Workflow in der Bibliothek am Beispiel der Humboldt-Universität

Präsentation zum Thema: "Workflow in der Bibliothek am Beispiel der Humboldt-Universität"—  Präsentation transkript:

1 Workflow in der Bibliothek am Beispiel der Humboldt-Universität
Bei dieser Präsentation wird sicher eine Diskussion mit dem Publikum entstehen, die zu Aktionsschritten führt. Verwenden Sie PowerPoint, um diese Aktionsschritte während Ihrer Präsentation festzuhalten. Klicken Sie in der Bild-schirmpräsentation auf die rechte Maustaste. Wählen Sie 'Besprechungs-notizen'. Wählen Sie die Registerkarte 'Aktionsschritte'. Geben Sie die zur Sprache kommenden Aktionsschritte ein. Klicken Sie auf OK, um dieses Feld zu schließen. Hierdurch wird automatisch eine Folie mit Aktions-schritten am Ende Ihrer Präsentation erstellt, auf der Ihre Notizen erscheinen. Workflow in der Bibliothek am Beispiel der Humboldt-Universität Uwe Müller Humboldt-Universität zu Berlin Rechenzentrum 4/17/2017

2 Agenda Was ist Workflow? - Motivation
Agenda Was ist Workflow? - Motivation Geschäftsprozessmodell im Überblick Rollen & Arbeitsgebiete Realisierung Das Front-End Zusammenfassung / Ausblick 4/17/2017

3 Definitionen Prozess: Eine in sich geschlossene zeitlich und logische Reihenfolge der Aktivitäten, die an einem (ökonomisch relevanten) Objekt mit dem Ziel ausgeführt werden, eine gegebene Aufgabe zu lösen. Prozess-Modell: Immaterielles Abbild eines Prozesses. Workflow: Der Teil eines Prozesses, der in einem Workflow-Management-System repräsentiert ist. 4/17/2017

4 Definitionen (2) Workflow-Modell: Immaterielles Abbild eines Workflows, das für die Ausführung innerhalb eines Workflow-Management-Systems erstellt wurde. Workflow-Management-System: Ein System, das einen Workflow vermittels einer Software vollständig definiert, verwaltet und ausführt. Bestandteile: Modellierungskomponente Ausführungskomponente 4/17/2017

5 Motivation „Teilnehmer“ am Workflow:
Autor Universitätsbibliothek Rechenzentrum Promotionsbüro Aufkommen an Promotionen / Habilitationen 1998: 59 1999: 122 4/17/2017

6 Agenda Was ist Workflow? - Motivation
Geschäftsprozessmodell im Überblick Rollen & Arbeitsgebiete Realisierung Das Front-End Zusammenfassung / Ausblick 4/17/2017

7 Überblick: Rollen Aktivitäten
Rolle: Menge von Attributen, Qualifikationen und Fähigkeiten, die eine Aktivität von denjenigen Rollenträgern erfordert, die diese Aktivität ausführen. Aktivitäten Entgegennahme Überprüfen Ausstellung der Bestätigung 4/17/2017

8 Überblick: Rollen (2) Konvertieren Signieren Einspielen
Erzeugen des Metadatensatzes Klassifikation Veröffentlichung Drucken der Papierexemplare Administration 4/17/2017

9 Überblick: Workflow WWW Schreiben Original Annahme Mail an DDB PDF
Überblick: Workflow Schreiben Original Annahme Mail an DDB PDF Signieren Überprüfen Erzeugung der Metadaten Drucken SGML Umwandeln Übernahme aus Aleph HTML Veröffent- lichen Dokumenten Server WWW 4/17/2017

10 Agenda Was ist Workflow? - Motivation
Geschäftsprozessmodell im Überblick Rollen & Arbeitsgebiete Realisierung Das Front-End Zusammenfassung / Ausblick 4/17/2017

11 Schreiben der Arbeit beginnt oft vor dem Gedanken an konkrete Publikationsform UB kann erst in den Prozess eingreifen, wenn Autor Kontakt aufnimmt Informationen für Autoren Dokumentvorlage (Entwicklung + Versionskontrolle) 4/17/2017

12 Schreiben (2) Beschreibung / Übungen
Informationsveranstaltungen / Kurse Checkliste Hilfestellung bei der PDF-Erstellung Support / Hotline Telefon, , Sprechzeiten 4/17/2017

13 Schreiben der Arbeit: Probleme
Textverarbeitungssystem (Version) (Betriebssystem) Versionen der Dokumentvorlagen Abbildungen / Multimedia-Elemente 4/17/2017

14 Abgabe / Entgegennahme
Möglichkeiten der Abgabe Upload (Tool: automatische , Metadaten) (nicht standardisiert) persönlich an Bearbeiter per Post bzw. in der Benutzerberatung Papierexemplare Abstracts, Keywords 4/17/2017

15 Entgegennahme: Probleme
Bestätigung der Abgabe (Nicht: Bestätigung der Korrektheit) Trennung von der Überprüfung Zeitdruck der Promovenden 4/17/2017

16 Überprüfen der Arbeit Lesbarkeit des Datenträgers Vollständigkeit
Dateisystem / Datenformat Vollständigkeit Bestandteile für Veröffentlichung Vollständigkeit des Dissertationstextes strukturelle Korrektheit z.B. Formatvorlagen / Abbildungen / Tabellen Voraussetzung für Bestätigung der Publikation 4/17/2017

17 Ausstellen der Bestätigung
Bestätigung über Publikation gemäß Promotionsordnung evtl. per Hauspost an Promotionsbüros Einverständniserklärung des Autors Auftrag zum Drucken Rechnung / Einzahlung 4/17/2017

18 Konvertierung s. Vortrag am Vormittag (Matthias Schulz)
zurzeit aufwendigster Schritt im Ablauf Verhältnis Aufwand / Nutzen z.T.: Konvertierung nicht möglich mehrere Mitarbeiter beteiligt Urspünglicher Kern des Workflow-Systems 4/17/2017

19 Signieren ? Authentifizierung der Dokumente
Dokument seit Einspielen auf Server nicht mehr verändert werden auf Server zur Verfügung gestellt Mehrfachsignaturen Datei Hash- wert Hash- wert Hash- Funktion Ent- schlüsseln Hash- Funktion Hash- wert Sig- natur Datei Ver- schlüsseln Dokumenten- Server Sig- natur 4/17/2017

20 Einspielen eindeutige und systematische Pfadangabe Signaturen
dissertationen.hu-berlin.de/dissertationen/ mustermann-hermann / + Sub-Pfade für Dateiformate Signaturen Generierung statischer Listen (gemäß RVK) in Vorbereitung: dynamische Listen aus Metadatenbank (RVK, DNB, Fakultäten, ...) 4/17/2017

21 Einspielen (2) Browser RVK-DB RVK- Daten Liste Anfrage Anfrage
Meta- daten PDF (PS) Dokument Meta-DB Dokumenten- server SGML HTML 4/17/2017

22 Erzeugen des Metadatensatzes
Angaben von Autoren Titel Keywords / Abstracts Name etc. Eingabe in Aleph-System; OPAC Übernahme in Metadatenbank Schnittstelle: Textdatei 4/17/2017

23 Klassifikation Fachreferenten der UB
Regensburger Verbundklassifikation (RVK) Eintrag in die Metadatenbank Erstellung dynamischer Listen gemäß RVK-Datenbank Problem: Funktionalität der Listen liegt erst nach vollständiger Klassifikation vor 4/17/2017

24 Veröffentlichen formaler Schritt durch Mitarbeiterin der UB vollzogen
Mail an DDB Freigabe auf dem Dokumentenserver Dokument im Internet verfügbar 4/17/2017

25 Drucken der Pflichtexemplare
Gebührensatzung der Bibliothek vier Exemplare inkl. Bindung Seitenzahl des Dokuments Herstellung aus der PDF-Datei seitenecht Erhaltung des Layouts 4/17/2017

26 Administration Benutzerverwaltung Dokumenttypen Dateiformate
Anlegen / Sperren von Benutzern Vergabe von Rechten / Aufgabengebieten Dokumenttypen Dateiformate Löschen alter Vorgänge Datenschutz zwei Jahre nach Abschluss der Bearbeitung 4/17/2017

27 Weitere Rollen Verteilen von Aufgaben Löschen von (falschen) Vorgängen
Administration des Dokumentenservers ... 4/17/2017

28 Rollenbegriff Rolle  Mitarbeiter Schauspiel-Metapher:
Jede Rolle ist mit mehreren Mitarbeitern besetzt. Vertretung Arbeitsteilung Jeder Mitarbeiter kann mehrere Rollen haben. Rollen sind in (Zugriffs)rechten kodifiziert. Rolle = Aufgaben + Rechte 4/17/2017

29 Agenda Was ist Workflow? - Motivation
Geschäftsprozessmodell im Überblick Rollen & Arbeitsgebiete Realisierung Das Front-End Zusammenfassung / Ausblick 4/17/2017

30 Modellierung des Workflow
„kooperatives Prototyping“ fehlendes Wissen über eigenen Workflow Projektstatus Anforderungsänderungen Fazit für Workflow-Modellierung: Ablauf steht selten von Anfang an fest Änderungen immer vorsehen! 4/17/2017

31 Architektur DBS Browser HTTP-Server PHP FS HTML HTTP- Anfrage Email
SQL- Anfrage DBS Tabellen- zeilen 4/17/2017

32 Architektur: Kommunikation
Fristen / Termine Suchmasken eigene Vorgänge Status Name, Datum, Dokumenttyp, Format ... s rollenabhängig automatisch generiert (ereignisgesteuert) 4/17/2017

33 Datenmodell 4/17/2017

34 Programmstruktur funktionsbasiert z.T. objektorientiert
requestgesteuert Login Hauptmenü A B PHP-Datei Aktion A.1 A.2 B.1 Aktion Aktion B.2 Aktion 4/17/2017

35 Zugriffsschutz IP-Adressen Login Cache deaktiviert Session-Keys
verhindert „Back“ und Quelltextansicht Problem: Drucken Session-Keys Rechte für die Benutzer z.B.: Löschen/Einfügen 4/17/2017

36 System Workflow-Datenbank Metadatenbank DB: Sybase
Applikation: Apache + PHP Metadatenbank DB: Sybase (HU); Oracle (FU); MySQL (TU) Applikation: Apache + Java Servlets 4/17/2017

37 Agenda Was ist Workflow? - Motivation
Geschäftsprozessmodell im Überblick Rollen & Arbeitsgebiete Realisierung Das Front-End Zusammenfassung / Ausblick 4/17/2017

38 Einfügen - Suchen - Ändern
Einfügen - Suchen - Ändern 4/17/2017

39 Automatische s 4/17/2017

40 Weitere Funktionen 4/17/2017

41 Agenda Was ist Workflow? - Motivation
Geschäftsprozessmodell im Überblick Rollen & Arbeitsgebiete Realisierung Das Front-End Zusammenfassung / Ausblick 4/17/2017

42 Zusammenfassung & Ausblick
Zusammenfassung & Ausblick Erstellung von Prozess- und Workflow-Modellen sinnvoll Workflow-Modelle sind dynamisch Im Bereich „Digitales Veröffentlichen“ sind Workflow-Systeme effizient einsetzbar. Weiter ausbaubar Portabilität / Wiederverwendbarkeit: DB: leicht anpassbar Workflow: bedingt wiederverwertbar (kein vollständiges WMS) 4/17/2017

43 Vielen Dank ... Fragen? Weitere Informationen:
Vielen Dank ... Fragen? Weitere Informationen: Uwe Müller Tel.: 0 30 / 4/17/2017