E-Government im Licht moderner Dokumenten-Management-Strategien

E-Government im Licht moderner Dokumenten-Management-Strategien
Dr. Ulrich Kampffmeyer 8. Anwenderforum für Verwaltungsinformationssysteme Erfurt, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Agenda Status Quo E-Government: Deutschland im Vergleich mit Österreich, Schweiz und anderen EU-Staaten Elektronische Schriftgutverwaltung: Records Management & MoReq2 Zwischen Vision und Anspruch: Die organisatorische Herausforderung bleibt Ausblick: Die Zukunft des Dokumenten-Managements – wohin geht die Reise? PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Status Quo E-Government: Deutschland im Vergleich mit Österreich, Schweiz und anderen EU-Staaten
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Definition E-Government

Definition E-Government
Alle geschäftlichen Prozesse in Zusammenhang mit Regieren und Verwalten, welche mit Hilfe von Informations- und Kommunikations-Techniken über elektronische Medien durchgeführt werden. Alle Verwaltungsebenen – lokal bis global. Gesamter öffentlicher Sektor – Legislative, Exekutive, Judikative. PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Anspruch von E-Government

Die vernetzte Verwaltung
Das hehre Ziel von E-Government Einbindung aller Beteiligten ohne Medienbruch Die vernetzte Verwaltung Bürger Unter- nehmen Liefer- anten NGOs Verbände Politik Justiz öffentl. Betriebe Auftrags- Dienstl. Bund Land Kommune Medien PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

E-Government Initiativen in Europa

Europäische Initiative i2010

Übergeordnete Ziele Ziel der Lissabon Agenda
Europa soll bis 2010 zum wettbewerbsfähigsten und dynamischsten wissensbasierten Wirtschaftsraum der Welt werden. Ziel des i2010 E-Government Action Plans der EU Bereitstellung von effizienten elektronischen Diensten für die Bürger und Unternehmen, sowie die Förderung der Kooperation europäischer Verwaltungen und Kompatibilität der angebotenen Dienste. Wichtige Auswirkung: Die DLR Europäische Dienstleistungsrichtlinie zwingt alle ‚ EU-Mitglieder in das E-Government! PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Initiativen in Deutschland
E-Government Initiativen in Deutschland PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

BundOnline 2005 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung PDV
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BundOnline 2005 „Erfolg“ „über 440 Verwaltungs-Dienste online verfügbar strukturiert nach Zielgruppen und Lebenslagen deutlicher Modernisierungsschub in der Bundesverwaltung leistungsfähige IT-Strukturen geschaffen Bürokratieabbau gefördert übergreifende Standards gesetzt sowie sichere und stabile E-Government-Strukturen aufgebaut“ PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Deutschland Online 2010 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung PDV

Deutschland Online 2010 Die gemeinsame E-Government-Strategie von Bund, Ländern und Kommunen. Die Deutschland Online 2010 Initiative ist die Nachfolge-Initiative von BundOnline 2005 mit erweitertem Fokus. Die Initiative ist im Juni 2003 gestartet. Unter dem Namen Deutschland-Online hat die Bundesregierung mit den Ländern und Kommunen eine engere Zusammenarbeit zur Koordinierung von elektronischen Verwaltungsdienstleistungen vereinbart. PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

DOL-Vorhaben im Überblick

Deutschland-Online Standardisierung

OSCI Leitstelle PROJECT CONSULT Unternehmensberatung PDV

Aktuelle Projekte der OSCI Leitstelle
PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008 … und natürlich VPS und elektronische Signatur …

XÖV Fachspezifische Standardisierung in der öffentlichen Verwaltung.
XÖV-Koordination wird im Auftrag des KoopA-ADV durchgeführt und finanziert. XÖV fast verschiedene, fachlich orientierte Standards für den interoperablen Datenaustausch im eGovernment zusammen. Man unterscheidet: - XÖV-Basis-Projekte datenorientiert - XÖV-erweitert-Projekte prozessorientiert Einzelstandards: XAkte, XVorgang, XArchiv, XMeld, X-GBrief, XAdresse PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

E-Government 2.0 2.0 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung PDV

E-Government-Aktivitäten des Bundes

E-Government 2.0 4 Komponenten: Information Kommunikation Transaktion
Prozessintegration PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Die 4 Handlungsfelder der Initiative

Stufenkonzept zur Komplexitätsreduzierung

DOMEA PROJECT CONSULT Unternehmensberatung PDV Keynote E-Government
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DOMEA 2.1 Modifiziertes Stufenkonzept

Was ist XDOMEA? Definition:
Konzept für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung auf Basis von XML Veröffentlichung XDOMEA 1.0 im Herbst 2005 XML-Schema zum Austausch von Dokumenten, Vorgängen und Akten zwischen verschiedenen Vorgangsbearbeitungssystemen Erlaubt sowohl die Übertragung von Metadaten als auch von Primärdaten Entwickelt von der Arbeitsgruppe „IT-gestützte Vorgangsbearbeitung des KoopA ADV“ und Vertretern des Unterausschusses „Allgemeine Verwaltungsorganisation des AK VI der IMK“ Ziel ist der Austausch von Daten zwischen Behörden PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

DOMEA Zertifizierung DOMEA 1.2 DOMEA 2.0 Stella Systemhaus
Fabasoft D Software Open Text MACH SAP PDV-Systeme Haessler Information Bundesverwaltungsamt FileNet Optimal Systems SER Systeme Fabasoft D Software Open Text eGovernment Deutschland MACH PDV-Systeme SER eGovernment Deutschland PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

DOMEA-Konformität nur als „Tick-Mark“?

Erfahrungen mit DOMEA aus der deutschen Bundesverwaltung (BIT)
Neben den bekannten Erfolgsfaktoren bleibt der Eindruck: „Für manche passt ein VBS gut, bei anderen nicht.“ Aber die Lösung scheint nicht nur in weiteren ‚schwergewichtigen‘ Standards zu liegen, sondern in der Flexibilisierung: zum Beispiel Richtung Collaboration unter Weiterentwicklung von Vorgangsbearbeitungssystemen PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

DOMEA Sachstand (Juni 2008)
Weiterentwicklung Richtung SOA, eingebunden in Gesamtarchitektur IT Bundesverwaltung Geplante Studie „eAkte“: Spezialisierung auf die elektronische Akte Berücksichtigung von Collaboration-Anforderungen und -Werkzeugen Geplantes Konzept Langzeitarchivierung: Bisheriges Modul ergänzen und ablösen X-Domea 2.0 kommt DOMEA Anforderungskatalog 2.0 wird teilweise überarbeitet PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

SAGA 4.0 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung PDV Keynote E-Government

SAGA 4.0 „Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen“, Version 4.0, März 2008 beschreibt Standards, Technologien und Methoden für den Einsatz von Informationstechnik in Bundesbehörden gibt Empfehlungen, insbesondere zu Entwicklung und Pflege von E-Government-Angeboten der öffentlichen Verwaltung SAGA wird seit 5 Jahren von der KBSt herausgegeben PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Eine offene Frage … DOMEA im Innenverhältnis (behördeninterne Vorgangsbearbeitung; organisatorischer Schwerpunkt) & SAGA im Außenverhältnis (Portale und Kommunikation; technischer Schwerpunkt) ??? PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Österreich & die Schweiz

E-Government-Initiative in Österreich

Standards im E-Government in Österreich
ELektronischer AKt ELAK Programm der österreichischen Regierung zur Vereinfachung des bundesinternen Aktenlaufes, später als Schnittstelle zum Bürger geplant, sollen den Papierakt ablösen, seit Januar 2005 in allen österreichischen Bundesministerien in Verwendung. Eine Ausnahme bildet das Verteidigungsministerium (BMLV) das seit 2002 über einen eigene Lösung verfügt. PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

ELAK Userzahlen pro Bundesland
5.700 14.000 5.800 Erhebung: Mai 2008 4.000 3.000 1.200 1.100 1.400 PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008 1.200 1.000 Bund

Einheitliches Aktenaustauschformat in Österreich

Vorbildcharakter Österreich
Führende Stellung durch E-Government-Plattform. Österreich kann auf seine zentrale „Bürgerkarte“ mit qualifizierter elektronischer Signatur setzen, in Deutschland fehlt dafür noch die technische Infrastruktur. In Österreich ist mit der „Stammzahl“ ein einheitliches Authentifizierungsmerkmal geschaffen worden. Dieses Ordnungsmerkmal ist auf der „Bürgerkarte“ und in den gespeicherten Datensätzen für alle staatlichen Leistungen vorhanden und wird hohen Datenschutzansprüchen gerecht. PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

E-Government-Initiative in der Schweiz
GEVER E-Government-Initiative in der Schweiz PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Standardisierungen im Kontext von GEVER
PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008 Zur Integration von Aktenführung, Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle werden die Records auf einer Plattform erstellt, ausgetauscht und abgelegt.

GEVER Erfahrungen und Tendenzen beim Bund
„Vollzugsnotstand“ mit GEVER-Projekten: Geringe Akzeptanz der Mitarbeiter Usability-Probleme (Zu geringe Integration in die Office-Welt) Suche nach einer GEVER-Lösung, die sich so einfach und intuitiv bedienen lässt, dass sie von den Anwendern nicht als solche wahrgenommen wird GEVER Light => GEVER Office / OXBA (Office Extensions for Business Administration) PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Europäischer Vergleich ?!

EU-E-Government Vergleich (2007)

BITKOM: E-Government in Deutschland im europäischen Hintertreffen (2008)
Nur 56 % der Firmen haben im Jahr E-Government-Anwendungen genutzt. In Finnland nehmen mehr als 90 % der Unternehmen per Internet Kontakt auf zu den Behörden. Ähnliche Werte erzielen Irland (89 %), Dänemark (88 %), Luxemburg und die Slowakei (je 85 %). Der aktuelle Stand der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung wird der wirtschaftlichen und politischen Bedeutung Deutschlands nicht gerecht. PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Elektronische Schriftgutverwaltung: Records Management & Moreq2

Definitionen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung PDV

Was ist ein Record? Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business. (ISO Part 1) Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen. PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Was ist Records Management?
Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records. (ISO Part 1) Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules) Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der ‚ gespeicherten Informationen PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Records Management ist unabhängig vom Medium Verwaltung von physischen Records (z.B. Papierdokumenten) elektronisches Records Management (Verwaltung von digitalen Objekten) PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Records Management Standards PROJECT CONSULT Unternehmensberatung PDV

De jure Standards (Normen)
für alle Arten an Tätigkeiten für alle Arten an Produkten speziell für das Kerngeschäft Umfangreiche Auswahl an Quellen PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Industriestandards ebenso umfangreiche Auswahl an Quellen Software
Dateiformate … PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Records Management: international normiert
Internationale Standards: International Council on Archives: ICA-ISDF International Standard for Describing Functions Vereinte Nationen: ARMS Standard on Recordkeeping Metadata Europäische Union: MoReq Model Requirements ISO: Records Management Aber auch zahlreiche nationale Standards (öffentliche Verwaltung) Branchen-Standards Compliance-Standards PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Records Management bezogene Standards
PRESERVE USE MANAGE TRANSFER STORE CAPTURE CREATE DESTROY Moreq2, ISO15489 XML Metadata: DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601 ISO 18492, OAIS X.509, XKMS ISO 12142 ISO 15801, 12654 ISO 12033 PDF/A RFC 2821, 2822, TIFF, JPEG ISO 216 ISO 12037 GUID DOD Erstellung Archivierung PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008 Vernichtung

MoReq2 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung PDV Keynote E-Government

MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records
In Auftrag gegeben und entwickelt für den Gebrauch in der Europäischen Union MoReq ist kein offizieller Standard und stellt eher eine Guideline dar Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-Management- und Archivsystemen Fokus liegt auf der Behandlung elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008 © PROJECT CONSULT 2002

MoReq PROJECT CONSULT Unternehmensberatung PDV Keynote E-Government

MoReq1: Die Historie 1994 Entstehung des DLM-Forums
nach der Veröffentlichung der Resolution des Europäischen Rates zur verstärkten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsstaaten im Archivwesen 1996 Initiative des DLM-Forums Bedarf einer Spezifikation für Anforderungen an Systeme zur Verwaltung elektronischer Dokumente und Archive 2000/2001 Erstellung von MoReq im Rahmen des IDA Programms (Interchange of Data between Administrations) der Europäischen Kommission durch das Beratungsunternehmen Cornwell 2001 Veröffentlichung in elektronischer Form 2002 Veröffentlichung in der Reihe INSAR des Archivs der Europäischen Kommission PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

MoReq: Nicht nur Records Management
Electronic Signatures Workflow Openness Admin. Search, Render Technical Standards Availability Digital Preservation Legislation Outsourcing Easy of Use Performance Document Management Records Functionality PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

MoReq1 Unabhängig in 10 Sprachen übersetzt, bzw. in nationale Versionen umgesetzt (z.B. Remano in den Niederlanden) Referenzdokument in Finnland und Dänemark Gesetzliche Grundlage in Slowenien (seit 2006) Nicht in die deutsche Sprache übersetzt PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008 Croatian Czech Dutch Fr ench Hungarian Italian Portuguese Russian Sloveni an Spanish

MoReq2 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung PDV Keynote E-Government

MoReq2 MoReq2 wurde am 13. Februar 2008 veröffentlicht
ist eine evolutionäre Weiterentwicklung von MoReq1 verbessert und erweitert MoReq1 aktualisiert MoReq1 in Bezug auf neue Technologien und Regularien modularisiert MoReq1 ergänzt MoReq1 um Testsuite und ein Zertifizierungs-verfahren für Softwareprodukte unter der Federführung des DLM-Forums PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

MoReq2: Die Historie 2002 Forderung des DLM Forum im Abschlussdokument der Barcelona-Konferenz zur Vervollständigung und Erweiterung von MoReq 2004 MoReq2 Scoping Report des DLM Forum zur Definition des Inhalts von MoReq2 2005 Ausschreibung des MoReq2-Projektes durch die Europäische Kommission auf Basis eines Anforderungsdokuments des DLM-Forums 2006 Beauftragung der Erstellung Den Auftrag erhielt wiederum die Firma Cornwell (seit Juni 2007 Serco Group) in England 2007 Projektdurchführung Das Projekt startete im Februar 2007 und zum Ende des Jahres 2007 abgeschlossen (bis auf Testkatalog und Schema) 2008 Veröffentlichung 13. Februar 2008 – zunächst auf englisch PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Fast die gesamte Records Management Industrie:
MoReq2 Anbieter Panel Fast die gesamte Records Management Industrie: PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

MoReq2: Die Spezifikation
Requirements 235 Seiten, 794 Anforderungen Metadaten-Modell: nicht so vollständig wie andere, aber besser strukturiert XML-Schema Metadaten- und Entitätenmodell Testcases & Testdaten > 1000 Seiten; für automatisiertes Testen Zertifizierung Europäische Akkreditierung PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Aufbau des Standards PROJECT CONSULT Unternehmensberatung PDV

MoReq2 Inhaltsverzeichnis
1 Introduction 2 Overview of ERMS Requirements 3 Classification Scheme and File Organisation 4 Controls and Security 5 Retention and Disposition 6 Capturing Records and Declaring Records 7 Referencing 8 Searching, Retrieval and Presentation 9 Administrative Functions Optional Modules Non-Functional Requirements 12 Metadata Requirements 13 Reference model PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

MoReq2 Inhaltsverzeichnis
Die klassischen Records Management Funktionen 1 Introduction 2 Overview of ERMS Requirements 3 Classification Scheme and File Organisation 4 Controls and Security 5 Retention and Disposition 6 Capturing Records and Declaring Records 7 Referencing 8 Searching, Retrieval and Presentation 9 Administrative Functions 10 Optional Modules 11 Non-Functional Requirements 12 Metadata Requirements (Anhang) 13 Reference model (Anhang) PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

10 Optional Modules Optionale Module
10.1 Management of Physical (Non-electronic) Files and Records 10.2 Disposition of Physical Records 10.3 Document Management and Collaborative Working 10.4 Workflow 10.5 Casework 10.6 Integration with Content Management Systems 10.7 Electronic signatures 10.8 Encryption 10.9 Digital Rights Management Distributed Systems Offline and Remote Working Fax Integration Security Categories PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Hinweise für einzelne Mitgliedsstaaten Kapitel “0”
Länderspezifische Einleitung Klärt die Begrifflichkeit und Übersetzung Erlaubt es jedem Land, einzelne eigene Anforderungen hinzuzufügen Erlaubt nationale Standards (z.B. BS 4783) Ergänzungen dürfen den Prinzipien von MoReq nicht widersprechen Kontrolliert durch das DLM-Forum PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

MoReq2 & DOMEA Wie ist das Verhältnis von DOMEA zu MoReq?
DOMEA: prozessorientiert MoReq: aktenorientiert Wird es ein DOMEA 3.0 geben? mit MoReq2? Deutsche Version von MoReq? Requirements in Deutsch Chapter „0“ für Deutschland … PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

MoReq2 & DOMEA PROJECT CONSULT Unternehmensberatung PDV

Zwischen Vision und Anspruch: die organisatorische Herausforderung bleibt

Zwischen Anspruch und Wirklichkeit
„Die Ansprüche sind hoch und die Budgets sind niedrig. Da machen die Projekte keinen Spaß.“ Key-Account Manager Public Sector eines namhaften Anbieters PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

ohne Verwaltungsreform
E-Government ohne Verwaltungsreform läuft ins Leere! PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

„Die Umsetzung bestehender Abläufe und Organisationsformen mit einem elektronischen System führt häufig nur zur Elektrifizierung der vorhandenen Ineffizienz!“ PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Homo Buerocraticus Der Homo Buerocraticus ist eine spezielle Spezies Mensch, genaugenommen die bisher höchste Entwicklungsstufe des Homo Sapiens. Er zeichnet sich durch eine reglementierte Lebensweise in einem besonderen, durch Verordnungen geschütztem Biotop aus – der Verwaltung. PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Herausforderungen an E-Government-Projekte
Veränderung des Arbeitsplatzes Veränderung der Ablauforganisation Veränderung der Aufbauorganisation Veränderung des Berufsbildes Veränderung der Qualifikationsanforderungen Veränderung der Ablageorganisation Veränderung der Arbeitsweisen Veränderung der Kommunikation mit Kollegen Veränderung gewohnter Benutzeroberflächen Veränderungen, Veränderungen, Veränderungen ... PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Einige kritische Aspekte
Einführungsprojekte: „Zurück in die Linie“ Beteiligung: „Was wollen die Querköppe vom Personalrat hier“ Qualifizierung: „Da ist doch der Meier viel zu alt für“ Akzeptanz: „Das kann doch gar nicht funktionieren“ Homo Buerocraticus: „Das haben wir noch nie so gemacht“ Informationszugang: „Das soll doch nicht jeder wissen“ PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Die Zukunft des Dokumenten-Managements – wohin geht die Reise?
Ausblick: Die Zukunft des Dokumenten-Managements – wohin geht die Reise? PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

E-Government Kann es überhaupt eine Verwaltung geben, die ohne Informations- management arbeiten kann? PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Trends bei E-Government-Anwendungen
Einbindung von Dokumenten-Management-Funktionalität in führende Systeme wie Fachanwendungen anstelle eigenständiger Clienten (Enabling) Web-Browser-basierte und mobil nutzbare Anwendungen schaffen Unabhängigkeit Anstelle großer DMS-Anwendungen Nutzung von Standard-Bürokommunikation mit Dokumenten-Management (z.B. Sharepoint) Konzentration von E-Government-Anstrengungen auf interne Abläufe und extern auf Services für Unternehmen Vorkonfigurierte Standardlösungen statt aufwändigen Projekten Abkehr von den „individuellen Schnörkeln“ Wachsende Nachfrage zu Hosting-, ASP- und SaaS-Angeboten PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Enterprise Content Management
Ausgewählte Trends für ECM Enterprise Content Management PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Ausgewählte ECM-Trends
Konsolidierung im Anbieter-Markt PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Der Gartner Magic Quadrant für ECM (September 2008)
PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008 September 2007 © Gartner Group 2007 & 2008

Konsolidierung im Anbieter-Markt Integration in Anwendungen und Standard-Bürokommunikationssoftware PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Konsolidierung im Anbieter-Markt Integration in Anwendungen und Standard-Bürokommunikationssoftware SOA Dienste-orientierte Architektur PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Konsolidierung im Anbieter-Markt Integration in Anwendungen und Standard-Bürokommunikationssoftware SOA Dienste-orientierte Architektur Unterstützung von mobilen Endgeräten PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Konsolidierung im Anbieter-Markt Integration in Anwendungen und Standard-Bürokommunikationssoftware SOA Dienste-orientierte Architektur Unterstützung von mobilen Endgeräten Unterstützung der Organisationsentwicklung durch Collaboration-, Workflow-, Wissensmanagement- und E-Learning-Anwendungen PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Konsolidierung im Anbieter-Markt Integration in Anwendungen und Standard-Bürokommunikationssoftware SOA Dienste-orientierte Architektur Unterstützung von mobilen Endgeräten Unterstützung der Organisationsentwicklung durch Collaboration-, Workflow-, Wissensmanagement- und E-Learning-Anwendungen Verfügbarkeit und Sicherheit zur Reduzierung der zunehmenden Abhängigkeit PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Konsolidierung im Anbieter-Markt Integration in Anwendungen und Standard-Bürokommunikationssoftware SOA Dienste-orientierte Architektur Unterstützung von mobilen Endgeräten Unterstützung der Organisationsentwicklung durch Collaboration-, Workflow-, Wissensmanagement- und E-Learning-Anwendungen Verfügbarkeit und Sicherheit zur Reduzierung der zunehmenden Abhängigkeit Lösungen zur Erfüllung von Compliance-, Risk-Management- und Corporate-Governance-Vorgaben PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Konsolidierung im Anbieter-Markt Integration in Anwendungen und Standard-Bürokommunikationssoftware SOA Dienste-orientierte Architektur Unterstützung von mobilen Endgeräten Unterstützung der Organisationsentwicklung durch Collaboration-, Workflow-, Wissensmanagement- und E-Learning-Anwendungen Verfügbarkeit und Sicherheit zur Reduzierung der zunehmenden Abhängigkeit Lösungen zur Erfüllung von Compliance-, Risk-Management- und Corporate-Governance-Vorgaben „Ready-to-Work“-Lösungen anstelle „leerer“ Produkte PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Konsolidierung im Anbieter-Markt Integration in Anwendungen und Standard-Bürokommunikationssoftware SOA Dienste-orientierte Architektur Unterstützung von mobilen Endgeräten Unterstützung der Organisationsentwicklung durch Collaboration-, Workflow-, Wissensmanagement- und E-Learning-Anwendungen Verfügbarkeit und Sicherheit zur Reduzierung der zunehmenden Abhängigkeit Lösungen zur Erfüllung von Compliance-, Risk-Management- und Corporate-Governance-Vorgaben „Ready-to-Work“-Lösungen anstelle „leerer“ Produkte Automatisierung und automatische Klassifikation zur Überwindung des Flaschenhalses der manuellen Erfassung PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Konsolidierung im Anbieter-Markt Integration in Anwendungen und Standard-Bürokommunikationssoftware SOA Dienste-orientierte Architektur Unterstützung von mobilen Endgeräten Unterstützung der Organisationsentwicklung durch Collaboration-, Workflow-, Wissensmanagement- und E-Learning-Anwendungen Verfügbarkeit und Sicherheit zur Reduzierung der zunehmenden Abhängigkeit Lösungen zur Erfüllung von Compliance-, Risk-Management- und Corporate-Governance-Vorgaben „Ready-to-Work“-Lösungen anstelle „leerer“ Produkte Automatisierung und automatische Klassifikation zur Überwindung des Flaschenhalses der manuellen Erfassung „Virtuelle Akte“, „elektronischer Posteingang“, „Formularverarbeitung“ etc. werden wichtige ECM-Anwendungen PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Konsolidierung im Anbieter-Markt Integration in Anwendungen und Standard-Bürokommunikationssoftware SOA Dienste-orientierte Architektur Unterstützung von mobilen Endgeräten Unterstützung der Organisationsentwicklung durch Collaboration-, Workflow-, Wissensmanagement- und E-Learning-Anwendungen Verfügbarkeit und Sicherheit zur Reduzierung der zunehmenden Abhängigkeit Lösungen zur Erfüllung von Compliance-, Risk-Management- und Corporate-Governance-Vorgaben „Ready-to-Work“-Lösungen anstelle „leerer“ Produkte Automatisierung und automatische Klassifikation zur Überwindung des Flaschenhalses der manuellen Erfassung „Virtuelle Akte“, „elektronischer Posteingang“, „Formularverarbeitung“ etc. werden wichtige ECM-Anwendungen Web 2.0-Funktionalität „in Maßen“ PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Konsolidierung im Anbieter-Markt Integration in Anwendungen und Standard-Bürokommunikationssoftware SOA Dienste-orientierte Architektur Unterstützung von mobilen Endgeräten Unterstützung der Organisationsentwicklung durch Collaboration-, Workflow-, Wissensmanagement- und E-Learning-Anwendungen Verfügbarkeit und Sicherheit zur Reduzierung der zunehmenden Abhängigkeit Lösungen zur Erfüllung von Compliance-, Risk-Management- und Corporate-Governance-Vorgaben „Ready-to-Work“-Lösungen anstelle „leerer“ Produkte Automatisierung und automatische Klassifikation zur Überwindung des Flaschenhalses der manuellen Erfassung „Virtuelle Akte“, „elektronischer Posteingang“, „Formularverarbeitung“ etc. werden wichtige ECM-Anwendungen Web 2.0-Funktionalität „in Maßen“ Integration von Archivspeichern als Subsystem im Untergrund im Rahmen von ILM Information-Lifecycle-Management-Konzepten PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Für den „Nachhauseweg“ …
Wieviel „e“ darf es sein? PDV Keynote E-Government Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2008

Strategie vor Organisation, Organisation und Mensch vor Technik!

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