1Aurenz GmbH Internet und E-Mail Nutzung am Arbeitsplatz – mit WebFox Jürgen Dagutat.

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1 1Aurenz GmbH Internet und E-Mail Nutzung am Arbeitsplatz – mit WebFox Jürgen Dagutat

2 2Aurenz GmbH Aurenz stellt sich vor  Internet, E-Mail und Telefonie  Standardsoftware und kundenspezifische Projektlösungen  Gegründet 1983  Über 25.000 Installationen  Beratung und Datenschutz im ITK-Umfeld  Schulungen, Services und Support  Zertifizierter Partner namhafter Hersteller:  Cisco Technology Developer Partner  Alcatel-Lucent Application Partner  Siemens HiPath Ready Premium Partner

3 3Aurenz GmbH Aurenz Produktportfolio Die Controlling-Software für Ihre ITK-Kosten Die Analyse-Software für das unternehmensweite Telefonverhalten WebFox regelt die private Nutzung von Internet und E-Mail im Unternehmen auf Knopfdruck nach individuellen Vorgaben Die Abrechnungssoftware für ITK- und Entertainmentleistungen im Gesundheitswesen  Projektlösungen  Consulting

4 4Aurenz GmbH 3,2 Stunden pro Woche … 18 Tage Arbeitszeitausfall pro Jahr und Mitarbeiter… Anonyme Analysen ergeben…

5 5Aurenz GmbH Was der Proxy alles über Sie weiß… Die ungewollte Offenbarung

6 6Aurenz GmbH Persönlichkeitsprofile

7 7Aurenz GmbH TKG § 109 TKG Ausnahme: 1. Abrechnungszweck 2. Gefahr im Verzug 3. Einwilligung PRIVAT VERBOTEN In Abhängigkeit: 1. Verhältnismäßigkeit 2. Interessensabwägung BDSG § 28 Abs. 1, Nr. 1, 2 BDSG § 32 BDSG PRIVAT ERLAUBT (ERLAUBNIS MIT VORBEHALT) Rechtliche Rahmenbedingungen (1/2)

8 8Aurenz GmbH Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen  Schutz personenbezogener Daten Lohnsteuerliche Beurteilung der Vorteile für den Arbeitnehmer  Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung betrieblicher Personalcomputer und Telekommunikationseinrichtungen bleiben einkommensteuerfrei § 3 Nr. 45 EStG Telekommunikationsgesetz, TKG  Fernmeldegeheimnis, §§ 88 ff. TKG Informations- und Kommunikationsdienste-Gesetze  Telemediengesetz, TMG Grundrechte  Recht auf informationelle Selbstbestimmung  Art.2 Abs.1 i.V.m. Art.1 Abs.1 GG  Brief-, Post- und Fernmeldegeheimnis Art. 10 GG BGB, StGB  Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, §§ 611, 242 BGB  Briefgeheimnis, § 202 StGB  Ausspähen von Daten, § 202a StGB Betriebsverfassungsrecht  Überwachungsrecht, § 80 I Nr.1 BetrVG  Mitbestimmungsrecht, § 87 I Nr. 6 BetrVG  Informationsanspruch, §§ 80 II, 111 BetrVG Bundesdatenschutzgesetz  Schutz personenbezogener Daten Rechtliche Rahmenbedingungen (2/2)

9 9Aurenz GmbH „Die Arbeitnehmer sollten umfassend darüber informiert werden, für welche Zwecke sie einen Internetzugang am Arbeitsplatz nutzen dürfen und auf welche Weise der Arbeitgeber die Einhaltung der Nutzungsbedingungen kontrolliert“. BITKOM „Der Umfang der privaten Nutzung, ihre Bedingungen sowie Art und Umfang der Kontrolle, ob diese Bedingungen eingehalten werden, müssen – am sinnvollsten durch Dienstvereinbarung oder -anweisung – unter Beteiligung des Personalrats eindeutig geregelt werden“. Landesbeauftragte für Datenschutz Baden Württemberg „Da der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran hat, Missbrauch oder gar strafbare Handlungen nicht nur im dienstlichen Bereich, sondern auch bei der privaten Nutzung des dienstlichen Internet-Zugangs zu unterbinden, kann er die private Nutzung an bestimmte Bedingungen hinsichtlich des Zeitrahmens, der zugelassenen Bereiche und regelmäßig durchzuführender Kontrollen knüpfen…“. Bundesbeauftragter für Datenschutz und Datensicherheit „Im Auftrag von PricewaterhouseCoopers befragte TNS-Emnid 230 Datenschutzbeauftragte der 1.000 größten deutschen Unternehmen. Die Privatnutzung von dienstlichen Kommunikationseinrichtungen ist ein Dauerthema in der Datenschutz-und arbeitsrechtlichen Fachliteratur. Grundsätzlich sollte aus Gründen der Rechtssicherheit in jedem Unternehmen eine ausdrückliche Regelung zur Zulässigkeit und dem Umfang der Nutzung bestehen.“ Datenschutz News: Datenschutz Berater Kongress 2011 Vielfältige Empfehlungen

10 10Aurenz GmbH Gerichtsurteile

11 11Aurenz GmbH Steuerung durch Trennung Wiederherstellung der Detailinformationen bei Verdachtsfällen nur mit doppeltem Passwort von Betriebsrat + Geschäftsleitung PRIVAT: Alle Daten:  werden verschlüsselt gespeichert  sind nur über „Vieraugenprinzip“ wieder herstellbar Kontrolle der Dienstlichen Nutzung durch Stichprobenauswertung DIENSTLICH: Alle Daten:  werden verschlüsselt gespeichert  liegen mit Detailinformationen vor

12 12Aurenz GmbH Konfiguration – Private Nutzung  Vor der erstmaligen Privatnutzung wird die verabschiedete Mitarbeiter- vereinbarung dem Benutzer angezeigt.  Privatnutzung ist nur möglich, wenn der Benutzer explizit der Vereinbarung zustimmt.

13 13Aurenz GmbH Konfiguration – Private Nutzung  Zeitkontingente definieren  Während der Arbeitszeit  Außerhalb der Arbeitszeiten (z.B. innerhalb von Pausen)  Unbegrenzte Nutzungszeiten (Zeitmanagement)

14 14Aurenz GmbH Konfiguration – Private Nutzung  Arbeitzeiten und Pausen unternehmensspezifisch einstellbar  Bis zu 10 unterschiedliche Profile definierbar

15 15Aurenz GmbH WebFox Mail – Private Nutzung Private E-Mail-Nutzung  Keine Up- und Downloads von Dateianhängen  Private E-Mail-Provider können nicht über Webbrowser aufgerufen werden (Blacklist)  Integriertes Zeitmanagement bleibt erhalten

16 16Aurenz GmbH Konfiguration – Dienstliche Nutzung  Stichprobenquote für dienstliche Kontrolle definieren  Zugriffsmanagement bestimmen  Psyeudonymisierung der Auswertungen festlegen

17 17Aurenz GmbH Dienstliche Stichproben Stichprobenauswertungen  URL  Anzahl der Aktivitäten  Dauer der Nutzung  Max. 10% Stichprobe

18 18Aurenz GmbH Konfiguration - Geschützter Zugang Vier-Augen-Prinzip Dieses Prinzip gewährleistet Schutz vor Missbrauch im Umgang mit privaten Daten der Internetnutzer und stellt sicher, dass die gemeinsam vereinbarten Regelungen (Konfiguration) der Internetnutzung nicht einseitig verändert werden können.

19 19Aurenz GmbH Mehrwerte auf einen Blick  Sie lassen es nach Ihren Vorstell- ungen mit klaren Regeln für alle zu  Privat bleibt privat  Eindeutig definierte Prozesse  Datenschutzkonforme Missbrauchsaufdeckung  Problemlose E-Mail-Archivierung  Entlastung der IT  WebFox als Managementinstrument

20 20Aurenz GmbH Summenauswertungen Gesamte Internetnutzung  Dienstliche Nutzung  Private Nutzung während der Arbeitszeit  Private Nutzungszeit während der Freizeit  Gesamtsumme

21 21Aurenz GmbH Systemübersicht

22 22Aurenz GmbH „Nach Einführung des WebFox ist die Internetnutzung in unserem Haus um 30% zurückgegangen.“ Antonio Corbatto WebFox Administrator und Betriebsrat AOK-Systems GmbH Bezirk Unterfranken Bewusste Nutzung

23 23Aurenz GmbH Aurenz GmbH Am Kührain 24 D-72622 Nürtingen Tel. +49 (0) 7022 93355-0 Fax +49 (0) 7022 93355-30 info@aurenz.de www.aurenz.de info@aurenz.de www.aurenz.de