Statistik-Tool für Bildungsträger

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1 Statistik-Tool für Bildungsträger
- Hubert Schierl - T (0) Statistik-Tool für Bildungsträger Excel – Applikation vhs-Vaterstetten - Hubert Schierl Stand: statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)

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Einsatzgebiet Bildungsträger in der Erwachsenen- und Jugendbildung Volkshochschulen 2 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

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Zielsetzung Controlling Entwicklung der Einrichtung, Fachbereichen, Unterfachbereichen Auswertung als „Blitzlicht“ Auswertung als Semestervergleich Entwicklung innerhalb eines Semesters Darstellung in Zahlen und Diagrammen Auswertungen auch kalenderjahrweise Benchmarking von vhsen 3 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

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Voraussetzung Einsatz einer Branchensoftware die in der Lage ist, Daten hinsichtlich bestimmter Kriterien (Filter) zu exportieren. Zum Beispiel: winBasys; sqlBasis (Kufersoftware); Lissy; Fischer-Software in Vorbereitung ExcelXP, Excel2003 oder Excel2007 4 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

5 Greift das Tool in den eigenen Datenbestand ein?
NEIN! Es bereitet den exportierten Datenbestand aus und analysiert diesen Eigene, benutzerdefinierte Analysen sind darüber hinaus möglich 5 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

6 Auswertungsmöglichkeiten
Standardauswertungen Individuelle Auswertungen (erfordert entsprechende Excelkenntnisse) Fehlerprotokolle Erstellung von Benchmarking-Kennzahlen des bvv ToDo-Listen Kursbezogene Listen mit dem ListGenerator 6 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

7 Standardauswertungen
Interpretation der Kursnummer in Bezug zu definierten Fachbereichen Grobe Auswertung Feine Auswertung (für Unterfachbereiche) Interpretation dvv/bvv-Statistik in Bezug zu den definierten Fachbereichen 7 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

8 Standard-Indikatoren
Stand der Anmeldungen Kursanzahl mit Ausfallquote Gebühren Unterrichtseinheiten Teilnehmer-Doppelstunden Kursbezogene Ausgaben Deckungsbeitrag 8 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

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bvv-Indikatoren Siehe Standard-Indikatoren Innovationsrate Kursraumauslastung Personalkosten pro Doppelstunde Alle Indikatoren sind als Gesamtschau, Fachbereichs- und Mitarbeiterbezogen dargestellt oder als Vergleich zwischen Semestern darstellbar 9 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

10 Finanzcontrolling Kalenderjahr
Das Exceltool gibt folgende Indikatoren kalenderjährlich aus: Einnahmen Ausgaben DB1 Weitere Indikatoren (Anmeldungen, UEs, etc. können ebenfalls sehr schnell manuell angezeigt werden 10 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

11 Finanzcontrolling Kalenderjahr
Nach Quartalen Nach Monaten 11 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

12 Wieviele Kenntnisse muss ich mitbringen?
Keine besonderen Auswertungen über die Standard-Auswertungen hinaus erfordern spezielle Excelkenntnisse (Umgang mit Pivot-Tabellen: ca. 4 Std. Seminar) 12 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

13 Kurdaten-Export am Beispiel Kufer
Der Kursdatenexport läuft auf der Basis eines vordefinierten Exportfilters. Dieser wird bei der Installation mitgeliefert. statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

14 Kurdaten-Export am Beispiel Kufer
Aufruf statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

15 Kurdaten-Export am Beispiel Kufer
Kursauswahl (i.d.R. EIN Semester) statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

16 Kurdaten-Export am Beispiel Kufer
Exportfilter auswählen Dateiname (Semkennung_JJJJMMTT.dbf) statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

17 Kurdaten-Export am Beispiel Kufer
Export läuft… statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

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Kurdaten-Export TIPP Die Exporte sollten regelmäßig mind. 1x wöchentlich immer am gleichen Wochentag durchgeführt werden. In der Einschreibezeit (über ca. 2 Wochen hinweg täglich). WARUM? Kursdatenexporte sind „Momentaufnahmen“ zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Momentaufnahmen verschiedener Semester können verglichen werden und Tendenzen eindeutig abgelesen werden. Z.B. Wenn entsprechend die Exporte vorhanden sind: Herbstsemester 2006 / 2007 / 2008 exakt drei Wochen nach den jeweiligen Kursbeginnen vergleichend auswerten. statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

19 Individuelle Auswertungen
Prinzipiell können ALLE! exportierten Datenfelder der Datenbank aus der Branchensoftware ausgewertet werden. Beispiele: Verlaufskennziffern, freiwählbare Eingabefelder (Kufer), Raumdaten, u.v.a. 19 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

20 Beispiele aus der Praxis für individuelle Auswertungen
Voraussetzung: die Kurse müssen an einem exportierbaren Feld gekennzeichnet sein: Kooperationen mit Nachbar-VHSen oder anderen Institutionen Kurkarte Krankenkassenkursen Kinderkurse Seniorenkurse Veranstaltungsarten Auswertungen für Gebäude oder Raum Rankingtabellen (Dozenten, Deckungbeiträge, etc.) u.v.m. 20 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

21 Schnelle Lösungen für Praxisnahe Probleme
Angenommen ein vollgeplanter Gesundheitsraum geht an die Schule – in der man Gast ist – verloren In wenigen Minuten lassen sich mit dem Tool Aussagen darüber machen, wie viel Teilnehmer, Kurse, und Dozenten davon betroffen sind. Wie viel UE; TN+UE; Einnahmen etc. davon bedroht sind. Das Tool erstellt eine vorzeigbare Tabelle mit den zugehörigen Diagrammen 21 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

22 Beispiel Semesterauswertung HPM & Fachbereichsbezogen – Anzahl der Anmeldungen
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23 Beispiel Semesterauswertung HPM & Fachbereichsbezogen – Anzahl der Kurse m. Ausfallquote
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24 Beispiel Semesterauswertung für einen HPM & feine Fachbereichsauswertung (Anmeldungen)
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25 Beispiel Semestervergleiche für einen HPM & feine Fachbereichsauswertung (Entwicklung von Anmeldungen für ausgewählte Unterfachbereiche) 25 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

26 Beispiel bvv-Kennzahlen Gesamt- auswertung
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27 Wozu ein Fehlerprotokoll
Vor Abgabe eines geplanten Semesters an den Layouter/Drucker kann man allen Beteiligten das Leben erheblich erleichtern, wenn relevante Kursdaten automatisch geprüft werden. Die Qualität kann damit gesteigert werden 27 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

28 Indikatoren für das Fehlerprotokoll
Abfrage auf Plausibilität b.z.w. Vorhandensein von Einträgen Beginndatum? Raumplanung durchgeführt? Konten- und Kostenstellen eingetragen? Zuständigkeit eingetragen? Dozent eingetragen? bvv/dvv-Statistik eingetragen? u.v.m. 28 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

29 Beispiel Fehlerprotokoll
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30 Wie arbeitet das Tool: Fehlerprotokoll
Es stellt nur die mit Fehlern behafteten Kurse in einer Tabelle dar und markiert das Fehlende b.z.w. Falsche 30 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

31 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
ToDo-Listen für HMPs Das Tool kann genutzt werden um automatisch ToDo-Listen zu generieren Output ist: Absage gefährdete Kurse Kurse die über Presse beworben werden sollten Kurse mit Warteliste 31 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

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ToDo-Listen für HMPs Das Tool kann genutzt werden um automatisch ToDo-Listen zu generieren Input ist: HPM-Namenskürzel Startdatum Zeitfenster Pressevorgabe 32 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

33 33 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)
ToDo-Lisen für HMPs 33 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

34 Der Listgenerator 34 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)
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35 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Der Listgenerator …wurde im März 2008 auf Wunsch von Anregungen der Anwender eingearbeitet Zielsetzung sind: Kursbezogene Listen Basis: Excel-Spezialfilter für vordefinierte oder schnell neu definierte Listen statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

36 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Der Listgenerator Liste der exportierten Felder (Feld kann auch einfach eingetippt, aus ausgewählt werden) oder und statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

37 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)
Der Listgenerator Die Ausgabefelder werden im Ausgabebereich genauso wie im Filterbereich definiert… statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

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Der Listgenerator statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

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Der Listgenerator Die Listendefinitionen können abgespeichert und wieder aufgerufen werden statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

40 Wozu einen Listgenerator?
Schnelle Filter - und Ausgabedefinitionen Speichern und Rückspeichern der Definitionen Sehr schnelle Listenerstellung Einfache Handhabung statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

41 Der Listgenerator eignet sich für…
Komplexe, selten genutzte benutzerdefinierte kursbezogenen Listen Immer wiederkehrende kursbezogene Listen lassen sich schnell erstellen. Filter- und Listeausgabe lassen sich leicht abspeichern und wieder aufrufen. Beispiele (mit entsprechenden Hinterlegungen): Was beginnt in einem Raum/Gebäude am Vormittag Liste von Kursen mit Anmeldungen die in Kooperation angeboten werden Liste von Kursen für's Wochenende mit Notizen für Schließdienst/Hausmeister u.v.m. statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

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Referenzen Das Tool haben folgende Institution im Einsatz (Stand März. 2008): Bayr. Volkshochschulverband vhs-Vaterstetten vhs-Rosenheim vhs-Prien vhs-Neubiberg/Ottobrunn vhs-Mühldorf vhs-Kitzingen vhs-Starnberger See vhs-Grafing vhs-Dachau vhs-Unterhaching vhs-Taufkirchen vhs-Sauerlach vhs-Garmisch vhs-Lkr. Regensburg Darüber hinaus gibt es zahlreiche Anfragen. 42 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

43 Kann das Tool an unsere Bedürfnisse angepasst werden?
Die Art der Kursnummer kann leicht konfiguriert werden: Semesterkennung, ggf. vhs-Kennung (für vhs-Verbund) Anzahl der Stellen, Suffixe 43 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

44 Wie wird das Tool installiert?
Bisher wurde das Tool von Hubert Schierl - der eng mit der Entwicklung verknüpft ist – vor Ort bei der jeweiligen Einrichtung installiert, konfiguriert und auf die persönlichen Bedürfnisse angepasst. Eine Einweisung erfolgt gleich im Anschluß Eine weitergehende Schulung (insb. Excel-Pivot-Tabellen) ist möglich. 44 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

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Weitere Entwicklung Der bvv möchte das Tool für alle vhsen, die sich am Benchmarking-Projekt beteiligen empfehlen Vielen vhsen möchten das Tool demnächst implementieren Bildungseinrichtungen aus Österreich, Italien und Ungarn sind daran interessiert. Geplant ist eine englische Übersetzung des Tools 45 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)

46 www.statistik-tool.de - Hubert Schierl - T. 0049 (0) 8106 359020
Stand: Kosten Excel-Tool: EUR Installation/Einweisung nach Aufwand 50.- EUR / Std. Fahrtkosten 46 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) 46

47 Weitere Tools die an der vhs-Vaterstetten entwickelt wurden
- Hubert Schierl - T (0) Stand: Weitere Tools die an der vhs-Vaterstetten entwickelt wurden Wohnortstatistik (Analyse und Darstellung von Teilnehmerbelegungen als Relation von Wohnort zu Kursort und umgekehrt) Qualitätssicherung über elektronisch Auswertbare Fragebögen 47 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) 47

48 www.statistik-tool.de - Hubert Schierl - T. 0049 (0) 8106 359020
Stand: Kontakt Hubert Schierl (stellv. Leiter) vhs-Vaterstetten Wendelsteinstr Vaterstetten +49 (0) 8106 / Mail: Webauftritt des Tools: Anfragen für zentrale kostenlose Vorführungen sind willkommen! 48 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) 48