Organisationsformen der öffentlichen Verwaltung

Präsentation zum Thema: "Organisationsformen der öffentlichen Verwaltung"—  Präsentation transkript:

1 Organisationsformen der öffentlichen Verwaltung

2 Grundbegriffe der Organisation
Projektarbeit Instrumente der Organisation Aufbauorganisation Ablauforganisation Regelkreis 80:20-Regel Aufgabengliederungsplan und Verwaltungsgliederungsplan

3 Was ist Organisation ? Organisation ist der Zusammenschluss von Menschen mit gleichen Interessen Eine Verwaltung ist eine Organisation. Eine Verwaltung hat eine Organisation. 1. Organisation heißt auf Lateinisch "temperatio". Man könnte sich vorstellen, daß es etwas Temporäres", etwas auf Zeit ist. 2. Organisieren heißt auf Latein "ordinare", das auch "ordnen" bedeutet. Hier liegt der Sinn: etwas anordnen, in bestimmte Bahnen lenken, verteilen, in Ordnung bringen.

4 Organisation ist die Zuordnung und das Abstimmen von verschiedenen Tätigkeiten zur Erreichung eines Zieles. In einem Betrieb umfasst die Organisation alle Bereiche, um eine Betriebsbereitschaft zu gewährleisten. Die Organisation regelt die Arbeitsverteilung, die Zuständigkeit und die Verantwortung. Organisation ist dann möglich, wenn eine teilbare Aufgabe über einen unbestimmten Zeitraum möglich ist.

5 Instrumente der Organisation
Planung: Jede Organisation plant: wie etwas sein soll (Soll Zustand). Dies kann der Betriebsleiter selbst, ein Beauftragter oder eine Organisationsabteilung erledigen. Ein Ziel kann mit Organisation durch Planung, Durchführung und Kontrolle erreicht werden. Improvisation: ist das unvorbereitete Handeln aus der augenblicklichen Lage heraus für eine bestimmte Zeit. Disposition: ist die geplante Weisung für einen Einzelfall. (geplante Ausnahme) Rationalisierung: Ein Ziel mit weniger Aufwand erreichen bzw. Produktivität steigern. Rationalisierung sind Maßnahmen, die sich gegenseitig ergänzen.

6 Instrumente der Organisation
Mechanisierung: Handarbeit wird durch Maschinen ersetzt. Automatisierung: Mehrere Maschinen werden durch einen Automaten ersetzt Typisierung: Die Herstellung wird auf wenige Typen begrenzt. Beispiel: Statt Carports von ganz klein bis zur größeren Version herzustellen, einigt man sich auf zwei Typen, die am häufigsten verlangt werden. So erspart man sich aufwendigere Einzelanfertigungen, die z.B. besondere Maschinen benötigen. Spezialisierung: Die Herstellung wird auf ein oder wenige Typen beschränkt. Z.B. könnte ein Zimmermann statt der gesamten Palette nur die Herstellung von Zäunen oder Carports anbieten, weil er sich darauf "spezialisiert" hat. Arbeitsteilung: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führen immer die gleiche oder ähnlich gelagerte Arbeiten aus. Ein komplizierter Vorgang wird in einzelne Vorgänge aufgespaltet. Dadurch können "Produktionsstraßen" entstehen.

7 Aufbauorganisation Jedes Unternehmen hat einen inneren Aufbau.
Typischer Aufbau: a) Leitung: Top Management b) Abteilungsleitung: middle management c) Gruppenleitung: lower Management d) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Dieses hierachische System findet sich in vielen, aber nicht allen Organisationen. Der Aufbau ist natürlich von der Größe des Betriebes, der Anzahl der dort beschäftigten Personen und der Art des Betriebes abhängig.

8 Organisationssysteme
Liniensystem: Der Informationsfluss geht über mehrere Instanzen Stabliniensystem: Stabstellen haben beratende Funktion ohne Weisung innerhalb eines Liniensystems Funktionalsystem (Mehrliniensystem), erfordert Dienstanweisungen, Gruppen und Abteilungsleitungen können sich besser spezialisieren: Sachbearbeiter haben verschiedene Vorgesetzte mit Spezialfunktion Direktorialsystem: Eine Person allein bestimmt

9 Das Liniensystem Das Einliniensystem stellt die straffste Form der organisatorischen Gliederung dar. Es beinhaltet das Prinzip der Einheitlichkeit der Auftragserteilung. Hiernach darf eine Instanz nur von einer übergeordneten Anweisung erhalten. Daher sind sämtliche Abteilungen in einen einheitlichen Dienstweg eingegliedert. Anweisungen gehen von der Leitung an die jeweils unmittelbar unterstellte Abteilung weiter, die sie wiederum weiterleitet, bis die Empfangsstelle erreicht wird. Hierdurch ist die Einheitlichkeit der Leitung garantiert. Dieses System ist für kleinere Betriebe geeignet, da es klare und übersichtliche Befehlsverhältnisse sicherstellt.

10 Das Stabliniensystem Der Vorteil der Stablinienorganisation liegt also in der fachlichen Entlastung der Abteilungen. Jedoch handelt es sich beim Stabliniensystem nicht um eine konfliktfreie Organisationsform. Besondere Probleme entstehen durch Informationsunterschiede. Stabstellen verfügen meist über einen Informationsvorsprung gegenüber den Abteilungen. Dies eröffnet ihnen Verhaltensspielräume zur Durchsetzung eigener Ziele. Des weiteren entstehen Schwierigkeiten falls es, aufgrund der nicht vorhandenen Entscheidungskompetenz nicht gelingt, Stäbe zu motivieren. Von Papierkorbabteilungen ist in diesem Zusammenhang in der Praxis die Rede. Dennoch sollte die ökonomische Effizienz von Stabstellen nicht verkannt werden. So werden Stäbe oft gezielt zur Entwicklung neuer Ideen und Produkte eingesetzt. Der Möglichkeit einer kreativen Entfaltung wird ein gewisser Freiraum zur Verfügung gestellt, innerhalb dessen sanktionslose Experimente möglich sind. Dieser Freiraum, der in Liniensystemen fehlt, wird in Stäben bewusst geschaffen.

11 Organisationssysteme
Kollegialsystem: Mehrere Personen entscheiden zusammen. Vorteil: Hohe Entscheidungssicherheit durch Beratung mehrerer Personen. Nachteil: Höherer Zeitaufwand durch Beratungen. Nicht geeignet für "schnelle Entscheidungen" Dezentrale Organisation: Schnelle Entscheidungen, kleine Gruppen, geringe Arbeitsstörungen Zentrale Organisation: einheitliche Entscheidung, hohe Leistungsfähigkeit, kurze Wege

12 Ablauforganisation Aufbau regelt Zuständigkeiten,
Ablauf regelt durchzuführende Arbeiten. Vergleichbar mit einem Fahrplan. Die Ablauforganisation stellt sicher, dass alle Betriebsvorgänge reibungslos ablaufen. Jeder kann erkennen:   Wie arbeite ich   in welcher Reihenfolge arbeite ich   wann führe ich entsprechende Arbeiten aus.

13 Beispiel: Posteingang Postausgang.
Der Brief erreicht den Betrieb. 2. In der Poststelle (Registratur) wird der Brief geöffnet und mit einem Eingangsstempel versehen. 3. (Falls vorhanden) geht der Brief über einen "zentralen Posteingang" zur Vorsortierung. Wichtige Briefe werden an den Unternehmensleiter weitergeleitet, Routinebriefe werden den Mitarbeitern zur Bearbeitung gegeben. 4. Mitarbeiter entwerfen Antworten. 5. In Unterschriftenmappen werden diese (wenn so festgelegt) dem Vorgesetzen zur Unterschrift vorgelegt. In der Poststelle werden die Antwortschreiben gefaltet, kuvertiert, frankiert und schließlich zur Post oder Kurierdienst gebracht. Dieser Ablauf ist relativ starr festgelegt. Jeder weiß, was er zu tun hat. Nun sind Untersuchungen möglich, die genau festhalten wer was wann genau macht, ob der Brief lediglich weitergeleitet wird oder inhaltlich verarbeitet wird. Auch Durchlaufzeiten können festgelegt werden.

14 Organisation im Regelkreis
1. Definition des Problems 2. Aufnahme des Ist-Zustandes 3. Analyse und Auswertung 4. Entwickeln des Soll-Konzeptes 5. Realisieren des Soll-Konzeptes 6. Überprüfen des Ergebnisses und wieder zu 1. Organisation muss "produktiv sein ! Ihr Nutzen soll größer sein als ihre Kosten !

15 Die 80:20 Regel In 20 % der Zeit werden bereits 80% der Arbeiten erledigt. D.h. dass in weiteren 80% der Zeit nur 20 % Aufgaben geschafft werden. Diese erstaunliche Regel gilt für alle Bereiche. Beispiel: Wenn ich ein Gedicht auswendig lerne, dann kann ich bereits nach kurzer Zeit (20% der geplanten Zeit) schon ein recht großes Stück (80%) dieses Gedichtes auswendig. Für den Rest (20% des Gedichtes) brauche ich aber sehr viel mehr an Zeit (80% des gesamten Zeit).

16 Was bringt uns diese Theorie in der Praxis?
Ich habe einmal einen Kollegen erlebt, der bereits zwei Stunden versuchte, eine Seite an einer bestimmten Stelle unterstrichen auszudrucken. Das war allerdings in einer Zeit, als es noch keine oder kaum Textprogramme gab. Sein Papierkorb quoll über, er war völlig genervt. "Weißt Du, wie man das unterstrichen ausdruckt?", fragte er. "Klar", antwortete ich, "es gibt eine Methode, das Ergebnis in 5 Sekunden fertig zu stellen". Er war sichtlich überrascht. Ich nahm ein Lineal und seinen schwarzen Stift und zog eine dünne Linie unter der bestimmten Textpassage. "So, nun kannst Du den Brief rausschicken und das mit dem Unterstreichen zeige ich Dir später", lachte ich. Sein Problem war - zumindest in diesem Moment – gelöst Merke: Wer langsam seinem Ziel entgegen geht, ist immer noch geschwinder als der, der ohne Ziel herumirrt. Der Mensch kann nicht tausend Tage gute Zeit haben, so wie die Blume nicht hundert Tage blühen kann. Tseng Kuang

17 Aufgabengliederungsplan und Verwaltungsgliederungsplan
Der "Einheitsgliederungsplan" ist bereits 1937 entstanden. Damit sollte die kommunale Verwaltungsorganisation vereinheitlicht werden. Der Plan ging von einer Grundaufgabe aus, die von jeder Gemeinde zu erledigen ist. Auch heute ist es zu begrüßen, wenn Bürgerinnen und Bürger in jeder Stadt einen ähnlichen Aufbau wiederfinden können und sich schnell zurechtfinden können. Allerdings sind heute die Möglichkeiten der Öffentlichkeitsarbeit auch wesentlich besser, so daß es schon Abweichungen geben kann (siehe auch Verwaltungsreform ).

18 Öffentlichkeitsarbeit
ist: werbend zeitlich gut vorbereitet stellt oft nur die "Schokoladenseiten" des Unternehmens dar.

19 Ziele der Verwaltungsreform
mehr Bürgerfreundlichkeit z.B. durch verlängerte bzw. dem Bedarf angepasste Öffnungszeiten verbesserte Information der Bürgerinnen und Bürger bessere Orientierung in Verwaltungsgebäuden (Leitsysteme) Einführung von Namenschildern und Visitenkarten für das Personal Nutzung moderner Kommunikationsmedien (Internet, ) Ideen- und Kummerkästen Einrichtung von Bürgerbüros oder Info-Centern, um BürgerInnen die Wege zu verkürzen. Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Ehrenamt und hauptamtlicher Verwaltung z.B. durch Berichtswesen und Kontraktmanagement (Zielvereinbarungen)

20 Aufgabengliederungsplan
Ein Aufgabengliederungsplan kann also folgende Aufgabenhauptgruppen umfassen: Allgemeine Verwaltungsaufgaben Finanzen Recht, Sicherheit und Ordnung Schule und Kultur Sozial- und Gesundheitswesen Bauwesen Öffentliche Einrichtungen Wirtschaft und Verkehr

21 Diese Aufgabenhauptgruppen unterteilen sich in weitere Aufgabengruppen
1 Allgemeine Verwaltungsaufgaben 1.0. Zentrale Verwaltungsaufgaben (u.a. 3.Mitgliedschaften in Vereinen und Verbänden, 5. Allgemeine Angelegenheiten der Gemeindevertretung, 6. Ortsrecht, 8. Repräsentationen und Ehrungen, 9. Organisation, 10. Regelung des Geschäftsganges und des allgemeinen Deinstbetriebes, 11. Maßnahmen der Verwaltungsvereinfachung) 1.1. Personalwesen (1. Beamte, 2. Angestellte, 3. Arbeiter, 4. Versorgung, 5. Aus- und Fortbildung, 6. Berechnung und Anweisung der Gehälter, Vergütungen, Löhne, Dienstwohnungen, 10. Dienststrafsachen, 11. Ehrungen, 12. Schutzkleidung, 13. Soziale Betreuung (Beihilfen, Unterstützungen, Gemeinschaftsküchen, Unfallschutz, Wohnungsfürsorge, 14. Personalärztlicher Dienst, Dienstausweise) 1.2. Statistik und Wahlen ... 1.3. Pressewesen (1. Verbindung zu öffentlichen Informationsdiensten, 2. Unterrichtung von Presse, Rundfunk und Fernsehen über Gemeindeangelegenheiten, 3. Förderung gemeinschaftlicher Interessen, 4. Zusammenarbeit mit anderen Pressestellen, 5. Vorbereitung von Pressebesprechungen, 6. Auswertung kommunalpolitischer Mitteilungen der örtlichen und der überörtlichen Presse in einem Ausschnittdienst, 7. Herausgabe eines amtlichen Verkündungsblattes, 8. Zentrale Auftragserteilung für Anzeigen an die Presse) 1.4. Rechnungsprüfung ... entsprechend gliedern sich die weiteren Aufgabenhauptgruppen ebenfalls weiter auf. Auch jede Aufgabengruppe kann sich weiter aufteilen.

22 Rahmengliederungsplan
sieht folgende Einzelverwaltungen vor: Allgemeine Verwaltung Finanzverwaltung Rechts-, Sicherheits- und Ordnungsverwaltung Schul- und Kulturverwaltung Sozial- und Gesundheitsverwaltung Bauverwaltung Verwaltung für öffentliche Einrichtungen Verwaltung für Wirtschaft und Verkehr Auch hier sind weitere Untergliederungen möglich.

23 Beispiel 2 Finanzverwaltung 2.0. Kämmerei 2.1. Stadtkasse
2.2. Steueramt 2.3. Liegenschaftsamt