Zeitmanagement Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer.

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1 Zeitmanagement Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

2 Inhalt Einführung und Vorstellung des Themas
Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

3 „Die Zeit ist wie der Wind: Richtig genutzt, bringt sie uns an jedes Ziel“
Lothar Seiwert Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

4 Wo bleibt Ihre Zeit? Zeit ist das wertvollste Gut, das wir besitzen
So viel wie möglich aus der uns zugeteilten Zeit zu machen, als wichtigste Aufgabe im Leben Lebenszeit intensiver und bewusster nutzen, für das, was uns wichtig ist…. Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

5 Wo bleibt Ihre Zeit?? Der Mensch verbringt durchschnittlich im Laufe seines Lebens… …25 Jahre mit Schlafen …8,3 Jahre mit Fernsehen!!! …7,5 Jahre mit Arbeiten …6 Jahre mit Essen …5 Jahre mit Warten, Hausarbeit …4 Jahre Körperpflege und Tagträume …6,9 Monate Bücherlesen …4,4 Monate mit Sport!!!! Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

6 Zeitmanagement Zeitmanagement bedeutet nun, die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, anstatt sich von diesen beherrschen zu lassen. Es geht um Zeitnutzung! Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

7 Inhalt Einführung und Vorstellung des Themas
Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

8 Zeitdiebe und Störfaktoren
Wer oder was stiehlt mir die Zeit? Welches sind meine gewichtigsten Zeitdiebe und Störfaktoren?? (Verhalten, Umstände, Personen) Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

9 Zeitdiebe und Störfaktoren
Das Killerprogramm für Zeitdiebe Worauf kann ich verzichten? Welche Regeln will ich mir selbst setzen? Z.B. zu viel Telefonieren  Ich telefoniere erst, wenn ich meinen Lernstoff erledigt habe. Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

10 Inhalt Einführung und Vorstellung des Themas
Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

11 ZIELE Warum Ziele? Ziele machen bewusst, warum wir etwas tun
Verschaffen Klarheit über den Endzustand der Handlung Wo will ich eigentlich hin? Möglichkeiten schaffen zu schauen: Wie komme ich denn am besten dort hin? Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

12 Zielsetzung Sich klar werden über eigene Erfolgswünsche
Anfertigen jeweils einer Liste für die beruflichen und privaten Erfolgswünsche TOP 3 aus jeder Liste auswählen  Das, was wirklich wichtig ist herausfiltern, wofür es sich lohnt Zeit und Energie zu investieren. Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

13 Zielsetzung Der Zielsetzungsprozess besteht aus 4 Schritten
1. Ziele definieren 2. Maßnahmen planen (Planung) 3. Aktivitäten realisieren (Durchführung) 4. Zielerreichung kontrollieren Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

14 Ziele definieren Erfolg hängt entscheidend von der richtigen Zielformulierung ab. Formuliere dein Ziel realistisch. Aus eigener Kraft zu erreichen? Formuliere dein Ziel persönlich Ich fahre in den Sommerferien nach Paris. Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

15 Ziele definieren Formuliere Dein Ziel in der Gegenwart.
Ich erledige jede Woche bis Freitag meine Statistik Hausaufgaben. Formuliere Dein Ziel konkret. Eindeutig Formuliere dein Ziel ohne Einschränkungen Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

16 Ziele definieren Formuliere dein Ziel positiv. Was will ich erreichen?
Formuliere dein Ziel mit einem genauem Zeitpunkt Realistischer Zeitrahmen (Erfolgskontrolle) Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

17 Zielplanung Die „Salami-Taktik“: Rationelles Arbeiten nach Descartes
Alle großen Ziele und Vorhaben werden in kleinere Teilaufgaben zergliedert. Ordnen der Teilaufgaben nach Prioritäten und Terminen Erledigung und Ergebniskontrolle Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

18 Zielplanung Wichtigstes Planungskriterium ist die Verschriftlichung.
Planung bedeutet Zeitgewinn für die Durchführung. Arbeitsentlastung des Gedächtnisses Mehr Motivation Gesteigerte Konzentration Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

19 Das Pareto Prinzip Kein proportionales Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis. Oft erbringen 20% der richtig eingesetzten Zeit 80% des Ergebnisses Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

20 Inhalt Einführung und Vorstellung des Themas
Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

21 Nur eine bewusste Entscheidung für das Wichtige verhindert eine unbewusste Entscheidung für das Unwichtige. Stephen R. Covey Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

22 Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden, bedeutende positive Folgen für ihr Privatleben? Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden bedeutende positive Folgen für ihr Berufsleben? Wenn Sie wissen, dass diese Dinge so viel bewirken würden, weshalb tun Sie sie dann nicht schon jetzt? Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

23 Entscheidende Faktoren für den Gebrauch unserer Zeit:
Dringlichkeit und Wichtigkeit Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

24 Dringlichkeit Wie stark wird unser Leben von Dringlichkeit beherrscht? → Dringlichkeitsindex Gewöhnung an den hohen Adrenalinspiegel bei der Bewältigung von Krisen → Gefühl von Begeisterung und Stärke Dringlichkeit anstrengend und belastend manchmal auch aufregend (sich nützlich, erfolgreich, anerkannt fühlen) Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

25 selbstzerstörerisches Verhalten, das vorübergehend eine durch unerfüllte Bedürfnisse entstehende Leere ausfüllt Probleme entstehen → wenn Dringlichkeit zum beherrschenden Faktor im Leben wird → wenn „wichtige Dinge“ nur noch in dringenden Dingen erkannt werden Dringlichkeitssucht Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

26 Dringlichkeitsindex 0 – 25 geringe Dringlichkeitsorientierung
26 – 45 starke Dringlichkeitsorientierung 46 + Dringlichkeitssucht Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

27 Wichtigkeit viele wichtige Dinge wirken nicht auf uns ein und bedrängen uns nicht da sie nicht dringend sind, müssen wir auf sie einwirken Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

28 Zeitmanagement - Matrix
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29 Zeitmanagement- Matrix
Quadrant I Dinge, die sowohl dringend als auch wichtig sind Quadrant der Notwendigkeit Quadrant II Tätigkeiten die wichtig, aber nicht dringend sind Quadrant der Qualität je mehr Zeit wir hiermit verbringen, desto größer wird unsere Handlungsfähigkeit großes Engagement in Quadrant II lässt Quadrant I schrumpfen Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

30 Zeitmanagement-Matrix
Quadrant III fast eine Attrappe von Quadrant I Quadrant der Täuschung (der Trubel des Dringlichen erzeugt eine Illusion von Wichtigkeit) Tätigkeiten sind höchstens für jemand anderen wichtig Quadrant IV Quadrant der Verschwendung Tätigkeiten, die weder dringend noch wichtig sind oft ist man von Quadrant I und III so überfordert, dass man sich in Quadrant IV flüchtet Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

31 Ordnen Sie die Tätigkeiten der letzten Woche Ihres Lebens in einen der vier Quadranten ein, wo haben Sie das Gros Ihrer Zeit verbracht? Denken Sie an die Fragen, die Sie zu Beginn beantwortet haben. In welchem Quadranten liegen die Antworten? Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

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33 Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden bedeutende positive Folgen für ihr Privatleben? Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden bedeutende positive Folgen für ihr Berufsleben? Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

34 Antworten liegen in der Regel in Quadrant II
überwiegende Mehrheit der Antworten fällt in sieben Schlüsselbereiche Verbesserung der Kommunikation mit Menschen Bessere Vorbereitung Bessere Planung und Organisation Mehr Fürsorglichkeit für sich selbst Ergreifen neuer Chancen Persönliche Entwicklung Förderung der Selbstverantwortung Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

35 Wir müssen auf Sie einwirken.
Warum kümmern wir uns dann nicht darum? Sie sind nicht dringend und wirken somit nicht auf uns ein. Wir müssen auf Sie einwirken. Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

36 Inhalt Einführung und Vorstellung des Themas
Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

37 ABC - Analyse Methode zur Wertanalyse der Zeitverwendung
Hilft, den Schwerpunkt des täglichen Zeitaufwandes auf wichtige Aufgaben zu setzten Jeder geplanten Tätigkeit wird eine Priorität verliehen Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

38 ABC - Analyse A- Aufgaben: Die wichtigsten Aufgaben Nicht delegierbar
1-2 A-Aufgaben pro Tag (insgesamt 3 Stunden) B-Aufgaben: Durchschnittlich wichtige Aufgaben Teilweise delegierbar 2-3 B-Aufgaben pro Tag (insgesamt 1 Stunde) Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

39 ABC - Analyse C-Aufgaben
Aufgaben mit geringstem Wert für die Erfüllung einer Funktion Größter Anteil an Arbeitspensum ca. ¾ Stunde am Tag für C-Aufgaben reservieren Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

40 Tatsächliche Zeitver(sch)wendung
Wert der Tätigkeit Tatsächliche Zeitver(sch)wendung Quelle: das neue 1x1 des Zeitmanagements; Lothar Seiwert Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

41 DIE A-L-P-E-N Methode Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben
Länge/Dauer der Aufgaben schätzen Pufferzeit einplanen („erstens kommt es anders, zweitens als man denkt“) → nur ca. 60% der Arbeitszeit verplanen Entscheidungen treffen (bezüglich Prioritäten, Kürzungen, Delegationsmöglichkeiten) Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen oder streichen Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

42 Zeiteinteilung ca. 60% für zu erfüllende Aufgaben
ca. 20% für unerwartete Aufgaben/Aktivitäten (Störungen, Zeitdiebe) Ca. 20% für spontane und soziale Aktivitäten (kreative Zeit) Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

43 Der Sägeblatteffekt Tritt ein, wenn der Arbeitsfluss immer wieder unterbrochen wird Nach Unterbrechung erneute Einarbeitungsphase erforderlich Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

44 Der Sägeblatteffekt Quelle: Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

45 Stille Stunde Verhindert, dass der Arbeitsfluss während wichtiger Arbeit gestört wird Während stiller Stunde keine Störungen zulassen (Handy ausschalten, Türe schließen etc.) Stille Stunde an persönlichen „Störzeiten“ orientieren Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

46 Die Leistungskurve Quelle: Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

47 Ausgleich durch Entspannung und Freude
Den Tag positiv beginnen und beenden z.B. mit einem ausgewogenen Frühstück oder morgendlicher Gymnastik; Abendessen mit Familie oder Freunden etc. Positives Denken und Handeln Erfolg hängt von persönlicher Einstellung, Gedanken und Gefühlen ab Den Tag mit positiver Stimmung beenden Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

48 Tagesbeginn Tagesplan erneut durchgehen
Nötige Vorkehrungen für A-Aufgaben treffen Unterlagen bereitlegen Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

49 Tagesabschluss Überprüfen ob der Tagesplan eingehalten wurde (gegebenenfalls Aufgaben auf nächsten Tag übertragen) Kleinere Arbeiten erledigen, um Aufschub zu vermeiden Tagesplan für nächsten Tag vorbereiten Sich bewusst machen, welchen Wert der Tag hatte Mit positiver Stimmung enden Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

50 Beispiel für einen Tagesplan
Aufgaben Priorität Zeitbedarf Oma anrufen (Geburtstag) B 0,5 h Brief an GEZ ausfüllen & abschicken C 10 min Referat vorbereiten A 1,5 h Statistik Hausaufgabe 1 h Geschenke besorgen Unterlagen ausdrucken Text lesen (Sozialpsychologie) Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

51 Zeit für entspanntes Frühstück 08:00 09:00 10:00 A Referat vorbereiten
Priorität Aufgabe Zeitbedarf Ok 07:00 Zeit für entspanntes Frühstück 08:00 09:00 10:00 A Referat vorbereiten 1,5 h 11:00 12:00 Statistik Hausaufgabe 1 h 13:00 Pufferzeit Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

52 Unterlagen ausdrucken 17:00 18:00 Geschenke besorgen 1 h 19:00 20:00
Zeit Priorität Aufgabe Zeitbedarf Ok 14:00 15:00 B Oma anrufen 0,5 h 16:00 C Unterlagen ausdrucken 17:00 18:00 Geschenke besorgen 1 h 19:00 20:00 Text lesen (Sozialpsychologie) 21:00 Zeit für Freunde/Familie/Hobby 22:00 Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

53 Erstellen eines Tagesplans
A-L-P-E-N Methode Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben Länge/Dauer der Aktivität schätzen Pufferzeit einplanen Entscheidungen über Prioritäten (z.B. anhand der ABC-Analyse), Kürzungen, Delegationsmöglichkeiten Nachkontrolle Platz für Ausgleich (Freunde,Hobby,Sport…) Persönliche Leistungskurve beachten Stille Stunde für A-Aufgaben einplanen Persönliche „Störzeiten“ beachten Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

54 Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit!
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