SAP Präsentation für den DA am 30. Oktober 2003

Präsentation zum Thema: "SAP Präsentation für den DA am 30. Oktober 2003"—  Präsentation transkript:

1 SAP Präsentation für den DA am 30. Oktober 2003

2 Änderungen UOG 75 Ministerium zentral (Anlagen, Berufungen)
Mitbestimmung Rektor für Repräsentation

3 Änderungen UOG 93 1999 implementiert (fast 7 Jahre)
Änderung der Organisationsstruktur viele Gremien Senat für Strategische Entscheidungen Rektor = monokratisches Organ

4 Änderungen UOG 2002 Implementierungszeit 2 Jahre
neue Aufbau und Ablauforganisation Uni Rat für Strategische Entscheidung Rektorat für operative Umsetzung Entscheidung und Verantwortung Ende der Teilrechtsfähigkeit Neues Dienstrecht Neues Rechnungswesen (Doppik) Autonomie -> Chancen und Risiken Neue Rechtsform -> Konkursrisiko Neues Software System SAP zur Umsetzung

5 Was ist SAP ? SAP ist ein betriebswirtschaftliches Programm, das folgende Funktionen umfasst Bestellungen / Beschaffungen Anlagen- und Lager- Verwaltung Buchhaltung inkl. Erstellung des Jahresabschlusses für HGB Bilanz Controlling = Budgetierung, Kostenrechnung, Berichtswesen Finanzplanung = Liquiditätssteuerung Personalverrechnung (inkl. Verwaltung und Kostenplanung)

6 Wie kam es dazu ? „freiwillige“ Zustimmung der Vizerektoren für Budget (an Bedingungen geknüpft) Einhaltung überwacht der Österreichweite Lenkungsausschuss Nachfolgeprojekt von SAP HV (= kamerale System des Bundes), weil Unis im Rahmen der Autonomie die Doppik einführen müssen keine Alternative

7 Was kommt ? die 3 SAP Systeme SAP Uni.Verse SAP Uni.Pers SAP PM

8 SAP Uni.Verse = Budget, Buchhaltung, Beschaffung, Berichtswesen
ab 3 Mio € pro Jahr Betriebskosten für alle Unis in Österreich 5 Jahre Bindung mit dem BRZ das System gehört der Uni Bei Beendigung sind die Transportkosten und evtl. Hardwarekosten an das BRZ zu zahlen

9 SAP Uni.Pers = Personal- Verwaltung, Verrechnung und Kostenplanung
ab 3,22 € (vom BM:BWK für alle unbefristeten Nicht Beamten) + Index (wird nicht gedeckt) pro Monat pro Abrechnungsfall ab 2002 für alle Nicht Beamten (= VB´s, ProjektmitarbeiterInnen …) 5 Jahre Bindung mit dem BRZ Bei Beendigung ???

10 SAP PM = Personal- Verwaltung und Verrechnung für das Amt der Beamten
Kosten zur Gänze vom BM:BWK getragen (?) unbefristet

11 Vorteile von SAP ein integriertes System für alle betriebswirtschaftlichen Funktionen der Uni Abfrage und Auswertungsmöglichkeiten gemeinsames Österreichweites Vorgehen (Master; Customizing…) besseres Berichtswesen (für Arbeitsgruppen bis zur Belegsbuchung) Instrument zur Abwicklung der Anforderungen der Autonomie Barcode System für Anlagen Download in Excel (Berichte…) Dokumentation Historie (wer hat wann was gemacht)

12 Nachteile von SAP komplex teuer
in Teilbereichen Zustimmung von bis zu 21 Unis notwendig Kostenersparnisse mit BRZ nicht möglich nützliche Teile fehlen (SAP BW SEM)

13 Umsetzung an der Uni Salzburg
Strategische Organ = Lenkungsausschuss Rektor UD die operative Umsetzung SAP Projektteam

14 SAP Modul MM = Materialmanagement
Bestellungen, Beschaffungen, Lagerwirtschaft (Büromaterial) Beispiele: Bestellungen der Fachbereiche, Beschaffung von Büromaterial aus dem Lager Werner Badstuber Georg Schlager

15 SAP Modul SD = Sales & Distribution
Erstellung von Ausgangsrechnungen Beispiele: Raumvermietung Georg Schlager Werner Badstuber

16 SAP Modul FI = Financial
Finanz- Buchhaltung (= Doppik) Beispiele: vollständige, rechtzeitige und richtige Erfassung aller Eingangsrechnungen; Wartung von finanziellen Kreditorenstammsätzen (= Lieferanten) Johann Gassner Karl Rarej Ulrike Schumi

17 SAP Modul FI AA= Financial Asset Accounting
Anlagen- Buchhaltung Beispiele: Barcode System Karl Rarej Ulrike Schumi

18 SAP Modul CO = Controlling
Budgetplanung und Überwachung Kostenrechnung Beispiele: Budgetplanung gemäß Leistungsvereinbarungen; Ermittlung der Kosten einer Studienrichtung, Abwicklung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung Christine Wimmer Gaibinger Doris Strasser Stefan Bohuny

19 SAP Modul FM = Fonds Management
Budgetüberwachung der Ausgaben und Einnahmen Christine Wimmer Gaibinger Doris Strasser Gerhard Schiller Stefan Bohuny

20 SAP Modul BW = Business Warehouse
Abfragen quer über alle Module & NON SAP Systeme Beispiele: Verbindung mit FoDok Christine Wimmer Gaibinger Doris Strasser Stefan Bohuny

21 Technische Aspekte Franz Maier Hardware, Schnittstellen
Karl Baier Applikationen, Berechtigungen unterstützt durch Bernhard Kubatta und Michael Paul

22 Grundsatz Entscheidungen
Budgetierung von Uni Leitung auf Fachbereichsebene Budgetverwaltung auf Projektebene und Arbeitsgruppenebene (Innenauftrag) Zentraler Rechnungseingang (unter Wahrung der Informationen für die betreffenden Einrichtungen) -> gem. System d. Unis ? Dezentrale Beschaffung in den Fachbereichen Forcierung eines Strategischen Einkaufes Literaturbeschaffungen über Aleph -> Schnittstelle in das SAP

23 generell: Problem der Organisationsstruktur
–> wen schulen ? –> Lizenzen Nachfrist für SAP Implementierung: 2004 kann das SAP System noch auf Kosten des BM:BWK einer neuen Uni Struktur angepasst werden Verlust an Genauigkeit Change Management fraglich

24 bisher angemeldete User
12 Professional User (HFA, Controlling) für Finanzmodule 99 Limited User (große Arbeitsgruppen; Fachbereiche, Schwerpunkte) für Beschaffung 101 Berichtsuser (Institute; § 26 und 27 Projekte) f. Projekt bzw. Budgetüberwachung Vorlage an das Rektorat -> Zustimmung (nach Vorlage User Definition von SAP) die Anzahl der Lizenzen geht sich aus mit dem vom BM:BWK zur Verfügung gestelltem Budget und ermöglicht theoretisch autonome DLE´s bzw. Fakultäten Entscheidend ist Rollenberechtigung -> Berechtigungskonzept

25 Situation an anderen Unis
meisten Unis stark zentral Linz möchte SAP zur Gänze selbst betreiben einen eigenen Workflow implementieren, in dem es ganz einfach ist, ohne Kenntnisse der jeweiligen Programme, die Zeitanmeldung, Beschaffungen, Urlaubsmeldungen etc. durchzuführen -> Anfrage an UD Schmied Innsbruck ermöglicht im Rahmen des VIB dezentrale Bestellmöglichkeiten für die MitarbeiterInnen eventuell gemeinsamer SAP Rechenverbund im Westverbund in 6 Jahren

26 konkrete Auswirkungen durch die Autonomie auf die Fachbereiche -> SAP Unterstützung
Berichtswesen § 26 und 27 Projekte Beschaffungswesen

27 Berichtswesen Internet Berichtsuser (Fachbereichs- Projekt Leiter, Sekretariate) weltweit Berichte abrufen (Budgetstand…) besondere Situation Literatur - Aleph Drill Down Funktion (bis auf die Rechnungsebene = Buchung) FM Modul (reine Finanzsicht) aus dem ersichtlich ist Budgetzuweisung für den Sachaufwand - bisher verbrauchte Mittel = Verfügungsrest Kostenbericht aus CO Modul (Summe aller Kosten der Kostenstelle) eventuell Westverbundlösung möglich (würde Berichtsuser Lizenzen unnötig machen), aber keine Kostenersparnis

28 § 26 und 27 Projekte Abwicklung - Motivation, einfach
Vorlage FWF Regelung als Referenz Arbeitsgruppe unter VR Duschl -> Konzept wird vorgelegt (EU, Kostenersatz, autonom.) Überführung der Konten, Sparbücher –> Uni Leitung = treuhändische Verwaltung Entscheidung virtuelle – reale Konten Haftung – Folgekosten – Dienstverhältnisse (Personalübernahme -> Angestellte der Uni)

29 Änderungen durch UG 2002 der gesamte Personalaufwand (§ 26 und 27) wird zentral abgerechnet (MUSS) der § 27 Sachaufwand wird zentral abgerechnet (MUSS) der § 26 Sachaufwand ??? verringerte Bank- Kontenanzahl (nur mehr eines ???) Entscheidung: SAP Konten vs. Banksubkonten mit Cash Pooling

30 Beschaffungswesen ( 99 Limited User - 2 pro Fachbereich; Schwerpunkte)
Ablauforganisation: Klärung: wer bestellt was ? -> Strategische Beschaffung ? 2 Möglichkeiten: innerhalb bzw. außerhalb SAP wir müssen alle Außenstände für den Jahresabschluss kennen (Verbindlichkeiten / Forderungen Literatur, Material, UL Gebühren…); Kalenderjahr alle Bücher über die UB bzw. Aleph (Konditionen…) ? (wiss. Literatur ist auf 5 Jahre abzuschreiben, she. Durchführungsbestimmung zur RL VO; Festwert) vorgegebene Lieferantenstammdaten Internetlösung wäre vorhanden (einfach aber eingeschränkt) Büromateriallager fix Chemikalien Lager ??? normierte Rechnungserstellung über das SD Modul

31 Schulung für das Beschaffungswesen
Pilot Schulung für Romanistik und Psychologie zusätzliche gestaffelte Schulungen und Anbindung der Fachbereiche Erstellung von Schulungsunterlagen?

32 Schulungen e-learning
Einführung in SAP R3 (SAP GUI) FM Berichte CO Berichte MM SD Light FI AA

33 Transparenz Rektor Dokumentation Change Management (mit DA, Prof. …)
Vorträge bei Fakultäten, DA…

34 weitere Vorgangsweise
Sammlung von Fragen (an Stefan Bohuny senden) Erstellen des Schulungsplanes (wenn Organisationsstruktur und Zuständigkeit klar) endgültige Festlegung der Lizenzen

35 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit

36 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? Fragen