Informationsmanagement in Archiven und Sammlungen

Präsentation zum Thema: "Informationsmanagement in Archiven und Sammlungen"—  Präsentation transkript:

1 Informationsmanagement in Archiven und Sammlungen
WS 2007/2008 Thomas Just Informationsmanagement WS 2007/2008

2 Informationsmanagement WS 2007/2008
Kontaktmöglichkeiten: Per Telefon: Büro: Informationsmanagement WS 2007/2008

3 Was erwartet Sie in dieser LV?
Einführung in archivische Prinzipien Standards. Welche gibt es? Digitalisierung Informationsmanagement im klassischen Sinn Digitale Langzeitarchivierung Noch mehr? Informationsmanagement WS 2007/2008

4 Informationsmanagement WS 2007/2008
Fixe Termine : Thomas Callsen-Rauer: Projekt DigLA : Andreas Brandner: Wissensmanagement : Christa Müller: Digitalisierung : Heinz Winter: Museale Sammlungen Informationsmanagement WS 2007/2008

5 Informationsmanagement WS 2007/2008
Informationsmanagement – was ist das überhaupt ? Jeder von uns wird heutzutage mit einer zunehmenden Flut von Informationen geradezu überschwemmt. Und es nimmt dabei nicht nur die Menge an Informationen zu, sondern es werden auch Art und Quelle der Informationen immer diffiziler und komplexer. Parallel dazu gewinnen die Möglichkeit und Fähigkeit, an die Informationen zu gelangen, ebenfalls stark an Bedeutung. Verschärft werden beide Entwicklungen zudem durch die immer dringender werdende Notwendigkeit, auf dem eigenen (Fach-) Gebiet stets auf dem Laufenden zu sein bzw. erst recht dies künftig auch zu bleiben. Im beruflichen Umfeld der meisten von uns werden somit die Fragen welche Informationen benötigt werden (Relevanz, Selektion) wo die relevanten Informationen zu finden sind (Quelle, Medium) wie man an die relevanten Information gelangen kann (Mittel, Wege) sehr stark an Bedeutung gewinnen. Es wird wichtig sein, über die Mittel und Fähigkeiten zu verfügen, um an die benötigten Informationen zu gelangen. Informationsmanagement WS 2007/2008

6 Informationsmanagement
Klärung u. Planung des Informationsbedarfs welche Informationen (qualitativ, mit Gewichtung) in welchem Umfang (quantitativ; z.B. Detail oder Überblick) wann benötigt (Dringlichkeit) Planung u. Organisation der Informationsbeschaffung wo (Ort, Quelle, Medium) wie (Mittel/Werkzeuge, Wege, Medium) wann (rechtzeitig, im günstigsten Moment) durch wen (Qualifikation, Fähigkeit, Gelegenheit) Informationssicherung, Nutzbarmachung u. Nutzenmehrung Aufbereiten (Aus- u. Bewerten) Verarbeiten (Integrieren, Kombinieren, Projizieren) Präsentieren (Medium, Zielgruppe) Dokumentieren u. Archivieren (Medium, Retrieval-Tools) Informationsmanagement WS 2007/2008

7 Informationsmanagement
„Electronic Archives are the Memory of the Information Society.“ Dieses Zitat von Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft (bis 2004), aus seinem Vortrag auf der DLM-Forum-Konferenz in Brüssel 1999, zeigt die Herausforderung, der wir uns stellen müssen. Ulrich Kampffmeyer schreibt hierzu im Jahr 2003: „Das Gedächtnis der Informationsgesellschaft ist ungeordnet, überfrachtet und zeigt erste Ausfallerscheinungen. Einerseits werden wir von der „Information Flood“ überrollt, andererseits tut sich aber ein immer größer werdendes „Information Gap“ nicht mehr verfügbarer oder auswertbarer elektronischer Information auf. Der Wert von Information für Unternehmen, Verwaltungen und Gesellschaft ist immer noch nicht richtig erkannt. ILM Information Lifecycle Management hat daher auch zum Ziel, Information entsprechend ihrem Wert handhabbar zu machen. Nur Information, die in Prozessen oder als elektronisches Wissen genutzt wird, hat einen eigenständigen Wert. ILM ist die Strategie, die diesen Wert heute erschließt und auch für die Zukunft bewahrt.“ Informationsmanagement WS 2007/2008

8 Informationsmanagement im Archiv: Ordnen-Verzeichnen-Erschließen
Schaffen von Zugang zu Information Beschreibung von Informationen durch Metadaten Formalerschließung Sacherschließung Festhalten was wichtig ist! Informationsmanagement WS 2007/2008

9 Informationsmanagement WS 2007/2008
Ordnen - Ordnung Definition von Ordnung in der Archivterminologie von Menne-Haritz: "Einsortieren der Verzeichnungsangaben einzelner Verzeichnungseinheiten eines Bestandes entsprechend einer schon vorhandenen oder neu erarbeiteten Klassifikation; bei kleineren Beständen traditionellerweise auch Sortieren des Bestandes nach der Verzeichnung mit dem Ziel fortlaufender Nummern als Signaturen im Findbuch." Informationsmanagement WS 2007/2008

10 Informationsmanagement WS 2007/2008
Erschließung Erschließung beschäftigt sich nicht mit einzelnen Inhalten von Archivgut sondern dem Archivgut an sich mit dem Ziel eine vielseitige Auswertung des Archivguts zu ermöglichen. Sie ist Darstellung von Entstehungs- und Wirkungsbedingungen: Die Primärinformationen im Archivgut sind so, weil sie von einer bestimmtenOrganisation mit bestimmten Kompetenzen in Erfüllung einer bestimmten Aufgabe zum Nachweis einer bestimmten Tätigkeit niedergeschrieben wurden. Erschließung ist neben und gemeinsam mit Bewertung die wesentliche historisch-wissenschaftliche Aufgabe von ArchivarInnen. Sie ist quellenkritische Grundlagenforschung mit spezifischen archivwissenschaftlichen und historischen Fragestellungen und grundsätzlich zur Veröffentlichung bestimmt (Transparenz). Informationsmanagement WS 2007/2008

11 Grundlegende Ordnungssysteme in Archiven
Pertinenzprinzip Provenienzprinzip Abbildung aus: Martin Burkhardt, Arbeiten im Archiv (UTB Paderborn 2006). Informationsmanagement WS 2007/2008

12 Informationsmanagement WS 2007/2008
Pertinenzprinzip Bedeutet: Ordnung nach Sachbetreffen System des 19. Jahrhunderts Vorteil: Akten zu einem Thema werden gesammelt Nachteil: Überlieferungszusammenhang geht verloren; Fragestellungen, die bei Zeitpunkt der Ordnung noch gar nicht bekannt sind, werden nicht berücksichtigt. Informationsmanagement WS 2007/2008

13 Informationsmanagement WS 2007/2008
Provenienzprinzip Geht vom Entstehungszusammenhang der Archivalien aus Ein Archivbestand enthält alle Unterlagen mit der gleichen Herkunft, also der gleichen Provenienz So enthält bspw. der Bestand „Administrative Registratur“ des HHStA in Wien alle Verwaltungsakten des k.u.k. Außenministeriums Begriff der Archivtektonik Grundlegend: Muller, Feith und Fruin,  Handleiding for het Ordnen van archiven, Denn Haag, 1898 (Dt. Übersetzung Berlin, 1905). Informationsmanagement WS 2007/2008

14 Informationsmanagement WS 2007/2008
Provenienzprinzip Abgrenzung von Beständen Das Provenienzprinzip fordert, daß in einem mehrzelligen Archiv das archivwürdige Schriftgut jeder einzelnen eigenständigen Provenienzstelle, für die das Archiv zuständig ist, als Archivfonds gesondert beisammengelassen oder, wenn es nicht mehr beisammen ist, als solches wiedervereint, als Archivbestand mit einer eigenen Bezeichnung aufgestellt und nicht mit Schriftgut anderer Herkunft vermischt wird. [Papritz, Archivwissenschaft] Provenienz ist zu differenzieren: Herkunftsgemeinschaft – Abgabegemeinschaft Das Verständnis der abgebenden Stelle als Provenienzstelle besteht zum Teil bis heute und wurde schon in der französischen Definition von provenance nach der Revolution festgelegt: Die Stelle, bei der sich das Schriftgut zum Zeitpunkt der Revolution befand. [Uhl, Provenienzprinzip] ·Erstprovenienz: Stelle der ersten Entstehung ·Letztprovenienz: letzte bearbeitende Stelle ·Abgabeprovenienz: abgebende Stelle Informationsmanagement WS 2007/2008

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Provenienzprinzip Folgende Probleme sind dabei zu lösen: Behandlung von Vorakten Die Frage ist, was ist eine Provenienzstelle: Grundsätzlich eine selbstständige Stelle oder Person, die eine eigene Registratur führt. Einen besonderen Fall bilde die Mischbestände, die in den Auslesearchiven des 18. und 19. Jahrhunderts angelegt wurden. Sie sind zu neuen logischen Einheiten zusammengewachsen. Das wird als Archivprovenienz zum Unterschied von der Behördenprovenienz bezeichnet. Problem: Zunahme von Kompetenzänderungen Lösungsansatz: Stabile Registraturen regulierendes oder freies Provenienzprinzip Frage der Provenienz von Workflows in elektronischen Aktenführungssystemen federführende Stelle Aufgabengebiet, das den Workflow begründet Provenienz als Prinzip für die physische Aufstellung nicht mehr durchzuhalten. Jedoch ist die Wahrung des Entstehungs- und Wirkungszusammenhangs auch für virtuelle Bestände gültig. Informationsmanagement WS 2007/2008

16 Kurze Wiederholung 1.Einheit
Angesprochen wurden: Ordnen, Erschließen Skartierung Pertinenzprinzip Provenienzprinzip Tektonik Informationsmanagement WS 2007/2008

17 Hinweise für Recherche
Literatur: Martin Burkhardt, Arbeiten im Archiv (UTB Paderborn 2006). Auch als e-book: Sabine Brenner-Wilczek et al., Einführung in die moderne Archivarbeit (WBG Darmstadt 2006) Christoph Bichlmeier, „Wer sucht, der findet - oder auch nicht.“ Hilfsmittel, Methoden und Probleme bei der Online-Recherche im Fach Geschichte (Dipl.Arb. Passau 2006) Online unter: Informationsmanagement WS 2007/2008

18 Modelle und Formate für Metadaten
Datenmodelle Dublin Core Encoded Archival Description – EAD International Standard Archival Description – General ISAD(G) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families ISAAR(CPF) ISO 15489: bietet Leitlinien zur Verwaltung von Schriftgut von öffentlichen und privaten Organisationen. Informationsmanagement WS 2007/2008

19 Modelle und Formate für Metadaten
Archivarische Regelwerke de Facto-Standard für Findbücher in der BRD: Erschließung von Sachakten nach Papritz Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für Staatliche Archive in der DDR – OVG Informationsmanagement WS 2007/2008

20 Archivische Erschließung
Archivgut: prozessgenerierte Information Inhalt durch die Aufgaben und den Geschäftsprozess determiniert Primärwert > Sekundärwert Formale Erschließung: Darstellung des Entstehungs- und Wirkungszusammenhanges Informationsmanagement WS 2007/2008

21 Archivische Erschließung
Ordnen und Verzeichnen Stufen der Erschließung Zuständigkeit – Tektonik Bildung und Abgrenzung von Beständen (Provenienzprinzip) Innere und äußere Ordnung (Registraturprinzip Informationsmanagement WS 2007/2008

22 Informationsmanagement WS 2007/2008
Tektonik innere Gliederung eines Archivs als Folge seines historischen Anwachsens einzelliges Archiv vielzellige Archive Bestandsgruppen ; Abteilungen historische Epochenjahre, territoriale Entwicklung Ressorts; systematischen Gliederung der Provenienzbildner Informationsmanagement WS 2007/2008

23 Informationsmanagement WS 2007/2008
ISAD (G) International Standard Archival Description (General) Universell anwendbar – Institutionenübergreifend vergleichbar Systematische Beschreibung von archivischen Strukturen Abteilung - série Unterabteilung - sous-série Bestand - fonds - fonds Teilbestand - sous-fonds - subfond Serie (Reihe) - série organique - Series Teilserie (Reihe) - sous-série organique - subseries Akt (Akte) - dossier - File Einzelstück (Einheit) - pièce - item (piece) Informationsmanagement WS 2007/2008

24 Informationsmanagement WS 2007/2008
ISAD (G) Identifikation Kontext Inhalt und innere Ordnung Zugangs- und Benutzungsbedingungen Sachverwandte Unterlagen Anmerkungen Beschreibung der Archivierung Informationsmanagement WS 2007/2008

25 Informationsmanagement WS 2007/2008
ISAD (G) Folie thankx to heinrich berg 5 Bestand 1600 Teilbestand 2 Serie Serie Serie 10000 Teilserie Teilserie 1 Akt Akt Akt Akt >100000 Einzelstück Einzelstück Einzelstück Einzelstück >3 Einzelstück Einzelstück Einzelstück > Informationsmanagement WS 2007/2008

26 Informationsmanagement WS 2007/2008
ISAD (G) Identifikation Kontext Inhalt und innere Ordnung Zugangs- und Benutzungsbedingungen Sachverwandte Unterlagen Anmerkungen Beschreibung der Archivierung Informationsmanagement WS 2007/2008

27 Informationsmanagement WS 2007/2008
ISAAR (CPF) Notwendigkeit der Schaffung eines Standards, der die Verbindung zwischen Urhebern und Unterlagen schafft. Durch den Standard wird die Möglichkeit geschaffen, Kontext und Inhalt von Archivgut getrennt zu verwalten. Der Bedeutung kontextueller Informationen zu den Unterlagen wird damit Rechnung getragen und damit dem Teil der archivarischen Fachkompetenz, der aufgrund des Gegenstandes den „kleinen“ Unterschied zu anderen Informationsanbietern ausmacht. Informationsmanagement WS 2007/2008

28 Informationsmanagement WS 2007/2008
ISAAR (CPF) Wichtig für: die Entwicklung von Körperschaften, Personen und Familien nachzuvollziehen, die selbst gebildeten Unterlagen eines Urhebers/Aktenbildners und andere Quellen über ihn oder von ihm zu dokumentieren, gewünschte access points (Suchkriterien) zu definieren, vorhandene Beziehungen der Urhebern/Aktenbildnern untereinander herzustellen. Mit der Schaffung der Möglichkeit, Kontextinformationen in einem System einheitlich zu erschliessen und zu verwalten, eröffnet sich auch hier die Perspektive, eines globalen benutzerorientierten Dienstleistungsangebotes von Archiven, das unabhängig von Ort und Zeit Zugang zu einheitlich strukturierten Informationen schafft und damit eine gezielte übergreifende Recherche ermöglicht Informationsmanagement WS 2007/2008

29 Informationsmanagement WS 2007/2008
Verhältnis von ISAD(G) und ISAAR(CPF) Informationsmanagement WS 2007/2008

30 Informationsmanagement WS 2007/2008
Dublin Core Title Creator Subject Description Publisher Contributor Date Type Dublin Core Metadata Initiative Format Identifier Source Language Relation Coverage Rights Standardisierung von Daten für den Online Zugang Informationsmanagement WS 2007/2008

31 Digitale Langzeitarchivierung
Problem: Verschiedenste Formate in einem Akt Wie halte ich diese lesefähig? Informationsmanagement WS 2007/2008

32 Übung Bundesarchivgutverordnung
Fragen aus der Bundesarchivgutverordnung Akten der Gerichte. Wie werden diese angeboten? GEO (164. Verordnung des Bundesministers für Justiz über die näheren Vorschriften über die Aussonderung, die Anbietung sowie die Skartierung von gerichtlichen Verfahren (Archiv-Verordnung) vom 19.April 2002 Digitale Akten, die als Papierakt ins Archiv kommen Unterschied Bundesarchivgesetzgebung – Landesarchivgesetzgebung, Unterschiede in der Bewertung etc. Geist der Memoria „wichtiger Personen“ - „antiquierte Wertschätzung des Autographs“ zu § 4 Abs. 3. Zl. 1 Internationale Gültigkeit von Aktenkennzeichnung – Interessanter Punkt Sperrig formuliert Informationsmanagement WS 2007/2008

33 Übung Bundesarchivgutverordnung
Anhang Punkt 8: Schriftgut zu und über Personen des öffentlichen Lebens Anhang Punkt 4: Vorträge an den Ministerrat Wenig Vertrauen in EDV Personalakten sorgen für Verwirrung: Aufbewahrungsfrist HÖCHSTENS 120 Jahre nach Geburt Probleme bei der Klassifizierung: Quellenwert? Rechtlicher Wert? Wer ist dafür geeignet? Gedanke eines „zentralen Staatsarchivs“ – ist unser Staatsmodell wirklich zentralististisch? Nutzung von Archivgut, das an die Nachfolgestaaten der Habsburgermonarchie übergeben wurde?? Regelung durch den Bund Informationsmanagement WS 2007/2008

34 Übung Bundesarchivgutverordnung
Bekrittelt wird, dass nicht Archivare die Klassifikationen vergeben sondern Dienststellen Reihung der Aufzählung der Ministerien – diese erfolgt nach dem Alphabet Informationsmanagement WS 2007/2008

35 Informationsmanagement 2007/2008
Archivalische Prinzipien Pertinenzprinzip Provenienzprinzip In letzter Zeit vermehrt Kritik an Provenienzprinzip I Informationsmanagement WS 2007/2008

36 Informationsmanagement 2007/2008
Standards ISAD(G) ISAAR(CPF) EAD Dublin Core Informationsmanagement WS 2007/2008

37 Digitale Langzeitarchivierung
Problematik vorgestellt Wissensnetzwerk, Veranstaltung am : Informationsmanagement WS 2007/2008

38 Informationsmanagement WS 2007/2008
Wissensmanagement Anderer Zugang zu Informationen Selbstreflexion Wissen als betriebswirtschaftlicher Wert Gewinnt an Bedeutung Folien Andreas Brandner Informationsmanagement WS 2007/2008

39 Informationsmanagement WS 2007/2008
Digitalisierung Viel wurde nur durch Einzelinitiativen erreicht Keine österreichweite Digitialisierungsstrategie (muss jedes Archiv/ Bibliothek die gleichen Dinge digitalisieren? Können/Wollen wir uns das leisten?) Wichtig: Kosten/Nutzen Informationsmanagement WS 2007/2008

40 Informationsmanagement WS 2007/2008
Sammlungen – Museen Probleme bei Museumssystemen Diese müssen tw. völlig verschiedene Bereiche abdecken Arbeit in Museum mittlerweile betriebswirtschaftlich orientiert Nachzügler in der Öffnung von Sammlungen im Netz, besonders das KHM wäre hier in der Pflicht! Informationsmanagement WS 2007/2008

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Und zum Schluss… Informationsmanagement WS 2007/2008

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Wichtige Links… (derzeit dort ein Gratis Praxishandbuch zu Dokumentenmangement downloadbar) Internationaler Archivrat Archivschule Marburg Informationsmanagement WS 2007/2008

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Literatur Helmut Krcmar, Informationsmanagement (Berlin 2004) Freimut Bodendorf, Daten- und Informationsmanagement (Berlin 2005) Stefan Voß, Kai Gutenschwager, Informationsmanagement (Berlin 2001) Lutz J. Heinrich, Franz Lehner, Informationsmanagement (München 2005) Frank M. Bischoff (Hrsg.), Benutzerfreundlich –rationell – standardisiert. Aktuelle Anforderungen an archivische Findmittel. Beiträge zum 11. Archivwissenschaftlichen Kolloquium der Archivschule Marburg (Marburg 2007) Thomas Aigner/Karin Winter (Hg.), Alte Archive - Neue Technologien / Old Archives - New Technologies (St. Pölten 2006) Der Archivar (online: Scrinium (online: Informationsmanagement WS 2007/2008

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Vielen Dank fürs Durchhalten! Informationsmanagement WS 2007/2008