Das agile OKR-Modell Juli 2015

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1 Das agile OKR-Modell Juli 2015

2 Coliquio – die Ärzte-Community
coliquio ist das führende Online-Ärztenetzwerk im deutschsprachigen Europa. Über Ärzte lösen hier gemeinsam unklare Patientenfälle und diskutieren medizinische und ärztliche Themen in sehr schneller Frequenz. Im Gegensatz zu anderen Netzwerken bietet coliquio einen geschlossenen Nutzerkreis. Mitglieder sind ausschließlich approbierte Ärzte. coliquio ist eine medizinische Fach-Community und damit HWG-konform. Firmensitz „Unter dem Wasserturm“ coliquio wurde 2007 als SpinOff der HTWG in Konstanz gegründet Aktuell knapp 55 Mitarbeiter -> kontinuierlich wachsend Das „Facebook für Ärzte“ Wir verdienen unser Geld in der Kooperation mit Pharma-Industrie

3 Das agile OKR-Modell Stefan Engels CTO coliquio GmbH seit Oktober 2014
Director IT HolidayCheck AG CTO Cinergy AG CTO Teleboy AG #Agile #Leadership #WebEnthusiast #Lean #Roadbike #JesusFreak @pixelpillar Stefan Engels CTO coliquio GmbH seit Oktober 2014 Hauptfokus und Leidenschaft: Skalierbarkeit von IT-Unternehmen Zuerst aus IT- und Dev-Perspektive Später als Gesamtunternehmen Darum geht es auch heute! Agile Skalierbarkeit von Unternehmen D.h. wie bekommt man es hin, dass trotz Firmenwachstum alle Mitarbeiter „an einem Strang ziehen“ -> alle die selben Ziele verfolgen!

4 Das agile OKR-Modell Wie kalibriert man eine Organisation auf gemeinsame Ziele?
Was sagt Dilbert dazu? Definition, Konkretisierung und firmenweite Bearbeitung von strategischen Zielen stellt eine grosse Herausforderung dar. Quelle:

5 Das agile OKR-Modell Wie definiert/bearbeitet ihr firmenweit Unternehmsziele?
Wer hat in seinem Unternehmen einen Prozess zur Steuerung von (Jahres-) Zielen implementiert? Wer entwickelt Software mit agilen Methoden? Wer hat einen firmenweiten agilen Prozess implementiert?

6 Das agile OKR-Modell Warum überhaupt Agile Skalierung?
Geschwindigkeit in sich schnell ändernden Zeiten Wasserfall in Fachbereichen trifft auf agile Software Entwicklung Verständnis für gemeinsame Ziele schaffen Firmenweites kollaboratives Arbeiten steigern Unternehmensprozesse abgleichen Firmenwachstum abfangen Firmenkultur skalieren (Werte) Wasserfall in Fachbereichen trifft auf agile Software Entwicklung Verständnis für gemeinsame Ziele schaffen Firmenweites kollaboratives Arbeiten steigern Unternehmensprozesse abgleichen Firmenwachstum abfangen Firmenkultur skalieren (Werte)

7 Das agile OKR-Modell Welche (prominenten) agilen Vorgehensmodelle gibt?
Framework Scalling Grösse Flexibilität Einführung Framework auf Team-Grösse Fokussiert auf... Portfolio-Management Andere Bereiche (HR, Finance) Scrum over Scrum Klein Hoch Scrum Team-Struktur / Abhängigkeiten zwischen Teams Gering Mittel Large Scale Scrum (LeSS) Mittel - Groß Team-Struktur / Agiles Mindset / PO-Skalierung Dynamic Systems Development Method (DSDM) Angepasster Scrum Prozess Team-Struktur / Kommunikation / Crossfunktionale Teams Scaled Agile Framework (SAFe) Gross - Enterprise Scrum/Kanban/XP Team-Struktur / Firmenstruktur Agile Scaling KnowledgebaseTM

8 Das agile OKR-Modell Agile Scaling KnowledgebaseTM (ASK)

9 Das agile OKR-Modell Beispiel SAFe (Scaled Agile Framework)
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10 Das agile OKR-Modell Die agile Mauer

11 Das agile OKR-Modell Probleme von („klassischen“) agilen Methoden
One Size doesn't fit all Modelle kommen aus Software Entwicklung Nicht alle Fachbereiche zahlen auf Produkt Entwicklung ein (z.B. Finance, Vermarktung) Nicht alle Fachbereiche können/wollen (komplett) nach agilen Prinzipien arbeiten Highlevel-Unternehmensziele werden nicht/nur teilweise abgedeckt Agile Modelle „zementieren“ arbeiten in agilen Silos Modelle kommen aus Software Entwicklung Nicht alle Fachbereiche zahlen auf Produkt Entwicklung ein (z.B. Finance, Vermarktung) Nicht alle Fachbereiche können/wollen (komplett) nach agilen Prinzipien arbeiten Highlevel-Unternehmensziele werden nicht/nur teilweise abgedeckt Agile Modelle „zementieren“ arbeiten in agilen Silos Agiles Manifest: Working software is the primary measure of progress.

12 Das agile OKR-Modell Was macht das agile OKR-Modell?
OKR übersetzt: Objective – Key Result Methode um Ziele in Organisationen zu setzen und deren Ergebnis zu messen Hauptziel von OKR: Unternehmens-, Bereichs-, Team- und persönliche Ziele zu verbinden Kollaboration zwischen Mitarbeitern zu steigern Transparenz über Zielerreichung firmenweit teilen Erfunden in den 1970-ern bei Intel von deren CEO Andy Grove Von John Doerr als den Haupt-VC des frühen Google eingeführt Erweiterung des agilen Manifests: Working software is the primary measure of progress…and OKR to track if you are going in the right direction.

13 Das agile OKR-Modell Wer setzt auf OKRs?

14 Das agile OKR-Modell Was sind die Grundlagen von OKRs?
6 Schritte Jeder definiert max. 5 Ziele („Objectives“) auf seinem Umsetzungslevel Jeder definiert für jedes Ziel max. 4 zu erreichende Ergebnisse („Key Results“) Kommuniziere alle Ziele und Ergebnisse der gesamten Organisation Mitarbeiter aktualisieren ihre Ergebnisse kontinuierlich auf einer Skala von 0-100% Wenn Ziele zu 70-80% akzeptiere sie als erledigt Überprüfe OKR’s regelmäßig und setze Neue Klingt ein wenig nach Management by Objectives, ist es aber nicht!

15 Das agile OKR-Modell Virtuelles OKR-Beispiel – Fußball-Team
Objective Wirtschaftlicher Erfolg Key Results 1. Bundesliga gewinnen Sitzplätze Stadion 88% gefüllt Vereinsvorstand Objective Objective Bundesliga gewinnen Sitzplätze Stadion 88% gefüllt Key Results Key Results Ballverlust Strafraum < 10% Nummer 3 bei Kopfball-Duellen Engagement 2 neue Top-Fussballer Promoten aller Top-Stammspieler Chef-Trainer Administration Objective Objective Objective Objective Ballverlust Strafraum < 10% Nummer 3 bei Kopfball-Duellen Engagement 2 Top-Spieler Promoten aller Top-Stammspieler Key Results Key Results Key Results Key Results 4-er Kette „einüben“ Sprint-Leistung Verteidiger > 10% erhöhen Sprungkraft > 20% erhöhen Sieg Kopfball-Duelle > 70% Besuch 70% aller 2. Liga-Spiele Veranstaltung 1 Nachwuchs-Turnier 3 „Kicker“-Artikel über Top-Spieler > 15 Minuten Interview-Zeit in Sportschau Verteidigung Stürmer Talent-Scout PR

16 Das agile OKR-Modell Konkretes OKR-Beispiel – coliquio
Objective User Aktivität steigern Key Results Logins/Monat aller Mitglieder steigern Aktivität/Monat aller Mitglieder steigern Management Objective Objective Logins/Monat aller Mitglieder steigern Aktivität/Monat aller Mitglieder steigern Key Results Key Results Anteil neuer User mit Login > 5% steigern Reaktivierung inaktiver User > 50% Unique Klicks pro Tag > 2.500 CM per Preisausschreiben aktivieren Community Manangement Produkt-Entwicklung Objective Objective Objective Objective Anteil neuer User mit Login > 5% steigern Reaktivierung inaktiver User > 50% Unique Klicks pro Tag > 2.500 CM per Preisausschreiben aktivieren Key Results Key Results Key Results Key Results Onboarding neuer User über Mailing-Kampagne Technologie für schnellen NL-Versand Optimierten Wochennewsletter versenden A/B-Test für Daily-Newsletter durchführen Steigerung Klick-Rate > 20% Preisausschreiben konzepieren Teilnehmerquote > 60% Redakteur Dev-Team 1 CM-Manager Marketing

17 Das agile OKR-Modell Firmenweiter OKR-Planungsprozess
(Highlevel-) OKR jährliche Planung OKR Quartals Planung Umsetzung operativer Massnahme für Key Results Januar Februar März April Mai Juni Juli August Sept. Oktober Nov. Dez. Defiinition Retro & Grading Defiinition Retro & Grading Defiinition Retro & Grading Defiinition Retro & Grading

18 Das agile OKR-Modell Was ist für gut definierte OKR zu beachten?
Tipps & Tricks Nicht mehr als 5 Objectives + nicht mehr als jeweils 4 Key Results Key Results müssen immer graduell (%) messbar sein Key Results sollen immer ein „Stretch“ sein, d.h. bei einem Grading von 100% war das Key Result zu niedrig („Shoot for the moon“) Keine Top-Down Definitionen von Maßnahmen durch das Management, jeder muss mit an Bord sein, jeder definiert Massnahmen/Key Results Key Results müssen regelmäßige überprüft werden (z.B. 2-Wochen- Basis) OKRs müssen für jeden jederzeit zugänglich sein

19 Das agile OKR-Modell Was sind die Vorteile von OKR? 1v5
OKR fördern Disziplin & Fokussierung Jede Entscheidung wird auf Basis dieser Frage getroffen: Wird uns das unserem Hauptziel näherbringen, ja oder nein? Nur wertvolle Maßnahmen werden umgesetzt, Verschwendung wird vermieden

20 Das agile OKR-Modell Was sind die Vorteile von OKR? 2v5
OKR ermöglichen klaren, messbaren Fortschritt Da alle OKRs auf messbaren Zahlen basieren, erkennt man schnell wie weit man in der Zielerreichung gekommen ist. Kurze Timeboxes setzen zeitlichen Rahmen für Abschätzung wie viel noch zu tun ist um das Ziel zu erreichen.

21 Das agile OKR-Modell Was sind die Vorteile von OKR? 3v5
OKRs fördern Kollaboration Da alle OKRs firmenweit öffentlich zugänglich sind, fördern sie Transparenz, klare Kommunikation und besseres (interdisziplinäres) Teamwork. OKR müssen aufeinander abgestimmt sein oder in crossfunktionalen Teams bearbeitet werden. Definition von Maßnahmen und Key Result erfolgt eigenverantwortlich durch Mitarbeiter.

22 Das agile OKR-Modell Was sind die Vorteile von OKR? 4v5
Jeder kennt die Top-Prioritäten Jeder kann nachvollziehen wie seine persönlichen Anstrengungen auf die Highlevel-Ziele einzahlen. Priorisierung von (eigenen) Tasks erfolgt immer gegen OKRs.

23 Das agile OKR-Modell Was sind die Vorteile von OKR? 5v5
OKR lassen schnelle Änderungen zu Durch iterative Planung auf Quartalen sind schnelle Anpassungen aufgrund veränderter Umfelder möglich. „Große“ Maßnahmen können inkrementell abgearbeitet und je nach Zielerreichung (erfolgreich) abgebrochen werden.

24 Das agile OKR-Modell Warum sind OKR ein agiles Vorgehen?
Scrum OKR + Sprints (1-3 Wochen) + Planungszyklus 3 Monate + Epic, Theme, Story + Objectives, Massnahmen + Inkrementell + Teilziele + Kollaborativ + Kollaborativ Quelle: + Crossfunktional + Crossfunktional + Ownership (Code, Produkt) + Ownership (Ziele, Maßnahmen) - Software-/Produkt Entwicklung - Aufgaben unabhängig - Planung und Abarbeitung - Planung

25 Das agile OKR-Modell Vor-/Nachteile OKR zu anderen agilen Modellen
Vorteile: Passen komplett zu agiler Software Entwicklung Quartals-OKR definieren Produktroadmap/-backlog OKR bilden Company-Backlog Verbinden alle agilen Vorzüge (iterativ, inkrementel, kollaborativ) mit strategischer Unternehmsführung Sind universell einsetzbar (auch ausserhalb der Software Entwicklung) + Kombination mit agilen Skalierungsmethoden Firmen mit agiler Software Entwicklung können schnell adaptieren Nachteile: Basieren primär nicht auf agilem Mindset (Agiles Manifest, Agile Prinzipien) Einführung hat selbe Herausforderungen wie eine Scrum-Einführung (Mindset-Shift)

26 Das agile OKR-Modell Praxisbericht OKR-Einführung bei coliquio
Allgemeines Vorgehen Einführungsvorbereitung Q4 2014 Erste OKR-Iteration Januar 2015 Start mit 4 Top-Level OKR für 2015 Zu Beginn OKR-Maßnahmen & Umsetzung innerhalb von Fachabteilung Manager als OKR-Treiber & -Leader, später Coaches Q3 Start 3. Iteration 86 umgesetzte Maßnahmen, Großteil Grading > 0.6

27 Das agile OKR-Modell Praxisbericht OKR-Einführung bei coliquio
Was lief gut? Sehr hohe Beteiligung der Mitarbeiter (99% aller Mitarbeiter arbeiten direkt an OKR durch operativen Maßnahmen) Sehr klarer Fokus auf Unternehmenziele 2 wöchentliche StandUps des kompletten Teams mit „Status“-Reports aus den OKR-Teams Iterative Verbesserung des Prozesses durch Quartals- Retrospektiven

28 Das agile OKR-Modell Praxisbericht OKR-Einführung bei coliquio
Was lief nicht gut? > 16 OKR im 2. Quartal definiert Lernkurve nur mit Guidance durch Management („Coach“) machbar Eigenverantwortliches Arbeiten und Selbstorganisation liegt nicht jedem Mitarbeiter Rolle des Teamlead behindert Eigenverantwortung Abteilungssilos brechen nicht von „jetzt auf nachher“ auf „Shoot for the moon“-Ergebnisse sind unangenehm zu definieren

29 Das agile OKR-Modell Praxisbericht OKR-Einführung bei coliquio
Was können wir empfehlen? Ausreichende Prozess-Trittsicherheit im Management Alignment über alle Ebenen OKR-Coaches Zwang zur Reduktion auf maximal 5 Objectives Keine Angst vor großen Zielen („Erst wenn es weh tut, ist es groß genug!“) Crossfunktionale Teams fördern und fordern Visibility durch OKR-Tool oder Wiki

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31 Das agile OKR-Modell Info: Linksammlung
Agile Scaling Agile scaling knowledge - The matrix Examining Different Approaches to Scaling Agile Scaling agile – it’s all about the context OKR Agile Goal Setting Führen mit Zielen - Das OKR Modell von Google Objective Key Result Infografic How Google sets goals with OKR's – objectives and key results Video: Startup Lab workshop: How Google sets goals: OKRs This Is The Internal Grading System Google Uses For Its Employees — And You Should Use It Too 12 OKR Tips from Google, LinkedIn, Twitter & Intel Gemeinsam Ziele erarbeiten - im OKR-Workshop zum Selbermachen