Die Ordnungsamtskooperation der Städte Neu-Anspach und Usingen

Präsentation zum Thema: "Die Ordnungsamtskooperation der Städte Neu-Anspach und Usingen"—  Präsentation transkript:

1 Die Ordnungsamtskooperation der Städte Neu-Anspach und Usingen
Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

2 Entwicklung der Zusammenarbeit im „Usinger Land“ seit Mitte der 90er Jahre
Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

3 Unsere Zusammen-arbeit begann…
vor mehr als 15 Jahren. Basis waren damals regelmäßige Treffen der Bürgermeister und der Hauptamtsleiter. In erster Linie erfolgte ein regelmäßiger Austausch bis hin zur Abstimmung gemeinsamer politischer Entscheidungen und eine „Aufteilung der Arbeit“ bei gleichartigen Entscheidungsprozessen. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

4 Und entwickelte sich langsam…aber stetig…
Bereits 1996 wurden erste gemeinsame Ausschreibungen durchgeführt. 1997 gründeten Neu-Anspach, Wehrheim und Usingen einen gemeinsamen Ausbildungsverbund, der bis heute in sogar erweiterter Form existiert. Man „teilte sich Personal“ im Vollstreckungswesen (ebenfalls seit 1997). Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

5 Den größten Umfang hatten die gemeinsamen Ausschreibungen…
Der Bereich der Abfallentsorgung Die Strombezugskosten (europaweite Ausschreibung) Die Kosten der Straßenbeleuchtung Die Versicherungen Der Feuerwehrbedarf Die Sinkkastenreinigung etc. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

6 Und was hat es gebracht??? Natürlich viel Arbeit. Und gebraucht hat es zudem viel Überzeugungskraft. Aber auch… … in Sachen Müll zum Beispiel eine jährliche Einsparung von ca €/Jahr bei einer Laufzeit von 10 Jahren kostete eine 120 l Tonne incl. Sperrmüll, Grünecke etc. in Neu-Anspach 41,70 DM kostete sie 32,85 DM. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

7 Unsere Ausgangslage Wir sind etwa gleichgroße Partner
Die Finanzmittel sind knapp. Personalabbau/Stellenbesetzungssperren Kleine Einheiten mit teilweise unzu-reichenden Vertretungsmöglichkeiten. Teilweise unbefriedigte Entwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeiter Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

8 Wo wollen wir hin… (1) Keine Fusion!!!
In erster Linie „Back Office Lösungen“ Sicherstellung der Aufgabenerfüllung Halten bzw. Ausbau der Servicequalität Verbesserung der Wirtschaftlichkeit Bessere Vertretungsregelungen Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

9 Wo wollen wir hin… (2) Schaffung von Entwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter Einsparung von Kosten Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

10 Zusammenschluss von Ämtern
Ordnungsämter Kassen - und Steuerämter Kämmereien Standesämter Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

11 Vorgehensweisen in den beiden Ordnungsämtern
Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

12 Grundvoraussetzung Die gemeinsame Verwaltungseinheit steht und fällt nicht nur mit den Strukturen und Arbeitsprozessen, sondern ganz entscheidend auch mit den Menschen, die in ihr arbeiten. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

13 Neue Strukturen (1) Auf Grundlage der durchgeführten Personalabmessung, der Gespräche und Analyse der vorliegenden Stellenbeschreibungen und Fallzahlen, sowie unter Einbeziehung der Empfehlungen der KGST, haben wir neue Ämterstrukturen entwickelt. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

14 Neue Strukturen (2) Diese Strukturen wurden anschließend in Mitarbeiterworkshops weiterentwickelt. Zielsetzung war die Wahrung des damaligen Personalbestandes Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

15 Einbindung des Personalrates (1)
Die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben der Städte Neu-Anspach und Usingen durch die in beiden Kommunen vorhandenen Mitarbeiter und die räumliche Zusammenlegung der Ämter führen im Vorfeld zu Unsicherheiten und Ängsten bei den Betroffenen. Die frühzeitige Einbindung des Personalvertretungsorgans ist deswegen äußerst wichtig Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

16 Beschluss des Personalrates (2)
Die Bildung der Abteilungen ist durch eine so genannte „Freiwillige Abordnung“ abzuwickeln. Darunter verstehen wir einen freiwilligen Wechsel der Mitarbeiterinnen und Überzeugung durch die Verwaltungsspitze. Eine zwangsweise Abordnung soll ausgeschlossen werden. Unbesetzte Stellen sind über interne Ausschreibungen zu besetzen. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

17 Beschluss des Personalrates (3)
Die neuen Abteilungen sind mit Mitarbeitern aus den bestehenden Abteilungen zu besetzen. Mitarbeitern welche mit der Abordnung nicht einverstanden sind ist eine Stelle der gleichen Vergütungsgruppe anzubieten. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

18 Beschluss des Personalrates (4)
Betriebsbedingte Kündigungen sind auszuschließen. Bei der Bildung der neuen Abteilung dürfen die Betroffenen hinsichtlich Entgeltstufe bzw. Besoldungsstufe keine Verschlechterung erfahren. Die Entschädigungsansprüche nach dem Reisekostengesetz sind zu überprüfen. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

19 Beschluss des Personalrates (5)
Im Vorfeld der Zusammenlegung wird eine Stellenbemessung durchgeführt. Sofern eine Stellenverminderung vorgesehen ist, ist diese durch natürliche Fluktuation zu erreichen. Stellenbeschreibungen und eine Stellenbewertung sind nach der Einarbeitungsphase vorzunehmen. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

20 Vorteile und Synergien (1)
Eine Leitungsstelle wird langfristig eingespart. Die Vertretungsregelung wird verbessert, Urlaubsrückkehrer werden nicht mehr von Bergen auf ihrem Schreibtisch erwartet. Durch bessere Vertretung wird der Bürgerservice verbessert. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

21 Vorteile und Synergien (2)
Die Amtsleitung vertritt nicht mehr die Sachbearbeitung und hat somit genügend Kapazitäten frei um Führungsaufgaben wahrzunehmen. Effizientere Führungsspanne Spezialisierung (Expertenwissen, Zeitersparnis) Keine Überlastung der Mitarbeiter mehr. Bessere Arbeitsverteilungsmechanismen. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

22 Vorteile und Synergien(3)
Erhöhung der Präsenz der Ordnungspolizei außerhalb der regulären Dienstzeiten Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

23 Personalsituation vor der Zusammenlegung in Neu-Anspach
1 Amtsleiter (überwiegend mit Sachbearbeitertätigkeiten betraut) 2,25 Sachbearbeiterstellen ( 1 Person, 0,75 Stellen, kurz vor der Altersgrenze) 2 Ordnungspolizeibeamte Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

24 Personalsituation vor der Zusammenlegung in Usingen
1 Amtsleiter (überwiegend mit Sachbearbeitertätigkeiten betraut) 2 Sachbearbeiter (Krankheitsbedingter Ausfall eines Mitarbeiters über mehrere Monate) 1 Ordnungspolizeibeamter (Krankheitsvertretung überwiegend im Innendienst) 1 Ordnungspolizeibeamtenstelle nicht besetzt. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

25 Personalsituation nach dem Zusammenschluss
1 Amtsleiter 1 stellvertretender Amtsleiter (überwiegend Sachbearbeitung) 3,5 Sachbearbeiterstellen (4 Personen) 4 Ordnungspolizeibeamte Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

26 Was hat sich geändert? 0,75 Stellen im Innendienst fallen weg.
Die vakante Stelle des Außendienstes wird besetzt. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

27 Das bedeutet für die Arbeitsabläufe…
Durch andere Aufgabenverteilung können die Arbeiten im Innendienst problemlos auf das vorhandene Personal verteilt werden. Die Ordnungspolizeibeamten werden ausschließlich im Außendienst eingesetzt (Ausnahme: Anfertigung von Berichten, Dienstbesprechung u. ä.) Schichtdienste werden möglich Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

28 Nach 1 Jahr Die Zusammenarbeit klappt reibungslos.
Anfängliche Ängste insbesondere der Mitarbeiter welche von Usingen nach Neu-Anspach wechselten sind verschwunden. Auch Mitarbeiter aus Neu-Anspach mussten sich neu orientieren Die Spätdienste der Ordnungspolizei- beamten wurden auch in die Bevölkerung begrüßt. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

29 Besondere Herausforderungen (1)
Die Bildung von gemeinsamen Ordnungsbehördenbezirken ist seit Jahren im HSOG verankert und wird in vielen Bereichen (Gefahrgutüberwachung, Geschwindigkeitsmessungen usw.) praktiziert. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

30 Besondere Herausforderungen (2)
Die Bildung eines Ordnungsbehördenbezirkes der die Zuständigkeit für alle Ordnungsaufgaben des Bürgermeisters als örtliche Ordnungsbehörde erhält war bislang in Hessen einmalig Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

31 Besondere Herausforderungen (3)
Die Verwaltungsaufgaben welche in die Zuständigkeit der beiden Magistrate fallen konnten nicht als gemeinsame Behörde ausgeführt werden, da entsprechende gesetzliche Ermächtigungen damals nicht vorlagen Das Hess. Ministerium des Innern und für Sport hat inzwischen Gesetzesänderungen vollzogen. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

32 Rechtliche Voraussetzungen
Bildung eines gemeinsamen örtlichen Ordnungsbehördenbezirkes gemäß §85,2 HSOG Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

33 Rechtliche Voraussetzungen(2)
Bildung eines gemeinsamen örtlichen Verwaltungsbehördenbezirkes gemäß § 82 Abs. 1 Satz 2 HSOG Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

34 Genehmigungs-behörden
Zustimmung des Kreistages Bildung des örtlichen Ordnungsbehördenbezirkes und des örtlichen Verwaltungsbehördenbezirkes durch das Regierungspräsidium Veröffentlichung im Staatsanzeiger Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

35 Alter Hut – neu entdeckt
Gesetz über die kommunale Gemeinschaftsarbeit (KGG) vom § 1 Gemeinden und Landkreise können Aufgaben, zu deren Erfüllung sie berechtigt oder verpflichtet sind, gemeinsam wahrnehmen. Dies gilt nicht, wenn die gemeinsame Wahrnehmung einer Aufgabe durch Gesetz ausgeschlossen ist. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

36 Mandatierung - Delegation
§ 24 KGG legt fest, dass Gemeinden und Landkreise vereinbaren können, dass eine der beteiligten Gebietskörper-schaften einzelne Aufgaben der übrigen Beteiligten in ihre Zuständigkeit über-nimmt, insbesondere den übrigen Betei-ligten die Mitbenutzung einer von ihr betriebenen Einrichtung gestattet, oder sich verpflichtet, solche Aufgaben für die übrigen Beteiligten durchzuführen. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

37 Wahlmöglichkeit Der Gesetzgeber überlässt es somit den Beteiligten darüber zu entscheiden, ob eine Zuständigkeitsverlagerung (Delegation) stattfindet, oder ob lediglich der Aufgabenvollzug (Mandatierung) in die Hand des übernehmenden Trägers übergeht. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

38 Delegation (1) Diese Alternative führt zu einer Kompetenzverschiebung in dem bei dem Übernehmenden ein Kompetenzzuwachs und bei dem Abgebenden ein deckungsgleicher Kompetenzverlust zu verzeichnen ist. Dies ist mit Außenwirkung verbunden mit der Folge, dass der Übernehmende auch im Außenverhältnis in vollem Umfang zuständig ist und dies für und gegen jedermann wirkt. Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

39 Delegation (2) Ausnahmen: Die Erhebung von Steuern kann nicht übertragen werden. Genehmigungspflicht der Aufsichtsbehörde Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

40 Mandatierung Bei der Übertragung der Aufgabe zur Durchführung verbleibt die Aufgabe in der Zuständigkeit des Übertragenden. Der Übernehmende verpflichtet sich lediglich die Aufgabe für den Übertragenden umzusetzen. Lediglich anzeigepflichtig bei der Aufsichtsbehörde Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

41 Inhalt der Öffentlich-Rechtlichen Vereinbarung
Mitwirkungsrechte Verfahren Kostenverteilung Dauer der Vereinbarung Schriftform Wirksamkeit Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

42 Personalgestellungs-verträge (1)
Rechtsgrundlage: § 4 Abs. 3 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVÖD) Übertragung der Fach- und Dienstaufsicht für folgende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter… Aufgabenbeschreibung Personal- und Nebenkostenabrechnung Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

43 Personalgestellungs- verträge (2)
Regelungen bei Krankheit, Bildungsurlaub, Altersteilzeit, Elternzeit , Sonderurlaub usw. Verpflichtung zur Beschäftigung mit gleichen Aufgaben wie bisher Beschwerdemöglichkeiten Vertragslaufzeit Kündigungsfristen Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

44 Was sind die Erfolgsfaktoren Interkommunaler Zusammenarbeit
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45 Zwingend zu erfüllende Erfolgsfaktoren (1)
Gleichberechtigung und Vertrauen zwischen den Partnern Schlanke Entscheidungs- und Handlungsstrukturen vereinbaren Vertrauensvolle Beteiligung der Personalvertretung Frühzeitige Einbindung der „Betroffenen“ Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

46 Zwingend zu erfüllende Erfolgsfaktoren (2)
Sachgerechte Einbindung der Politik, um Unterstützung zu sichern (Die Politik ist bereits in dieser Phase zu beteiligen. IKZ betrifft nicht nur technische Aspekte, sondern tangiert auch die politischen Strukturen der Steuerungsmöglichkeiten und alle damit verbundenen Ängste der Politik.) Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

47 Schlüsselfaktor zum Erfolg
Aktive Unterstützung des Projektes durch die Verwaltungsspitze Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

48 Evaluierung Kooperation ist kein Selbstzweck, sondern sie ist auf bestimmte Ziele ausgerichtet. Deswegen sollte nach einem angemessenen Zeitraum eine Evaluierung durchgeführt werden. . Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011

49 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Weitere Fragen? Anruf, oder Mail genügt Stadt Neu-Anspach Roland Liebler Roland Liebler Rosbach v.d.H. 23.November 2011