Neue Mitgliederverwaltung Vorab-Information Stämme Frühjahr 2016.

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1 Neue Mitgliederverwaltung Vorab-Information Stämme Frühjahr 2016

2 Die Neue 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung2 Der BdP hat eine Neue… … Mitgliederverwaltung Sie ist… … bundesweit einheitlich … vernetzt und daher jederzeit aktuell … auf dem aktuellen Stand der Technik … auch für Stämme eine große Hilfe!

3 Neue Mitgliederverwaltung 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung3 Bundesweit eDatenbank Web-Oberfläche Rollenbasierte Zugriffsrechte Auswert- ungen, Rechnungen, etc Weitere Systeme (z.B, Intranet meinbdp,) Empfänger Bundesmail, pfade, etc.

4 Welche Daten werden verwaltet? 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung4 Bund Landesverband Stamm Mitglied Mitgliedsdaten Adressdaten Tätigkeiten/Ämter Kursbesuche SEPA-Mandate Tags Führungszeugnisse Gruppierungsdaten Beitragssätze Gruppierungsdaten Beitragssätze Gruppierungsdaten Beitragssätze Beitrags- berechnung

5 Vorteile für Stämme ›Direkter Zugriff auf aktuelle Mitgliedsdaten ›Keine eigenen Listen und Datenbanken mehr erforderlich ›Adressänderungen können selbst vorgenommen werden und sind sofort wirksam ›Exporte und Statistiken verfügbar ›Doppelmitgliedschaften und Tätigkeiten in anderen Stämmen können nun ebenso wie Doppelspitzen abgebildet werden ›Transparenz bezügl. Beitragspflichten ›Erstellung Rechnungen und Verwaltung SEPA-Mandate möglich ›Verwaltung Führungszeugnisse (bei Bedarf) 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung5

6 Zugriff ›Zugriff auf die Mitgliederverwaltung erhalten: ›Mitgliederverwalter des Stammes (schreibend) ›Stammesführung (lesend) ›Schatzmeister (lesend, ggf. schreibend für SEPA) ›Freischaltung durch Landes-Mitgliederverwalter/in ›Freischaltung endet automatisch mit Ende der Amtszeit ›Voraussetzung: Zustimmung zu Datenschutzbestimmungen 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung6

7 Einführung und Support ›Neue Mitgliederverwaltung wird seit Ende 2015 von Bund und Landesverbänden genutzt ›Freischaltung der Stämme erfolgt stufenweise zwischen Mai und September ›Online-Dokumentation (auf meinbdp.de), Webinare, etc. in Vorbereitung ›Ansprechpartner für Stämme: Landesmitgliederverwalter/in ›Unterstützung Landesmitgliederverwalter/innen durch Team Mitgliederverwaltung auf Bundesebene 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung7

8 Aufnahmeprozess Geänderte Aufnahmeordnung: 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung8 MV Stamm Mitglied MV Land Zentrale Mitglieder- verwaltung Erfasst Aufnahmeantrag Aufnahme- antrag Prüft Aufnahmeantrag U18: Genehmigung Aufnahme Weitergabe Aufnahmeantrag Ausweis Archivierung Anträge Ü18: Genehmigung Aufnahme Landes- und Bundesvorstand Ausweis

9 Geänderte Beitragsordnung ›Umstellung von Beitragsweiterleitung auf Rechnungsstellung ›Vorteile ›Mitgliedsbegriff klar definiert (keine „ruhenden“ Mitgliedschaften, die Satzung nie vorgesehen hat) ›Uneingeschränkte Nachvollziehbarkeit, wer wann Mitglied ist/war. ›Transparente Rechnungsstellung innerhalb des Verbandes ›Prozess zur Rechnungsstellung einschl. Möglichkeit zur SEPA- Abwicklung in MV integriert  Wer Mitglied ist, ist beitragspflichtig 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung9

10 Wie bisher: Mitgliedschaft ›Bundessatzung: Alle Mitglieder müssen den festgelegten Beitrag bezahlen ›Wer in einem bestimmten Jahr Mitglied ist, ist also beitragspflichtig  es entsteht eine Beitragsschuld ›Diese Beitragsschuld wird durch das Rechnungsverfahren eingefordert ›Klarstellung der bisher bereits gültigen Regelung: Die beitragspflichtige Mitgliedschaft verlängert sich automatisch um ein Jahr, sofern nicht ein Austritt bis zum 31.12. erfolgte 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung10

11 Auswirkungen auf Stämme ›Stämme müssen Austritte, die vom Mitglied zum 31.12. erklärt wurden, bis spätestens 31.1. des Folgejahres in der MV erfassen ›Ab dem 1.2. erfolgt Rechnungsstellung! ›Empfehlung: Zahlungsziel Mitgliedsbeiträge spätestens 15. Januar, sodass bei Nicht-Zahlern nachgehakt werden kann, ob Mitgliedschaft zum 31.12. des Vorjahres beendet werden soll ›Stamm kann Mitglied nach Beitragsrückstand von 11 Monaten (also zum 01.12.) von der Mitgliederliste streichen – Beitragsschuld bleibt bestehen! 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung11

12 Weitere Änderungen ›Austritt ›Austritt muss in Textform (d.h. per Brief, Mail, Fax, SMS, …) erfolgen ›Austritt ist jederzeit möglich, es erfolgt keine anteilige Rückerstattung von Beiträgen ›Wahlrecht ›Durch Rechnungsstellung ist eine Verknüpfung des Wahlrechts und anderer (bislang nicht näher definierter Rechte) an die Beitragszahlung nicht mehr notwendig 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung12

13 Anpassung der Satzungen ›Zur Bundesversammlung 2016 wurden umfangreiche Änderungen an Satzung und Ordnung vorgenommen. ›Die Änderungen müssen in die Satzungen der Landesverbände und wo relevant auch in die Satzungen der der Stämme übernommen werden! ›Synopsen stehen auf meinBdP bereit. ›Satzungsänderungen müssen von Land und Bund genehmigt werden! 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung13

14 Fragen zur neuen MV? ›Kontakt: mitglied@pfadfinden.de 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung14

15 Danke für eure Aufmerksamkeit! 26.02.2016 Neue Mitgliederverwaltung15

16 Ergänzende Materialien/Infos 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung16

17 Datensicherheit ›Vom BdP betriebener Server in europäischem Rechenzentrum ›Ausschließlich verschlüsselte Datenübertragung (SSL) ›Verwendung einer Standardsoftware, die durch ein externes Unternehmen professionell entwickelt und getestet wurde ›Umfangreiches und effektives Rechtemanagement ›Keine Zugriffsrechte ohne zugehöriges Amt im BdP möglich ›Separate Test-Umgebung mit anonymisierten Daten 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung17

18 Beitragsprozess ALT 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung18 Bezahlt Beitrag (keine Rechnung vorgesehen) MitgliedSchatzmeister Leitet Beitrag weiter (keine Rechnung vorgesehen) Schatzmeister Info über Beitragseingang Leitet Beitrag weiter (keine Rechnung vorgesehen) MV Namentliche Mitgliedermeldung Meldung „Beitragsjahr“ MitgliedSchatzmeister Anzahl Beiträge Stamm Land Bund Toolgestützt Manueller Prozess

19 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung19 Bezahlt Beitrag (keine Rechnung vorgesehen) MitgliedSchatzmeister Leitet Beitrag weiter (keine Rechnung vorgesehen) Schatzmeister Info über Beitragseingang Leitet Beitrag weiter (keine Rechnung vorgesehen) MitgliedSchatzmeister Anzahl Beiträge Stamm Land Bund Toolgestützt Manueller Prozess MV Namentliche Mitgliedermeldung Meldung „Beitragsjahr“ Probleme BISHERIGER Prozess: Sonderprozess Mitgliedermeldung von marktüblichen Software- Lösungen nicht unterstützt Probleme BISHERIGER Prozess: Sonderprozess Mitgliedermeldung von marktüblichen Software- Lösungen nicht unterstützt Beitragsprozess ALT

20 Info über Beitragseingang MV Namentliche Mitgliedermeldung 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung20 Bezahlt Beitrag (keine Rechnung vorgesehen) MitgliedSchatzmeister Leitet Beitrag weiter (keine Rechnung vorgesehen) MitgliedSchatzmeister Anzahl Beiträge Stamm Land Bund Toolgestützt Manueller Prozess Probleme BISHERIGER Prozess: Mitgliederzahl und Zahl Beiträge nicht identisch  Beitragsausfälle Bund und Land  Mitgliedsbegriff stellenweise nicht klar (Kopplung Rechte an Beitragszahlung vs. Ruhende Mitgliedschaft) Probleme BISHERIGER Prozess: Mitgliederzahl und Zahl Beiträge nicht identisch  Beitragsausfälle Bund und Land  Mitgliedsbegriff stellenweise nicht klar (Kopplung Rechte an Beitragszahlung vs. Ruhende Mitgliedschaft) Schatzmeister MV Leitet Beitrag weiter (keine Rechnung vorgesehen) Schatzmeister MV Meldung „Beitragsjahr“ Beitragsprozess heute

21 Info über Beitragseingang MV Namentliche Mitgliedermeldung 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung21 Bezahlt Beitrag (keine Rechnung vorgesehen) MitgliedSchatzmeister Leitet Beitrag weiter (keine Rechnung vorgesehen) MitgliedSchatzmeister Anzahl Beiträge Stamm Land Bund Toolgestützt Manueller Prozess Probleme BISHERIGER Prozess: Keine Kopplung zwischen MV und Beitragswesen  Keine Dokumentation, wer in welchem Jahr wirklich bezahlt hat (Unterbrechungen)  Keine Verbindung zwischen Beitragszahlungen und gemeldeten Mitgliedern Probleme BISHERIGER Prozess: Keine Kopplung zwischen MV und Beitragswesen  Keine Dokumentation, wer in welchem Jahr wirklich bezahlt hat (Unterbrechungen)  Keine Verbindung zwischen Beitragszahlungen und gemeldeten Mitgliedern Schatzmeister MV Leitet Beitrag weiter (keine Rechnung vorgesehen) Schatzmeister MV Meldung „Beitragsjahr“ Beitragsprozess ALT

22 Info über Beitragseingang MV Namentliche Mitgliedermeldung 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung22 Bezahlt Beitrag (keine Rechnung vorgesehen) MitgliedSchatzmeister Leitet Beitrag weiter (keine Rechnung vorgesehen) MitgliedSchatzmeister Anzahl Beiträge Stamm Land Bund Toolgestützt Manueller Prozess Probleme BISHERIGER Prozess: Kaum standardisierte und automatisierte Prozessschritte  Fehleranfällig  Intransparent Probleme BISHERIGER Prozess: Kaum standardisierte und automatisierte Prozessschritte  Fehleranfällig  Intransparent Schatzmeister MV Leitet Beitrag weiter (keine Rechnung vorgesehen) Schatzmeister MV Meldung „Beitragsjahr“ Beitragsprozess ALT

23 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung23 MitgliedSchatzmeister Bezahlt Rechnung Schatzmeister MV Ggf. Abmeldung bis 31.01. in MV Stamm Land Bund Toolgestützt Manueller Prozess MitgliedSchatzmeister Namentl. Liste Beitragsmarken weiterhin möglich, aber nicht mehr zwingend erforderlich Mitglied Rechnung (incl. namentl. Liste) Bezahlt Rechnung Rechnung Ggf. Abmeldung bis 31.12. Vorjahr Mitgliederbestand jederzeit erfasst Rechnung (incl. namentl. Liste) MV-Zugriff Rechnungsstellung Beitragsprozess neu

24 Exkurs: Was ist ein Mitglied? ›Vereinsrecht: Die Mitgliedschaft beginnt mit dem Beitritt und endet mit Austritt oder Ausschluss  Eine Person ist entweder Mitglied oder kein Mitglied (es gibt nichts dazwischen) ›Die BdP-Satzung sieht keine ruhenden Mitgliedschaften vor ›Die BdP-Satzung unterscheidet zwischen ordentlichen und fördernden Mitgliedern  jedes Mitglied, das kein Fördermitglied ist, ist ordentliches Mitglied! ›Aus der Mitgliedschaft ergeben sich Rechte und Pflichten 26.02.2016Neue Mitgliederverwaltung24