Evaluations- und Planungswerkzeug

Präsentation zum Thema: "Evaluations- und Planungswerkzeug"—  Präsentation transkript:

1 Evaluations- und Planungswerkzeug
Der Produktkatalog Evaluations- und Planungswerkzeug ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

2 Motivation Anregung des Rektorats leistungsbezogene Mittelverteilung
wie ist die Leistung zentraler Einrichtungen zu erfassen? Bedarf und Verwendung von Investitionsmitteln Effizienz der eingesetzten Ressourcen Was kosten die zentralen Leistungen? ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

3 Motivation Ziel: Transparenz Werkzeug: Produktkatalog
Angebotsübersicht Leistung Qualität Kosten Werkzeug: Produktkatalog ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

4 Produktkatalog Sachgebiete in der Verwaltung der RUB:
strategisches Controlling operatives Controlling (KLR im Haushaltsdezernat) Leitfaden zur Erstellung eines Produktkatalogs: RZ wurde erster “Kunde” des strategischen Controllings ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

5 Produktkatalog Ziel: Zusammenstellung aller Arbeitsergebnisse einer Organisationseinheit Arbeitsergebnisse sind die erbrachten Leistungen zusammengehörige Einzelleistungen werden zu Produkten zusammengefasst die Gesamtheit aller Produkte bildet den Produktkatalog ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

6 Produktbeispiel Produkt: Internetanbindung nach außen Leistungen:
Vertragsverhandlung, -gestaltung mit Anbietern Vertragsabwicklung Bereitstellung Endpunkt (Hardware-Beschaffung, Wartung, Betrieb) Konfiguration Leitungsüberwachung Traffic-Bewirtschaftung Fehlermanagement Dokumentation ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

7 Produktbildungsverfahren
Aufnahme des IST-Standes Top-Down Produkte werden definiert, die den Steuerungsinteressen der Leitung entsprechen interessierende Bereiche werden nachträglich verfeinert Bottom-Up unter Beteiligung der Mitarbeiter werden Aufgaben zu Leistungen zusammengeführt die Leistungen werden Produkten zugeordnet ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

8 Produktblatt Jedes Produkt ist exakt zu definieren: Produktname
Kurzbeschreibung Auftragsgrundlage Zielgruppe Ziele Qualitätsindikator Bezugsgröße Leistungen Budget Aufgaben Dienstequalität Ressourcen ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

9 Budget welches Ziel wird verfolgt? Korrelation zur Bezugsgröße
Aufwandsermittlung (was kostet mich das Produkt?) Einnahmenkalkulation (was erwirtschafte ich mit dem Produkt?) Korrelation zur Bezugsgröße Skalierung des Produkts Ziel RZ RUB: Kostenermittlung ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

10 Budget Kostenermittlung muss vollständig sein:
Personalkosten anteilig auf das Produkt anzurechnende Arbeitskraft inkl. Arbeitsplatz, Schulung, Arbeitsmaterialien Systemkosten AfA für DV-Komponenten (4 Jahre), Netzinfrastruktur (7 Jahre), Mobiliar (10 Jahre) Wartungskosten, Betriebskosten Anteilige Zuordnung bei Mehrfachnutzung ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

11 Budget Fortsetzung Kostenermittlung Mieten Energie
Arbeitsmittel Verbrauchsmaterial, Hilfsmittel, Medien ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

12 Produktkatalog Die Auflistung aller Produkte ergibt einen Produktkatalog, in dem alle Arbeitsergebnisse der Organisationseinheit zusammengefasst sind Verwandte Produkte können zu Produktgruppen zusammengefasst werden ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

13 Produktkatalog Produktkatalog für einen Organisationsbereich
Hierarchie-stufe 1 Produktkatalog für einen Organisationsbereich Hierarchie-stufe 2 Produktgruppe Produktgruppe Hierarchie-stufe 3 Produkt Produkt Produkt Produkt Produkt Leistung Leistung Leistung Leistung Leistung Hierarchie-stufe 4 Leistung Leistung Leistung Leistung Leistung Leistung ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

14 Produktkatalog Produktkatalog für einen Organisationsbereich
Hierarchie-stufe 1 Produktkatalog für einen Organisationsbereich Hierarchie-stufe 2 Produktgruppe Produktgruppe Leistung Leistung Leistung Leistung Hierarchie-stufe 3 Produkt Produkt Produkt Produkt Produkt Leistung Leistung Leistung Leistung Hierarchie-stufe 4 Leistung Leistung Leistung ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

15 Probleme bei der Realisierung
„Querschnittsleistungen“, die Basis mehrerer Produkte sind Sekretariat, IT-Sicherheit, Servicecenter Definition der Qualitätsindikatoren Maß für Dienstleistungsqualität, Definition von Sollgrößen Bezugsgröße liefert Faktor für Budget ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

16 Funktionseinheiten „Querschnittfunktionen“ im Produktkatalog des RZ RUB: Substrukturen ohne eigene Produktverantwortung Netzwerk-Management Security-Management Kundendatenbank Operateurleitstand Servicecenter Sekretariat Haushalts-/Beschaffungsstelle Werkstatt Helpdesk Lizenz-Management Beteiligung am jeweiligen Produkt in Promille-Anteilen ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

17 Funktionseinheiten Beispiel: Netzwerkmanagement
Personal: 1 Entwickler, 1 Techniker Systemkosten: NNM, Testgeräte, Server für NNM, Wartung Raummiete, Energiekosten Arbeitsmaterialien: 1 Training pro Jahr monatliche Kosten: ,12 EUR ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

18 Werkzeug zur Revision der Organisationsstruktur
Funktionseinheiten Organisatorische Substrukturen mit erheblicher Ressourcenbindung, aber ohne eigene Produktverantwortung Maß der Inanspruchnahme Verdeutlichung der Produktabhängigkeit Werkzeug zur Revision der Organisationsstruktur ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

19 Qualitätsindikatoren
Anforderungen: charakteristisch für das Produkt messbar ohne großen Aufwand ermittelbar beeinflussbar „weniger ist mehr“ ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

20 Bezugsgröße steht in direkter Korrelation zum Budget Faktor für Kosten
Beispiel: CIP-Pool was wird erfasst: Zahl der einzelnen Arbeitsplätze? Zahl der Pools? ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

21 Produktkatalog RZ RUB 84 Produkte in 9 Produktgruppen
detaillierter Katalog, der die Vielfalt der RZ-Dienstleistungen widerspiegelt zusätzliches Kriterium eingefügt: Akzeptanz ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

22 Aufwand für Erstellung
Juni 2002 – September 2003 Aufwand: 6 Sitzungen mit RUB-Controlling 23 Arbeitsgruppensitzungen mit Nacharbeiten 3 Diskussionsrunden mit allen RZ-Mitarbeitern 3 Sitzungen des RZ-Direktoriums 704 Stunden, entsprechend 88 Personentage oder 4 Personenmonate Kostenrechnung: EUR ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

23 Fortschreibung Anpassung an Produktrealität
unerlässlich zur Werterhaltung erste Aktualisierung März 2005: Aufwand 5 Personentage ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

24 Sinn oder Unsinn? Ziel eines Produktkatalogs
Erfassung aller Arbeitsleistungen einer Organisationseinheit Zuordnung von Kosten und Arbeitsleistungen Verwendung eines Produktkatalogs “Kostenrechnung” für eine Organisationseinheit Vergleich von Produkten verschiedener Anbieter Vergleich von Organisationseinheiten ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

25 Sinn oder Unsinn? Vergleiche bedingen gleiche Kriterien:
Leistungen Personaleinsatz Qualitätskriterien Budgetermittlung Solange dies nicht gewährleistet ist: Budgetrechnungen nur zur internen Kostenplanung tauglich ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

26 Sinn oder Unsinn? Verantwortungsträger verfolgen unterschiedliche Ziele: Hochschulleitung Information über Ressourceneinsatz Steuerung der Mittelvergabe RZ-Leitung Dienstleistungskatalog Produktplanung Personalplanung ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

27 Sinn oder Unsinn? nicht zu vergessen: ein ehrliches Wort: Kunden
welche Dienste dürfen sie erwarten? welche Leistungen stehen hinter den Diensten? ein ehrliches Wort: als Dienstleistungskatalog für Kunden nur bedingt sinnvoll aber: Vorlage für „Servicefibel“ ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

28 Vorteile Kunden: Universitätsleitung: Rechenzentrum:
Basis für Dienstleistungskatalog Universitätsleitung: Transparenz des Ressourceneinsatzes Kostenkalkulation Rechenzentrum: mittelfristige Produktplanung Finanz- und Personalplanung ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

29 Evaluation und Steuerung
Vergleichswerkzeug Effizienzprüfung Planung: Produktplanung in Kenntnis der Kosten Investitionsplanung Ressourceneinsatz Organisation: „kostenrechnende Einheiten“ ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski

30 KLR ? Produktdefinition Produktvielfalt Querschnittfunktionen
Ressourcenzuordnung ZKI-AK-KLR, Köln R. Wojcieszynski