Phase/Projekt abschließen

Präsentation zum Thema: "Phase/Projekt abschließen"—  Präsentation transkript:

1 Phase/Projekt abschließen
Modul Phase/Projekt abschließen Benutzte Quellen: Bernd Hilgenberg, Der Projektabschluss – Teil 1 und 2, Projektmagazin 17/00,18/00 ITB Project Guide, Daimler-Chrysler ( Hedwig Kellner, Die Kunst, DV-Projekte zum Erfolg zu führen, Hanser1994 Gisela Müller, Lessons Learned – Aus Fehlern in Projekten lernen, Projektmagazin 10/02

2 Wozu ist ein formeller Phasenabschluss gut?
Der geordnete Phasenabschluss dient folgenden Zielen: Dokumentation des Projektstatus (analog dem Statusbericht gegliedert, d. h. Termine, Budgetstand, Personalsituation) Zusammenstellung aller in der Phase erarbeiteter und abgenommener Ergebnisse Dokumentation der in der Phase aufgetretenden Probleme (Übersicht) Erstellung einer aktualisierten Planung mit detaillierter Planung der Folgephase als Voraussetzung für die Freigabe Die erarbeiteten Ergebnisse werden im Phasenabschlussbericht zusammen gefasst. Die Dokumentation der Endprodukte der Phase ist als Anlage beizulegen.

3 Wozu ist ein (formeller) Projektabschluss gut?
Der geordnete Projektabschluss dient verschiedenen Zielen: Überleitung des während des Projekts entstandenen Produkts in die Betreuungsphase. Der Projektabschluss ist das offizielle Projektende. Die Projektorganisation wird aufgelöst, die Beteiligten übernehmen neue Aufgaben – entweder in einem anderen Projekt oder in der Linie. Künftige Projekte werden nur dann besser laufen, wenn aus den Fehlern des abgeschlossenen Projekts gelernt wird. Außerdem hilft die Erfahrungssicherung, die Basis für künftige Aufwandsschätzungen zu verbessern. Während der oft hektischen und stressigen Abwicklung von Projekten entstehen häufig latente Konflikte zwischen Projektbeteiligten. Der Projektabschluss ist der späteste Zeitpunkt, um diese evtl. entstandenen Risse wieder zu „kitten“.

4 Projektabschluss - Inhalte
Der Projektabschluss gliedert sich grob in zwei Teile: Formaler Abschluss des Projekts Abschluss der Projektdokumentation Erstellung des Abschlussberichts Abschlusspräsentation Abnahme des Projekts durch den Auftraggeber Übergabe der Verantwortung für die Projektergebnisse Freigabe der Projektmitglieder/-ressourcen Projektaufbereitung Nachkalkulation Nachbetrachtung (Projekt-Review) Projektauflösung – der Final Event Projektaudit (optional)

5 Dokumentation abschließen
Der Traum von der papierlosen Arbeit ist leider noch weit entfernt Während eines Projekts wird viel Papier bzw. viele Dateien erzeugt. Diese Arbeitsergebnisse gilt es zum Abschluss des Projekts zu ordnen, zu archivieren und verfügbar zu machen. Viele Projektunterlagen sind im Laufe des Projekts veraltet bzw. immer noch unvollständig. Damit sich nach Abschluss des Projekts auch Projektfremde in diesen Unterlagen zurecht finden (z. B. andere Projektleiter, die etwas lernen wollen oder Auditoren, die die Einhaltung der Regeln überprüfen), muss hier rigoros „ausgemistet“ werden. Die korrekte Archivierung der Projektunterlagen ist besonders wichtig, wenn Sie als externer Berater in einem Projekt tätig sind. Bei eventuellen Rückfragen zum Projekt oder bei Fragen der Haftung sind diese Unterlagen sehr wertvoll für Sie. Zum Schluss bietet es sich an, alle relevanten Unterlagen auf eine CD zu brennen und damit kompakt zu archivieren. (Achtung: Originalverträge u.ä. müssen auch in Papierform aufbewahrt werden). Dabei muss allerdings berücksichtigt werden, dass Datenträger heute manchmal schnell veralten und dann u. U. nicht mehr lesbar sind.

6 Projektabschlussbericht
Dieser Bericht fasst die Projektergebnisse zusammen vergleicht das Ergebnis mit dem Budget und den geplanten Baselines analysiert den Projekterfolg und Folgeaktivitäten gibt Empfehlungen für zukünftige Verbesserungen fasst noch offene Punkte und Anforderungen zusammen Der Aufbau kann wie folgt sein: Zusammenfassung der Projektergebnisse Plan vs. Ist Projekt-Erfolg Projekt-Unzulänglichkeiten Zukünftige Verbesserungen Offene Punkte / Erweiterungen Sonstiges

7 Abschlusspräsentation
Zu jedem erfolgreichen Projekt gehört eine Abschlusspräsentation. Zielgruppe sind der Auftraggeber und die Mitglieder des Lenkungsausschusses. Über die Teilnahme weiterer Personen entscheidet der Auftraggeber. Primäres Ziel: Die Projektabnahme Senden Sie bei der Einladung an die Teilnehmer unbedingt vorab eine Agenda. Zusätzlich zu den Themen müssen dort Ihre Ziele klar definiert sein. Neben einer erfolgreichen Präsentation sollte Ihr primäres Ziel sein, nach der Abschlusspräsentation möglichst kurzfristig eine Projektabnahme zu erhalten. Geben Sie sich aber keinen Illusionen hin. Zum Ende des Präsentationstermins werden Sie diese Abnahme sicher nicht erhalten. Hier wird sich Ihr Auftraggeber etwas Zeit lassen. Versuchen Sie allerdings einen definitiven Termin von ihm zu bekommen, der im Protokoll der Sitzung festgehalten wird. Inhalt der Präsentation ist der Projektstatus und die Ergebnisse (vgl. Abschlussbericht) Nehmen Sie diese Abschlusspräsentation ernst, denn sie ist ein wichtiges Marketinginstrument. Eine schlechte Abschlusspräsentation schmälert maßgeblich den Erfolg des Projekts und damit auch das Ansehen, was Sie und Ihre Arbeit genießen werden. Die Präsentation ist in hohem Maße meinungsbildend und hat einen sehr politischen Charakter.

8 Abnahme des Projekts durch den Auftraggeber
Bei der Unterschiedlichkeit von Projekten ist eine allgemeingültige Aussage darüber wie die Abnahme eines Projekts vorgenommen wird schwierig. Im Baugewerbe wird z. B. mit einer Begehung die Abnahme des Bauprojekts durchgeführt. Bei einem IT-Projekt ist ein wesent- Liches Element der Abnahme der erfolgreiche Abschluss des Akzeptanztests. Ganz egal wie die Abnahme zum Ende des Projekts erfolgt, zwei Dinge sind bei allen Projekten gleich: Zu Beginn des Projekts muss genau definiert werden, wie die Abnahme erfolgen soll Zum Ende des Projekts muss die Abnahme erfolgen, um das Projekt formal zu beenden.

9 Übergabe der Verantwortung für die Projektergebnisse
Die Verantwortung für die Projektergebnisse ist an die zuständige Organisationseinheit zu übergeben. Wenn das Projektergebnis nur innerhalb einer Organisation intern benutzt wird, wird die Verantwortung an den Sponsor oder das Management, das für den Abschluss und für die Initiierung weiterer Folge-Projekte verantwortlich ist, übergeben. Wenn das Projektergebnis ein operatives ist und durch den Benutzer anzuwenden ist, wird die Verantwortung normalerweise an die Benutzergruppe übergeben, die für die Anwendung verantwortlich ist.

10 Freigeben der Ressourcen
Mit Abschluss des Projekts werden die dem Projekt zugeordneten Ressourcen für andere Projekte frei. Beugen Sie jedoch unbedingt einem vorzeitigen Abzug der Ressourcen vor! Es mag sich zwar sehr formalistisch anhören, Ressourcen am Ende eines Projekts wieder frei zu geben. Gerade bei den Abschlussarbeiten kommt es aber immer wieder vor, dass der Projektleiter später allein dasteht und wegen der Masse der noch zu leistenden Arbeiten das Projekt nicht korrekt zum Abschluss bringen kann. Die Projektgruppe sollte sich also erst nach vollbrachter Arbeit auflösen. Neben den Projektmitgliedern stehen dem Projekt auch Räumlichkeiten und Arbeitsmittel zur Verfügung. Auch diese Ressourcen sollten erst nach der Freigabe durch den Projektleiter anderweitig genutzt werden.

11 Nachkalkulation Jedes Projekt ist mit einem Budget ausgestattet, das natürlich möglichst nicht überschritten werden soll. Meist ist das Budget eines Projekts jedoch restlos aufgebraucht bzw. mehrfach überschritten. Um das finanzielle Ergebnis des Projekts beurteilen zu können, muss eine Nachkalkulation durchgeführt werden. Mit Hilfe der Nachkalkulation können Sie feststellen, ob Sie für die einzelnen Aufgaben, Teilbereiche und Ressourcen die richtigen Annahmen getroffen haben. Diese Erkenntnisse sollten mit in die Projekt-Nachbetrachtung (Projekt-Review) einfließen. Für viele Projekte wird keine Nachkalkulation durchgeführt. Dies hat unterschiedliche Gründe: Bei manchen Projekten wird bewusst die Frage nach den Kosten nicht gestellt. Dies sind zumeist Projekte mit hohem politischen Charakter. Bei diesen Projekten hat neben Ihnen als Projektleiter auch der Auftraggeber ein großes Interesse, Ihr Projekt in einem positiven Licht darzustellen. Kostenbetrachtungen stören in diesem Falle nur. Neben dieser Variante gibt es auch das, was man als den Normalfall bezeichnen könnte. Das Projekt ist beendet und man geht auseinander. Falls vom Budget noch etwas übrig ist, wird dies einer anderen Kostenstelle zur Verfügung gestellt. Die Frage aber, was es genau gekostet hat und ob es sich damit überhaupt gelohnt hat, ist nicht beantwortet.

12 Nachbetrachtung (Projekt-Review)
Dies ist der Schritt, der aus einem Projektleiter einen Spitzenkönner macht: Bei Abschluss eines Projekts sollte der Projektleiter mit dem Team eine Rückschau durchführen, in der noch einmal bewusst darauf eingegangen wird, wie das abgeschlossenen Projekt gelaufen ist und welche Erfahrungen für die Zukunft draus abgeleitet werden sollen. In der Rückschau geht es nicht darum, noch einmal „Schmutz aufzuwirbeln“ über den glücklich Gras gewachsen ist oder „Schuldige“ für Pannen zu suchen. Es geht auch nicht darum, sich gegenseitig den Spaß am Erfolg zu verderben. Ziel der Rückschau ist es, das Vergangene kritisch zu betrachten und daraus für die Zukunft abzuleiten, wie es noch besser gemacht werden kann. Die Rückschau kann z. B. wie folgt gegliedert werden: 1. Produkt 2. Projekt 3. Beteiligte Der Vertreter des Projektbüros nimmt an der Rückschau teil, um heraus zu finden, welche Erfahrungen über das Einzelprojekt hinaus Bedeutung haben und allen zur Verfügung gestellt werden sollten. Quelle für diese und die folgenden 3 Folien: H. Kellner, Die Kunst, DV-Projekte zum Erfolg zu führen, Hanser 1994

13 Was leistet das Produkt und was sollte es leisten?
Ziele: Waren die Ziele klar? Ab wann waren sie messbar? Hatte jeder die Ziele verstanden? Welche Ziele wurden nicht erreicht? Über die Erreichung welcher Ziele wurde im Nachhinein diskutiert? Anforderungen: Welche Unklarheiten gab es um den Funktionsumfang des Produktes zwischen Benutzern, dem Auftraggeber und den Entwicklern? Wie wurden die Anforderungen dokumentiert? Welche Anforderungen an die Funktionalität wurden (warum?) im Verlauf der Arbeit geändert? Qualität: Wie wurden die Qualitätskriterien definiert und dokumentiert? Wie wurde die Erreichung der Qualität organisiert und kontrolliert? Welche Qualitätsmängel wurden festgestellt? Wann wurden Mängel festgestellt? Über welche Qualitätskriterien wurde im Nachhinein diskutiert? Wie hoch war der Aufwand für die Sicherung der Qualität und für die Behebung von Mängeln?

14 Wie kam es zu den Vereinbarungen von Terminen und Budget?
Wie wurde geschätzt und geplant? Wie wurden Termine und Budget eingehalten? Projektparameter: Wie kam es zu den Vereinbarungen von Terminen und Budget? Auf welcher Grundlage wurde geschätzt? Wie wurden die Limits eingehalten? Wann wurden Abweichungen zuerst bemerkt? Wie wurden die Ursachen für Abweichungen untersucht? Wie und mit welchem Erfolg wurde steuernd eingegriffen? Wie viel Prozent der Zeit und des Budgets wurden wofür gebraucht? Welche Abweichungen von Termin- und Kostenplänen gab es durch nachträgliche Änderungen?

15 Wie war und ist die Zufriedenheit aller Projektbeteiligter?
Auftraggeber und Benutzer: Welche Missverständnisse gab es, und wann wurden sie ersichtlich? Was waren die Folgen von Missverständnissen? Wie effektiv war das Informations- und Berichtswesen? Wie war die menschliche Zusammenarbeit? Gab es Unstimmigkeiten zwischen den Benutzern und Auftraggeber? War das Projekt davon betroffen? Wie war die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber, Projektteam und Management? Wie und warum wurde vom Management eingegriffen? Team: Wie war die menschliche Zusammenarbeit im Team? Gab es Ausstiegswünsche? Was waren die Gründe? Wie war die Zusammenarbeit zwischen den Benutzern und den Entwicklern? Wie war die Zusammenarbeit zwischen dem Team und dem Projektleiter? Wusste immer jedes Mitglied, worum es ging und was persönlich erwartet wurde? Externe Partner: Wurden Informationen über Aus- und Einwirkungen rechtzeitig gegeben? Wie war die Termintreue? Wurden Zusagen eingehalten? Wurden Produkte und Leistungen wie vereinbart geliefert? Mit welchen Herstellern, Lieferanten und Servicestellen gab es Probleme? Welche? Warum?

16 Projektauflösung – der Final Event
Nach erfolgreichem Abschluss eines Projekts sollte gebührend gefeiert werden. Deshalb ist Der Final Event z. B. in form eines gemeinsamen Abendessens mit allen Beteiligten ein Wichtiger und notwendiger Teil des Projekts. Alle Projektmitglieder waren während des Projekts hohem Belastungen ausgesetzt. Dies anzuerkennen soll Aufgabe solch einer gemeinsamen Feier sein.

17 Projektaudit Leider stellen sich nur wenige Unternehmen nach Projektende (z. B. 6 – 12 Monate später) die folgenden Fragen: Hat das Projekt den Erfolg gebracht, der erwartet wurde? Bringt das Produkt in seinem Einsatz den Nutzen, der in der Kosten-Nutzenanalyse mit ausschlaggebend für die Entscheidung zur Projektdurchführung war? Gründe: Projektnachkalkulationen sind überflüssig. Es sei doch „verschüttete Milch“. Nutzen erreicht oder nicht, ändern lässt sich doch nichts mehr. Es ist viel zukunftsorientierter, nicht in der Vergangenheit zu wühlen, sondern nach vorne zu blicken. Aber: Auch aus verschütteter Milch lässt sich etwas lernen: In Zukunft wird der Topf besser festgehalten und nicht mehr an der Tischkante abgestellt.

18 Projektaudit: Funktionalität und Qualität
Prüfung der Funktionalität des Produktes und seiner Brauchbarkeit Kann es das, was es soll? Lässt sich damit so effizient arbeiten, wie vorgesehen war? Ist es zuverlässig? Wird es akzeptiert und so eingesetzt, wie geplant? Prüfung der Qualität Haben sich nachträglich Mängel gezeigt, die bei der Einführung noch nicht sichtbar waren? Hat sich das Produkt als wartungsfreundlich erwiesen? Waren die Qualitätserwartungen angemessen? Waren die Maßnahmen zur Qualitätssicherung auf Dauer erfolgreich?

19 Projektaudit: Nutzen und Strategie
Prüfung des Nutzens Welchen messbaren und welchen nicht eindeutig messbaren Nutzen bringt das Produkt? (Einsparungen, Effizienz, Imageverbesserungen, gesteigerte Zufriedenheit etc.) Was verbraucht es an Betriebskosten? Wie ist das Verhältnis von Verbrauch und Nutzen? Wie ist das Verhältnis von erwartetem und von erreichtem Nutzen? Würde – mit dem jetzigen Wissen um den erreichten Erfolg- heute wieder die Entscheidung für das Projekt fallen? Falls das Produkt in seinem Nutzen enttäuscht hat: Was sind die Ursachen? Was sollte in Zukunft anders gemacht werden? Strategische Prüfung Gibt es bereits Ansätze für Erweiterungen und Änderungen ín der Funktionalität? Muss das Produkt in absehbarer Zeit in einer veränderten Umwelt (z. B. neue Rechner) eingesetzt werden? Gibt es bereits Hinweise auf eine Ablösung des Produkts? Welche Lebensdauer ist zu erwarten?

20 Fazit Damit endet dieser Kurs. Es gibt noch viel zu sagen zum Thema Projektmanagement. Aber hier sind unsere Zeit und unser Budget zu Ende. Ich hoffe, es hat Ihnen ein wenig Spaß gemacht, so wie es mir Spaß gemacht hat, mit Ihnen zusammen zu arbeiten. Ich wünsche Ihnen alles Gute zunächst für die Klausur und dann für Ihre weitere Zukunft.