WM4FuE (Wissensmanagement für Forschung und Entwicklung) Kickoff

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1 WM4FuE (Wissensmanagement für Forschung und Entwicklung) Kickoff
Semesterprojekt Hochschule Niederrhein Dr. Claus Brell April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

2 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
Übersicht, Lernziele Motivation: Wofür brauchen Firmen und Hochschulen Wissensmanagement? Wissensmanagement für FuE: Probleme (… im Fachbereich und in der Transferstelle), Unterstützungsmöglichkeiten, Software Das Semesterprojekt: Arbeitsauftrag, Ziele, Organisatorisches Anhang Web-Umgebungen: HTML-Launcher, Wiki, CMS, Webserver und Datenbank Folien, Hinweise… unter Literaturtipp: Gehle, Michael; Mülder, Wilhelm: Wissensmanagement in der Praxis. Frechen, 2001 April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

3 Bedeutung der Wissensvermehrung bis heute
1. Francis Bacon *: „(gemeinsames) Wissen ist Macht“ 2. Benjamin Franklin **: „Investition in Wissen bringt die höchsten Zinsen“ 3. unbekannte Quelle: „Kauf eines Kaffeeautomaten ist die beste Investition in Wissensvermehrung und -verteilung“ * 1597, Philosoph, Naturforscher und Staatsmann ** 1750, Erfinder und Staatsmann April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

4 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
Thesen zum Wissen… 1. Wir leben in einer Wissensgesellschaft. 2. Wissen ist ein (wertvolles) Wirtschaftsgut. 3. Im Unternehmen geteiltes Wissen verbessert den Geschäftserfolg. In der Hochschule verbessert es die LOM… 4. Wissen ist eine flüchtige Ware. Quelle: Barrieren und Erfolgsfaktoren des Wissensmanagements, Studie der FH Köln, 2005 April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

5 Warum ist Wissen flüchtig?
1. Mitarbeiterfluktuation (Rente, Stellenwechsel, neue Mitarbeiter, z.B. in der Tansferstelle oder in der Administration des Fachbereichs) 2. Vergesslichkeit ohne Schriftlichkeit 3. Kommunikationsarmut (Organisation zu groß oder zu segmentiert) 4. Katastrophen (technische Probleme: Wassereinbruch, Plattencrash) 5. Böser Wille (Wissen ist Macht) Es ist erforderlich, sich professionell* mit der Organisation, Vermehrung und Verteilung von Wissen auseinanderzusetzen => Wissensmanagement (WM). (*)… ingenieurmäßiges Vorgehen, IT-Unterstützung, Einführung als Prozess April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

6 Was ist Wissen(1) / Wissensmanagement ?
Wissen ist nicht: Informationen, Datenbanken …. Wissen ist die Gesamtheit der Kenntnisse und Fertigkeiten, die Individuen, Gruppen, Organisationen zur Lösung von Problemen und Generierung von Erfolg einsetzen. Wissen A „Brain To Document“ implizit: Know How Gruppendynamik Erfahrungen explizit: Dokumente Regeln Verfahren Wissen erwerben durch Rezeption und Übung Wissensmanagement: Steuerung der Speicherung, der Vermehrung und des Erwerbs von Wissen. Quellen: Nonaka, Probst, BITKOM April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

7 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
Was ist Wissen(2)? Nutzen, internalisieren Voraussetzung IT Bewertung Struktur Wissen + Informationen + Daten, Fakten IT-gestütztes Wissensmanagement kann die Bewahrung und Verteilung von Informationen stützen. April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

8 IT-Unterstützung für Wissensmanagement
Datenbanken für vorstrukturierte Informationen (Data Warehouse). Fileserver, CMS, Wiki für Sammlung wichtiger Dokumente / Texte. Projektmanagement-SW oder Groupware für Prozessunterstützung. Twitter, RSS, Blogs, Foren, Mailverteiler zur Kommunikationsunterstützung …. XING, Studi-VZ für social networking April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

9 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
Beispiel: WM-Unterstützung für FuE (Hochschule) Probleme im Vorfeld der Antragstellung Vorhanden: Eine Forschungsidee Probleme (in der Findungsphase): Förderprogramme sind nicht bekannt. (Wo kommt Geld her? Bund, Land, EU?) Das passende Förderprogramm zu Idee kann nicht identifiziert werden Es sind keine passenden Kooperationspartner aus der Wirtschaft oder aus den Hochschulen bekannt. Man weiß nicht, wer sonst noch an dem Thema arbeitet. (Stand der Technik…) Prozess der Unterstützung durch die Hochschule ist nicht eingeübt. April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

10 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
Beispiel: WM-Unterstützung für FuE (Hochschule) Probleme in weiteren Phasen Probleme (in der Wettbewerbsphase): Formalia (Antragsformulare…) sind unverständlich. Begutachtungsverfahren ist intransparent (… was ist eine gute Antragsskizze). Mangelnde Verwaltungskenntnis, welche Stellen in der Hochschule zu beteiligen sind. (BdH, Eigenanteil, Einbindung in das Forschungsprofil…) Probleme (in der Antragsphase): Mangelnde Kenntnis über Haushaltsrecht, EU-Recht, etc… Mangelnde Kenntnisse der spezifischen Regelwerke (FuE-Beihilferahmen, Gestaltung der Kooperationsverträge, Förderrichtlinie…) April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

11 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
Beispiel: WM-Unterstützung für FuE (Hochschule) Administrationsprobleme Probleme (in der Projektdurchführung): Rekrutierung geeigneter Mitarbeiter Vorfinanzierung bei ggf. vorzeitigem Maßnahmenbeginn Mittelabrufe Berichtswesen, Verwendungsnachweise April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

12 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
Beispiel: WM-Unterstützung für FuE (Hochschule) Zielgruppe für WM-Maßnahme Betroffene: Antragssteller (Professoren): wenig Interesse an administrativem Zusatzaufwand. vornehmlich Skills in Lehre und FuE, weniger in Verwaltung. Transferstellen: Kenntnisse und Erfahrungen personengebunden. Einarbeitung neuer MA zeitaufwändig. Hochschulleitung: Überblicksinformationen nicht ad hoc verfügbar. Einschätzung eines „Forscherbegehrens“ schwierig. April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

13 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
Unterstützung für Forscher und Verwaltung mit Web 2.0 Mögliche Komponenten… Portallösung (…von sharepoint über CMS bis zum HTML-Launcher) Gemeinsame Dokumentenhaltung (von einfachem Dateiupload bis zum Groupwaresystem) Projektverwaltung (Zeitpläne, Meilensteine, Ressourcen …) (Teil-)unstrukturierte Informationssammlung (von der PDF-Sammlung bis zum Wiki) Strukturierte Informationssammlung (einfache Listen bis Data Warehouse) Information mit Push-Technologien (Mail, RSS, Twitter). Kommunikation (Forum, Blog) Auswahl treffen April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

14 Unterstützung für Forscher und Verwaltung mit Web 2
Unterstützung für Forscher und Verwaltung mit Web 2.0 mögliche Systemskizze neuester Eintrag Einstiegsseite / Launcher und beispielhafte Informationen Stichwortsuche zufälliger Artikel Beispieldatensatz Wiki neuester Eintrag Auflistung Forum Dateihaltung (Formulare…) Data Warehouse Projekt- management Tool oder Groupware Blog Best Practice Beispiele April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

15 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
Unterstützung für Forscher und Verwaltung mit Web 2.0 Klärung: welche Komponenten unterstützen wirklich? Kann die Kommunikation zwischen den Akteuren z.B. durch ein Forum intensiviert werden und wird das gewünscht? Brauchen die Akteure eine gemeinsame Datenablage? Ist eine bloße Auflistung der Förderprogramme (mit Links) ausreichend oder bedarf es einer hochschulspezifischen Kurzerklärung? Werden durch das Medium Internet / Intranet die Akteure erreicht? Wie groß soll das unterstützende System sein (schlank vs. umfassend)? Wer kommt als (aktiver) Informationslieferant in Frage? Wer soll nur Konsument sein? Wie wird die Bereitschaft der Akteure zur Partizipation eingeschätzt Akteure in den Gestaltungsprozess mit einbeziehen April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

16 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
Semesterprojekt WM4FuE (Wissensmanagement für Forschung und Entwicklung) 1. Erstellung eines Konzeptes für die Unterstützung der FuE In der Transferstelle und / oder des Fachbereichs Wirtschaft der HS Niederrhein durch IT-gestützte Wissensmanagementmethoden. 2. Umsetzung des Konzeptes (oder ein Teil) in ein lauffähiges Produkt. 3. Einstellen der ersten Inhalte. 4. Erstellung einer Dokumentation auf Basis des Konzeptes: theoriegeleitet ausführlicher Begründung der gewählten Technologien Vorschlag für eine Evaluierung und Ausbau Darstellung des Projektverlaufs April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

17 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
WM 4 FuE: Das Vorgehen Sich schlau machen… Klärung mit dem Auftraggeber als Bringschuld des Auftragnehmers (Mini-Pflichtenheft mit Problemstellung und Lösungsskizze, grobe Kostenkalkulation, Projektplan, Beschreibung der weiteren Kommunikation und Abstimmung, Einbeziehung des Anwenders / Endkunden) Aufbau einer eigenen Test- und Demonstrationsumgebung. Entwicklung der Lösung (Programmierung, Test, Kosmetik). Recherche und Einpflegen erster Inhalte. Dokumentation in Form eines Berichtes Vortrag im Abschlussplenum April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

18 WM 4 FuE: Einbeziehung der Akteure
Jedes Team führt (ein) teilstrukturiertes Interview mit Transferstelle (Kooperation bereits zugesagt) Wirtschaftsförderung Niederrhein Forscher (Professor aus dem Fachbereich) Gespräche mit dem Auftraggeber sind mehrfach möglich April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

19 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
WM 4 FuE: erste Inhalte Jedes Team recherchiert mindestens zu einem der vorgegebenen Inhaltsbereiche. z.B. Förderprogramme Land (MIWFT, MWME, MAGS, MUNLV) Förderprogramme Bund (Fachprogramme BMBF: FHprofUnt, IngenieurNachwuchs, SILQUA-FH, Profil-NT, Programme BMW: ZIM…) - Förderprogramme EU (7. Forschungsrahmenprogramm…) April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

20 WM4FuE: die Dokumentation
Darstellung des theoretischen Hintergrundes. Analyse des Bedarfs (Interviews, eigene Recherche, Heuristiken). Konzept basierend auf der Bedarfsanalyse. Hierzu Kosten und Aufwandsschätzung Beschreibung der von Ihnen gewählten Projektstruktur. Verbindung der Theorie mit dem vorgeschlagenen Konzept. Begründete Auswahl / Reduzierung des Konzeptes für die erste Realisierung. Beschreibung der technischen Realisierung. Ausblick Dokumentenvorlage mit Gliederung wird bereitgestellt April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

21 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
WM 4 FuE: Kommunikation Virtueller Auftraggeber Fa. „Transferagentur Willich“, vertreten durch Dr. Claus Brell, Virtueller Endkunde: Transferstelle HSN, Forscher im Fachbereich Fragen, die man durch Klicks in der Wikipedia oder einfache Google-Recherchen beantworten kann, sind nicht zugelassen. Fragen von allgemeinem Interesse werden mit Antworten in einer F.A.Q. unter zusammengestellt. Telefonische Rückfragen sind ebenfalls möglich. Hier hat jedes Projektteam Gruppe ein Kontingent von 2 Stunden. Die Telefonate sind durch Mails vorzubereiten. gemeinsame Treffen in der HS Niederrhein nach Absprache April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

22 WM 4 FuE: Bewertungskriterien
… in der Regel 10, maximal 15 Punkte…. Abstimmung des Auftrages: Struktur Mini-Pflichtenheft, Nachvollziehbarkeit Kostenschätzung, Theorie- und Kundenorientierung des Lösungsvorschlages. Technische Lösung: Grundsätzliche Lösungsidee, Funktionsfähigkeit, Erkennbarkeit von Erweiterungsoptionen. Einfachheit!!!. Vorgehen: Es gibt einen Plan und er wird eingehalten. Reaktion bei Krisen Dokumentation / Bericht: Umfang etwa 15 Seiten, inkl. Management Summary, Struktur und Klarheit der Darstellung. Vortrag: Struktur, Prägnanz. Bewertungsraster: inakzeptabel=0; im Wesentlichen erfüllt = 1; voll erfüllt = 2; Herausragend = 3 Das Team mit den meisten Punkten bekommt ein Partyfässchen Bier. April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

23 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
WM4FuE: Zeitplan Kickoff: Noch abstimmen: 1 Vorstellung der ersten Konzeptentwürfe: 2 Vorstellung der ersten Realisierungsentwürfe (ggf. Revision der Konzepte): 3 Abgabe der Vorversion der (Teil-)Dokumentation: 4 Vorstellung der Prototypen: 5 Abgabe der Dokumentation: 6 Abschlusspräsentation: April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

24 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
Anhang: IT-Methoden Übersicht HTML-Launcher oder Portal CMS Wiki April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

25 Übersicht: Wissensmanagement und IT
Information Kommunikation Forum Informelle Meetings Groupware Formelle Meetings Intranet / CMS Rundschreiben Suchmaschine Gemeinsame Ablage Mail Datenbanken Wiki IT-Organisation Unternehmensorganisation April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

26 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
HTML-Launcher Einfache Übersicht mit Links zu verschiedenen Programmen. Alternativ: Übersicht als dynamische Seite (Java, PHP, Perl…) mit Extrakten aus nachgeschalteten Informationsquellen WM4FuE Startseite Förderwiki Formularsammlung Datenbanken: Wirtschaftspartner Projekte der HSN Ansprechpartner Aktuelles Neu im Förderwiki Neues Förderprogramm des Bundes >>>mehr HS Niederrhein gewinnt FHprofUnt-Projekt >>> mehr LHO Landeshaushaltsordnung. Regelungen für…. Wirtschaftspartner Fitness: Halle 22, Gewerbegebiet Willich….. April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

27 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
Portallösung April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

28 Content Management Systeme
Ein Content-Management-System (CMS) ermöglicht die gemeinschaftliche Erstellung und Bearbeitung von Inhalten für das World Wide Web. I.d.R. sind keine Programmier- oder HTML-Kenntnisse erforderlich. Beispiele für serverseitige CMS sind Drupal, TYPO3 und Joomla. Insbesondere für Joomla sind viele Vorlagen (Templates) vorhanden, es gibt eine lebendige Joomla-Szene. deutsche Joomla-Seite! April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

29 CMS: Joomla-Beispiel Triathlon Willich
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30 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
Was ist ein Wiki? Ein Wiki eignet sich als IT-Werkzeug zur Unterstützung vieler WM-Methoden, insbesondere als schneller „implizit2explizit-Konverter“. Ein Wiki ist… 0rganisatorisch: eine vernetzte Sammlung von (kurzen, hochwertigen) Dokumenten eine von vielen Personen getragene Wissensbasis ein flexibles Instrument, um implizites Wissen in explizites umzusetzen technisch: ein abgespecktes CMS (System zur Webseitenverwaltung) eine kollaborative Arbeitsplattform (alle können Seiten ändern) ein Kommunikationsmedium Ein Wiki ist eine Softwareplattform, die es über das Internet / ein Intranet ermöglicht, mit vielen Menschen online verlinkte Dokumente zu bearbeiten, die noch mehr Menschen lesen können. April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

31 Beispiele Wikis (1) Wikipedia
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32 Beispiele Wikis (2) WoW-Wiki
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33 Beispiele Wikis (3) persönliche Notizsammlung
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34 Welche Wikisoftware(1)?
Mögliche fertige Wikisoftware: Dokuwiki (PHP, Dateisystem) MoinMoin (Python, Dateisystem) TWiki (Perl, Dateisystem) Mediawiki (PHP, MySQL o.a.) Wikipedia … und hundert weitere Wiki Übersichten: , April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

35 Welche Wikisoftware(2)?
Entscheidungskriterien: Bekanntes Look & Feel Flache Lernkurve für die Autoren / Benutzer Weit verbreitete technische Basis / stabile Weiterentwicklung Skalierbar bei wachsenden Ansprüchen Einfache Installation / Installationsscripte => Mediawiki Für eine schnelles Erfolgserlebnis ist Mediawiki ein gutes Modell- und Vorzeigesystem April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

36 Hard- und Software für WM 4 FuE
Hardware: Für ein persönliches Wiki: Ab Subnotebook aufwärts Fürs KMU-interne Netz: Standard-PC, Beilage auf dem Server Für Internet / Großunternehmen: Serverfarm Bei verteilter Nutzung: Netz Software: Webserver (Apache) Datenbankmanagementsystem (MySQL) Scriptsprache (PHP) => XAMPP-System empfohlen Z.B. Mediawiki benötigt nur Standard-Komponenten als unterliegende Infrastruktur, i.d.R. reicht das typische Angebot eine Internet-Service-Providers. (Stichworte: Root-Server, Web-Paket, Cloud-Computing) April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

37 Welche Kenntnisse / Softskills?
Das benötigt man, wenn man selber implementiert: Etwas Geduld und Durchhaltevermögen Suchkompetenz im Internet Grundverständnis relationale Datenbanken hilfreich PHP-Grundkenntnisse hilfreich Datenkommunikation-Grundkenntnisse hilfreich PHP: MySQL: April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

38 Schritte z.B. der praktischen Wiki-Installation
Erich Kästner: „Es gibt nichts gutes – außer man tut es“ Ein Wiki auf dem eigenen Rechner (z.B. als Notizblock) installieren (organisatorische Prozessschritte überspringen) 1. XAMPP und Mediawiki-Software herunterladen 2. XAMPP installieren und für Mediawiki vorbereiten 3. Mediawiki entpacken und Installationsscript starten 4. Mediawiki ggf. an eigene Umgebung anpassen 5. Erste Inhalte einpflegen 12. Detailliertere Beschreibung der Wiki-Installation: April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell

39 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Folien, Anleitung für Installation und weitere Informationen unter April 2010 Wissensmanagement zur Unterstützung FuE, Dr. Claus Brell