Project Management Skills

Project Management Skills
PROJEKTE MANAGEN INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLUSS ERFOLG! Project Management Skills FOR LIFESM Anmerkungen für den Kursleiter Vorstellung des Kursleiters und des Teams Als Kursleiter sprechen Sie fünf Minuten über Ihren Hintergrund und das PMI-Chapter Planen Sie ausreichend Zeit für die Vorstellungen ein, damit jeder fünf Minuten über seinen/ihren Hintergrund und den Grund, warum er/sie an diesem Projekt arbeitet, sprechen kann. Erklären Sie den Aufbau des Handbuchs und die Erwartungen an den Kursinhalt. Erklären Sie, dass jeder Abschnitt Begriffe und Definitionen grundlegender Projektmanagementbegriffe enthält. Als Kursleiter könnten Sie das Handbuch bei einem Meeting verteilen. Das nächste Meeting könnte dann zur Erläuterung der Handbuchkomponenten durchgeführt werden und Zeit für einige der Klassenübungen bieten. Seien Sie darauf vorbereitet, auf die Fragen zu den Konzepten Antworten zu bieten. [Datum hier einsetzen] [Name des Kursleiters] FOR LIFESM

Was ist Projekt- management?
PROJEKTE MANAGEN Project Management Skills INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLUSS ERFOLG! FOR LIFESM Was ist Projekt- management? Hier klicken, um Notizen hinzuzufügen FOR LIFESM

Was ist Projektmanagement?
PROJEKTE MANAGEN Was ist Projektmanagement? Warum ist Projektmanagement wichtig? Wie wirken sich nicht identifizierte Risiken auf das Projektergebnis aus? Identifizieren Sie, wer für Aufgaben verantwortlich sein soll Bestimmen Sie, ob Projekte in Phasen aufgeteilt werden können Anmerkungen des Kursleiter Beantworten Sie die Fragen – geben Sie weitere Erklärungen Identifizieren Sie Risiken früh in der Planungsphase und führen Sie ein Meeting mit dem Team durch, um Risiken für das Projekt zu erkennen. Dokumentieren und entwickeln Sie eine Liste von Risiken. Erklären Sie, wie es sich auf das Projektergebnis auswirken kann, wenn Risiken nicht früh im Projekt identifiziert werden. Nicht identifizierte Risiken könnten zu Terminverzögerungen, Mehrkosten für Planungsänderungen und/oder zur Unmöglichkeit des Projektabschlusses aus Ressourcen-, Ausrüstungs-- oder Materialgründen führen. Der Projektmanager sollte die Aufgaben anhand von Erfahrung und Verfügbarkeit mit Blick auf die termingerechte Erledigung zuweisen. Erklären Sie, dass die Entwicklung mancher Projekte zu lange dauert oder dass die Mittel für das Projekt zu diesem Zeitpunkt nicht zur Verfügung stehen. Ein Projekt mit einem engeren Zeitrahmen ist leichter einzuschätzen – versuchen Sie es anfangs mit einem Zeitrahmen von drei Monaten. Soll das Team zur nächsten Phase übergehen – Ja-/Nein-Entscheidung ann diesem Punkt. siehe PMBOK Kapitel 1.3 Was ist Projektmanagement? (Seite 8) PMBOK Begriffe und Definitionen Projektmanagement - Das Anwenden von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Vorgänge des Projekts, damit die Anforderungen des Projekts erfüllt werden.. Projektaktivität – Eine Komponente der Arbeit ( auch mit Terminplanvorgang bezeichnet), die im Verlaufe eines Projekts durchgeführt werden muss. Projektanforderung – Eine Bedingung oder Fähigkeit, die ein System, ein Produkt, eine Dienstleistung, ein Ergebnis oder eine Komponente erfüllen oder besitzen muss, um einem Vertrag, einem Standard, einer Spezifikation oder sonstigen formal vorgeschriebenen Dokumenten zu genügen. Zu den Anforderungen gehören die quantifizierten und dokumentierten Bedürfnisse, Wünsche und Erwartungen des Sponsors, Kunden und anderer Stakeholder. Erklären Sie, dass jeder Abschnitt Begriffe und Definitionen grundlegender Projektmanagementbegriffe enthält. Dies kann wahlweise besprochen werden, es sei denn Sie haben Zeit oder das Team ist sich eines bestimmten Konzepts unsicher. Als Kursleiter können Sie das als Übung verwenden, um das Team beim nächsten Meeting diskutieren zu lassen, wenn es offene Fragen gibt. Das Team kann das Handbuch heranziehen und Informationen überprüfen und dann erneut Konzepte besprechen. FOR LIFESM

Inhalt und Umfang & Qualität
PROJEKTE MANAGEN Das magische Dreieck Kosten Zeit Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie das magische Dreieck aus Zeit, Kosten, Umfang und Qualität. Die Kundenperspektive ist wichtig, und sollten Verzögerungen eintreten, welche Bereiche könnte der Kunde akzeptieren oder mit dem Team zusammen bearbeiten? Der Projektmanager ist für das Balancieren von Zeit, Kosten und Inhalt und Umfang des Projekts verantwortlich. Wird eine Änderung an einem vorgenommen, werden die anderen zwei davon betroffen. Inhalt und Umfang & Qualität FOR LIFESM

Klassenübung FOR LIFESM
PROJEKTE MANAGEN Klassenübung Diese Übung sollte etwa 10 bis 15 Minuten in Anspruch nehmen. Ziel: Zweck des Spiels ist, dass sich alle auf unterhaltsame Art und Weise kennen lernen können. 1. Machen Sie genügend Kopien für alle Personen im Raum. Verteilen Sie das Personen-Bingo-Blatt. Jedes Kästchen bei einer mit Ja beantworteten Frage ausfüllen und dann abzeichnen lassen. Bingo kann vertikal, horizontal oder diagonal (wie beim normalen Bingo) erreicht werden. Das Spiel kann beim Top-Gewinner, bei den Top 3 oder wenn zehn Minuten verstrichen sind, beendet sein, bzw. noch Zeit für den Rest des Unterrichts bleibt. Nachbesprechung: Fragen Sie das Team, welche neuen Informationen sie über jemanden im Raum heraus gefunden habe. Meistens kennen die Schüler sich schon vorher und finden etwas Neues heraus oder es ergibt sich die Gelegenheit, sich auf einfache und interessante Weise näher zu kommen. FOR LIFESM

PROJEKTE MANAGEN Project Management Skills INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLUSS ERFOLG! FOR LIFESM Was ist ein Projekt? FOR LIFESM

PROJEKTE MANAGEN Was ist ein Projekt? Es ist zeitlich begrenzt, mit einem konkreten Anfangs- und Endzeitpunkt Es hat ein Endergebnis – einen Liefer-gegenstand oder etwas, das abgeschlossen oder geschaffen werden muss WAS SIND DIE SCHLÜSSEL-KOMPONENTEN EINES ERFOLGREICHEN PROJEKTS? Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie , was ein Projekt ist anhand dieser Definition: Ein Projekt ist zeitlich begrenzt und einmalig und hat einen konkreten Anfangs- und Endzeitpunkt. Das Projekt sollte ein Endergebnis und Liefergegenstände haben, um sein Ziel zu erreichen. Identifizieren der Schlüsselkomponenten eines erfolgreichen Projekts Lassen Sie die Klasse Beispiele erfolgreicher Projekte aufführen und sprechen Sie darüber, warum sie erfolgreich sind. Erklären Sie, dass die Projekte die aufgeführten Kriterien und Kundenerwartungen erfüllen. Erlauben Sie ausreichend Zeit für die sorgfältige Planung des Projekts. Stellen Sie sicher, dass der Sponsor für die entsprechende Finanzierung des Projekts Rückstellungen gebildet oder zugeteilt hat. PMBOK Referenz Kapitel 1.2 Was ist ein Projekt? (Seite 5) FOR LIFESM

PMBOK Begriffe und Definitionen
PROJEKTE MANAGEN Was ist ein Projekt? DISKUSSION Anmerkungen für den Kursleiter Übung: Diskutieren Sie mit dem Team was erfolgreiche Projekte sind - beschränken Sie sich auf 15 Minuten Ziel: Sechs Projekte und die Liefergegenstände eines erfolgreichen Projekts aufzuführen. 1. Bilden Sie kleine Gruppen oder besprechen Sie mit der ganzen Klasse, warum Projekte erfolgreich sind.. 2. Identifizieren Sie sechs Projekte 3. Führen Sie die Liefergegenstände für jedes Projekt auf Schließen Sie Folgendes ein: Die Bedeutung das Projekt termingerecht abzuschließen Wenn das Projekt abgeschlossen ist, die Genehmigung des Kunden einholen Der Projektmanager sollte dem Kunden Kontaktinformationen hinterlassen für Rückfragen oder Feedback PMBOK Begriffe und Definitionen Projekt – ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einmaligen Produkts, einer einmaligen Dienstleistung oder eines einmaligen Ergebnisses. Liefergegenstand – Ein eindeutiges und überprüfbares Produkt oder Ergebnis oder eine Dienstleistung, das/die hergestellt bzw. erbracht werden muss, um einen Prozess, eine Phase oder ein Projekt abschließen zu können. Wird oft eingeschränkt mit Bezugnahme auf einen externen Liefergegenstand verwendet, also einen Liefergegenstand, der von einem Projektsponsor oder Kunden genehmigt werden muss. FOR LIFESM

PROJEKTE IDENTIFIZIEREN
PROJEKTE MANAGEN Klassenübung PROJEKTE IDENTIFIZIEREN Übung 1 – (Handbuch) Erklären Sie die Übung ( erlauben Sie Minuten) Die Klasse in Teams einteilen Ernennen Sie jemanden, der Punkte dokumentiert Identifizieren Sie sechs Projekte, an denen Sie gearbeitet haben und führen Sie die Liefergegenstände auf Besprechen Sie, warum diese Projekte erfolgreich waren. Wenn nicht, dann warum sie nicht erfolgreich waren. FOR LIFESM

Was ist ein Projekt- manager?
PROJEKTE MANAGEN Project Management Skills INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLUSS ERFOLG! FOR LIFESM Was ist ein Projekt- manager? Anmerkungen für den Kursleiter Ein Projektmanager ist die für das Managen des Projekts verantwortliche Person. Er koordiniert alle Vorgänge, die mit der Projektarbeit, dem Sponsor, dem Kunden, dem Team und allen Stakeholdern verbunden sind. Die Projekt-Meetings werden vom Projektmanager festgelegt. FOR LIFESM

Verantwortlichkeiten des Projektmanagers
PROJEKTE MANAGEN Verantwortlichkeiten des Projektmanagers DISKUSSION: WAS GEHÖRT ZU DEN VERANTWORTLICHKEITEN EINES PROJEKTMANAGERS? Anmerkungen für den Kursleiter Erklären oder diskutieren Sie die Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers Arbeiten Sie mit dem Team an der Entwicklung eines Terminplans und diskutieren Sie potentielle Risiken. Kommunizieren Sie mit allen Stakeholdern über den Status des Projekts. Halten Sie wöchentliche oder monatliche Meetings zum Besprechen von Fragen und Risiken ab. PMBOK Begriffe und Definitionen Projektmanager – Die von der Trägerorganisation mit der Erreichung der Projektziele betraute Person. FOR LIFESM

Projektmanager Diskussion
PROJEKTE MANAGEN Projektmanager Diskussion WIE WIRD EIN PROJEKT-MANAGER GEWÄHLT ODER ERNANNT? Anmerkungen für den Kursleiter Diskussion mit dem Team Eine häufig gestellte Frage ist, wie ein Projektmanager gewählt oder ernannt wird. In dieser Situation melden sie sich freiwillig, diese Verantwortung zu übernehmen; sie geben dann Feedback darüber, was die Erwartungen an einen Projektmanager sind. Erklären Sie der Klasse, dass ein Projektmanager über Erfahrung aus ähnlichen Projekten verfügt, ein exzellenter Organisator und strategischer Planer ist. Diese Person hat ggf. eine Vorliebe für Detailarbeit und verfügt über hervorragende mündliche und schriftliche Sprachkompetenz. Sie ist sicher in ihren Präsentationen oder Projektstatusberichten an alle Stakeholder. Diese Person arbeitet gut im Team und hat Führungsqualitäten. PMBOK Referenz Kapitel 2.2: Was ist ein Projektmanager? FOR LIFESM

Was ist ein Stakeholder?
PROJEKTE MANAGEN Project Management Skills INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLUSS ERFOLG! FOR LIFESM Was ist ein Stakeholder? FOR LIFESM

Wer sind die Stakeholder?
PROJEKTE MANAGEN Wer sind die Stakeholder? Jemand, der einen negativen oder positiven Einfluss auf Ihr Projekt, die Erwartungen und Liefergegenstände haben kann. Besprechen Sie, wer die Stakeholder bei Ihrem nächsten Projekt sein werden. Beispiele für Stakeholder – Kunden, Lieferanten, Anbieter, Endnutzer, Teammitglieder und Sponsor(en) Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie, wer ein Stakeholder ist – Jemand, der negative oder positive Auswirkungen auf Ihr Projekt und die Liefergegenstände haben kann. Bringen Sie Beispiele für Stakeholder – Kunden, Lieferanten, Händler, Endnutzer, Team-Mitglieder und Sponsor.en Führen Sie eine Diskussion mit der Gruppe darüber, wer die Stakeholder bei ihrem nächsten Projekt sein werden PMBOK Referenz Kapitel 2.2: Projekt-Stakeholder (Seite 16) PMBOK Begriffe und Definitionen Stakeholder – Einzelpersonen und Organisationen wie etwa Kunden, Sponsoren, Trägerorganisation und die Öffentlichkeit, die aktiv an einem Projekt beteiligt sind, oder deren Interessen als Folge der Projektausführung oder des Projektabschlusses positiv oder negativ beeinflusst werden können. Sie können auch das Projekt und seine Liefergegenstände beeinflussen. Anforderung – Eine Bedingung oder Fähigkeit, die ein System, ein Produkt, eine Dienstleistung, ein Ergebnis oder eine Komponente erfüllen oder besitzen muss, um einem Vertrag, einem Standard, einer Spezifikation oder sonstigen formal vorgeschriebenen Dokumenten zu genügen. FOR LIFESM

PROJEKTE MANAGEN Project Management Skills INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLUSS ERFOLG! FOR LIFESM Wer ist der Sponsor? FOR LIFESM

PROJEKTE MANAGEN Was ist ein Sponsor? Eine Person, die das Projekt unterstützt oder für dessen Finanzierung sorgt Jemand, der ein maßgebliches Interesse am Projekt hat Beispiele von Sponsoren Pastor oder Kirchenältester Vorstand oder Vorstandsmitglied Stiller Partner Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie, was ein Sponsor ist – es handelt sich um eine Person, die das Projekt unterstützt oder für dessen Finanzierung sorgt. Jemand, der ein maßgebliches Interesse am Projekt hat. Beispiele für Sponsoren nennen – machen Sie Ihre eigenen Vorschläge oder fragen Sie die Gruppe Pfarrer oder Kirchenältester Vorstand oder Vorstandsmitglied Stiller Partner Fragen Sie das Team nach weiteren Beispielen PMBOK Begriffe und Definitionen Sponsor – die Einzelperson oder Gruppe innerhalb oder außerhalb der Trägerorganisation, welche die finanziellen Ressourcen in Geldmitteln oder in anderer Form für das Projekt zur Verfügung stellt. FOR LIFESM

PROJEKTE MANAGEN Project Management Skills INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLUSS ERFOLG! FOR LIFESM Wer sind die Team-mitglieder? FOR LIFESM

Wer sind die Teammitglieder?
PROJEKTE MANAGEN Wer sind die Teammitglieder? WICHTIGE MERKMALE EINES PROJEKTTEAMS SIND: Ernannte, gewählte oder freiwillige Personen, die am Projekt zusammenarbeiten Personen mit unterschiedlichen relevanten Kompetenzen und Begabungen, um Aufgaben abzuschließen, und die Expertise für Projektentscheidungen einbringen. Sie fördern das Mentoring von Teammitgliedern während des Projekts Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie, wie ernannte, gewählte oder freiwillige Projektteams an verschiedenen Aspekten des Projekts arbeiten Es ist wichtig ist die Aufgaben anhand der Begabungen zuzuweisen, um das Projekt zu stärken. Fordern Sie die Teammitglieder mit mehr Erfahrung dazu auf, anderen Mitgliedern, die Hilfe brauchen, Unterstützung zu gewähren. Siehe PMBOK Kapitel 2 – 2.2 – Projektteammitglieder (Seite 16) PMBOK Begriffe und Definitionen Teammitglieder – Alle Projektteammitglieder, einschließlich des Projektmanagementteams, des Projektmanagers und, bei bestimmten Projekten, des Sponsors. FOR LIFESM

Team-Organigramm FOR LIFESM Sponsor Projekt-manager Team-mitglieder
PROJEKTE MANAGEN Team-Organigramm Sponsor Person, die das Projekt unterstützt oder für dessen Finanzierung sorgt. Jemand, der ein materielles Interesse an dem Projekt hat. Projekt-manager Arbeitet mit dem Team an der Entwicklung eines Terminplans und diskutiert potentielle Risiken; verantwortlich für termingerechten Projektabschluss im Rahmen des Budgets. Team-mitglieder Ernannte, gewählte oder freiwillige Personen, die am Abschluss der Projektaufgaben oder der Liefergegenstände zusammenarbeiten. Anmerkungen für den Kursleiter Die Teamstruktur besprechen – Sponsor, Projektmanager, Teammitglieder und Stakeholder/Kunde Informationen über das PMI-Chapter einfügen – bietet Mentoring und Networking mit anderen Projektmanagern. Stakeholder/ Kunden Ernannte, gewählte oder freiwillige Personen, die am Abschluss der Projektaufgaben oder der Liefergegenstände zusammenarbeiten. FOR LIFESM

Klassenübung DISKUSSION: TEAMVERZEICHNIS (VORLAGE) FOR LIFESM
PROJEKTE MANAGEN Klassenübung DISKUSSION: TEAMVERZEICHNIS (VORLAGE) Anmerkungen für den Kursleiter Übung – Erklären Sie, warum das Verzeichnis für den Projektmanager und das Team hilfreich ist. Wenn jemand Spalten in der Vorlage hinzufügen oder ändern will – Dies ist nur ein Beispiel für eine Möglichkeit, die Teammitglieder zu kontaktieren. Es ist für Teammitglieder ausgelegt, könnte aber auch ein Verzeichnis für Lieferanten, Anbieter oder Kunden sein. Ich würde bestimmten Stakeholdern das Teamverzeichnis nicht geben. Erklären Sie die Komponenten der Vorlage, die alle Teammitglieder, Telefon im Büro, Telefon privat, Mobiltelefon, --Adresse und andere wichtigen Informationen umfasst. FOR LIFESM

Klassenübung TEAM-KONFLIKT & KUNDEN-KONFLIKT TEAMKONFLIKT
PROJEKTE MANAGEN Klassenübung TEAM-KONFLIKT & KUNDEN-KONFLIKT Bilden Sie Teams oder besprechen Sie Lösungsmöglichkeiten in der Gruppe TEAMKONFLIKT Warum schließen Teammitglieder ihre Aufgaben nicht ab? Warum liefern Teammitglieder ihre Aufgaben zu spät ab? Teammitglieder sind nicht motiviert, ihre Aufgaben abzuschließen. KUNDENKONFLIKT Anforderungen seitens des Kunden sind unklar Der Kunde verschiebt wichtige Entscheidungen über maßgebliche Fragen Treffen Sie die Entscheidung, wer dem Kunden ggf. Unerfreuliches mitteilt Anmerkungen für den Kursleiter Üben Sie mit dem Team die Erörterung von Team- und Kundenkonflikten Bilden Sie Teams und diskutieren Sie Lösungsmöglichkeiten. Teamkonflikt besprechen: Warum erledigen Teammitglieder ihre Aufgaben nicht? Teammitglieder sind mit ihren Aufgaben im Verzug. Teammitglieder sind nicht motiviert ihre Aufgaben abzuschließen. Kundenkonflikt besprechen: Anforderungen seitens des Kunden sind unklar Der Kunde verschiebt wichtige Entscheidungen über maßgebliche Fragen Treffen Sie die Entscheidung, wer dem Kunden ggf. Unerfreuliches mitteilen soll FOR LIFESM

Projektteam -Diskussion
PROJEKTE MANAGEN Projektteam -Diskussion BESPRECHUNG DER TEAMREGELN Wie oft trifft sich das Team (jede Woche, alle zwei Wochen, einmal im Monat)? Wer erstellt die Tagesordnung und den Meeting-Termin? Wie entscheidet das Team über offene Fragen? Wer schreibt und verteilt das Sitzungsprotokoll? Wie geht das Team mit Änderungen um? Wie löst das Team Konflikte und wie stellt es sicher, dass Aufgaben abgeschlossen werden? Wer spricht mit dem Kunden? Wer berichtet den Stakeholdern über den Projektstatus? Wann soll der Projektabschluss gefeiert werden? Anmerkungen für den Kursleiter Besprechen Sie bestimmte Regeln und Standards mit dem Team. Das sind einige Vorschläge und das Team denkt sich kommt ggf. andere Regeln aus, die anwendbar wären. Mit dem Team besprechen. FOR LIFESM

Klassenübung DISKUSSION: LÖSUNGEN TEAMKONFLIKTE FOR LIFESM
PROJEKTE MANAGEN Klassenübung DISKUSSION: LÖSUNGEN TEAMKONFLIKTE Anmerkungen für den Kursleiter Führen Sie klärende Gespräche mit Einzelnen, um sicherzustellen, dass sie die Aufgabenstellung richtig verstanden haben, und bitten Sie um ihr Feedback. Stellen Sie die Aufgabe klar und fragen Sie, wann sie die Aufgabe voraussichtlich abschließen. Erklären Sie, dass ihre Aufgabe wichtig ist und eine andere Aufgabe vom Abschluss dieser Aufgabe abhängig ist. Geben Sie positives Feedback und Anerkennung dafür, dass sie den Projektvorgang unterstützen. FOR LIFESM

Klassenübung LÖSUNGEN KUNDENKONFLIKTE FOR LIFESM
PROJEKTE MANAGEN Klassenübung LÖSUNGEN KUNDENKONFLIKTE Holen Sie Feedback während des Meetings und der Statusberichte ein. Betonen Sie dem Team und dem Kunden gegenüber, wie wichtig es ist, Probleme während der Statusbesprechungen oder zumindest mit dem Projektmanager zu besprechen. Fragen Sie nach per oder Telefon. Der Projektmanager oder der Sponsor sollte den Kunden diese Informationen über Verzögerungen oder Probleme informieren. Erläutern Sie die Gründe mit den aktualisierten Informationen. Dokumentieren Sie die Ergebnisse in Projekt-Vorlagen. FOR LIFESM

PROJEKTE MANAGEN Project Management Skills INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLUSS ERFOLG! FOR LIFESM Projekt- management- prozesse Anmerkungen für den Kursleiter Stellen Sie dem Team die fünf Prozesse vor FOR LIFESM

INITIIERUNGS-PROZESS
Project Management Skills INITIIERUNG FOR LIFESM Initiierungs- Prozess FOR LIFESM

INITIIERUNGS-PROZESS PMBOK Begriffe und Definitionen
Bestimmen und entscheiden Sie, welches Produkt oder welche Dienstleistung entwickelt wird Arbeiten Sie zusammen und verdeutlichen Sie den Bedarf Bestimmen oder ernennen Sie einen Projektmanager und Sponsor Erheben Sie Informationen zum Verständnis der Projektanforderungen und beantworten Sie die Fragen Was, Wann, Wer, Warum, Wo und Wie Entwicklung des Projektauftrags oder des Projektinhalts und -umfangs Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie, was der Initiierungsprozess ist. Was geschieht während dieses Zeitrahmens? Arbeiten Sie zusammen und verdeutlichen Sie den Bedarf Bestimmen oder ernennen Sie einen Projektmanager und Sponsor Erheben Sie Informationen oder Anforderungen über das Projekt, indem Sie die „W“-Fragen beantworten Was ist der Projektauftrag und der Projektinhalt und -umfang? PMBOK Referenz Kapitel 3 – – Initiierungsprozess (Seite 32) PMBOK Begriffe und Definitionen PMI Projektmanagementmethodik – Ein System von Praktiken, Methoden, Verfahren und Regeln, die von den Personen angewendet werden, die in einem Fachgebiet arbeiten. FOR LIFESM

Klassenübung VORBESPRECHUNG
INITIIERUNGS-PROZESS Klassenübung VORBESPRECHUNG ÜBER DEN BEDARF AM PRODUKT ODER AN DER DIENSTLEISTUNG Was Wann Wer Warum Wo Wie Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie die im Handbuch hervorgehobenen Übung Wählen Sie Ihr aktuelles Project oder verwenden Sie das Beispiel „Unternehmenspicknick“ Bilden Sie Gruppen und besprechen Sie folgende Fragen: Was – Wann – Wer – Warum – Wo – Wie Lassen Sie den Projektmanager oder ein anderes Team mit der Gruppe die Ergebnisse erörtern FOR LIFESM

PLANUNGS-PROZESS Project Management Skills PLANUNG FOR LIFESM 2. Planungs-prozess FOR LIFESM

PLANUNGS-PROZESS Planungsprozess Beim Planungsprozess werden die Komponenten eines Projekts organisiert und identifiziert, um das Produkt oder die Dienstleistung zu entwickeln. Der Projektmanager und das Team dokumentieren zusammen die Beschreibung des Inhalts und Umfangs der Arbeit, erstellen eine Checkliste, identifizieren Ressourcen, schätzen die Zeitdauer, um Aufgaben zu entwickeln und wichtige Liefergegenstände zu empfehlen. Anmerkungen für den Kursleiter Was ist der Planungsprozess? Erklären Sie dem Team das Ziel dieses Prozesses. Besprechen Sie die Komponenten der Prozessergebnisse. PMBOK Begriffe und Definitionen Projektplanung – Entwicklung und Pflege des Projektterminplans. Umfangsbeschreibung – stellt eine schriftliche Grundlage zur zukünftigen Entscheidungsfindung im Projekt und zur Zustimmung der Stakeholder dar. Projektcheckliste – eine Liste identifizierter Aufgaben zur Erreichung der Projektziele und Liefergegenstände. Das Team priorisiert die Aufgabe in ablaufgemäßer Priorität. Dies hilft bei der Untergliederung der Aufgaben in kleinere Arbeitspakete. Projektterminplan – die geplanten Termine, um Vorgänge auszuführen und Meilensteine zu erreichen. Projekt-Qualität – der Grad, in dem eine Menge inhärenter Merkmale die Anforderungen erfüllt. Qualitätsplanung – Der Prozess der Identifizierung, welche Qualitätsstandards für das Projekt relevant sind und wie man sie erfüllt Projektkommunikation – ein Prozess, bei dem Informationen zwischen Personen ausgetauscht werden, unter Einsatz eines Systems von Symbolen, Zeichen oder Verhaltensmustern. Kommunikationsplanung – der Prozess der Festlegung des Informations- und Kommunikationsbedarfs der Projektstakeholder: Wer sie sind, wie stark ihr Interesse und Einfluss auf das Projekt ist, wer welche Informationen wann braucht und wie sie ihnen übermittelt werden. Projektrisiken – ein ungewisses Ereignis oder ein Zustand, der, falls er eintritt, einen positiven oder negativen AUswir auf die Projektziele hat. Risikoidentifizierung – Der Prozess zur Erkennung von Risiken, die sich auf das Projekt auswirken können, sowie Dokumentation ihrer Merkmale. Projektbeschaffungsdokumente – diese Dokumente werden vom Lieferanten oder Sponsor für Ausschreibungs- und Angebotsvorgänge vorbereitet. FOR LIFESM

Projektinhalt und -umfang
PLANUNGS-PROZESS Projektinhalt und -umfang BESPRECHEN UND VERFASSEN SIE EINE BESCHREIBUNG DES INHALTS UND UMFANGS INKLUSIVE: WAS – WANN – WER – WARUM – WIE Anmerkungen für den Kursleiter Definieren Sie den Projektinhalt und –umfang und wie man eine Beschreibung des Inhalts und Umfangs anhand der „W“-Fragen erstellt. Das ist der Zweck des Projekts und sollte in einfacher, präziser und nicht-technischer Sprache festgehalten werden. Eine Inhalts- und Umfangsbeschreibung sollte die Zielsetzung des Projekts erklären. Sie sollte in klarer, einfacher und nicht-technischer Sprache verfasst sein. Erklären Sie in einem Meeting den Zweck des Projekts und holen Sie die Zustimmung der Stakeholder ein. Stellen Sie im Team mehrere Fragen – Warum führen wir dieses Projekt durch und wer hat deinen Nutzen davon? FOR LIFESM

Beschreibung des Inhalts und Umfangs
PLANUNGS-PROZESS Beschreibung des Inhalts und Umfangs Der Projektauftrag ist ein vom Sponsor mitgetragenes und genehmigtes Dokument. Es gibt dem Projektmanager die Befugnis das Projekt zu beginnen. Die Beschreibung des Inhalts und Umfangs sollte im Projektauftrag enthalten sein. Anmerkungen für den Kursleiter Besprechen Sie, wie man eine Beschreibung des Inhalts und Umfangs entwickelt. Dieses Dokument bietet eine formale Grundlage, um die Arbeit an einem Projekt auf der Basis eines Konzepts oder einer Idee zu beginnen. Verfassen Sie die Beschreibung des Inhalts und Umfangs in einer klaren, präzisen und nicht-technischen Ausdrucksweise, um den Zweck des Projekts zu erklären. Siehe Auftragsvorlage in Anhang A als Leitfaden für die Erstellung dieses Dokuments FOR LIFESM

DISKUSSION: DIE ELEMENTE DES
PLANUNGS-PROZESS Der Projektauftrag DISKUSSION: DIE ELEMENTE DES PROJEKTAUFTRAGS Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie die Elemente des Projektauftrags. Identifizieren Sie die Projektbezeichnung Ernennen Sie den Projektmanager Wer ist der Kunde? Beschreiben Sie den Zweck des Projekts Definieren Sie, wann das Projekt beginnen und enden soll Was sind die wichtigsten Liefergegenstände? Führen Sie Projektbeschränkungen und –annahmen auf Identifizieren Sie potentielle Risiken Erläutern Sie Projektbeschränkungen; es handelt sich hier um Faktoren, die sich auf eine Aktivität oder den Terminplan auswirken könnten. Projektannahmen gelten als wahr, real oder gewiss. Annahmen beziehen manchmal mit ihnen verbundene Risiken mit ein. Projekt-Risiken sind ein unsicheres Ereignis oder ein Zustand, der einen positiven oder negativen Effekt auf die Projektziele haben kann. FOR LIFESM

PLANUNGS-PROZESS Klassenübung ENTWICKELN SIE EINE BESCHREIBUNG DES INHALTS UND UMFANGS UND EINEN PROJEKTAUFTRAG Anmerkungen für den Kursleiter Unterteilen Sie die Klasse in Teams. Siehe Projektauftrag-Vorlage in Anhang A Nehmen Sie ihr aktuelles Projekt oder wählen Sie das Beispiel „Unternehmenspicknick“ zur Fertigstellung des Projektauftrags Das Team soll den Projektmanager für diese Übung ernennen und diese Person wird dem Team die Ergebnisse vorlegen. Der Kursleiter soll auf alle Antworten Feedback geben. FOR LIFESM

SCHRITTE ZUR ENTWICKLUNG DER
PLANUNGS-PROZESS Projektcheckliste Die Checkliste ist ein Dokument zum Festhalten dieser Aufgaben und das Team behandelt sie mit ablaufgemäßer Priorität . SCHRITTE ZUR ENTWICKLUNG DER PROJEKTCHECKLISTE: Identifizieren Sie Aufgaben oder Vorgänge Anmerkungen für den Kursleiter Der nächste Schritt ist Aufgaben zu identifizieren und sie mit ablaufgemäßer Priorität zu behandeln. Diese Checkliste ist ein Instrument zur Dokumentation und Nachverfolgung des Projektfortschritts. Schritte: Identifizieren Sie alle Aufgaben Priorisieren Sie die Aufgaben Identifizieren Sie Meilensteine und Liefergegenstände Siehe Checkliste/Terminplan - Vorlage in Anhang A, um diese Informationen festzuhalten. Behandeln Sie Aufgaben mit ablaufgemäßer Priorität Identifizieren Sie Meilensteine FOR LIFESM

Klassenübung ENTWICKLUNG EINER PROJEKTCHECKLISTE FOR LIFESM
PLANUNGS-PROZESS Klassenübung ENTWICKLUNG EINER PROJEKTCHECKLISTE Anmerkungen für den Kursleiter Führen Sie diese Übung mit der Klasse durch. Ernennen Sie jemanden, der die Ergebnisse dokumentiert Als Kursleiter entscheiden Sie über das Gruppenniveau. Bringen Sie Klebezettel mit und verteilen Sie diese. Jeder beginnt Aufgaben, die zu erledigen sind, aufzuschreiben. Auch ist ein Flipchart oder ein Whiteboard hilfreich, damit Antworten aufgeschrieben werden können, wenn keine Klebezettel zur Verfügung stehen. Bei begrenzter Zeit, könnte der Projektmanager eine Liste erstellen und das Team kann dann zusätzliche Aufgaben hinzufügen. Zeigen Sie anhand des PSP, wie die Aufgaben bis zur niedrigsten Ebene unterteilt werden können. Siehe Checkliste /Terminplan in Anhang A. FOR LIFESM

PLANUNGS-PROZESS Projektterminplan Mit guter Planung kann der Projektmanager die Projektaufgaben und Ressourcen managen und steuern Um den Terminplan fertig zu stellen, ermitteln Sie die erforderliche Zeit für jede Aufgabe und bestimmen Sie eine dafür verantwortliche Ressource Das Team und der Projektmanager sollten die Teams unterteilen und die Zeitdauer zur Fertigstellung dieser Aufgabe schätzen Anmerkungen für den Kursleiter Betonen Sie, wie wichtig gute Planung ist, und planen Sie genügend Zeit zur Besprechung aller Aspekte des Projekts ein . FOR LIFESM

Projekt-Terminplan DISKUSSION: SCHÄTZUNG VON AUFGABEN FOR LIFESM
PLANUNGS-PROZESS Projekt-Terminplan DISKUSSION: SCHÄTZUNG VON AUFGABEN Anmerkungen für den Kursleiter Besprechen Sie die Schätzung von Aufgaben mit dem Team Fragen Sie die Team-Mitglieder nach der Zuweisung der Aufgaben, wann sie ihre Aufgabe fertig stellen könnten. Sie müssen ggf. im Hinblick auf den Projektendtermin Anpassungen vornehmen, wenn der Kunden bereits angedeutet hat, wann das Produkt oder die Dienstleistung benötigt wird. Es ist nicht einfach, die Zeitdauer von Aufgaben zu schätzen, planen Sie zusätzliche Zeit ein, um einen termingerechten Abschluss sicher zu stellen. Dies sollte mit dem Team besprochen werden und die Erwartungen müssen realistisch sein. Seien Sie auf unbekannte Risiken im Gesamtprojektterminplan vorbereitet. FOR LIFESM

Methode des kritischen Wegs (CPM)
PLANUNGS-PROZESS Methode des kritischen Wegs (CPM) Der kritische Weg zeigt die Aufgaben, die den längsten Weg haben. Aufgaben werden parallel durchgeführt oder eine Aufgabe wird fertig gestellt, bevor die nächste beginnen kann. Dieses Diagramm zeigt, warum eine nicht termingerecht abgeschlossene Aufgabe den Terminplan beeinträchtigen oder zu Verzögerungen führen kann. Das könnte ein ernstes Problem für das Projektergebnis bedeuten. Anmerkungen für den Kursleiter Das ist zwar ein komplexer Prozess, versuchen Sie ihn aber so einfach wie möglich zu erklären. Benutzen Sie das Diagramm im Handbuch, um den kritischen Weg, der Aufgaben auf dem längsten Weg zeigt, darzustellen Weisen Sie der Einfachheit halber darauf hin, dass Aufgaben parallel durchgeführt werden können oder eine Aufgabe zuerst beendet sein muss, bevor die Nächste beginnen kann. Sprechen Sie über die Auswirkungen, wenn eine Aufgabe sich verzögert, insbesondere auf dem kritischen Weg. Das Team muss für die Fertigstellung seiner Aufgaben verantwortlich sein. Verweisen Sie auf das Handbuch zur Diagrammansicht. FOR LIFESM

PLANUNGS-PROZESS Methode des kritischen Wegs (CPM) Dieses Diagramm zeigt sechs Aufgaben im Projektterminplan. Aufgaben A, C und F sind auf dem kritischen Weg, d.h. dauert eine dieser Aufgaben länger als erwartet, wird der Projektabschlusstermin nicht eingehalten. Wch1 Wch2 Wch3 Wch4 Wch5 Wch6 Wch7 Anfang Ende A A B B C C Anmerkungen für den Kursleiter Das ist zwar ein komplexer Prozess, versuchen Sie ihn aber so einfach wie möglich zu erklären. Benutzen Sie das Diagramm im Handbuch, um den kritischen Weg, der Aufgaben auf dem längsten Weg zeigt, darzustellen Weisen Sie der Einfachheit halber darauf hin, dass Aufgaben parallel durchgeführt werden können oder eine Aufgabe zuerst beendet sein muss, bevor die Nächste beginnen kann. Sprechen Sie über die Auswirkungen, wenn eine Aufgabe sich verzögert, insbesondere auf dem kritischen Weg. Das Team muss für die Fertigstellung seiner Aufgaben verantwortlich sein. Verweisen Sie auf das Handbuch zur Diagrammansicht. D D E E F F FOR LIFESM

PLANUNGS-PROZESS Methode des kritischen Wegs (CPM) Dieses Diagramm zeigt, wie Aufgabe A länger als erwartet gedauert hat, das wiederum beeinflusste, wann die Aufgaben C & F begonnen werden konnten, so dass sich der ursprüngliche Terminplan um eineinhalb Wochen verlängerte. Wch1 Wch2 Wch3 Wch4 Wch5 Wch6 Wch7 Anfang Ende A A B B C C D D E E F F FOR LIFESM

Klassenübung ENTWICKLUNG EINES TERMINPLANS FOR LIFESM
PLANUNGS-PROZESS Klassenübung ENTWICKLUNG EINES TERMINPLANS Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie die Übung zur Entwicklung eines Terminplans Bilden Sie Teams oder arbeiten Sie in einer Gruppe. Wählen Sie das Unternehmenspicknick oder Ihr eigenes Projekt. Legen Sie die voraussichtlichen Anfangs- und Endtermine fest. Identifizieren Sie die Ressourcen, die für die Aufgaben und Liefergegenstände verantwortlich sind. Besprechen Sie Risiken oder Anmerkungen zum Projekt im Projektauftragsdokument. Nachdem jetzt die Aufgaben in ihrem aktuellen Projekt identifiziert sind, fügen Sie Zeitrahmen, Ressourcen und wichtige Liefergegenstände hinzu. Halten Sie diese Informationen anhand der Checkliste fest. FOR LIFESM

PLANUNGS-PROZESS Projektqualität Stellen Sie sicher, dass die Erwartungen der Stakeholder erfüllt werden, indem Sie Prozesse definieren, mit denen eine erfolgreiche Fertigstellung des Produkts verifiziert und validiert werden kann. Verständnis des gewünschten Ergebnisses hilft dem Team zusammen zu arbeiten, um Qualität in das Produkt einzubauen. Überwachen Sie die Qualität über das ganze Projekt hinweg. Anmerkungen für den Kursleiter Bringen Sie Beispiele dafür, die zeigen, dass Qualität nicht in das Projekt eingebaut wurde. Erklären Sie, ob der Kunde mit dem Endprodukt zufrieden war. Bringen Sie Ihre eigenen persönlichen Erfahrungen ein. Wer ist verantwortlich für die Qualität im Produkt? FOR LIFESM

Projekt- kommunikation
PLANUNGS-PROZESS Projekt- kommunikation Entwickeln Sie einen Plan, der folgende Fragen beantwortet: was, wann, wer, wo und wie. Was muss kommuniziert werden? Wann müssen die Informationen vermittelt werden? Wer sollte die Informationen erhalten (alle Stakeholder)? Wo sollten die Informationen vermittelt werden? Wie und in welcher Form sollten die Informationen geliefert werden? Anmerkungen für den Kursleiter Einer der wichtigsten Komponenten eines Projekts ist die Implementierung eines guten, soliden Kommunikationsplans. Beantworten Sie die Fragen auf der Folie in der Gruppe. FOR LIFESM

Klassendiskussionen PROJEKTSTATUS PROJEKTRISIKEN UND -PROBLEME
PLANUNGS-PROZESS Klassendiskussionen PROJEKTSTATUS PROJEKTRISIKEN UND -PROBLEME Anmerkungen für den Kursleiter Besprechen Sie diese Folie und ziehen Sie persönliche Erfahrungen heran, um zu erklären, warum Kommunikation für den Projekterfolg entscheidend ist. Schaffen Sie eine offene Atmosphäre mit dem Team, in der man offen über den Projektstatus, die Risiken und projektrelevante Probleme reden kann. Erklären Sie, warum eine effektive Kommunikation ein wichtiger Aspekt für den Projekterfolg ist. FOR LIFESM

DAS SENDER-EMPFÄNGER-MODELL
PLANUNGS-PROZESS Kommunikation DAS SENDER-EMPFÄNGER-MODELL Der Sender schickt eine Nachricht ohne Störungen oder Unterbrechungen. Der Empfänger wählt den Ansatz, der für das Team akzeptabel und allen Mitgliedern zugänglich ist. PROZESSSCHRITTE: Sender hat etwas zu kommunizieren Sender wählt die Methode (Sprache, Gestik, Symbole, , Telefon oder Meetings) Wird die Nachrichtenübermittlung durch Geräusche gestört oder behindert? Empfänger verarbeitet die vom Sender gesendeten Informationen Empfänger antwortet auf Nachricht mit geeigneter Methode Anmerkungen für den Kursleiter Machen Sie anhand des Modells verständlich, warum Senden und Empfangen von Informationen frei von Störungen und Unterbrechungen sein muss. Erklären Sie die Schritte in diesem Sender-Empfänger-Prozess. FOR LIFESM

Erfolgreiche Meetings
PLANUNGS-PROZESS Erfolgreiche Meetings TIPPS FÜR DIE DURCHFÜHRUNG VON ERFOLGREICHEN MEETINGS: Legen Sie Ort und Zeit des Meetings fest Leiten Sie das Meeting mit einer Tagesordnung Lassen Sie alle Mitglieder über den Status ihrer Aufgaben berichten Identifizieren Sie neue Risiken oder Probleme Diskutieren Sie diesbezügliche Lösungen Fragen Sie die Mitglieder, ob sie ihren Abschlusstermin einhalten können Beschließen Sie das Meeting pünktlich und kündigen Sie das nächste Meeting an Senden Sie das Sitzungsprotokoll aus Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie, warum das Abhalten erfolgreicher Meetings von entscheidender Bedeutung für den Prozess ist. Untersuchungen zeigen, dass niemand Zeit verlieren will, sondern Projektziele erreichen oder zielführende Gespräche führen will. Beziehen Sie sich darauf, um produktive Meetings durchzuführen. FOR LIFESM

Projektstatusbericht
PLANUNGS-PROZESS Projektstatusbericht Der Projektstatusbericht wird regelmäßig vom Projektmanager fertig gestellt. Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie der Gruppe, dass der Projektstatusbericht Vorgänge und wichtige Informationen über das Projekt dokumentiert. Erklären Sie, wie man Projektstatusberichte fertig stellt. Siehe Projektstatusbericht – Vorlage in Anhang A FOR LIFESM

Projektstatusbericht
PLANUNGS-PROZESS Projektstatusbericht KOMPONENTEN DES PROJEKTSTATUSBERICHTS: Projektbezeichnung Projektmanager Berichtsdatum Aktueller Stand Während dieses Zeitraums abgeschlossene Vorgänge Bis zum nächsten Meeting geplante Vorgänge Probleme und Lösungen Änderungen am Projektinhalt und -umfang Probleme, Risiken oder Bedenken Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie der Gruppe, dass der Projektstatusbericht Vorgänge und wichtige Informationen über das Projekt dokumentiert. Erklären Sie, wie man Projektstatusberichte fertig stellt. Siehe Projektstatusbericht – Vorlage in Anhang A FOR LIFESM

IDENTIFIZIEREN, DOKUMENTIEREN & UNTERSUCHEN
PLANUNGS-PROZESS Projektrisiken DISKUSSION: PROJEKTRISIKEN IDENTIFIZIEREN, DOKUMENTIEREN & UNTERSUCHEN Anmerkungen für den Kursleiter Der Projektmanager sollte ein Meeting mit dem Team darüber abhalten, wie man mögliche Risiken identifizieren kann, die im Laufe der Entwicklung des Produkts oder der Dienstleistung eintreten könnten. Dokumentieren Sie bekannte Risiken auf einem Flipchart und priorisieren Sie sie ablaufgemäß nach der Auswirkung, die sie auf das Projekt haben können. Das Team identifiziert Risiken frühzeitig im Projekt und entwickelt einen Plan zur Minderung der Risiken. Besprechen Sie bekannte Risiken mit dem Team und dokumentieren Sie dies auf einer Liste. Prüfen Sie diese fortlaufend für alle Prozessbereiche. FOR LIFESM

PLANUNGS-PROZESS Projektbeschaffung Erstellen Sie einen Plan zur Überwachung von Vertragsänderungen während des Projekts Der Projektmanager muss die Vertragsanforderungen verstehen Bei Projektabschluss werden alle Verträge beendigt Anmerkungen für den Kursleiter Der Projektmanager sollte damit beauftragt werden, alle Verträge mit Anbietern und Lieferanten zu überwachen. Überwacht eine bestimmte Person das Budget, dann sollte sie sich auch um diese Verträge kümmern. Prüfen Sie diese Unterlagen mit dem Sponsor oder einem Rechtsbeistand, bevor Sie sich verpflichten oder die Verträge unterschreiben. FOR LIFESM

AUSFÜHRUNGS-PROZESS Project Management Skills AUSFÜHRUNG FOR LIFESM 3. Ausführungs- prozess FOR LIFESM

AUSFÜHRUNGS-PROZESS Ausführungsprozess Die Planung ist jetzt abgeschlossen und das Team kann die Arbeit an den zugewiesenen Aufgaben beginnen. Es wird regelmäßig über den Projektstatus berichtet. Auftretende Probleme werden mit dem Team, dem Sponsor und eventuell dem Kunden besprochen. Einige Aufgaben werden ggf. neu zugewiesen, wenn sie nicht termingerecht fertig gestellt werden oder zusätzliche Hilfe erforderlich ist. Der Projektmanager muss die Aufgaben steuern, um den termingerechten Abschluss sicher zu stellen. Kommunikation erfolgt fortlaufend während dieser Phase. Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie, was der Ausführungsprozess ist Das Team hat den Planungsprozess fertig gestellt und die Arbeit kann nun beginnen. Regelmäßige Statusberichterstattung und Meetings während dieses Prozesses dienen der Besprechung des Fortschritts. Fördern Sie auch weiterhin eine offene Kommunikation zwischen Teammmitgliedern, Stakeholdern und dem Projektmanager. PMBOK Begriffe und Definitionen Projektausführung – Dieser Prozess läuft ab, wenn die in der Planung definierte Arbeit beginnt. Die Inhalts- und Umfangsbeschreibung erklärt die Zielsetzung oder den Zweck des Projekts. Änderungsantrag – Antrag zur Erweiterung oder Verringerung des Projektinhalts und –umfangs oder der Prozesse. Für gewöhnlich gelten nur förmlich dokumentierte Änderungsanträge mit schriftlicher Zustimmung. FOR LIFESM

Ausführungsprozess EMPFEHLUNGEN
Verstehen Sie die Anforderungen an Produkt oder Dienstleistungen Verwenden Sie einen prozessorientierten Ansatz beim Einholen von Angeboten Handeln Sie Bedingungen mit Anbietern oder Lieferanten aus und lassen Sie Vertragsvereinbarungen von rechtskundiger Seite prüfen Implementieren Sie einen Plan für Rechnungslegung und Zahlungsmodalitäten Projektmanager und Team stellen sicher, dass Qualität und Anforderungen Kundenzustimmung haben Anmerkungen für den Kursleiter Besprechen Sie die Empfehlungen, die als Richtlinien herangezogen werden können. FOR LIFESM

STEUERUNGS- UND ÜBERWACHUNGS-PROZESS
Project Management Skills STEUERUNG FOR LIFESM 4. Überwachungs- und Steuerungs- prozess FOR LIFESM

Überwachungs- und Steuerungsprozess
STEUERUNGS- UND ÜBERWACHUNGS-PROZESS Überwachungs- und Steuerungsprozess Um Änderungen gegenüber den Projektzielen zu überwachen und zu managen, prüfen Sie die Beschreibung des Inhalts und Umfangs periodisch während des Projekts Wenn Sie viele Änderungen am Inhalt und Umfang vornehmen, ist eine Überprüfung der Ziele erforderlich Halten Sie diese Änderungen in der Projektänderung/Problemprotokoll- Vorlage in Anhang A schriftlich fest Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie, dass der Steuerungsprozess darin besteht, die Projektausführung zu messen und zu überwachen und ggf. Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, damit das Projekt entsprechend seinen Zielsetzungen voranschreitet. Überprüfen Sie die Beschreibung von Projektinhalt und –umfang über alle Phasen des Projekts hinweg. Dazu die Projektänderung/Problemprotokoll- Vorlage in Anhang A heranziehen, um diese Änderungen festzuhalten. PMBOK Begriffe und Definitionen Projektsteuerung – Dieser Prozess dient dem Messen und Überwachen der Projektausführung, damit jederzeit während des Projekts Änderungen vorgenommen bzw. Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können . FOR LIFESM

Änderungsantrags-protokoll
STEUERUNGS- UND ÜBERWACHUNGS-PROZESS Änderungsantrags-protokoll WAS IST DAS ÄNDERUNGSANTRAGSPROTOKOLL? Anmerkungen für den Kursleiter Besprechen Sie das Änderungsantragsprotokoll mit dem Team und erklären Sie die einzelnen Schritte. Geben Sie ihm eine Kennung. Führen Sie die Aufgabe oder Aktivität auf. Schlagen Sie das Datum der Änderung auf Führen Sie auf, wer die Änderung berichtet hat Beschreiben Sie den aktuellen Stand Identifizieren Sie Probleme und fügen Sie Anmerkungen an FOR LIFESM

STEUERUNGS- UND ÜBERWACHUNGS-PROZESS
Laufende Vorgänge Folgende, bereits beschriebene Vorgänge sind laufende Vorgänge, die über das ganze Projekt hinweg fertig gestellt werden. Terminmanagement Kommunikation Risikomanagement Steuerung des Terminplans Überwachung des Budgets Anmerkungen für den Kursleiter Erklären Sie, dass der Projektmanager und das Team diese laufenden Vorgänge über das ganze Projekt hinweg beobachten müssen. Seien Sie bereit, mit der Gruppe darüber zu diskutieren. FOR LIFESM

ABSCHLUSS-PROZESS Project Management Skills ABSCHLUSS FOR LIFESM 5. Abschluss-prozess FOR LIFESM

ABSCHLUSS-PROZESS Abschlussprozess Dies ist das Ende des Projekts und die folgenden Vorgänge werden durchgeführt: Gesammelte Erfahrungen Abschließende Arbeit Beendigung von Verträgen Anmerkungen für den Kursleiter Der Abschlussprozess ist eine förmliche Beendigung der Projektvorgänge. PMBOK Begriffe und Definitionen Projektabschluss – Dies ist der Prozess der förmlichen Beendigung aller Vorgänge eines Projekts oder einer Phase. Gesammelte Erfahrungen– Hier handelt es sich um ein offenes Meeting zum Besprechen von Änderungen‚ die zur Verbesserung künftiger Prozesse beitragen könnten. Beendigung von Verträgen– der Prozess der Beendigung aller Verträge und der Einholung der entsprechenden Abzeichnung FOR LIFESM

Gesammelte Erfahrungen
ABSCHLUSS-PROZESS Gesammelte Erfahrungen DISKUSSION: WAS WAREN DIE ERFOLGE UND FEHLSCHLÄGE DES PROJEKTS? WAS KÖNNTE VERBESSERT WERDEN? Anmerkungen für den Kursleiter Gesammelte Erfahrungen Erklären Sie den Prozess des Sammelns von Erfahrungen. Lassen Sie das Team über Erfolge und Fehlschläge des Projekts diskutieren. Verwenden Sie den Fragebogen zum Stellen von Fragen und Festhalten von Antworten in jeder Phase. Die Ergebnisse in der Vorlage „Gesammelte Erfahrungen“ in Anhang A festhalten. Abschließende Arbeit Füllen Sie alle Formulare komplett aus und informieren Sie das Team über den Projektabschluss. Bereiten Sie sich auf die Übergabe des Produkts oder der Dienstleistung an den Kunden vor. Aufzeichnungen oder Dateien dokumentieren. Beendigung von Verträgen Bereiten Sie sich auf die Übergabe von Produkt oder Dienstleistung an den Kunden vor. Beim Kunden nachfragen, um sicherzugehen, dass die Anforderungen erfüllt wurden. FOR LIFESM

ABSCHLUSS-PROZESS Abschließende Arbeit Stellen Sie sämtliche projektbezogenen Unterlagen fertig Ernennen Sie eine Person, die alle Unterlagen für künftige ähnliche Projektarbeiten aufbewahrt Der Sponsor oder eine leitende Person in der Organisation sollte für die Pflege der Dateien verantwortlich sein Anmerkungen für den Kursleiter Gesammelte Erfahrungen Erklären Sie den Prozess des Sammelns von Erfahrungen. Lassen Sie das Team über Erfolge und Fehlschläge des Projekts diskutieren. Verwenden Sie den Fragebogen zum Stellen von Fragen und Festhalten von Antworten in jeder Phase. Die Ergebnisse in der Vorlage „Gesammelte Erfahrungen“ in Anhang A festhalten. Abschließende Arbeit Füllen Sie alle Formulare komplett aus und informieren Sie das Team über den Projektabschluss. Bereiten Sie sich auf die Übergabe des Produkts oder der Dienstleistung an den Kunden vor. Aufzeichnungen oder Dateien dokumentieren. FOR LIFESM

Beendigung von Verträgen
ABSCHLUSS-PROZESS Beendigung von Verträgen Alle projektbezogenen Unterlagen und Verträge abschließen Holen Sie die Genehmigung vom Kunden ein Anmerkungen für den Kursleiter Abschließende Arbeit Beendigung von Verträgen Bereiten Sie sich auf die tatsächliche Übergabe des Produkts oder der Dienstleistung an den Kunden vor. Beim Kunden nachfragen, um sicherzugehen, dass die Anforderungen erfüllt wurden. FOR LIFESM

DEN ABSCHLUSS DES PROJEKTS FEIERN
ABSCHLUSS-PROZESS Feiern! Feiern! Feiern! DISKUSSION: DEN ABSCHLUSS DES PROJEKTS FEIERN Anmerkungen für den Kursleiter Besprechen Sie, wie Sie den Projektabschluss feiern wollen. Führen Sie Beispiele aus eigener Erfahrung an, wie man das Team zusammenbringen kann. Das sorgt für positive Synergie unter den Team-Mitgliedern und fördert Networking. Seien Sie kreativ sein in der Art und Weise, wie Sie den Team-Mitgliedern Ihre Anerkennung zeigen. Der Projektmanager oder das Team kann entscheiden, wie man den Abschluss des Projekts feiert. FOR LIFESM

ZUSAMMENFA-SSUNG UND ÜBERSICHT
Project Management Skills INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLUSS ERFOLG FOR LIFESM Zusammenfassung & Übersicht FOR LIFESM

Zusammenfassung & Übersicht
ZUSAMMENFA-SSUNG UND ÜBERSICHT Zusammenfassung & Übersicht Definition von Projektmanagement Identifizieren Sie die Komponenten eines Projekts Stellen Sie sicher, dass Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers, Sponsors, der Stakeholder und Teammitglieder kennen und wie sie während eines Projekts interagieren Verstehen Sie, warum eine Beschreibung des Inhalts und Umfangs und ein Projektauftrag bei der Projektplanung helfen Lernen Sie, wie man Checkliste, Terminplan und Methode des kritischen Weges entwickelt Stellen Sie Ihr Projektbewusstsein unter Beweis, indem Sie Qualität in Ihr Projekt einbauen Identifizieren Sie Risiken, die mit dem Arbeitsaufwand einhergehen können und entwickeln Sie einen Plan zu deren Minderung Ermitteln Sie Anforderungen an Beschaffung und/oder Budget Schulen und beraten Sie Teammitglieder Kommunizieren Sie mit allen Stakeholdern über alle Phasen des Projekts hinweg Anmerkungen für den Kursleiter Dieser letzte Abschnitt ist eine Zusammenfassung und Übersicht des kompletten Handbuchs. Wiederholen Sie die oben aufgeführten Komponenten. FOR LIFESM

ZUSAMMENFA-SSUNG UND ÜBERSICHT Zusammenfassung & Übersicht EIN PROJEKT MUSS ZWEI ANFORDERUNGEN ERFÜLLEN 1. Es muss zeitlich begrenzt sein (einen konkreten Anfangs- und Endzeitpunkt haben). 2. Es muss ein Endergebnis haben (einen Liefergegenstand) – etwas muss abgeschlossen oder hergestellt worden sein. Sie wissen jetzt über die fünf Prozesse Bescheid, die beim Managen von Projekten die Regel sind: Initiierung Planung Ausführung Überwachung und Steuerung Abschluss Handbuch für den Kursleiter Richten Sie den Fokus auf die zwei Anforderungen an ein Projekt Besprechen Sie die fünf Prozesse – prüfen Sie, ob die Schüler sie in der richtigen Reihenfolge rezitieren können FOR LIFESM

ZUSAMMENFA-SSUNG UND ÜBERSICHT Zusammenfassung & Übersicht FOLGENDE GRUNDLEGENDE FRAGEN SIND BEI BEGINN EINES PROJEKTS ZU BEANTWORTEN : Was beabsichtigen Sie zu liefern oder zu leisten? Wann wollen Sie die Liefergegenstände generieren? Wer sind Ihre Stakeholder (Kunden, Sponsoren, Endnutzer, Teammitglieder)? Warum ist die Arbeit erforderlich? Wo wird das Produkt eingesetzt und/oder geliefert oder ggf. gebaut? Wie erfüllen und managen Sie die Zielsetzungen? Anmerkungen für den Kursleiter Besprechen Sie diese Fragen und beginnen Sie mit der Projektplanung. FOR LIFESM

ZUSAMMENFA-SSUNG UND ÜBERSICHT Zusammenfassung & Übersicht Es ist wichtig, die am Projekt beteiligten Personen zu schulen und zu mentorieren. Über das ganze Projekt hinweg ist es äußerst wichtig, mit allen Stakeholdern zu kommunizieren und Informationen über den Status des Projekts zu dokumentieren und weiterzugeben. Ohne Kommunikation können Sie nicht erfolgreich sein. Vergewissern Sie sich, dass alle vertraglichen Vereinbarungen, die während des Projekts geltend waren, abgeschlossen sind und alle entsprechenden Rechnungen für die Abschlusszahlung ausgestellt werden, um erfolgreich zu sein. Anmerkungen für den Kursleiter Sprechen Sie über Erfahrungen mit dem Betreuen und Coaching von Personen beim Managen oder Entwickeln von Aufgaben Kommunikation ist während aller Phasen des Projekts äußerst entscheidend. Beendigung von vertraglichen Vereinbarungen – bringen Sie ein Beispiel, das Sie im Zusammenhang mit einem eigenen Projekt eingesetzt haben FOR LIFESM

ZUSAMMENFA-SSUNG UND ÜBERSICHT Zusammenfassung & Übersicht Kunden und Projekt-Sponsoren sind gewöhnlich für den Abschluss aller vereinbarten Leistungen verantwortlich. Andere Stakeholder wollen vielleicht auch in den Unterzeichnungsprozess eingebunden sein. Anmerkungen für den Kursleiter Warum ist eine genehmigte Abnahme seitens des Kunden notwendig? FOR LIFESM

PROJEKTE MANAGEN Project Management Skills INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLUSS ERFOLG! FOR LIFESM Gibt es Fragen? FOR LIFESM

PROJEKTE MANAGEN Project Management Skills INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLUSS ERFOLG! FOR LIFESM Bitte füllen Sie das Formular zur Bewertung der Schulung aus und geben Sie es dem Kursleiter. FOR LIFESM

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