Workshop: „Tipps und Tricks im Umgang mit SAP R/3 PM“

Workshop: „Tipps und Tricks im Umgang mit SAP R/3 PM“
28.2. – in Frankfurt Workshop: „Tipps und Tricks im Umgang mit SAP R/3 PM“ Seite 1

1988 – 2001 bei der SAP AG, Walldorf
Zur Person 1988 – 2001 bei der SAP AG, Walldorf 10 Jahre PM/CS-Beratung in mehr als 60 Kundenprojekten 3 Jahre Produktmanager für PM/CS Seit 2001 an der Fachhochschule Würzburg (Fachbereich Informatik/Wirtschaftsinformatik) Schwerpunkt industrielle Standardsoftware Labor für industrielle Standardsoftware Praktikumsbeauftragter Mitglied des Vorstandes und Arbeitskreisleiter PM/CS/CRM der DSAG Seite 2

Ich komme von der Firma ….
Wer bin ich? Ich heisse …. Ich komme von der Firma …. In meiner Firma wird das PM nicht eingesetzt eingesetzt seit … Ich selbst kenne das PM überhaupt nicht ein wenig ganz gut Ich gehe zufrieden vom Workshop nach Hause, wenn … Seite 3

Woher kommen die Fragen?
Von Ihnen vorher eingereicht Aus vorherigen Workshops Kongressanbieter DSAG AK Instandhaltung und Servicemanagement Aus der DSAG-Newsgroup Eigene Erfahrungen Seite 4

Benutzer (un) freundlichkeit Anlagenstrukturierung
Themen Benutzer (un) freundlichkeit Anlagenstrukturierung Abwicklung von IH-Maßnahmen Vorbeugende Instandhaltung Abwicklung von Fremdleistungen Ersatzteilmanagement Verknüpfung mit anderen SAP-Modulen Anbindung externer Systeme Instandhaltungscontrolling Sonstiges Klicken Sie, um die Textformatierung des Masters zu bearbeiten. Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Fünfte Ebene Seite 5

Benutzerfreundlichkeit
Frage: Warum ist dieses Thema gerade in der Instandhaltung so wichtig? Anwort: die typischen Benutzerprofile Wenig Erfahrung im Umgang mit EDV Extremfall: noch nie vor einem PC gesessen Soll eigentlich reparieren und keine EDV bedienen …. Lösungen: Maßnahmen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit Seite 6

Benutzerfreundlichkeit
Werkzeuge, die das Leben erleichtern und die Komplexität reduzieren: Variantentransaktionen Allgemeine Benutzerparameter PM-spezifische Benutzerparameter Customizing Voreingestellte Listvarianten PM-Informationssystem Rollen und Favoriten Vorschalttransaktionen … Seite 7

Variantentransaktionen
Transaktion SHD0 keine Modifikation bestehende Transaktionen werden kopiert Feldern werden vorbelegt oder ausgeblendet Masken werden ausgeblendet Vorteile: Maßgeschneiderte Transaktionen für bestimmte Usergruppen Eigene Transaktionsbezeichnungen (z.B. ZW31) Einbindung in Rollen oder Favoriten Seite 8

Allgemeine Benutzerparameter
Vorbelegung von Feldern Reduzierung des Eingabeaufwandes Seite 9

PM-spezifische Benutzerparameter
Seite 10

Customizing Beispiele aus dem Customizing, die zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit beitragen: Geeignete Suchhilfen Sichtenprofile Stammdaten Bildschirmmasken Meldungen Bildschirmmasken Rückmeldungen Integration Meldungs-/Auftragsart Feldauswahl  ausblenden Vorschlagswerte Transaktionsstartwerte Workflow Meldung Workflow Auftrag …. Seite 11

Voreingestellte Listen
Selektion Listanzeige Listmanipulation Weiterbearbeitung Einfach- und Mehrfach-selektionen Intervallselektionen Operatoren Selektionsvarianten Feldauswahl anzeigbarer Felder Einfachsortierung Mehrfachsortierung Summenbildung Zwischensummenbildung Ampelfunktionalität Grafikdarstellung Filterfunktion Suchfunktion Anzeigevarianten Download Mailversand Absprung in das operative DB-Objekt Massenbearbeitung der operativen DB-Objekte . Seite 12

Messbelege aus techn. Objekt
Frage: ist es möglich, Messbelege direkt aus dem Stammsatz des technischen Objektes (d.h. Technischer Platz oder Equipment) aufzurufen? Antwort: ja (Messpunkte/Zähler  Messbelege) Seite 14

Vorlage für Klassifizierung
Ausgangspunkt: Wir möchten unsere technischen Objekte sollen klassifizieren. Problem: Die ist ziemlich großer organisatorischer und Erfassungsaufwand. Gibt es Klassifikationssysteme, die als Vorlage dienen könnten? Lösung: Eclass ( Klassen 3.700 Merkmale Schlagworte Seite 15

Datenweitergabe bei TP
Ausgangspunkt: Grundsätzlich ist es möglich, Technische Plätze ohne generische Nummer anzulegen. Also z.B. einem TP P0815 einen übergeordeten TP mit der generischen Nummer K1-B01-M zuzuornden. Problem: Leider funktioniert dabei die Datenweitergabe nicht. Alle Felder stehen auf „Individuell“ und können nicht auf „Vom übergeordenten Objekt“ geändert werden. Lösung: Beim Anlegen des Technichen Platzes gleich den übergeordneten auf dem Einstiegsbild der IL01 angeben. Wenn zu diesem Zeitpunkt der echte übergeordnete TP noch nicht bekannt ist, einen Dummy-Platz angeben. Seite 16

TP-Sortierung Ausgangspunkt: Wir haben technische Plätze im Einsatz, um die Bearbeitungsstationen unsere Fließfertigng abzubilden. Die technischen Plätze haben rein alpabetische Nummern (z.B. das Fließband S01 mit der Bearbeitungsreihenfolge G  S  W  E  K  R  A). Problem: In der Strukturdarstellung werden die technischen Plätze alphabetisch sortiert (A-E-G-K-R-S-W) und nicht wie gewünscht in der Bearbeitungsreihenfolge. Lösung: Nutzung der Positionsnummer im technischen Platz (also z.B. dem technischen Platz G die Positionsnummer 0010, dem technischen Platz S die Positionsnummer 0020 u.s.w.) Seite 17

Suche nach Organisations- und technischen Daten
Ausgangspunkt: Wir würden bei der Suche nach geeigneten Technischen Objekten gerne Organisationsdaten mit technischen Daten zu verknüpfen, also z.B. suche alle Pumpen im Werk 1000, die eine Förderhöhe von 12 m aufweisen. Problem: Bis 4.6C ist dies über Transaktionen wie z.B. Listbearbeitung Equipments zwar möglich, aber sehr umständlich und inperformant. Lösung: In die Listbearbeitung (IH08, IE05) ist die Suche über die Klassifizierung integriert (ab Rel. 4.7) Transaktion Ersatzequipment (IE20; ab Rel. 4.7) bzw. Button auf dem Reiter Komponenten im IH-Auftrag Seite 18

Hersteller und Lieferant
Ausgangspunkt: Für unsere technischen Anlagen gibt es jeweils einen Hersteller, einen Lieferanten und eine Servicefirma. Im Einkauf sind alle als Lieferant angelegt. Problem: Im Stammsatz gibt es aber nur den Lieferanten. Der Hersteller ist eine freie Eingabe, wird nicht geprüft und deshalb für uns nicht brauchbar. Die Servicefirma können wir gar nicht hinterlegen. Lösung: Ein Partnerschema, das dem EQ-/TP-Typ zugeordnet wird. Das Partnerschema hat drei Partnerrollen(z.B. HE, LI, SV). Alle Partnerrollen benutzen die Partnerart LI. Seite 19

Hersteller Frage: Kann man beim Stammdatenfeld „Hersteller“ die Groß-/Kleinschreibung ausschalten? Antwort: Im Standard nicht. Nur über Modifikation im Dynpro SAPLITO0 / 1022 Seite 20

Korrektur eines Equipmenteinbaus
Ausgangspunkt: Equipments sind in der Vergangenheit im System auf falsche Technische Plätze eingebaut worden. Dies ist erst später aufgefallen (nach div. weiteren Ein- und Ausbauten) Problem: gibt es eine Möglichkeit die Einsatzliste nachträglich zu korrigieren? Lösung: noch keine, SAP arbeitet daran. Seite 21

Objekte mit Löschvormerkung
Ausgangspunkt: Equipments und Technische Plätze können mit einer Löschvormerkung versehen werden. Problem: Die Datensätze sind bis zum physischen Löschen noch auf der Datenbak und werden weiterhin in den Listen und in der Strukturdarstellung angezeigt. Kann die Anzeige unterdrückt werden? Lösungsvorschlag: Für Listen: Listvariante definieren mit Status exclusive LÖVM Umhängen unter einen „Schrottplatz“, dann LÖVM setzen. Seite 22

Performance bei alternativer Kennzeichnung
Ausgangspunkt: alternative Kennzeichnung für Technische Plätze ist aktiv Problem: schlechtes Antwortzeitverhalten bei der Suche Lösung: Bei Release < 4.6C Performanceeinbußen, z.B. bei Selektion von Meldungen, und Reportanpassungen notwendig Ab Rel. 4.6C gute Performance auch bei großen Datenmengen (> ). Seite 23

Equipmenttausch Ausgangspunkt: in einer Funktion sollen die Einbauorte von zwei Equipments getauscht werden, d.h. zwei Equipments wechseln ihre Einbauorte. Problem: Bei Änderung des Equipmenteinbaus aus Sicht eines Technischen Platzes bleibt das ausgebaute Equipment ohne TP-Zuordnung. Lösung: Tausch über Transaktion CC04 Unter Umständen Verwendung Transaktionen IE4N/IE4E (Ausbau+Einlagern bzw. Auslagern+Einbau) in 4.7. Seite 24

Konzernstücklisten in Strukturdarstellung
Ausgangspunkt: Wir wollen Technische Platz- und Equipmentstücklisten nutzen, müssen diese aber als Konzernstücklisten anlegen. Problem: Wird nun im IH01 (Strukturdarstellung Technische Plätze) o.ä. die Stücklistenauflösung gewählt werden die angelegten Konzernstücklisten nicht angezeigt. Lösung: Bis 4.6C: Modifikation im Include MIHIXF40 in der Form-Routine READ_BOM_F40 Ab 4.7: IH01 mit Selektion „Konzernstückliste“ Seite 25

Verwendungsnachweis Material
Ausgangssituation: Das Material ist evtl. in mehreren Materialstücklisten, in unterschiedlichen IH-Baugruppen, Equipmentstücklisten und in Technischen Plätzen eingebaut. Problem: Gibt es eine Transaktion die allen Stücklisten nachschaut, ob ein bestimmtes Material eingebaut ist. Als Ergebnis benötigte ich die Struktur bis hin zum Technischen Platz. Lösung: CS15, CS16 (bis 4.6C) Seite 26

Merkmale in Listen Ausgangspunkt: In Listen (Equi, TP) kann man sich die Merkmalsausprägungen der Klassifizierung anzeigen lassen. Problem: Dieses Layout für die Darstellung von Merkmalsklassifizierungen in Listen ist jedoch fest (z.B. bei Klasse ABC immer Merkmal „Leistung“ an 1. Stelle). Die Reihenfolge sollte genauso flexibel gestaltet werden wie die anderen Felder. Lösung: geht nicht. Auf dem Merkmalsbild im Technischen Platz/Equipment können die Merkmale in eine Reihenfolge und auf verschiedenen Reitern dargestellt werden. Seite 27

Anzahl Einträge in Listen
Ausgangspunkt: Wir stellen gerade von 4.5 auf 4.7 um. In den Listdarstellungen gab es in 4.5 die Möglichkeit die Anzahl der Einträge in der Liste über den Pfad Einstellungen  Listenstatus zu ermitteln. Problem: Ab 4.6 durch die Verwendung ALV-Grid Control wird diese Funktionalität nicht mehr unterstützt, obwohl in der Dokumentation die Funktionalität überall beschreiben ist. Lösungen: die gesamte Liste nach Excel exportieren  Popup zeigt Anzahl Treffer die Suchen-Funktion ("Fernglas") benutzen, um nach einer Spalte zu suchen, die immer gleich aussieht (z.B. IH-Werk). In der Suchenfunktion hat man die Möglichkeit "Anzahl der Treffer" zu markieren. Ergbnis: Anzahl der Einträge die Darstellung ALV-Grid Control für PM abschalten. Das geht individuell für jeden User über die Benutzerfestwerte. Dort in den Parameter-ID den Eintrag "Q_ALV_GRID_INACTIVE" und den Parameterwert "X" einstellen. Seite 28

Themen Benutzer (un) freundlichkeit Anlagenstrukturierung Abwicklung von Instandhaltungsmaßnahmen Vorbeugende Instandhaltung Abwicklung von Fremdleistungen Ersatzteilmanagement Verknüpfung mit anderen SAP-Modulen Anbindung externer Systeme Instandhaltungscontrolling Sonstiges Klicken Sie, um die Textformatierung des Masters zu bearbeiten. Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Fünfte Ebene Seite 29

Klassifizierung von Meldungen
Ausgangspunkt: es kommt immer wieder vor, dass wir gerne IH-Meldungen bzw. deren Positionen klassifizieren würden. Der eine Grund dafür wäre, um dann über diese Klasse die zugeordneten Objekte klar abzugrenzen. Der wichtigere Grund ist jedoch, dass wir mit dieser Methode zusätzliche Eingabefelder (Merkmale dieser Klasse) für eben diesen besonderen Fall zur Verfügung stellen können. Problem: Warum wir bis jetzt diesen Weg nicht gingen, ist das "umständliche„ Vorgehen, um eine Meldungsposition oder Auftrag einer Klasse zuzuordnen (CL20N - Objekt zu Klassen zuordnen oder CL24N - Objekte/Klassen einer Klasse zuordnen). Es muss immer eine zweite Transaktion gerufen werden und dann die entsprechende Klasse manuell eingegeben werden. Lösung: wenn man ein Berichtsschema verwendet, bei dem die Klassifizierung aktiv ist, dann können auf dem Detailbild der Position die Klassifizierung der Meldung(-sposition) gepflegt werden. Seite 30

Auftragsnacherfassung
Ausgangssituation: Wir benötigen eine einfache Lösung für ungeplante Maßnahmen, bei der ein Auftrag angelegt wird und dazu eine Zeitrückmeldung erfolgen kann. Problem: Kann man das Anlegen eines Auftrages und das Rückmelden in einer Transaktion durchführen. Oder gibt es andere Lösungen? Lösung: Eine Transaktion zur Nacherfassung kommt in mySAP ERP 2005 Eigene Vorschalttransaktion IW61 und ein ABAP für die Kostenverrechnung Seite 31

Listbearbeitung Techn. Abschluss
Ausgangspunkt: Wenn ein Auftrag über IW32 technisch abgeschlossen wird erschein ein Pop-up, in dem man ein Abschlussdatum (und ab 4.7 ein Rückmeldedatum für die Wartungsplanterminierung) eintragen kann. Problem: Wenn der technische Abschluss über die IW38 (Listbearbeitung Auftrag ändern) erfolgt, wird automatisch das Tagesdatum genommen. Gibt es auch hier die Möglichkeit, ein Datum für den Abschluss anzugeben? Lösungsvorschlag: Keine Lösung Seite 32

Druckausgabe per Mail Ausgangspunkt: Im Moment werden bei uns die Auftragspapiere konventionell gedruckt und mit der Hauspost oder durch einen Azubi zugestellt. Problem: Wir würden gerne die Papiere direkt an den Adressaten per Mail zukommen lassen, denn das ist für uns schneller, billiger und zuverlässiger. Wie kann das Auftragsformular per Mail versendet werden? Lösung: OSS-Hinweisnummer und (Formular als PDF, Mailadresse in Druckvorgaben angeben) Seite 33

Übertragung von Unterequipments in Auftrags-Objektliste
Ausgangspunkt: zukünftig wollen wir Equipmenthierarchien einsetzen. Problem: die einem Hauptequipment untergeordnete Equipments werden bei Eröffnung eines Auftrags nicht automatisch ermittelt und in die Objektliste des Auftrags übertragen. Wir benötigen diese Funktionalität jedoch, um alle am Auftrag beteiligten Equipments in den Auftrag einzustellen. Die Übertragung sollte möglichst schon bei der Auftragseröffnung geschehen (durch Angabe des Bezugsobjektes in der Einstiegsmaske). Lösung: Geht nicht Seite 34

Mobile Lösungen Ausgangssituation: Der Papieraufwand in der Instandhaltungsabwicklung soll reduziert werden. Frage: wir würden gerne die mobilen Möglichkeiten bei den IH-Aufträgen und deren Rückmeldung kennen. Welche Anforderungen müssen erfüllt werden? Können Meldungen und Aufträge dezentral vor Ort erfasst werden? Lösungen: Paging Inventarisierung Outlook-Anbindung Mobiles Fahrtenbuch Dezentrale Messwert- und Zählerstandserfassung Mobile Asset Management Seite 35

Mobile Asset Management: Funktionsumfang
Aufträge Elektronische Unterschrift Vorgänge Auftrags- und Equipmenthistorie Materialdaten Faktura Stückliste Kunden-informationen Messpunkte und Zähler Installationen Meldungen Materialverbrauch Zeitrückmeldung Seite 36

Lösungsdatenbank Ausgangssituation: für Technische Anlagen sollen Lösungshinweise, wenn es zu Problemen kommt, gespeichert werden können. Problem: Gibt es in SAP PM eine Lösungsdatenbank? Wann ja, wie ist diese aufgebaut. Können zu technischen Problemen Lösungsansätze im SAP System hinterlegt werden? Können diese Lösungsansätze bestimmten Technischen Plätzen zugeordnet werden. Lösung: Ja, Transaktion IS01/02 Die Lösungsdatenbank besteht aus Symptomen und Lösungen, die n:m miteinander verknüpft werden können. Siehe Antwort 2. Ja. Seite 37

Grafische Kapazitätsplanung
Frage: Gibt es eine einfachere grafische Kapazitätsplanung als im Standard? Antwort: es gibt bei der SAP diverse Lösungen für die Einsatzplanung im Servicebereich Lösung der BU Services: Verfügbar mit der Branchenlösung „Engineering and Construction“  es gibt einen Business Case für mySAP ERP Edition 2005 Lösung der SAP Deutschland (Beratung): kostenpflichtiges Add-On einsetzbar ab 4.6A Seite 38

Drucken mit Dokumenten
Frage: Häufig gibt es zu einem Technischen Objekt hinterlegte Dokumente (z.B. Zeichnungen, Verträge, Bilder). Ist es möglich, diese Dokumente mit dem Druck von Meldung oder Auftrag mit auszudrucken? Antwort: Es gibt diverse Kundenprojekt, wo dies realisiert wurde (Erdölraffinierie Emsland, Mundipharma). Eine Standardlösung kam bisher nicht zustande. Seite 39

Auftrag- & Meldungsliste
Frage: Ist die gemeinsame Anzeige von Meldungen und Aufträgen nur in mehrstufigen Listen möglich? Antwort: Es ist möglich, anzuzeigen In der IW28/29 die Auftragsnummer In der IW38/39 die Meldungsnummer In der IW30 alle Meldungs- und Auftragsdaten In der IW40 dito Seite 40

Auftragsgruppierung Ausgangspunkt: IH-Aufträge sollen für bestimmte Zwecke - insbesondere der Kostenbetrachtung - zu einer Gruppe zusammengefasst. Im Bereich CO gibt es hierfür die Auftragsgruppierung. Problem: Leider ist diese nicht für IH-Aufträge (Auftragstyp 30) anwendbar. Lösungen: ab 4.7: Auftragsgruppierung in der IW38 projektbasierter Downgrade auf 4.6C verfügbar Revisionsnummer Transaktion KOH1 Transaktion KOB1 PM-IS IM Bis Patch 44 des Rel. 4.6C kann man sich dadurch behelfen, dass mit der IW38 (Liste Aufträge - Ändern) bestimmte Aufträge selektiert werden und dort eine definierte Revisionsnummer eingetragen wirde. Dies funktioniert auch mit Aufträgen, die bereits Technisch abgeschlossen sind. Mit Patch 44 wurde dieser "Fehler" beseitigt, TABG Aufträge können nicht mehr mit einer Revision verändert werden. Mit der KOH1 sind Auftragsgruppen auch für IH-Aufträge möglich (Auftragsgruppen anlegen und IH-Aufträge zuordnen). Transaktion KOB1: Flexible Kostenauswertungen Beispiel "Aufträge Einzelposten Istkosten“. IH-Aufträge können hier beliebig über "Mehrfachselektion", "Mehrfachauswahl" und die Eingabehilfe L "IH-Aufträge über Auftragsliste“ selektiert werden. Bei dieser Variante sind keine Voraussetzungen erforderlich. Auswertungen mit dem PM-Infosystem: Mit der Transaktion MCIS können selbstdefinierte Infostrukturen ausgewertet werden. Voraussetzung ist jedoch, dass eigene Infostrukturen angelegt werden. Dabei kann beispielsweise die Standardstruktur S115 Kostenanalyse kopiert und mit weiteren Merkmalen versehen werden. Standardmässig lassen sich Felder aus dem Auftragskopf als Merkmal und damit als Gruppierungselement verwenden. Auftragsgruppierung mit IM – Investitionsmanagement: Im Investitionsmanagement können Sie beliebige hierarchisch gestaffelte Programmpositionen definieren. IH-Aufträge können entweder automatisch (über Customizingeinstellungen steuerbar) oder manuell einer IM-Programmposition zugeordnet werden. Die Auswertemöglichkeiten des IM sind sehr vielfältig. Allerdings gibt es einen nicht zu verschweigenden Haken im SAP-Standard: Die Istwerte werden im Standardreporting um die Abrechnung vermindert. Laut SAP ist diese Funktionalität aber Design und daher kein Programmfehler. Eine einfache Modifikation im Funktionsbaustein AIPR_CALCULATE_MEASURE_ACTUALS kann dieses Manko beseitigen. Als weitere Voraussetzung sind Customizingeinstellungen erforderlich. Antwort SAP: die gewünschte Funktionalität der 'Gruppierung von IH-Aufträgen' wurde zu R/3 Enterprise entwickelt und steht Ihnen somit zur Verfügung. Sehen Sie bitte auch meine Antwort auf den Entwicklungsantrag der DSAG mit der Nr Für Kunden die das Release 4.6C verwenden existiert ein projektbasierter Downgrade der Funktionalität. Sollten Sie diesen Wünschen, setzen Sie sich bitte mit mir in Verbindung, ich werde Ihre Anfrage dann weiterleiten. Seite 41

Nichtlagermaterial in Anleitungen
Ausgangspunkt: Beim Kunden werden nur Anleitungen eingesetzt. Problem: Eine Zuordnung von Nichtlagermaterialien ist in diesen Arbeitsplänen nur dann möglich, wenn das Material (NLAG) in der IH- Stückliste gepflegt wurde. Diese Stücklisten müssten nur für diesen Workaround gepflegt werden. Wegen des enormen Aufwandes ist für den Kunden dieser Workaround nicht akzeptabel. Gibt es trotzdem eine Möglichkeit, Nichtlagermaterialien über die Arbeitspläne zu planen, ohne dafür extra IH-Stücklisten anzulegen? Lösung: keine (in automatisch angelegten Stücklisten wird automatisch der Positionstyp L gesetzt  unverträglich mit Nichtlagermaterial) Empfehlung: Untervorgänge mit Steuerschlüssel NLAG (analog PM02) Seite 43

Plankosten bei Wartungsaufträgen
Frage: Entstehen Plankosten bei Wartungsaufträgen nur dann, wenn ein Arbeitsplan eingebunden ist? Antwort: Ja. Es gibt nicht die Möglichkeit Schätz- oder Plankosten im Wartungsplan direkt zu hinterlegen Seite 44

Stichtagsgenaue Wartungsplanterminierung
Ausgangssituation: Es werden zeitabhängige Strategiepläne eingesetzt mit monatlicher stichtagsgenauer Terminierung am Monatsletzten (Beginn ). Problem: Im März wird das Plandatum anstelle des Monatsletzten berechnet, ebenso in den Folgemonaten. Lösungsvorschläge Ändern der Terminierungsparameter: Änderung der stichtagsgenauen Terminierung auf den ersten Tag des Folgemonats Vorlauf-/Nachlaufpuffer so wählen, dass der Auftrag rechtzeitig eröffnet wird und am Monatsersten endet (nur möglich bei Strategieplänen) Einsatz des Customer Exits IPRM0002 Kritische Prüfung der Notwendigkeit, auf den Monatsletzten zu gehen Seite 45

Änderung der Wartungsplanart
Ausgangspunkt: Einzelzykluspläne gibt es erst ab 4.0. Problem: Können die vorher als einfache Strategiepläne angelegten Wartungspläne auf Einzelzyklusplan geändert werden? Lösung: Nein. Seite 46

Simulationen Ausgangssituation: Instandhalter legen Wartungspläne an, OHNE vorerst zu terminieren (ca. 700 Stk.) Problem: Problem entsteht bei der Wahl des richtigen Starttermins. um trotz der unterschiedlichen Wartungsstrategien (Wochen, Monte, Jahre) eine gleichmässig verteilte Auslastung der generierten Wartungsaufträge über das Jahr zu erreichen. Worst Case: Start ALLER Wartungsplane am , Spitzen am (bei 6 Monaten) bzw (bei 1 Jahr) Die Graphische Terminübersicht ist erst NACH der Terminierung möglich, da ist es aber bereits zu spät, wenn Wartungspläne ungünstig terminiert wurden. Ziel: Graphisches Werkzeug zur Simulation von Wartungsplänen und deren Terminen VOR der Terminierung Lösung: Wartungsplan mit EOF=100%  Starten  Simulieren  RISTRA20 mit „Intervall für Abrufobjekte“ Abrufe erzeugen Seite 47

Wartungsplanvorschau versenden
Frage: Können die Informationen zur Wartungsplanvorschau elektronisch versendet werden? Antwort: Die Liste Wartungsterminübersicht: ja Die grafische Wartungsterminübersicht: In SAP: nein nur über „Druck“ und Einfügen in eine Mail. Seite 48

Mehrstufige Liste für Wartungspläne
Frage: Gibt es eine mehrstufige Liste, die Daten aus dem Wartungsplankopf, aus den Wartungspositionen und dem Arbeitsplan beinhaltet? Antwort: IP15/16 beinhaltet Wartungsplandaten IP17/18 beinhaltet Wartungsplan und Wartungspositionsdaten Arbeitsplandaten nicht Seite 49

Wartungsplanänderungen
Frage: wo sind Änderungen am Wartungsplan oder an der Wartungsposition nachvollziehbar? Antwort: Bis 4.6C nicht Ab R/3 Enterprise über Zusätze  Änderungsbelege Seite 50

Frage: Kann der Wartungsplan (incl. Objektliste) gedruckt werden?
Wartungsplan drucken Frage: Kann der Wartungsplan (incl. Objektliste) gedruckt werden? Antwort: nein. Lösung: Report. Seite 51

Fremdarbeitsplätze Ausgangspunkt: Wir haben Fremddienstleister, die bei uns mehr oder weniger immer präsent sind und die mehr oder weniger „auf Zuruf“ arbeiten. Es wäre ein unzumutbarer Verwaltungaufwand, für jede dieser Maßnahmen den Ablauf Auftrag  Banf  Bestellung  Wareneingang  Rechnungseingang zu durchlaufen. Frage: Gibt es ein Möglichkeit, diesen administrativen Aufwand zu verringern? Anwort: Fremdarbeitsplätze mit Rahmenbestellungen Seite 53

Voraussetzungen Arbeitsplatz FR01 Fa. Schnell & Co. Kostenstelle 4050
Leistungsartenplanung Kostenstelle Leistungsart Tarif 4010 1410 32,50 4010 1411 33,80 4010 1412 45,00 Arbeitsplatz FR01 Fa. Schnell & Co. Kostenstelle 4050 Steuerschlüssel PM01 Leistungsart F01 4050 F01 33,70 4100 1411 33,80 4100 1412 45,75 4100 1420 33,90 4200 MST 39,00 4200 FST 12,00 4200 RUE 45,00 4200 PER 60,00 …….. …….. Bestellung Nr M Kostenstelle 4050 Fa. Schnell & Co. 1 Fa. Schnell 150 Handwerkerstunden 33,70 EUR/h Kontierung: Kostenstelle 4050 Um IH-Aufträge von Fremdfirmen mit Hilfe von Fremdfirmen-Arbeitsplätzen abwickeln zu lassen, müssen zunächst folgende Stammdatenvoraussetzungen geschaffen werden: Sie richten für alle Fremdfirmen gemeinsam oder für jede Fremdfirma einzeln eine Kostenstelle ein. Sie richten eine oder mehrere Leistungsarten-Stammsätze ein, jenachdem ob Sie mehrere oder nur eine Kostenstelle verwenden ob die Fremdfirma einen oder unterschiedliche Verrechnungssätze hat Sie planen für das laufende Geschäftsjahr für die Kostenstelle(n) und Leistungsart(en) den Tarif. Sie richten für die Fremdfirma einen Arbeitsplatz ein, der ähnliche Vorgabewerte wie interne Arbeitsplätze besitzt (z.B. Steuerschlüssel PM01) der eine Verknüpfung zur Kostenstelle und Leistungsart hat. Sie lösen eine Bestellung an die Fremdfirma (Lieferant) aus, die auf die Fremdfirmen-Kostenstelle kontiert ist die eine bestimmte Laufzeit hat die als Positionspreis den Tarif der Leistungsart hat. Seite 54

Leistende Kostenstelle 4050
Abrechnen IH-Auftrag AM-Anlage CO-/PP-/PM-Auftrag Projekt Leistende Kostenstelle 4050 Entlastung Empfangende Kostenstelle Belastung Verrechnung Leistung AUF h DM Abger. Leistung 10h DM Instandhaltungsauftrag Belastung Abrechnung Leistung KOST h DM abger. Leistung 10h DM Die Inanspruchnahme der Fremdfirma entlastet die Fremdfirmenkostenstelle und belastet den IH-Auftrag. Die entstandenen Kosten, die vorübergehend auf dem IH-Auftrag gesammelt wurden, werden an den in der Abrechnungsvorschrift des IH-Auftrags genannten Empfänger weitergegeben (z.B. Equipmentkostenstelle) Die folgenden Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie einen IH-Auftrag abrechnen können: Der IH-Auftrag muß freigegeben sein. Der IH-Auftrag muß mit dem Status "Abrechnungsvorschrift erfaßt" versehen sein. Auf dem IH-Auftrag sollten noch nicht abgerechnete Kosten aufgelaufen sein. Seite 55

Faktura und Controlling
Leistende Kostenstelle 4050 Fa. Schnell & Co. Entlastung Belastung Rechnung Verrechnung Leistung AUF — …….. Firma Schnell & Co. Rechnung 50224 MDO Instandhaltungsauftrag Zu Ihrer BestellNr Zeitraum Auftrag Auftrag Auftrag Auftrag h DM Auftrag Auftrag ..... Auftrag Summe: 70h DM Belastung Leistung KOST h DM Nicht für jede Einzelleistung, sondern periodisch (z.B. monatlich) erfolgt der Rechnungseingang. Die Rechnungssumme beinhaltet den Wert aller seit der letzten Rechnungsstellung ausgeführten Leistungen. Evtl. kann als Zusatzinformation die Liste der durchgeführten Aufträge mitangegeben sein. Kontiert wird die Rechnung auf die Fremdfirmenkostenstelle (nicht auf die einzelnen Aufträge). Mittelfristig muß sich die Fremdfirmenkostenstelle ausgleichen, d.h. Summe der Entlastungen (IH-Aufträge) = Summe der Belastungen (Rechnungen). Seite 56

Plankosten für Fremdleistung
Frage: Wie können Plankosten für Fremdleistungen (Bestellung) im Auftrag sichtbar gemacht werden? Antwort: Plankosten im Auftrag: Beinhalten die Werte der Planung des Auftrages Beinhalten nicht Abweichungen in der Bestellung Beinhalten nicht Banfen oder Bestellungen, die auf Auftrag kontiert sind Auftragsobligo: Beinhaltet alle Obligowerte (=externe Plankosten) Seite 57

Dienstleistungsabwicklung
Frage: Wie werden sich die Dienstleistungsabwicklung und deren Integration in den Instandhaltungsauftrag weiterentwickeln? Welche DV-technischen Möglichkeiten gibt es, den Dienstleister in die Fremdleistungsabwicklung zu integrieren? Antwort: - Service Procurement (ab mySAP SRM 4.0) - Supplier Self Services Seite 58

Service Procurement & Supplier Self Services
Seite 59

Komponentenselektion über Stücklisten
Ausgangspunkt: Als Bezugsobjekt in Meldung und Auftrag benutzen wir Technische Plätze und Equipments. Manchmal kommt es auch vor, dass noch eine Baugruppe eingetragen wird. Wir nutzen alle Arten von Stücklisten: TP-, Equi-, Bautyp- und Baugruppenstücklisten. Problem: Wenn wir nun dem Auftrag eine Komponente über Stückliste zuordnen möchten, bekommen wir immer nur eine und zwar die speziellste Stückliste angeboten, also z.B. die Bautypenstückliste des Equipments, obwohl wir ein Ersttzteil aus der Stückliste des Technischen Platzes bräuchten. Lösung: Bis 4.6C den Customer Exit IWO10027 nutzen, um die Auswahl der Stücklisten zu bestimmen. Ab R/3 Enterprise werden alle verfügbaren Stücklisten angezeigt. Seite 61

Komponentenplanung Kataloge
Frage: Wie kann die Komponentenplanung des Enterprise Buyer Professional in die Komponentenplanung des Instandhaltungsauftrages und in die Bearbeitung von Stücklisten eingebunden werden? Antwort: Bei Stücklisten: gar nicht (Alternative: ab 4.7 kann Liste Materialverbräuche in die Komponentenplanung von Auftägen eingebunden werden; dadurch werden Stücklisten zunehmend überflüssig) Bei Aufträgen ab 4.6C: Standardszenario Bei Aufträgen ab 4.7: Direktanbindung von Katalogen Seite 62

Komponentenplanung mit EBP ab 4.6C
R/3 EBP Internetkatalog Auftrag 4711 Vorgang 10 Vorgang 20 Selektion Aufträge Absprung Internetkatalog Auftrag 4711 Vorgang 10 Vorgang 20 Auftrag 4711 Vorgang 10 Pumpe P1000 Motor Gx01 Vorgang 20 Dichtung 10-10 Übertrag Komponenten Auftrag 4711 Vorgang 10 Pumpe P1000 Motor Gx01 Vorgang 20 Dichtung 10-10 Übertrag Einkaufskorb Pumpe P1000 Motor Gx01 Dichtung 10-10 Reservierung Bestellanforderung This works as follows: There is an existing order in R/3, for which material planning should be performed using Internet catalogs: You start the BBP and select the order(s) for planning. You go to an Internet catalog. You select your materials and put them in the shopping cart. You transfer the contents of the shopping cart to your order. You transfer the materials to the order component list in R/3, where purchase requisitions are automatically created. And then the purchasing process can start. Let‘s have a look at a screen cam. Seite 63

Komponentenplanung mit EBP ab 4.7
R/3 BBP Externer Teilkatalog Auftrag 4711 Vorgang 10 Vorgang 20 Katalog aufrufen 1 Auftrag 4711 Vorgang 10 Pumpe P1000 Getriebe Gx01 Vorgang 20 Scheibe 10-10 Pumpe P1000 Getriebe Gx01 Scheibe 10- 2 Komponenten übertragen 3 4 EBP? Einkaufsprozess Yes Gesamte Beschaffung in EBP Wareneingang und Rechnungsprüfung EBP 5a 5c No Bestellung wird kopiert BANF Purchase requisition Kosten/ Materialverbrauch 5b Seite 64

Komponentenplanung ohne EBP ab 4.7
R/3 Auftrag 4711 Vorgang 10 Vorgang 20 BANF Pumpe P1000 Getriebe Gx01 Scheibe 10-10 Komponenten übertragen BBP Externer Teilkatalog Katalog aufrufen Pumpe P1000 Getriebe Gx01 Scheibe 10- 1 2 3 Seite 65

Auflösung von Reservierungen
Frage: Wie geht man am besten mit Reservierungen um? Es gibt ein Problem, wenn die Entnahme ohne die Reservierung erfolgt; dann bleibt nämlich die Reservierung bestehen und wird nicht aufgelöst. Lösung: Reservierung wird spätestens beim TABG aufgelöst Soll die Reservierung bereits mit der Rückmeldung des Auftrages aufgelöst werden  Setzen des Kennzeichens „off. Res. Ausbuchen“ Seite 66

Sammelverfügbarkeitsprüfung
Ausgangspunkt: im PM-Auftrag nutzen wir die Komponenten mit Prüfung der Verfügbarkeit. Es kommt hier nun vor, dass nur ein bestimmter Anteil der gewünschten Menge bestätigt wird. Problem: es verbleibt eine unbestätigte Restmenge. Diese Restmenge bleibt unbestätigt, es sei denn, es erfolgt eine erneute Auftragsänderung mit neuer Verfügbarkeitsprüfung. Auf Grund der Vielzahl von Komponenten, ist dieses jedoch nur schwer leistbar. Wir benötigen an dieser Stelle eine automatische Sammelverfügbarkeit für PM-Aufträge. Lösung: Verfügbarkeitsprüfung Material ausgehend von der Auftragsliste: IW38  Sie erhalten die von Ihnen selektierten Aufträge in Listform  alle bzw die zu betrachtenden Aufträge markieren  Springen  Verfügbarkeitsliste Material Seite 67

Reservierung von Serialnummern
Ausgangspunkt: Equipments tragen bei uns eine Material-/Serialnummer und werden unter dieser Nummer im Lager geführt. Problem: Wir möchten nun Reservierungen zu Komponenten mit Serialnummern absetzen, um das Equipment für einen geplanten Equipmentaustausch zu reservieren. Lösung: geht nicht. Es wurde von der DSAG ein Entwicklungsantrag gestellt, zumal Bestellungen mit Serialnummern funktionieren. Seite 68

Trennung von Reservierung und BANF
Ausgangspunkt: Wir ordnen einem Auftrag Lager- und Nicht-Lagerkompnenten zu. Es werden sofort Banfen und Reservierungen erzeugt. Problem: Wir möchten nur Banfen, aber keine Reservierungen aus PM-Auftrag erzeugen lassen, solange sich der Auftrag im Status EROF befindet. Lösung: keine Trennung von Banfen und Reservierungen möglich. Hinweis: Reservierungen werden immer erzeugt, sie sind jedoch zunächst unwirksam und werden daher in MM (Disposition) nicht berücksichtigt. Seite 69

Auftrag ohne Banf und Reservierung
Ausgangssituation: Normalerweise werden für Lagermaterialien immer Reservierungen und für Nichtlagermaterial/Fremdleistungen BANFen erzeugt. Problem: Kann eine Auftragsart im Customizing so eingestellt werden, dass keine Reservierungen und BANFEN durch den Auftrag erzeugt werden auch wenn Materialien und Fremd-leistungen eingeplant werden. Lösung: JA Seite 70

Liefertermin der BANF Ausgangspunkt: Beim Planen von Nichtlagerkomponenten in der Komponentenliste werden je nach Einstellung Banf's erzeugt. Der Zeitpunkt des Eckstarttermines wird als Lieferdatum übernommen. Wenn der Eckstarttermin in der Vergangenheit liegt wird dieser Termin im Lieferdatum der Banf vorgeschlagen und übernommen. Problem: Kennt jemand eine Lösung für die Beeinflussung des Liefertemines der Banf ohne daß der Eckstarttermin des Auftrages verändert werden muß? Lösung: Nutzung des „Zeitabstandes“ der Komponente (Allgemeine Daten) Wir haben das so gelöst, dass wir das Feld Anforderer oder BedarsNr. in der BANF zum Mussfeld gesetzt haben. Dies bewirkt, dass bei Freigabe des Auftrags auf das entsprechende Dynpro der BANF verzweigt wird. Hier gibt es das Feld Lieferdatum das seperat bestückt werden kann. Seite 71

Anlieferadresse Ausgangspunkt: Unserem Werk (=Planungswerk) ist eine Adresse zugeordnet. Unsere Technischen Objekte tragen ebenfalls (i.d.R. eine abweichende) Adresse. Problem: Die Anlieferadresse der Nichtlagerkomponenten im PM-Auftrag wird immer aus der Adresse des Werkes vorgeschlagen, nicht aus dem Bezugsobjekt, obwohl dort eine abweichende Adresse gepflegt ist. Lösung: Phänomen tritt nur (aber nicht immer) auf, wenn im Customizing für Werk/Auftragsart/OKP die „Zugriffsreihenfolge Adressen für Adressvorschlag Einkauf“ nicht gepflegt ist Seite 72

Berücksichtigung von Garantien in Banf/Bestellung
Ausgangssituation: Es wird ein IH-Auftrag zu einem Objekt angelegt, für das eine Herstellergarantie existiert. Problem: In der Banf/Bestellung wird nicht berücksichtigt, dass eine Garantie vorliegt; für die Position sollte das Rechnungseingangskennzeichen entfernt werden. Lösungsvorschläge Customer Exits COZF0001 für Fremdvorgänge und COZF0002 für Fremdkomponenten: erzeugen eine Banf mit anderer Belegart (im Standard ist nur eine Belegart für Instandhaltung festlegbar) Workflow bei Sichern bzw. Freigabe des IH-Auftrags: Prüfung, ob Garantie vorliegt; wenn ja, läuft Workflow mit zeitlicher Verzögerung los, ermittelt die zu den betreffenden Vorgängen gehörigen Banfen/Banfpositionen und löscht jeweils das Kennzeichen „Rechnungseingang“ Seite 73

Einmal-Dokumente Ausgangspunkt: Es gibt bei uns häufig die Notwendigkeit, im Zusammenhang mit der Abwicklung von Schadensfällen Meldung oder Auftrag mit einmalig vorkommenden Dokumenten (Fax, Photo, Versicherungsmeldung, Unfallbericht etc.) zu verknüpfen. Problem: Wie kann man SAP-Objekte mit Dokumenten verknüpfen, ohne jedes Mal einen Dokementenstammsatz im DVS anlegen zu müssen (zu umständlich)? Lösung: Objektdienste „Anlagen“ Seite 75

Objektdienst „Anlagen“
Anlagen: Einbinden von Elementen in ein SAP-Objekt URL-Links PC-Dateien Verknüpfen bedeutet, daß Sie das Objekt mit einer PC-Datei verknüpfen können. Die PC-Datei könnte eine Grafik (BMP-, GIF- TIFF-File) sein oder ein Word-Dokument oder etwas anderes. Selbstverständlich können Sie sich dieses Dokument jederzeit aus dem Objekt heraus wieder anzeigen lassen. Notizen Zeichnungen Seite 76

Vier-Augen-Prinzip Ausgangspunkt: Es kommt bei uns häufig vor, dass eine Meldung, ein Auftrag, ein neu angelegter Technischer Platz, ein Equipment oder ein anderes SAP-Objekt von einer anderen Person als dem Erfasser noch mal überprüft werden soll. Problem: Wie kann einem Kollegen möglichst einfach und automatisiert mitteilen, dass er sich dieses SAP-Objekt einmal ansehen soll? Workflow? Lösung: Objektdienst „Senden“ Seite 77

Objektdienst „Senden“
Objektdienst „Senden“: Versenden eines Objektes per SAP-Office und Aufruf des Objekts aus der Inbox heraus Auftrag Inbox Objektdienst bedeutet, daß Sie aus einer Transaktion heraus über die Funktion ‚Objekt versenden‘ über das SAP-Office eine Mail an einen SAP-Benutzer oder -Verteilerliste senden können. Dieses erzeugt eine Nachricht im Eingangskorb des Adressaten. Und durch Aufrufen dieser Nachricht kann der Adressat direkt in die Anzeige des Objektes springen. Lassen Sie mich ein Beispiel geben: Sie befinden sich in der Transaktion ‚Anzeigen Auftrag‘. Von dort können Sie die Funktion ‚Objekt versenden‘ aufrufen. In der Inbox des Adressaten landet ein Work-Item. Führt der Adressat das Work-Item aus, kommt er direkt in die Anzeige des von Ihnen gesendeten Auftrages. Sie können dabei auch das Versenden mit einer Notiz versehen. Die Funktion ‚Objekt versenden‘ befindet sich im Menü System --> Workflow und steht deshalb immer und bei allen Objekten zur Verfügung. Seite 78

Mails im SAP-System Ausgangspunkt: Bei uns im Hause wird Outlook als -Client genutzt (Anm.: Dasselbe gilt für Lotus Notes oder andere -Clients). Problem: Kann ich aus dem Outlook heraus meine SAP-Mails lesen, die z.B. per Workflow oder per Objektdienst erzeugt wurden. Lösung: SAP-MAPI-Schnittstelle Outlook nur in den Versionen 98, 2000 und (OSS-Hinweis ) Seite 79

Die SAP MAPI Schnittstelle
Verknüpfung eines Mail-Clients (z.B. Outlook oder Lotus Notes) mit SAP-Office . Seite 80

Einrichten der SAP MAPI-Schnittstelle
1. Neuer Dienst im Profil „SAP MAPI Service Provider 2. Anmeldung an dem oder den gewünschten SAP-System . 3. Konfiguration der Schnittstelle Seite 81

Schnittstellen Ausgangspunkt: es gibt eine ganze Menge Software-Lösungen, die möglicherweise mit dem PM gekoppelt werden sollen? Problem: wie finde ich heraus, ob es für meine Software eine von SAP zertifizeirte Schnittstelle gibt? Lösung: auf dem SAP-Servicemarktplatz unter Seite 83

Anbindung externer Systeme
Ausgangssituation: Wir wollen die Effektivität des PM-Moduls forcieren, indem wir die Online-Anbindung von Anlagen realisieren wollen. Frage: welche Möglichkeiten können realisiert werden? Ist das Mengengerüst bekannt? Welche Schnittstelle ist am Besten geeignet? Welche Vorraussetzungen müssen vorher erfüllt werden? (bei Barcode oder RFID-Anwendungen). Lösung: - PM/PCS-Schnittstelle - IBIP Seite 84

Microsoft Access Frage: Wie können Daten aus dem SAP-System nach Microsoft Acess transferiert werden (Download)? Und umgekehrt (Upload)? Antwort: Download: Liste exportieren Upload: IBIP Seite 85

Mehrstufige Listen downloaden
Frage: Wie können mehrstufige Listen in eine lesbare Darstellung nach Excel überführt werden? Antwort: Ab R/3 Enterprise gar nicht mehr. Nur noch nach Access und auch nur dann, wenn vorher die Strukturen generiert wurden. Seite 86

Rücknahme Stauts BUDG Ausgangspunkt: Wenn einem Auftrag ein Budget zugewiesen wird erhält der Auftrag den Status BUDG. Problem: Falls fälschlicherweise budgetiert wurde und noch keine Kosten/Obligo vorhanden sind, kann der Status BUDG eines Auftrags nicht wieder zurückgenommen werden, auch wenn man das Budget auf 0 korrigiert. Lösung: nicht möglich. Da dies als Fehler angesehen wird, erfolgt OSS-Anfrage durch DSAG-AK Seite 88

Rückmeldungen bei eingeschalteter Verfügbarkeitsprüfung
Ausgangssituation: Im PS-Customizing ist die aktive Verfügbarkeitscontrolle aktiv und es werden Rückmeldungen auf PM-Aufträge durchgeführt. Problem: Wir mussten nun zufällig feststellen, dass bei PM-Aufträgen wo das Budget am PSP Element überschritten ist, beim Buchen von Rückmeldungen die Verfügbarkeitsprüfung zwar eine Fehlermeldung bringt, aber die Stunden der Rückmeldung werden am Auftrag gebucht aber ohne Kosten. Die Stunden sind im PM-Reporting ersichtlich, aber nicht im CO-Reporting. Der geschilderte Fall tritt auch bei der "normalen" Anwendung auf. Gemeint ist die einfache Rückmeldung im PM, PP und PS (Netzplanvorgang), wenn z.B. folgende Fehlermeldungen erscheinen: 'Auftragsbudget ist nicht ausreichend zur Zeit der Rückmeldung' oder 'Kostenstelle ist nicht gültig zur Zeit der Rückmeldung' oder 'Leistungsart ist für Aufträge nicht vorgesehen'. Seite 89

Rückmeldungen bei eingeschalteter Verfügbarkeitsprüfung
Lösungsvorschläge: SAP bietet eine nachträgliche Auflistung zu den nur gesicherten Rückmeldungen mit der Transaktion COFC an. kundenspezifische Prüfungen über die Customer Exits CONFPM02 oder CONFPM04 (Empfehlung SAP) die betreffenden Rückmeldungen mit Hilfe der Transaktion iw45 zu stornieren (Empfehlung SAP). wir haben dieses Verhalten auch schon unter 4.6c gehabt und durch eine kleine Modifikation gelöst, indem wir aus der Warnung einen Error gemacht haben, so dass niemand eine Rückmeldung sichern kann, wenn kein Budget vorhanden ist. (Gebäudewirtschaft der Stadt Köln) Seite 90

Mehrfachkontierung Ausgangssituation: Die Kosten eines IH-Auftrags sollen auf mehrere Kostenstellen verteilt werden („Mischfinanzierung“ für Geräte oder Räume), nach Möglichkeit soll die Abrechnungsvorschrift automatisch erstellt werden. Problem: In den Stammsätzen zu Technischen Plätzen und Equipments kann nur eine Kostenstelle hinterlegt werden. Lösungsvorschläge Nutzung des User Exits IWO10027: Anlegen einer kundeneigenen Tabelle mit den prozentualen Zuordnungen von Kostenstellen zu den technischen Objekten oder Klassifizierung der technischen Objekte mit den prozentualen Anteilen der Kostenstellen Der User Exit liest die Verteilung auf Kostenstellen aus und schreibt sie in die Abrechnungsvorschrift. Seite 91

Feste Verrechnungssätze
Frage: Ist eine Abrechnung von Eigenleistungen im Instandhaltungsauftrag zu festen Kostensätzen möglich? Antwort: Abrechnung eines Auftrages zu einem Festpreis (muss im Abrechnungsprofil zugelassen werden) Benutzung einer Einheit „EUR“ (ist bewertet mit 1 € pro EUR)  Vorgabe „Arbeit“ auf Vorgangsebene in EUR  Bei der Rückmeldung die „Istarbeit“ nicht eingabebereit Erweiterung: Anleitung(en) mit Liste fest zu verrechnender Arbeiten Seite 92

Budgetabbau bei niedrigeren Bestellkosten
Ausgangspunkt: Wir nutzen zur Budgetierung von Maßnahmen das Modul PS. Problem: Werden in Aufträgen Fremddienstleistungen geplant so greift der Planwert (z.B. 1000€) der Bestellanforderung auf das Budget zurück. Aus der Bestellanforderung macht unser zentraler Einkauf eine Bestellung. Der Einkäufer hat die für 1000€ geplante Dienstleistung für 500€ beschafft, es bleibt aber der Restplanwert von 500€ auf dem Auftrag und somit sind noch 500€ vom Budget reserviert. In unserem Haus sind viele Aufträge einer Maßnahem zugeordnet und somit kann es passieren das dass Budget durch die Planwerte reserviert ist, dieses Budget aber durch einen günstigeren Einkauf nicht benötigt wird. Erst beim Abschluss des Auftrages wird das Budget der Planwerte wieder freigegeben und dies kann sehr lange dauern. Lösung: wenn in den zugehörigen Bestellpositionen die Kennzeichen Endlieferung und Endrechnung gesetzt werden, wird das Bestellobligo aufgelöst und somit das restliche Budget freigegeben. Seite 93

Welche Controllinginstrumente stellt SAP zur Verfügung?
Management Informations-Systeme SAP Business Information Warehouse R/3 Informationssysteme Logistik (LIS) Controlling (CIS) Finanz (FIS) Personal (PIS) operative Systeme ABAP List Viewer Query Quick Viewer Informationssysteme Controlling Ausfall Umsatz P1 P2 P3 Kosten Erlöse Kunde LIS CIS FIS PIS Externe Daten System1 R/3 Einkauf R/3 System2 R/3 R/2 System3 R/2 Seite 94

Was ist der Quickviewer?
Einfache Möglichkeit, Grundlisten zu generieren Eignet sich auch für Anfänger oder den gelegentlichen Gebrauch Quickviews werden benutzerabhängig definiert Quickviews können in SAP Query überführt werden QuickViewer eine vereinfachte Möglichkeit, Grundlisten zu generieren. Der QuickViewer eignet sich für Anfänger oder für den gelegentlichen Gebrauch. QuickViews werden benutzerabhängig definiert. Sie können einen QuickView in die SAP Query übernehmen, um den Report z.B. weiteren Benutzern zugänglich zu machen oder die zusätzlichen Optionen, die in der SAP Query zur differenzierten Ausgabe von Reports zur Verfügung gestellt werden, zu nutzen. Seite 95

Wie werden Quickviews erstellt?
Erstellen des Layouts - anzuzeigende Felder - Sortierung - Selektion - Datenquelle - Ausgabemedium Seite 96

Wie werden Quickviews ausgeführt? Welche Ergebisse bringen sie?
Ausgabe als - Tabelle - ABAP Liste - ABAP List Viewer - Datei Sortierung Grafik Export ABC-Analyse Mailfunktionen …. Aber: kein Absprung in originäres Objekt Seite 97

PM-IS Standardanalysen Frühwarnsystem Flexible Analysen
Frage: Was kann das PM-IS? Antwort: Es gibt verschiedene Arten von Analysen Standardanalysen Frühwarnsystem Flexible Analysen Seite 98

Standardanalysen Standardanalysen Auswertungsmöglichkeiten
Schadensanalyse zur Objektklasse Schadensanalyse zum Hersteller Objektstatistik Ausfallanalyse Kostenanalyse Fahrzeugverbrauchsanalyse Auswertungsmöglichkeiten Standardaufriss Aufreissen nach Aufriss wechseln Sortieren Zusätzliche Kennzahlen ABC-Analysen Zeitreihen Vergleiche Verzweigung in die Belege … Seite 99

Möglichkeiten des Frühwarnsystems
Das Frühwarnsystem kann interaktiv in den Standardanalysen genutzt werden oder periodisch im Hintergrund ablaufen. Bei der interaktiven Nutzung werden die Warnsituationen durch farbige Kennzeichnung in den Standardanalysen hervorgehoben oder in der Execptionanalyse gefiltert. Dies ermöglicht die frühzeitige Erkennung der Warnsituationen. Bei der periodischen Analyse wird eine Liste der Ausnahmedaten automatisch an die gewünschten Empfänger über Fax, Mail oder Workflow geschickt. Seite 100

Flexible Analysen Seite 101
Die Flexiblen Analysen im LIS nutzen Sie wie einen Programmgenerator : Sie beschreiben menügesteuert Inhalt und Form Ihrer gewünschten Liste und auf Knopfdruck wird für Sie im Hintergrund das entsprechende Programm generiert. Die daraus resultierende Liste hat einen massiveren Grundcharakter, bietet aber dennoch diverse Möglichkeiten zur interaktiven Bearbeitung im Dialog. Folgende Vorteile weist die flexible Analyse gegenüber der Standardanalyse auf: Mit dieser Technik können Sie Merkmale und Kennzahlen aus verschiedenen Info-Strukturen oder DDIC-Tabellen in einer Liste vereinigen. Sie können zwischen unterschiedlichen Layoutvarianten wählen. Für vorhandene Kennzahlen lassen sich über eigendefinierte Formeln neue Kennzahlen berechnen. Über die Funktion ‚Auswertung‘ beschreiben Sie eine Berichtsfunktion im LIS. Hinter dem Begriff der ‚Auswertung‘ verbirgt sich ein Programmobjekt, das die Datenbeschaffung und –aufbereitung steuert. Merkmale und Kennzahlen werden über eine Pick-Up-Technik ausgewählt, ebenso kann das Listlayout durch einfache Selektion definiert werden. Seite 101

Und wie lautet das Fazit zum LIS?
Kostenkennzahlen werden ausführlich über die SAP-Standardanalysen abgebildet und erfüllen weitestgehend die Bedürfnisse der Anwender Flexible Gestaltung der Auswertungen Günstige Performance integrierte Listfunktionen integrierte Informationssysteme Aussagen zum technischen Controlling sind mit dem ausgelieferten Standard nur teilweise abgebildet. Aufwand zur Abbildung der kundenspezifischen Anforderungen Gewöhnungsbedürftiges Handling der Analysen für den Anwender Anwendungen Modul-bezogen Analysemöglichkeiten sind auf die Module beschränkt und eindimensional Seite 102

Unterschied LIS vs. BW? R/3 LIS Business Warehouse  In R/3 integriert
 Eigenes System, eigene Installation  „kostenlos“  eigene Bepreisung  Projekt der Fachabteilung  Unternehmensweites Projekt  Wird nicht mehr weiterentwickelt  Strategisches BI-Produkt der SAP  R/3-Oberfläche  Excel, Web, Mobil  Gute Funktionalität  Bessere Funktionalität  Starre Struktur  Sehr gute Flexibilität (z.B. Applikationsübergreifende Auswertungen)  Kein Absprung in das originäre Objekt  Drill Through Seite 103

Istwerte pro Schadenscode
Ausgangspunkt: Für unsere Technischen Objekte werden Technische Rückmeldungen für Meldungen und Zeitrückmeldungen für Aufträge erfasst. Problem: Gibt es im Rahmen des Standards Statistische Auswertungen (z.B. bezogen auf den Schdenscode) mit Details zu den Schäden und den damit verbundenen Zeiten? Lösung: Einen Quick View erstellen, der Meldungs-, Auftrags- und Rückmeldedaten beinhaltet. Einschränkung: funktioniert nur bei einer 1:1-Verknüpfung zwischen Meldung und Auftrag. Seite 104

Pop-Up Fenster Ausgangspunkt: Texte von Pop-up Fenster enthalten oft Informationen (z.B. Dokumentation zu Customer Exits), die man in gedruckter Form vorliegen haben möchte. Problem: wie kann man Texte aus Pop-Up-Fenstern drucken? Lösung: rechte Maustaste (bis 4.6C) bzw. Funktion Drucken (ab 4.7) Seite 106

Customer Exits Ausgangspunkt: Für kundenindivuduelle Ergänzungen (z.B. zusätzliche Prüfungen, eigene Felder etc.) stehen Customer Exits zur Verfügung. Problem: Wie kann man prüfen, welche Customer Exits es für die Instandhaltung gibt? Lösung: Transaktion SMOD Stammdaten: ITOB*, IEQM*, ILOM*, IHCL* Messpunkte/Zähler: IMRC* Garantien: BG* Arbeitspläne: CI* Wartungspläne: IPRM* Meldungen: QQMA* Aufträge: IWO*, CNEX*, COZF* Rückmeldungen: CMFU*, CONFPM* Informationssystem: MCI* Seite 107

Antwort: Transaktion OOCU
PM-Workflows Frage: Welche Standard-Workflows bietet die SAP für das PM-Umfeld an (z.B. Genehmigung/Freigabe von Aufträgen, automatische Benachrichtigung eines Auftraggebers beim Abschluss eines Auftrages) Antwort: Transaktion OOCU Equipment und Anlagennummer synchronisieren Meldungsbearbeitung Auftragsbearbeitung Freischaltabwicklung Seite 108

Massenänderung Frage: Wird es mal Funktionen geben mit deren Hilfe man in einer Liste Werte ersetzen oder austauschen oder ändern kann? Antwort: mySAP ERP 2005: Massenänderung von Kopffeldern Meldungen und Aufträge Transaktion MASS: allerdings noch keine PM-Objekte angebunden Seite 109

Back-up-Folien Seite 110

Global Fields keine Modifikation, ab 4.0 im Standard nutzbar
Wendet sich an Kunden, die einfache Organisationsstrukturen haben 1 Buchungskreis, 1 Kostenrechnungskreis, 1 Werk etc Feldinhalte Felder vorbelegen mit und ohne Eingabemöglichkeit auch Ausblenden von Feldern möglich Aktivierung der Global Fields über Schalter im Basiscustomizing möglich Vorteile: Weniger Felder  einfacheres System Seite 111

Stammdatenfelder als Merkmale
Ausgangspunkt: Wir bräuchten das Feld Betriebsbereich um eine Verbindung zum GIS zu schaffen. Wir möchten deshalb gerne das Feld Betriebsbereich, Tabelle T357 Feld BEBER vom Equi in ein Merkmal übertragen. Problem: Das geht leider nicht. Leider gehen standardmäßig nur die Felder der Tabelle EQUI Lösung: Kopplung Equi-Stammdatenfelder <-> Merkmale (in der Klassifizierung) ist für Tabellen EQUI und EQKT unterstützt. Für Felder anderer Tabellen (z.B. eben ILOA-BEBER) könnte man versuchen, ein eigenes Feld in die EQUI (dortiger CI-Include CI_EQUI) aufzunehmen und dieses mit dem Originalfeld zu synchronisieren. Eignen würde sich hier der Customer-Exit IEQM0003. Seite 112

Werksübergreifende Stücklisten
Ausgangspunkt: Wir haben an einem Standort (Umkreis 15 km) 3 Werke (0100, 0200, Standortwerk und IH-Planungswerk). In jedem dieser 3 Werke gibt es Technische Plätze und Equipments zugeordnet dem eigenen Standortwerk und IH-Planungswerk. Es wird auch in dem jeweiligen Werk geplant! Alle 3 Werke benutzen für besonders teure Teile ein gemeinsames Ersatzteillager (zugeordnet dem Werk 0100). Jetzt sollen für die Technischen Objekte aller 3 Werke Stücklisten angelegt werden. Diese Stücklisten sollen zum Teil Komponenten aus dem jeweiligen eigenen Lager führen und zum Teil aus dem gemeinsamen Lager aus Werk 0100. Problem: Leider ist es nicht möglich in einer Stücklistenposition das relevante Werk und Lagerort anzugeben in dem das Material tatsächlich lagert (bestandsgeführt wird). In der Stückliste können nur Materialien aus dem Werk eingetragen werden in dem das Technische Objekt geführt wird. Lösung: keine vernünftige, evtl. für jedes Werk eine separate Stückliste anlegen und den Customer Exit IWO10027 benutzen für eine induviduelle Stücklistenauflösung Hallo Herr Kobienia, in einem ähnlichen Fall haben wir dies über eine andere Organisationsstruktur realisiert. Dabei haben wir Standortwerke und IH-Planungswerk voneinander getrennt. Es gibt nur ein IH-Planungswerk, das ist für alle Werke/Standortwerke zuständig. Für Ihren Fall hiesse dies: die Werke 0100, 0200, 0300 sind (nur) Standortwerke. Das Ersatzteillager ist dem IH-Planungswerk zugeordnet, das trifft auch auf alle anderen Ersatzteillagerorte zu, in denen Materialien für die Instandhaltung gelagert werden. Alle Technischen Objekte sind ihrem eigenem Standortwerk und dem einen IH-Planungswerk zugeordnet. Für den Fall das die Werke unterschiedlichen Buchungskreisen angehören muss die Buchungskreisübergreifende Abrechnung eingerichtet sein. Die Stücklisten werden also nur für das IH-Planerwerk angelegt, da hier alle Instandhaltungsprozesse zusammenlaufen. sie könnten die Kopf-Materialien der Stücklisten im entsprechenden Werk pflegen und dort einen entsprechenden Sonderbeschaffungsschlüssel für eine Beschaffung im anderen Werk pflegen. Dann wird auch die entsprechende Stückliste des anderen Werks in der Stücklistenauflösung gezogen. Das ist zwar sicher Pflegeaufwand, wäre aber ein Standardweg. Der andere Weg wäre die Stücklistenauflösung in irgendeiner Form zu manipulieren. Über den entsprechenden User-Exit können sie auch eine eigene Stücklistenauflösung erreichen. Seite 113

Nachfolgematerial Ausgangspunkt: Neue Ersatzteile mit neuer Materialnummer. Problem: Nachfolgematerial aus Materialstamm zieht bei Meldebestandsdisposition nicht. Nachfolgematerial zieht nur bei Stücklisten. Lösungsvorschlag: Materialstatus definieren: Keine Neubeschaffung. In Dispoliste erscheint Hinweis. Seite 114

CRM-Beleg und CS-Meldung/Auftrag
Ausgangssituation: Serviceanfrage wird im CIC des CRM 4.0 erfasst. Im Servicefall soll im R/3 Enterprise ein Serviceauftrag (incl. Meldung) für eine Inhousereparatur angelegt werden. Problem: wird im Standard nicht unterstützt. Es kann über das CRM-Customizing nur ein CO-Innenauftrag als Kostensammler angelegt werden. Lösung: Nutzung einer CRM-Aktion  diese nutzt als Methode einen RFC-Call ins R/3  über BAPIs werden ein CS-Auftrag und eine CS-Meldung angelegt Voraussetzung: Prozess wird dann führend im R/3 abgewickelt Seite 115

Komponentenerfassung im IH-Auftrag
Ausgangssituation: über den IH-Auftrag werden mehrere Nichtlagerkomponenten bestellt. Aufgrund von herstellerspezifischen Ersatzteilen ist jeweils ein Wunschlieferant anzugeben. Problem: Der Kreditor muss je Komponente angegeben werden, es gibt keinen Vorschlagswert/Kopiervorlage. Lösungsvorschläge Cut and Paste sofern Materialnummern verwendet werden: Anlegen eines Infosatzes zum Lieferanten, Pflegen des Orderbuchs, Job für den Report analog ME57 (Zuordnen Banf) einplanen Verwendung des User Exits COZF0002: Hinterlegen des Lieferanten als Benutzerfeld zum Vorgang (d.h. je Hersteller ein Vorgang), User Exit liest Feld aus und füllt das Feld „fester Lieferant“ in der Banf Über System  Benutzervorgaben  Halten Daten die bei der ersten Komponente eingegebenen Daten vorschlagen lassen Seite 116

PM-Auftrag / Banf Ausgangssituation 1: Bei der Erzeugung einer Banf aus einem IH-Auftrag sollen weitere Texte (z.B. Notizen, Anliefertexte wie in der ME51N) gepflegt werden. Problem: Bei der Pflege über den PM-Auftrag ist dies nicht möglich. Ausgangssituation 2: Beim Springen aus dem IH-Auftrag (IW32) in die zugehörige Banf wird die Banf gesperrt. Problem: Zur Pflege z.B. von Positionsnotizen muss die MM-Transaktion (ME52N) gewechselt werden (früher Pflege aus PM möglich?) Seite 117

PM-Auftrag / Banf Lösungsvorschläge:
Verwendung des „alten“ Editors. Dort Kennzeichnung von Notizen als Kommentarzeilen (Kommentarzeilen werden weitergegeben, aber nicht gedruckt). Worddokument mit Texten über Dienste zum Objekt zuordnen Textbausteine im Langtext verwenden (ggf. als Kommentarzeile) Kommandozeilen im Textbaustein: if 1<>1 text endif.  text wird nicht gedruckt Mussfeld im Änderungsmodus in der Banf definieren, das nicht im PM-Auftrag existiert (z.B. Anforderer), dadurch wird im Auftrag in die Banf gesprungen Funktionsbaustein für interne Notiz Customer Exits COZF0001 für Fremdvorgänge und COZF0002 für Fremdkomponenten für Banf Banfen mit spezieller Warengruppe versehen, die vom Einkauf nicht bearbeitet wird. Erst nach Ergänzung des Notiztextes wird die Banf vom Einkauf bearbeitet. Seite 118

Mehrfachkontierung Ausgangssituation: Die Beschaffung von Dienstleistungen oder Material im IH-Auftrag soll sowohl auf den Auftrag als auch eine Kostenstelle kontiert werden, da für bestimmte Leistungen das Budget bei der Technik liegt. Problem: Aus einem IH-Auftrag erzeugt Banfen lassen keine weitere manuelle Kontierung zu. Lösungsvorschläge Statistisch auf Kostenstelle kontieren Alternative 1: Aufteilung der Kosten bei der Auftragsabrechnung Alternative 2: Nutzung der Customer Exits COZF0001/COZF0002 zur Hinterlegung der Kostenstelle in der Banf Seite 119

Operatives Controlling
Ausgangssituation: Für Auswertungen in der Instandhaltung nutzen wir im Moment das PM-IS. Problem: Berichte im PM-IS können objektbezogene, jedoch nicht maßnahmenbezogene Werte darstellen. Lösungsvorschläge Quick Views bzw. Queries Nutzung von SAP-BW Auftragsgruppierung (aus IW39 über Auftrag  Auftragsgruppe anlegen) Eigene Kennzahl, eigene Infostruktur definieren (auch Schätzkosten möglich) PSP-Element statistisch bebuchen Seite 120

Visualisierung Ausgangssituation: Uns sind auch bekannt, dass die SAP Oberfläche mehr betriebswirtschaftlich orientiert ist! Problem: Ist eine Visualisierung der Instandhaltungsaufträge/Wartungspläne in SAP machbar, so dass die Betriebsmitarbeiter/-innnen in der Technik mehr Bezug haben? Lösungen: - Grafische Wartungsterminübersicht - Grafische Kapazitätsauslastung - Auftragsmonitor Von der SAP wird gerade ein neuer serstellt Seite 121

Workshop: „Tipps und Tricks im Umgang mit SAP R/3 PM“

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Präsentation zum Thema: "Workshop: „Tipps und Tricks im Umgang mit SAP R/3 PM“"— Präsentation transkript:

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