Lektion 6: Initialisieren der Finanzbuchhaltung

Präsentation zum Thema: "Lektion 6: Initialisieren der Finanzbuchhaltung"—  Präsentation transkript:

1 Lektion 6: Initialisieren der Finanzbuchhaltung
Inhalt: Steuersystem Währungen Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung

2 Initialisieren der Finanzbuchhaltung: Lernziele der Lektion
Nach Abschluss dieser Lektion können Sie: Definitionen im Implementierungsprozess einrichten die Auswirkungen der einzelnen Definitionen auf den Finanzbuchhaltungsprozess erläutern Beispiele für einige der Prozesse in SAP Business One nennen Die entsprechenden Entscheidungen zu diesen Definitionen müssen Sie zusammen mit dem Kundenberater treffen.

3 Initialisieren der Finanzbuchhaltung: Übersichtsdiagramm
Thema 1: Steuersystem Thema 2: Währungen Thema 3: Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung

4 Initialisieren der Finanzbuchhaltung: Unternehmensszenario
Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computer. Ihr Hauptansprechpartner ist die Buchhalterin Frau Schmidt. Gemeinsam mit ihr werden Sie die folgenden unternehmensübergreifenden Definitionen einrichten: Steuersystem Währungen Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung Der erste Schritt der Definition ist die Initialisierung des Unternehmens. Anschließend definieren Sie die Geschäftspartner-Stammdatensätze und die Artikel. Diese Definitionen spiegeln sich an folgenden Stellen wider: Belege und Transaktionen aus Verkauf, Einkauf und Bestandsverwaltung automatische, durch Belegbuchungen angelegte Journalbuchungen Unternehmensberichte Diese Definitionen besprechen Sie mit Frau Schmidt, um herauszufinden, wie sie bei OEC Computer implementiert werden sollen.

5 Steuersystem Initialisieren der Finanzbuchhaltung
Thema 1: Steuersystem Thema 2: Währungen Thema 3: Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung

6 Steuersystem: Themenziel
Nach Abschluss dieses Themas können Sie: das Steuersystem entsprechend Ihrer Lokalisierung definieren die Auswirkungen des in Ihrem Unternehmen definierten Steuersystems auf den Finanzbuchhaltungsprozess erläutern Beispiele für einige der steuerrelevanten Themen in SAP Business One nennen

7 Steuersystem: Unternehmensszenario
Sie besprechen die Steuerdefinition mit der Buchhalterin Frau Schmidt: Sie erklären Frau Schmidt, dass sie einige Anfangseinstellungen vornehmen muss, um Ausgangs- und Eingangsrechnungen zu erfassen. Sie ist darüber erfreut, dass beim Anlegen einer neuen Datenbank in SAP Business One eine Gruppe eingehender und ausgehender Steuerkennzeichen automatisch für die ausgewählte britische Lokalisierung definiert wurde. Das Steuersystem wird anhand der aus der Unternehmensdatenbank ausgewählten Lokalisierung bestimmt. Auf den nächsten Folien besprechen wir die beiden wichtigsten Steuersysteme.

8 Steuerprozess – Europa
Definition - Steuerkennzeichen Geschäftspartner-Stammdaten Steuer Pflichtig/Befreit/EU Steuerkennzeichen Artikelstammdaten - Steuerkennzeichen: Verkauf/Einkauf Eingangs-/Ausgangsrechnung - Steuerkennzeichen: in der Belegzeile Automatische Journalbuchung - USt.-Zeile Um sicherzustellen, dass das System in den Belegen das korrekte Steuerkennzeichen verwendet, müssen Sie innerhalb des Registers „Buchhaltung“ auf der Registerkarte „Steuer“ die Steuereinstellungen in Ihren Geschäftspartner-Stammdaten korrekt definieren. Definition - Steuerkennzeichen - SAP Business One bietet Ihnen vordefinierte Steuerkennzeichen für jeden unterstützen Ort, den Ihr Unternehmen zu Verkaufs-, Einkaufs- und Zahlungszwecken verwendet. Jedes Steuerkennzeichen sollte mit einem Sachkonto verknüpft werden, das automatisch in den Journalbuchungen verwendet wird, die durch die in diesem Kennzeichen enthaltenen Belege angelegt werden. Administration  Definition  Finanzwesen  Steuer Steuerkennzeichen Geschäftspartner-Stammdaten - Steuer Pflichtig/Befreit/EU - Inländische Kunden Wenn der Kunde steuerpflichtig ist, geben Sie im Feld „Steuerstatus“ Pflichtig ein. Lassen Sie das Feld Steuerkennzeichen leer. Wenn Sie für diesen Kunden einen Beleg erfassen, kopiert das System das Ausgangssteuerkennzeichen aus der Registerkarte „Verkaufsdaten“ des Artikelstammdatensatzes in den Beleg. Wenn der Kunde steuerbefreit ist, geben Sie im Feld Steuerstatus Befreit ein. Das Feld Steuerkennzeichen wird dann ausgeblendet. Wenn Sie für diesen Kunden einen Beleg erfassen, verwendet das System das Standard-Ausgangssteuerkennzeichen mit einem Steuersatz von 0 % im Beleg, z. B. A0. Inländische Lieferanten Wenn der Lieferant steuerpflichtig ist, geben Sie im Feld „Steuerstatus“ Pflichtig ein. Lassen Sie das Feld Steuerkennzeichen leer. Wenn Sie für diesen Lieferanten einen Beleg erfassen, kopiert das System das Vorsteuerkennzeichen aus der Registerkarte Einkaufsdaten des Artikelstammdatensatzes in den Beleg. Wenn der Lieferant steuerbefreit ist, geben Sie im Feld „Steuerstatus“ Befreit ein. Das Feld „Steuerkennzeichen“ wird dann ausgeblendet. Wenn Sie für diesen Lieferanten einen Beleg erfassen, verwendet das System das Standard-Vorsteuerkennzeichen mit einem Steuersatz von 0 % im Beleg. Wenn Sie im Geschäftspartner-Stammdatensatz ein Steuerkennzeichen erfassen, würde dieses das Steuerkennzeichen aus dem Artikelstammdatensatz überschreiben. Dies ist normalerweise für inländische Geschäftspartner nicht erwünscht. Daher sollten Sie das Feld „Steuerkennzeichen“ im Stammdatensatz inländischer Geschäftspartner leer lassen. Bei Rechnungen vom Typ Service, bei denen in den Geschäftspartner-Stammdaten kein Steuerkennzeichen definiert ist, verwendet SAP Business One das unter folgendem Pfad definierte: Administration  Definition  Finanzwesen  Kontenfindung Sachkonten  Verkauf/Einkauf (Registerkarte)  Steuer (Unterregisterkarte)  Vorsteuer-/USt.-Kennzeichen (Service) (Feld). Das System berechnet automatisch die Steuer für jede Zeile im Beleg und fasst den Gesamtsteuerbetrag des Belegs im Fußzeilenbereich des Belegs zusammen. Mindestens eine weitere Zeile wird in der automatischen Journalbuchung des Belegs angelegt. Diese Zeile bucht den Steuerbetrag auf das entsprechende Steuerkonto. Mit dem Steuerbericht zeigen Sie Belege und manuelle Journalbuchungen, die Steuerbeträge enthalten, nach Steuerkennzeichen sortiert an. Steuerbericht - Ausgangs- Vorsteuerkennzeichen

9 Umsatzsteuerprozess - USA
Steuergerichtsbarkeiten: Definition - Steuerkennzeichen Verwaltungs- bezirk 2 % Ort 1 % Geschäftspartner-Stammdaten Steuer Pflichtig/Befreit Bundesland/ Region 6 % 9 % USt.-Kennzeichen: Kunde - Lieferadresse Lieferant - Für das Lager definierte Steuerkennzeichen, an dem die Ware eingehen soll Artikelstammdaten - Steuerpflichtig: Ja / Nein USt.-Kennzeichen Eingangs-/Ausgangsrechnung - USt.-Kennzeichen: in der Belegzeile Automatische Journalbuchung: Zeile für jede Gerichtsbarkeit Definition - Steuerkennzeichen – Der erste Schritt ist die Definition der von den Steuerbehörden vorgeschriebenen Gerichtsbarkeitstypen . Administration  Definition  Finanzwesen  Steuer > Gerichtsbarkeitstypen. Das System enthält folgende drei erforderlichen Gerichtsbarkeitstypen: Bundesland/Region, Bezirk und Ort. Anschließend müssen Sie Sätze für die Umsatzsteuergerichtsbarkeiten definieren. Administration  Definition  Finanzwesen  Steuer  Gerichtsbarkeitstypen. Wählen Sie die erforderliche Gerichtsbarkeit aus und klicken Sie auf „OK“. In diesem Fenster definieren Sie außerdem die Sachkonten, die automatisch bei Journalbuchungen verwendet werden sollen, die durch Belege mit dieser Gerichtsbarkeit (diesem USt.- Steuerkennzeichen) angelegt werden. Für die Gerichtsbarkeit Staat/Bundesland liefert SAP Business One eine Liste der Staaten. Sie müssen die übrigen Gerichtsbarkeiten definieren, mit denen Sie arbeiten (z. B. Bezirk und Stadt). Im letzten Schritt definieren Sie mithilfe der vordefinierten Gerichtsbarkeitscodes die Steuerkennzeichen, die den Steuersatz für jede Steuergerichtsbarkeit (Ort, Bezirk, Staat/Bundesland etc.) kombinieren. Administration  Definition  Finanzwesen  Steuer  Steuerkennzeichen. Die Steuerkennzeichen berechnen den korrekten Steuersatz für einen bestimmten Ort anhand der damit verknüpften Gerichtsbarkeitssätze. Das Steuerkennzeichen wird automatisch zur Berechnung des Umsatzsteuerbetrags in Verkaufs- und Einkaufsbelegen verwendet. Der in Rechnung gestellte Gesamtsteuerbetrag wird wie folgt berechnet: SAP Business One prüft bei jedem Artikel, ob dieser steuerpflichtig ist. Wenn ja, berechnet das System den Umsatzsteuerbetrag für die Artikelzeile anhand des Steuerkennzeichens und der Menge. Das Steuerkennzeichen in Verkaufsbelegen wird anhand des Standardwertes für die Lieferadresse aus den Kundendaten im Geschäftspartner-Stammdatensatz bestimmt. Bei der Erfassung des Belegs können Sie eine andere, für den Kunden definierte Lieferadresse auswählen. Das Steuerkennzeichen in Einkaufsbelegen wird auf Grundlage des ausgewählten Lagers bestimmt: Administration  Definition  Lagerverwaltung  Lager  Allgemein (Registerkarte)  Steuerkennzeichen (Feld). Bei Eingangsrechnungen vom Typ Service basiert das Steuerkennzeichen auf dem Standardsteuerkennzeichen des Unternehmens: Administration > Systeminitialisierung > Firmendetails > Buchhaltungsdaten (Registerkarte) Steuerkennzeichen (Feld). Das System fasst den Gesamtsteuerbetrag des Belegs im Fußzeilenbereich des Belegs zusammen. In der automatischen Journalbuchung des Belegs wird eine Zeile für jede Steuergerichtsbarkeit angelegt, die im Steuerkennzeichen enthalten ist. Diese Zeile bucht den Steuerbetrag auf das entsprechende Steuerkonto. Steuergerichtsbarkeitsbericht - Dieser Bericht fasst alle Umsatzsteuern aus Verkaufs- und Einkaufsrechnungen für einen bestimmten Zeitraum (üblicherweise ein Quartal oder einen Monat) zusammen. Sie können den Bericht nach Steuerkennzeichen oder Gerichtsbarkeitscodes anzeigen. Die Anzeige nach Gerichtsbarkeitscodes führt den Betrag auf, der an die einzelnen Justizbehörden gezahlt werden muss. Steuergerichtsbarkeitsbericht - Nach Steuerkennzeichen oder Gerichtsbarkeitscode.

10 Steuersystem: Frage Wie wurde dieses Thema bei den Implementierungsprojekten behandelt, an denen Sie beteiligt waren?

11 Währungen Initialisieren der Finanzbuchhaltung Thema 1: Steuersystem
Thema 2: Währungen Thema 3: Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung

12 Währungen: Themenziel
Nach Abschluss dieses Themas können Sie: Währungsdefinitionen im Implementierungsprozess einrichten die Auswirkungen der in Ihrem Unternehmen definierten Währungen auf den Finanzbuchhaltungsprozess erläutern Beispiele für einige der währungsrelevanten Themen in SAP Business One nennen

13 Währungen: Unternehmensszenario
Sie besprechen die Währungsdefinition mit Frau Schmidt: Sie erzählt Ihnen, dass sich die Firmensitze ihrer Kunden größtenteils in Großbritannien befinden. Sie arbeiten jedoch mit einer kleinen Anzahl Kunden und Lieferanten, die in den USA ansässig sind. Sie erklären Frau Schmidt die Arbeitsmethoden für Währungen in SAP Business One.

14 Währungen: Vertiefungsfrage
OEC Computer weist einen Teil seiner Artikel für britische Kunden in US-Dollar aus. In welcher Währung wird der Gesamtbetrag der Ausgangsrechnung angegeben? In welcher Währung wird die Ausgangsrechnung eine automatische Buchung anlegen?

15 Unternehmensebene - Haus- und Systemwährungen
Microsoft Excel mySAP Business Suite SAP BW Währung: USD SAP Business One SAP Business One SAP Business One Hauswährung: EUR Hauswährung: USD Hauswährung: JPY SAP Business One unterstützt die Buchhaltung in zwei parallelen Währungen: der Hauswährung und der Systemwährung. Bei der Hauswährung handelt es sich um die Währung, zu deren Verwendung ein Unternehmen bei der Buchhaltung gesetzlich verpflichtet ist. Im aktuellen Beispiel: Britisches Pfund. Die Systemwährung kann von der Hauswährung abweichen und ist vor allem für Niederlassungen global agierender Unternehmen von Nutzen, wenn im Stammhaus eine andere Währung verwendet wird als in den Niederlassungen, z. B. EUR (€) in der Niederlassung und USD ($) im Stammhaus. In diesem Fall berechnet das System automatisch alle Buchungen in der Hauswährung und führt einen zusätzlichen Kontensaldo in der Systemwährung. Dadurch wird es möglich, Berichte für alle Niederlassungen aggregiert zu erstellen. Zudem wird die Einbindung in das System des Stammhauses verbessert. So könnten Sie z. B. die Finanzdaten in der Systemwährung aus den SAP-Business-One- Systemen der Niederlassungen in die SAP Business Suite oder das SAP Business Information Warehouse der Zentrale exportieren. Alternativ kann die finanzielle Konsolidierung mit Microsoft Excel oder jedem anderen Produkt durchgeführt werden, basierend auf den Finanzdaten in der Systemwährung. In unserem Beispiel handelt es sich bei OEC Computer um ein lokal agierendes Unternehmen ohne Meldepflichten in einer anderen Währung. Sie legen daher als Systemwährung die Hauswährung (Britische Pfund) fest. Wählen Sie Administration  Systeminitialisierung  Firmendetails, um auf der Registerkarte Basisinitialisierung die Haus- und Systemwährung zu definieren. Hinweis: Wenn Sie einmal begonnen haben, mit der Datenbank zu arbeiten, können Sie die Haus- und Systemwährung nicht mehr ändern . In manchen Finanz- und Buchhaltungsberichten haben Sie die Option Neubewertung, mit der Sie die Berichtsergebnisse nach drei vordefinierten Methoden neu bewerten können. Sie sollten jedoch beachten, dass sich die Neubewertung nur auf die Berichtsanzeige, nicht aber auf die Buchungswerte auswirkt. Systemwährung: USD Systemwährung: USD Systemwährung: USD

16 Kontowährungen Währungen für das Erfassen von Journalbuchungen
Währungen des Kontensaldos Kontowährung = Hauswährung Hauswährung Systemwährung = Festgelegte Fremdwährung Festgelegte Fremdwährung = Alle Währungen Beliebige Fremdwährung Für jeden Geschäftspartner-Stammdatensatz und jedes Sachkonto muss eine Kontowährung definiert werden: Das System legt die Hauswährung als Standardwährung für alle Geschäftspartner-Stammdatensätze fest. Sie können eine Standardwährung für neue Sachkonten definieren. Wählen Sie hierzu das Feld Standardkontowährung auf der Registerkarte Basisinitialisierung unter Administration  Systeminitialisierung  Firmendetails. In unserem Beispiel wird für die meisten Lieferanten und Kunden von OEC Computer Britisches Pfund (Hauswährung) definiert. Lieferanten und Kunden aus den USA erhalten die Definition USD (festgelegte Fremdwährung). Das Unternehmensbankkonto wird für Alle Währungen definiert, da hier (z. B. bei Überweisungen) Journalbuchungen und Belege in mehreren festgelegten Fremdwährungen erfasst werden müssen. Die Tabelle auf der Folie zeigt die Optionen zur Erfassung von Journalbuchungen sowie zur Anzeige des Kontensaldos für jede Option der Kontowährung - Hauswährung, Fremdwährung und Alle Währungen: Wenn Sie die Hauswährung im Feld Währung eingeben, können Sie Journalbuchungen in der Hausbuchung erfassen. Das System verwaltet den Kontensaldo gleichzeitig in der Haus- und in der Systemwährung. Wenn Sie in das Feld Währung eine festgelegte Fremdwährung eingeben, können Sie Journalbuchungen in der angegebenen Fremdwährung oder in der Hauswährung erfassen. Das System führt dann den Kontensaldo parallel in der entsprechenden Fremdwährung, der Hauswährung und der Systemwährung. Wenn Sie Alle Währungen im Feld Währung eingeben, können Sie in jeder beliebigen Währung Journalbuchungen auf dieses Konto oder diesen Geschäftspartner buchen. Das System verwaltet den Kontensaldo jedoch nur in der Haus- und der Systemwährung. Es führt den Saldo also nicht in den Währungen, mit denen Sie die Positionen erfasst haben. Für Konten mit der Einstellung „Alle Währungen“können Sie externe Bankabstimmungen nur in der Hauswährung vornehmen. Bei der Arbeit mit Mehrfachwährungskonten sollte dies bedacht werden. Es ist zu jedem Zeitpunkt möglich, die Kontowährung in Alle Währungen zu ändern, dieser Schritt lässt sich jedoch nach einem Update nicht mehr rückgängig machen. Mit dem Bericht Sachkonten und Geschäftspartner erhalten Sie eine Liste aller Konten inklusive Bezeichnung, Kontengruppe und Saldo. Um den Bericht Sachkonten und Geschäftspartner auszuführen, wählen Sie Finanzwesen  Finanzberichte  Buchhaltung  Sachkonten und Geschäftspartner.

17 Währungen definieren - Übersicht
Unternehmens-ebene Hauswährung und Systemwährung. Kontowährung Optionen - Hauswährung, festgelegte Fremdwährung, Alle Währungen Geschäftspartner-Stammdatensatz - Hauswährung ist die Standardwährung für alle Geschäftspartner-Stammdatensätze. Sachkonto - Sie können eine Standardwährung für neue Sachkonten definieren. Es ist zu jedem Zeitpunkt möglich, die Kontowährung in Alle Währungen zu ändern, dieser Schritt lässt sich jedoch nach einem Update nicht mehr rückgängig machen. Fenster „Währungen - Definition“ Geben Sie für die Währung einen Code ein, der aus bis zu drei Zeichen besteht, z. B. USD, EUR. Diesen verwenden Sie für Preisfindungsfelder, Belegbeträge und Journalbuchungen. Preisliste Sie können einen Stückpreis in einer beliebigen Fremdwährung eingeben, die im Fenster Währungen - Definition definiert ist. SAP Business One rechnet den Gesamtwert der Zeile und den Gesamtwert des Beleges in die GP-/Haus-/Systemwährung um. Fenster „Wechselkurse und Indizes“ In diesem Fenster können Sie manuell oder automatisch Wechselkurse für die Fremdwährungen festlegen, die Sie im Fenster Währungen - Definition definiert haben. Unternehmensebene - Wählen Sie Administration  Systeminitialisierung  Firmendetails , um auf der Registerkarte „Basisinitialisierung“ die Haus- und Systemwährung zu definieren. Kontowährung  Sachkonto: Sie können eine Standardwährung für neue Sachkonten definieren. Wählen Sie hierzu das Feld „Standardkontowährung“ auf der Registerkarte „Basisinitialisierung“ unter Administration  Systeminitialisierung  Firmendetails. Fenster „Währungen - Definition“: Administration  Definition  Finanzwesen  Währungen. Legen Sie außerdem den Währungsnamen fest. Dieser erscheint in den Dropdown-Listen verschiedener währungsspezifischer Fenster. Preisliste  Stückpreis: Lagerverwaltung  Artikelstammdaten  Wählen Sie eine Preisliste  Preis (Feld). Fenster „Wechselkurse und Indizes“ - Administration Wechselkurse und Indizes. Wenn Sie keinen Wert für einen bestimmten Tag eingeben, öffnet sich automatisch das Fenster Wechselkurse und Indizes, sobald Sie einen Beleg mit einer Fremdwährung anlegen, z. B. wenn Sie einen Geschäftspartner mit Fremdwährung auswählen oder einen Artikel, dessen Stückpreis in einer Fremdwährung angegeben ist.

18 Wertberechnung bei Belegen: Unternehmensszenario
Buchungsdatum: xx/yy/zzzz Eingangsrechnung Währung des Geschäftspartners = Fremdwährung (USD) Stückpreis in Fremdwährung (USD) Zeilenkurs Gesamtwert der Zeile GP-Währung USD Stückpreis in Hauswährung Wechselkurs Gesamtwert der Zeile Gesamtwert des Belegs Das folgende Beispiel zeigt die Wertberechnung für einen Geschäftspartner mit Fremdwährung: Die Währung des Geschäftspartners legt die Standardwährung des Belegs fest (in diesem Beispiel USD). Nachdem das Buchungsdatum festgelegt ist, übernimmt das System den Wechselkurs für die ausgewählte Währung aus dem Fenster Wechselkurse und Indizes. Den Wechselkurs im Beleg können Sie manuell aktualisieren. Das System sichert den Zeilenkurs für Währungen, die von der Hauswährung abweichen. Der Stückpreis in der Hauswährung wird durch den Wechselkurs dividiert bzw. mit diesem multipliziert. Das Ergebnis wird dann mit der Menge multipliziert, sodass der Gesamtwert der Zeile in der Währung des Geschäftspartners angegeben wird. Hinweis: SAP Business One verfügt über eine Einstellung, die die Anzeige der Wechselkurse bestimmt. Diese wirkt sich auf den Berechnungsvorgang aus, mit dessen Hilfe Sie die Wechselkurse im Fenster Wechselkurse und Indizes eingeben. Wählen Sie Administration  Systeminitialisierung  Allgemeine Einstellungen  Anzeige (Registerkarte)  Fremdwährungswertberichtigung (Feld). Wählen Sie Direkt, um den Wechselkurs nach Fremdwährung anzuzeigen. Wählen Sie Indirekt, um den Wechselkurs nach Hauswährung anzuzeigen. Diese Einstellung wird nach der nächsten Anmeldung für alle Benutzer pro Unternehmen aktualisiert, kann jedoch nicht mehr geändert werden, nachdem für das Unternehmen Transaktionen erfasst wurden. Die Wechselkurswerte werden immer im direkten Kurs im System gesichert. Der indirekte Kurs wird nur zu Anzeigezwecken verwendet. Der Gesamtwert des Belegs wird in diesem Beispiel auch in der Währung des Geschäftspartners angezeigt. Hinweis: Sie können die Summen der Zeile und des Belegs in der Haus- oder der Systemwährung anzeigen. Wählen Sie dazu den entsprechenden Wert aus dem Dropdown-Menü im Belegkopf. In der durch den Beleg angelegten Journalbuchung wird der Wechselkurs auf die Soll- und Habenbeträge in der GP-Währung angewendet, sodass diese in der Hauswährung angezeigt werden. Zur Berechnung der Systemwährung wird der Wechselkurs auf den gebuchten Wert in der Hauswährung angewendet.

19 Zeilenwechselkurs für Preise: Folgebelegassistent
Lieferung Ausgangsrechnung Wareneingang Eingangsrechnung Belegerstellungsassistent Wechselkurs Zeile für Preise Zeilenwechselkurs aus Basisbeleg verwenden Beleg- und Zeilenwechselkurs aus Basisbeleg verwenden Aktuellen Wechselkurs aus Tabelle Wechselkurs verwenden Alle Daten ziehen (Fracht und QSt.) Konfigurieren Der Wechselkurs einer Fremdwährung kann sich täglich ändern. Das wirkt sich auf die Belege aus, die Sie für einen Geschäftspartner im Ausland anlegen, oder auf die Preise, die Sie für Geschäftspartner im Inland in einer Fremdwährung verwalten. SAP Business One unterstützt dieses Szenario: Wenn Sie einen Verkaufs- oder Kaufbeleg auf Grundlage eines vorhandenen Belegs (Kopieren von) anlegen, öffnet SAP Business One das Fenster Folgebelegassistent, in dem Sie Faktoren definieren können, die sich auf das anzulegende Zieldokument auswirken. Manche Felder im Folgebelegassistenten werden zur Behandlung von Wechselkursdifferenzen verwendet: Zeilenwechselkurs aus Basisbeleg verwenden Beleg- und Zeilenwechselkurs aus Basisbeleg verwenden - neue Option in 8.8 Aktuellen Wechselkurs aus Tabelle Wechselkurs verwenden

20 Wechselkursdifferenzen buchen
Ausgangszahlungen Ausländischer Lieferant Kurs: 0.25 Satz: 0.5 40 (HW) 10 (FW) 40 (HW) 10 (FW) 20 (HW) 10 (FW) 20 (HW) Rechnung in Fremd-währung Zahlung Wechselkursdifferenzen 20 (HW) Wechselkursschwankungen können Kursdifferenzen verursachen, wenn Sie Rechnungen in Fremdwährungen bezahlen: Die Abbildung zeigt eine Eingangsrechnung, die von einem ausländischen Lieferanten in Fremdwährung gestellt wurde. Am Buchungstag der Rechnung betrug der Wechselkurs 0,5. Das System rechnet die 10 Einheiten der Fremdwährung in 20 Einheiten der Hauswährung um und bucht beide Werte parallel auf die Habenseite des Lieferantenkontos. Am Buchungstag der Zahlung für diese Rechnung hat sich der Wechselkurs auf 0,25 geändert Einheiten der Fremdwährung entsprechen nun 40 Einheiten der Hauswährung. Im Vergleich mit dem Wert zur Zeit der Rechnungsstellung besteht eine Kursdifferenz von 20 Einheiten in Hauswährung. Wenn Sie die Zahlung buchen, bucht das System diese Kursdifferenz automatisch auf ein Wechselkursdifferenzkonto. Das System bucht die Wechselkursdifferenzen als Aufwand oder Ertrag auf die Konten, die Sie in die Felder Realisierte Kursdiff. - Gewinn und Realisierte Kursdiff. - Verlust auf den Registerkarten Verkauf und Einkauf unter Administration  Definition  Finanzwesen  Kontenfindung Sachkonten eingegeben haben. HW: Hauswährung FW: Fremdwährung

21 Wechselkursdifferenzen, Umrechnungsdifferenzen bei Periodenabschluss
Konto in Fremdwährung Unbewerteter Saldo Bewertung 10 (HW) 10 (HW) 200 (HW) 100 (FW) bewerteter Saldo 190 (HW) 100 (FW) HW: Hauswährung FW: Fremdwährung Vorschlag ablehnen oder Geschäftspartner- und Hauptbuchkonten, die Sie in einer Fremdwährung führen, führen einen Saldo in der jeweiligen Fremdwährung und einen Saldo in der Hauswährung mit.Der Saldo in der Hauswährung umfasst die Positionen in der Fremdwährung, die am Buchungstag oder zum Steuerdatum mithilfe der Kurse in der Wechselkurstabelle umgerechnet wurden. Das heißt, er basiert auf veralteten Wechselkursen. Zum Periodenabschluss müssen Sie den Fremdwährungssaldo daher mit dem Kurs des Abschlussstichtags bewerten. Wählen Sie hierzu Finanzwesen  Wechselkursdifferenzen. Nach Ausführung der Funktion wurde vom System eine Liste von Vorschlägen für Differenzbuchungen erzeugt. Sie können dann jeden Vorschlag einzeln annehmen oder ablehnen. Sie können Fremdwährungskonten und eine Fremdwährung auswählen sowie ein Ausführungsdatum angeben. Das System gibt standardmäßig die Wechselkursdifferenzen vor, die in den Feldern Realisierte Kursdiff. - Gewinn und Realisierte Kursdiff. - Verlust auf den Registerkarten Verkauf und Einkauf unter Administration  Definition  Finanzwesen  Kontenfindung Sachkonten definiert wurden. Im Feld Autom. Storno können Sie ein Datum eingeben, das in der Zukunft liegt. Dadurch können Sie diese Buchung zu einem späteren Zeitpunkt automatisch stornieren. Neben der Hauswährung wird parallel die Systemwährung geführt. Wenn die Hauswährung der Firma von der Systemwährung abweicht, können Kursdifferenzen entstehen. Diese können vom System automatisch ausgebucht werden. Dazu verwenden Sie die Funktion Umrechnungsdifferenzen unter Finanzwesen  Umrechnungsdifferenzen (analog zu den Wechselkursdifferenzen). Vorschlag annehmen und buchen Vorschläge aus Differenzbuchungen

22 Übung - Währungen Erfassen Sie eine Ausgangsrechnung für einen Kunden mit Fremdwährung. Prüfen Sie an folgenden Stellen die Währungsumrechnung: Feld „Preis“ Gesamtbetrag der Zeile Gesamtbetrag des Belegs Automatische Journalbuchung Kontensaldo des Kunden Erfassen Sie eine Ausgangsrechnung für einen Kunden mit Hauswährung. Geben Sie für den/die Artikel in der Rechnung den Stückpreis in der Fremdwährung ein. Prüfen Sie an folgenden Stellen die Berechnung: Legen Sie eine Gutschrift für die erste Ausgangsrechnung an. Prüfen Sie im Folgebelegassistenten die Optionen im Abschnitt Wechselkurs Zeile für Preise.

23 Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung
Initialisieren der Finanzbuchhaltung Thema 1: Steuersystem Thema 2: Währungen Thema 3: Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung

24 Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung: Themenziel
Nach Abschluss dieses Themas können Sie: die Kontinuierliche/nicht-kontinuierliche Bestandsführung im Implementierungsprozess definieren die Auswirkungen des in Ihrem Unternehmen definierten Lagerverwaltungssystems auf den Finanzbuchhaltungsprozess erläutern Beispiele für kontinuierliche/nicht-kontinuierliche Bestandsführung in SAP Business One nennen Weitere Informationen zu Lagerverwaltungssystemen finden Sie in den folgenden Leitfäden (How-To Guides): How to Set Up and Manage a Perpetual Inventory in 8.8  How to Set Up and Manage a Non-Perpetual Inventory in 8.8 

25 Lagerverwaltungssystem: Unternehmensszenario
Sie besprechen die Definition des Lagerverwaltungssystems mit Frau Schmidt: Frau Schmidt sagt, dass die Bestandsbewertung größtenteils anhand des gleitenden Durchschnitts berechnet wird. Sie fragt, wie sie das System am besten definieren soll, damit alle Artikel mithilfe des gleitenden Durchschnitts verarbeitet und die Werte automatisch berechnet werden. Frau Schmidt sagt, sie möchte die manuellen Korrekturen bei der Bestandsbewertung auf ein Minimum reduzieren. Sie richten eine kontinuierliche Bestandsführung ein.

26 Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung: Vertiefungsfrage
Wie unterscheiden sich kontinuierliche und nicht-kontinuierliche Bestandsführung? Was wird in Ihrer Lokalisierung üblicherweise verwendet? Wie wird der gleitende Durchschnitt berechnet?

27 Kontinuierliche Bestandsführung oder nicht-kontinuierliche Bestandsführung
Steuern Sie die Bestandsbewertung über die Einstellungen, die den örtlichen gesetzlichen Vorgaben entsprechen: Definieren Sie eine kontinuierliche Bestandsführung, die den Bestandswert automatisch steuert und sich entsprechend auf das Finanzsystem auswirkt. Alternative: Verwenden Sie eine nicht-kontinuierliche Bestandsführung, bei der Verkaufs-, Einkaufs-, Bestands- und Produktionstransaktionen Bestandstransaktionen anlegen und sich auf die Bestandsebenen auswirken, aber keine bestandsrelevanten Finanzbuchungen direkt im Hauptbuch generieren. Die kontinuierliche Bestandsführung berücksichtigt den Wert von Bestandsbuchungen in Form von Finanztransaktionen im Buchhaltungssystem. Solche Finanztransaktionen werden nur ausgeführt, wenn als Lagerartikel definierte Artikel in den Bestand eingehen oder aus ihm freigegeben werden.

28 Bestandstransaktionen
Kontinuierliche Bestandsführung - Beispiel für den Geldwert von Bestandsbuchungen Bestandstransaktionen Bestandskontensaldo Lager- artikel Wareneingang Ein Lagerartikel wird mit einem Bestandskonto verknüpft, das von früheren Transaktionen einen bestimmten Wert aufweist. Beim Kauf dieses Artikels erhöht sich der Saldo des Bestandskontos. Beim Verkauf dieses Artikels verringert sich der Saldo des Bestandskontos. Auf den nächsten Folien werden einige Aspekte einer kontinuierlichen Bestandsführung erläutert. Die Themen wurden teilweise bereits in TB1000 besprochen. Lieferung

29 Kontinuierliche Bestandsführung - Kontenfindung Sachkonten
Sachkonten festlegen nach Artikelebene # Lagercode Lagername Kontenarten 1 01 Allgemeines Lager 2 02 Streckengeschäft 3 03 Konsignation Konten manuell eingegeben Sachkonten festlegen nach Lager # Lagercode Lagername Kontenarten 1 01 Allgemeines Lager 2 02 Streckengeschäft 3 03 Konsignation Konten aus der Lagerdefinition Sachkonten festlegen nach Artikelgruppe # Lagercode Lagername Kontenarten 1 01 Allgemeines Lager 2 02 Streckengeschäft 3 03 Konsignation In den Artikelstammdaten definieren Sie die Sachkonten, die für die Finanztransaktionen verwendet werden sollen (dieser Aspekt wurde in TB1000 bereits detailliert beschrieben): Um die Kontenfindung zu vereinfachen, können Sie in jedem Artikelstammdatensatz angeben, dass die Konten von einer höheren Ebene abgerufen werden sollen: Lagerebene: In diesem Fall ruft das System die Konten automatisch aus der Lagerdefinition ab. Um die Konten in der Lagerdefinition zu verwalten, wählen Sie Administration  Definition  Lagerverwaltung  Lager und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Buchhaltung. Artikelgruppenebene: In diesem Fall ruft das System die Konten automatisch aus der Artikelgruppendefinition ab. Um die Konten in der Artikeldefinition zu verwalten, wählen Sie Administration  Definition  Lagerverwaltung  Artikelgruppen und klicken Sie auf die Registerkarte Buchhaltung. Artikelebene: Alle Sachkonten, die Sie auf Artikelebene definieren. Wählen Sie die Standardsachkontenmethode für neue Artikel: Administration Systeminitialisierung Allgemeine Einstellungen Bestand (Registerkarte) Artikel  Sachkonten festlegen nach (Feld). Sie können Standardkonten unter Administration  Definition  Finanzwesen  Kontenfindung Sachkonten definieren. Die Standardwerte gelten für alle Ebenen (Lagerebene, Artikelgruppenebene, Artikelebene). Konten aus der Artikelgruppendefinition

30 Kontinuierliche Bestandsführung - Bewertungsmethoden
In SAP Business One stehen Ihnen die folgenden drei Bewertungsmethoden zur Berechnung des Bestandswertes zur Verfügung : Gleitender Durchschnitt - Berechnet die Durchschnittskosten für den Artikel in jeder Verkaufs-, Einkaufs-, Bestands- und Produktionstransaktion. FIFIO - Berechnet den Bestandswert anhand der FIFO-Methode („First In First Out"). Dabei werden unabhängig vom tatsächlichen Warenfluss die zuerst eingekauften (bzw. produzierten) Waren zuerst verkauft. Standard - Berechnet den Bestandswert anhand eines Festpreises, der für alle Transaktionen verwendet wird. Gleitender Durchschnittspreis € First In First Out (FIFO) FIFO – Durch jede Bestandszugangstransaktion wird ein Mengenelement angelegt, das mit den entsprechenden Kosten verknüpft ist. Ein FIFO-Element definiert sich als die Menge eines Artikels in einem Lager mit einem bestimmten Kostenwert. In den Bestandsfreigabetransaktionen werden die Mengen und entsprechenden Kosten aus dem bzw. den ersten offenen Element(en) verwendet. Sie können eine Standardbewertungsmethode pro Artikelgruppe festlegen. Wählen Sie dazu Administration  Definition  Lagerverwaltung  Artikelgruppen  Allgemein (Registerkarte)  Standardbewertungsmethode (Feld). Jeder Artikel, den sie dieser Gruppe zuweisen, erhält automatisch diese Bewertungsmethode. Sie können die Standardbewertungsmethode für neu hinzugefügte Artikelgruppen angeben. Wählen Sie Administration  Systeminitialisierung Firmendetails  Basisinitialisierung (Registerkarte) Bewertungsmethode Artikelgruppen (Feld). Sie können festlegen, ob das System die Bestandspreisfindung für alle Lager durchführen oder jeweils einen eigenen Preis pro Lager berechnen soll. Wählen Sie Administration  Systeminitialisierung  Firmendetails und setzen Sie auf der Registerkarte Basisinitialisierung das Kennzeichen Artikelkosten je Lager verwalten. Standardpreis

31 FIFO - Beispiel Die Artikelkosten werden berechnet als die Kosten der ältesten vorrätigen Einheit. Die Artikelkosten werden für jeden Artikel in Elementen verwaltet. Einkauf 5 Einheiten zum Stückpreis von 100 einkaufen Bestandswert = 500 Einkauf 5 Einheiten zum Stückpreis von 200 einkaufen Bestandswert = 1500 Verkauf 7 Einheiten zum Verkaufspreis von 300 verkaufen Selbstkosten Gesamt = 900 (5 x 100 + 2 x 200) Neuer Bestandswert 600 Durch jede Bestandszugangstransaktion wird ein Mengenelement angelegt, das mit den entsprechenden Kosten verknüpft ist. In den Bestandsfreigabetransaktionen werden die Mengen und entsprechenden Kosten aus dem bzw. den ersten offenen Elementen verwendet.

32 Standardkosten - Beispiel
Die Stückkosten werden manuell beim Definieren des Artikels ermittelt. Abweichungen aufgrund unterschiedlicher Einkaufspreisen werden auf einem Abweichungskonto erfasst, ohne dass die Stückkosten beeinflusst werden. Einkauf Stückkosten manuell festlegen als 100 5 Einheiten zum Stückpreis von 100 einkaufen Bestandswert = 500 Einkauf 5 Einheiten zum Stückpreis von 200 einkaufen Aktuelle Stückkosten = 100 Neuer Bestandswert = 1000 (Abweichung = 500) Verkauf 7 Einheiten zum Verkaufspreis von 300 verkaufen Aktuelle Stückkosten = 100 Selbstkosten Gesamt = 700 Neuer Bestandswert 300

33 Gleitender Durchschnitt - Beispiel
Zur Berechnung des gleitenden Durchschnitts wird der gesamte Bestandswert durch die gesamte verfügbare Bestandsmenge dividiert. Einkauf 5 Einheiten zum Stückpreis von 100 einkaufen Stückkosten = 100 Bestandswert = 500 Einkauf 5 Einheiten zum Stückpreis von 200 einkaufen Aktuelle Stückkosten = 150 Neuer Bestandswert = 1500 Verkauf 7 Einheiten zum Verkaufspreis von 300 verkaufen Aktuelle Stückkosten = 150 Selbstkosten Gesamt = 1050 Neuer Bestandswert 450

34 Kontinuierliche Bestandsführung - Definitionen und Aktualisierungen:
Die kontinuierliche Bestandsführung sollten Sie während der Basisinitialisierung festlegen, bevor Sie Transaktionen buchen. Wenn Sie diese auswählen spiegelt sich jede Bestandsartikeltransaktion auch in den bestandsrelevanten Sachkonten wider. Bei Verwendung der kontinuierlichen Bestandsführung können Sie in SAP Business One: die Standardbewertungsmethode für neu hinzugefügte Artikelgruppen festlegen eine Standardbewertungsmethode pro Artikelgruppe festlegen die Standardsachkontenmethode für neue Artikel festlegen drei Bewertungsmethoden im gleichen Unternehmen verwalten eine bestimmte Bewertungs- bzw. eine Sachkontenmethode für jeden einzelnen Artikel auswählen die Bewertungsmethode Ihrer Artikel global aktualisieren die berechneten Artikelkosten ggf. für jeden Artikel aktualisieren Kontinuierliche Bestandsführung festlegen - Administration  Systeminitialisierung Firmendetails  Basisinitialisierung (Registerkarte) Kontinuierliche Bestandsführung verwenden (Option). Hinweis: Nach der Buchung der ersten Bestandstransaktion wird diese Option deaktiviert und Sie können ihren Status nicht mehr ändern. Bewertungsmethoden aktualisieren: In SAP Business One können Sie die Bewertungsmethode eines Artikels ändern. Dies ist jedoch nur möglich, solange der Artikel noch nicht mit einem offenen Beleg verknüpft ist und die Bestandsmenge gleich null ist. Die Bewertungsmethode Ihrer Artikel können Sie in den Fenstern Bestandsbewertungsmethode und Bewertungsmethode aktualisieren. Im Fenster Artikelstammdaten können Sie die Bewertungsmethode einzelner Artikel manuell ändern. Berechnete Artikelkosten für einzelne Artikel ändern - Wählen Sie Lagerverwaltung  Bestandstransaktionen  Bestandsneubewertung , um Bestandswerte neu zu bewerten.

35 Bestandsprüfungsbericht
Bestandsprüfungsberichte generieren: Der Bestandsprüfungsbericht erstellt ein Protokoll zu den gebuchten Bestandstransaktionen im Kontenplan. Mit diesem Bericht können Sie die Buchhaltungs- (Bestandssaldenkonto) und die Logistikansicht (der im Prüfungsbericht angezeigte Bestandswert) miteinander vergleichen. Der Bericht liefert Erklärungen für veränderte Werte in den Bestandskonten. In diesem Bericht werden die Artikelkosten nicht neu berechnet, sondern es werden lediglich die Informationen aus der Datenbank angezeigt. Darüber hinaus werden nur bestandsrelevante Transaktionen aufgeführt. Transaktionen für nicht lagerhaltige Artikeln oder Lagertransaktionen für Streckengeschäfte werden nicht berücksichtigt. Hinweis: Der Bestandsprüfungsbericht ist nur für Unternehmen verfügbar, die mit kontinuierlicher Bestandsführung arbeiten. What-If-Szenarios können Sie mithilfe des Bestandsbewertungs-Simulationsberichts anlegen.

36 Artikelkosten * Menge = Gesamtwert
Wertberechnung - Bestandsprozess Wiederholung aus Lektion 1: Standardfinanzprozesse Bestellung Eingangsrechnung Wareneingang Soll Haben Verrechnungskto 1000 Bestandskto 100 * 10 = 1000 Stückpreis * Menge = Gesamtwert Artikelkosten Einkaufspreisliste = 100 Berechneter Wert = 90 Wiederverkäuferpreisliste = 110 Einzelhandelspreisliste = 120 Angebot Kundenauftrag Ausgangsrechnung Lieferung Gehen wir noch einmal einen Schritt zurück, zum Wareneingang, den Helmut aufgrund des Liefereingangs erfasst hat. Angenommen, das Unternehmen arbeitet mit der kontinuierlichen Bestandsführung, wird bei jeder Bestandstransaktion automatisch der Artikelkostenwert berechnet. Als Helmut den Wareneingang in SAP Business One erfasst hat, hat sich der Wert aus der Einkaufspreisliste (100 pro Einheit) auf den Stückpreis im Wareneingang sowie auf den Artikelkostenwert ausgewirkt. Der Artikelkostenwert wird automatisch im Hintergrund berechnet. Dabei ist entscheidend, welche Bewertungsmethode für den Artikel gewählt wurde (Gleitender Durchschnitt, FIFO, Standard). Nach dem Wareneingang wurde ein Artikelkostenwert von 90 berechnet. Helmut hat als Menge für die tragbaren MP3-Player 10 eingegeben. Der Gesamtwert der durch den Wareneingang angelegten Journalbuchung beträgt also In gleicher Höhe werden auch Soll- und Habenbeträge auf die Standardbestandskonten gebucht. Die an den Kunden versendete Lieferung ist mit einer Journalbuchung in Höhe von 360 verknüpft. Diese ergibt sich aus der Artikelmenge 4 multipliziert mit dem aktuellen Artikelkostenwert (90). Zur Erinnerung: Der Gesamtwert der Rechnung für diese Lieferung beträgt 440. Die Berechnung dieses Wertes basiert auf der in den Kundenstammdaten als Standardpreisliste definierten Wiederverkäuferpreisliste und dem dort erfassten Preis (110). Soll Haben Selbstkostenkto 360 Bestandskto 90 * 4 = 360 Artikelkosten * Menge = Gesamtwert

37 Übung - Kontinuierliche Bestandsführung

38 Nicht-kontinuierliche Bestandsführung
Die nicht-kontinuierliche Bestandsführung ist ein Lagerverwaltungssystem, bei dem die Bestandskosten nicht kontinuierlich verwaltet werden: Bei der nicht-kontinuierlichen Bestandsführung geben Verkaufs-, Einkaufs-, Bestands- und Produktionstransaktionen zwar die Bestandshöhen wieder, generieren aber keine direkten, bestandsrelevanten Finanzbuchungen im Hauptbuch. Der Bestandswert eines Unternehmens wird daher nicht bei jeder Bestandsfreigabe und jedem Bestandszugang neu bewertet. Stattdessen wird der Bestandskontensaldo einmal pro Buchungsperiode oder nach einer Inventur durch eine manuelle Journalbuchung aktualisiert. Bei SAP Business One spielt der Bestandsbewertungsbericht für die nicht-kontinuierliche Bestandsführung eine zentrale Rolle. Um zu einem beliebigen Zeitpunkt den Bestandswert zu berechnen, müssen Sie den Bestandsbewertungsbericht ausführen. Mit diesem erhalten Sie eine aktuelle Bewertung des vorhandenen Bestands und können What-If-Szenarios anlegen. Die nicht-kontinuierliche Bestandsführung sollten Sie während der Basisinitialisierung festlegen, bevor Sie Transaktionen buchen. Sobald Transaktionen gebucht sind, können Sie das Bestandsführungssystem für das betreffende Unternehmen nicht mehr ändern. Hinweis: Die folgenden Länder verwenden standardmäßig die nicht-kontinuierliche Bestandsführung: Deutschland, Israel, Italien, Panama, Südafrika und die Schweiz. Bei der italienischen Lokalisierung können Sie gleichzeitig die nicht-kontinuierliche Bestandsführung und das Buchungssystem der Einkaufskonten verwenden.

39 Initialisieren der Finanzbuchhaltung: Zusammenfassung der Lektion
Wichtige Begriffe: Steuersystem: Steuerprozess - Europa  Steuerkennzeichen Steuerprozess - USA  Steuerkennzeichen, Gerichtsbarkeiten Währungen: Unternehmensebene: Hauswährung Systemwährung GP- und Sachkontowährung: Festgelegte Fremdwährung Alle Währungen Kontinuierliche Bestandsführung/nicht-kontinuierliche Bestandsführung: Bestandsbuchungen Finanztransaktionen Die drei Bewertungsmethoden zur Berechnung des Bestandswertes: Gleitender Durchschnitt Standard FIFO