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Inhaltsübersicht Von den GoBS zu den GoBD Die Neuerungen der GoBD

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Präsentation zum Thema: "Inhaltsübersicht Von den GoBS zu den GoBD Die Neuerungen der GoBD"—  Präsentation transkript:

1 Die neuen GoBD: Regeln für die elektronische Buchführung und Rechnungsstellung ab 2015

2 Inhaltsübersicht Von den GoBS zu den GoBD Die Neuerungen der GoBD
Die elektronische Aufbewahrung in der Praxis ZUGFeRD: Die elektronische Rechnung der Zukunft Weitere Fragen zur elektronischen Buchführung

3 1. Von den GoBS zu den GoBD Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom : Inhalt: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ Unterschied zu GoBS: GoBS enthalten grobe Leitlinien. GoBD sind verbindlicher ausgestaltet.

4 Inhaltsübersicht Die Neuerungen der GoBD
2.1 Für wen gelten die neuen Vorgaben? 2.2 Welche betrieblichen Systeme sind betroffen? 2.3 Welche Daten müssen aufbewahrt werden? 2.4 Ab wann gelten die GoBD? 2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen 2.6 Die Verfahrensdokumentation 2.7 Das interne Kontrollsystem

5 2.1 Für wen gelten die GoBD? Die Neuerungen der GoBD betreffen:
alle buchführungspflichtigen Betriebe, die auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten in elektronischer Form erfüllen Steuerpflichtige, die freiwillig Bücher führen und Bilanzen erstellen Hinweis Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass die allgemeinen Ordnungsvorschriften generell von jedem Unternehmer beachtet werden müssen.

6 2.2 Welche betrieblichen Systeme sind betroffen?
Alle elektronischen Systeme, die für die betriebliche Buchführung relevante Daten liefern: betriebliche EDV sogenannte Vor- und Nebensysteme Hinweis Jede elektronische Apparatur ist dahingehend zu untersuchen, ob sie buchführungsrelevante Daten liefert.

7 2.2 Welche betrieblichen Systeme sind betroffen?
Beispiele: Anlagenbuchführung Lohnbuchhaltungssysteme elektronische Kassensysteme elektronische Warenwirtschaftssysteme elektronische Zahlungssysteme Taxameter Archiv- und Datenmanagementsysteme

8 2.3 Welche Daten müssen aufbewahrt werden?
Grundsätzlich sind alle elektronisch steuerlich relevanten Daten aufbewahrungspflichtig. Faustregel Daten sind besteuerungsrelevant, wenn daraus Betriebsausgaben oder -einnahmen verbucht werden oder wenn sie sich in sonstiger Weise auf den steuerlichen Gewinn auswirken.

9 2.3 Welche Daten müssen aufbewahrt werden?
Beispiele für steuerlich relevante elektronische Daten: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe Belege, Aufzeichnungen und Auswertungen zu Bilanzpositionen Berechnungen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern Belege für Geschenke an Geschäftsfreunde und für Bewirtungs-aufwendungen Daten aus separaten Systemen für die Reisekostenabrechnung

10 2.3 Welche Daten müssen aufbewahrt werden?
Beispiele für steuerlich nicht relevante Daten: Rechtsgutachten (oft Streitpunkt in Betriebsprüfungen) Aufzeichnungen über Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten Unterlagen über Privatvermögen oder private Kontoverbindungen Personalakten betriebsinterne Statistiken Aufzeichnungen zu Zwecken des Controllings, der Erfolgsüberwachung oder des Risikomanagements

11 2.4 Ab wann gelten die GoBD? Die neuen Grundsätze sind für Veranlagungszeiträume ab dem anzuwenden und ersetzen die bisherigen GoBS. Tipp Jeder sollte die Prüfung bestehender Prozesse und die erforderlichen Anpassungsarbeiten so schnell wie möglich in Angriff nehmen.

12 2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Mittels elektronischer Buchführung muss sich ein Betriebsprüfer innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die gebuchten Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können. Die Verarbeitungskette muss lückenlos nachvollziehbar sein.

13 2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Beispiel: Bei der A-GmbH wird der Wechsel des Buchhaltungsprogramms notwendig. Nach der Einführung des neuen Programms stellt sich heraus: Die Altbestände können nicht oder nur sehr aufwendig und mit vorgelagerten Konvertierungsarbeiten ins neue System übernommen werden. Die Daten können nur noch als PDF-Datei lesbar gemacht werden.

14 2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Im Beispielsfall ergeben sich verschiedene Probleme im Hinblick auf die Nachprüfbarkeit: Der Inhalt der ursprünglichen Dateien darf nicht verändert werden. Es dürfen keine Informationen verlorengehen. Die Umwandlung der Daten eines Buchführungsprogramms in PDF-Dateien ist untersagt. Konsequenz Findet sich keine Lösung zur direkten Übernahme ins neue System, muss die Vorgängersoftware inklusive der Datenbestände für den Rest der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden.  

15 2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen
Vollständigkeit: Für jeden Geschäftsvorfall sind alle relevanten Informationen aufzuzeichnen. Verdichtete Aufzeichnungen sind nur zulässig, wenn sich die Zusammensetzung nachvollziehen lässt und die einzelnen Vorgänge kenntlich gemacht werden können. Stornobuchungen und Löschungen müssen nachvollziehbar sein. -Anhänge mit relevanten Informationen sind aufzubewahren. Hinweis Wenn es auf den genauen Zeitpunkt der Zustellung ankommt, sollte auch die Träger- aufbewahrt werden.  

16 2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen
Richtige und zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung: Richtigkeit: Die Aufzeichnungen müssen mit den tatsächlichen Vorgängen übereinstimmen. Unbare Vorgänge sollten innerhalb von zehn Tagen in der Buchführung erfasst werden. Bei Kasseneinnahmen gilt die Regel der täglichen Erfassung zumindest in einem (elektronischen) Kassenbuch. Hinweis Wenn kein Dokumentenmanagementsystem mit automatischer Dokumentation eingesetzt wird, kann das elektronische Kassenbuch jeden Tag einmal als PDF-Datei abgespeichert werden. 

17 2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen
Richtige und zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung bei periodischer Buchung: unbare Geschäftsvorfälle eines Monats bis Ablauf des folgenden Monats Verlust von Unterlagen vorbeugen Maßnahmen laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen Ablage in besonderen Ordnern elektronische Grundbuchaufzeichnungen in Kassen-, Warenwirtschafts- oder Fakturierungssystemen 

18 2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen
Ordnung und Unveränderbarkeit: systematische Erfassung übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen Anforderungskriterien an Software Änderungshistorie problemloser Datenaustausch mit anderen Systemen Formattreue 

19 2.6 Die Verfahrensdokumentation
Vermutlich wird die Finanzverwaltung die Verfahrensdokumentation künftig verstärkt ins Visier nehmen. Anforderungskriterien Aus der Dokumentation müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des EDV-Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen.

20 2.6 Die Verfahrensdokumentation
Diese Punkte müssen in der Verfahrensdokumentation enthalten sein: Allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme Anwenderdokumentation technische Systemdokumentation Betriebsdokumentation Beschreibung des „internen Kontrollsystems“ Datensichersicherungskonzept Historie der eingesetzten Programme Änderungen innerhalb der Dokumentation

21 2.7 Das interne Kontrollsystem
Das interne Kontrollsystem umfasst folgende Aspekte: Kontrolle der Zugangs- und Zugriffsberechtigungen Funktionstrennungen Erfassungskontrolle turnusmäßige Kontrolle der zutreffenden technischen Verarbeitung Schutzmaßnahmen gegen die Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten

22 Inhaltsübersicht Die elektronische Aufbewahrung in der Praxis
3.1 Grundregeln der elektronischen Archivierung 3.2 Das ersetzende Scannen

23 3.1 Grundregeln der elektronischen Archivierung
Systematik der Ablage: nachvollziehbarer Dateiname Auffindbarkeit der Dokumente anhand eines Indexsystems Hinweise Entscheiden Sie sich für ein Ordnersystem, sollte die Ordnerstruktur vorab geplant und ggf. grafisch dargestellt werden. Bei größerem Belegvolumen ist möglicherweise der Einsatz eines Datenmanagementsystems sinnvoll.

24 3.2 Das ersetzende Scannen
Nahezu sämtliche Papierbelege des Unternehmens können durch Einscannen elektronisch erfasst werden. Vorteil: Papierbelege können vor Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sechs Jahre (z.B. Geschäftsbriefe und geschäftliche -Korrespondenz) zehn Jahre (z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege)

25 3.2 Das ersetzende Scannen
Personelle Anforderungen: In die Verfahrensdokumentation ist aufzunehmen, welche Mitarbeiter für den Prozess der zu scannenden Belege bis hin zur Vernichtung der Originale verantwortlich sind. Es muss dokumentiert werden, dass die Mitarbeiter in ihre Aufgaben eingewiesen wurden. Bei externen Dienstleistern ist genau zu dokumentieren, welche Prozessschritte diese übernehmen.

26 3.2 Das ersetzende Scannen
Technische Anforderungen: Genaue Beschreibung der Hard- und Software, die zur Digitalisierung und Aufbewahrung verwendet wird Hard- und Software muss technisch auf einem hinreichenden Niveau sein, um die Lesbarkeit zu gewährleisten sowie die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit den Originalen zu garantieren

27 3.2 Das ersetzende Scannen
Beschreibung des Verfahrensablaufs: Eingang bzw. Generierung der Belege Scanprozess elektronische Ablage

28 3.2 Das ersetzende Scannen
Weitere Hinweise zum Ablauf des Scanprozesses: Vorbereitend muss eine Auswahl getroffen werden, welche Dokumente ersetzend gescannt werden können. Bestimmte Dokumente sind vom ersetzenden Scannen auszunehmen (z.B. Urkunden, gerichtliche Entscheidungen sowie Jahresabschlüsse). Hinweise Nicht scannen sollte man Papierdokumente, bei denen man keinen verwertbaren Scan erzeugen kann. Papierdokumente müssen vollständig lesbar sein.  

29 3.2 Das ersetzende Scannen
Verfahrensablauf: Posteingang und ggf. Vorsortierung der zu scannen- den Papierdokumente Kontrolle auf Voll-ständigkeit, Lesbarkeit und Plausibilität Identifikation der zu scannenden Belege Anwendung des Vieraugenprinzips technische Einweisung der Mitarbeiter Vorbereitung und Digitalisierung der Belege sowie richtige, indizierte elektronische Ablage im Dateisystem Hochwertiges Scan-verfahren erforderlich; Einrichtung von Zugriffs-beschränkungen, Abgleich mit Papierbelegen erst nach Endkontrolle Vernichtung der Papierbelege Löschung der digitalen Archivbestände nach Ende der Aufbewahrungsfrist

30 4. ZUGFeRD: Die elektronische Rechnung der Zukunft
ZUGFeRD – einheitliches Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch: Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN/CEFACT und ist i.d.R. mit ausländischen Systemen kompatibel. Durch Integration in die elektronische Rechnungsdatei wird eine maschinelle Auswertung in modernen Buchhaltungssystemen möglich. Hierzu enthält die XML-Datei standardisierte „qualifizierte Textfelder“ für vordefinierte Informationen.

31 4. ZUGFeRD: Die elektronische Rechnung der Zukunft
Standardisierte „qualifizierte Textfelder“ für vordefinierte Informationen: Standarddaten werden rechnungsübergreifend im XML-Teil immer nach derselben Norm gespeichert. Varianten - Basic - Comfort - Extended

32 5. Weitere Fragen zur elektronischen Buchführung
Kostet das alles nicht nur Geld und verkompliziert die betrieblichen Abläufe noch mehr? Antwort Die Anfangskosten werden sich rasch amortisieren.

33 5. Weitere Fragen zur elektronischen Buchführung
Sicher, dass die Betriebsprüfung elektronische Bücher und Rechnungen akzeptiert? Antwort Verfahrensdokumentation dient dazu, dass sich der Betriebsprüfer einen Überblick über die betrieblichen Abläufe verschaffen kann. Kann die Prüfsoftware IDEA eingesetzt werden und wurden die Kriterien des Scannens beachtet, dürfte es keine Probleme geben.

34 5. Weitere Fragen zur elektronischen Buchführung
Was passiert, wenn durch die Anpassungen oder beim ersetzenden Scannen Daten verlorengehen? Antwort Schätzen der Besteuerungsgrundlage - Verspätungszuschläge

35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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