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Die neuen GoBD: Regeln für die elektronische Buchführung und Rechnungsstellung ab 2015.

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Präsentation zum Thema: "Die neuen GoBD: Regeln für die elektronische Buchführung und Rechnungsstellung ab 2015."—  Präsentation transkript:

1 Die neuen GoBD: Regeln für die elektronische Buchführung und Rechnungsstellung ab 2015

2 Seite 2 von 35 Inhaltsübersicht 1.Von den GoBS zu den GoBD 2.Die Neuerungen der GoBD 3.Die elektronische Aufbewahrung in der Praxis 4.ZUGFeRD: Die elektronische Rechnung der Zukunft 5.Weitere Fragen zur elektronischen Buchführung

3 Seite 3 von Von den GoBS zu den GoBD Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom : Inhalt: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ Unterschied zu GoBS: GoBS enthalten grobe Leitlinien. GoBD sind verbindlicher ausgestaltet.

4 Seite 4 von 35 Inhaltsübersicht 2.Die Neuerungen der GoBD 2.1 Für wen gelten die neuen Vorgaben? 2.2 Welche betrieblichen Systeme sind betroffen? 2.3 Welche Daten müssen aufbewahrt werden? 2.4 Ab wann gelten die GoBD? 2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen 2.6 Die Verfahrensdokumentation 2.7 Das interne Kontrollsystem

5 Seite 5 von Für wen gelten die GoBD? Die Neuerungen der GoBD betreffen: alle buchführungspflichtigen Betriebe, die auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten in elektronischer Form erfüllen Steuerpflichtige, die freiwillig Bücher führen und Bilanzen erstellen Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass die allgemeinen Ordnungsvorschriften generell von jedem Unternehmer beachtet werden müssen. Hinweis

6 Seite 6 von Welche betrieblichen Systeme sind betroffen? Alle elektronischen Systeme, die für die betriebliche Buchführung relevante Daten liefern: betriebliche EDV sogenannte Vor- und Nebensysteme Jede elektronische Apparatur ist dahingehend zu untersuchen, ob sie buchführungsrelevante Daten liefert. Hinweis

7 Seite 7 von Welche betrieblichen Systeme sind betroffen? Beispiele: Anlagenbuchführung Lohnbuchhaltungssysteme elektronische Kassensysteme elektronische Warenwirtschaftssysteme elektronische Zahlungssysteme Taxameter Archiv- und Datenmanagementsysteme

8 Seite 8 von Welche Daten müssen aufbewahrt werden? Grundsätzlich sind alle elektronisch steuerlich relevanten Daten aufbewahrungspflichtig. Daten sind besteuerungsrelevant, wenn daraus Betriebsausgaben oder -einnahmen verbucht werden oder wenn sie sich in sonstiger Weise auf den steuerlichen Gewinn auswirken. Faustregel

9 Seite 9 von Welche Daten müssen aufbewahrt werden? Beispiele für steuerlich relevante elektronische Daten: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe Belege, Aufzeichnungen und Auswertungen zu Bilanzpositionen Berechnungen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern Belege für Geschenke an Geschäftsfreunde und für Bewirtungs- aufwendungen Daten aus separaten Systemen für die Reisekostenabrechnung

10 Seite 10 von Welche Daten müssen aufbewahrt werden? Beispiele für steuerlich nicht relevante Daten: Rechtsgutachten (oft Streitpunkt in Betriebsprüfungen) Aufzeichnungen über Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten Unterlagen über Privatvermögen oder private Kontoverbindungen Personalakten betriebsinterne Statistiken Aufzeichnungen zu Zwecken des Controllings, der Erfolgsüberwachung oder des Risikomanagements

11 Seite 11 von Ab wann gelten die GoBD? Die neuen Grundsätze sind für Veranlagungszeiträume ab dem anzuwenden und ersetzen die bisherigen GoBS. Jeder sollte die Prüfung bestehender Prozesse und die erforderlichen Anpassungsarbeiten so schnell wie möglich in Angriff nehmen. Tipp

12 Seite 12 von Die neuen Grundsätze im Einzelnen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Mittels elektronischer Buchführung muss sich ein Betriebsprüfer innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die gebuchten Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können. Die Verarbeitungskette muss lückenlos nachvollziehbar sein.

13 Seite 13 von Die neuen Grundsätze im Einzelnen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Beispiel: Bei der A-GmbH wird der Wechsel des Buchhaltungsprogramms notwendig. Nach der Einführung des neuen Programms stellt sich heraus: Die Altbestände können nicht oder nur sehr aufwendig und mit vorgelagerten Konvertierungsarbeiten ins neue System übernommen werden. Die Daten können nur noch als PDF-Datei lesbar gemacht werden.

14 Seite 14 von Die neuen Grundsätze im Einzelnen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Im Beispielsfall ergeben sich verschiedene Probleme im Hinblick auf die Nachprüfbarkeit: Der Inhalt der ursprünglichen Dateien darf nicht verändert werden. Es dürfen keine Informationen verlorengehen. Die Umwandlung der Daten eines Buchführungsprogramms in PDF- Dateien ist untersagt. Findet sich keine Lösung zur direkten Übernahme ins neue System, muss die Vorgängersoftware inklusive der Datenbestände für den Rest der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden. Konsequenz

15 Seite 15 von Die neuen Grundsätze im Einzelnen Vollständigkeit: Für jeden Geschäftsvorfall sind alle relevanten Informationen aufzuzeichnen. Verdichtete Aufzeichnungen sind nur zulässig, wenn sich die Zusammensetzung nachvollziehen lässt und die einzelnen Vorgänge kenntlich gemacht werden können. Stornobuchungen und Löschungen müssen nachvollziehbar sein. -Anhänge mit relevanten Informationen sind aufzubewahren. Wenn es auf den genauen Zeitpunkt der Zustellung ankommt, sollte auch die Träger- aufbewahrt werden. Hinweis

16 Seite 16 von Die neuen Grundsätze im Einzelnen Richtige und zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung: Richtigkeit: Die Aufzeichnungen müssen mit den tatsächlichen Vorgängen übereinstimmen. Unbare Vorgänge sollten innerhalb von zehn Tagen in der Buchführung erfasst werden. Bei Kasseneinnahmen gilt die Regel der täglichen Erfassung zumindest in einem (elektronischen) Kassenbuch. Wenn kein Dokumentenmanagementsystem mit automatischer Dokumentation eingesetzt wird, kann das elektronische Kassenbuch jeden Tag einmal als PDF-Datei abgespeichert werden. Hinweis

17 Seite 17 von Die neuen Grundsätze im Einzelnen Richtige und zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung bei periodischer Buchung: unbare Geschäftsvorfälle eines Monats bis Ablauf des folgenden Monats Verlust von Unterlagen vorbeugen -laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen -Ablage in besonderen Ordnern -elektronische Grundbuchaufzeichnungen in Kassen-, Warenwirtschafts- oder Fakturierungssystemen Maßnahmen

18 Seite 18 von Die neuen Grundsätze im Einzelnen Ordnung und Unveränderbarkeit: systematische Erfassung übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen -Änderungshistorie -problemloser Datenaustausch mit anderen Systemen -Formattreue Anforderungskriterien an Software

19 Seite 19 von Die Verfahrensdokumentation Vermutlich wird die Finanzverwaltung die Verfahrensdokumentation künftig verstärkt ins Visier nehmen. Aus der Dokumentation müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des EDV-Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen. Anforderungskriterien

20 Seite 20 von Die Verfahrensdokumentation Diese Punkte müssen in der Verfahrensdokumentation enthalten sein: Allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme Anwenderdokumentation technische Systemdokumentation Betriebsdokumentation Beschreibung des „internen Kontrollsystems“ Datensichersicherungskonzept Historie der eingesetzten Programme Änderungen innerhalb der Dokumentation

21 Seite 21 von Das interne Kontrollsystem Das interne Kontrollsystem umfasst folgende Aspekte: Kontrolle der Zugangs- und Zugriffsberechtigungen Funktionstrennungen Erfassungskontrolle turnusmäßige Kontrolle der zutreffenden technischen Verarbeitung Schutzmaßnahmen gegen die Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten

22 Seite 22 von 35 Inhaltsübersicht 3.Die elektronische Aufbewahrung in der Praxis 3.1 Grundregeln der elektronischen Archivierung 3.2 Das ersetzende Scannen

23 Seite 23 von Grundregeln der elektronischen Archivierung Systematik der Ablage: nachvollziehbarer Dateiname Auffindbarkeit der Dokumente anhand eines Indexsystems Entscheiden Sie sich für ein Ordnersystem, sollte die Ordnerstruktur vorab geplant und ggf. grafisch dargestellt werden. Bei größerem Belegvolumen ist möglicherweise der Einsatz eines Datenmanagementsystems sinnvoll. Hinweise

24 Seite 24 von Das ersetzende Scannen Nahezu sämtliche Papierbelege des Unternehmens können durch Einscannen elektronisch erfasst werden. Vorteil: Papierbelege können vor Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. -sechs Jahre (z.B. Geschäftsbriefe und geschäftliche -Korrespondenz) -zehn Jahre (z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege) Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

25 Seite 25 von Das ersetzende Scannen Personelle Anforderungen: In die Verfahrensdokumentation ist aufzunehmen, welche Mitarbeiter für den Prozess der zu scannenden Belege bis hin zur Vernichtung der Originale verantwortlich sind. Es muss dokumentiert werden, dass die Mitarbeiter in ihre Aufgaben eingewiesen wurden. Bei externen Dienstleistern ist genau zu dokumentieren, welche Prozessschritte diese übernehmen.

26 Seite 26 von Das ersetzende Scannen Technische Anforderungen: Genaue Beschreibung der Hard- und Software, die zur Digitalisierung und Aufbewahrung verwendet wird Hard- und Software muss technisch auf einem hinreichenden Niveau sein, um die Lesbarkeit zu gewährleisten sowie die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit den Originalen zu garantieren

27 Seite 27 von Das ersetzende Scannen Beschreibung des Verfahrensablaufs: Eingang bzw. Generierung der Belege Scanprozess elektronische Ablage

28 Seite 28 von Das ersetzende Scannen Weitere Hinweise zum Ablauf des Scanprozesses: Vorbereitend muss eine Auswahl getroffen werden, welche Dokumente ersetzend gescannt werden können. Bestimmte Dokumente sind vom ersetzenden Scannen auszunehmen (z.B. Urkunden, gerichtliche Entscheidungen sowie Jahresabschlüsse). Nicht scannen sollte man Papierdokumente, bei denen man keinen verwertbaren Scan erzeugen kann. Papierdokumente müssen vollständig lesbar sein. Hinweise

29 3.2 Das ersetzende Scannen Seite 29 von 35 Verfahrensablauf: Posteingang und ggf. Vorsortierung der zu scannen- den Papierdokumente Identifikation der zu scannenden Belege Vorbereitung und Digitalisierung der Belege sowie richtige, indizierte elektronische Ablage im Dateisystem Vernichtung der Papierbelege Löschung der digitalen Archivbestände nach Ende der Aufbewahrungsfrist Kontrolle auf Voll- ständigkeit, Lesbarkeit und Plausibilität Anwendung des Vieraugenprinzips Hochwertiges Scan- verfahren erforderlich; Einrichtung von Zugriffs- beschränkungen, Abgleich mit Papierbelegen technische Einweisung der Mitarbeiter erst nach Endkontrolle

30 Seite 30 von ZUGFeRD: Die elektronische Rechnung der Zukunft ZUGFeRD – einheitliches Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch: Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN/CEFACT und ist i.d.R. mit ausländischen Systemen kompatibel. Durch Integration in die elektronische Rechnungsdatei wird eine maschinelle Auswertung in modernen Buchhaltungssystemen möglich. Hierzu enthält die XML-Datei standardisierte „qualifizierte Textfelder“ für vordefinierte Informationen.

31 Seite 31 von ZUGFeRD: Die elektronische Rechnung der Zukunft Standardisierte „qualifizierte Textfelder“ für vordefinierte Informationen: Standarddaten werden rechnungsübergreifend im XML-Teil immer nach derselben Norm gespeichert. - Basic - Comfort - Extended Varianten

32 Seite 32 von Weitere Fragen zur elektronischen Buchführung Kostet das alles nicht nur Geld und verkompliziert die betrieblichen Abläufe noch mehr? Die Anfangskosten werden sich rasch amortisieren. Antwort

33 Seite 33 von Weitere Fragen zur elektronischen Buchführung Sicher, dass die Betriebsprüfung elektronische Bücher und Rechnungen akzeptiert? Verfahrensdokumentation dient dazu, dass sich der Betriebsprüfer einen Überblick über die betrieblichen Abläufe verschaffen kann. Kann die Prüfsoftware IDEA eingesetzt werden und wurden die Kriterien des Scannens beachtet, dürfte es keine Probleme geben. Antwort

34 Seite 34 von Weitere Fragen zur elektronischen Buchführung Was passiert, wenn durch die Anpassungen oder beim ersetzenden Scannen Daten verlorengehen? -Schätzen der Besteuerungsgrundlage - Verspätungszuschläge Antwort

35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit


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