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München, 10. November 2014 Franz Waldhauser (OCLC) Marion Müller (OCLC) EDIFACT Workshop AG EDFIACT und OCLC Bayerische Staatsbibliothek.

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1 München, 10. November 2014 Franz Waldhauser (OCLC) Marion Müller (OCLC) EDIFACT Workshop AG EDFIACT und OCLC Bayerische Staatsbibliothek

2 Agenda Workflow Rechnungsdatenimport Aufbau einer EDIFACT Import-Datei Konfiguration des Rechnungsimports in der SunRise Systemadministration Bearbeitung der EDIFACT Rechnungen im SunRise Erwerbungsclient Anforderungen an den Lieferanten

3 Workflow Rechnungsdatenimport Lieferant X Bereitstellung Rechnungs- Datei im EDItEUR-Format Abholung per ftp oder cron gemäß SunRise-Admin – Rechnungsbereitstellungs- konfiguration Umwandlung per Perlskript in internes XML-Format gemäß SunRise-Admin: Rechnungstypen Abspeichern des internen XML-Formates, der Rohdaten und der Protokollierung der Transformation in acq_vardata EC: Aufruf des regulären Inventarisierungsdialoges mit erweiterter Listbox Elektr. Rechnungen EC: Ermittlung der "Rechnungslistenkon- figuration" und "Rechnungsverarbeitungs- konfiguration“ EC: Anzeige der für einen Lieferanten zu inventarisierenden E- Rechnungen EC: manuelle Auswahl der zu inventarisierenden Rechnung EC: bei Sammelrechnungen: Auflistung der Rechnungsposten und manuelle/automatische Auswahl von Rechnungsposten im EC

4 Workflow Rechnungsdatenimport EC: Übernahme Werte für Rechnungsinventarisierung aus acq_vardata gemäß SunRise-Admin: Rechnungs- verarbeitungskonfiguration (XSLT) EC: Auslösen des Inventarisierungsvorgangs Markierung jedes erfolgreich verbuchten Rechnungspostens in acq_vardata durch Hinterlegung von rnr, lfdnr, bnr und Rechnungspostenstatus

5 Aufbau einer EDIFACT Importdatei Interchange  Gesamtheit der übertragenen Rechnungen; besteht aus einer oder mehreren Messages (Rechnungen) Message  beinhaltet die Daten zu einer Rechnung; besteht aus Segmenten und Segmentgruppen Segmentgruppe  besteht aus (evt. optionalen) weiteren Segmentgruppen und Segmenten in einer fest vorgegebenen Reihenfolge

6 UNA:+.? ' UNB+UNOC:3+1-4:92+DE-20: : INVOIC' Aufbau einer EDIFACT Importdatei UNH+SCHOEN00001+INVOIC:D:96A:UN:EAN008' BGM ' DTM+137: :102' NAD+BY ::91' NAD+SU+1-4::92' FII+RB+DE :Schöningh RFF+VA:DE ' CUX+2:EUR:4 Header Section LIN :EN' QTY+47:3‚ FTX+LIN++FF:3S:28+von Juli 2013: bis Juni 2014' MOA+203:58.47' MOA+128:62.56' PRI+AAE:21.95' RFF+LI:b ' TAX+7+VAT+++:::7.00+L' ALC+A++++DI' PCD+3:5.00' MOA+8:3.29' Details Section UNS+S' CNT+2:1' MOA+129:58.47' MOA+9:62.56' MOA+176:4.09' TAX+7+VAT+++:::7.00+L' MOA+125:58.47' MOA+124:4.09' UNT+28+SCHOEN00001‘ Summary Section UNZ ' Interchange Trailer Interchange Header Message (1-n) Interchange Segment Segmentgruppe

7 Aufbau einer EDIFACT Importdatei Segment besteht aus Datenelementen, wird normalerweise in einer eigenen Zeile übertragen die ersten drei Buchstaben bestimmen die Art des Segments z.B MOA für Monetary Amount, dann folgen die Datenelemente abhängig von der übergeordneten Segmentgruppe hat das Segment unterschiedliche Bedeutung Beispiel  MOA = Monetary Amount TAX – MOA = Steuerbetrag für die Rechnung ALC – MOA = Betrag einer zusätzlichen Gebühr (z.B. Porto) ALC – TAX - MOA = Steuerbetrag für diese Gebühr

8 Header Section spezifiziert den Message type (INVOICE) enthält eindeutige Identifikatoren wie Lieferanten- und Rechnungsnummer, Erstellungs-Datum und -Uhrzeit weist Details zur Währung, Steuern, sonstigen Kosten aus, soweit sie sich auf die Gesamtrechnung beziehen

9 Header Section UNH+SCHOEN00001+INVOIC:D:96A:UN:EAN008' BGM ' DTM+137: :102' NAD+BY ::91' NAD+SU+1-4::92' FII+RB+DE :Schöningh RFF+VA:DE ' CUX+2:EUR:4 UNA:+.? ' UNB+UNOC:3+1-4:92+DE-20: : INVOIC'

10 Header Section UNA  definiert verwendete Trenner, kommt nur einmal pro Importdatei vor, gehört daher zum Interchange Header :  Trenner zwischen Komponenten eines Datenelements +  Trenner zwischen Datenelementen.  Verwendeter Dezimaltrenner ?  Entwertungszeichen Leerzeichen  reserviert für zukünftige Verwendung '  Indikator für das Ende des Segments UNA:+.? '

11 Header Section UNB  kommt nur einmal pro Importdatei vor, gehört daher zum Interchange Header UNOC:3  bei Zeichenkordierung ISO | alternativ: UNOW:4 bei UTF-8 Kodierung 1-1:92  Sender Identification  Lieferantennummer aus dem Erwerbungssystem (EC) DE-20  Recipient Identification  mittels ISIL (International Standard Identifier for Libraries) :0830  Erstellungsdatum/Uhrzeit  Interchange control reference  vom Lieferanten vergebene eindeutige ID UNA:+.? ‚ UNB+UNOC:3+1-4:92+DE-20: : INVOIC‘

12 Header Section SCHOEN00001  Message reference number  vom Lieferanten vergebene eindeutige Message-ID (eine oder mehrere Rechnungen pro Message möglich) INVOIC  Message type identifier UNA:+.? ‚ UNB+UNOC:3+1-4:92+DE-20: : INVOIC' UNH+SCHOEN00001+INVOIC:D:96A:UN:EAN008'

13 Header Section 380  Message code  Kennzeichen für Rechnung (bei unverlangter Lieferung: 38A; bei Gutschrift [wird derzeit noch nicht unterstützt]: 381)  Message number  Rechnungsnummer +43  Message function, coded  Kopie der Originalrechnung in Papierform (bei elektronischer Originalrechnung: Code = 9) UNA:+.? ‚ UNB+UNOC:3+1-4:92+DE-20: : INVOIC ' UNH+SCHOEN00001+INVOIC:D:96A:UN:EAN008 ' BGM '

14 Header Section  Rechnungsdatum im Format CCYYMMDD UNA:+.? ‚ UNB+UNOC:3+1-4:92+DE-20: : INVOIC ' UNH+SCHOEN00001+INVOIC:D:96A:UN:EAN008 ' BGM ' DTM+137: :102'

15 Header Section  Buyer Identification Kundennummer der bestellenden Bibliothek/Zweigstelle beim Lieferanten UNA:+.? ‚ UNB+UNOC:3+1-4:92+DE-20: : INVOIC ' UNH+SCHOEN00001+INVOIC:D:96A:UN:EAN008 ' BGM ' DTM+137: :102' NAD+BY ::91'

16 Header Section NAD+SU  Name und Adresse des Lieferanten, unterstützt wird nur die Lieferanten-Nummer 1-4  Supplier Identification EC-Lieferanten-Nummer UNA:+.? ‚ UNB+UNOC:3+1-4:92+DE-20: : INVOIC UNH+SCHOEN00001+INVOIC:D:96A:UN:EAN008‚ BGM ' DTM+137: :102' NAD+BY ::91' NAD+SU+1-4::92'

17 Header Section Bankverbindungsdaten -> DE IBAN Schöningh Buchhandlungen Kontoinhaber … BIC + Name/Sitz der Bank  wird nicht ausgewertet UNA:+.? ‚ UNB+UNOC:3+1-4:92+DE-20: : INVOIC ' UNH+SCHOEN00001+INVOIC:D:96A:UN:EAN008 ' BGM ' DTM+137: :102' NAD+BY ::91' NAD+SU+1-4::92' FII+RB+DE :Schöningh …

18 Header Section DE  Umsatzsteuer-ID UNA:+.? ‚ UNB+UNOC:3+1-4:92+DE-20: : INVOIC UNH+SCHOEN00001+INVOIC:D:96A:UN:EAN008‚ BGM ' DTM+137: :102' NAD+BY ::91' NAD+SU+1-4::92' FII+RB+DE :Schöningh RFF+VA:DE '

19 Header Section EUR:4 Angabe der Rechnungswährung UNA:+.? ‚ UNB+UNOC:3+1-4:92+DE-20: : INVOIC' UNH+SCHOEN00001+INVOIC:D:96A:UN:EAN008' BGM ' DTM+137: :102' NAD+BY ::91' NAD+SU+1-4::92' FII+RB+DE :Schöningh RFF+VA:DE ' CUX+2:EUR:4'

20 Details Section Besteht aus einer Gruppe von 22 Segmenten, die zusammen einen Rechnungsposten beschreiben Enthält Details zum Rechnungsposten wie Bestellnummer, Anzahl der Exemplare, EAN Nummern wie z.B. die ISBN Enthält den Exemplarpreis Beinhaltet Preisinformationen (Rabatte, Gebühren usw.) bezogen auf den Rechnungsposten

21 Details Section LIN :EN' QTY+47:3' FTX+LIN+++LBS;SZ18' MOA+203:58.47' MOA+128:62.56' PRI+AAE:21.95' RFF+LI:b ' TAX+7+VAT+++:::7.00+L' ALC+A++++DI' PCD+3:5.00' MOA+8:3.29'

22 Details Section LIN :EN' LIN+1  Line item number  Nummer des Rechnungspostens :EN  EAN des Rechnungspostens (ISBN-13 bei Monographien, ISSN bei Zeitschriften)

23 Details Section LIN :EN' QTY+47:3' 3  Anzahl der gelieferten/berechneten Exemplare

24 Details Section LIN :EN' QTY+47:3' FTX+LIN++FF:3S:28+von Juli 2013: bis Juni 2014 ' FTX freier Text, u.U. wird Rechnungsgrund übertragen schoe_75695_sirius.edi.inp:FTX+LIN++FF:3S:28+von Juli 2013: bis Juni 2014'

25 Details Section LIN :EN' QTY+47:3' FTX+LIN++FF:3S:28+von Juli 2013: bis Juni 2014' MOA+203:58.47' MOA+203  Nettobetrag des Rechnungspostens (inklusive Rabatte, Aufschläge; exklusive Steuer)

26 Details Section LIN :EN' QTY+47:3' FTX+LIN++FF:3S:28+von Juli 2013: bis Juni 2014' MOA+203:58.47' MOA+128:62.56' MOA+128  Bruttobetrag des Rechnungspostens (inklusive Rabatte, Aufschläge und Steuer)

27 Details Section LIN :EN' QTY+47:3' FTX+LIN++FF:3S:28+von Juli 2013: bis Juni 2014' MOA+203:58.47' MOA+128:62.56' PRI+AAE:21.95' PRI+AAE  Bruttopreis pro Exemplar (inklusive Steuer; exklusive Rabatte, Aufschläge)  falls Nettopreis angegeben wird, Codierung mit AAB statt AAE

28 Details Section LIN :EN' QTY+47:3' FTX+LIN+++LBS;SZ18' MOA+203:58.47' MOA+128:62.56' PRI+AAE:21.95' RFF+LI:b ' RFF+LI  Reference qualifier  Identifikation der Bestellung b  Bestellnummer des Rechnungspostens, korrespondierend mit der EC-Bestellnummer

29 Details Section LIN :EN' QTY+47:3' FTX+LIN+++LBS;SZ18' MOA+203:58.47' MOA+128:62.56' PRI+AAE:21.95' RFF+LI:b ' TAX+7+VAT+++:::7.00+L' 7.00  Mehrwertsteuersatz; Codierung L bei 7%, Codierung S bei 19%

30 Details Section LIN :EN' QTY+47:3‚ FTX+LIN++FF:3S:28+von Juli 2013: bis Juni 2014' MOA+203:58.47' MOA+128:62.56' PRI+AAE:21.95' RFF+LI:b ' TAX+7+VAT+++:::7.00+L' ALC+A++++DI' A  Allowance oder C = Charge LD (library discount), DI (discount) = Rabatt PAB (posting charge), DL (delivery charge) = Porto HD (handling charge) = Spesen ABK (miscellaneous charge) =Sonstiges

31 Details Section LIN :EN' QTY+47:3‚ FTX+LIN++FF:3S:28+von Juli 2013: bis Juni 2014' MOA+203:58.47' MOA+128:62.56' PRI+AAE:21.95' RFF+LI:b ' TAX+7+VAT+++:::7.00+L' ALC+A++++DI' PCD+3:5.00' 5.00  Prozentsatz des Rabatts, die Rabattangaben (LD, DI) werden in prozentualer Form erwartet, die Angaben zu den zusätzlichen Kosten (PAB, DL, HD, ABK) als Geldbeträge.

32 Details Section LIN :EN' QTY+47:3‚ FTX+LIN++FF:3S:28+von Juli 2013: bis Juni 2014' MOA+203:58.47' MOA+128:62.56' PRI+AAE:21.95' RFF+LI:b ' TAX+7+VAT+++:::7.00+L' ALC+A++++DI' PCD+3:5.00' MOA+8:3.29' 3.29  Rabattbetrag

33 Summary Section enthält diverse Kontrollwerte wiederholt eindeutige Identifikatoren fasst die Steuerberechnung zusammen enthält den Gesamtbetrag der Rechnung

34 Summary Section UNS+S' CNT+2:1' MOA+129:58.47' MOA+9:62.56' MOA+176:4.09' TAX+7+VAT+++:::7.00+L' MOA+125:58.47' MOA+124:4.09' UNT+28+SCHOEN00001'

35 Summary Section UNS+S' UNS+S  Detail/summary section separator

36 Summary Section UNS+S' CNT+2:1' 1  Anzahl der Rechnungsposten

37 Summary Section UNS+S' CNT+2:1' MOA+129:58.47' MOA+129  Gesamtbetrag der Rechnung Netto

38 Summary Section UNS+S' CNT+2:1' MOA+129:58.47' MOA+9:62.56' MOA+9  Gesamtbetrag der Rechnung Brutto

39 Summary Section UNS+S' CNT+2:1' MOA+129:58.47' MOA+9:62.56' MOA+176:4.09' MOA+176  Betrag der abzuführenden Mehrwertsteuer

40 Summary Section UNS+S' CNT+2:1' MOA+129:58.47' MOA+9:62.56' MOA+176:4.09' TAX+7+VAT+++:::7.00+L' 7.00  Mehrwertsteuersatz; Codierung L bei 7%, Codierung S bei 19%

41 Summary Section UNS+S' CNT+2:1' MOA+129:58.47' MOA+9:62.56' MOA+176:4.09' TAX+7+VAT+++:::7.00+L' MOA+125:58.47' MOA+124:4.09' MOA+124  Steuerbetrag

42 Summary Section UNS+S' CNT+2:1' MOA+129:58.47' MOA+9:62.56' MOA+176:4.09' TAX+7+VAT+++:::7.00+L' MOA+125:58.47' MOA+124:4.09' UNT+28+SCHOEN00001' 28  Anzahl der Segmente in der Message (incl. UNH und UNT) SCHOEN00001  Wiederholung der message reference number aus UNH

43 Summary Section UNS+S' CNT+2:1' MOA+129:58.47' MOA+9:62.56' MOA+176:4.09' TAX+7+VAT+++:::7.00+L' MOA+125:58.47' MOA+124:4.09' UNT+28+SCHOEN00001‚ UNZ ' UNZ  gehört zum Interchange Trailer, kommt nur einmal pro Importdatei vor 1  Anzahl der Messages des Interchange  Wiederholung der Interchange control reference aus UNB

44 Fragen?

45 Dann hinein in die Praxis …

46 Anforderungen an den Lieferanten Als Grundlage dient das von EDItEUR eingeschränkte EDIFACT-Nachrichtenformat entsprechend der Leitlinien EDI Implementation Guidelines for Library Book Supply Spezielle Verwendung und Vorgaben darüber hinaus: Zeichenkodierung: ISO oder UTF-8 Reihenfolge der Segmente und Segmentgruppen wie in der EDItEUR-Spezifikation keine sub-lines (Hierarchien von LIN-Segmentgruppen) Lieferantenidentifikation nur über SISIS-SunRise-Lieferantennummer Bibliotheksidentifikation nur über ISIL Rechnungsidentifikation über Zweigstellengruppe / Lieferantennummer / Rechnungsdatum / Rechnungsnummer Bestellungsidentifikation nur über SISIS-SunRise-Bestellnummer implementiert: Einzel- und Sammelrechnungen zurückgestellt: Gutschriften und Nachbelastungen

47 Anforderungen an den Lieferanten Nachrichtenfunktion: ‚Rechnungskopie’ und/oder ‚Rechnungsoriginal’ (d.h. Verwendung für Steuerzwecke) Angabe der Rechnungswährung ist Pflicht je Rechnung entweder nur Nettopreisangaben oder nur Bruttopreisangaben diese Preisart-Angabe gilt dann auch für zugeordnete Rabatte und zusätzliche Kosten (Porto, Spesen, Sonstiges) Rechnung mit differierenden Mehrwertsteuersätzen erfordert Verwendung von Nettopreisangabe Steuerangabe entweder für die Rechnung insgesamt oder für die einzelnen Rechnungsposten (nicht gemischt) Angaben zu Rabatten und zusätzlichen Kosten nur entweder für die Rechnung insgesamt oder auf Ebene der Rechnungsposten (nicht gemischt) Rabattangaben in prozentualer Form

48 Anforderungen an den Lieferanten Angaben zu zusätzlichen Kosten (Porto, Spesen, Sonstiges) als Geldbetrag keine Sequenzierung mittels des EDIFACT 'calculation sequence code' für Rabatte und zusätzliche Kosten stattdessen feste Reihenfolge: Summe der Postenpreise – Rabatt + Porto + Spesen + Sonstiges = Gesamtbetrag unverlangten Lieferung: Bezug zum Titel über die ISBN (bzw. ISSN) Rechnungsgrund in festen EDIFACT-Datumsformaten oder in freier Form (letztere hat höhere Priorität) Dokument liegt auf unserem FTP-Server unter: ftp://ftp.oclc.de/pub/sisis/wikidoku/EDIFACT/SISIS-SunRise-EDItEUR-Format.pdf

49 Weitere Fragen?

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