeitung, z.B. Zählen, Bündeln, hinter verschlossenen Türen durch und verhindern Sie die Einsicht von außen.  Achten Sie darauf, den festgelegten Kassenhöchstbetrag nicht zu überschreiten.  Sichern Sie sich den Zugriff auf ein Telefon, mit dem Hilfe herbeigerufen werden kann.

28 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 28 Verhalten bei Raubüberfällen Verhalten während eines Raubüberfalls  Beachten Sie, dass der Schutz von Leben und Gesundheit des Menschen Vorrang vor dem Schutz materieller Werte hat.  Versuchen Sie, den Schreck zu überwinden. Bleiben Sie zumindest äußerlich ruhig, ver-bindlich, selbstsicher.  Überlegen Sie lieber einmal mehr, bevor Sie etwas tun. Unternehmen Sie auf keinen Fall eine gefahrbringende Gegenwehr. Versuchen Sie Zeit zu gewinnen. Die Zeit „arbeitet“ für Sie.  Bei Geiselnahme: Tun Sie alles, um Geiseln und Täter zu beruhigen.  Folgen Sie widerspruchslos allen Weisungen, die unter vorgehaltener Waffe gegeben werden. Denken Sie immer daran: Leben und Gesundheit haben absoluten Vorrang.  Wenn irgend möglich, begeben Sie sich nicht in noch größere Gefahr. Verlassen Sie nicht den gesicherten Bereich. Öffnen Sie nicht gesicherte Türen, um Täter einzulassen. Haben Sie Ausreden parat?  Sind Sie nicht unmittelbar bedroht, schnellstens „Stillen Alarm“ auslösen - oder die Polizei auf andere Weise rufen (lassen).  Lauter Alarm kann lebensgefährlich sein. Er darf nur ausgelöst werden, wenn niemand bedroht ist.  Prägen Sie sich unauffällig (Täter nicht fixieren, Sie gefährden sich sonst!) das Äußere des Täters und den Tatablauf ein.  Rufen Sie im Geiste die Fragen des „Fahndungsblattes“ ab. Dann gelingt Ihnen nachher eine bessere Täterbeschreibung. Eine gute Täterbeschreibung unterstützt die Fahndung der Polizei.

29 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 29 Verhalten bei Raubüberfällen Verhalten nach einem Raubüberfall  Helfen Sie zuerst Verletzten oder Gefesselten. Rufen Sie gegebenenfalls einen Arzt oder Krankenwagen.  Alarmieren Sie die Polizei oder überzeugen Sie sich, ob der vorher ausgelöste Alarm angekommen ist. Geben Sie der Polizei den Ort des Überfalls, die Fluchtrichtung und eine Beschreibung der Täter oder des Täters an.  Berühren Sie möglichst nichts und sorgen Sie dafür, dass alle Anwesenden den Tat-raum verlassen. Geschäftsbetrieb einstellen.  Alle Zeugen - auch ggf. die Kunden - sollten außerhalb des Tatraums auf die Polizei warten. Lassen Sie Namen und Adressen der Zeugen aufschreiben und einsammeln.  Notieren Sie Ihre Beobachtungen zur Zeit des Überfalls auf dem Fahndungsblatt.  Fertigen Sie für jeden Täter ein eigenes Fahndungsblatt.  Bitte füllen Sie die Blätter alleine aus.  Geben Sie nur an, was Sie tatsächlich wahrgenommen haben (keine Vermutung).  Im Zweifel – oder wenn Sie sich auf Anhieb nicht erinnern können - verzichten Sie lieber auf die Antwort, oder tragen Sie „ ? “ ein.  Für jeden Täter sind die Fahndungsblätter 1 und 2 auszufüllen.  Sind Vorgesetzte und Sicherheitsbeauftragte informiert?  Vermeiden Sie alle unnötigen Gespräche, damit Eindrücke nicht verwischt werden.  Keine Auskünfte oder Fotoerlaubnis an die Presse. Vorschnell gegebene Informationen erhöhen Ihr Sicherheitsrisiko und erschweren die Fahndung.

30 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 30 Spenden und Sponsoring Spenden sind freiwillige Zuwendungen von natürlichen oder juristischen Personen, die eine Behörde, deren Einrichtung, eine bestimmte Maßnahme oder ein bestimmtes Ziel fördern wollen und dafür keine Gegenleistung erwarten. Alle nicht explizit dem Personalaufwand dienenden Mittel sind (Haushalts)mittel des Schulaufwandes (Art. 3 BaySchFG), dieser wird durch die zuständigen kommunalen Körperschaften, hier die Landeshauptstadt München, getragen (Art. 8 Abs. 1 BaySchFG). Die Landeshauptstadt München hat die Bewirtschaftung der für den Schulaufwand bereitgestellten Haushaltsmittel den Schulleitern übertragen, diese verwalten nach den Richtlinien des Aufwandsträgers (LHM) das Schulvermögen (Art. 14 Abs. 1 BaySchFG). Zuwendungen sind, als ordentliche Erträge, Bestandteil des Ergebnishaushalts (§ 2 Abs.1 Nr. 2 KommHV-Doppik) und des Finanzhaushalts (§ 3 Abs. 1 Nr. 2 KommHV-Doppik). Entsprechendes gilt für Sponsoring. Spenden werden also nach den Richtlinien des Sachaufwandsträgers (Kommune) verwaltet. Die Spende wird mittels Einnahmenformular – nach Zuteilung eines Verwendungszweckes durch GL 2-FiBu – auf einem entsprechenden Innenauftrag verwaltet. Eine Spendenbestätigung kann den Spendern erst NACH Abführung an den Haushalt ausgestellt werden. Spenden bis 200 € - hier reicht zur Bestätigung ein Bareinzahlungsbeleg bzw. eine Buchungsbestätigung des Kreditinstituts aus – eine förmliche Zuwendungsbestätigung kann entfallen!

31 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 31 Spenden und Sponsoring Sponsoring ist ein Marketinginstrument zur Erhöhung des Bekanntheitsgrades, Erschließung von Zielgruppen, Kompetenzdarstellung sowie vor allem zur Entwicklung einer Sympathieebene. Sponsoren handeln nicht uneigennützig. Sie haben Anrecht auf eine Gegenleistung, durch die sie wirtschaftliche Vorteile erlangen. Klassische Gegenleistung im Sponsoring ist die Nennung des Sponsors, gegebenenfalls in Verbindung mit seinem Logo, auf Plakaten, Programmheften und anderen Druckerzeugnissen oder elektronischen Veröffentlichungen der gesponserten Einrichtung. Sponsorings werden ebenso wie Spenden nach den Richtlinien des Sachaufwandsträgers (Kommune) verwaltet und über einen Innenauftrag abgebildet. Die Entscheidung über die Annahme einer „Sponsor“-Leistung (Spende) trifft - die Schulleitung nach Anhörung des Schulforums (bei Grundschulen nach Anhörung des Elternbeirats). Hierbei ist die jeweilige Leitung an die Stellungnahme des Schulforums bzw. der Elternvertretung nicht gebunden, hat diese jedoch bei der Entscheidung zu berücksichtigen. - die Leitung der Kindertageseinrichtung gegebenenfalls in Absprache mit der Bezirksleitung; bei Bedarf wird die Fachabteilung oder werden deren Fachdienste eingebunden, bei Tagesheimen wird, soweit es sich nicht bereits um eine Spende an die Schule handelt, entsprechend vorgegangen.

32 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 32 Spenden und Sponsoring Schulaufwandsträger Wenn die Annahme der Leistung Folgekosten oder sonstige Verpflichtungen auslöst, insbesondere wenn es um bauliche Maßnahmen oder Folge-“Lasten“ hiervon geht, ist immer der Sachaufwandsträger (d.h. die Abteilung RBS-ZIM bzw. die Fachabteilung ) einzuschalten. Insbesondere vor dem Aufstellen von Spielgeräten ist die Unbedenklichkeit mit der Unfallkasse zu klären. Bei Sachspenden ist im Hinblick auf die Nutzungs-, Verbrauchs- und Entsorgungslasten besonders sorgfältig zu prüfen Referat für Bildung und Sport/Stadtspitze Bei größeren Summen von „Sponsor“-Leistungen und bei außergewöhnlichen Spen-den/“Sponsoring“ ist das Referat ebenfalls zu informieren, damit auch seitens des Referates ggf. sogar seitens der Stadtspitze eine Danksagung erfolgen kann. Wertgrenzen Entscheidungsbefugnis über Sponsoringangebote: unter 2.500,--€ die jeweiligen Abteilungs- (bzw. Einrichtungs-)Leitungen; von 2.500,--€ bis 10.000,--€ über die jeweilige Fachabteilungsleitung die Referatsleitung; über 10.000,--€ über die jeweilige Fachabteilungsleitung und die Referatsleitung der Oberbürgermeister 11. Diese Wertgrenzen gelten in gleicher Weise für Sach- und Dienstleistungen. Für Sponsoringleistungen dürfen im Gegensatz zu Spenden keine Zuwendungsbestätigungen im Sinne des § 10 b EStG („Spendenbescheinigungen“) ausgestellt werden

33 Autor: GL 2.13-KAV/September 2011 33 Werbeeinnahmen Unter Werbung sind Zuwendungen eines Unternehmens oder einer unternehmerisch orientierten Privatperson für die Verbreitung seiner oder ihrer Werbebotschaften durch die öffentliche Verwaltung zu verstehen, wenn es ausschließlich um die Erreichung eigener Kommunikationsziele - Imagegewinn, Verkaufsförderung oder Produktinformation – des Unternehmens oder der Privatperson geht. Die Leistung an die öffentliche Verwaltung ist nur Mittel zum Zweck, das unmittelbare Interesse des Zuwenders liegt – im Gegensatz zum Sponsoring - allein in seinem wirtschaftlichen Nutzen. Beispiele: Werbeplakate, Annoncen, Internetlinks etc. Kommerzielle und politische Werbung an Schulen ist untersagt. § 84 Abs. 1, 2 BayEUG