P R O J E C T C O N S U L T Elektronische Archivierung und

P R O J E C T C O N S U L T Elektronische Archivierung und
Digital Preservation Dr. Ulrich Kampffmeyer VdW-Arbeitstagung Potsdam, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Präsentations-Version im Internet:

Agenda Einführung – Elektronische Archivierung zwischen wissenschaftlichem Anspruch und technischer Realität Standardisierung: Vom Archivformat zum Weltarchiv Status Quo: Projekte und Initiativen Lösungen und Produkte: Der Markt für elektronische Archivierung und Digital Preservation Ausblick: Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Agenda Elektronische Archivierung Begriffsabgrenzung Standardisierung
Ausblick Anspruch: Eine ganz, ganz kurze Geschichte von fast Allem, was draußen in der Welt der elektronischen Archivierung passiert … VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Einführung – Elektronische Archivierung zwischen wissenschaftlichem Anspruch und technischer Realität VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Definitionen PROJECT CONSULT Unternehmensberatung VdW-Arbeitstagung
Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Archiv Unter einem Archiv (v. lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Unterlagen oder Informationen. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Elektronische Archivierung
Elektronische Archive erlauben datenbankgestützt den Zugriff auf langzeitig, unveränderbar archivierte elektronische Informationen. Elektronische Archive sind keine Datensicherungs- oder Backup-Systeme. Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Records, Dokumenten und Content mit direktem zielgerichtetem Zugriff. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Elektronische Archivierung
Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Records, Dokumenten und Content mit direktem zielgerichtetem Zugriff. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Langzeitarchivierung
Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Revisionssichere Archivierung
Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten. In 2009 wird die GoBS durch die neuen GoBIT ersetzt. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Revisionssicherheit: Kriterien
Folgende grundsätzlichen Kriterien gelten für die Revisionssicherheit von Archivsystemen: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Revisionssicherheit ist kein technisches Merkmal. Es gibt daher auch keine revisionssicheren Speichermedien! WORM – d.h. nur einmal beschreibbare und dann nur noch lesbare Speicher – unterstützt die Revisionssicherheit, ist aber selbst und für sich allein genommen nicht revisionssicher! Man kann bei Einsatz geeigneter Verfahren auch auf wiederbeschreibbaren Speichern revisionssicher archivieren! VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

„Rechtssichere Archivierung“
Neue Initiative in 2009, die anstelle oder ergänzend zu revisionssicheren Archiven den Begriff der „rechtssicheren Archive“ einführen will. Zertifizierung – auch von Produkten – geplant „Mehr Sicherheit für den Anwender“ Aber: Kann man im Vorwege schon bei der Beschaffung die „Rechtssicherheit“ bescheinigen? Revisionssicherheit geht von der Prüfung der Systeme beim Anwender im laufenden Betrieb aus und bescheinigt, dass alles ordnungsmäßig eingesetzt wird. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Die Revisionssicherheit wird in einer Verfahrensdokumentation nachgewiesen. Prozesse, Organisation und Betrieb sind auf die Erfüllung der Revisionssicherheit auszulegen und die Einhaltung der Vorgaben und beschriebenen Verfahren ist regelmäßig zu prüfen. Die „Abnahme“ der Revisionssicherheit hat durch einen unabhängigen Dritten bzw. durch die entsprechende Aufsicht zu erfolgen. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anforderungen an die elektronische Archivierung
Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte beschreibende Metadaten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und verlustfreien Migrationsverfahren VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Programmgestützter, direkter Zugriff auf einzelne Informationsobjekte, landläufig auch Dokumente genannt, oder Informationskollektionen, z. B. Listen, Container mit mehreren Objekten etc. Datenbankgestützte Verwaltung der Informationsobjekte auf Basis von Metadaten und gegebenenfalls Volltexterschließung der Inhalte der archivierten Informationsobjekte VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die gesuchte Information direkt zugreifen zu können Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom gescannten Faksimile über Dokumentenformat-Dateien und s bis hin zu komplexen XML-Strukturen, Listen, COLD-Dokumenten oder ganzen Datenbankinhalten VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal beschreibbaren Medien einschließlich des Zugriffs auf Medien die sich nicht mehr im Speichersystem direkt befinden Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen längeren Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann Bereitstellung von Informationsobjekten unabhängig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Klienten und mit Übergabe an andere Programme Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Vereinfachung der Erfassung durch Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Betrachter (engl. Viewer) zur Anzeige von Informationsobjekten, für die die ursprünglich erzeugende Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte gegen unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit der gespeicherten Information Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Speichersysteme, um z. B. durch Zwischenspeicher (Caches) schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung der Informationen zu gewährleisten Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als Dienste in beliebige Anwendungen integrieren zu können VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Eigenständige Wiederherstellungsfunktionalität (Recovery), um inkonsistent gewordene oder gestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder aufbauen zu können Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden können und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet wurden VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Abgrenzung von Archivierung, Dokumentenmanagement und Records Management
VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Englisch vs. Deutsch Englisch Deutsch
Document Management Dokumentenmanagement Records Management Dokumentenmanagement, Schriftgutverwaltung Digital Preservation Elektronische Langzeitarchivierung Electronic Archiving Elektronische Datensicherung Elektronische Archivierung VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Was ist ein Record? Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt
wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen. (ISO Part 1) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Was ist ein Record? Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ verstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht. Die physische Form spielt dabei keine Rolle, es geht um Inhalt und Rechtscharakter. Beispiele sind s, Verträge, Geschäftsver-einbarungen, Kontoübersichten, Berichte sowie Video- und Audiodateien. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Was ist Records Management?
Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. (ISO Part 1) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Was ist Electronic Records Management?
Records Management oder Electronic Records Management (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen. ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden. Records Mangement wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Records Management ist unabhängig vom Medium Verwaltung von physischen Records (z.B. Papierdokumenten) elektronisches Records Management (Verwaltung von digitalen Objekten) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Records Management Records Management dient dazu, Unterlagen geordnet, wiederfindbar, sicher und nachvollziehbar zu verwalten. Der Begriff „Record“ entspricht dem Begriff „Dokument“ im Deutschen, wenn es um wichtige, aufbewahrungspflichtige Informationsobjekte geht! Aber: Nicht jede Record gelangt ins Archiv! VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Was ist Records Lifecycle Management?
Aufbewahrungsfristen aufbewahrungspflichtig aufbewahrungswürdig Entsorgung von Informationen Regeln und Nachweis der Vernichtung VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules) Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement dient zur datenbank- gestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Dokumentenmanagement im engeren Sinn Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinn sind solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungs- und Kontrollfunktionen für die wachsenden Dateibestände als Ersatz des File-Managers zur Verfügung zu stellen. Dokumentenmanagement im weiteren Sinn Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn werden verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, Imaging, Scannen, COLD Workflow, Groupware, elektronische Archivierung und andere. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Ein möglicher Ausweg aus der Begriffsverwirrung?
Dokumentenmanagement unterstützt den dynamischen Teil des Lebenszyklus einschließlich Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten. Records Management übernimmt die Verwaltung der Dokumente, sobald sie archivierungswürdig oder archivierungspflichtig werden und sichert die Konsistenz, Authentizität und andere Merkmale. Archivierung dient zur sicheren und unveränderbaren Speicherung der Informationen, die mit einem Records Management verwaltet werden. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

ECM - Definition “Enterprise Content Management is the Strategies, Methods and Tools used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes.” (AIIM Association for Information and Image Management International, 2008) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

ECM: das 5-Komponenten-Modell
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM RM PRESERVE

ECM Archivierung & Records Management
CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM RM PRESERVE

ECM Archivierung & Records Management
CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM Records Management RM PRESERVE

Unterschiedliche Zielgruppen mit unterschiedlichen Anforderungen

Standardisierung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung

Normen und Standards Definition
Der Begriff „Norm“ bezeichnet einen Standard, der durch ein internationales, anerkanntes Standardisierungsgremium erarbeitet, abgestimmt und verabschiedet wurde. Zu den anerkannten Gremien gehören unter anderem DIN, ISO etc. Im Übrigen wird im Deutschen von „Standards“ oder „Industriestandards“ gesprochen, die von Herstellervereinigungen oder anderen Gremien gesetzt wurden (z.B. ODMA) oder sich durch ihre Verbreitung als Standard (z.B. Microsoft MIME). Im Englischen wird nur von „Standards“ gesprochen. Es ist daher zu beachten, dass es sich um eine „Norm“ oder um einen „Industriestandard“ nach deutscher Definition handelt. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Unterschiedliche Arten von Standards: „Äpfel und Birnen“
Architekturen Protokolle Funktionalität Metadaten Schnittstellen Dokumentformate Austauschformate Sicherheit Signaturen Aufzeichnungsformate Speichermedien … & dies allgemein sowie in fach- und branchenspezifische Ausprägungen VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Elektronische Archivierung ist vielfach standardisiert:
Standards Elektronische Archivierung ist vielfach standardisiert: Architektur Metadaten Schnittstellen Verfahren VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Viele Standards … Dies heißt aber nicht, dass jeder Standard auch für die individuellen Archivierungsanforderungen geeignet ist! Aber: man kann gut abkupfern … Und: Standards ändern sich über die Zeit. DEN universellen Standard für Schnittstellen oder Formate bei der Archivierung gibt es nicht! VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Standards Archivierung bedeutet immer auch zugleich Migration!
z.B. Technologiewechsel bei langzeitiger Aufbewahrung, neue Nutzungsmodelle etc. Die Einhaltung von Standards macht das Leben bei Migrationen einfacher! VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Standards Archivierung
Wenige ausgewählte Beispiele: ISO OAIS Open Archive Information System SNIA XAM Nestor Vertrauenswürdige Archive DLM-Forum MoReq2 Model Requirements APEnet BSI Grundschutzhandbuch ISO Formate VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 44

OAIS ISO 14721 OAIS-Reference Model for an Open Archival
Information System 2002: Blue Book der NASA/CCSDS (650.0-B-1) 2003 als Standard ISO übernommen Vor allem gedacht für die Verarbeitung digitaler Informationen Logisch strukturiert und damit unabhängig von Implementierung Sowohl aus der Sicht der Funktionalität als auch des Informationsflusses darstellbar VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 45

OAIS-Referenzmodell ISO 14721 Open Archive Information System
VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 (

OAIS-Referenzmodell Eingang Indizierung
ISO Open Archive Information System Eingang Indizierung VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Logik Verwaltung Datenbank
OAIS-Referenzmodell Logik Verwaltung Datenbank VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

OAIS-Referenzmodell Archiv- Speicher PROJECT CONSULT
VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archiv- Speicher

Zugriff Bereitstellung
OAIS-Referenzmodell VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Zugriff Bereitstellung

Architektur von Archivsystemen Datenbanken
Referenz-Datenbank mit separatem Repository BLOB-Datenbank oder integriertes Content Management © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

Architektur von Archivsystemen Traditionelle Referenz-Datenbank
© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Pointer VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Referenz- Datenbank Jukebox

Architektur von Archivsystemen BLOB-Datenbank
BLOB (Binary Large Object) Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in einer Datenbank © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Dokument BLOB-Datenbank

Architekturen Vor- und Nachteile
Traditionelle Referenz-Datenbank BLOB-Datenbank / Integriertes Content Management Vorteile Skalier- und Kaskadierbarkeit on-line,near-line und off-line Verwaltung geeignet für große Mengen Geschwindigkeit Bearbeitung keine separaten speziellen Subsysteme Nachteile Performante spezielle Subsysteme mit proprietärer Steuersoftware Schlechte Skalierbarkeit Replikation bei großen Mengen Unveränderbarkeit VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Architektur von elektronischen Archivsystemen
Index Datenbank Archivsystem Management VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivsystem Speicher

Grundsatz „Nur ein dummes Archiv hat lange Bestand!“ Logik, Verwaltung und Speicher sind von einander zu trennen, damit sie auch getrennt gepflegt und weiterentwickelt werden können. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Viele aufwändige individuelle Schnittstellen
Architektur Vergangenheit Monolith Fach-Client Archiv-Client Fachanwendung Archivanwendung VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivverwaltung Datenbank Speicher Archivspeicher Viele aufwändige individuelle Schnittstellen

Architektur Heute Recherche Anzeige Nachindizierung Indizierung QS
Fach-Client Scan-Client Administration Fachanwendung Scan- anwendung Archivlogik & Dienste Temporärer Speicher Cache VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher

Universal-Archiv für alle
Architektur Heute Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Workflow-Client Fach-Client Scan-Client Administration Workflow Fachanwendung Scan- anwendung Archivlogik & Dienste Speicher Temporärer Speicher Cache VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Universal-Archiv für alle Informationsobjekte

Universal-Archiv für alle
Architektur Heute Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Portal Office andere Fach- verfahren Administration Archivlogik & Dienste VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Universal-Archiv für alle Informationsobjekte

Standards Schnittstellen
ERP Systeme SAP Archivelink Speichersystemanbieter (technisch) SNIA XAM Öffentliche Verwaltung Deutschland XDOMEA XArchiv Bundesarchiv SAM Zugriffsschicht (technisch) CMIS WebDAV JSR 170/283 VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

SNIA XAM XAM „eXtensible Access Method“ Entwickelt ursprünglich von IBM und EMC sowie HP, Hitachi Data Systems (HDS) und Sun Microsystems (Oracle). Übernommen von der SNIA im Rahmen der „Fixed Content Aware Storage Technical Work Group“ (FCAS TWG): XAM als Grundlage für die Entwicklung eines Fixed-Content-API zur langfristigen Datenarchivierung. Ziel des SNIA-Data-Management-Forums ist, Standards für das Speichern unveränderlicher Inhalte zu entwickeln. XAM soll das Datenspeichern und die Automatisierung von Storage-Migrationen vereinfachen. Zur Zeit existieren 3 verschiedene Ausprägungen von XAM. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

XAM XAM soll das Datenspeichern und die Automatisierung von Storage-Migrationen vereinfachen Unternehmen sollen schneller und einfacher Richtlinien für Datenaufbewahrung, Datensicherheit, Datenmigration und Compliance erarbeiten und umsetzen können XAM soll unabhängige Software-Anbieter bei der Entwicklung von Lösungen für die Archivierung von Informationen unterstützen, da die Schnittstelle die langfristige Aufbewahrung, Bereitstellung und Verwaltung von unveränderlichen Daten, so genanntem Fixed-Content, ermöglicht. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

SNIA LTACSI LTACSI Long-Term Archive and Compliance Storage Initiative
SNIA Konsortium zur Lösung von Langzeitarchivierungsproblemen Zielsetzung: weltweite Vorgaben für Best Practices und für Standards für die Langzeitarchivierung, die elektronische Archivierung generell und Compliance-relevante Systeme schaffen konkrete Anforderungen an XAM und andere ILM Aktivitäten der SNIA definieren.

Der digitale 100-Jahre-Archiv-Standard
Die „100-Jahre“-Initiative ist eine Untergruppe von LTACSI Zielsetzung: Mit Hilfe von Archiv-Anwendungen Daten-Objekte für die nächsten 100 Jahre logisch lesbar und migrierbar machen. Die XAM-Spezifikationen wurden Mitte 2008 durch das Archivierungsformat SD-SCDF (Self-Describing Self Contained Data Format) aufgewertet. Dies ermöglicht die Langzeitaufbewahrung digitaler Daten auch beim Wechsel von Hardware und Anwendungen. Die Initiative fordert einen multidisziplinären Ansatz, der auch Architektur- und funktionale Themen wie die ISO OAIS Open Archival Information Systems adressiert.

Nestor Nestor Projektpartner
„Network of Expertise in long-term Storage and availability of digital Resources in Germany“ englische Übersetzung des offiziellen BMBF-Projekttitels „Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung und Langzeitverfügbarkeit digitaler Ressourcen in Deutschland“ Projektpartner Die Deutsche Nationalbibliothek, Niedersächsische Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen, Computer- und Medienservice und Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Bayerische Staatsbibliothek (München), Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, Institut für Museumskunde, Bundesarchiv (seit 2005) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Vertrauenswürdige Archivierung
Definition: Vertrauenswürdigkeit (engl. trustworthiness) wird als Eigenschaft eines Systems angesehen, gemäß seinen Zielen und Spezifikationen zu operieren. Aus Sicht der IT-Sicherheit stellen Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit Grundwerte dar. IT-Sicherheit ist somit ein wichtiger Baustein für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive. Die Spezifikation wird über den DIN in die ISO-Standardisierung eingereicht. ( VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 67

Nestor Nestor will eine beständige Infrastruktur mittels Online-Foren, Kontaktbörse, Workshops und Arbeitsgruppen anbieten, in der vielfältige Fachkompetenzen zu Themenschwerpunkten zusammenarbeiten, ergänzend zusammenwirken sowie weiterentwickelt und gebündelt genutzt werden können außerdem soll ein bereichsübergreifendes arbeitsteiliges Konzept erarbeitet werden, das Vorschläge für die effektive und ökonomische Zusammenarbeit aller Institutionen und Organisationen mit Langzeitarchivierungsaufgaben macht es ist auch an die Entwicklung von Standards gedacht VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Nestor Aufgaben Kompetenzen und Informationen verfügbar machen
Kooperation ermöglichen Modelle präsentieren Nestor wird organisatorische und technische Verfahrensmodelle zur Langzeitarchivierung digitaler Ressourcen zur Diskussion stellen und auf eine breite Nachnutzung geeigneter Modelle hin arbeiten Standards befördern Problembewusstsein schaffen dauerhafte Organisationsform vorbereiten VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Nestor Zielgruppen Institutionen, zu deren Aufgaben die Archivierung und Langzeiterhaltung digitaler Ressourcen gehört Personen, die über Kompetenzen und Erfahrungen auf dem Gebiet verfügen Produzenten digitaler Ressourcen in Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung Nutzer digitaler Ressourcen Förderinstitutionen mit deren Rahmenplanungen und Einzelaktivitäten ausländische Institutionen, Organisationen und Projekte, die auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung digitaler Ressourcen aktiv sind kommerzielle Dienstleister und Industriepartner, die Services oder Produkte zur Langzeitarchivierung anbieten VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

DLM-Forum DLM = Document Lifecycle Management
DLM-Forum-Initiative der Europäischen Kommission seit 1992 Das DLM-Forum ist ein Zusammenschluss der europäischen Nationalarchive und anderer Archive, die die Öffnung Archiven für einen Open Access und langzeitige Verfügbarkeit sicherstellen wollen Das DLM-Forum hat unter anderem den MoReq-Standard veröffentlicht Quelle: VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

DLM-Forum MoReq2 MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records Herausgegeben von der Europäischen Kommission MoReq (1): 2002 MoReq2: 2008 Umfangreicher Katalog von Funktionalität Erweitert Records Management um andere DMS- und ECM-Funktionalität Testmaterial Zertifizierungsverfahren Quelle: VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

DLM-Forum MoReq2 und Archivierung
sieht Records Management als Verwaltungsfunktionalität für elektronische Archive bedingt Archivsysteme nach ISO OAIS setzt auf ISO für die Metadaten Ziel: Möglichst automatisiert aus der dynamischen Verwaltung und dem Records Management die Informationsobjekte an nachgelagerte Archivsysteme zu übergeben. Quelle: VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

DLM-Forum MoReq2 und Archivierung
sieht Records Management als Verwaltungsfunktionalität für elektronische Archive bedingt Archivsysteme nach ISO OAIS setzt auf ISO für die Metadaten Ziel: Möglichst automatisiert aus der dynamischen Verwaltung und dem Records Management die Informationsobjekte an nachgelagerte Archivsysteme zu übergeben. Quelle: Records Management & MoReq2 Roadshow Frankfurt, Dienstag München, Donnerstag Für VdW-Mitglieder kostenfreie Teilnahme: VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

APENET Projekt zum Aufbau eines europäischen Archivportals mit einem gemeinsamen Internet-Zugang zum Archivgut der Mitgliedsländer der EU Start: 15. Januar 2009, Laufzeit: zunächst 3 Jahre Mit dem Projekt wird eine der Handlungsnotwendig-keiten aus dem vom Rat veranlassten Bericht über die Archive in der erweiterten EU umgesetzt An dem Projekt sind 12 Mitgliedsländer der EU sowie die EDL-Foundation, die Trägerin der EUROPEANA, beteiligt. ( VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Weitere Initiativen Neben Standards gibt es zahlreiche Initiativen, geförderte Projekte und Verbände, die Vorgaben und Vorschläge, für die Archivierung entwickelt haben: DPE, DELOS, KOPAL, ICA, MARC, METS, InterPARES, Calimera, DCC, AIIM, u.v.a. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Kopal Kopal Projektpartner
Kooperativer Aufbau eines Langzeitarchivs digitaler Informationen Projektpartner Deutsche Nationalbibliothek Niedersächsische Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG) IBM Deutschland GmbH VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Kopal Ziele technische Lösung zur Langzeitarchivierung, die neben der Bewahrung digitaler Dokumente vor allem deren zukünftige Verfügbarkeit zum Ziel hat Einhaltung internationaler Standards (OAIS ISO 17421, Metadaten, Persistent Identifier: URN) Flexibler Datenimport- und -export digitale Objekte aller Art (PDF, TIFF u.a.) Monitoring-Funktion für Langzeiterhaltung digitaler Dokumente Transparente Integration in bestehende Bibliotheks- und Informationssysteme (OPACs etc.) Mandantenfähigkeit (Eigener Account pro Nutzer) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

DPE Digital Preservation Europe
DPE fördert Kollaborationen und Synergien zwischen zahlreichen bestehenden nationalen Initiativen innerhalb von Europas Forschungslandschaft Der Erfolg von DPE soll zu der Schaffung und Sicherung eines geteilten Wissens über Prozesse, Synergien der Aktivitäten, Systeme und Techniken für digitale Archive beitragen VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

DPE Teilnehmende Institutionen:
Humanities Advanced Technology and Information Institute (HATII), University of Glasgow Technische Universitaet Wien (TUW) State and University Library (Statsbiblioteket) and National Media Archive, Aarhus (SB) Het Nationaal Archief (NANETH) Národní knihovna Ceske republiky (NKP) Ministero Per I Beni E Le Attivita Culturali (MIBAC) Fondazione Rinascimento Digitale (FDR) Vilnius University Faculty of Communication (VUFC) FernUniversität in Hagen (FUH) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

DPE DPE verfolgt drei Hauptziele:
Erstellung einer kohärenten Plattform für proaktive Kooperation, Kollaboration, den Austausch und die Verbreitung von Forschungsergebnissen und Erfahrungen in der Langzeitarchivierung digitaler Objekte. Die weitere Verbreitung von Dienstleistungen zur digitalen Langzeitarchivierung, sowie die Erweiterung ihrer Einzugsbereiche und Verantwortlichkeiten. Verbesserung der Wahrnehmung, Fähigkeiten und verfügbaren Ressourcen. ( VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Drambora Digital Repository Audit Method Based on Risk Assesment
wurde im Rahmen einer Kooperation des Digital Curation Centre (DCC) und des Digital Preservation Europe Projekt (DPE) entwickelt Unterstützt die Selbstevaluierung der Sicherheit von Archivsystemen VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

DCC Digital Curation Centre
Das Digital Curation Centre ist ein Forschungs-, Beratungs- und Förderzentrum (Kompetenzzentrum) für Data Curation und der zentrale Netzwerknoten in der kooperativen Zusammenarbeit der in diesem Bereich tätigen Universitäten, Forschungseinrichtungen und Institutionen. Es wird seit März 2004 gemeinsam vom Joint Information Systems Committee (JISC) und dem e-Science Core Programme gefördert. ( VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Delos Network of Excellence on Digital Libraries
DELOS-Netzwerk hat sich zum Ziel gesetzt, die laufenden Forschungsaktivitäten zu koordinieren und zu integrieren, um gemeinsam die nächste Generation von Technologien im Bereich digitaler Bibliotheken zu schaffen. DELOS wird von der EU gefördert. Die Themengebiete spiegeln die Vielfältigkeit des Forschungsgebiets "Digitale Bibliotheken" wider und reichen von Architekturaspekten über Personalisierung, nicht-traditionelle Dokumente, Benutzerschnittstellen, semantische Interoperabilität, und Erhaltung von Dokumenten bis hin zur Evaluation bestehender Systeme. ( VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Delos Die Ziele im Einzelnen:
Definition von einheitlichen und umfassenden Theorien und Frameworks für den gesamten Lebenszyklus von Informationen in digitalen Bibliotheken Entwicklung von interoperablen, multimodalen und mehrsprachigen Services und integriertem Content Management, für verschiedene Nutzergruppen, vom individuellen Einzelbenutzer über globale Spezialistennetzwerke bis hin zur Allgemeinbevölkerung Vernetzung und Strukturierung der europäischen Forschungslandschaft im Bereich digitaler Bibliotheken Schaffung eines Forums zum Erfahrungsaustausch von Forschern, Anwendern und Industrievertretern Förderung der internationalen Kooperation durch ein Austauschprogramm ( VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

InterPARES International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems Nachfolgeprojekt von Preservation of the Integrity of Electronic Records Primärziel ist ein theoretisches und methodologisches Grundlagenwissen, von dem exemplarische Strategien und Standards abgeleitet werden können Träger/Beteiligte: School of Library, Archival and Information Studies at the University of British Columbia (Vancouver), in Zusammenarbeit mit mehreren internationalen Teams aus Europa, Kanada, Asien, Amerika, Australien und Italien VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Quelle:

BSI Grundschutz Archivierung
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Grundschutzhandbuch Kapitel 9.5 Anforderungen an sichere Archivsysteme Wird in 2009 aktualisiert VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Standards für Metadaten

Standards Metadaten International: ISO 23081 Metadata-Standard
LMER Langzeitarchivierungsmetadaten METS, MARC, Dublin Core … Europa: MoReq2 Records Management (einschließlich ISO 23081) Deutschland (öffentliche Verwaltung): XDOMEA mit XArchiv

ISO 23081 Metadata-Standard LMER Langzeitarchivierungsmetadaten
Standards Metadaten International: ISO Metadata-Standard LMER Langzeitarchivierungsmetadaten Europa: MoReq2 Records Management Deutschland (öffentliche Verwaltung): XDOMEA mit XArchiv VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Internationale Standards im ERMS- Umfeld
Metadaten FEA Federal Enterprise Architecture DRM Data Reference Model – Endgültige Version 2.0 e-GMS UK e-Government Metadata Standard DCMI The Dublin Core Metadata Initiative AIIM Integrated EDM/ERM Functional Requirements The National Archives (UK) Functional Requirements for ERM Metadata Standard LMER Langzeitarchivierungsmetadaten für elektronische Ressourcen. Nestor Projekt, 2007 ISO 15489, Teile 1 + 2 Information und Dokumentation PREMIS PREservation Metadata: Implementation Strategies VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Metadaten MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records ISO 23081, Teil 1 Records Management Prozesse, Metadaten für Records Australian RKMS Recordkeeping Metadata Schema MARC Machine-Readable Cataloging METS Metadata Encoding & Transmission Standard DIRKS Designing and Implementing Recordkeeping Systems (Australia) US DoD Dept. of Defense STD Standard für Electronisches-Records-Management VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Metadaten ASCII, ISO 10646, ISO 8859 Zeichenkodierung ISO 3166 Ländernamen ISO 8601, BSI DISC PD2000 Datumsformate ANSI Z39.50/ISO 23950 Protokoll für das Wiederauffinden von Informationen ISO 639 Kennungen für Namen von Sprachen, Sprachcodes ISO 2788, ISO 5964 Thesaurus VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Standards für Dokumentformate

Standards Formate TIFF
Tagged Image File Format verschiedene Spezifikationen (einschließlich Farbe) PDF Portable Document Format PDF/A als Norm ISO PDF/A-2 ist in Entwicklung PDF selbst wird ebenfalls durch die ISO normiert

Standards für Speicher

Speichermedien WORM WORM-Disk WORM-Tapes WORM Harddisk ISO 9660 CD DVD
BlueRay zukünftige Speichertechnologien VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 97

Write Once Read Many WORM
Allgemein: i.d.R. Speichermedien, die nur einmal beschrieben werden können, um sie danach beliebig oft auszulesen, Schreibschutz Soft WORM sind im Prinzip wiederbeschreibbare Medien True WORM sind physisch nur einmal beschreibbare Medien VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 © PROJECT CONSULT 2002

ISO 9660 schreibt vor, wie Daten auf einer CD/DVD unterzubringen sind:
Dateinamen dürfen bis zu 31 Zeichen lang sein. Sonderzeichen sind mit Ausnahme des Unterstrichs nicht erlaubt, Maximal Acht Verzeichnisebenen sind zugelassen, Dateien dürfen fragmentiert werden. Der Vorteil dieser Norm liegt darin, dass sich diese CDs mit verschiedenen Betriebssystemen und Geräten lesen lassen. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Compact Disk CD CD-ROM (ist nur lesbar, nicht beschreibbar)
CD-R (einmal beschreibbar, dann nur noch lesbar) CD-RW (ca fach beschreibbar, dann nur noch lesbar) CD-I (Interaktive Spiele etc.) Photo-CD CD-Extra (Audio -und Datenspur nebeneinander) Lesbarkeit der Daten Jahre Aufnahmekapazität bis zu 800 MB je Medium Zugriff über SCSI oder IDE (bis zu 10,8 MB/sek.) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 © PROJECT CONSULT 2002

Digital Versatile Disk DVD
Gleiche Abmessung wie eine CD Zwei Schichten pro Seite (beidseitig) Verschiedene Formate, weitere zu erwarten Aufnahmekapazität bis zu 17 GB je Medium Zugriff über SCSI oder IDE (20,8 MB/sek.) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 © PROJECT CONSULT 2002

WORM WORM-Disk WORM-Tapes WORM-Harddisk
Geschäftsrelevante Dokumente für die jeweilige Aufbewahrungsfrist manipulationssicher archivieren WORM-Tapes Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe) Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration Aufnahmekapazität bis zu 260 GB je Medium (komprimiert) Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller WORM-Harddisk Spezieller Schutz von Software und Firmware VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

WORM-Disk Beschreibung durch physische Veränderung der Plattenoberfläche Einmal geschriebene Daten können nicht geändert werden Lesbarkeit der Daten bis 40 Jahre „garantiert“ gängige Größen sind 5 1/4, 12 oder 14 Zoll Speichervermögen liegt zwischen ca. 1/4 bis zu 10 Gigabyte WORM-Platten werden als optische Jukeboxen angeboten Zugriff i.d.R. über SCSI (1,2 - 2,3 MByte/s), relativ gering VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

WORM-Tapes Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe)
Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration Aufnahmekapazität bis zu 260 GB je Medium (komprimiert) Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller Medien durch große Kapazität relativ günstig (120€) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

WORM Harddisk CAS Content Adressed Storage (z.B. Centera von EMC2)
Unabhängig von der Anwendung Signatur aus dem Inhalt des Objekts Bei Veränderungen des Inhalts eines Objekts wird automatisch eine neue Version erzeugt Die Unveränderbarkeit der gespeicherten Information wird durch die Software sichergestellt Selbständige Fehlerbehebung VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

WORM Harddisk z.B. Centera von EMC Einfaches Management
Sehr schnell Datenzugriffe Unveränderbarkeit und Wahrung der Authentizität der Daten Wahrung der Integrität Replikation Grundsätzlich gespiegelt Bis zu 15,4 TB pro 19“ Rack, insgesamt bis zu 160 TB Ab € VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Archivierungsmedien Bandspeichertechnologien
Sehr geringe Anschaffungskosten für Magnetbänder; weniger als 10 Cent pro GB WORM Medien erfüllen die Forderung nach Revisionssicherheit Energieverbrauch ist gering und macht Bandsysteme auch für die Langzeitarchivierung interessant Datentransferrate wird von heute 120 MB/s auf 270 MB/s zunehmen, dagegen liegen die Zugriffszeiten im mehrstelligen Sekundenbereich Lagerbedingungen: niedrige Temperatur und niedriger Luftfeuchtigkeit Archivdauer von 30 Jahren möglich VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Archivierungsmedien Festplatten
Erste Wahl, wenn Daten ständig verfügbar sein sollen Es gibt bereits erste Festplatten mit bis zu 2TB Kapazität und Zugriffszeiten im einstelligen Millisekundenbereich Transferraten von über 100 MB/s garantieren eine sehr gute Performance Anschaffungspreis ca. 20 Cent/GB TCO jedoch hoch: hoher Energieverbrauch für Geräte und Kühlung, hoher Platzbedarf, Kurzlebigkeit (im Durchschnitt 6 Jahre) Revisionssichere Archivierung auf Festplatten erfordert einen zusätzlichen administrativen Aufwand (-> weitere Zusatzkosten, daher weniger für die Langzeitarchivierung geeignet) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Archivierungsmedien Optische Speicher
Optimal für die Langzeitarchivierung, wenn man auf die richtigen Produkte setzt Werden bereits seit den 80er Jahren des letzten Jahrhunderts für die Archivierung digitaler Daten eingesetzt Heutige optische Platten bieten im 5 ¼“ Format 50 GB (Blue-Ray-Disc) bzw. 60 GB (UDO-2) an Kapazität Robust gegen äußere Einflüsse, bieten eine Transferrate von MB/s, Zugriff erfolgt als „Random Access“ und liegt bei 25 – 150 ms Datenlebensdauer liegt bei über 30 Jahren Nachteil optischer WORM Platten: Notwendigkeit spezieller Software erhöht administrativen Aufwand und Kosten Optische Platten werden in erster Linie als WORM Datenträger zur Langzeitarchivierung eingesetzt VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Continuous Migration PROJECT CONSULT Unternehmensberatung

Strategien zur Sicherstellung der Verfügbarkeit archivierter Information
Standardisierung Migration Emulation Kapselung Konversion zur Laufzeit VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Migration Migration ist eine Methode zur Sicherstellung der Verfügbarkeit ist die Migration von Information in eine neue Systemumgebung. Sie stellt unter Umständen ein Risiko dar, wenn die Informationen nicht nachweislich unverändert, vollständig und weiterhin uneingeschränkt wieder findbar von einer Systemlösung auf eine andere migriert werden. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Migration Originalität und Authentizität können durch eine Migration in Frage gestellt werden. Anderseits zwingt der technologische Wandel die Anwender auf neue Speicher- und Verwaltungs-komponenten rechtzeitig zu wechseln, um die Information verfügbar zu halten. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Migration Die Migration ist bereits bei der Ersteinrichtung eines Archiv- und Speichersystems zu planen, um ohne Risiko und Aufwand den Wechsel vollziehen zu können. Kontrollierte, verlustfreie, „kontinuierliche Migration“ ist zur Zeit die wichtigste Lösung, Information über Jahrzehnte und Jahrhunderte verfügbar zu halten. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Migration Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:
Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren Informationen sollen langfristig verfügbar sein Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ... VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Migration Migration Geänderte Entscheidung Produktions- Realisierung
betrieb Geänderte Anforderungen Migration VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Migration „Wenn ich heute ein System installiere, das
auch noch in 20 Jahren Dokumente wieder bereitstellen können muss, da weiß ich doch schon jetzt, dass Hardware, Software und Umgebung nicht mehr vorhanden sein werden!“ Langzeitarchivierung und Migration sind zwei Seiten der gleichen Medaille! VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Unterschiedliche Formen der Migration
Erstmigration (Initial-Befüllung) Migration innerhalb der Umgebung durch Technologie-Wechsel „Harte“ Migration von Alt-Systemen „Integrative“ Migration von Altsystemen (anbinden für Recherche, aber nur noch lesen) „Kontinuierliche“ Migration (unabhängig vom technologischen Wandel ständig aktualisieren) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Migration Typen im Archivierungsumfeld
Harte Migration Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformationen und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien oder Speichersysteme (bei einer Systemumstellung) Weiche Migration Nur Umkopieren und neu Organisieren der Index-Datenbank bei einer Systemumstellung Bestehende Speichersysteme und Medien werden weiter genutzt Integrative Migration Paralleler Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Migration Strategie Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus Betrieb, Informationsverfügbarkeit, Ausbaufähigkeit und Systemwechsel sicherzustellen VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Migration Strategie Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden. Das Migrationskonzept muss Bestandteil einer langfristigen IT-Strategie sein, um Auswirkungen von Änderungen an Systeme auf Archive und archivierte Informationen kontrollieren zu können. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Beispiel: Vorgaben für die Migration von Archivinhalten
Eine Migration ist immer ein geplanter, geordneter, zuvor ausführlich getesteter und dokumentierter Prozess Migrationen müssen verlustfrei in Bezug auf Informationsobjekte, Metadaten und Kontextinformationen sein Zugriffsmöglichkeiten, Verfügbarkeit und Sicherheitskriterien müssen in der neuen Umgebung identisch gegeben sein Auch für eine Migration gibt es eine Verfahrensdokumentation und eine rechtliche Würdigung in Bezug auf den Originalitätscharakter der migrierten Informationen VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Continuous Migration Continuous Migration ist das kontinuierliche, verlustfreie Verlagern und neu Archivieren von aufbewahrungswürdigen und aufbewahrungs-pflichtigen Informationsbeständen nebst ihrem Kontext- und ihren Index-Informationen mit Sicherstellung der Lesbarkeit, Nutzbarkeit und Verfügbarkeit aller Informationen. Continuous Migration nutzt Konzepte der integrativen Migration zur Ausalterung älterer Informationsbestände. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Continuous Migration Continuous Migration ist eine ständige Aktivität, die zwar durch externe Faktoren beeinflusst wird, aber entsprechend einer Langfristplanung zur Sicherstellung der Informationsverfügbarkeit kontinuierlich durchgeführt wird. Die Continuous Migration wird von regelmäßigen Tests zur Verfügbarkeit der archivierten Informationen begleitet, die zusätzlich immer dann durchgeführt werden, wenn Betriebssysteme, Anwendungen, Konfigurationen oder andere Komponenten ersetzt, verändert oder ergänzt werden. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Nach der Migration… Die Entsorgung von Altsystemen
VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 125

Entsorgung migrierter Altsysteme
Für die Entsorgung von migrierten Archivsystemen gilt Folgendes: (1) Konzept zur Migration, in dem besonders die Aspekte von möglicherweise notwendigen Konvertierungen, Weglassungen, Behandlung von fehlerhaften Dokumenten, Vollständigkeitskontrolle etc. dargelegt sind. Hierfür wird eine Verfahrensdokumentation für die Migration mit Beschreibung Altsystem, Test-, Migrations- und Prüfungsprozessen sowie dem Zielsystem erstellt. Das Dokument beinhaltet eine Übersicht über den Inhalt, Umfang und Rechtscharakter des Archives und der archivierten Dokumente. Die Zulässigkeit der Entsorgung ist zu dokumentieren (2) Dokumentierte Genehmigung des Konzeptes und der Migration durch die zuständigen Stellen. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Fortsetzung: (3) Ausführliche Tests der Migration unter Einbeziehung von Anwendung, Datenbank, Kontext, Ordnungsstrukturen, Index, Klassen, Speicher, Formate sowie Migrations- Audit-Trail, Fehlerbehandlung etc. (4) Dokumentation und Abnahme der erfolgreichen Tests. Gegebenenfalls Prüfung und Abnahme der Migrationsverfahrensdokumentation durch einen unabhängigen Dritten VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Fortsetzung: (5) Vollständige, verlustfreie Migration des Dokumenten-, Daten- Index, Regelwerke und Kontextbestandes (Zuordnung Renditionen, Order etc.) (6) Dokumentation des Migrationsvorganges mit dem Nachweis, das er ordnungsgemäß erfolgt ist. Fehler und Differenzen sind zu dokumentieren und nachzuarbeiten sowie begründet nicht transferierte Daten und Dokumente zu belegen VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Fortsetzung: (7) Sofern Veränderungen an Daten und Dokumenten vorgenommen werden mussten, sind diese zu dokumentieren (z.B. notwendiges Weglassen von Overlay-Annotationen, verlustfreie Konvertierung in aktuellere Formate) (8) Nachweis, das die Sicherung des migrierten Bestandes erfolgt und verfügbar ist (es besteht keine zusätzliche Backup-Anforderung) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Fortsetzung: (9) Im neuen System ist eindeutig der Bestand des migrierten Systems identifizierbar, so dass der letzte Stand der Übernahme nachvollziehbar ist (z.B. über Datum oder ein Kennzeichen zur Abgrenzung von späteren Ergänzungen, Löschungen etc.) (10) Revision oder zuständige Stelle hat die Migration und die neue Lösung geprüft sowie den migrierten Bestand als identisch abgenommen (Bestätigung der Verfahrensdokumentation aus). Gegebenenfalls Prüfung und Abnahme der Migrationsverfahrensdokumentation durch einen unabhängigen Dritten. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Fortsetzung: (11) Altarchivsystem wird nach einer definierten Übergangssicherheitsfrist entsorgt und gegebenenfalls bestehende Kopien von Daten gelöscht. (12) Es wird ein Nachweis erstellt, dass und wie entsorgt wurde, dass alle Daten und Dokumente vernicht sind und dass keine weiteren Kopien in älteren Datensicherungen bestehen. Der Nachweis wird der Migrationsverfahrens- dokumentation - mit allen anderen zwischenzeitlich entstandenen Dokumenten - als letztes Dokument beigefügt. Gegebenenfalls Prüfung und Abnahme der Verfahrensdokumentation durch einen unabhängigen Dritten. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Ausblick PROJECT CONSULT Unternehmensberatung VdW-Arbeitstagung
Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Beachtenswerte Initiativen Neue Speichertechnologien
Drei Themen: Beachtenswerte Initiativen Neue Speichertechnologien „Die Welle ist noch nicht angekommen?!“ VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Der Weg in die Zukunft: Europeana, Waybackmaschine, Google et. al.

Europeana EUROPEANA ist das lateinische Wort für „europäisch“ und steht hier als Kurzform für „Bibliotheca Europeana“, die Europäische Bibliothek Einfaches, aber leistungsstarkes Werkzeug zum Auffinden von Ressourcen aus ganz Europa als „multimediales Museum“ Am 20. November 2008 von der Europäischen Kommission gestartet Nutzer haben u.a. Zugriff auf 2 Mio. Bücher, Landkarten, Fotografien, Archivdokumente, Gemälde, Filme und Musik aus Nationalbibliotheken und Kulturinstituten der 27 EU-Mitgliedsstaaten Mehr als 1000 Archive, Museen und Bibliotheken haben bereits digitalisiertes Material zur Verfügung gestellt 2010 soll Europeana mindestens 10 Mio. Beiträge beinhalten !! DERZEIT NUR EINE BETA-VERSION !! VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ( und

Waybackmaschine „Das Gedächtnis des Internets“
1997 von Brewster Kahle zur Archivierung des WWW initiert 2009 wurde die Datenbank in ein "Modular Datacenter" von Sun Microsystems in Santa Clara verlegt Gespeicherte Webseiten in verschiedenen Versionen können abgerufen werden. Die Auswahl der zu speichernden Seiten erfolgt über den Dienst Alexa. Alle dort hinterlegten URLs werden regelmäßig aufgerufen und archiviert. Der Gesamtumfang beträgt etwa 85 Milliarden Seiten (Stand: März 2007). Das Archiv hat eine geschätzte Größe von drei Petabyte und wächst um ca. 100 Terabyte pro Monat Wie geht es unter Oracle weiter? VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Quelle: und

Google Weltweit größte Suchmaschine
Im Juli 2008 ermittelte Google nach eigenen Angaben das Vorhandensein von mehr als einer Billion URLs im World Wide Web Zu zahlreichen Websites werden Sitemaps und Previews gespeichert Google & Archivierung In den USA bereits heute -Archivierung; weitere Angebote in Vorbereitung Archivierung und Erschließung von Büchern, zukünftig auch von Bildarchiven und Museumsbeständen. Rechteprobleme und Prozess in den USA VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Quelle: und

D Für 2010 geplante sichere Mail-Möglichkeit vom Bürger zu Behörden D & Archivierung D soll – wenn es denn überhaupt in der geplanten Form kommt – auch persönliche elektronische Postfächer zur Aufbewahrung von Dokumenten der Bürger erhalten Stichwort „Elektronischer Safe“ ? VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Neue Medien für die elektronische Archivierung

Aktuelle Medien für die elektronische Archivierung
Mikrofilm (für Daten) Festplatten und Festplattensubsysteme Magnetbänder, vorzugsweise WORM-Tapes Herkömmliche Optical mit Jukeboxen DVD, CD, BlueRay … mit Jukeboxen Sticks, USB-Festplatten … VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Archivierungsmedien Phoenix-Blackbox
„Flugdatenrekorder“ fürs Unternehmensnetz von der Firma Axxana „Kühlschrank-große“ Box, die digitale Daten zusammenhalten soll extrem robuste Box, die sogar Erdbeben, Feuer oder Anschlägen standhalten soll jedes Bit, das in Speicherbänke des Rechenzentrums geschrieben wird, landet zeitgleich in der Blackbox und wird für einen definierbaren Zeitraum zwischengespeichert VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Quelle:

Archivierungsmedien Phoenix-Blackbox
Blackbox fertigt kontinuierlichen Backup an, der überschrieben wird, sobald der Speicher voll ist und die Daten ins externe Rechenzentrum überspielt wurden integrierter Peilsender ermöglicht zielsichere Bergung von Phoenix Daten können über speziell gesicherten Netzwerkanschluss per Notebook oder sogar drahtlos ausgelesen werden Speichergröße: zwischen 72 und 300 Gigabyte Phoenix nutzt robuste Flash-Speicherbausteine die Kosten für den Phoenix werden im sechstelligen Dollar-Bereich liegen VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Quelle:

Archivierungsmedien Solid State Disks
Noch schneller als Festplatten: Zugriffszeiten liegen hier im Mikrosekundenbereich (ca. 200 μs), die Übertragungsraten (80 MB/s (schreiben) – 250 MB/s (lesen)) erreichen speziell beim Lesezugriff bisher von keinem anderen externem Speichermedium erreichte Werte Sehr robust, geringer Energiebedarf, geringe Wärmeentwicklung und extrem leise Aber: sehr teuer > 3 Euro/GB Lebensdauer liegt bei ca. 5 Jahren, die maximale Kapazität einer Solid State Disk beträgt heute 128 GB Für die Langzeitarchivierung daher weniger geeignet VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Archivierungsmedien Holographische Speicher
Der „natürliche“ Nachfolger der optischen Speicher Zwei Verfahren zur Speicherung von Hologrammen als Repräsentanten von ganzen Bitströmen werden zur Zeit entwickelt: InPhase vs. HVD-Alliance Holographische Speicher erreichen relativ hohe Transferraten (160 MBit / s (=20MB/s)); künftige Generationen sehen Transferraten von 80MB/s bzw. 120 MB/s vor Lebensdauer holographischer Speicher wird mit mehr als 50 Jahren angegeben Vielleicht DAS Archivspeichermedium der Zukunft? VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

InPhase arbeitet mit einem einzigen Laserstrahl (Wellenlänge etwa 405 nm (Blauer Laser)) Eine Änderung des Winkels des Spiegels, der den Referenzstrahl umleitet, erlaubt die Speicherung einer weiteren Seite auf der optischen Platte, ohne dass diese ihre Position verändert Bis zu 320 Seiten (~ 56MB) können so auf einer Stelle des Speichermediums abgelegt werden Hohe Kapazität (300 GB) des Speichermediums, das den gleichen Durchmesser wie eine CD hat Die Aufzeichnungsschicht fällt mit 1,5 mm jedoch im Vergleich zu anderen optischen Datenträgern wie CD oder DVD sehr dick aus, da die Interferenzmuster, wie oben gesagt, räumlich gespeichert werden VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

HVD-Alliance Angeführt von Optware, Fuji Photo und CMC Magnetics Entwicklung einer holographischen Disk (HVD = Holographic Versatile Disc) Zwei Laser werden verwendet: ein blau-grüner zum Schreiben und Lesen der Daten, ein roter zum Schreiben der Daten und Lesen von Hilfsinformationen Aufbau der HVD wesentlich komplexer als der des InPhase-Mediums Vorteil dieses Verfahrens liegt darin, dass damit bis zu 3,9 TB auf einer Disk gespeichert werden können und die Transferrate schon in der ersten Generation bei 125 MB/s liegen wird VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

HVD-Alliance InPhase Struktur der Holographic Versatile Disc 1. grüner Schreib-/Lese-Laser (532 nm) 2. roter Positionierungs-/Adressierungs-Laser (650 nm) 3. Hologramm (Daten) 4. Polycarbon-Schicht 5. Photopolymerische Schicht (Datenträgerschicht) 6. Distanz-Schichten 7. dichroitische Schicht (reflektiert grünes Licht) 8. Aluminium reflektive Schicht (reflektiert rotes Licht) 9. Transparente Basis P. PIT VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Archivierungsmedien Millipede Nanospeicher
IBM arbeitet seit Jahren an der Entwicklung der Millepede (Tausendfüßler) Nanospeicher Grundprinzip ist vergleichbar mit der früheren Lochkarte, jedoch mit Größenordnungen, die im Nanobereich liegen Speicherung von bis zu 125 GB auf einem Quadratzoll möglich; aktuell werden Schreib-/Leseköpfe mit 64 * 64 (4096) Nadelspitzen eingesetzt Obwohl es sich um ein teilweise mechanisches Verfahren handelt, werden Übertragungsraten von 3-4 MB/s erreicht Prototyp noch 2009; langfristig sollen die heutigen Festplatten ersetzt werden VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Archivierungsmedien Racetrack Memory
Neue Speichertechnologie, die ebenfalls von IBM entwickelt wird Kombination der hohen Leistungsfähigkeit von Flashspeichern mit der großen Kapazität und den niedrigen Kosten der Festplatte Daten werden in Form von winzigen, gegensätzlich magnetisierten Bereichen (Domänen) in einem Nanodraht gespeichert Verschiebung der einzelnen Domänen im Nanodraht mit einer Geschwindigkeit von 100 m/s über die zentrale Schreib-/ Leseeinheit Die Zugriffszeiten im Bereich unter einer Nanosekunde Arbeitet bewegungslos, daher keine Abnutzung, Lebensdauer nahezu unbegrenzt Erster Prototyp soll laut IBM in 10 Jahren erscheinen VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Ist die elektronische Informationsflut noch nicht in den Archiven angekommen?

Die Ära Bush als Beispiel
Präsident Bush und seine Administration galten als nicht sehr Informationstechnik-afin: Fakt 1: Die Bush-Administration steht wegen ca. 5 Millionen verlorener s in mehreren Verfahren vor Gericht! Fakt 2: Die NARA musste bereits weit über 100 Millionen US $ in die Archivierung der Bush-Hinterlassenschaft investieren und steht vor kaum lösbaren Problemen der Aufbereitung und Übernahme der elektronischen Informationen! VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Fazit Die wenigsten Nationalarchive und Archive der öffentlichen Verwaltung sind bisher auf die elektronische Informationsflut vorbereitet. Das Bundesarchiv hat erst in 2008 eine erste Archivlösung beschafft … … und wie steht es mit den Wirtschaftsarchiven? (die revisionssichere Archive für steuerrelevante Daten und kaufmännische Dokumente einmal außen vor gelassen …) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Digital Preservation NARA
NARA: National Archives and Records Administration der Vereinigten Staaten Finanziert und beteiligt sich bereits seit 1998 an verschiedenen Initiativen zur Erforschung von der modernen EDV-Infrastruktur bis hin zu Authentizitätsanforderungen bei der Archivierung Partnerschaften mit anderen Stellen der US-Regierung (z.B. National Science Foundation und Universitäten) Kernziele: Erweiterung der erforderlichen Kenntnisse über die Anforderungen der Langzeitarchivierung elektronischer Unterlagen und ihrer ständigen Zugänglichkeit Bewertung entsprechender Optionen Förderung der Entwicklung oder des Transfers der für die Archivierung und den Zugang notwendigen Technologien VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Quelle:

Herausforderungen für die Zukunft

Anspruch & Herausforderung Bedeutung
Archive sind kein Nebenkriegsschauplatz! Ohne elektronische Archive keine Nachvollziehbarkeit und keine Rechtssicherheit! Der Unternehmensleitung muss begreiflich gemacht werden, dass Archivierung auch in ihrer Verantwortung liegt. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Notwendigkeit
Elektronische Daten und Dokumente sind mit gleicher Qualität, Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit zu archivieren wie Papierdokumente. Elektronische Archive sind daher eine unabdingbare Voraussetzung für die Einführung sicherer elektronischer Verfahren. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Qualität
Der elektronische Archivbestand muss die gleiche rechtliche Qualität wie die bisherige papiergebundene Dokumentation besitzen! Der Maßstab - und die davon abhängigen Investitionen - ist allerdings zu definieren … VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Qualität
Die inhaltliche Qualität ist für die Nutzbarkeit entscheidend. Nicht die Menge an Information macht’s, sondern die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Arbeitsplatz zu haben. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Qualitätsmaßstab
Festlegung der Ablieferungsformate für Objekte und Metadaten in Bezug auf Vollständigkeit und Richtigkeit Die inhaltliche Qualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte nebst ihren Kontext- und Prozessinformationen ist ausschlaggebend für die rechtliche Qualität. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Elektronische Signatur
Ordnungsgemäße Behandlung elektronisch signierter Informationsobjekte. Speicherung von Objekt mit Bestätigungsstring der Signaturprüfung sowie Anzeige-Rendition unter gleichem Index. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Rechtscharakter
Dokumente mit elektronischer Signatur sind elektronische Originale, die nur elektronisch geprüft werden können und elektronisch gespeichert werden müssen! … wenn Sie diese denn nicht mit zweidimensionalem Signatur-Barcode ausdrucken wollen … VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Dokumentationsanforderungen
Ständig neue Gesetze & Verordnungen: Die rechtliche Welt wird dem Informationszeitalter angepasst. Was elektronisch entsteht oder nur elektronisch vorliegt, muss auch elektronisch nachvollziehbar und prüfbar sein. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Protokollierung
Speicherung vom Protokollen, Journalen und Logs als eigenständige Informationsobjekte zum Nachweis der Transaktionen und der Unverändertheit der Objekte selbst (Zeitstempel) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Richtigkeit
Es gilt nicht “à la Google” beliebige Informationen zu finden, sondern die richtige in ihrem Kontext und dem Nachweis der Authentizität. Falsche Information ist gefährlicher als gar keine Information. Sie wägt uns in trügerischer Sicherheit. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Verfügbarkeit
Betriebszeiten mit entsprechenden Regelungen für Mindestverfügbarkeit und Mindestperformance. Die Verfügbarkeit von Informationen ist essentiell. Nach Naturkastrophen wie großen Über- schwemmungen machen Unternehmen häufig nicht wieder auf – nicht, weil ihre Lagerhallen weggeschwommen sind, nein, weil sie ihre EDV nicht wieder ans Laufen bekommen haben. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Kontrollierte Redundanz
Festlegung der Sicherheits- und Fallback- Auslegung der Systeme sowie der gespeicherten Objektbestände. Eine Kopie ist selten genug und ohne regelmäßige Prüfung der Lesbarkeit helfen auch Kopien nicht weiter … VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Medienbruch
Wir leben in einer Welt des Umbruchs und mit Medienbrüchen: Weder die Papierdokumentation noch die elektronische Dokumentation sind vollständig. Die Chance, Ordnung und Vollständigkeit zu gewährleisten ist mit Unterstützung elektronischer Systeme in der elektronischen Welt deutlich größer. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Sicherstellung Wiederanzeige und -nutzung
Festlegung von Standardformaten, deren Verfügbarkeit sichergestellt wird, sowie Strategie zur Erzeugung von Archivformatkopien (Renditionen; z.B. PDF/A) von Objekten, die im Originalformat archiviert werden. Viewer- und Konverterstrategie müssen gegen einander abgewogen und gegebenenfalls kombiniert werden. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Authentifizierung und Identifikation
Zuordnung von Aktionen im Archiv zu den jeweils Handelnden in ihrer jeweiligen Berechtigung. Die Veränderungen von Berechtigungen, Gruppenzugehörigkeiten und Rollen über die Zeit stellen ein erhebliches Problem für die Langzeitarchivierung dar. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Testszenarien und Testdatenreferenzbestände
Standardisierte Überprüfung von neuen Versionen, Änderungen und Adaptionen für die verschiedenen RZ zur Sicherstellung der Lauffähigkeit und Kompatibilität. Ohne stabile Testdatenbestände ist die Wiederholbarkeit von Tests nicht möglich. Dies hat Auswirkungen auf die Konsistenz von Lösungen und Migrationen. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Change Management
Technische Unterstützung und organisatorische Regelungen für das Change Management und die Versionierung einschließlich aller zusätzlichen Anpassungen, Schnittstellen,etc. Langzeitarchivierung heißt auch sich auf die Veränderungen der Systeme über die Zeit rechtzeitig einzurichten. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Migrationsstrategie
Regeln und Planung für die verschiedenen Arten von Migrationen und die unterschiedlichen technischen Szenarien. Migration ist die Rückseite der Medaille Archivierung. Man muss vor dem Thema „keine Angst haben“, sondern sich schon bei der Planung eines Archivsystems auf die sicher kommenden Migrationen einrichten. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Abhängigkeit
Die Abhängigkeit von elektronischer Information wird unterschätzt. Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Ausbaufähigkeit & Modularität
Ausbaufähigkeit und Modularität sind für Archivsysteme essentiell. Ein langlebiges System muss auf Veränderung ausgelegt sein. Archivsysteme müssen daher Standards erfüllen, um integrierbar und langfristig nutzbar zu bleiben. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Der Wert von Informationen
Der Wert von Information muss für jede individuelle Lösung ermittelt werden. Die Bestimmung des Wertes der gespeicherten Information, der Grad der Abhängig und die Abwägung der Risiken bestimmen die Auslegung des Archivsystems. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 175

Anspruch & Herausforderung Wirtschaftlichkeit & Sicherheit
Elektronische Archivierung ist wirtschaftlicher als herkömmliche Papierarchive. Bei entsprechender Auslegung sind elektronische Archive sicherer als herkömmliche Papierarchive. Die Einführung der elektronischen Archivierung ist nur eine Frage des „Wie“ und nicht mehr des „Ob“ und „Wann“. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Informationslücke
Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen. Das „Information-Gap“ wird trotz exponentiellen Informationswachstums größer, da die Ermittlung der richtigen, vollständigen und aktuellen Information immer schwieriger wird. VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Anspruch & Herausforderung Verantwortung
Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis der Informationsgesellschaft. (Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, auf dem DLM Forum Brüssel, 1999) VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Dr. Ulrich Kampffmeyer Präsentation, Newsletter, Informationen ... Download: VdW-Arbeitstagung Elektronische Archive Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

P R O J E C T C O N S U L T Elektronische Archivierung und

Ähnliche Präsentationen

Präsentation zum Thema: "P R O J E C T C O N S U L T Elektronische Archivierung und"— Präsentation transkript:

Ähnliche Präsentationen

Über Projekt

Feedback

Anmelden

Anmeldung über soziales Netzwerk:

P R O J E C T C O N S U L T Elektronische Archivierung und

Ähnliche Präsentationen

Präsentation zum Thema: "P R O J E C T C O N S U L T Elektronische Archivierung und"— Präsentation transkript:

Ähnliche Präsentationen

Über Projekt

Feedback