Selbstbewertung für Bildungseinrichtungen

Präsentation zum Thema: "Selbstbewertung für Bildungseinrichtungen"—  Präsentation transkript:

1 Selbstbewertung für Bildungseinrichtungen

2 Qualität in der Organisation
Trainingsorganisationen ohne ISO 9000-Zertifikat finden es immer schwieriger, Geschäftserfolge bei kommerziellen Kunden zu erringen. Dabei ist der ISO-Standard selbst nur als Mindestanforderung zu sehen, der eigentlich übertroffen werden sollte. Die aktuelle Herausforderung liegt vielmehr darin, systematische Präventionsmechanismen zu entwickeln, die einen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess anstoßen und mehr der Fehlervermeidung als der Fehlerkorrektur dienen.

3 ISO zertifiziert - was nun?
Viele Organisationen bleiben nach ihrer ISO 9000-Zertifikation auf dieser Basisstufe des Qualitätsmanagements stehen. Dabei brauchen sie oft nur kleine Hinweise um die nächsten Verbesserungsschritte auf dem Weg zur Exzellenz vornehmen zu können. Die Herausforderung dabei ist es, dies in angemessenen und leicht verständlichen Schritten anzubieten, um es der Organisation zu ermöglichen, sich von einem ISO-Zertifikat zu einem international anerkannten Exzellenz-Niveau weiterzuentwickeln.

4 Jenseits der ISO: EFQM Die Basis hierzu wurde von der European Foundation for Quality Management unter dem Namen EFQM Exzellenz-Modell entwickelt. Um die Lücke zwischen ISO 9000 und dem holistischen Ansatz des EFQM Modells zu schließen, reicht es aber nicht aus, lediglich andere Bemessungskriterien anzulegen. Vielmehr müssen zuerst einige Grundlagen eingeführt werden, um einen optimalen Nutzen aus dem Exzellenz-Modell ziehen zu können. Durch den Einsatz eines EFQM-basierten Ansatzes wird es auch leichter, eine Selbstbewertung durchzuführen, wie sie der Gemeinsame Bezugsrahmen für Qualitätssicherung in der Beruflichen Bildung in Europa (CAF in VET) verlangt.

5 Wirtschaftlicher Nutzen der Exzellenz
Öffnet die Tür zum Qualitätspreis, was für die Organisation sehr wettbewerbsfördernd sein kann. Eine Erhebung bei 200 Preisträger-Organisationen ergab folgende Daten:

6 Wobei hilft mir eine Selbstbewertung?
Selbstbewertung ist eine umfassende regelmäßige systematische Überprüfung von Tätigkeiten und Ergebnissen der eigenen Organisation zu verstehen. Ziel der Selbstbewertung ist Überprüfung der eigenen Leistung ständige Verbesserung der Unternehmensaktivitäten.

7 Was bringt mir die Selbstbewertung?
Gründe Ermittlung eines Ist-Zustands Vergleichszwecke Identifikation von Stärken/Schwächen Verbesserungsaktivitäten im Unternehmen auf Fakten basierende Bewertung Vergleichbarkeit mit Ergebnissen anderer auf alle Unternehmensbereiche anwendbar Vorteile Einbindung der obersten Leitung aktive Beteiligung aller Kernbereiche Information aller Mitarbeiter Gefühl der Kontrolle von oben entgegenwirken Schaffen eines TQM-Verständnisses Voraussetzungen

8 Wozu eine Selbstbewertungs-Software?
Wer es mit Selbstbewertungen erst meint, muss hierzu regelmäßig Erhebungen durchführen! Bereits die eingesparten Personal- und Zeitressourcen einer einzigen Erhebung können die Kosten einer Unterstützungssoftware kompensieren. Die regelmäßige Abfrage von Stärken/Schwächen erlaubt einen mit der Strategie abgestimmten Ansatzpunkt für den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).

9 Wozu eine Selbstbewertungs-Software?
Durch die Software wird das EFQM Modell “erklärt”: Ich brauche kein EFQM-Buch zu lesen, sondern werde “an die Hand genommen”. Selber programmieren (etwa mit Excel) kostet deutlich mehr als GOA/SAETO - ist aber längst nicht so leistungsfähig Eine standardisierte Software: verringert den Personal- und Zeitaufwand erleichtert die Reproduzierbarkeit der Ergebnisse führt durch das Modell minimiert den Schulungsaufwand

10 Wozu eine Umfrage-Software?
Selbstbewertung verlangt nach systematisch erhobenen Ergebnissen Erhebungen können bei Bedarf anonym durchgeführt werden Kritisch vor allem bei Zufriedenheitsumfragen (Kunden, Personal, Teambildung, 360° Management Feedback, ...) Umfragen zur Zufriedenheit erlauben schnelle Reaktion auf gefühlte „kleinere“ Übel und fördern somit stark die Motivation Zufriedenheitsumfragen können als wertvoller Input für den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess verwendet werden.

11 Wozu eine Umfrage-Software?
Elektronische Umfragen sind schnell und kostengünstig durchführbar. Die für GOA /SAETO angebotenen Wissensbasen geben ein fundiertes Gerüst, Inhalte und Formulierungen für die organisationsspezifischen Umfragen vor. Die in GOA/SAETO angebotenen Wissensbasen bieten eine ausgereifte und praxisgetestete Grundlage, auf der organisationsspezifische Inhalte und Formulierungen aufbauen können.

12 Was ist der Zusatznutzen von SAETO?
Kopenhagen Prozess: Selbstbewertung wird zur Grundlage aller Verbesserungsprozesse für Schulen, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen in Europa Der Gemeinsame Bezugsrahmen für Qualitätssicherung in der Beruflichen Bildung in Europa (CQAF) verpflichtet zur Einführung eines ständigen Verbesserungsprozesses. SAETO erfüllt alle Anforderungen von CQAF. Methodik Durchführung Evaluierung und Bewertung Überprüfung (Feedback und Verfahren zur Einleitung von Veränderungen) Planung (Zweck und Plan)

13 Was unterscheidet SAETO von anderen Lösungen?
Europäische Lösung mit multinationaler Validierung. Lösung vollständig kompatibel mit ISO und EFQM und von EFQM lizenziert Umfangreiche Umfragenkataloge zur Unterstützung der Selbstbewertung Skalierbarer Ansatz für Einsteiger bis zum Experten An die spezifischen und individuellen Anforderungen der Organisation anpassbar Gesammelte Verbesserungsvorschläge können mittels Balanced Q-Card sofort in den KVP übernommen und bearbeitet werden Integration von Methodik, Schulungsmodulen und Anwendungssoftware Unterstützung durch internationales Netzwerk von Experten

14 Kompatibilität SAETO ist kompatibel mit allen wichtigen Qualitätsstandards im Bildungsbereich, wie z.B.: CQAF: Gemeinsamer Bezugsrahmen für Qualitätssicherung in der Beruflichen Bildung in Europa ANECA: Nationale Spanische Agentur für Qualität und Akkreditierung eduQua: Schweizer Qualitätszertifikat für Bildungseinrichtungen Gütesiegelverbund Weiterbildung, Deutschland LQW: Lerner-orientierte Qualität in der Weiterbildung, Deutschland

15 Was bieten die SAETO Softwaremodule?
Die Selbstbewertungskataloge wurden inhaltlich und sprachlich auf den Bildungssektor abgestimmt. Die Selbstbewertung ist skalierbar nach Organisationsgröße und Anforderungen und deckt je nach Modul neben CQAF/EFQM auch ISO 9001 ab. Die Fragenkataloge wurde einerseits auf Basis der Stakeholder- Analyse erstellt, andererseits auf die Erfahrung abgestützt, welche Kataloge am häufigsten bei Evaluationen in Berufsbildungsinstitutionen eingesetzt werden. Der modulare Aufbau der jeweiligen Fragekataloge erlaubt je nach Bedürfnis eine kleine oder eine eingehende Befragung der Adressaten.

16 Vorteile der GOA/SAETO WorkBench
GOA WorkBench: EFQM modellkonform und immer aktuell Unterstützt Methodik und strukturiertes Vorgehen Bietet neben der Selbstbewertung zahlreiche Umfragen zur Erhebung der Rahmendaten Minimiert den Schulungsaufwand für EFQM Firmenspezifisch anpassbar Mehrsprachiger Fragenkatalog Schnelles und effizientes Berichtswesen Weiterverfolgung der Verbesserungsvorschläge und Unterstützung des KVPs durch Balanced Q-Card

17 GOA/SAETO Umfragen zum EFQM Exzellenz-Modell
Team Efficency LOP Inventory Objectives InnoMan Kultur People Inquiry Organisationsklima Customer Inquiry Objectives 360° Management Feedback Lieferantenaudits (Inq. Prof) Basell II KVP WorkBench InnoMan Prozeß Project Excellence InnoMan Process & Project Inquiry Prof.

18 Was ist Exzellenz? Unter „Exzellenz“ versteht man
vorbildliche Vorgehensweisen in der Führung der Organisation und beim Erzielen von Ergebnissen Organisation

19 Was ist Exzellenz? Exzellente Organisationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie um die Zufriedenheit ihrer Interessengruppen bemüht sind, und zwar bezogen auf das, was sie erreichen, wie sie es erreichen und was sie wahrscheinlich erreichen werden. Zur Messbarmachung der Exzellenz wurden in den 80 Jahren mehrere, einander ähnliche Modelle entwickelt, die auf die jeweiligen Rahmenbedingungen der Region angepasst sind. Seit Jahren etabliert und international anerkannt sind: Baldrige Award in Nordamerika Demming in Japan EFQM in Europa Das Exzellenz-Modell der „European Foundation for Quality Management“ (EFQM) ist mittlerweile das weltweit verbreiteste und dient der ganzheitlichen Betrachtung von Organisationen.

20 EFQM: Stufen der Exzellenz
Die Exzellenz einer Organisation lässt sich in mehreren Stufen feststellen und belegen. Bei Committed to Excellence (Verpflichtung zur Exzellenz) macht die Bewerber-Organisation eine erste einfache Selbstbewertung nach dem EFQM-Modell für Excellence, priorisiert die sich daraus ergebenden Verbesserungspotenziale und setzt drei wesentliche Verbesserungspotenziale mit Projektplänen um.  Die Stufe Recognized for Excellence (Anerkennung für Exzellenz) wendet sich an Organisationen, die schon einen fortgeschrittenen Reifegrad in der Umsetzung des EFQM-Modells erreicht haben und sich diesen bestätigen lassen möchten. Dabei können drei Bewertungsgrade erreicht werden: - 3* = 300+ Punkte - 4* = 400+ Punkte - 5* = 500+ Punkte

21 EFQM: Qualitätspreise
Jenseits der Anerkennungen können sich Organisationen, die nachhaltige Exzellenz in allen Aspekten des EFQM Exzellenz-Modells demonstrieren um einen Qualitätspreis bewerben. Der Preis wird sowohl auf nationaler Ebene (z.B. AQA, ESPRIX, LEP) als auch auf europäischer Ebene (EEA) verliehen.

22 Grundlagen des EFQM Modells
Den Nutzen, den eine Organisation aus der Selbstbewertung nach dem EFQM-Modell zieht, hängt davon ab, wie gut die Führung mit den Grundkonzepten der Exzellenz umgeht. Diese Grundkonzepte werden laufend angepasst und verbessert.

23 Grundlagen des EFQM-Modells
Das Modell setzt die Grundkonzepte in ein strukturiertes Management-System um. Dieses besteht aus 9 Kriterien mit 32 Teilkriterien und zahlreichen Ansatzpunkten, verteilt auf 2 Bereiche: Befähiger und Ergebnisse. Dabei stehen die Resultate der 4 Ergebnis-Kriterien in engem Zusammenhang mit Anstrengungen der Organisation in den 5 Befähiger-Kriterien. Was die Organisation TUT Was die Organisation ERREICHT © EFQM

24 Grundlagen des EFQM-Modells
Das EFQM-Modell für Exzellenz ist ein Total Quality Management-Modell, das alle Managementbereiche abdeckt und zum Ziel hat, den Anwender zu exzellentem Management und exzellenten Geschäftsergebnissen zu führen. Ein wichtiges Hilfswerkzeug ist dabei kontinuierliche Verbesserung unter Verwendung des RADAR-Ansatzes. Selbstbewertung nach EFQM Ergebnis: Stärken und Verbesserungspotentiale Umsetzung der Verbesserungs-maßnahmen Entwurf eines Verbesserungsplans Integration mit dem Geschäftsplan Priorisierung der Verbesserungs-vorschläge

25 Was ist Selbstbewertung? (1/2)
Selbstbewertung Überprüfung der eigenen Leistung und ständige Verbesserung der Unternehmensaktivitäten systematische und regelmäßige Bewertung der Tätigkeiten und Ergebnisse einer Organisation Standortbestimmung, Spiegel die Organisation bewertet sich selbst setzt sich kritisch mit ihren Stärken und Schwächen auseinander und vereinbart notwendige Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung

26 Was ist Selbstbewertung? (2/2)
Detaillierte Landkarte für Führungskräfte und Mitarbeiter mit Antworten auf folgende Fragen: Wie „funktioniert“ unsere Organisation? Wie gut sind wir überhaupt? Wie gut sind wir im Vergleich mit anderen? Wie gut wollen/müssen wir sein? Was muss sich dazu verändern/verbessern/weiterentwickeln? Wo und wie fangen wir am Wirkungsvollsten an?

27 Warum führen Organisationen Selbstbewertungen durch?
eine Organisation objektiv zu bewerten und Verbesserungsbereiche zu identifizieren und voranzutreiben „Insellösungen“ zu integrieren und eine gemeinsame Ausrichtung aller Aktivitäten zu schaffen Wissen und Erfahrungen in der Organisation zu transferieren das Bewusstsein für TQM in der ganzen Organisation zu erhöhen die Basis für Vergleiche der Ergebnisse mit Anderen zu schaffen sich für den einen nationalen oder internationalen Exzellenz-Preis zu bewerben

28 Nutzen der Selbstbewertung
ist ein strategisches Werkzeug zur Unterstützung der Geschäfts- planung, der Strategieentwicklung und der Leistungsverbesserung. ermöglicht eine Gesamtbetrachtung der Organisation. bindet alle Interessenpartner ein und schafft die Voraussetzungen für eine intensive Auseinandersetzung zwischen ihnen. fördert das unternehmerisch-organisatorische Verständnis und schafft eine gemeinsame Sprache. ist eine strukturierte, auf Fakten gestützte Vorgehensweise. ermöglicht eine systematische Analyse von Stärken und Verbesserungsbereichen. eröffnet die Chance, Verbündete für Verbesserungsprojekte zu finden.

29 Selbstbewertung: Erfolgsfaktoren
bedingt eine realistische Erwartungshaltung, speziell am Anfang der Selbstbewertungsprozesses bedarf Verständnis dafür, dass: Selbstbewertung kein einmaliges Ereignis ist, sondern immer wieder erforderlich ist, um Fortschritte zu messen. Selbstbewertung allein noch keine Probleme löst. stützt auf die aktive Beteiligung der Führung als Vorbild ab erfordert die Einbindung aller Schlüsselpersonen. setzt auf eine Abstimmung der Selbstbewertungs-Ergebnisse mit laufenden Projekten/Vorhaben

30 Selbstbewertung: Rahmenbedingungen
Vorbereitung der Selbstbewertung Das EFQM-Modell ist für das eigene Unternehmen ausreichend zu konkretisieren. Zahlen, Daten, Fakten sind im Vorfeld vollständig zu ermitteln. Klare Spielregeln für die Durchführung müssen festgelegt werden. Es ist sicherzustellen, dass die Teilnehmer das anzuwendende Selbstbewertungsverfahren beherrschen. Durchführung der Selbstbewertung Offenheit hinsichtlich der Ist-Situation im eigenen Verantwortungsbereich ist zu gewährleisten. Es sollte ein „neutraler“ und qualifizierter Moderator eingesetzt werden. Wichtig ist, sich nicht auf Punkt- oder Prozentzahlen zu konzentrieren, sondern Stärken und Schwächen in den Vordergrund zu stellen. Nachbereitung der Selbstbewertung Die Umsetzung der Maßnahmen muss aktiv verfolgt werden. Ergebnisse sollten visualisiert, interpretiert und kommuniziert werden.

31 Committed to Excellence – der Einstieg
Vorgehen: Durchführung einer Selbstbewertung und Umsetzung von drei ausgewählten Verbesserungsmaßnahmen Bewertung der Umsetzung durch einen offiziellen Validator im Rahmen eines Vor-Ort-Besuchs. Mündliches Feedback Erforderliche Bewerbungsunterlagen: Keine Organisation erhält eine Urkunde für 2 Jahre geeignet für Organisationen, die am Anfang ihres Weges zur Exzellenz stehen

32 Committed to Excellence: Ablauf
Phase 1: Selbstbewertung Der Bewerber erhält die angeforderten Dokumente und Anleitungen. Ein Team (vorwiegend Führungskräfte) der bewebenden Organisation führt eine Selbstbewertung durch. Es bewertet die einzelnen Fragen zu den EFQM-Kriterien. Ergebnis sind Stärken und Verbesserungspotenziale. Ausgehend von den Verbesserungspotenzialen wird ein Maßnahmenplan erarbeitet und priorisiert. Aus dem Maßnahmenplan werden drei Verbesserungs- maßnahmen ausgewählt, geplant und innerhalb von 9 Monaten umgesetzt. Phase 2: Bewertung durch einen Validator Diese Phase findet ca. 6-9 Monate nach der Selbstbewertung statt. Ein Validator überprüft im Rahmen seines Vor-Ort-Besuchs, inwieweit die drei Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt wurden. Die Validation erfolgt durch Prüfung der vorgelegten Dokumente sowie in Gesprächen mit Führungskräften und Mitarbeitern. Die Organisation erhält ein mündliches Feedback.

33 Selbstbewertung: Der Prozess im Überblick
Zustimmung für Selbstbewertung gewinnen Selbstbewertung planen Team(s) zur Durchführung der Selbstbewertung bestimmen und schulen Fortschritt kontrollieren Das Vorhaben bzgl. Selbstbewertung bei den Betroffenen bekannt machen Selbstbewertung durchführen Aktionsplan ausarbeiten Aktionsplan durchführen Quelle: EFQM

34 SAETO-Selbstbewertungs-Variante: Easy Assessment – Education (1/3)
Kennzeichen: Easy Assessment – Education ist an das EFQM-Modell angelehnt und verwendet die neun Kriterien. Der vordefinierte Katalog enthält Fragen, die in ihrem Umfang und ihrer sprachlichen Komplexität stark reduziert sind. Dadurch ist die Selbstbewertung leicht verständlich. Eine vollständige Selbstbewertung ist mit weniger als einem Tag möglich. Mit Easy Assessment als Einzelplatzlösung ist eine Selbstbewertung direkt im Workshop mit mehreren Teilnehmern durchführbar. Mit der Teamversion (Easy Assessment Team) ist eine elektronische Verteilung von Fragen an beliebig viele Teilnehmer möglich. Eignet sich für einfache Selbstbewertungen. Link zur ISO 9001 Software Module Stufen SAETO: Easy Assessment - Education European EFQM Award (EEA)  National Quality Award  Recognised for Excellence  Committed to Excellence

35 SAETO-Selbstbewertungs-Variante: Easy Assessment – Education (2/3)

36 SAETO-Selbstbewertungs-Variante: Easy Assessment – Education (3/3)
Vorteile: Bedienerfreundliche Bewertung mit vordefinierten Fragen Fragen individuell veränderbar Erläuterungen und Anregungen zu jeder Frage vorhanden Elektronische Weiterverfolgung von Verbesserungsvorschlägen möglich Geringer Durchführungsaufwand Kein Konsensworkshop notwendig: Es findet eine durchschnittliche Bewertung statt und die Verbesserungsvorschläge werden gesammelt. Aus den Ergebnissen können Berichte im MS Word oder HTML-Format generiert werden. Für Einsteiger bis hin zum nationalen Finalisten einsetzbar Generiert Basis für ISO-Handbuch aus den Assessmentdaten Nachteile: Keine Bewertung nach der RADAR-Logik

37 Die RADAR-Logik fordert von einer Organisation:
RESULTS Die gewünschten Ergebnisse bestimmen ASSESSMENT & REVIEW Vorgehen und dessen Umsetzung bewerten und überprüfen APPROACH Vorgehen und dessen Umsetzung planen und erarbeiten DEPLOYMENT Vorgehen umsetzen Die RADAR-Logik fordert von einer Organisation: die Ergebnisse im Einklang mit Politik und Strategie zu bestimmen die Vorgehensweise zur Erzielung der Ergebnisse zu planen die Vorgehensweise systematisch umzusetzen und eine Bewertung der Vorgehensweise und Umsetzung vorzunehmen Quelle: EFQM

38 SAETO-Selbstbewertungs-Variante: EFQM Check-Up – Education (1/3)
Kennzeichen: Diese Selbstbewertungs-Variante nutzt die oberste Ebene der RADAR-Logik. Den 9 Kriterien des EFQM-Modells sind vordefinierte Fragen zugeordnet, die individuell angepasst, gelöscht oder durch neue ergänzt werden können. Die Fragen können an beliebig viele Personen zur Selbstbewertung elektronisch verteilt und von diesen zeitlich unabhängig beantwortet werden. Die Ergebnisse bilden die Basis für den Konsensworkshop. Für anspruchsvolle Einsteiger bis hin zum Award Finalisten einsetzbar Link zur ISO 9001 Software Module Stufen SAETO: EFQM Check-Up - Education European EFQM Award (EEA)  National Quality Award  Recognised for Excellence Committed to Excellence

39 SAETO-Selbstbewertungs-Variante: EFQM Check-Up – Education (2/3)

40 SAETO-Selbstbewertungs-Variante: EFQM Check-Up – Education (3/3)
Vorteile: System auf der Basis der EFQM-Kriterien reduzierter Aufwand durch bedienerfreundliche Softwareunterstützung und automatische Auswertung Fragen individuell veränderbar vereinfachte RADAR-Logik Bewertung nach erzielten Punkten mit EFQM Gewichtung Liste der Stärken und Verbesserungsbereiche bezogen auf die Teilkriterien des EFQM-Modells auf jeder dieser Ebenen Erfassung der nötigen Nachweise zu Stärken und Verbesserungspotenzialen sowie von Notizen Verknüpfung mit externen Dokumenten möglich Generiert Basis für ISO-Handbuch aus den Assessmentdaten Nachteile: Schulungsaufwand höher als bei Easy Assessment Bewertungsaufwand höher als bei Easy Assessment

41 SAETO-Selbstbewertungs-Variante: EFQM Assessment – Education (1/3)
Kennzeichen: EFQM Professional – Education setzt das EFQM-Modell und die volle RADAR-Logik softwaretechnisch um. Die Selbstbewertung ist auf der Ebene der Ansatzpunkt durchführbar. Beliebig viele Teilnehmer/innen können einbezogen werden. Diese können die Fragen zeitunabhängig beantworten. Link zur ISO 9001 Software Module Stufen SAETO: EFQM Professional - Education European EFQM Award (EEA)  National Quality Award Recognised for Excellence Committed to Excellence 

42 SAETO-Selbstbewertungs-Variante: EFQM Assessment – Education (2/3)

43 SAETO-Selbstbewertungs-Variante: EFQM Assessment – Education (3/3)
Vorteile: Die Selbstbewertung entspricht vollständig dem EFQM-Modell. Die Softwareunterstützung und automatische Auswertung reduzieren den für die Bewertung sonst erforderlichen Aufwand enorm. Die volle RADAR-Logik wird angewandt. Anschließend liegt eine Punktebewertung gem. EFQM vor. Eine Liste der Stärken und Verbesserungsbereiche bezogen auf die Teilkriterien oder Ansatzpunkte des EFQM-Modells wird erzeugt. Auf jeder dieser Ebenen können auch die nötigen Nachweise zu Stärken, Verbesserungspotenzialen und Notizen erfasst werden. Externe Dokumente können verknüpft werden. Es können Vorauswertungen für den Konsensworkshop erstellt werden Generiert Basis für ISO-Handbuch aus den Assessmentdaten Nachteile: Relativ hoher Schulungsaufwand zum Verständnis des Modells nötig Assessment Aufwand deutlich höher als bei Easy Assessment oder Check-Up

44 Vorschlag zum Vorgehen bei der EFQM-Einführung
Excellence-Niveau Phase 5 Umsetzung des Maßnahmen- katalogs Bewerbung um „Committed to Excellence“ Phase 4 Volles Assessment (EFQM-EDU) Bewerbung zum nationalen oder europäischen Qualitätspreis Vereinfachter Fragenkatalog (Easy Assessment Education) Auswahl von Verbesserungs-projekten Phase 3 Umstieg auf Radar-Logik (EFQM-Check-Up) Einführung regelmäßiger Umfragen Bewerbung „Recognised for Excellence“ Phase 2 Wiederholung der Selbst-bewertung Einführung eines KVP basierend auf den Ergebnissen Phase 1 3 Monate 6 Monate 2. Jahr 3. Jahr Ab 4. Jahr t Einführung Optimierung

45 SAETO Unterstützung für ISO 9000 und EFQM
Die SAETO-Lösung bietet nicht nur eine Übersetzung der EFQM-Fragen in die Sprache von Bildungseinrichtungen. Sie gibt zu jeder Selbstbewertungsfrage zugleich an, bei welchem ISO-Kapitel die jeweilige Entsprechung zu finden ist. Verbesserungsvorschläge, Projektergebnisse, Vereinbarungen und Arbeitsanweisungen, die der jeweiligen Frage entsprechen, können so auf die ISO-Norm 9000 bezogen und formuliert werden. Es kann zu jeder Frage geprüft werden, ob das vorhandene Qualitätsmanagement-Handbuch den Anforderungen dieser Norm genügt. Neue Festlegungen können in eine ISO-9000-gerechte Struktur gebracht werden. Im Ergebnis erhält man ein Qualitätsmanagement-Handbuch, das eine ISO-Zertifizierung ohne zusätzlichen Aufwand erlaubt.

46 Links zwischen ISO 9000 und EFQM
* - *** = Intensität der EFQM–Erhebung zu diesem ISO-Kapitel

47 ISO 9001 Report Das SAETO Selbstbewertungsmodul erlaubt es die gesammelten Notizen und Nachweise wahlweise in der Struktur eines ISO Handbuchs auszudrucken. Dabei werden die im Rahmen der Selbstbewertung gesammelten Notizen und Links zu Verfahrenshinweisen zu einem neuen Report zusammengefasst, der nach den Kapitel der ISO 9001 strukturiert ist. Um die Pflege eines ISO-Handbuchs zu erleichtern wird dabei jedes Kapitel als eigenes Dokument generiert.

48 Kriterium 1: Führung Beschreibung: Wie Führungskräfte die Vision und die Mission erarbeiten und deren Erreichen fördern; wie sie die für den langfristigen Erfolg erforderlichen Werte erarbeiten, diese durch entsprechende Maßnahmen und Verhaltensweisen umsetzen und durch persönliches Mitwirken dafür sorgen, dass das Managementsystem der Organisation entwickelt und eingeführt ist. Mögliche Maßnahmen und Ansatzpunkte: Vorbildfunktion bei der Definition von Mission und Vision Aktives Mitwirken an kontinuierlichen Verbesserungsprozessen auf Führungsebene auf Mitarbeiterebene Persönliches Engagement zeigen gegenüber Kunden, Partnern und Vertreter der Gesellschaft Einsetzen effektiver Führungsinstrumente wie z.B. Führung durch Zielvereinbarung Mitarbeitermotivation durch Kommunikation Anreiz- und Anerkennungssysteme

49 Kriterium 2: Politik und Strategie
Beschreibung: Wie die Organisation ihre Vision und Mission durch eine klare, auf die Interessengruppen ausgerichtete Strategie einführt und wie diese durch entsprechende Politik, Pläne, Ziele, Teilziele und Prozesse unterstützt wird Mögliche Maßnahmen und Ansatzpunkte: Entwicklung der Unternehmensstrategie z.B. unter Berücksichtung: von Daten und Fakten aus Beobachtungen, Erhebungen, Analysen der Bedürfnisse und Erwartungen der Interessengruppen von Ergebnissen von Leistungsindikatoren und Lernprozessen des Vergleichs mit klassenbesten Organisation der identifizierten kritischen Erfolgsfaktoren Entwicklung von Ziel- und Kennzahlensystemen: Einsatz strategischer Methoden wie z.B. die Balanced ScoreCard Herunterbrechen und Operationalisierung von strategischen Zielen und Kennzahlen Einführung von Zielcontrollingprozessen

50 Kriterium 3: Mitarbeiter
Beschreibung: Wie die Organisation das Wissen und das gesamte Potenzial ihrer Mitarbeiter auf indi- vidueller, teamorientierter und organisations- weiter Ebene managt, entwickelt, freisetzt und wie sie diese Aktivitäten plant, um ihre Politik und Strategie und die Effektivität ihrer Prozesse zu unterstützen. Mögliche Maßnahmen und Ansatzpunkte: Mitarbeiterzufriedenheit systematisch erfassen, z.B. durch Befragungen, Interviews, Mitarbeitergespräche Erarbeiten von Anforderungs-, Qualifikations- und Eignungsprofilen Konzeption von Mitarbeiterbeurteilungssystemen Mitarbeitergespräche durchführen Kommunikationssystematik erarbeiten Mitarbeiter beteiligen und zu selbständigem Handeln ermächtigen, z.B. durch: Mitwirkung an Verbesserungsaktivitäten Zusammenarbeit in Teams

51 Kriterium 4: Politik und Strategie
Beschreibung: Wie die Organisation ihre externen Partnerschaften und internen Ressourcen plant und managt, um ihre Politik und Strategie und die Effektivität ihrer Prozesse zu unterstützen. Mögliche Maßnahmen und Ansatzpunkte: Schlüsselpartner in Übereinstimmung mit der Politik und Strategie bestimmen Lieferantenbewertung durchführen Benchmarking bezüglich definierter Prozesse mit Partnern durchführen Den Finanzplan an den Prioritäten der Politik und Strategie ausrichten Systematik erarbeiten, nach der neue und alternative Technologien identifiziert und bewertet werden Wissensmanagement einführen und praktizieren

52 Kriterium 5: Politik und Strategie
Beschreibung: Wie die Organisation ihre Prozesse gestaltet, managt und verbessert, um ihre Politik und Strategie zu unterstützen und ihre Kunden und andere Interessengruppen voll zufrieden zu stellen und die Wertschöpfung für diese zu steigern. Mögliche Maßnahmen und Ansatzpunkte: Prozessmanagement mit seinen Facetten: Prozessanalyse Prozessdokumentation Prozessbewertung Prozessverantwortung Prozessoptimierung Prozesscontrolling Regelmäßige, systematische Erhebung der Kundenzufriedenheit durch Befragungen Einführung eines Beschwerdemanagements zur kontinuierlichen Erfassung von Daten, die aus dem täglichen Kontakt mit dem Kunden resultieren

53 Messungen - Basis der kontinuierlichen Verbesserung
Selbstbewertung muss nach und nach auf reproduzierbaren Ergebnissen basieren! „Was ich nicht messen kann, kann ich nicht verbessern“ (Peter Drucker)

54 Der Rahmen von Messungen
Jedes Managementsystem braucht 2 Hauptbereiche: Produkte/ Dienstleistungen Messungen Resultate Befähiger / Potentiale Führung und Kultur Ressourcen operationelle Prozesse Generic Management System basierend auf Prof. Dr. H.-D. Seghezzi

55 Messungen und Prozesse
Ein Managementsystem ist ein Netzwerk von Prozessen Ein Prozess liefert an seinem Output Material/Service/Daten Das Ergebnis (am Output) kann das Ziel erreichen (oder nicht) und ist damit ein Indikator für die Prozessleistung Service Service Prozess des Lieferanten eigener Prozess Prozess des Kunden INPUT OUTPUT Daten, Material Daten, Material Um die Prozessleistung zu messen, braucht man Messungen.

56 Messungen liefern Information
Messungen geben uns mindestens 3 Hauptinformationen: Habe ich mein Ziel erreicht? Wie ist der Trend des Indikators? Wird er besser oder schlechter? Bin ich besser als mein Benchmark oder Mitbewerber? 50 40 TREND INDIKATOR 30 ZIEL 20 ISTWERT 10 ZEIT

57 Was nützen uns Messungen?
zeigen uns wie gut der Prozess ist sind Qualitätsindikatoren zeigen uns ob wir das Ziel erreicht haben helfen uns den Prozess zu verbessern sind eine Basis für Benchmarking unterstützen uns in der Steuerung des Prozesses führen zu Wissen über den Prozess sind eine Basis um Ziele zu setzen lassen uns den Prozess besser verstehen verifizieren die Qualität – für Behörden oder Investoren oft nötig

58 Vorteile und Methoden von Benchmarking
Was ist Benchmarking? Lernen von Guten oder Besten Praktiken Vergleich mit Branchendurchschnitt Lernen von der besten Organisation in der Branche Lernen vom besten Prozess in Europa/der Welt (auch in anderer Branche als der eigenen) um die Kernkompetenz zu verbessern Benchmarking ist eine Form von Messung. Warum Benchmarking? Lernen von Guten oder Besten Praktiken hilft der Organisation besser zu werden, und gibt der Organisation eine Orientation über was “gut” oder “exzellent” ist.

59 Verschiedene Typen von Messungen
Beschreibung Beispiele Quantitativ hard facts, zählbar, direkte Messung, quantitative Indikatoren zeigen Trends auf Einnahmen, Anzahl Teilnehmer, Kosten, Umsatz pro Mitarbeiter Qualitativ soft facts, nicht direkt zählbar, oft nur indirekte Messung Fähigkeiten, Imageanalyse, Zufriedenheit Direkt direkte Information von Interessensgruppen oder Prozessen Mitarbeiter- oder Kunden-zufriedenheit Indirekt indirekte Information über Interessensgruppen oder Prozessen Mitarbeiterumsatz, Kundentreue, Fehlzeiten Einfluss-messgröße Treiber welche zu Resultaten führen, Indikatoren für Prozessleistung Qualifikationsniveau, Informations-niveau, Produktivität Führungs-messgröße (strategische) Resultate, Resultate am Ende der Processkette (outcome) Einnahmen, cash flow

60 Gesellschaft/ natürl. Umwelt
Was soll man messen? Wie kann man die relevanten Messgrößen finden? alle Interessensgruppen berücksichtigen alle EFQM Ergebniskriterien berücksichtigen die Schlüsselprozesse berücksichtigen Die Strategie and generellen Zielsetzungen berücksichtigen – welche Messungen reflektieren diese? Interessens- gruppen Mitarbeiter Partner Gesellschaft/ natürl. Umwelt Eigentümer Teilnehmer Für jede Interessens-gruppe kann man wichtige Messungen / Indikatoren finden

61 Wie kann man messen Für jede Messung müssen verschiedene Punkte definiert werden, hier illustriert am Beispiel: Lernerzufriedenheit Messgröße Lernerzufriedenheit Messobjekt alle Lerner Messmethode softwaregestützte Umfrage mit einem Fragebogen, Skala für jede Frage: 1= sehr gut … 5 = sehr schlecht Verantwortlich für Messung Lehrer/Trainer Zeit/Intervall der Messung nach jeder Lern/Trainingseinheit Referenz/Rechenformel für jede Frage den arithmetischen Mittelwert aller Antworten bilden Berichtswesen laufend, abhängig von der Anzahl und Dauer der Einheiten Zielwert Arithmetischer Mittelwert, z.B.: < 2,0

62 Wie man Messungen analysiert und darüber berichtet
Visualiere Messungen – die Messungen in graphischer Form aufbereiten analysiere Trends Vergleich Ziel – aktueller Wert Vergleich mit Benchmark passe Berichte an Empfänger an verschiedene Interessensgruppen - verschiedene Interessen! Direktor/CEO – kurzer Überblick, wichtigste Fakten Trainer/Lehrer – detaillierter Administration – Messungen die sie betreffen externe Empfänger , z.B. Behörden

63 Kriterium 6: Kundenergebnisse
Beispiele von Messungen (in alphabetischer Reihenfolge) Anzahl Beschwerden / Anerkennungen Anzahl der von Kunden erhaltenen Auszeichnungen und Nominierungen für Preise Auftragswert über gesamte Dauer der Beziehung Beschwerden Erreichbarkeit Häufigkeit/Wert von Aufträgen Kundenbindung neues und/oder verlorenes Geschäft Reaktionszeit, Reaktionsfähigkeit, Reaktionsrate Wiederkaufsabsicht

64 Kriterium 7: Mitarbeiterergebnisse
Beispiele von Messungen (in alphabetischer Reihenfolge) Anerkennungen Anstellungsbedingungen Aus -und Weiterbildung Beteiligung am Vorschlagswesen Betriebsklima Chancengleichheit Entlohnung und Sozialleistungen Erfolgsquoten von Aus- und Weiterbildung Externe Auszeichnungen und Anerkennungen Gesundheitsfürsorge und Arbeitssicherheitsbedingungen Karriereentwicklung messbarer Nutzen der Teamarbeit Mitwirkung in Verbesserungsteams Möglichkeiten, zu lernen und etwas zu erreichen Niveau der Aus- und Weiterbildung Produktivität Sicherheit des Arbeitsplatzes

65 Kriterium 8: Gesellschaftsbezogene Ergebnisse
Beispiele von Messungen (in alphabetischer Reihenfolge) Auswirkungen auf die lokale, nationale und globale Wirtschaft Bekanntgabe von Informationen, die für die Gemeinschaft relevant sind Freiwillige Dienste und Wohltätigkeit Gesundheitsrisiken und Unfälle Lärm- und Geruchsbelästigungen Mitwirkung in den Gemeinden der Standorte Praktiken bzgl. Chancengleichheit Recyclingquoten Störfälle (Sicherheit) Unterstützung von Sport- und Freizeitaktivitäten Verminderung und Vermeidung von Abfall und Verpackungsmaterial Umweltverschmutzung und giftige Emissionen

66 Kriterium 9: Schlüsselergebnisse
Beispiele von Messungen (in alphabetischer Reihenfolge) Abschreibungen Budgeteinhaltung Cash flow Gebäude, Anlagen/Einrichtungen, Materialien/Waren ( Fehlerraten, Lagerumschlag, Auslastung) Eigenkapitalrendite Entwicklungszeit bis zur Markteinführung Externe Ressourcen einschließlich Partnerschaften GesamtkapitalrenditeEinstufung der Kreditwürdigkeit Instandhaltungskosten Informationen und Wissen ( Zugäng-lichkeit, Integrität, Wert des intellektuellen Kapitals) Marktbezogene und generelle Daten (Umsätze, Aktienkurs, Dividenden usw.) Marktanteile Projektkosten Prozessleistung Technologie (Innovationsrate, Wert des intellektuellen Kapitals, Patente, Lizenzen)

67 Umfragetechniken: Wirkungskette

68 Umfragetechniken: Ablauf
Aufklärung und Motivation der Belegschaft/Einrichtung eines Projektteams 1 Bestimmung der Untersuchungsziele und der Zielgruppe 2 Explorative Voruntersuchung 3 Detaillierte Ausgestaltung des Untersuchungsansatzes Aufbau des Fragebogens, Formulierung der Fragen; Befragungsinhalte, Auswahl der Befragungsteilnehmer 4 Durchführung der Befragung und Analyse der Daten Feldarbeit, Bereinigung der Daten, Auswertung qualitativer Daten, Auswertung quantitativer Daten, Auswertung und Aufbereitung der Zufriedenheitswerte 5 Visualisierung und Präsentation der Befunde Erstellung des Ergebnisberichtes, Visualisierung der Befunde mit Schaubildern, Vorbereitung und Durchführung der Präsentation, Wahl des geeigneten Mediums 6

69 Umfragetechniken: Zufriedenheit
Ergebnis des Vergleichs Soll-Leistung (erwartete Leistung; z.B. Qualität, Zuverlässigkeit, Design) Vergleich Ist-Leistung (tatsächliche Leistung) Soll > Ist Soll = Ist Soll < Ist Unzufriedenheit Zufriedenheit Begeisterung

70 SAETO Umfrage Support SAETO unterstützt Ihre Organisation mit einer Anzahl von Befragungstools und Wissensbasen um die nötigen Messungen zu erhalten, wie z.B.: 360° Management Feedback Mitarbeiterzufriedenheits-Analyse Analyse der Teameffektivität Evaluation v. Training/Unterricht …

71 Externe Auslöser für den Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Wandel in der Wettbewerbssituation Markterwartungen Trainingsqualität Kundenzufriedenheit Kosten Die richtigen Angebote Trainingsqualität Kosten Die richtigen Angebote Kundenzufriedenheit Schnell am Markt sein Kundenzufriedenheit Trainingsqualität Kosten Die richtigen Angebote Schnell am Markt sein Erwartungen der Interessensgruppen und Kontin. Verbesserung Markt führung Markt teilnahme Markt eintritt Gestern Heute Morgen

72 Zwei Quellen des Fortschritts
gelegentliche große Schritte oft teuer und aufwändig neues Niveau, neue Durchbruchsideen Stagnation/Verluste im Alltagsgeschäft wenige Personen involviert Stagnation Innovation Zeit Zeit Fortschritt Kontinuierliche Verbesserung ständige kleine Schritte wenig Aufwand, schneller Erfolg Hausverstand einsetzen Alltagsgeschäft ALLE Personen involviert KVP ist kein Sprint, sondern ein Marathon!

73 Innovation und Kontinuierliche Verbesserung kombinieren
Beste Resultate mit KVP UND Innovation Fortschritt Kontinuierl. Verbesserung Neues Niveau Innovation Stagnation/Verlust/ Implementations- kosten Zeit

74 Das Deming- oder PDCA-Rad
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) KVP funktioniert in einem (endlosem) 4-Schritt-Zyklus: Plan: die Verbesserung planen Do: die Verbesserung umsetzen Check: die Ergebnisse der Verbesserung prüfen Act: Korrekturmaßnahme / weitere Verbesserung KVP ist ein kontinuierlicher Zyklus von P-D-C-A DO ACT PLAN CHECK Für alle 4 Schritte werden Messungen benötigt um zu entscheiden: Wie ist die Situation? Was ist der aktuelle Status? Was hat sich verändert? Ist der Plan erfolgreich?

75 Systemstandards stützen KVP
Systemstandards wie ISO9001 und EFQM helfen das erreichte Fortschrittsnivau, das Organisationen mit KVP und Innovation erzielt haben, zu sichern KVP DO ACT PLAN CHECK Fortschritt Standards sichern das Niveau (z.B. ISO 9001) Zeit

76 Beziehung zwischen KVP und EFQM
Ergebnisse der Schlüssel- leistungen Gesellsch. Ergebnisse Mitarbeiter Ergebnisse Kunden Ergebnisse Führung Prozesse Partner- schaft & Ressourcen Mitarbeiter Politik & Strategie Befähiger Erebnisse Innovation und Lernen Bewertung & Überprüfung Messung Die Wirksamkeit des Vorgehens und der Umsetzung werden regelmäßig gemessen Lernen, dient zur Identifikation Bester Praktiken und von Verbesserungspotenzialen Verbesserung Erkenntnisse aus Messung und Lernen werden analysiert und dienen zur Identifikation, Priorisierung, Planung und Einführung von Verbesserungen KVP ist ein Kernelement von EFQM: Selbstbewertung lernen KVP-Zyklus

77 Beispiele von Vorteilen durch KVP
Ein Studie von Agamus Consult über den KVP in 113 deutschen Unternehmen hob die folgenden positiven Resultate hervor: Quelle: Agamus Consult, 1996

78 Wie man alle Mitarbeiter für KVP motivieren kann
Vorteile für alle Mitarbeiter schaffen sie anerkennen sie ermächtigen ihnen Belohnungen geben Vorteile für sowohl die Mitarbeiter wie die Prozesse aufzeigen Erfolgsstories erzählen Schnelle Erfolge erzielen (Fortschritte in kleinen Schritten) Die Mitarbeiter in KVP-Methoden trainieren Führungskräfte gehen beim KVP beispielhaft voran

79 Wie man Verbesserungsideen generiert und sammelt
EFQM Selbstbewertung Benchmarking „Ideen-Werkzeuge“ wie GOA CreaGen verwenden Ergebnisse von Kunden- und Mitarbeiterbefragungen Konferenzen, Besprechungen, Workshops: Brainstorming, Kreativitätstechniken Kundenkonferenzen mit Schlüsselkunden Qualitätszirkel Ideenmanagement: Vorschlagswesen, Ideenkasten Intranet/Extranet Projekte Prozessreview, Audit, Prozessmessungen

80 Wie man Ideen selektiert und umsetzt
Viele Ideen.... ...ein Filterprozess.. Aufwand ...wenige Prioritäten niedrig hoch niedrig hoch Nutzen

81 Niveaus von Kontinuierlicher Verbesserung
Jedes Problem hat seinen Ort (ist eine „Frucht“) am „Problembaum“ „sehr hoch hängende Früchte“ methodischer Ansatz: Projektmanagement Fokus: Innovation „hoch hängende Früchte“ methodischer Ansatz: Qualitätswerkzeuge, KVP Teams / Projekte Fokus : Verbesserung „niedrig hängende Früchte“ methodischer Ansatz: einfache Qualitätswerkzeuge, Qualitätszirkel Fokus : Verbesserung, Wartung „Früchte am Boden“ keine method. Ansatz, Intuition, Hausverstand, Alltagsgeschäft, Fokus : Wartung Wähle das richtige KVP-Niveau: niedrig/hoch/sehr hoch hängende “Früchte”? Wähle das richtige Instrument für das Niveau

82 Ein einfaches KVP-Werkzeug: „Blitz-Qualitätszirkel“
 Problem, Situation  Ziel? Ursachen Ergebnischeck  Aktionen Eine schnelle KVP-Methode für “tief hängende Früchte” max. 30 Minuten max. 5 Mitarbeiter nur 1 Flip-Chart zur Visualisierung Gehe von Schritt 1 zu Schritt 4 1. Beschreibe das Problem in wenigen Worten und Zahlen 2. Frage nach den realen Ursachen des Problems 4. Prüfe die erwarteten Resultate 3. Lege Verbesserungs- aktionen fest

83 Tipps für einen erfolgreichen KVP
Die richtigen Mitarbeiter für die Verbesserungsmaßnahme finden Die Mitarbeiter schulen Das richtige Niveau (“niedrig/hoch hängende Früchte”) wählen, und die passende Methode (Qualitätszirkel, Projektmanagement,….) einsetzen Schnelle Erfolge (kleine Fortschritte) durch KVP aufzeigen Sei dir bewusst: KVP ist ein endloser, fortlaufender Prozess ! Um beste Resultate zu erreichen: kombiniere große Innovationsschritte mit kleinen KVP-Schritten Sich immer wieder fragen: Was wurde aus der Verbesserungsmaßnahme gelernt?

84 Software Unterstützung
SAETO unterstützt die Sammlung und Auswahl von Ideen die aus Befragungen oder Selbstbewertungen kommen, und die Umsetzung des KVP mit dem GOA/SAETO Modul Balanced Q-Card (BCQ). BQC hilft bei Folgendem: Filterung und Auswahl von Ideen aus Befragungen und Selbstbewertungen und Ideengenerierung stand-alone PC Teamanwendung im Web ermöglicht die Gewichtung von EFQM Kriterien oder Assessment-Schwellwerten Beschreibung von Verbesserungsaktionen unterstützt das Projektmanagement Anzeige des Status verschiedener Projekte

85 Software Unterstützung

86 Kosten/Nutzen-Beispiel eines SAETO Einsatzes
Ausgangslage Schüler-/Studentenbefragung mit 20 Fragen 800 Fragebogen verteilen und einsammeln Befragung jährlich wiederkehrend Annahmen (IST-Zustand) Fragebogen entwerfen, erstellen und verteilen (~ Std.) Erfassungsaufwand ca. 5 Min./Bogen (~ 66 Std.) Aufwand für div. Auswertungen (~ Std.) Einsparungspotential dieser Befragung Erstellung: Std. à 50,-- = EUR ,-- Erfassung: Std. à 50,-- = EUR ,-- Auswertung: 11 Std. à 50,-- = EUR ,-- Einsparungspotential / Jahr = EUR ,--

87 GOA/SAETO Pilot-Anwender (Auszug)
Fachinformation und Bibliothek Weitere Informationen:

88 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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